XMAS til Windows Side 1 KW PLAN

Transkript

1 XMAS til Windows Side 1 Indholdsfortegnelse 1 Installation af XMAS Indledning Generelt om indtastning i XMAS Valg af menupunkter eller funktions-knapper Valgbokse Sletning af linier Fortryd indtastning XMAS s tabeller Skovparts- / Medlemstabellen Kvalitetstabellen Palletabellen Ændring af kolonnebredder Skjule kolonner Skovpart eller Medlemmer Inddatering i XMAS Prognose-inddatering Afdeling og litra Øvrige prognosedata Produktions-inddatering Dato Kg/bundt Transport-inddatering Afgangs-inddatering Leveringsplan-inddatering Rapporter Design af rapport Vis eller udelad variable Gem kolonne layout Delsummer Gentag sidste rapport Filtrering af rapport Produktionstype Sortering af rapport Udskrift af rapport Zoom Overførsel af rapport til andet program...21

2 Side 2 XMAS til Windows 5 Sammenkøring af data Send data Flet datafiler Flet andre datafiler med egne data Import af data Import fra Rye Nørskovs DATASTANG Datatransport fra håndterminal til XmasTAX Import af data til XMAS s prognose Sidst revideret

3 XMAS til Windows Side 3 1 Installation af XMAS XMAS installeres på PC-en ved at indsætte disketten mærket Disk 1 i A- drevet, og starte installationsprogrammet SETUP.EXE der ligger på disketten. Følg derefter installationsprogrammets anvisninger. I Windows 3.1 startes SETUP fra Programstyringen eller fra Filhåndteringen: Vælg menupunkt Filer, Kør..., skriv A:SETUP i kommandolinien og tryk OK. I Windows 95 startes SETUP ved at trykke på Start-knappen, vælge Kør og skrive A:SETUP. Tryk Enter eller klik her når installationsprogrammet viser dette billede Medmindre andet vælges under installationen, vil installationsprogrammet oprette et bibliotek med navn KWPLAN\WINXMAS på harddiskens C- drev, og kopiere programfiler og datafiler til dette bibliotek. Desuden oprettes en programgruppe med navn XMAS, og der oprettes en ikon som henviser til XMAS. Programmet kan herefter startes ved at dobbeltklikke på ikonen.

4 Side 4 XMAS til Windows 2 Indledning XMAS er et produktions og lagerstyringsystem, som er udviklet specielt til pyntegrønt- og juletræsproduktion. Systemet kan håndtere data for mange distrikter og år. Data kan indtastes og udskrives samtidig af flere brugere via netværk. Skal data samles fra flere brugere uden permanent netværksforbindelse, kan dette ske ved filoverførsel via modem eller disketter. XMAS er udformet så indtastningen af data kan udføres med mindst mulig arbejdsindsats foran skærmen. XMAS er baseret på fem typer indberetninger, som foretages løbende op til og i løbet af sæsonen. Skærmbillederne til disse indberetninger passer sammen med skema-systemet fra skovf. Claus Thomsen, CompacTree. Det anbefales derfor at anvende dette skemasystem til indsamling af oplysningerne i skoven. Klippekort, Udkørselskort og Læsseplaner samles dagligt fra skovarbejdere og traktorførere, og tjener som forlæg ved indtastningen på kontoret. Prognose-indberetning: Før sæsonens start gennemgås alle bevoksninger, og den potentielle produktion vurderes ved skøn eller takstion. Følgende data kan indberettes: Distrikt, skovpart, afdeling, litra, træart, alder, kvalitet, gennemsnitshøjde, enhedspris, etiketter, egenskaber og mængde. Produktions-indberetning: Produktionen af bundtede/skovede varer indberettes dagligt i sæsonen med følgende data: Distrikt, skovpart, dato, afdeling, litra, træart, kvalitet, mængde, akkord-sats, timer, medarbejder, etiketter og egenskaber. Produktions-indberetningen baseres på de indsamlede KLIPPEKORT fra skovarbejderne. Transport-indberetning: Den interne transport af træer og grønt fra skoven til centrale lagerpladser indberettes dagligt med flg. data: Distrikt, skovpart, dato, afdeling, litra, træart, kvalitet, mængde, lagerplads og pallekode. Transport-indberetningen baseres på UDKØRSELSKORT fra traktorføreren. Afgangs-indberetning: Afgangen af træer og grønt fra de centrale lagerpladser til de enkelte kunder indberettes med følgende data: Distrikt, skovpart, dato, pallekode, træart, kvalitet, mængde, lagerplads, kunde, pris, hængernr., etiketter og egenskaber. Afgangs-indberetningen baseres på LÆSSEPLANEN. Leveringsplan: Alle aftalte leverancer indtastes her med leveringsdato, ordrenr, subordre, kunde, træart, kvalitet og mængde. Det er ikke nødvendigt at indberette alle de nævnte data, men jo flere data der oplyses, jo mere detaljerede analyser kan der udføres. På grundlag af de nævnte indberetninger, kan der udskrives diverse rapporter med sammendrag og analyser. Disse udskrifter baseres på otte grund-rapporter, som v.h.a. filtrering, indsættelse af delsummer og udeladelse af variable kan varieres i meget høj grad.

5 XMAS til Windows Side 5 De otte grund-rapporter er: Prognose-rapport: Oversigt over produktionen i den enkelte bevoksning sammenholdt med prognosen, og med opgørelse af eventuelle differencer. Prognose-rapporter kan bruges til budgettering og indgåelse af handels-aftaler. Hvis der for juletræer er oplyst styk-priser og gennemsnitshøjder for forskellige højdeklasser, beregnes gennemsnitshøjde og -pris for hvert parti. I sæsonen bruges prognoseopgørelsen til vurdering af produktions-muligheder og efter sæsonen til evaluering af udbyttet i de enkelte bevoksninger. Produktions-rapport: Oversigt over produktionen i de enkelte bevoksninger fordelt til medarbejder, kvalitet og dato. Hvis akkord-sats og timer er oplyst, beregnes lønbeløb og præstation. Produktionsrapporten tjener bl.a. som grundlag for lønafregning til medarbejderne og til produktions-statistik for den enkelte bevoksning. Skovlager-rapport: Sammenfatter produktion og transport til en status over bundtede/skovede varer, der endnu ikke er transporteret fra bevoksningerne til lagerplads. En skovlager-status kan direkte anvendes som køre-seddel til traktor-førereren. Samtidig sikrer den, at ingen træer eller bundter af klippegrønt glemmes i skoven. Lager-rapport: Sammenfatter transport og afgang til en opgørelse af hvilke varer, der er kørt til lagerplads, men endnu ikke afgået til kunden. Lager-beholdningen viser de umiddelbare leveringsmuligheder. Kundeoversigt-rapport: Oversigt over den afgåede mængde fordelt til kunde, dato, lagerplads, skovpart og kvalitet. Kunde-oversigten bruges til opfølgning på handels-aftaler. Den giver desuden et aktuelt overblik over de opnåede priser fordelt til kvaliteter. Endelig kan den ved reklamationer bruges til at spore et parti tilbage til afgangs-tidspunkt og bevoksning. Lager + Skovlager-rapport: Alle de producerede mængder som endnu ligger enten i skoven eller på lagerpladser, opgøres samlet i én rapport. Derved fås et hurtigt overblik over hvilke mængder, der kan leveres med kort frist. Hermed opnåes en bedre kunde-service. Produktion - Afgang-rapport: Viser kolonner med produktion og afgang samt forskellen mellem disse. Det er derfor muligt helt at undlade inddatering i Transport-vinduet, hvis man ikke benytter sig af egentlige lagerpladser, men istedet læsser på lastbil direkte ved bevoksninger. Leveringsplan-rapport: Viser de aftalte leverancer ordnet som en kalender, hvor de allerede leverede mængder (fra Afgangsindberetningen) er modregnet. Giver et godt overblik over hvor langt man er nået i sæsonen, og hvilke produkter der skal være klar på hvilke tidspunkter.

6 Side 6 XMAS til Windows 2.1 Generelt om indtastning i XMAS En række indtastnings-funktioner er fælles for de forskellige skærmbilleder (vinduer) i XMAS. Ved indtastningen kan man flytte fokus rundt i skærmbilledet vha. mus eller tastatur. Det vil dog som regel være hurtigst at bruge tastaturet, og det er tilstræbt at indtastning kan foretages med så få tast-tryk som muligt. F.eks. vil tryk på retur-tasten efter indtastning af data i ét felt bringe fokus videre til næste felt. Hvis der allerede er data i det felt der kommer i fokus, vil disse data markeres og derfor automatisk overskrives ved ny indtastning. Tryk på retur efter indtastning i det sidste felt i en linie bringer fokus til første felt i følgende linie. Når sidste linie forlades, kopieres dennes indhold samtidig til den nye linie. Det sker for at man kan spare indtastningen i de felter hvor den nye linie skal have samme indhold som foregående. De data der indtastes i XMAS bliver hele tiden gemt automatisk på maskinens harddisk. Det sker f.eks. hver gang fokus flyttes til en ny linie. Brugeren behøver derfor ikke selv sørge for at gemme data Valg af menupunkter eller funktions-knapper Sker ved klik med musen, eller vha. genvejstaster (Alt-tast + det understregede bogstav). F.eks. åbnes produktionsinddaterings-vinduet ved at holde Alt-tasten nede og trykke på I og D (menu-valg Inddatering, Produktion). Tilsvarende flyttes fokus til distriktsfeltet ved at trykke Alt + D Valgbokse Valgbokse bruges en række steder i programmet, hvor der skal vælges mellem forskellige muligheder, f.eks. valg af distrikt eller kvalitet. En valgboks er et særligt inddateringsfelt med en knap i højre side. Hvis man klikker på valgboksens pil-knap med musen, eller taster Alt+pilned når valgboksen er i fokus, vil man få en liste med de tilgængelige valgmuligheder. Den ønskede tekst kan vælges ved at klikke på den med musen eller flytte fokus til den vha. pil-tasterne og trykke retur. Det hurtigste vil dog som regel være at skrive starten på den tekst der skal vælges. Såsnart man har skrevet så mange tegn at det entydigt udvælger den rigtige af de eksisterende muligheder, vil programmet selv udfylde resten. I eksemplet ovenfor er det således nok at taste s efterfulgt af retur for at vælge kvalitet sekunda.

7 XMAS til Windows Side 7 Valgbokse bruges for at gøre indtastningen så let og hurtig som muligt, og for at undgå fejl i data som følge af forskellig stavemåde. Se endv. nedenfor under XMAS s tabeller Sletning af linier Sletning af en enkelt linie i et af XMAS s inddateringsvinduer kan ske ved at placere markøren i pågældende linie og trykke Crtl + minus (hold Crtltasten nede og tryk på minus-tasten). Derved slettes den aktive linie. Alle XMAS s inddateringsvinduer har til venstre for hver linie en vælgerknap (se figuren ovenfor). Vælgerknappen viser med en sort pil eller et blyant-symbol hvilken linie der er aktiv. Ved at klikke på vælgerknappen med venstre musetast markeres linien, og hvis musetasten holdes nede, kan flere linier markeres på en gang ved at trække markøren hen over linierne. (Markerede linier fremstår med hvid tekst på sort baggrund). Den eller de markerede linier kan slettes ved at trykke på Delete. BEMÆRK: Den sidste linie i Prognose-, Produktions-, Transport- eller Afgangs-vinduet slettes ved at gøre som ovenfor beskrevet OG dernæst trykke på Esc-tasten Fortryd indtastning Indtastning i et felt kan fortrydes med ét tryk på Esc-tasten. Indtastning i en linie fortrydes med 2 tryk på Esc. Når en linie forlades, gemmes indholdet på harddisken, og indtastningen kan ikke længere fortrydes. (Indholdet af feltet eller linien kan dog altid ændres ved at indtaste på ny). 2.2 XMAS s tabeller De træarter, kvaliteter osv. som kan vælges under indtastningen via valgbokse (se ovenfor), er gemt i forskellige tabeller. XMAS har flg. tabeller, hvis indhold kan ses og rettes via menuen: Tabeller: Distrikter Skovparter / Medlemmer Træarter Kvaliteter Medarbejdere Lagerpladser Kunder Paller Det er ikke nødvendigt at udfylde tabellerne på forhånd. Nye værdier kan tilføjes efterhånden som der bliver brug for dem under inddateringen af Prognose, Produktion, Transport eller Afgang. Det gøres blot ved at indtaste den nye betegnelse i det felt hvor den skal bruges, hvorefter man bliver spurgt om den nye betegnelse skal tilføjes i den pågældende tabel. Hvis f.eks. en kvalitetsbetegnelse er stavet forkert, rettes den ved at åbne kvalitetstabellen via menuvalget Tabeller, Kvaliteter og rette fejlen her. Derefter vil den nye stavemåde vises alle steder hvor pågældende kvalitet er anvendt.

8 Side 8 XMAS til Windows En kvalitetsbetegnelse eller lignende som er brugt i et af de fire inddaterings-vinduer, kan ikke slettes fra tabellen. Ubrugte betegnelser kan slettes som beskrevet i afsnittet Sletning af linier Skovparts- / Medlemstabellen I denne tabel kan skovparts-navne redigeres. Hvis XMAS skal håndtere data for medlemmer af en Skovdyrkerforening, bruges den samme tabel til redigering af medlems-navne og -numre. Der kan være flere medlemmer med samme navn, men et givet medlems-nummer kan ikke forekomme flere gange i tabellen. Skovparter eller medlemmer er knyttet til et bestemt distrikt. Kun skovparter knyttet til det valgte distrikt vises i tabellen. Tilsvarende gælder ved inddatering af data, at kun de skovparter eller medlemmer, som er oprettet under det valgte distrikt, vil vises i Skovparts-/medlems-feltets valgboks.

9 XMAS til Windows Side Kvalitetstabellen Specielt for kvaliteterne gælder, at de er knyttet til produktionstypen. Det betyder at kun de kvalitetsbetegnelser, som er relevante for juletræer, vises i kvalitetsfeltets valgboks når der indtastes data for juletræer. I kvalitetstabellen er det muligt at angive et varenummer samt en enhedspris for hver kvalitetsbetegnelse. Varenummeret bruges som reference til et evt. økonomisystem. Priserne bruges til budget-beregning på basis af prognoseindberetningerne. Ved udskrift af en prognose-rapport, vil enhedspriser fra kvalitetstabellen blive indsat i de linier, hvor der ikke i prognoseindberetningen er angivet en enhedspris. Ønskes der ikke indsat generelle enhedspriser i prognose-rapporten, angives der ingen enhedspris i kvalitetstabellen. For produktionstypen pyntegrønt kan der ydermere anføres en standard bundtstørrelse i kg/bundt. Såfremt dette felt i kvalitetstabellen er udfyldt, vil feltet kg/bundt i et inddateringsvindue automatisk blive udfyldt ved valg af kvalitet Palletabellen Palletabellen bruges i forbindelse med transport af træer og grønt på paller. Hér oprettes pallerne med et ønsket navn eller løbenummer. Bemærk, at en afsendt palle ikke kan genbruges. Hvis den fysiske palle derfor efter afsendelse af indholdet stadig findes på pladsen skal den omnummereres og have et nyt løbenummer, da den ellers vil figurere som havende det afsendte indhold. 2.3 Ændring af kolonnebredder Bredden på de enkelte kolonner i de 5 inddateringsvinduer kan ændres ved med musen at "trække" i højre side af kolonne-overskriften. Derved kan inddateringsvinduerne tilpasses den enkelte brugers ønsker. Hvis der er ændret på en eller flere kolonnebredder, vil man ved lukning af vinduet blive spurgt om de ændrede kolonnebredder skal gemmes. Svares der ja, vil vinduet dukke op med de brugerdefinerede kolonnebredder næste gang det åbnes.

10 Side 10 XMAS til Windows Skjule kolonner Kolonner som man ikke ønsker at anvende, kan med fordel skjules. Det gøres ved, at "trække" den højre side overskriften mod venstre, indtil kolonnen forsvinder helt. Kolonner som er skjult på denne måde, vil heller ikke vises næste gang vinduet åbnes, såfremt man har svaret ja til at gemme kolonnebredderne ved lukning af vinduet. Ønsker man senere at bruge en skjult kolonne, bringes den lettest frem ved at gendanne XMAS's standard kolonne-bredder. Det gøres ved at vælge menupunkt Indstillinger, Inddatering og trykke på Knappen Gendan standard kolonner Skovpart eller Medlemmer Afhængig af om XMAS anvendes af et skovdistrikt eller en skovdyrkerforening, kan programmet indstilles til at vise enten skovpart eller medlemsnavn og -nr. Indstillingen ændres i dialogboxen "Kolonne opsætning", som åbnes ved at vælge menupunkt Indstillinger, Inddatering. Indstillingen gælder både inddateringsvinduer og rapporter.

11 XMAS til Windows Side 11 3 Inddatering i XMAS Inddateringen i XMAS sker i fem forskellige vinduer, som vælges via menupunkt Inddatering: Prognose Produktion Transport Afgang Leveringsplan Fælles for inddateringsvinduerne er, at øverst i vinduet vælges årstal, distrikt (evt. skovpart) og produktionstype (juletræer eller pyntegrønt). Herefter vil de data som indtastes i vinduets nederste del være knyttet til det valgte årstal, distrikt og produktionstype. Data for andre år, distrikter osv. vises ikke. Når XMAS startes første gang, skal der oprettes et distriktsnavn. Det gøres ved at åbne ét af de fire inddateringsvinduer, og i feltet Distrikt skrive det ønskede distriktsnavn. Herefter kan inddateringen påbegyndes. Det er obligatorisk at angive distriktsnavn, hvorimod skovparter kan undlades. Såfremt der benyttes skovparter, vil data i den nederste del af vinduet omfatte alle skovparter for det valgte distrikt, sålænge der ikke er valgt en skovpart i vinduets øverste del (feltet Skovpart er tomt, se ovenfor). Når der vælges en skovpart her, vil data i vinduets nederste del kun omfatte den valgte skovpart. 3.1 Prognose-inddatering Vinduet til prognose-inddatering er vist ovenfor. I prognose-vinduet indtastes den forventede produktion i den enkelte bevoksning som antal træer eller kg klippegrønt fordelt til kvaliteter. Prognosen tjener som grundlag for budgettering og indgåelse af salgsaftaler.

12 Side 12 XMAS til Windows Prognose-vinduets nederste del består af to ruder: Til venstre vises skovpart (hvis skovparter benyttes), afdeling og litra. Til højre indtastes de egentlige prognose-data. De to ruder er knyttet sammen, så den højre rude viser prognose-data for den bevoksning som er i fokus i venstre rude. I figuren ovenfor er det afd. 57 c som er i fokus (se den sorte pil i vælgerknappen til venstre for linien) Afdeling og litra I feltet Afdeling indtastes afdelingsnummer (samt evt. subafdeling) og litra. Afdeling og subafdeling er heltal adskilt af punktum (kan også indtastes som komma). Litra kan bestå af 1 eller 2 bogstaver. Det er også muligt at angive afdelingsnummer uden litra. Såfremt skoven ikke er inddelt i afdelinger, kan feltet istedet udfyldes med stednavne. Bemærk: I Prognose-vinduet kan samme afdeling/litra kun forekomme én gang for et givet distrikt Øvrige prognosedata De egentlige prognosedata indtastes i prognose-vinduets højre rude. De primære inddata er træart, kvalitet og mængde. Mængden anføres for juletræer som antal og for pyntegrønt som kg. Etiketter kan anføres hvis der f.eks. er tale om kundemærkede træer, hvor mærkerne afviger fra standard. Egenskaber kan anføres hvis der f.eks. er tale om træer der er formnippede, hvor rodenden skal spidses eller lignende. Når det gælder juletræer som sælges på rod inden sæsonen, kan data i prognose-vinduet suppleres med de aftalte priser og målte gennemsnitshøjder pr. kvalitets- og højdeklasse. Derved kan træernes gennemsnitshøjde- og pris beregnes for den enkelte kultur. Oplysninger om gennemsnitshøjder fordelt til kvalitets- og højdeklasser kan evt. importeres fra Rye Nørskovs Datastang ; se afsnittet om import af data. 3.2 Produktions-inddatering I Produktionsvinduet indtastes dagligt de faktisk skovede/klippede mængder fordelt til dato, bevoksning, art, kvalitet og medarbejder Dato Her indtastes produktions-datoen. Datoer indtastes lettest fra tal-tastaturet som <dag>,<månded>,<år> eller blot <dag>,<måned>. Hvis året undlades, indsættes automatisk det aktuelle årstal fra PC-ens system-dato Kg/bundt Feltet vises kun ved produktionstype pyntegrønt. Feltet udfyldes automatisk ved valg af kvalitet, såfremt der for den valgte kvalitet er anført en standard værdi i kvalitets-tabellen. Den foreslåede standard bundtvægt i den enkelte linie kan ændres uden at værdien i kvalitetstabellen påvirkes. Hvis Kg/bundt er udfyldt, beregnes mængden i kg når feltet Bundter udfyldes eller vise versa.

13 XMAS til Windows Side Transport-inddatering Her indtastes dagligt mængderne af skovede/bundtede varer som er kørt ud fra bevoksningerne til de centrale lagerpladser. Hér kan varerne palleteres og flyttes til en central lagerplads, ligesom pallen kan tildeles et ordrenummer ud fra de i Leveringsplanen planlagte ordrer/leverancer. Hvis en palle allerede er tildelt en lagerplads eller et ordrenummer, vil disse automatisk indsættes næste gang, der fyldes varer på pallen. Ligeledes flyttes alle varer på en palle, hvis pallen flyttes til en anden lagerplads. Ordrenummeret gælder ligeledes alle varer på en palle, og ændres for alle varer på pallen på én gang.

14 Side 14 XMAS til Windows 3.4 Afgangs-inddatering Her indtastes de mængder af træer og grønt som læsses på lastbil og afgår til kunden fra de centrale lagerpladser. Der kan tillige tilføjes et hængernummer til identifikation af den læssede hænger eller container. 3.5 Leveringsplan-inddatering Her indtastes alle de leverancer som man har indgået aftale med kunder om at levere til bestemte tidspunkter. Vinduet til inddatering af Leveringsplan adskiller sig fra de øvrige inddateringsvinduer ved at data for juletræer og pyntegrønt vises på samme tid. Derved får man et samlet overblik over hvilke produkter der skal være klar til hvilke tider. Hér kan også tilføjes et ordrenummer som reference til et eventuelt økonomisystem, hvis dette ønskes. Ordrenummeret kan ved transport hænges op på en hel palle, således at alle varer på pallen tilknyttes ordren og dermed også kunden.

15 XMAS til Windows Side 15 4 Rapporter Der kan udskrives 8 forskellige typer rapporter: Prognose-rapport: Sammenholder prognose og produktion i de enkelte bevoksninger. Omfatter flg. variable: Afdeling/litra, træart, kvalitet, gns. højde, enhedspris, pris ialt (= prognose * enhedspris), prognose, produktion og rest (= prognose - produktion). Produktions-rapport: Oversigt over produktionen i de enkelte bevoksninger. Omfatter flg. variable: Medarbejder, dato, afdeling/litra, træart, kvalitet, mængde, akkord-sats, beløb (=mængde * sats), timer og præstation (=mængde / timer). Skovlager-rapport: Sammenfatter produktion og transport til en status over bundtede/skovede varer, der endnu ikke er transporteret fra bevoksningerne til lagerplads. Omfatter: Afdeling/litra, dato, træart, kvalitet, produceret mængde, udkørt mængde og mængden som resterer i skoven (lager). Lager-rapport: Sammenfatter transport og afgang til en opgørelse af hvilke varer, der er kørt til lagerplads, men endnu ikke afgået til kunden. Omfatter: Lagerplads, dato, træart, kvalitet, indgået-, udgået- og resterende mængde. Kundeoversigt-rapport: Oversigt over de mængder som er afgået til kunder fra lagerpladserne. Omfatter: Kunde, dato, lagerplads, træart, kvalitet, mængde, enhedspris og pris ialt. Lager + Skovlager-rapport: Alle de producerede mængder som endnu ligger enten i skoven eller på lagerpladser, opgjort samlet i én rapport. Omfatter: Placering (=lagerplads eller afdeling/litra), træart, kvalitet, og mængde. Produktion - Afgang-rapport: Sammenholder produktion og afgang til en status over bundtede/skovede varer, som endnu ikke er afgået til kunden. Bruges i stedet for Lager- og Skovlager-rapporterne, hvis man ikke benytter egentlige lagerpladser og derfor heller ikke indberetter i Transportvinduet. Omfatter: Afdeling/litra, dato, træart, kvalitet, produceret mængde (tilgang), afgang og mængden som resterer i skoven (lager). Leveringsplan-rapport: Viser kalenderen med de aftalte leverancer til hver kunde. I modsætning til de øvrige rapporter, vises leveringsplanen for juletræer og pyntegrønt i en og samme rapport. Dermed fås et samlet overblik over hvilke produkter der skal være klar til hvilke tidspunkter. Rapporten sammenholder de aftalte mængder med de mængder der er afgået og beregner evt. manglende mængder.

16 Side 16 XMAS til Windows 4.1 Design af rapport Den ønskede rapport-type vælges i menuen Rapporter. Derpå ses nedenstående skærmbillede, som bruges til at designe rapporten efter brugerens ønsker. Klik her for at udelade medarbejder af rapport Klik her for at indsætte delsum for kvalitet Vis eller udelad variable I design-vinduets øverste venstre rude, vælges hvilke variable (kolonner) der skal vises i rapporten. Variable kan udelades af rapporten ved at fjerne afkrydsningen med et muse-klik. Når en eller flere variable udelades af en rapport, vil alle linier som er ens pånær de udeladte variable blive slået sammen til én linie i rapporten, idet mængderne fra de indgående linier summeres. Udeladelse af variable bruges altså når data skal vises som sammendrag, eller hvis nogle kolonner ikke bruges. Selvom indholdet af skovpart og medlem er identisk (jfr. afsnittet Skovpartsmedlemstabellen), optræder begge i ruden Vis kolonner. Er Skovpart afkrydset her, vises skovparts-/medlemsnavn alene som overskrift. Hvis medlem er afkrydset, vises skovparts-/medlemsnavn i en kolonne, dvs. i hver linie Gem kolonne layout Det aktuelle kolonne layout (dvs. hvilke variable der vises i rapporten) kan gemmes, så de samme variable vil være afkrydset næste gang layout vinduet åbnes. Det gøres ved at klikke på knappen Gem kolonne layout. Kolonne layout kan gemmes for hver af de otte rapport-typer.

17 XMAS til Windows Side Delsummer Der kan indsættes en eller flere delsummer (subtotaler) i rapporten. Det gøres ved at klikke i designvinduets nederste venstre rude på den eller de variable, der ønskes delsummer for. Rækkefølgen af de viste delsummer er vigtig, idet de samtidig medfører en gruppering af data. Den først valgte variabel giver den overordnede gruppe, og de følgende vil være et niveau lavere. Herunder ses to eksempler på udskrift af en produktions-rapport med de samme data og delsummer for de samme variable, men i forskellig rækkefølge: Viste delsummer: Afdeling Kvalitet Disse delsummer resulterer i nedenstående rapport:

18 Side 18 XMAS til Windows Viste delsummer: Kvalitet Afdeling Hvorimod rapporten ser således ud med den omvendte rækkefølge af delsummerne: Gentag sidste rapport Rapportens layout og det definerede filter gemmes automatisk når den lukkes. Hver af de otte rapport-typer kan derved gentages med samme filtrering, delsummer og kolonneopsætning, men med evt. nye data. Hvis man vil udskrive en rapport med samme layout som sidste gang, klikkes blot på knappen Gentag sidste rapport.

19 XMAS til Windows Side Filtrering af rapport Rapporterne kan begrænses til kun at vise udvalgte dele af data. Det gøres ved at klikke på knappen Filtre, og dernæst i nedenstående skærmbillede definere et filter. Filtrering mht. skovpart, kvalitet, medarbejder, art, lagerplads og kunde defineres ved at klikke med musen på de værdier af pågældende variable, som rapporten skal omfatte. Når der klikkes på en værdi, markeres den med et x, og markeringen kan fjernes ved at klikke på den igen. Hvis der ikke foretages nogen markering af f.eks. kvaliteter, vil rapporten omfatte alle kvaliteter. For dato, afdeling, mængde og kode defineres filtret som intervaller. Et interval kan angives med en eller to værdier, som her vist for Dato: Dato Fra Til Rapporten viser data for hele november måned Rapporten viser data til og med 1. december Rapporten viser data fra og med 1. december Produktionstype En rapport gælder enten juletræer eller pyntegrønt (undtagelsen er Leveringsplan-rapporten, som viser begge produktionstyper sammen i én rapport). Medmindre man vælger en anden produktionstype i vinduet Definér filter, vil rapporten gælde den produktionstype, der sidst har været valgt. Hvis data ikke skal filtreres, er det altså ikke nødvendigt at åbne filtervinduet blot for at vælge produktionstype.

20 Side 20 XMAS til Windows 4.3 Sortering af rapport Hvis der ikke indsættes delsummer, vil Prognose-rapporten altid udskrives i afdelings-orden, mens de øvrige rapporter som standard udskrives i datoorden. Sidstnævnte kan dog ændres til afdelings-orden ved at vælge menupunkt Indstillinger, Sortering af rapport og afkrydse Efter afdeling i nedenstående dialog-box. 4.4 Udskrift af rapport Når rapportens layout og filter er defineret, klikkes på knappen Udskriv. Den valgte rapport vises nu på skærmen, og man kan kontrollere om den ser rigtig ud, inden den udskrives til printer. Ved at klikke på rapporten på skærmen, zoomes ud eller ind. Når der er zoomet ud så hele siden vises, kan man bladre mellem siderne i rapporten.

21 XMAS til Windows Side 21 Når en rapport vises på skærmen, fremkommer samtidig en værktøjsbjælke med en række genvejsknapper, som vedrører rapporten. Knapperne har flg. funktioner: Udskriv rapport til printer Luk rapport Printerindstillinger og sideopsætning Zoom Overfør rapport til et andet program som f.eks. Word Overførsel af rapport til andet program Rapporter kan overføres til videre behandling i andre programmer. Det gøres ved at klikke på knappen længst til venstre i værktøjsbjælken, hvorefter flg. dialogbox ses: Her kan man vælge overførsel til enten Excel regneark, til rtf-fil, som kan åbnes med Word eller til en text-fil. Vælges Microsoft Word, fås flg. dialogbox:

22 Side 22 XMAS til Windows Her vælges filnavn og placering for den fil som så skrives til disken. Hvis man sørger for at AutoStart er afkrydset, vil Word automatisk startes og åbne den fil, som netop er afleveret fra XMAS. Dette naturligvis under forudsætning af, at Word er installeret på maskinen. 5 Sammenkøring af data Hvis XMAS benyttes af flere brugere med hver sin separate installation af programmet uden permanent netværksforbindelse, kan data fra alle brugere samles i ét program. Derved kan der løbende skabes et helt aktuelt samlet overblik over pyntegrønt-produktionen. Data sendes fra hver af brugerne ved at vælge menuen Filer, Send data. De aktuelle data skrives derved til en diskette som så kan sendes til distriktskontoret. Alternativt kan datafilen sendes vha. eller anden modemforbindelse. Når disketterne er modtaget på distriktskontoret, kopieres de til harddisken, hvorefter data kan sammenkøres. 5.1 Send data Data sendes fra hver enkelt bruger ved at vælge menupunkt Filer, Send data og dernæst i fil-dialogboksen vælge bibliotek og angive filnavn: I det viste eksempel skrives indholdet af den aktuelle datafil til filen skovp1.xdb på disketten i a-drevet.

23 XMAS til Windows Side Flet datafiler Når flere datafiler skal sammenkøres (flettes) i XMAS, kopieres filerne først til harddisken. Enten kan filerne placeres i samme bibliotek med hver sit navn, eller også kan de have samme navn og placeres i hver sit bibliotek. Det er også muligt at flette data direkte fra disketter, men det vil tage noget længere tid. Inden filerne flettes, skal de fulde fil-navne være angivet i nedenstående dialog-boks, som åbnes ved at vælge menupunkt Indstillinger, Flet-filer: Hvis man sørger for at give filerne de samme navne og anbringe dem i de samme biblioteker hver gang data skal sammenkøres, er det kun nødvendigt at udfylde denne dialogboks én gang. I eksemplet ovenfor er datafilerne fra 3 forskellige skovparter kaldt hhv. skovp1.xdb, skovp2.xdb og skovp3.xdb, og de er alle placeret i biblioteket c:\tmp. VIGTIGT: Hver gang data flettes sammen, tilføjes alle linier fra hver afsender til den datafil som er åben i modtagerens XMAS-program. Modtageren skal derfor normalt SLETTE alle data før datafilerne flettes. Efter fletning kan data ikke adskilles igen. Alle data i den åbne datafil kan slettes ved at vælge menupunkt Filer, Slet data. Derved slettes først alle registreringer af Prognose, Produktion, Transport og Afgang, mens man kan vælge at undlade sletning af tabellerne (træarter, kvaliteter osv.). Når datafilen er tom, vælges menupunkt Filer, Flet datafiler hvorefter programmet gennemløber alle de datafiler, som er angivet i dialogboksen ovenfor, og fletter data sammen. Herefter kan der udskrives de ønskede rapporter, som nu vil vise produktion, salg osv. for distriktet som helhed. Hvis der efter fletning af data viser sig at være inddateringsfejl, bør disse rettes hos den skovpart de stammer fra og ikke i de sammenflettede data. Ellers vil de samme fejl dukke op igen næste gang data flettes.

24 Side 24 XMAS til Windows Flet andre datafiler med egne data I det tilfælde hvor modtageren selv inddaterer oplysninger for en skovpart, er det nødvendigt at skifte mellem to forskellige datafiler: 1. datafil hvori skovpartens egne data indtastes, f.eks. xmasdata.xdb 2. datafil hvori data kan samles fra flere skovparter, f.eks. samlet.xdb Distriktet har f.eks. 4 skovfogeder, som hver især indtaster produktionsoplysninger i XMAS. Skovfogeden på skovpart 4 står for den overordnede koordinering af pyntegrønt-sæsonen, og de 3 andre sender derfor dagligt deres datafiler til ham. Sammenkøringen sker som følger: 1. Datafilerne fra skovpart 1-3 kopieres til harddisken jfr. afsnit Skovpart 4 s egne data sendes til filen samlet.xdb jfr. afsnit Filen samlet.xdb åbnes ved at vælge menupunkt Filer, Åbn datafil 4. Datafilerne flettes ved at vælge menupunkt Filer, Flet datafiler (i dette tilfælde skal man altså IKKE først at slette data) 5. De ønskede rapporter for distriktet som helhed kan udskrives. 6. Datafilen xmasdata.xdb åbnes igen inden der påny indtastes data for skovpart 4.

25 XMAS til Windows Side 25 6 Import af data 6.1 Import fra Rye Nørskovs DATASTANG Taksationsdata fra juletræskulturer, som er takseret med Rye Nørskovs DATASTANG, kan importeres til XMAS s Prognose via modulet XmasTAX. XmasTAX beregner og udskriver sammendrag af taksationsdata. Inddelingen i højdeklasser kan ændres frit, så sammendraget ikke er bundet til den højdeklasse-inddeling der blev defineret inden taksationen i kulturen. Det er de beregnede sammendrag, som kan importeres i XMAS prognose Datatransport fra håndterminal til XmasTAX XmasTAX. skal være installeret i det bibliotek hvor XMAS s datafil er placeret. XmasTAX modtager de rå måledata fra Jultax programmet på Datastangens håndterminal via et CommsLink kabel tilsluttet PC-ens serielle port. Hvis der er mere end én seriel port på PC-en, skal den korrekte port angives som i nedenstående dialogboks, der åbnes via menuen Indstillinger, Kommunikation. Samme sted angives arbejdsbibliotek. Dataoverførsel fra håndterminal udføres således: 1. Tilslut håndterminalen til PC-en vha. CommsLink kablet. 2. Start XmasTAX og vælg menupunktet "Import" og derefter "Import fra Datastang". Tast OK i den dialogboks der vises, inden der fortsættes med næste punkt. 3. Tænd håndterminalen, start programmet Jultax og vælg Data transport 4. Håndterminalens display viser nu Vælg objekt dvs. bevoksning. Der kan bladres mellem forskellige bevoksninger med tryk på eller. Overførsel af den viste bevoksning startes med tryk på EXE. Når overførsel af data for en bevoksning er gennemført giver håndterminalen et lydsignal. 5. Hvis flere bevoksninger skal overføres gentages punkt 4 for hver bevoksning.

26 Side 26 XMAS til Windows 6. Når alle de ønskede data er overført, tastes CLEAR på håndterminalen. Vent indtil Jultax-menuen vises på håndterminalen (der kan gå mellem 10 og 20 sek). 7. Tast OK i den dialogboks der vises i XmasTAX. 8. Sluk håndterminalen og tag CommsLink kablet ud af håndterminalen. Data er nu overført til XmasTAX, hvor de kan gennemses på skærmen og udskrives. Nye sammendrag kan evt. beregnes efter ændrede højdeklasser Import af data til XMAS s prognose Når data er overført til XmasTax som beskrevet i afsnit 6.1.1, kan det beregnede sammendrag importeres i XMAS s Prognose. Det gøres ved at vælge menupunkt Filer, Import fra Datastang. Hvis der importeres data for en given bevoksning, som allerede har prognose-data, spørges der om de eksisterende prognosedata skal slettes. Man kan således vælge enten at erstatte eller supplere en eksisterende prognose.

27