Partnerskabsprojekt om FLIS. Brug af FLIS i kommunerne

Transkript

1 Partnerskabsprojekt om FLIS Brug af FLIS i kommunerne

2 Indhold Indledning... 2 Målet med partnerskabsprojektet... 2 Arbejdsform... 3 Deltagere og deltagerbetaling... 3 Tidsplan og sted... 4 Tilmelding

3 Indledning Med FLIS har kommunerne fået et nyt værktøj til benchmarking, ledelsesinformation og dokumentation. FLIS henter data direkte fra alle kommuners økonomi- og fagsystemer månedligt. Det giver mulighed for at benchmarke data internt i kommunen og i forhold til andre kommuner, regioner og landsgennemsnittet. Kommunen kan også bruge standardrapporter og lave egne rapporter i FLIS, der kan distribueres direkte til specifikke målgrupper eller anvendes til konkrete ledelsesbeslutninger. FLIS er nu udviklet på en række fag- og tværgående dataområder, og efter intens datavalidering i en lang række kommuner er FLIS klar til at blive taget i brug i samtlige tilsluttede kommuner. Kommunerne kan eksempelvis monitorere og analysere udviklingen på skoleområdet med inklusion, karakterer, fravær blandt lærere m.m. både for området som helhed samt fordelt på kommunens skoledistrikter og de enkelte skoler. I FLIS kan kommunen bore helt ned til den enkelte borger eller den enkelte kontering. KOMBIT og KL har gennemført et pilotprojekt om ibrugtagning i fire kommuner. De fire forløb gav gode erfaringer med de store potentialer i FLIS, men pegede samtidig på organisatoriske og implementeringsmæssige udfordringer. Kommunerne skal bl.a. sikre et grundlæggende strategisk fundament for deres ledelsesinformation, og hvem der skal modtage hvilke informationer. Herudover er det vigtigt at få målrettet de mange muligheder for eksempelvis at generere rapporter til kommunens konkrete behov. Endelig kan det være en udfordring at realisere og udmønte gevinsterne ved systemet. På baggrund heraf inviterer KL og KOMBIT derfor kommunerne til at deltage i et partnerskabsprojekt, som både skal give redskaber og metoder til den strategiske implementering af FLIS samt understøtte de enkelte kommuners udvikling af egne målrettede analyser og rapporter. Projektet vil løbe i perioden efteråret 2014 til foråret Målet med partnerskabsprojektet Hovedformålet med partnerskabsaftalen er at understøtte kommunernes ibrugtagning af FLIS. Partnerskabsprojektet skal sikre, at både ledelseslag og brugere i kommunerne bliver opmærksomme på de mange muligheder, der er for at anvende og målrette ledelsesinformationer i FLIS, få dybere indsigt i anvendelsen af FLIS samt udveksle metoder og gevinstrealiseringspotentialer ved anvendelsen af FLIS. KL og KOMBIT er bevidste om, at kommunerne har forskellige udgangspunkter og mål for FLIS, men partnerskabsaftalen giver kommunen mulighed for et eftersyn af sin strategi for ledelsesinformation - eller inspiration til at udarbejde en sådan. De konkrete temaer for projektet vil blive prioriteret i samarbejde med de deltagende kommuner. Partnerskabsprojektet vil fx forsøge at besvare spørgsmål som: 2

4 - Hvordan sikres en strategisk forankring af FLIS på ledelsesniveau? - Hvilke erfaringer har andre kommuner med ibrugtagning af FLIS eller andre ledelsesinformationssystemer? - Hvordan bruger vi benchmarking, og hvad gør andre kommuner? - Hvordan sikres egne målrettede rapporter i FLIS? - Hvordan kan kommunen realisere de økonomiske gevinster ved FLIS? Kommunerne opfordres til, sideløbende med møderne i partnerskabet, at gennemføre eget ibrugtagningsforløb bl.a. med udgangspunkt i materiale og metoder fra KL og KOMBIT. Arbejdsform Det forventes, at de deltagende kommuner prioriterer indsatsen om FLIS i perioden. Der vil forud for møderne i netværket være en række opgaver både på ledelses og brugerniveau, der skal løses hjemme. Deltagerne forventes at deltage aktivt i netværket ved at bidrage med oplæg og præsentationer på møderne og ved at arbejde med FLIS i egen organisation mellem møderne. Der forventes således, at de deltagende kommuner afsætter ressourcer til FLIS i organisationen både for de direkte deltagere samt for øvrige involverede, herunder ledelsesressourcer i implementeringen af FLIS. Til møderne vil der blive inddraget konsulenter fra KOMBIT, KL og relevante eksterne leverandører med erfaring fra styring og ledelsesinformation. Deltagere og deltagerbetaling Partnerskabet henvender sig især til de kommuner, der anvender FLIS-portalen. Kommunens FLIS-implementeringsansvarlige er gennemgående deltager i alle møder og de øvrige deltagere inviteres tematisk til de enkelte møder. Målgruppen er: - Økonomidirektører/-chefer med ansvar for kommunens økonomistyring og ledelsesinformation. Denne målgruppe forventes at deltage på et indledende og et afsluttende møde for projektet svarende til ca. 15 timer samlet. - Kommunens FLIS-implementeringsansvarlige. Gennemgående deltager i alle møder. Den implementeringsansvarlige forventes at bruge ca. 80 timer på møder og mødeforberedelse samt møder om FLIS hjemme i kommunen. - Evt. inddragelse af FLIS superbrugere med rapportbyggeruddannelse og interesse for rapportbygning og dataforståelse. FLIS superbrugere forventes at bruge ca. 10 timer på møder samt ca. 20 timer på arbejde med rapporter og udvikling hjemme i kommunen. Prisen for deltagelse er kr. (ekskl. moms) pr. kommune. 3

5 Der kan maksimalt deltage 15 kommuner med ovennævnte tre personer fra hver kommune. Hvis der er mange tilmeldinger, kan der blive tale om to forløb. Hvis mindre end 10 kommuner tilmelder sig, gennemføres partnerskabet ikke. Tidsplan og sted Der afholdes fem møder i perioden oktober 2014 til maj Møderne afholdes i KL-huset i København, eller hos de deltagende kommuner efter aftale. Forplejning indgår i betalingen, mens kommunerne selv skal afholde rejseudgifter. Tilmelding Tilmelding til kommunesamarbejdet sker ved at sende en mail til Christina Baere fra KOMBIT på cba@kombit.dk med kommunenavn samt titel, navn, og telefonnummer på deltagerne. Oplys gerne jeres motivation for deltagelse i partnerskabet. Tilmeldingsfristen er d. 31. august Har du spørgsmål til projektet, så kontakt gerne: - Thomas M. Glintborg, projektleder i KOMBIT, trg@kombit.dk, Peter Riis, projektleder i KL, pri@kl.dk,