UNGDOMSUDDANNELSER I BROBYGNING.NET

Transkript

1 UNGDOMSUDDANNELSER I BROBYGNING.NET 1) Indholdsfortegnelse 1) Indholdsfortegnelse ) Indledning ) Hvordan kommer jeg igang? ) Eksport af elev-data til LUDUS eller EASY-A ) Hvad betyder statuskoderne? ) Hvordan fungerer kontaktbogen? ) Hvordan oprettes fravær? ) Hvordan laver jeg udskrifter udtræk til Excel? ) Hvordan opretter jeg en ny skabelon (hold)? ) Filter for visning af hold og tilmeldinger: ) Indledning Brobygning.NET er et webbaseret administrationsværktøj, som gør det muligt for ungdomsuddannelser at lægge tilbud til brobygnings- og introduktionskurser på nettet. Alle hold i en given region samles i et interaktivt hæfte. I kataloget kan elever og forældre læse om de enkelte forløb, se i hvilke uger de finder sted og linke videre til udbydernes hjemmesider. Eleverne tilmelder sig holdene sammen med deres UU-vejleder. UU-centrene står for koordineringen af hold og tilmeldinger. 3) Hvordan kommer jeg igang? Adressen til siden er Du skal logge ind på siden med det brugernavn og password, som du har fået af din koordinator. Ungdomsuddannelsernes arbejde med portalen består i: At oprette holdskabeloner og beskrive nye hold via skabelonerne At registrere fravær i kontaktbogen, hvis eleven ikke er mødt op Redigere de holdansvarlige på hold hvis de er forskellige fra skabelonerne 1

2 Arbejdet med brobygning.net er centreret omkring menupunktet Min konto. Når du logger ind vil du se følgende skærmbillede: Dette skærmbillede skal ses som en søgeformular, hvor du skal indtaste de kriterier, som der skal søges på. Læg mærke til, at du i venstre side af søgeformularen skal vælge, om der skal søges på hold eller tilmeldinger. Søgeformularen ændrer sig alt efter, hvilken en man vælger. Under Visning kan du vælge, hvordan søgeresultatet skal vises. Denne søgeformular kan også findes frem ved at vælge menupunktet Søg. Ved at bruge dette menupunkt fastholdes tidligere indtastninger. Desuden er uge/datofunktionen blevet mere intelligent, idet datoerne bliver regnet ud fra, hvilke uger der vælges og omvendt. Man kan ikke vælge en tildato, som ligger før fradatoen. Hvis man klikker i selve datofeltet, fremkommer en lille kalender, hvorfra datoen kan vælges. I kalenderen kan man trykke på navnet på måneden, hvorefter der kan vælges andre år. Kalenderen starter altid op med at vise indeværende år. Bemærk, at hvis der trykkes på listepilen ud for Uge, kan der øverst i listen vælges Ikke valgt. På den måde søges der i alt. Hvis der sættes en frauge på, men ingen tiluge, bliver der søgt på alt det der ligger i databasen fra fraugen og frem. Hvis der kun sættes en tiluge på og ingen frauge, søges der på alt det der går forud for tilugen kombineret med de øvrige kriterier der er angivet i søgningen naturligvis. Når der søges på uger, sættes datoen altid til om mandagen i den startuge, der er defineret. Vælges der i ugelisten, vises hele ugen fra mandag til søndag. Begge dage inklusiv. 2

3 BEMÆRK: Når ugenumrene defineres via listepilene, søges der altid på uger i fremtiden. Hvis man befinder sig i uge 43 i år 2010, og søger på uge 42, vil programmet automatisk sætte datoerne til at søge efter uge 42 i En oversigt over hold kan fx se således ud: Her kan du se praktiske oplysninger om de forskellige hold. Læg mærke til, at du kan benytte ikonerne i højre side for at se tilmeldinger, rette holddata og se holdinformation. Bemærk, at du kan køre musen henover ikonerne for at se, hvad disse står for. Ud fra følgende ikoner kan man se status på tilmeldinger: Antallet af tilmeldinger ligger som det skal Antallet af tilmeldinger er under minimum Antallet af tilmeldinger er over maksimum Læg mærke til, at der i kolonnen Kl. (klassetrin) kommer til at stå Alle, hvis holdet ikke er tilknyttet noget bestemt klassetrin. 3

4 4) Eksport af elev-data til LUDUS eller EASY-A Inde på holdlister under Eksport kan elevtilmeldingerne eksporteres til enten LUDUS eller EASY-A systemerne. Det er vigtigt at der laves en aftale om, hvor ofte denne eksport skal ske og hvem der skal lave eksporten. Eksporten til LUDUS laves i holdoversigten ved at krydse de hold af, som skal overføres. Herefter vælges Eksport => Eksporter til LUDUS NB! Opdater ændringer på skærmen v. tryk på F5 ( Internet Explorer ) Eksport af hold og tilmeldte elever til EASY-A fra Brobygning.NET Elever placeret på præsentations- eller brobygningshold i Brobygning.NET overføres til EASY-A med cpr-nr., navn og adresse. Følgende vejledning guider dig igennem processen. Grundlæggende opsætning af EASY-A For EASY-A kan modtage tilmelding fra Brobygning.net, skal der foretages et par grundlæggende opsætninger. Web-service tilladelse i EASY-A: Hold fra Brobygning.net modtages i EASY-A ved webservice W012 Holdplaceringer, fuldtid. Skolen skal give tilladelse til at UVdata A/S må sende data til skolen. 4

5 Vinduet B936 Webservice-autorisation giver mulighed for at markere J i Må benytte feltet og der kan så trykkes på Tillad knappen. RET TRIMMEOPLYSNINGER For at Brobygning.net må opretter nye elever, skal det sikres at trimmeoplysningen Ret til at oprette personer og elever står til J. Dette tjekkes på vinduet A910 Trimmeoplysninger. Tilknyt elevafdeling til uddannelser Alle elever i EASY-A skal tildeles en afdeling, og da webservicen ikke kan vide hvilke afdelinger en skole har, sker tilknytningen af afdeling til eleven automatisk alt efter hvilken uddannelse, elever bliver oprettet med. Derfor skal man på vinduet A870 CØSA-formål tilknytte en elevafdeling til alle de uddannelser, man forventer at modtage webservice tilmeldinger på. NB! Opdater ændringer på skærmen v. tryk på F5 ( Internet Explorer ) 5

6 NB! Opdater ændringer på skærmen v. tryk på F5 ( Internet Explorer ) 6

7 Oprettelses af hold i EASY-A: De autooprettede hold fra Brobygning.net skal oprettes i EASY-A med samme holdkode/holdbetegnelse (dog uden bindestreger, da disse fjernes i overførelsen) før man starter overførelsen af eleverne på holdene. Hertil kan A326 Hold benyttes. Aktivitetskoden kan ændres, når eleverne er overført. Det kan dog være en fordel at vente med det, indtil man er sikker på, at alle elever fra Brobygning.net er overført. 7

8 Kopiering af hold fra Brobygning.net til EASY-A: Når holdlisterne vises, er det muligt i venstre side at markere med flueben, hvilke hold der ønskes overført til EASY-A. Når der er markeret mindst ét hold til eksport, klikkes Eksport > Eksporter til EASY-A, se nedenstående: Herefter åbnes et pop-up vindue, hvor de markerede hold er listet, se nedenstående. For at starte overførslen, klikkes på det grønne flueben. 8

9 I bunden af vinduet vises forløbet af overførslen. Vær opmærksom på, at det er en operation der kan tage lang tid, afhængig af hvor mange tilmeldinger der skal overføres. Flere klik vil ikke fremme hastigheden, men betyde at listen af tilmeldinger bliver lagt i køen til endnu en overførsel. Efter overførslen er gennemført, vises resultatet af overførslen. Se nedenstående: Hvis overførslen til EASY-A gennemføres med succes ses meddelelsen Tilmelding modtaget. Eleverne placeres herefter direkte på holdet med samme holdkode i EASY-A. Hvis fejlbeskeden er Autorisationsfejl: Return ukendt DS-nr.xxxxxx, kan det skyldes at dit login tilhører en skole med en anden skolekode end den du forsøger at overføre til. Her vil din koordinator kunne hjælpe dig. 9

10 Datamodtagelse af elever og viderebehandling i EASY-A Eleverne er nu placeret på hold. Efterfølgende skal eleverne oprettes på skoleforløb. Forinden skal der være oprettet forløbsgruppe og skoleforløb på vinduet A694 Forløbsgrupper og skoleforløb. Skoleforløbene oprettes på relevante uddannelser (ex udd samt ordinære uddannelsesforløb, hvis eleven er på udd. 1000). Se evt. vejledningen som giver eksempler på arbejdsgangen omkring brobyggere. Herunder skoleforløbsplacering på ex A699 Elev med skoleforløb og øvrige oplysninger på holdet ex A326 Hold. Der kan også henvises til afsnittet Brobygning i vejledningen med hensyn til valg af Skoleperiode (Skp.). I EASY-A kan man søge på holdbetegnelsen og masseoprette eleverne fra holdet på skoleforløb på vinduet B347 Tilknytning af skoleforløb til holdplaceringer. Kopi/Paste af skoleforløbet gør dette til en hurtig operation. Dette vindue kan benyttes til introduktionsforløb (udd ). For at man kan benytte vinduet til brobyggere (udd. 1000) kræves en programændring, som forventes indført i en patch til version Ind til da er en del manuelt arbejde påkrævet for at man kan indberette brobyggere, som kommer fra Brobygning.net. En mulig arbejdsgang kunne være følgende: 10

11 Tag en lang skærmkopi af holdet fra Brobygning.net på A700 Holdplacering. Tast cpr-numrene fra holdet på A696 Skoleforløb med elever hvorved eleverne kommer på skoleforløb. Opret et nyt hold på A326 Hold. Kopier/vip eleverne fra skoleforløb til det nye hold på A720 Vipning fra forløbsgruppe. (Holdet fra Brobygning.net vil ikke være tilknyttet noget skoleforløb, hvilket kan oplyses ved revision). Bemærk TMK skal være BRO for brobyggere, når vinduet kan benyttes til oprettelse af dem. 5) Hvad betyder statuskoderne? Hvis et hold har status: Bekræftet: Aflyst: Planlægges: Koordineres: kan der ikke fortages flere tilmeldinger. Bekræftet betyder således, at holdet er lukket for tilmeldinger og afholdes. er der fx ikke er kommet nok tilmeldinger til holdet. er det åbent for tilmeldinger. kan koordinatoren fx være i gang med at flytte elever til andre hold, hvis 11

12 antallet af tilmeldte på et givent hold overstiger maxværdien. Det er koordinator, der, i samarbejde med uddannelsesinstitutionen, sætter statuskode på det enkelte hold. Mangler godkendelse: er holdet oprettet, men ikke godkendt af koordinator og kan derfor ikke tilmeldes til. Se desuden nedenstående tabel: Ungdomsuddannelse Status Visning mulig Rettelse af hold informationer Ikke godkendt Ja Ja Planlægges Ja Ja Koordineres Ja Ja Bekræftet Ja Ja Aflyst Ja Ja 6) Hvordan fungerer kontaktbogen? Kontaktbogen gør det nemt for dig at kommunikere om en elev til UU-vejlederen og elevens skole fra din institution. Kontaktbogen kan findes på to måder: Enten ved at vælge Min konto => kontaktbogen : - eller ved at vælge en oversigt over din institutions brobygnings- eller introduktionskurser. Ved at klikke på ikonet Vis tilmeldte elever i højre side af skærmen, kommer du ind i et nyt vindue med en oversigt over de elever, som er tilmeldt det pågældende hold: 12

13 Her kan den ansvarlige for holdet oprette en ny kontakt på den unge, samt se tidligere kontakter på vedkommende. Se nedenstående: NB! Opdater ændringer på skærmen v. tryk på F5 ( Internet Explorer ) Når mailen er afsendt vil den komme til at ligge på listen se nedenstående: 13

14 Kontaktbogen skal benyttes i tilfælde, hvor eleven ikke er mødt op på et hold eller hvis der på anden vis har været problemer med eleven gennem forløbet. Ved at skrive et notat i elevens kontaktbog giver du UUvejleder og skolen besked om dette. Hvis parterne har deres mail aktiveret, vil de modtage en mail om notatet, alternativt kan notatet læses her. Herefter kan UU-vejleder og/eller skole skrive tilbage til dig. Bemærk: Hvis der ikke står en mailadresse registreret, når du opretter en ny kontakt, bliver notatet alligevel registreret i den unges kontaktbog, så de tilknyttede kontaktpersoner kan se notatet. Ved at vælge Min konto => Kontaktbogen => Oversigt kan du se en kalender: 14

15 Ud fra denne kalender kan du se, at denne person har 1 elev med en eller flere kontakter den pågældende dag, og at dagen har 2 kontakter. Ved at klikke på datoen vises den/de elever, som kontakterne omhandler. Som udgangspunkt er din mail aktiveret og du vil modtage en mail, hver gang der skrives i kontaktbogen vedr. en tilmelding, som du er kontaktperson på. Ønsker du ikke at modtage notater via mail, kan den deaktiveres. Dette gør du ved at vælge Min konto => Opsætning og så herefter fjerne fluebenet i kassen Acceptér mails. På denne side kan du også ændre dine personlige oplysninger, samt dit password. Se nedenstående: 15

16 Du kan også indtaste en signatur i billedet i nederste højre hjørne. Hvis der er flueben i den lille checkbox nedenunder, bliver signaturen anvendt på de mails, som bliver sendt fra din konto i programmet. Gem altid ændringer ved at trykke på det grønne flueben under den kasse, som du har rettet i. 7) Hvordan oprettes fravær? Hvis en elev ikke er mødt op på sit brobygnings- eller introduktionskursus, kan grundskolen, vejlederen eller ungdomsuddannelsen oprette fravær i den unges kontaktbog. Start med at udsøge elevens tilmelding søg derfor for at markere Tilmeldinger under Søgning og Visning i din søgeformular. Når du får tilmeldingerne frem på skærmen sætter du flueben udfor de elever, som skal have registreret et fravær: Herefter vælger du menupunktet Fravær. Du vælger nu typen af fravær samt dato og trykker på det blå ikon med pilen. Herefter bliver fraværet oprettet og listet i begge unges kontaktbøger. Det er også muligt at oprette fravær for den enkelte elev, ved at klikke på blyanten til højre, ligesom det er muligt at rette i et fravær, hvis man først har tildelt alle samme fraværstype, men ønsker at ændre på en eller flere elever. 16

17 8) Hvordan laver jeg udskrifter udtræk til Excel? Prøv eksempelvis at søge et hold ud. Ved at klikke på ikonet Vis tilmeldte elever i højre side af skærmen, kan du se en oversigt over de elever, som er tilmeldt det pågældende hold. Udvælg de elever du vil have med på din udskrift, ved flueben i checkboksene. Herefter trykker du på Eksporter, hvorefter du kan udskrive listen eller gemme den. Du kan vælge at gemme listen i formatet Xls, hvorved du kan åbne udskriften i Excel. 9) Hvordan opretter jeg en ny skabelon (hold)? For at oprette et nyt hold skal du vælge menupunktet Min konto og herefter holdskabeloner. En skabelon kan være synlig for koordinator og kan dermed anvendes til oprettelse af hold. Hvis skabelonen er synlig, er den markeret med et grønt flueben helt ude til venstre for skabelonen. Er den ikke gjort synlig for koordinator, er den markeret med et orange kryds. Skabelonen kan gøres synlig ved at trykke på det orange kryds. Du vil herefter blive spurgt, om du vil godkende rettelsen, før den træder i kraft. Se næste side: 17

18 Skabelon-ID er unikt for skabelonen og vises ligeledes for koordinator, derved er kommunikationen lettere. Ovenstående viser en oversigt over de holdskabeloner, som I har oprettet på jeres institution. Via ikonerne i højre side kan du se/rette, kopiere og slette skabelonen. Skabelonen kan godt slettes, selvom den er i anvendelse herefter vil den så komme til at ligge under slettede holdskabeloner m. hold og kan gendannes herfra. Når en skabelon er i brug, er der felter, som ikke kan rettes, med mindre der af koordinator gives ekstraordinær tilladelse hertil, idet rettelse vil få indflydelse på alle hold som er baseret på skabelonen. Du kan kopiere en skabelon, som allerede findes i oversigten. På den måde behøver du ikke at oprette en skabelon helt fra bunden, men blot rette i den kopi du laver af en eksisterende skabelon. Ved tilladelse til redigering, hvis skabelonen er i anvendelse. Som standard er dette ikke tilladt, men koordinator kan give denne tilladelse. Hvis Ja kan sted, indhold og formål redigeres. NB! Opdater ændringer på skærmen v. tryk på F5 ( Internet Explorer ) Læg mærke til, at når du opretter en skabelon, er opsætningen af skabelonen bygget op omkring faneblade. På det første faneblad kan du se id et, antal hold skabelonen er anvendt på, og om det er tilladt at rette i skabelonen, hvis den allerede er i anvendelse: 18

19 NB! Opdater ændringer på skærmen v. tryk på F5 ( Internet Explorer ) Det næste faneblad Skabelon viser nedenstående: Under kursustype skal du vælge, hvorvidt der er tale om et brobygnings- eller introduktionskursus. Vælg også, hvem der som udgangspunkt er ansvarlig for holdet. Vær opmærksom på, at den valgte person kan ændres på de enkelte hold uafhængig af skabelonen. Den ansvarlige for holdet er den, der administrerer holdet, som sørger for oprettelse af holdet. Ydermere skal du huske at angive minimum og maksimum antal af tilladte tilmeldinger på dette hold, samt hvilket klassetrin holdet gør sig gældende for. Angiv herefter, hvor afholdelsen finder sted. 19

20 Indtast også yderligere information om holdet, hvis dette er nødvendigt.. Se nedenstående: Læg mærke til, at du altid kan gemme skabelonen og få den vist vha. ikonet øverst på siden. Indtast dernæst formål: 20

21 Indtast dernæst indhold: Fanebladet vises kun hvis skabelonen er i anvendelse. Herfra kan der tilføjes flere uger til skabelonen. Definer perioden og gem på det grønne flueben. 21

22 Når du er tilfreds med skabelonen trykker du på det grønne ikon for at gemme. BEMÆRK: Når skabelonen er gemt, kan man i oversigten se, om skabelonen er aktiveret. En ny skabelon aktiveres ikke automatisk. Den skal gøres aktiv før koordinator kan se og anvende skabelonen til oprettelse af hold. NB! Opdater ændringer på skærmen v. tryk på F5 ( Internet Explorer ) Hvis en skabelon ikke er synlig, betyder det, at koordinator ikke kan oprette nye hold på skabelonen, mens det ikke har indflydelse på allerede oprettede hold, der anvender skabelonen. Er skabelonen synlig, kan koordinator oprette hold på basis af denne. Holdet skal dog godkendes af koordinator førend det bliver tilgængeligt for elever, forældre, vejledere og grundskoler på Som noget nyt, kan slettede holdskabeloner med hold tilknyttet gendannes. Dette gøres under menupunktet Min konto => Slettede holdskabeloner m. hold. Herefter vælges ikonet gendan udfor den skabelon, som skal oprettes igen herefter kommer skabelonen til at ligge under Min konto => Holdskabeloner. Skabeloner uden hold tilknyttet, kan ikke gendannes, når de først er slettet. 22

23 10) Filter for visning af hold og tilmeldinger: Som udgangspunkt vil en søgning blive filtreret ud fra de valgte kriterier. Hermed menes at et felt skal være valgt for at være del af filtret. Er ingen felter valgt, vises samtlige hold eller tilmeldinger for samarbejdet, herunder også afviklede hold og deres tilmeldinger. Vælges eksempelvis fagtypen brobygning og startdato fra til , vises kun brobygningshold for denne periode. Ved yderligere valg indsnævres søgningen. Jo mere søgning indsnævres, jo hurtigere foretages søgningen. Herunder en kort beskrivelse af de enkelte felter og deres indflydelse på søgningen. Startdato fra/til Felterne kan stå tomme og der filtreres ikke på startdatoen for den givne søgning. Alternativt vises kun hold der har en startdato inden for perioden. Begge dage inklusiv. Fagtype Begrænser visningen til en bestemt fagtype. Retning Hvis ingen er valgt, er feltet ikke del i søgekriteriet og alle retninger vil blive vist. Resultatet vil være det samme hvis alle retninger er valgt. Ungdomsuddannelse Ved login som bruger for en ungdomsuddannelse, er det kun hold og tilmeldinger for den valgte ungdomsuddannelse der vil blive vist. Holdansvarlig Ved login som bruger for en ungdomsuddannelse, er listen begrænset til ansvarlige for institutionen. Ved brugere på ungdomsuddannelsen vises kun hold og tilmeldinger, hvor den valgte er holdansvarlig. Vejleder Her filtreres på de tilmeldte elevers vejleder. Hvis et hold har mindst én elev med den pågældende vejleder, vil tilmeldingerne blive vist. Grundskole Ved login som bruger for en grundskole, er feltet låst til den pågældende skole. Hvis et hold har mindst én elev fra den pågældende skole, vil tilmeldingerne blive vist. Klasse 23

24 Feltet relaterer sig til de tilmeldte elevers klasse. Hvis mindst én elev er fra den pågældende klasse, vil holdet blive vist. Klassetrin Feltet relaterer sig til de tilmeldte elevers klassetrin. Hvis mindst én elev er fra det pågældende klassetrin, vil holdet blive vist. Nøgleord Feltet relaterer sig til holdets navn og holdkode. Hvis der ønskes søgt på holdkoden, skal øvrige felter ikke være udfyldt, da disse kriterier også er del af søgningen. Hvis det indtastede ord er indeholdt i et holds navn, vil holdet blive vist. Cpr nummer Feltet relaterer sig til de tilmeldte elevers cpr-numre. Vær opmærksom på at øvrige kriterier også er del af søgekriterierne. Visning Som udgangspunkt vises listen med side inddeling. Det betyder at det ikke er muligt at markere alle de valgte i en arbejdsgang, eksempelvis til eksport. Her er det muligt at slå side inddeling fra. God fornøjelse! Venlig hilsen UVdata 24