Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley. Den 7. maj 2013 kl hos Poul Kastbjerg

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Den 7. maj 2013 kl hos Poul Kastbjerg Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Mathias Overby. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste referat 3. Trænersituationen sæson 2013/2014 Beslutning Godkendt Vedr. aktivitetstilskud og lavere pointtal på Østre: Fritidshjemmet vil ikke af med de 15 min. i følge Jørgen. Lisa spørger Jørgen igen. Priser mv. vedr. kriminalitetsforsikring v. Johannes Der kan ikke tegnes kriminalitetsforsikring v. ulønnet arbejde. Der kan tegnes en netbankforsikring på ml kr. Netbankforsikring er indtil årets udgang dækket, da Anja er privatperson, hvorefter det overvejes igen. Der er allerede sat et max. hævebeløb på ca kr. hvor en sms-besked sendes til Anja. Drøftet med ungdomstrænerne Mere haltid ønskes pga. langbane. Der satses på tre trænere på båndtræningen. Vi skal ikke regne med Tenna. Kids Østre: Thomas Lau, Marie, hjælpetræner - Pernille? Maria Gravsen? Kids Vestre: Henriette? Hjælpetræner? Pernille og August? Kids Nordre: Træner? Henriette overvejer. Hjælpetræner Emma? Kids Hyldgård: Anja, hjælpetræner Natasja og Jens HU14: Jakob + Mathias Elm. HU18: Kim HU16: Træner? mangler spillere (Tobias, Khai, Jens) evt. fællesskab m. SKF og Ilskov til fredagstræning. DU14: Ditte? Hjælpetræner? DU16: Peder DU18: Mats 1. damer: Peder og Mats i fællesskab? Mix: Jørgen? Mandagsmotion: Dennis? Sport2Go deltagelse - trænere/haltid? Poul drøfter det med trænerne på næste møde. Ligeledes drøftes ideer til rekruttering af spillere og trænere. 1

2 4. Sæsonopstart og rekruttering Der er en pulje i kredsen vi søger til et projekt om at rekruttere spillere. Vi satser på tiltag inden for kids: Mulighed for at komme til opstartstræning, seddel i alles rum, annonce i avisen. Spil med en ven osv. Drøftes på kidstrænermødet i maj Emnet drøftes igen på næste møde 5. EM 2013 Vi besluttede sidste gang at satse på bronze- og finalekampen personer er if. afstemningen på FB interesserede. De kommende spillere/isi-elever må se om der er billet til den tid. Der er gratis bus til stævnet via MJVB til finaledagen. Pris: 250 kr. Får min. 10 % måske 20 % tilbage pr. billet i maj. Bindende tilmelding og betaling inden 20. maj. Gratis for trænere og ledere Ansvarlig: Lisa udsender april ungdoms- DM - evaluering 7. Planlægning af TC summercamp i juni 8. Ildsjæl/idrætspræstation Tilfredshed fra forbundets side. 1-2 personer mere til at hjælpe sidst søndag eftermiddag. Det fungerer bedst, hvis der er en (mad)person, der er den røde tråd hele stævnet. Vi har tjent ca kr. Sponsorer i kampprogrammet overvejes til næste DM. Tilmeldingsmail: Lisa sender rundt til alle, når informationer fra Mats er på plads. Pris 400 for Ikasts spillere. Tilmelding til Anja m. oplysninger. Hjælp fra forældre modtages gerne. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation Udsættes. 9. PR Nyhed om DM-deltagelse til avisen når DM er slut Opgaven er udliciteret til Jørgen. 10. Nyt fra Ungeudvalget v. Mathias 11. Sponsorarbejde v. Johannes Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Erik udarbejder annonce, der satses på 4/6 og forsiden. (alternativt 11/6) Den ellers nyvalgte klubdragt udgår af sortimentet, der satses i stedet på kommende klubdragt fra Puma. Ungeudvalget snakker på næste møde om afslutningsog opstartsfest. Der er mulighed for talent-sponsorat (herre-hold 2. div. med egne ungdomsspillere, enkelte ISI-spillere og enkelte voksne) hos Nordea. 2

3 12. Opfølgning på beslutninger på generalforsamling Nyt fra ungdomsudvalget v. Poul og Erik 14. Nyt fra kidsudvalget v. Anja og Lisa 15. Økonomi 16. Eventuelt og næste møde Prioritering af punkter Se bilag 1. Ungdomsafslutning med mad, spil og lege, overrækkelse af priser ungeudvalget snakker videre. Kan vi være på ISI? Poul snakker med trænerne og Mats. Se andre punkter Ifm. møde m. kidstrænerne planlægges overnatningsweekend for kidsspillerne. Boldkanon Globus Winshot 500. Indkøb godkendes. Erik undersøger fondsmidler, men der indkøbes under alle omstændigheder. Det går godt. Næste møde: 11. juni kl. 19 hos Johannes, Peter Bonnens 20, Ikast. Årskalender: Lisa spørger Jørgen om han kan lave årskalender for næste sæson. I denne skal indgå tjanseweekender. Ekstra arrangement (m. tjanser) via Mats: Vi siger nej tak i år og ser om ikke økonomien rækker, da vi allerede har mange arrangementer og en god økonomi p.t. Overvejes igen næste år. 3

4 Bilag 1: Opfølgning på generalforsamling 2013: Handlingsprogram Der skal fortsat være Kidsvolley på alle skoler. Kidsvolleys målgruppe er klasse. Der skal rekrutteres trænere, så der er et rimeligt antal i forhold til antallet af spillere. 2. Det er et mål at kunne tilbyde volley for alle aldersgrupper i ungdomsvolley. 3. Det er et mål at fastholde så mange medlemmer som muligt i klubben, så de fortsætter deres volleykarriere som voksne. 4. Det er et mål at have damehold, herrehold og motions- og mixhold på et passende niveau for den aktuelle medlemsskare. 5. Det er et mål at have et talentherrehold i 2. division. 6. Der skal arbejdes målrettet med at forbedre rekrutteringen. 7. Der etableres et ungeudvalg med eget budget, der skal arbejde på at gennemføre de gode ideer, der er fremkommet på generalforsamlingen. 8. Det undersøges, om der kan laves familiebaseret volley. 9. Alle medlemmer (eller deres forældre) forventes at bidrage til klubbens drift ved at tage del i arbejdet med hjemmestævner, hjemmekampe, kørsel til kampe, Ikast Cup, sommercamp og andre arrangementer. 10. Arbejdsopgaver fordeles til holdene, som sørger for, at de bliver løst. 11. Der skal arbejdes på at udvikle talentmiljøet og udnytte college-pladserne i løbet af 3-5 år. 12. Klubben undersøger om der er fonde, der vil støtte talenter og talentudvikling fx med udgifterne til at bo på college. Vedr. gruppearbejde m. input i plenum: Ideer til ungeudvalget: Boldkanon Flere arrangementer Holdhygge/fester/julefrokost uden for træningerne. Ekstra halleje træninger i arenaen eller på ISI. De gamle brusere tilbage i hal A. Beachvolleyturnering i Ikast om sommeren. Dommerstole hal A Ud og se volleykampe (internationalt) Fælles udflugter fx paintball, go cart. Arrangement i hallen med fælles spil og lege. Efterfulgt af mad/fest Overlevelsestur uden de gamle nisser! Volleyturnering i udlandet Længere træningstid til HU14 Ungdom vælger selv klubdragten 4

5 Ideer til familievolley Cirkus Pip kan udnyttes, så vi laver noget om lørdagen Enten et fælles spil og/eller spil hvor børnene og de voksne spiller for sig selv. For at skabe frirum til at de voksne kan spille volley. Kunne der laves noget tværfagligt samarbejde med gymnastikforeningen, hvor vi stiller en træner el. lign til rådighed til noget kaste-gribe-noget. Hvor de små kan lave småspil og lege. I Gentofte anbefaler man alle gymnaster, når de bliver for høje, at de spiller volley. Kan vi koble os på mor/barn gymnastik i deres katalog? Huskeliste til kommende punkter: Brug af arv Opfølgning på generalforsamling (løbende): Punkter foreslået i plenum. Cykelløb i april 2012 udsat på ubestemt tid Conventusmøde med trænere og ledere dato? ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson EM2013 Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart 5

6 før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Sæsonopstart. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts, annoncering, priser, ISIsponsering, plakat/infostander, trøjer via Rahbek, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede, Jørgen har engangsglas. Lederbowling, whiskysmagning for ledere, præmiesponsorater fx 100 kr. til Intersport U18, håndklæde U16, medalje til U14, taske med logo, dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? Pizzavolleydato efterår. FOU: Indstilling til årets træner el. lign? Sæsonopstart: Afsat kr. i budget til PR. Junimøde: Drøfte deltagelse i Sport2Go jf. referat marts Augustmøde: Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner, fordeling af pipvolley. Ikast volley cup, inkl. seddel til spillerne, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup Buspriser undersøges v. Anja (jf. april-mødet) Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Kommunens julefrokost, tilmeldingsstatus fordeling af hold. Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 6