Referat fra møde i Informationsforsyning den 30. juni 2009 kl i Styrelsen for Bibliotek og Medier (Mødelokale 5)

Transkript

1 Møde 13 Informationsforsyning Referat Referat fra møde i Informationsforsyning den 30. juni 2009 kl i Styrelsen for Bibliotek og Medier (Mødelokale 5) Deltagere: Mogens Sandfær (MSA), Lars Nondal (LNO), Claus Vesterager Petersen (CVP), Alfred Heller (AHE), Niels Jørgen Blaabjerg (NJB), Mikael Elbæk (MEL), René Olesen (ROL) i stedet for Bo Öhrström (BOE) Afbud: Referent: Anna Mette Morthorst (AMM), Ingelise Stæhr (IST), Ellen V. Knudsen (EVK), Jørgen Madsen (JMA), Karin Lodberg (KLO) Jakob Nedergaard Mortensen (JNM) i stedet for Lise Mikkelsen (LMI) 1. Dagsorden MSA åbnede mødet med at konstatere, at der var en del afbud, hvorfor beslutninger truffet i dag skulle udsendes snarest muligt for at sikre størst mulig opbakning om dagens beslutninger. Der var ingen kommentarer til dagsordenen, som herefter blev godkendt. Der var heller ingen kommentarer til referatet fra seneste møde. Skulle der melde sig udeståender, skulle disse meddeles LMI eller JNM skriftligt. 2. Gensidig orientering Formanden (MSA) MSA havde deltaget i DEFFs strategiske undersøgelse om fremtidens biblioteksbetjening af forskere, som Hans Siggaard mfl. forestår, ved at deltage i et dybdeinterview af to timers varighed. Indtrykket var, at de tre deltagende interviewpersoner havde meget kompatible ideer om forskningsbibliotekernes fremtid samt DEFFs rolle heri. Bl.a. var der enighed om, at universitetsbibliotekerne står over for en større teknisk/organisatorisk udfordring ifm. det stigende behov for forvaltning af institutionernes digitale videnproduktion publikationer såvel som data mv. Desuden var der enighed om, at DEFF har den enestående karakter, at midlerne er lagt i en fælles pulje, friholdt fra institutioners typisk mere kortsigtede planlægning og prioritering. Derfor bør DEFF støtte de lidt mere langsigtede udviklingsprojekter, som bibliotekerne generelt ikke støtter lokalt, og som kun kan løses i fællesskab. To workshops slutter projektet af, hvor input herfra vil indgå i den afsluttende rapport. JNM orienterede, at alle programgruppemedlemmer ville blive inviteret til den anden workshop, som er en heldagsseance den 5. oktober (dato ændret efter afholdelse af mødet, red.). DEFF Bibliotek og Medier H.C. Andersens Boulevard København V Danmark Telefon Fax E-post deff@bibliotekogmedier.dk

2 Sekretariat og Styregruppe (ROL) ROL orienterede herefter mødedeltagerne om status for DEFF-sekretariatet og for styregruppe. På styregruppemødet den 19. juni var alle indstillinger blevet fulgt, og der havde været et begrænset antal spørgsmål. CVP spurgte, om man i Sekretariatet havde ændret holdning til konsolidering pga. færre midler i DEFF eller pga. den nye SG. ROL replicerede, at den nye SG har et andet fokus, mens midlerne til lokale bibliotekssystemer også er begrænsede. Dog kan der eksempelvis blive tale om hjælp til gymnasierne. CVP fandt denne udvikling problematisk, da nogle biblioteker havde modtaget støtte, mens andre nu blev udelukket. Han var dog forstående over for det generelle sigte i beslutningen. Vedr. en ny strategi for DEFF ville sekretariatet udfærdige et notat og opstarte forløbet i efteråret 2009 og gerne afslutte det i september På den måde ville den ny strategi komme i spil ifm. Finansloven Mange interessenter skulle indgå i denne proces, herunder også private virksomheder. Resultaterne af Hans Siggaard gruppens analysearbejde var i øvrigt en del af dette projekt. Sekretariatet havde desuden meldt deadlines ud for projektansøgninger for efteråret Disse var den 1. september og den 21. oktober. Næste SG-møde er den 6. oktober. ROL orienterede om de enkelte projekter, der var blevet behandlet på SGmødet. Han kunne desuden oplyse, at der var fundet en løsning på finansieringen af WAYF. DEFF vil for sin del betale kr. årligt de næste tre år. Forudsætningen for dette tilskud er, at der om tre år foreligger en forretningsmodel, hvor WAYF er selvfinansieret. SG's OA projektgruppe (ROL) ROL orienterede videre om SGs Open Access projektgruppe. Alle medlemmer i den udpegede gruppe blev nævnt. LMI skal sekretær for gruppen, som også MSA skal indgå i. Der var pt. en afklaringsproces i gang med at bestemme snitfladen for FI og DEFFs rolle i arbejdet, men FI tiltænktes en aktiv rolle. Første møde vendtes afholdt primo september. Vedr. John Houghton rapporten var denne blevet lanceret og diskuteret i Bruxelles for nylig og i øvrigt blevet positivt modtaget. Man kunne få yderligere oplysninger om dette hos BOE og LMI. JNM ville rundsende Bertil Dorchs resumé af rapportens konklusioner til gruppen. Dansk OA Netværk (MEL) MEL orienterede under næste punkt om det danske Open Access Netværk, som siden sidst havde samlet hen ved 20 personer. Disse havde modtaget invitationer til en kickstart workshop primo september Målet er at igangsætte kommunikationen om emnet samt at undervise i temaet. Der fordres aktiv deltagelse på dagen, som skal munde ud i konkrete tiltag til at markedsføre emnet. Man ønsker desuden en blog eller et aktivt site med et tilknyttet redaktørkorps. Man overvejede stadig oplægsholdere til dagen, men man tilstræbte at engagere en underviser i blogging på dagen, mens man håbede på deltagelse af en journalistisk formidler. MSA efterspurgte her muligheden for 2(9)

3 at orientere om Houghton rapporten på mødet. Denne viden kunne netværkets medlemmer bruge i forhold til forskningsledere, dekaner, rektorer mv. Dette ville blive overvejet. MEL forhørte sig herefter i gruppen, hvordan andre interesserede kunne deltage i dette netværk. Det blev foreslået at indføre deltagerbetaling for rejse/opholdsudgifterne ifm. disse møder, så DEFF-projektmidlerne kunne gå til oplægsholdere og andre poster, der ikke var afhængige af antallet a deltagere. Det blev aftalt at tage dette op igen efter sommerferien. Vigtigt var det i hvert fald at undgå en masse administration. MSA konkluderede, at dette lød lovende. Knowledge Exchange (KE) (MEL, CVP, AHE m.fl.) Open Access arbejdsgruppen MEL orienterede om KE OA mødet i Bruxelles, hvor Houghton rapporten blev fremlagt for og positivt modtaget af især EU Kommissionens folk. Der havde ugen inden dette arrangement været afholdt et KE-OA-arbejdsgruppemøde ifm OAI6 i Geneve, hvor Neil Jacobs havde knyttet tråde mellem de deltagende landes resultater baseret på Hougthons analyse. KE OA arbejdsgruppen arbejdede desuden, på baggrund af Houghton rapporten, med at arrangere en workshop primo 2010 for funding bodies. CRIS/OAR projektet Endvidere orienterede MEL om et CRIS OAR Interoperability projektets møde den 4. juni. Her var man nu nået frem til at mappe de forskellige kontrollerede vokulabularer, der anvendes. Projektets næste møde i september vil bla. omfatte en synergi-session med JISC r4r projektet, der ser på en en ny model for research assessment i England. Måske vil der også blive taget kontakt til det helt nye JISC projekt Vocabulary Mapping Framework (VMF). Projektet håbes at kunne afsluttes tidligt i Man arbejder på at kortlægge de data modeller, som allerede bruges for i virkeligheden, og så mappe dem ift. hinanden via et udvekslingsformat. IR statistik møde CVP orienterede om et første møde om statistik for repositories. Hollændere og tyskere var godt i gang. Når dette arbejde var nøjere beskrevet, kunne andre uddrage, hvad man kunne gøre videre i England og Danmark. Anbefalinger om at lave et usabibility statistics projekt ville blive sendt til lokale organisationer. CVP havde tilkendegivet interesse, hvilket alle andre også havde gjort. Mere ville formentlig følge, men hvorvidt der skulle komme et projekt ud af det var usikkert. Terrænet skulle sonderes, og man ville senere tage stilling til, om dette blot skulle være en arbejdsgruppe. Det havde så vidt mere karakter af en programerklæring. Primary Research Data arbejdsgruppen AHE orienterede kort om arbejdet med Primary Research Data, hvor Bertil Dorch også skal deltage fra nu af, mens LNO træder ind i den parallelle Virtual Research Environments sammen med Birte Chrsitensen Dalsgaard. Vedr. primærdata var man 3(9)

4 nu i gang med at afklare retslige forhold i de fire lande. Hvem har fx retten til data, universiteterne eller forskerne? Her skulle flere forhold undersøges og afklares. AHE orienterede videre om en workshop om sharing data i Berlin den september. Der vil på dagen blive rejst spørgsmålet om, hvordan man kan lave succeser på området, og hvor man kan støtte forskere. Folk i gruppen var velkomne til at byde ind med forslag. Persistent Identifiers JNM orienterede endeligt om Persistent Identifier, hvor KE gruppen har udarbejdet et forslag til et samarbejdsprojekt for partnerne. KE leverer en projektansøgning efter sommerferien. CVP spurgte herpå til økonomien i KE projekter hvem skulle finansiere disse aktiviteter? MSA mente, at disse midler nu vanskeligt kunne komme fra programgruppen, hvor pengene var blevet særdeles begrænsede. ROL opfordrede til at søge DEFFs kasse af frie midler i den forbindelse. International Repositories Infrastructure (MSA) MSA viste wikien for arbejdet med at følge op på den internationale ekspertworkshop i Amsterdam i april, hvor DEFF, SURF, JISC, DFG, NSF, Microsoft og andre funders deltog. Der arbejdes med fire områder: 1.) Citation services, 2.) Interoperable identifiers, 3.) Repository handshake, 4.) Repository organisation: MSA opfordrede til at deltage eller blot læse med på wikien, som JISC finansierer så vidt. FI's bibliometriske forskningsindikator (CVP) CVP orienterede om status. Ikke meget nyt siden seneste møde i maj. Dog ville der nu formodentlig blive udsendt et brev fra FI til universitetsdirektører med ønsket om en redegørelse for, hvem de registrerer for i systemerne (personalekategori) denne mangel på viden blev anset for et stort problem. Det skulle afklares hvem og hvilke personer, man registrerer for. Dette var blevet vedtaget på seneste møde i Teknisk Udvalg. Dette skal være en afklaring af nuværende praksis, hvorpå TU vil udarbejde en anbefaling til, hvordan dette bør håndteres. Kan der fx laves tekniske løsninger på udtræk? Kan overlægen fx skelnes og trækkes ud, når der afleveres til FI. MSA tilføjede, at næste store test ville blive, om faggrupperne lykkes med at niveaudele tidsskrifterne til september. Der var nu ejere på tidsskrifterne, hvilket kunne gøre arbejdet lettere. Andre meddelelser (Alle) CBS har nu en officiel OA politik, som handler om at alle forskere skal som præmis arkivere på CBS egen server. Kan de ikke dette, forudsætter det tilladelse fra dekanen LNO udsender på OA netværket og IF mailingliste. RUB har også en men mere en 4(9)

5 hensigtserklæring. Hermed har 3 universiteter en OA-orienteret publiceringspolitik, idet DTU længe har haft en. AHE orienterede om DataCite - International Data Citation Initiative, et nyt internationalt samarbejde om DOI-registrering af datasæt. DTIC er gået i samarbejde i første omgang med tyske TIB, British Library, canadiske CISTI, franske INIST, TU Delft og ETH Zürich altså de førende centrale tekniske informationscentre i Europa plus Canada. MSA tilføjede, at DTIC så dette som en national samarbejdsopgave for forskningsbibliotekerne, som burde bredes ud via et DEFF projekt. Dette var jo også med i handlingsplanen og kunne således blive et første livtag for DEFF primærdataområdet, hvor vi ville kunne drage fordel af TIB s udviklingsarbejde og systemer. 3. Handlingsplaner - Projektstyring - de næste års indsats (Mogens) Rapport fra Styregruppens behandling den 19/6 (ROL) ROL orienterede her om SG-mødet. SG havde godkendt de reviderede handlingsplaner. Desuden var det blevet besluttet, at der skulle afsættes 10 mio. kr. til projektmidler, og at programgrupperne skulle have lige store andele projektmidler. Dvs. 4*2=8 mio. kr. plus 2 mio. kr. holdt tilbage til SG s disposition. Det var nu op til programgrupperne selv at prioritere projekter inden for deres indsatsområder. Dette ønskede SG ikke at blande sig i. SG ønskede at tilbageholde midler til at kunne prioritere strategiarbejde samt opståede projektideer på et senere tidspunkt. Der blev spurgt ind til beslutningen bag, at programgrupperne var blevet prioriteret økonomisk lige på trods af deres forskellige tyngde, hvad angår antallet og størrelsen af projekter. ROL gengav her SGs argument om, at man ikke allerede på dette tidspunkt mente at kunne lave denne forskelsbehandling og lave differentierede bevillinger. Der blev dernæst rejst spørgsmålet om hvilke forventninger, SG, med programgruppernes reducerede budget, så havde til opfyldelse af målene i handlingsplanerne? Der var skuffelse i gruppen over, at man havde afleveret en handlingsplan i overensstemmelse med SG s kommentarer og med et reduceret budget på 5,2 mio. kr. og derefter havde fået handlingsplanen godkendt men budgettet yderligere reduceret til 2 mio. kr. ROL gjorde opmærksom på, at skuffelsen i gruppen delvist kunne siges at være selvforskyldt, idet man havde overbudgetteret ud fra de meldinger, der var udgået fra Sekretariatet om 3 mio. til hver gruppe, hvis alle skulle have lige meget. MSA konstaterede, at det nu måtte være programgruppens opgave at barbere projektporteføljen ned til det, der kan realiseres i løbet af de næste 1,5 år med et sådant beløb på 2 mio. kr. Han foreslog således et meget lille antal projekter (2-3) suppleret af en 5(9)

6 række undersøgelsesaktiviteter for at blive klogere på de øvrige indsatsområder og således være med til at påvirke DEFF s kommende strategi. ROL hæftede sig ved, at der nu ikke længere er lagt op til detailstyring ifm. projektansøgninger, og at handlingsplanerne nu ville stå mere autoritativt. MSA mente, med en supplerende bemærkning, at også folk i bibliotekerne burde tilstræbe at bidrage til SGs strategiudvikling, så denne opgave ikke udelukkende faldt i eksterne konsulenters lod. Herpå fulgte en runde, hvor gruppens medlemmer gav deres syn på de højst prioriterede projektideer. LNO fandt det strategisk rigtigt at sætte få, men vigtige projekter i gang især sådanne som ville understøtte databrøndsvisionerne, der er sektorens samlede topprioritet i disse år. Ligeledes blev interoperabilitet mellem forskningsdatabaser og repositories mv. nævnt som et vigtigt indsatsområde. Andre tilsluttede sig dette og påpegede at man nok kunne reducere eller fjerne OAposten i budgettet, idet SG må formodes at ville bruge af sine 2 mio. kr. til disse aktiviteter. Vedr. langtidsbevaring havde Birte Christensen-Dalsgaard på SG nævnt, at nationalbibliotekerne ville tage sig af dette. Derfor kunne IF holde tilbage på dette område. NJB tilsluttede sig de nævnte argumenter ovenfor og mente desuden, at man måske kunne styrke indsatsen ved at have færre indsatsområder. Han fandt, at man burde fastholde interessen for repositorier for undervisningsmaterialer, men i første omgang følge programgruppen Nye Institutioners arbejde med dette. AHE tilsluttede sig det sagte og ideen om kun at lave enkelte projekter. Dette ville nok desværre gå ud over den mere langsigtede, strategiske indsats vedr. primary data ol., som vi skal leve af i fremtiden. Dette kunne være en farlig disponering. Omvendt kunne Interoperabiblitet måske også inkludere identifikatorer og linkmekanismer mellem objekter, så man på den måde kunne redde en del på primary data området. Flere tilsluttede sig, at Interoperabilitet samt et projekt omkring persistent linkning fra publikationer til forskningsdata var højest relevante. MSA mente, at prisen for at prioritere og beskære projektporteføljen nødigt skulle blive, at programgruppen tabte de mere langsigtede og strategiske områder af sigte. Dette var ikke klogt på sigt. Derfor kunne man på den ene side vælge fx to projekter, som så til gengæld skulle være bredt prioriterede og have en bred deltagelse med national kompetenceopbygning som delmål. På den anden side kunne man så benytte de 6(9)

7 resterende midler til at supplere med mindre undersøgelser og afklaringsprojekter. Dette skulle være korte og overskuelige projekter, som kan rykke forholdsvis hurtigt. Det vil give plads til undersøgelses-/fremtidsaktivitetsområder til senere brug og inspiration til SG. Diskussionen bevægede sig herefter ind i beslutningsfasen, hvor man enedes om at prioritere 3 projekter med mulighed for bred deltagelse og dermed bred kompetenceopbygning samt nyttevitrkning. Dernæst enedes man om en række undersøgelsesaktiviteter. Punktet dækkede derved også dagsordenens punkt 4 om Ansøgninger på vej. Projekt 1: Statistiske værktøjer til tidsskrift/licens-accession. Dette er en ventende ansøgning fra sidste periode, som allerede er tænkt igennem, men som kræver en ny gennemskrivning jf. tidligere møder. Emnet, formålet og tilgangen er fortsat af højeste relevans og projektet egner sig godt til at inddrage mange biblioteker. Her vil man se på behovet for licenser, herunder: Hvor publicerer forskerne? Hvilke tidsskrifter refererer de? Og hvor citeres de? Dette afdækker vigtige aspekter af forskernes behov. Dernæst vil man se på hvordan tidsskrifterne rankes i BFI, i ISI. i Scopus og (hvis muligt) i MESUR projektet fra Los Alamos. Projektet vil langt hen ad vejen handle om at samle allerede eksisterende data, og flette disse på nyskabende vis. Herved vil det understøtte en bedre informationsforsyning og klogere brug af licens-midler på baggrund af hard facts, snarere end fornemmelser. Projektansøgningen skal være færdigformuleret og indsendt til deadline den 1. september CVP og MSA vil som det første lave en kortere projektbeskrivelse inden for en uge efter mødet og udsende den til gruppen, så alle kan følge og påvirke ansøgningens udvikling og afklare deres deltagelse. Der lægges sidste hånd på ansøgningen i forbindelse med programgruppens næste møde den 31. august Budget: Ca Projekt 2: Interoperabilitet på tværs af repositories og forskningsdatabaser At forbedre interoperabiliteten mellem forskningsdatabaser og repositories af forskelligt tilsnit og herved gøre deponering i dem mere attraktivt for forskerne. Her tænkes på institutionelle repositories, emneafgrænsede repositories, forlags-repositories, institutionelle forskningsdatabaser, nationale forskningsdatabaser og forskningsdatabaser hos forskningsfinancierende institutioner som EU mv. Visionen er, at forskeren kan vælge at registrere og deponere én gang og ét sted og dér give instrukser om, hvilke andre repositories, forlag og forskningsdatabaser der i tillæg skal have overført dokument eller blot metadata. Processer og protokoller af typen OAI-ORE og SWORD sørger så for den automatiserede dataudveksling mellem systemerne. Denne kan antage karakter af en dialog, fx hvor et forlag returnerer et afslag eller en anmodning om revision af det indsendte manuskript - eller den rette postprint version til institutionens repository 7(9)

8 efter embargoperiodens udløb. Således kan det også være interessant at se på grænseflader til tidsskriftpubliceringssystemer som OJS ol. Der foregår pt et internationalt afklaringsarbejde i opfølgning på International Repositories Infrastructure workshop en (se pkt. 2 ovenfor), hvilket vil kunne udnyttes af projektet, da problematikken her er klart internationalt såvel hvad angår emneafgrænsede repositories som tidsskriftforlag. Projektet vil endvidere kunne udnytte resultaterne af det ligeledes ovenfor omtalte KE CRIS/OAR metadata interoperabilitets projekt. MSA skriver i første omgang en kort projektskitse, der kan behandles på program-gruppens næste møde. Selve projektansøgningen vil antagelig først være klar til første SG-møde i det nye år. Budget: Ca Projekt 3: Bedre adgang til primærdata gennem DOI registrering. Jf. orienteringen ovenfor om International Data Citation Initiative (øverst s. 5). Dette anses for teknisk modent, idet teknikken ér lavet, og det er klart til udbredelse, mens det oven i hatten vil give bibliotekerne de første erfaringer med formidling af primærdata uden at skulle begynde på bar bund. Man vil på denne måde kunne komme i gang med det praktiske arbejde på dette strategiske område selv med et begrænset budget. AJH skriver i første omgang en kort projektskitse, der kan behandles på programgruppens næste møde. Selve projektansøgningen bør kunne være klar til fristen den 21. oktober Budget: Ca Efter fastlæggelsen af disse tre udviklingsprojekter med forventet bred deltagelse fulgte en diskussion prioriteringen af de resterende kr. til de vigtigste undersøgelser mv. Det hele dog under forudsætning af, at der ikke indløb afgørende indsigelser fra de fraværende medlemmer af programgruppen, når mødereferatet blev udsendt senere på ugen med en kort kommentarfrist. Resultatet blev dette foreløbige interne budget: I alt i 2 år A1: Nationale licenser A2: National statistik B1: Open Access B2: Interoperabilitet B3: Langtidsbevaring B4: DDF B5: Hjælpedatabaser C1: Repositories for forskningsdata C2: Links fra publikationer til data D1: Repositories for undervisningsmaterialer I alt (9)

9 A1: Nationale licenser der satses på at de allerede bevilgede rækker ellers håbes på SG puljebistand hvis/når globaliseringsmidlerne kommer inden for rækkevidde A2: National statistik - Se projekt 1 B1: Open Access Rækker ikke til det forventede behov, men her er SG selv en hovedaktør, hvorfor SG-puljen må forventes at være aktiveret B2: Interoperabilitet - Se projekt 2 B3: Langtidsbevaring den ønskede evaluering af de hidtidige DEFF-tiltag og overblik over den internationale state-of-the-art B4: DDF - Til afklaring/beskrivelse/diskussion af mulighederne for den nationale (OA) portal efter forskningsindikatorens forbedring af datagrundlaget B5: Hjælpedatabaser - Til sikring af at Databrønden forsynes med tjenester, der gør det enkelt og effektivt at genbruge metadata ved registrering i lokale forskningsdatabaser og repositories. C1: Repositories for forskningsdata Venter til 2011, men C2 sætter os i gang på området på et lavbudget C2: Links fra publikationer til data - Se projekt 3. D1: Repositories for undervisningsmaterialer Til at rådgive og samarbejde med Nye Institutioner, der har dette som et centralt indsatsområde i perioden. Diskussion og beslutning af Informationsforsynings arbejdsform på projektområdet Idet budgetmidlerne ikke var så store længere og projekterne bliver få, føltes denne udfordring nu betydeligt mindre. Punktet var derfor ikke længere så aktuelt. 4. Ansøgninger på vej Se punkt 3 ovenfor. 5. Opfølgning på løbende og netop afsluttede projekter MEL orienterede kort om projektet til udvikling af et nationalt format til registrering af projektinformation. Projektet har haft en lang pause, idet Adrian Price har været travlt beskæftiget andetsteds, men nu skulle det til at køre igen. Desuden var projekt Offentlig Adgang til Dansk Forskning nu afsluttet, og der manglede blot en afrapportering. Denne ville kunne publiceres i en eller anden form i et kortere ekstrakt, eksempelvis i kondenseret form til almindelig oplysning af SG. Der blev spurgt til status på PINDAR projektet. Dette er afsluttet og afrapporteret i efteråret På næste møde vil vi givet høre nyt om SB s digitaliseringsprojekt ifm. Aarhus Universitetsforlag. 6. Programgruppens næste møde(r) Næste møde i programgruppen bliver den 31. august 2009 på SB. Kl Eventuelt MSA nævnte her den mulige studietur evt. til Australien i starten af 2010 februar måned blev foreslået. Der blev bedt om kalendertjek inden næste møde samt flere gode ideer til besøg og emner, således at der kunne prioriteres på næste møde. 9(9)