US AARH DOKUMENTHÅNDTERING I BYGGERI OG PLANLÆGNING. Revision Juli Aarhus Universitet Økonomi og Bygninger Byggeri og Planlægning

Transkript

1 US AARH DOKUMENTHÅNDTERING I Revision Juli 2017 Udarbejdet af: Katrine Lisberg Aarhus Universitet Økonomi og Bygninger Byggeri og Planlægning Udgivet første gang: 17. august 2016

2 2 Indhold Introduktion... 2 Struktur... 2 Navngivning af tegninger fra Rådgivende arkitekter og ingeniører... 2 Navngivning af tegninger fra Entreprenør:... 4 Navngivning af dokumenter fra Rådgivende arkitekter og ingeniører... 5 Navngivning af dokumenter fra Entreprenør:... 6 Introduktion Aarhus Universitet er driftsherre for et meget stor antal kvadratmeter. Der bliver årligt udfør et utallige bygningsrelaterede projekter, store som små. På Aarhus Universitet har vi et stort fokus på at indsamle, systematiserer og arkiverer dokumentationsmaterialet fra alle disse projekter. Sikringen af indsamlingen sker via AU s IKT aftale (fra 2018 DaluxBox) som ved et hvert projekt indgås i større eller mindre omfang. Systematiseringen sker ved at alle dokumenter navngives efter bips anvisning A104 om Dokumenthåndtering. Det er vigtigt at rådgivere og entreprenører der arbejder for AU har læst A104. Arkiveringen sker i AU s CAFM system DaluxFM. Denne standart går på hvordan filer der skal afleveres til AU skal navngives. Struktur Filstrukturen følger bips A104 Dokumenthåndtering R1. juni Det tilstræbes at have et dokument pr. fil. Referater og andre tunge tekstdokumenter samles til et dokument. Ligeledes samles detaljetegninger inden for samme fag i et dokument. Dokumentnavnet består af et dokument id, der entydigt identificerer dokumentet. Dokuments id er opbygget af en række positioner, der hver består af en metadatakode og en værdikode. Som separatortegn mellem positionerne anvendes underscore <_>. Der må IKKE forekomme mellemrum i filnavnet. Evt. separationer af ord gøres med en bindestreg <- >. Navngivning af tegninger fra Rådgivende arkitekter og ingeniører Dokumentnavnet for tegninger er opbygget af følgende positioner: 2. Etage (E): Kode som angiver vertikal placering. Koden angives efter AU s standart for etagenavngivning som følger den internationale standart DS/EN ISO :1998. Hvorfor (L) og (E): L og E skal på tegningerne for at driftsherre kan lokaliserer hvilken bygning tegningen illustrer og på hvilken etage. Hvis tegningen strækker sig på tværs af flere etager må denne kode godt undlades. Strækker tegningen sig over flere bygninger påføres det bygningsnummer som tegningen mest viser. Er dette 50/50 oprettes en kopi af

3 3 tegningen og der afleveres således to identiske tegninger men med hvert deres bygningsnummer i L. 3. Projekt id (I): Tekst kode som entydigt identificerer et projekt for alle parter. Et kaldenavn/øgenavn for projektet. Navnet bestemmes af Bygherre. 4. As-built dato (U): ÅÅÅÅMMDD; Dato for sidste officielt gældende udgave af et dokument. Hvorfor (I) og (U): Disse to informationer skal hjælpe driftsherre til at tidsbestemme hvornår og/eller i hvilken forbindelse tegningen er lavet. Større projekter vil i driftsorganisationen ofte blive husket mange år frem under det øgenavn som det havde. Har projektet ikke et id (altså kaldenavn) er datoen for hvornår tegningen er udført meget vigtig. 5. Vidensområde (K): Kategorisering efter anvendt viden om et bestemt emne. 6. Entreprisetype (Y): Kategorisering af aftaler om ydelser, der vedrører udførelse. Hvilken entreprise vedrører tegningen. Hvorfor (K) og (Y): K er en grovsortering af tegningerne. Leder en teknisk servicemedarbejder efter en installationsplan inden for VVS skal han, efter at have valgt i hvilken bygning han søger information om, sorterer i DaluxFM efter filer inden for K08. For at gøre søgningen mere præcis kan den tekniske servicemedarbejder derefter søge på Y170 for VVS. Y må altså i få tilfælde, hvor en tegning fx viser sammenhængen mellem VVS og ventilation, godt undlades. Tegninger inden for K01 (altså tegninger lavet at arkitekten) vil det ofte være svært at sætte en Y karakter på en tegning. Dog vil mange detaljer have stor gavn af at få Y karakter. Fx en detalje af en murkrone der viser hvordan blikkenslageren skal bukke zinkinddækningen vil med fordel få et Y Indholdstype (C): Kategorisering efter det emne et dokument indeholder. 8. Afbildningstype (H): Kode som angiver, hvorledes geometrisk indhold viser. Hvorfor (C) og (H): En tegning vil altid hede C07. Alt efter hvilken tegningsfil der så er tale om kan der komme en findeling på fx.1. C07.1 et en almindelig tegning. C07.2 er en 3D BIM model tegning. H fortælle driftsherren at tegningen fx viser en plan (H1). 9. Dokumentnavn (Z): Et fritekstfelt. Titel som identificerer et dokument. Til dokumentnavn Hvorfor (Z): Dette fritekstfelt kan være en præcisering af hvad tegningen indeholder. Men kan godt undlades. L1918_E4_IOmbygning-for-indflytning_U _K01_Y120_C07.1_H5_ZMurkrone-detalje

4 4 Navngivning af tegninger fra Entreprenør: Tegninger fra entreprenøren vil ikke være nær så komplekse som fra rådgivende arkitekter og ingeniører. Derfor er navngivningen også enklere. Se forklaringerne ovenfor for hvorfor disse karakterer er vigtige. Hvorfor (L) L skal på tegningerne for at driftsherre kan lokaliserer hvilken bygning tegningen illustrer. 2. As-built dato (U): ÅÅÅÅMMDD; Dato for sidste officielt gældende udgave af et dokument. Hvorfor (U): Denne informationer skal hjælpe driftsherre til at tidsbestemme hvornår tegningen er lavet. 3. Entreprisetype (Y): Kategorisering af aftaler om ydelser, der vedrører udførelse. Hvilken entreprise vedrører tegningen. Hvorfor (Y): Y er den helt centrale kode id for tegningerne fra entreprenører. Det er her at entreprenøren giver sit fag til kende. Leder en teknisk servicemedarbejder efter en bestemt tegning fra et stykke reparationsarbejde som en VVS entreprenør har udført skal han, efter at have valgt i hvilken bygning han søger information om, sorterer i DaluxFM efter filer inden for Y170. Her efter kan han ud fra datoerne finde en nyeste tegning og dermed den gældende tegning for systemet. 4. Indholdstype (C): Kategorisering efter det emne et dokument indeholder. Hvorfor (C): En tegning vil altid hede C07. Denne kode skal ganske enkelt på filer der viser tegninger for at adskille tegningsfiler fra tekstfiler. Det tekniske servicepersonale vil ofte starte med at se på en tegning og derefter læse evt. vejledninger bagefter. Lige som billeder siger tegninger mere end 1000 ord. Tegninger er derfor helt centrale for det arbejde som den tekniske servicemedarbejder udfører. 5. Dokumentnavn (Z): Et fritekstfelt. Titel som identificerer et dokument. Til dokumentnavn Hvorfor (Z): Dette fritekstfelt kan være en præcisering af hvad tegningen indeholder. Men kan godt undlades.

5 5 L1918_U _Y170_C07.1_ZVentilationsplan Navngivning af dokumenter fra Rådgivende arkitekter og ingeniører Dokumentnavnet er opbygget af følgende positioner: Hvorfor (L): L skal på dokumentet for at driftsherre kan lokaliserer hvilken bygning dokumentet omhandler. Omhandler dokumentet flere bygninger påføres det bygningsnummer som dokumentet mest omhandler. Er dette 50/50 oprettes en kopi af dokumentet og der afleveres således to identiske dokumentet men med hvert deres bygningsnummer i L. 2. Projekt id (I): Tekst kode som entydigt identificerer et projekt for alle parter. Et kaldenavn/øgenavn for projektet. Navnet bestemmes af Bygherre. 3. As-built dato (U): ÅÅÅÅMMDD; Dato for sidste officielt gældende udgave af et dokument. Hvorfor (I) og (U): Disse to informationer skal hjælpe driftsherre til at tidsbestemme hvornår og/eller i hvilken forbindelse dokumentet er lavet. Større projekter vil i driftsorganisationen ofte blive husket mange år frem under det kaldenavn som det havde. Har projektet ikke et id (altså kaldenavn) er datoen for hvornår dokumentet er udført meget vigtig. 4. Vidensområde (K): Kategorisering efter anvendt viden om et bestemt emne. Hvorfor (K): K er en grovsortering af dokumenterne. Leder en teknisk servicemedarbejder efter en arbejdsbeskrivelse inden for VVS skal han, efter at have valgt i hvilken bygning han søger information om, sorterer i DaluxFM efter dokumenter inden for K Indholdstype (C): Kategorisering efter det emne et dokument indeholder. 6. Dokumentnavn (Z): Et fritekstfelt. Titel som identificerer et dokument. Til dokumentnavn Hvorfor (C) og (Z): C karakteren er for dokumenter den helt centrale kode. Det er meget vigtigt at rådgiver gør sig umage med at vælge den rette C værdi. Z kan være en præcisering af hvad dokumentet indeholder. Men kan godt undlades. L1918_E4_IOmbygning-for-indflytning_U _K01_C06.01_ZReferat

6 6 Navngivning af dokumenter fra Entreprenør: Dokumentnavnet er opbygget af følgende positioner: Hvorfor (L): L skal på dokumentet for at driftsherre kan lokaliserer hvilken bygning dokumentet omhandler. Omhandler dokumentet flere bygninger påføres det bygningsnummer som dokumentet mest omhandler. Er dette 50/50 oprettes en kopi af dokumentet og der afleveres således to identiske dokumentet men med hvert deres bygningsnummer i L. 2. As-built dato (U): ÅÅÅÅMMDD; Dato for sidste officielt gældende udgave af et dokument. Hvorfor (U): Denne informationer skal hjælpe driftsherre til at tidsbestemme hvornår tegningen er lavet. 3. Entreprisetype (Y): Kategorisering af aftaler om ydelser, der vedrører udførelse. Hvilken entreprise vedrører tegningen. Hvorfor (Y): Det er her at entreprenøren giver sit fag til kende. Leder en teknisk servicemedarbejder efter et bestemt dokument fra et stykke reparationsarbejde som en VVS entreprenør har udført skal han, efter at have valgt i hvilken bygning han søger information om, sorterer i DaluxFM efter filer inden for Y Indholdstype (C): Kategorisering efter det emne et dokument indeholder. 5. Dokumentnavn (Z): Et fritekstfelt. Titel som identificerer et dokument. Til dokumentnavn Hvorfor (C) og (Z): C karakteren er for dokumenter den helt centrale kode. Det er meget vigtigt at rådgiver gør sig umage med at vælge den rette C værdi. Z kan være en præcisering af hvad dokumentet indeholder. Men kan godt undlades. L1918_U _Y170_C08.2_ZArbejdsbeskrivelse