Handlingsplaner for opfølgning af den psykiske APV 2013 i Institut for Bioscience

Transkript

1 1 Handlingsplaner for opfølgning af den psykiske APV 2013 i Institut for Bioscience Nærværende oversigt er alene påført ændring i pkt. 4 på side 2 og status på oversigten startende fra side Introduktion LAMU, LSU og Institutforum har i fællesskab udarbejdet en procesplan for arbejdet med handleplanerne i Bioscience. Procesplanen (se afsnit 2) blev drøftet på møder i ledelsesgruppen den 28. januar og med repræsentanter for LAMU, LSU og Institutforum den 1. februar. Den vedtagne procesplan blev lagt på intranettet den 13. februar. Endvidere blev der nedsat et kontaktudvalg med repræsentanter for LAMU, LSU og Institutforum. Et vigtigt element i arbejdet med opfølgning af APV rapporten har været, at handleplanerne skal tage afsæt i de fire tjenestesteder i Bioscience (Kalø, Silkeborg, Roskilde og Aarhus). Begrundelsen for dette er, at den fysiske samling af medarbejderne i Bioscience foreløbigt er udsat til tidligst at kunne ske efter Det vil sige at indflytning af tjenestestederne Silkeborg og Kalø til Aarhus og tjenestedet Roskilde til Emdrup har så lang en tidshorisont, at sigtet for handleplanerne primært må sigte mod en styrkelse af arbejdsmiljøet på de fire tjenestesteder. Samtidigt bør handleplanerne også sigte mod en tværgåede analyse, forståelse og accept af kulturforskelle og harmonisering af livsvilkår, hvor det giver mening. 2. Bioscience. Bioscience omfatter i dag medarbejdere fra det klassiske AU i Aarhus og medarbejdere fra det gamle DMU på tjenestederne i Kalø, Silkeborg og Roskilde. I Aarhus er forskning og undervisning centrale aktiviteter og i Kalø, Silkeborg og Roskilde er forskning og rådgivning de vigtigste aktiviteter. Der er i dag store forskelle i ansættelsesforhold, aktiviteter og indtjeningskrav imellem de to kulturer. Derfor er en anden vigtig dimension i arbejdet med handleplanerne i Bioscience at skabe en større gensidig forståelse mellem disse to kulturer. I ST arbejdes der også for at skabe en bedre gensidig forståelse af livsvilkår for forskere fra det klassiske AU og for forskerne fra de to sektorforskningsinstitutioner (DJF og DMU). Der forventes en revideret rapport inden for kort tid, som indeholder en række anbefalinger til at styrke integration af de forskellige miljøer, men som også erkender, at der er og fortsat vil være forskelle i ansættelsesvilkår. Hertil kommer, at ST også arbejder for at synliggøre ansættelseskriterier og karriereveje for en del forskellige medarbejdergrupper, og her forventes en revideret rapport senere på året. Begge disse tiltag vil medvirke til en større gensidig forståelse, stimulere en integration og harmonisering, hvor det er hensigtsmæssigt og samtidigt sikre, at de to kulturer i Bioscience fortsat kan få lov til at udfolde sig. Endeligt har den delvise implementering af den nye budgetmodel ført til, at en langt større del af den regnskabsmæssige forvaltning føres ned på institutterne og at det enkelte institut har ét samlet regnskab for indtægter og udgifter uanset forskelle i kulturer og geografisk placering. I Bioscience er situationen den, at der udover de ovenfor beskrevne kulturforskelle også er markante geografiske udfordringer samtidigt med, at de faglige miljøer indenfor mange forskningsemner er placeret på de forskellige tjenesteder. I Instituttets første organisationsplan er de faglige miljøer integreret på tværs af tjenestestederne i 12 faggrupper ud fra en filosofi om, at intern konkurrence på tværs af tjenestestederne ikke vil fremme samarbejdet, men blot skabe unødige frustrationer. Trods videofaciliteter og et meget begrænset tilskud til fællesmøder i faggrupperne er situationen i dag, at

2 2 arbejdet i faggrupperne fungerer godt for nogle enkelte faggrupper, mens medarbejderne i resten af faggrupperne føler, at arbejdet er tidsrøvende og besværligt. Det skal bemærkes, at kulturforskellene også her er tydelige, idet de eksisterende forskergrupper i 8000 C har fungeret i en længere periode under samme tag, og er godt integrerede og velfungerende. I de gamle DMU afdelinger har man mere været vant til samarbejde på tværs af tjenestesteder. Den forskningsbaserede rådgivning har ofte indbygget et naturligt behov for tværfaglige vinkler, hvor miljøerne, trods geografiske og faglige forskelle, har udviklet en erfaring i at etablere integrerede løsninger. Som det fremgår af handleplanerne fra de fire tjenestesteder er der både ligheder og store forskelle. Lighederne omfatter behovet for bedre sammenligning, forståelse og accept af de forskellige livsvilkår for medarbejderne. Herunder er der særligt behov for en optimering af de administrative systemer. For 8000 C handler forskellene primært om strukturændringer, ledelse, ledelsesstil og de økonomiske rammer, hvorimod de gamle DMU afdelinger foreslår handlinger inden for en række emner, som går fra bedre projektstyring og kommunikation til emner som stresshåndtering, ledelse, socialt samvær, integration, anerkendelse, usikkerhed om fremtiden, mv. De nye økonomiske udfordringer i ST har været præsenteret af dekanen for instituttets medarbejdere primo januar 2013 og senere af institutlederen og viceinstitutlederen for Bioscience Aarhus den 11. februar Disse nye økonomiske krav har givet anledning til store frustrationer særligt hos medarbejderne i Aarhus. Grundet store problemer med controllerfunktionen i Bioscience siden primo november 2012 og en klar underbemanding af de opgaver, der er pålagt økonomifunktionen har medført, at der først forventes klarhed over budgettet for 2013 tidligst medio maj Det er utilfredsstillende for ledelsen og medarbejderne, da effekterne af de nye krav dermed ikke kan oversættes til konkrete handlinger. Det begrænser også mulighederne for at etablere en dialog med medarbejderne om opgaver og økonomi. 3. Procesplan for den psykiske APV Nedenfor beskrives procesplan for håndtering af den psykiske APV. Drøftedes på ledelsesmødet mandag den 28. januar 2013 og med repræsentanter for LAMU, LSU og Institutforum fredag den 1. februar Kontaktudvalget for psykisk APV består af: Charlotte Helbo, Jørgen Bundgaard, Johannes Overgaard, Erik Baatrup, Lone Ottosen, Peter Wind, Peter Henriksen, Flemming Skov, Hans Brix, Christian Kjær, Beate Strandberg, Inge Buss, Lars Renvald, Marie Maar og Bo Riemann 1. Mandag den 28. januar ledelsesgruppen drøfter baggrund for procesplanen og forslag til proces omkring APV en. 2. Fredag den 1. februar kontaktudvalget for psykisk APV drøfter baggrund for procesplanen og beslutter planen sammen med ledelsesgruppen og HR. Planen lægges ud på Intranettet og sendes undtagelsesvis som mail til samtlige medarbejdere. 3. Onsdag den 20. februar - Institutlederkredsen og dekanatet drøfter APV en. 4. Mandag den 4. marts APV en for det psykiske arbejdsmiljø (i Institut for Bioscience) frigives og drøftes med kontaktudvalget for psykisk APV kl

3 3 5. Tirsdag den 5. marts Hovedpunkter i APV en fremlægges og drøftes med medarbejderne i Aarhus kl Onsdag den 6. marts Hovedpunkter i APV en fremlægges og drøftes med medarbejderne på Kalø kl Onsdag den 6. marts Hovedpunkter i APV en fremlægges og drøftes med medarbejderne i Silkeborg kl Torsdag den 7. marts Hovedpunkter i APV en fremlægges og drøftes med medarbejderne i Roskilde kl Roskilde Øst. 9. Mandag den 11. marts Med baggrund i drøftelserne på de fire tjenestesteder fremlægges resultaterne i ledelsesgruppen samtidigt med, at en samlet handleplan drøftes med henblik på fremlæggelse i kontaktudvalget tirsdag den 12. marts. 10. Tirsdag den 12. marts Med baggrund i drøftelserne på de fire tjenestesteder og i ledelsesgruppen fremlægges resultaterne af de decentrale drøftelser for kontaktudvalget samtidigt med at et udkast til handleplan drøftes. 11. Onsdag den 20. marts Den endelige handleplan sendes i høring i LAMU, LSU, Institutforum og hos alle medarbejderne i Bioscience med endelig høringsfrist torsdag den 18. april. 12. Mandag den 22. april. En endelig handlingsplan drøftes og vedtages i ledelsesgruppen og fremsendes til LAMU, LSU, Institutforum og HR. 13. Efterår 2013 og forår Fremdriften i handleplanen evalueres af kontaktudvalget for psykisk APV. Koordineres løbende med aktiviteter i LAMU, som har det overordnede ansvar samt med fakultets handleplaner. 4. Revision af procesplanen, september 2013 Det er besluttet ved LSU-møde d. 3. september 2013 at nedlægge kontaktudvalget. Fremdriften i handleplanen evalueres fremover i LAMU og AMO på tjenestestederne. 5. Handleplaner for ledelsen i Bioscience 2013 Handleplanerne for de fire tjenestesteder er udarbejdet som en bottom-up proces, hvor alle medarbejdere er blevet inddraget. Den valgte mødestruktur har været anbefalet af HR i arbejdspapiret om den optimale APV proces (mødeforslag c med supplement). Resultaterne fra medarbejdermøderne foreligger i en uredigeret version (vedlagt i separat fil), og det er kontaktgruppens opgave at sikre en løbende status på fremdriften i handleplanerne. Herudover og delvist som en følge af handleplanerne fra medarbejderne på de 4 tjenestesteder har ledelsesgruppen i Bioscience udarbejdet nogle konkrete aktiviteter med henblik på at understøtte fremdriften i medarbejdernes forslag til handleplaner. Materialet fra tjenestestederne og fra ledelsesgruppen supplerer hinanden på en række punkter. Der er også en del sammenfald, hvor emner og tiltag er defineret fra tjenestestederne, men som hovedsageligt er adresseret til ledelsen. Denne kobling er vist ved numre, hvor ledelsens emner er nummeret og disse numre er markeret i tjenestestedernes input.

4 4 Supplerende handleplaner for ledelsesgruppen i ikke-prioriteret rækkefølge: Indsatsområd e Økonomi 1 Tiltag Øget dialog med medarbejderne om opgaver og økonomi Økonomi 2 Udarbejdelse af budget 2013 mhp. at identificere og implementere de økonomiske udfordringer i Bioscience Undervisning Faggrupperne Styrke dialogen mellem uddannelsesudvalget og ledelsen Etablere dialog om eventuel justering af arbejdet i faggrupperne Søge midler til at understøtte arbejdet i faggrupperne Ansv ar Prioritet Frist Status Nr. VI, IL 1 Dec. Imødekommet af den 1 nye interne organisering. Den faciliterer en tættere opfølgning på opgaver, og sektionsmøderne fungerer nu som informationskanal sammen med tjenestestedsmøderne. IL 1 Apr. Imødekommet. 2 Økonomien er siden blevet opdelt, og budget 2013 meldt ud til LSU samt medarbejdere via intranettet. Der er en forventning om, at økonomi-budget nu er i en god og fast gænge, således at f.eks. budget 2014 forventes at kunne meldes ud i december VL og 1 Okt. Imødekommet. 3 IL Uddannelsesudvalget er blevet redefineret efter omstruktureringen, og viceinstitutleder Michael Møller Hansen er kontaktperson for udvalget. LG 1 April Ikke relevant efter 4 omstruktureringen.

5 5 Personalelede rne VL Styrke uddannelse og drøfte justering af arbejdsopgaver og ansvar Drøfte muligheder for yderligere kompetencer til viceinstitutlederne LG Styrket dialog med de 2 forskningsudvalg om opgaver og kommunikation Synliggørelse af ledelse på tjenestesteder ne Yderligere administrativ hjælp IL intensiverer ophold på de 4 tjenestesteder Afhjælpe administrative byrder på tjenestestederne IL og LG LG 1 Dec. Imødekommet af den nye interne organisering. Vi har nu sektionsledere der har mere veldefinerede opgaver og ansvar. Ledelsen har fokus på at styrke uddannelse af sektionslederne og vil tage det op i MUSsamtaler med den enkelte. LG 2 Okt. Institutlederne vil udarbejde et udkast til en klarere beskrivelse af viceinstitutledernes beføjelser og afklare det i forbindelse med kommende MUSsamtaler. 1 juni Imødekommet. Hans Brix er fremover ledelsesrepræsentant (observatør) i Forskningsudvalget, og Peter Henriksen er ledelsesrepræsentant (observatør) i UFSR. IL 1 Nu Lokalt er ledelsen og ledelsesstrukturen blevet mere synlig via sektionsledere med flere beføjelser end i den tidligere organisation. IL s ophold på de enkelte tjenestesteder bør stadig intensiveres. LG 1 juni I Aarhus er ny administrativ medarbejder ansat inden for studieområdet. Der er på Kalø igangsat ansættelse af sekretær med flere arbejdstimer end tidligere (erstatter ved afgang pga. pensionering)

6 6 LG, LSU og LAMU LG Stresshåndteri ng Gensidig anerkendelse Mobning Strukturændri nger i Bioscience Udpegning af nøglepersoner for at modvirke stress? Revision af organisationsbeskrivelsen for Bioscience Stresshåndtering på tjenestestederne drøftes med henblik på etablering af lokale løsninger Anerkendelse i bred forstand er et emne der optager mange medarbejdere. Institutmæssige og lokale løsninger drøftes og prioriteres Emnet behandles på tjenestestederne eventuelt sammen med HR Institutleder drøfter forslag med dekanen LG, LSU og LAM U 1 juni Imødekommet. Der er udpeget to nøglepersoner ved hvert tjenestested, og de skal nu på kursus. LG 1 okt Arbejdet er i gang og tager udgangspunkt i en kortlægning af instituttets faglighed og samarbejdsrelationer. En ny organisationsbeskrivels e vil være klar inden det nye år. LG 1 okt Vi vil håndtere stress som: 1) Et fælles problem: Sektionslederne har ansvaret for at identificere stress. 2) Et individuelt problem gennem MUSsamtalerne. Vi har endvidere udpeget lokale nøglepersoner LG 1 nov Imødekommet. Den nye struktur sikrer sammenhæng mellem det økonomiske, det faglige og det personalemæssige, og afstanden til lederen er mindre. Man kan således bedre finde sig selv i strukturen. Ledelsen har fokus på, at gensidig anerkendelse, også mellem tjenestesteder, er en arbejdsopgave. IL og LG 1 juni I de ganske få erkendte tilfælde er der allerede igangsat forløb sammen med HR. IL 1 April Imødekommet

7 7 IT-Support HR-support Samarbejde med DCE Intensivere dialog med ITsøjlen om bedre IT-systemer Dialog med HR om hurtigere sagsbehandling med ansættelsesbreve Styrke samarbejdet og tydeliggøre roller og forventninger i samarbejdet IL 1 April Arbejdet varetages af IT-kontaktudvalget med repræsentation fra forskellige STinstitutter. IL 1 April Ledelsen er i løbende dialog med HR om dette. IL 1 April Der er etableret regelmæssige (hver 14. dag) kontakt- /planlægningsmøder mellem DCE og IL samt VL erne i BIOS RKS VL = Viceinstitutleder, IL = Institutleder, LG = ledelsesgruppen 19. marts 2013 Bo Riemann Opfølgning 4. oktober 2013 Hans Brix og Peter Henriksen i samarbejde med ledelsesgruppen Gennemgået og revideret ganske lidt, dernæst godkendt på LAMU møde den 29. oktober 2013