1. benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data... 90

Transkript

1 INDHOLD Udviklingsplan for Allerød Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Assens Kommune OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data Fælles drift OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for ballerup Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Esbjerg Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Leverandørbinding Udviklingsplan for Faaborg-Midtfyn Kommune Resumé benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Fredericia Kommune... 83

2 1. benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Gladsaxe Kommune... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 1. benchmark analysen... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 2. OGF princip 1 om geodata i kommunen... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 3. OGF princip 2 om data og tilgang til data... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 4. OGF princip 3 om applikationer... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Udviklingsplan for Glostrup Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Greve Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Guldborgsund Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer... 9 Udviklingsplan for Haderslev Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data Fælles drift OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Herning Kommune benchmark analysen... 30

3 2. OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Hillerød Kommune Resumé benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data Data OGF-Brugerstyring OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Holbæk Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Horsens Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Hjørring Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Høje Taastrup Kommune Resumé benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer

4 Udviklingsplan for Hørsholm Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Ishøj Kommune Resumé benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Kolding Kommune benchmark analysen Udnyttelsen af WebGIS- og desktoplicenser OGF princip 1 om geodata i kommune Organisation og infrastruktur OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Lolland Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Ringsted kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for roskilde Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data

5 4. OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Rudersdal Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Silkeborg kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Uviklingsplan for Skive Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Sorø Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Thisted Kommune OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data Data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan/dialogværktøj for Vejen Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Vejle Kommune

6 1. benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data Data Services (WMS/WFS) OGF princip 3 om applikationer Udviklingsplan for Viborg Kommune benchmark analysen OGF princip 1 om geodata i kommunen OGF princip 2 om data og tilgang til data OGF princip 3 om applikationer

7 UDVIKLINGSPLAN FOR ALLERØD KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

8 AUGUST 2010 Ogf kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Ogf Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side xx-yy. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Ogf kommune er således: Indsæt tekst gående på: - Omlægning - Prioritering - Organisering - Ingen fagudtryk målgruppen kender ikke disse!

9 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Allerød Kommune GIS-udgift per indbyggere ,40 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , ,07 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Allerød Kommune har et højt omkostnings niveau til GIS, Allerød Kommuner har en middel til lav udnyttelse af Dtp GIS. Allerød Kommune har en lav udbredelse 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar: Udbredelsen er lav, hvilket ikke har sammenfald med OGSprojektets 1. princip. Årsagen skal findes i det beskedne timetal dedikeret kerneopgaver inden for GIS. Der er en mulighed for at hente positivt udbytte af GIS bredere i Allerød Kommune, dette forudsætter dog flere dedikerede GIS-timer eller færre opgaver. Færrer opgaver kan søgse opnået ved fælles kommunal drift, evt. udbudt ultimo Licenser (DeskTop/Web). De mange desktop licenser skyldes at Allerød kommune i undersøgelsesåret er på den gamle MI-semi-site-licens hvor der rådes over 4 x det antal licenser der betales for. Dette ændres ved kontraktskrivningen for Udgifter pr indbygger falder med ovenstående ændring til under det numeriske gennemsnit hvilket er de facto lavere end gennemsnittet når der korrigeres for basisudgifter andrager en forholdsmæssig stører andel af budgettet i kommuner der er indbyggermæssigt/arealmæssigt mindre end landsgennemsnittet (her gennemsnittet i de deltagende kommuner).

10 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Ja, dette arbejde er gjort og arbejdet viser at store dele af forvaltningen, hvor data er dannet og kun behøver ajourføring, kan arbejde tilfredsstillende i et web-gis. Ved en udbredelse af GIS til de temas som ligger uden for det tekniske område kræves desktop-klienter ved etablering af data. Omlægning til WebGIS er ikke i gang sat da det dels kræver en investering som pt. ikke er realistisk, ligesom det det i en overgangsperiode vil kræver flere dedikerede GIS-timer, disse er pt. ikke bevilget på trods af det har været sat i udsigt siden medio I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Allerød Kommune anvender, som nævnt ovenfor, ikke webgis i dag. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: En WebGIS anvendelse på 75% er realistiske at opnå iblandt de tekniske temas. Ved en senere udbredelse af GIS uden for de tekniske teams vil den procentvise anvendelse af webgis stige mod de skitserede 90 % i svarmulighed 4. Ved fuldt implementeret web-gis kan en flydende desktop-licens pulje på 5-8 stykker skønsmæssig dække behovet. Der finder pt. en licensovervågning sted og resultatet heraf vil kvalificerer dette bud. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet

11 med web inden udgangene af 2012.

12 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Generelt købes der aldrig geodata/software som ingen nytteværdi har, ej heller for små beløb. Beslutningen tages af En GIS-faglig person samt en person fra det vedrørende fagområde. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Det er ønskværdigt at få formaliseret denne opgave for på denne måde at sikre sig bedre mod eventuelle fejlkøb. Der er pt. ingen tidsplan herfor. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling.

13 Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder I princippet er det kun inden for det tekniske område at der gøres disse overvejelser. Uden for dette område er der intet kendskab til teknologien. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Der er ingen plan for at ændre på den aktuelle situation. Skulle der opstå muligheder herfor vil det være en fordel at flytte GIS op som en stabsfunktion og tættere på den øvrige IT-stab. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Ved stører indkøb dannes projektgrupper, som er (semi-)tværorganisatoriske, disse laver indstillinger til en fagchef eller en direktør. I Allerød Kommune er geodatakompetencen placeret i en afdeling af planlæggere, dette hæmmer udsyn og synlighed. En mere hensigtsmæssig placering vil være en stabsfunktion under borgmesteren. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op

14 i organisationen: Der er grundlag for at danne et GISforum som kan agerer styregruppe på beslutninger vedr. GIS som har bred indflydelse i Allerød Kommune. Initiativ hertil kommer fra GIS-koordinatoren primo Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Allerød Kommune er dikteret en omlægning til webgis da økonomien i den tidligere MapInfo sitelicens er blevet overhalet af prisen på webgis, dels af udviklingen MapInfo s egen prisudvikling. Omlægningen til webgis vil muliggøre en bredere anvendelse af GeoData. I forbindelse med en omlægning til webgis migreres data til en database, samtidig implementeres OGFdatamodellen i det omfang der er en positiv økonomi heri samt kapacitet til at konverterer. - Fælles drift på database For at sikre udbredelse af geodataanvendelsen nedsættes et geoforum baseret på ledelsesniveauet, herunder gerne en direktør. Geoforumet skal også sikre at der indkøbes software, services og data der kan anvendes på tværs af forvaltningen, i det omfang OGF ikke sikre dette.

15 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikation langt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Allerød Kommune har pt. data liggende i egen datamodel i en flad fil struktur. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Såfremt der er opbakning (økonomisk) til projektet vil en konvertering foregå som beskrevet i 2 eller så hurtigt som ledige kapacitet kan nå det. Der kan ikke gives en deadline. Med den nuværende nomering vurderes det at tage mere end 5 år. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel

16 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Allerød Kommune er pt. ikke i gang med en datakonvertering, men kan rent fagligt kun bakke op om at konverteringen påbegyndes. Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Alle data konverteres i takt med applikationer eller andre forhold, eksempelvi økonomi, kræver det. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? I Allerød Kommune haves pt. MapInfo fil lagring. Der er ønske om at lave indkøbe SQL server 2008 men økonomien har sat denne beslutning på standby. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Afventer bedre økonomi, dvs. klarmeldinger fra økonomifolkene. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services

17 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Allerød Kommune har pt. ikke teknisk mulighed for at udstille data via WMS/WFS Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Ved overgang til webgis forudsættes data lagret således at det trækkes ved netop WMS/WFS. Forudsætningerne for implementering af webgis er gennemgået ovenfor (afsnit 1.2). Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Allerød Kommune har filbaseret data med brugerstyring. Løsningen henter brugerne fra AD og tildeler visse rettigheder i overensstemmelse med hierarkiet heri. Mere detaljeret styring sættes herefter op manuelt. Der kan ikke håndteres brugere uden for kommunens netværk. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Kendes pt. ikke.

18 Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Allerød Kommune hare gen drift af datalagring og platforme. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: 2: Begrundet i et ønske om at frigøre mere tid til udvikling/undervisning og mindre drift. Leverandør foretrækkes da kommunikation/ansvarsfordeling oftest er lettere når der kun er en aktør. En overgang til denne model forudsætter en positiv buisnesscase. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Uddybes senere. - Primære udfordring er økonomien og tid - Positiv faglig indstilling

19 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillig er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Allerød Kommune har ikke indkøbt applikationer/data I den periode OGF har eksisteret. Således er der ikke taget stilling pt. Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: 2 (måske 1): Økonomien dikterer meget direkte hvilke tiltag der kan gøres. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter Er der andre ikke kontraktlige bindinger?

20 kontrakten? MapInfo 1 år Brug af software Nej MapInfo-Plan 1 år Brug af software MapInfo Desktop-klient nødvendig WebGIS (borgerrettet) 1 år Brug af services Nej Opslag 1 år Brug af software MapInfo Desktop-klient nødvendig EMopslag 1 år Brug af software MapInfo Desktop-klient nødvendig GISmanager 1 år Brug af software Nej GISmanager flyt og flet 1 år Brug af software Nej ACAD 1 år Brug af software MapInfo Desktop-klient nødvendig MI/DAI 1 år Brug af software MapInfo Desktop-klient nødvendig ProjKonv 1 år Brug af software Nej MicroStation 1 år Brug af software Nej LIFA ARDDB 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient nødvendig LIFA VISTOPO 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient nødvendig LIFA ORTO 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient nødvendig LIFA DSFLIND & DSFLUD 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient nødvendig LIFA LIGIS 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient nødvendig GEOvej 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient

21 nødvendig E&MGeoAnalyse 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient nødvendig E&MGeoOpslag 1 år Brug af software MicroStation Desktop-klient nødvendig FME 1 år Brug af software Nej Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Fagligt positiv, men afventer økonomien, uddybes

22 UDVIKLINGSPLAN FOR ASSENS KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

23 AUGUST 2010 Assens kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en udviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Assens Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Assens Kommune er således: Benchmarken viser, at Assens Kommune har et lavt omkostningsniveau i forbindelse med kommunens geodataplatform. Kommunen er en del af Grundkort Fyn, hvor alle kommuner har den samme WebGis-løsning. Assens Kommune har i arbejdet med en digital strategi nedsat en Gruppe for digital service. Geodataprojektet anbefaler, at man i arbejdet med kommunens digitale strategi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. I dette arbejde anbefales det også at få fastlagt en fælles finansiering af geodataområdet. Herunder foreslås det at man opretter en GIS-koordinatorstilling for at få større fokus på området, øge udbredelsesgraden i organisationen og få frigjort ressourcer til at få løst opgaverne hurtigere og bedre. Geodataprojektet anbefaler, at man medio 2012 (2011?) foretager en evaluering af omkostninger og funktionalitet af kommunens platform set i forhold til en række andre konkrete og implementerede platforme. Herunder platforme, der på det tidspunkt er færdigimplementeret som resultat af det fælleskommunale udbud.

24 Kommunen har en databaseserver (SQLServer 2008), hvor der er lagt nogle geodata i (Grønne områder, Gidas, Grundkort, Matrikelkort og bygningsgeokodning). Men de fleste af de temaer der er omfattet af den fælleskommunale geodatamodel er endnu ikke lagt i databasen. Man planlægger at lægge data over i samtidig med at man vil konvertere til datamodellen. Geodataprojektet anbefaler kommunen at håndtere overgangen til den fælleskommunale geodatamodel i fællesskab med andre kommuner. Fx kommuner, som tilhører sammen brugergruppe som Assens kommune eller et regionalt fællesskab (fx Grundkort Fyn). Den fælles datakonvertering kunne naturligt følge til et fælles driftssamarbejde.

25 1. benchmark analysen Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen OGF Kommune GIS-udgift per indbyggere ,14 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , ,00 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Assens Kommune har et lavt omkostnings niveau til GIS, Assens Kommune har en høj udnyttelse af Dtp GIS. Assens Kommune har en middel udbredelse 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Vi kan ud fra benchmark en konstatere at vi driftmæssigt er en del billigere end de fleste bla. fordi at vi mandskabsmæssigt er meget lavere bemandet (pt. ½ årsværk). Det betyder mange opgaver ligger længere end hos andre eller bliver løst af rådgivere og så selvom vi har de gode kompetencer in house. Oftere og oftere opleves det at der bliver flere ad-hoc opgaver som gør at det bliver sværere at tænke langsigtet. Det er vores forslag at man øger ressourcerne til 1-1 ½ årsværk inkl. en GISkoordinator stilling især set i lyset af den øgede digitalisering nu og fremover. Der burde være et selvstændigt GIS-budget for bedre at kunne styre udvikling på området (fra desktop til webgis). 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt

26 muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Vi endnu ikke lavet en decideret vurdering af arbejdsgangene grundet vores lidt sparsomme ressourcer på området, men vi håber at vi kan foretage en behovsanalyse inden for en overskuelig tidsramme I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Vi vurderer at 75% af de arbejdsprocesser der involverer geodata kan flyttes til Web-GIS inden 2012 hvis vi får lavet den nødvendige udvikling af vores Web-GIS eller skifter til en anden leverandør som tilbyder de løsninger vi har behov for. Det vil også resultere i en øget nytteværdi og en effektivisering af arbejdsprocesserne. Det betyder samtidigt en større mulighed for at udbrede GIS i hele organisationen da man ikke længere er så bundet af de begrænsninger (antal licenser) som ligger i desktop-gis. Man vil nok på længere sigt kunne rykke lidt mere men man kan nok ikke flytte alt til Web-GIS, der vil stadig være tungere registrering, redigering og analyser som vil kræve en desktopløsning. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af 2012.

27

28 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Vi har enkelte gange vurderet på den økonomiske nytteværdi, bl.a. I forbindelse med at vi kiggede på at skifte Web-GIS løsning. Men generelt har vi ikke gjort det. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Kommunen er i øjeblikket ved at udarbejde en businesscase som i fremtiden skal bruges til at vurdere anskaffelsen af IT-systemer og den vil selvfølgelig også blive benyttet på GIS-området. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling.

29 Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder I øjeblikket er der ingen forpligtelse til at tage geodata med i vurderingen. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Vi håber, at udviklingsplanen kan bidrage til at det i fremtiden er et område der medtages i overvejelserne. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ I dag ligger kompetencen på team/fagchef-niveau. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Der er i forbindelse med arbejdet på Assens Kommunes digitale strategi nedsat en Gruppe for digital service som vil have den kompetence.

30 Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelserne ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Bruge kommunens businesscase til nytteværdibetragtning Indskrive GIS i kommunens digitale strategi Tage GIS og geodata med i overvejelserne ved anskaffelse af IT-systemer hvor det er relevant

31 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikation langt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Påbegynder konvertering i løbet af efteråret 2010, men det forventes først at være afsluttet i løbet af medio/ultimo Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne

32 model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Vi vil konvertere alle de data vi har svarende til de featureclasses, der er udpeget, men vi vil ikke skabe de udpegede featureclasses, som vi ikke har, medmindre der er et behov. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Visse data er lagt i database. Men de fleste af de data der indgår i den fælleskommunale datamodel er endnu ikke lagt i database. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Dette vil ske i forbindelse med konvertering af data til den nye datamodel. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger

33 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Vi har mulig via vores Web-GIS løsning at udstille WMS/WFS, vi bruger det bl.a. i vejman.dk og vores digitale kommuneplan. Vi har også prøvet at udstille både kort og temaer til rådgivere, men de er ikke umiddelbart gearet til at håndtere tjenesterne. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

34 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Her på Fyn er der en oplagt mulighed for fælles drift af Web-GIS løsning, da alle 10 kommuner har den samme løsning og vi har et fælles kortsamarbejde i form af Grundkort Fyn. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Konvertér til den fællesdatamodel Få alle vores data i database Bruge WMS/WFS mere til at udstille vores data til eksterne brugere

35 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Startende med 2 men senere 3. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter Er der andre ikke kontraktlige bindinger?

36 kontrakten? MapInfo 1 år Brug af software Nej MapInfo/DAI 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient MapInfo/Plan 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient GIS-manager 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient SQL-manager 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient og SQL-server OPSLAG 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient Vandløbs-GIS? Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient BygLink? Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient MapEjendom 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient SQL-server 2008?? Benyttes generelt i kommune KortInfo (webgis) 3 måneder Brug af software KortInfo ESDHintegration 3 måneder Brug af software KortInfo RAP 3 måneder Brug af software KortInfo Indatering KortInfo grundsalgsmodul 3 måneder Brug af software 3 måneder Brug af software Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3:

37 Assens Kommune tilstræber at udvikle/indkøbe applikationer der opfylder OGF-princip 3.

38 UDVIKLINGSPLAN FOR BALLERUP KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

39 AUGUST 2010 Ogf kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Ogf Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side xx-yy. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Ogf kommune er således:

40 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Ballerup Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Ballerup Kommune har et gennemsnitligt omkostnings niveau til GIS, Ballerup Kommune har en stor brug af Dtp GIS. Ballerup Kommune har en bred udbredelse i Miljø & Teknik og en grundlæggende anvendelse i kommunen som helhed. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud.

41 Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Nej, der er ikke foretaget arbejdsgangsanalyser mht. Web-GIS/desktop I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Øget anvendelse af Web-GIS skal ses I sammenhæng med drift af GIS. Det er afgørende for udviklingen over mod Web-GIS, at kommunens geodata lagres og vedligeholdes et sted I en spatial database, som kan tilgås af alle administrative og formidlingsmæssige GIS. Det er afgørende at der ikke bruges ressourcer på at kopiere og flytte data mellem systemer. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Det er en vurdering, at 50% vil kunne nøjes med webgis. Der er stadig fagsystemer som kræver en desktoplicens, stadig avancerede analyser som kræver desktop, stadig layoutopgaver som kræver desktop. Ballerup Kommune er opmæksomme på det relativt høje brug af desk top licenser. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af 2012.

42 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Nytteværdibetragtninger er almindeligt i IT-afdelingen, men endnu ikke bredt ud til GIS-funktionen. Vi er dog meget opmærksomme på området specielt i sammenhæng med de igangværende arbejdsgangsanalyser I T&M. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: GIS/geodata i sammenhæng med arbejdsgangsanalyser skal danne grundlaget for nytteværdibetragtninger og prioriteringer. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling.

43 Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Formelt set ingen. At det alligevel sker skyldes gode medarbejdere, opmærksom ledelse og aktive gis-folk. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Geodata er et fokusområde i Ballerup Kommunes ny IT/IKT-strategi, dvs. at der er bindinger i forhold til strategien, hvor stedet er borgernes indgang. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ I virkeligheden alle konstellationer, mange kan beslutte/foreslå. Der er ingen normer. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Større IT-udviklingsinvesteringer gøres ofte til et Projekt, hvor ledelsen (ofte også tværfaglig) udgør styregruppen. Investeringer på GIS-området bør indgå på lige fod som andre IT-projekter. Geodata er blevet en væsentlig del af kommunens IT-strategi, hvor der lægges vægt på Offentlige

44 data i spil med stedet som indgang. Dette udmøntes i årlige arbejdsplaner og projekter. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1:

45 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Filbaseret og manglende dokumentation af datakvalitet. Uensartede datastrukturer fravær af konventioner. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Der pågår en generel oprydning, systematisering og dokumentation af data. I forbindelse med dette arbejde, vil Ballerup Kommune gradvis konvertere til OGF-datamodellen. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel

46 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Målet er en total konvertering inden udgangen Sideløbende med konverteringen er det meningen at data overføres til en spatial database. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Se ovenfor. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t.

47 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Ingen udstilling af data via Webservices. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: I forbindelse med IT-strategiens tema om Offentlige data i spil og overgangen til geodatabase er det naturligt at der udstilles data ved hjælp af services. Det er et strategisk indsatsområde inden for IT/GIS. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Når vi konverterer til database, er det en forudsætning at vi finder et egnet brugerstyringssystem. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: - Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

48 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Har sonderet terrænet for mulige samarbejdspartnere (kommuner) Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Gerne fælles drift via leverandør. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2:

49 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Ballerup Kommune støtter op om fælles standarder og principper og er indforstået med at udvikle primært efter OGF-principperne. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være:

50 Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database Tilføj selv her Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Ballerup Kommune er pt. meget afhængig af en leverandør. Det er målet at vi fremover vurderer indkøb af applikationer udfra pris, funktionalitet og nytteværdi og i mindre grad vil være afhængig af en leverandør. Ballerup Kommune har generelt 1 års opsigelse på licenser og applikationer.

51 UDVIKLINGSPLAN FOR ESBJERG KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

52 AUGUST 2010 Esbjerg kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Esbjerg Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side xx-yy. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Esbjerg Kommune er således: Esbjerg Kommune har en veludbygget ArcGIS-platform med database lagring af geodata og ArcGIS Server der kan udstille geodata i wms- og wfs-services. Denne dækker kommunens behov m.h.t. arbejdsopgaver, men savner et fuldbårent webgis-system der kan understøtte hovedparten af sagbehandling og indgå i borgerrettede selvbetjeningsløsninger. Kommunen har en høj udnyttelsesgrad af sit desktop GIS. Behovet for desktop GIS er stigende, dette både m.h.t. antal licenser, uddannelse og support. For at kunne efterkomme denne stigende efterspørgsel ønsker kommunen at anskaffe et nyt webgis, der på en brugervenlig måde kan erstatte en stor del af desktop licenserne. Geodataprojektet anbefaler kommunen at få klarlagt hvilke afhængigheder, der er til fagapplikationer og sagsbehandling for at kunne konvertere til ogf-datamodel. Da et nyt WebGIS system er under anskaffelse i Esbjerg Kommune, anbefaler geodataprojektet at kommunen sikrer sig en opsigelsesfrist for et ny anskaffet webgis system, således at opsigelse maksimalt er et år. At Esbjerg Kommune forsøger at drage nytte af ogf ved indgåelse af kontrakter om GIS systemer og udvikling, ved at opnå fordelagtige vilkår.

53

54 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Esbjerg Kommune GIS-udgift per indbyggere ,17 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , ,70 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. OGF Kommune har et lav omkostnings niveau til GIS, OGF Kommuner har en høj udnyttelse af Dtp GIS 2,4 bruger pr. licens. OGF Kommune har en Teknik og miljø bred udbredelse af GIS og kommunal grund udbredelse af GIS. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Kommunen noterer sig at nytteværdien ikke indgår i benchmark. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her.

55 1.2.1 Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Nej, men der udarbejdet en use case baseret kravspecifikation for hvilken funktionalitet et webgis skal indeholde I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % 1: 25% Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Det vurderes at almindelige brugere, der har behov for at udføre simple søgninger, kort- og infovisning, umiddelbart vil kunne anvende webgis. Hvor mange af de mere avancerede analyser der vil kunne erstattes af webgis afhænger af den funktionalitet der stilles til rådighed i et web-gis. Det kunne være konfliktsøgninger, høringer m.v. Vi er p.t. ved at indhente tilbud på et web-gis system, der skal kunne aflaste vores desktop-licenser og udbrede GIS-brugen, uden anskaffelse af yderligere desktop licenser. Dette forventes implementeret i Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af 2012.

56 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det inogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Ved store investeringer opstilles der en business case., f.eks ved anskaffelse af webgis. I andre tilfælde vurderes økonomien mere overordnet. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Ved store investeringer opstilles der en business case, f.eks ved anskaffelse af webgis. I andre tilfælde vurderes økonomien mere overordnet. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en

57 nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der foreligger ikke en formel forpligtigelse til at tage geodata med i overvejelser. Men idet omfang de ønsker at benyttes den fælles GIS-platform samt ønsker at Kortkontoret skal supportere de købte programmer, er fagområderne forpligtiget til at overveje anvendelsen af geodata. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Der er udarbejdet en GIS-strategi, som er besluttet i direktionen. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Beslutning om GIS investeringer foretages af en tværorganisatorisk enhed (Gisstyregruppe) i Teknik

58 & Miljø og IT. Styregruppen er bemandet med ledere under direktørniveauet. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Der er ikke umiddelbart planer om at ændre beslutningskompetencen i organisationen. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Esbjerg kommune vil i perioden frem til 2012 følge udviklingen i OGF og vurdere om OGF kan implementeres i kommunen via GIS-handlingsplanen. Man vil i mødegå OGF principperne ved at udstille geodata på en brugervenlig måde og varedeklarere data med metadatabeskrivelser. Ved jævnlige markedsførings tiltag og informations kampanger udbrede kendskabet til GIS i organisationen.

59 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Esbjerg Kommune agter ikke umiddelbart at foretage en konvertering. Kommunen vil foretage en nøje vurdering af KL- projektets datamodel modenhed og omkostninger ved en eventuel implementering. Efter en indledende vurdering vil vi estimere størrelsen på omkostningerne ved at lave en konsekvens-analyse og business case for en eventuel konvertering. Hvis denne bliver iværksat vil konsekvens-analyse og business case afgøre om det er omkostningseffektivt at konvertere. Før en eventuel konvertering er det vigtigt at få estimeret omkostningerne i fagafdelingerne. Dette vil

60 blive inddraget i konsekvens-analyse og business case. Esbjerg kommune har ca featureklasser, derfor er en konvertering en ret omfattende proces, og den vil ikke kunne udføres uden at inddrage fagafdelinger, hvis en sikker og stabil drift skal kunne opretholdes i forbindelse med en eventuel konvertering. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Dette kan ikke besvares på det foreliggende grundlag. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Visse data, bl.a. data overdraget fra Ribe Amt, er stadig laget i filformat Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Ved operation dataoverblik sikres at alle data lageres i ArcSDE databasen. Ortofoto konverteres ikke men hentes via wms.

61 Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Har ArcGIS Server til at udstille geodata, både eksternt og internt. Enkelte korttemaer (grundkort) udstilles i dag via webservices til brug for konsulenter. Det er planlagt at udstille flere temaer. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Kommunen agter ikke at udstille data via fælles udpegede services. Men vil udstille data via webgis underanskaffelse. Vi vil følge OFG udviklingen og vurdere om der vil være fordele ved at benytte fælles udpegede services. Forudsætning herfor er at en konvertering til OGF-datamodel er mulig. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område.

62 3.3.1 Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Der benyttes forskellige modeller til bruger styring. Almindelig læseadgang og editering håndteres via AD, idet AD kobles på en GIS-læse rolle. Editering og dataadministration håndteres uden om AD via databasen med dedikerede databasebrugere. Derudover har administratorer særlige læse rettigerheder i databasen via AD. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Der benyttes forskellige modeller til bruger styring. Almindelig læseadgang og editering håndteres via AD, idet AD kobles på en GIS-læse rolle. Editering og dataadministration håndteres uden om AD via databasen med dedikerede databasebrugere. Derudover har administratorer særlige læse rettigerheder i databasen via AD. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGF-

63 principper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Drifter p.t. selv sit system samt GIS-system for Esbjerg Forsyning A/S og Fanø kommune Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Kommunen forventer at skulle drifte GIS for Esbjerg Forsyning A/S og Fanø Kommune. Endvidere er kommunen også interesseret i mulighederne for at indgå i et regionalt driftsfællesskab. F.eks. i Sydkort regi eller selv være driftcenter. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Esbjerg Kommune vil afvente udviklingen i ogf med henblik på om ogf når en modenhed der gør den implementerbar i Esbjerg Kommune. At implementere OGF-princip 2 i Esbjerg Kommune vil være et meget tidskrævende arbejde. Derfor modenhed af ogf en vigtig faktor. Kommunen har en stor mængde geodata 1900 feature klasser. For at sikre en stabil drift vil det være nødvendigt, at få kortlagt alle afhængigheder i forhold til geodata. Både med hensyn til fagapplikationer, men også brugen af geodata i analyse og sagsbehandling. Esbjerg Kommune har også foretaget en risikovurdering af ogf-princip 2 medhensyn til datamodel og udstilling af data. 1. Datamodellen anses på nuværende tidspunkt for ikke at være tilstrækkelig moden til en implementering i Esbjerg kommune. Især manglen på metadata gør en implementering vanskelig. En implementering af en datamodel uden metadata vil stride imod kommunens GIS-strategi. 2. På basis af kommunes erfaringer med wms- og-wfs tjenester med hensyn til driftsstabilitet og implementerbarhed anses disse teknologier ikke for at være modne til understøttelse af daglig drift. Kommunen ønsker at dette bliver eftervist inden en evt. implementering. 3. Derud over savner kommunen en business case, der viser omkostningerne ved at implementere ogf. Ogf-projektet har kun beskæftiget sig med de eksisterende GIS-udgifer. Der er ikke foretaget analyser der kan kvantificere omkostninger ved et ogf, både ved selve implementering og efterfølgende drift. Det er derfor ikke muligt at opstille en business case for et ogf. Derfor må de

64 besparelser ogf-projeket mener at kunne påvise hvile på antagelser. På det nuværende grundlag mener Esbjerg Kommune, at ogf-projektets målsætning om implementering i er urealistik. Ved anskaffelse af et nyt webgis og ArcGIS server holder Esbjerg Kommune sig åben for at kunne implementere ogf helt eller delvis, hvis dette viser sig at være omkostningseffektivt for Esbjerg Kommune.

65 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Vil udvikle efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer.

66 Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database ELA på gisplatform 3 år Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Kommunen vil løbende vurdere udviklingen i projektet og vurdere mulighederne for at anvende OGF principperne.

67 UDVIKLINGSPLAN FOR FAABORG- MIDTFYN KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

68 AUGUST 2010 RESUMÉ Faaborg-Midtfyn Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Faaborg-Midtfyn Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side xx-yy. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. PROJEKTETS SPECIFIKKE ANBEFALINGER TIL FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ER SÅLEDES: Benchmarken viser, at Faaborg-Midtfyn Kommune har et omkostningsniveau til drift væsentligt under middel i forbindelse med kommunens geodataplatform, opgjort i forhold til de 37 kommuner i Geodataimplementeringsprojektet. GIS-udgiften i benchmark analysen er renset for dataproduktion/-køb. Medregnes denne udgift, herunder udgiften til drift af Grundkort Fyn, vil Faaborg-Midtfyn Kommune fortsat ligge med et omkostningsniveau under middel, blot i mindre væsentlig grad end undersøgelsen viser nu. Geodataområdet har i Faaborg-Midtfyn Kommune stort set ingen forankring udenfor det teknisk område. Geodataprojektet anbefaler derfor, at man i arbejdet med kommunens digitale strategi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata som administrationsgrundlag i hele kommunen. Blandt andet kan det anbefales i forbindelse med arbejdsgangsanalyser at vurdere i hvilket omfang GIS og geodata kan bidrage til effektivisering af opgaveløsninger bredt i administrationen. For at styrke udbredelsen af GIS og geodata i kommunen anbefales det også, at der fastlægges en ny finansieringsmodel for geodataområdet, så finansieringen bliver uafhængig af en enkelt afdelings økonomi.

69 Kommunen har en fil-baseret data-struktur med Mapinfo som det primære Desktop-GIS system og 4-5 Microstation arbejdsstationer til rent tekniske formål (typisk projekteringsopgaver). Kommunen anvender samme WebGis platform (KortInfo) som de øvrige kommuner på Fyn og databasen i dette system fungerer reelt som masterdatabase for kommunens grunddata. At alle de fynske kommuner samt Grundkort anvender samme WebGIS platform, skaber et godt grundlag for at arbejde mod et driftfælleskab omkring WebGIS løsning. Geodataprojektet anbefaler kommunen håndterer overgangen til den fælleskommunale geodatamodel i fællesskab med andre kommuner. Fx kommuner, som tilhører sammen brugergruppe som Faaborg- Midtfyn kommune eller et regionalt fællesskab (fx Grundkort Fyn). Den fælles datakonvertering kunne naturligt føre til et fælles driftssamarbejde omkring lagring og udstilling af kommunernes geodata.

70 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Faaborg-Midtfyn Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Faaborg-Midtfyn Kommune har et lavt omkostnings niveau til GIS. Faaborg-Midtfyn Kommune har en ikke optimal udnyttelse af Desktop GIS. Faaborg-Midtfyn Kommune har en stor udbredelse af GIS på det tekniske område, og en lille udbredelse i resten af den kommunale organisation. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Siden udarbejdelsen af benchmark er der sket reduktion i antallet af GIS-medarbejdere så tallet nu er ca. 1-1,5 medarbejder. Kommunens udgift til produktion og køb af kort- og geodata, inklusiv udgiften til drift af Grundkort Fyn, ligger over gennemsnittet for projektkommunerne. Dog er der i projektet ikke medregnet indtægter for salg af kort via Grundkort Fyn.

71 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: De enkelte arbejdsgange er ikke gennemgået specifikt, men vi har lavet en overordnet vurdering, der peger på, at enkelt desktop licenser kan erstattes af Web-GIS med digitaliseringsfunktionalitet I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % I dag er anvendelsen af desktop-licenser begrænset til de brugerer, der har behov for digitaliseringsfunktionalitet. Alle andre GIS-brugerer har kun adgang til Web-GIS. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Det forventes at kunne udskifte ca. 25 % desktopklienterne udenfor GIS-afdelingen med Web-GIS. Dette forudsætter dog, at kommunenens Web-GIS løsning udbygges med funktionalitet til digitalisering/redigering af data. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet

72 med web inden udgangene af 2012.

73 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Forud for større investeringer udarbejdes som udgangspunkt en projektbeskrivelse med grundlæggende nytteværdi-betragtninger. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling.

74 Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder De enkelte fagområder har ingen formel forpligtigelse til at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling. Der en nedsat en tværfaglig "GIS-koordinationsgruppe" med repræsentanter for hovedparten af afdelingerne på "det tekniske område". Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Nye IT-investering/-udviklingsønsker diskuteres i "GIS-koordinationsgruppen" med henblik på anvendelsespotentiale for geodata. Anvendelse af geodata som administrationsgrundlag bør indarbejdes som en naturlig del af kommunens IT-/Digitaliserings-strategi Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Beslutningskompetence ved IT-investering/udvikling af programmer ligger på fagchef-niveau.

75 Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Der bør arbejdes på etablering af et tværorganisatorisk "IT-koordinationsudvalg" med deltagelse af en repræsentant fra geodata området. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Der skal arbejdes for at øge kendskabet til nytteværdien ved anvendelse af GIS og geodata som administrationsgrundlag bredt i organisationen hos medarbejderne og ikke mindst ledelsen/direktionen.

76 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens geodata er ikke lagret efter en fastlagt datamodel. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Konvertering af data løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne

77 model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Data Konverteres til OGF-datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model, eller i forbindelse med evt. samdrift med andre kommuner. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunens geodata er I dag lagret i "flade" MapInfo-tabeller. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Da vi i dag kan stille vores data til rådighed som WMS/WFS-services via kommunens WebGIS-løsning, vil et skift til databaselagring umiddelbart kun ske, hvis der kan dokumenteres driftfordele ved et skifte, eller at den teknologiske udvikling nødvendiggør et skift til databaselagring. Det kan være fordele som: Forbedret performance Økonomiske fordele Samdrift med andre kommuner (evt. i Grundkort Fyn regi) Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database.

78 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Kommunens geodata kan i dag udstilles både som WMS og WFS-services via kommunens WebGISløsning. Vi udstiller dog kun få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Mængden af geodata kommunen stiller til rådighed via WMS/WFS, skal så vidt det er muligt opfylde det aktuelle behovet for tilgang til data fra fagapplikationer, eksterne brugerer m.m. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning

79 Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau Kommunens plan for at anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012:???? Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper På nuværende tidspunkt anvender alle de fynske kommuner samt Grundkort Fyn den samme WebGIS-løsning, udbudt og driftet af NIRAS. Desuden trækker WebGIS-løsningerne på de samme grunddata (tekniskkort, ortofoto m.m.) Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Det bør undersøges, om der kan frigives ressourcer (økonomi, personale) ved et indgå et fælles kommunalt driftssamarbejde omkring WebGIS-løsning på Fyn (evt. i Grundkort Fyn regi) Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012:

80 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Følge udviklingen på området Stille de nødvendige geodata til rådighed for fagapplikationer og eksterne brugerer via WMS/WFS. Arbejde for at det undersøges, hvorvidt der kan frigives ressourcer (økonomi, personale) ved et indgå et fælles kommunalt driftssamarbejde omkring WebGIS-løsning på Fyn (evt. i Grundkort Fyn regi)

81 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Kommunen udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være:

82 Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient 1 år Brug af software 1 år Brug af software Nødvendig med MapInfo Pro klient MapInfo Plan VandløbsGIS ParkReg E&MOpslag WebGIS KortInfo Desktopapplikationer WebGISapplikationer 4 gange/år Brug, drift og hosting af software og data 4 gange/år Kræver aftale om KortInfo ESDH-integration Grundsalg Database Ingen Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Kommunen udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges.

83 UDVIKLINGSPLAN FOR FREDERICIA KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG AUGUST 2010 Fredericia kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL.

84 Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Fredericia Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Fredericia kommune er således: Fredericia kommune er i gang med at implementere et WebGIS-system. Ved siden af har man 25 MapInfo licenser samt noget AutoCAD og en enkelt ArcGIS-licens. Kommunen har næsten alle data i en Oracle database. WebGIS tilgår data gennem AutoDesk Mapserver. MapInfo mv. gennem ISM. Det anbefales kommunen, at løfte WebGIS implementeringen så højt som overhovedet muligt ift. kommunens IT-/digitaliseringsplaner. Det foreslås, at man signalerer, at kommunen nu begynder en mere generel anvendelse af geodata ift. tidligere tiders specialistorienterede anvendelse. Det foreslås også, at man udarbejder en kommunikationsplan omkring implementeringen mv. Man kan endvidere overveje, at bede alle afdelinger (i større eller mindre omfang) at bidrage til finansieringen af WebGISsystemet. Ordet GIS peger mod en specialistorienteret kultur med komplekse programmer og ikke alment tilgængelige kartografiske problemstillinger. Projektet foreslår kommunen at udvikle en ny benævnelse for geodataområdet. Geodataprojektet anbefaler, at man styrker de igangværende udbredelsesplaner ved at analysere opgaver i alle afdelinger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. Her tænkes især på arealorienterede planlægningsopgaver i alle afdelinger Parallelt hermed foreslås, at kommunens WebGIS-platform omtales som kommunens primære GISplatform, og at de tilbageværende desktoplicenser blot er nogle undtagelser. Det anbefales endvidere, at man nøje gennemgår behovet for desktop-licenser. Dette betyder, at WebGIS-systemet på sigt skal sætte dagsordenen for den underliggende tekniske infrastruktur, der understøtter kommunens anvendelse af geodata. Udpegningen af WebGIS som kommunens primære platform kan have konsekvenser for relevansen af ISM og Oracle. Behovet for ISM svækkes og samtidigt har kommunen begrænsede ressourcer ift. Oracle platformen. ISM og Oracle udgør en relativt stor andel af kommunens GIS-udgifter. Geodataprojektet anbefaler derfor kommunen, at tilslutte sig det fælleskommunale udbud for så vidt angår database og drift af database. Geodataprojektet anbefaler kommunen at håndtere overgangen til den fælleskommunale geodatamodel i fællesskab med andre kommuner. Fx kommuner, som tilhører sammen brugergruppe som Fredericia kommune eller et regionalt fællesskab. Den fælles datakonvertering kunne naturligt følge til et fælles driftssamarbejde.

85 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Fredericia Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Fredericia Kommune har et gennemsnitligt omkostnings niveau til GIS, Fredericia Kommuner har en middel udnyttelse af Dtp GIS, Fredericia Kommune har generelt en lille udbredelse af GIS og geodata. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Fredericia ligger umiddelbart lidt højere end andre MapInfo kommuner i bruttoudgift til GIS. Det skal undersøges, om det skyldes implementeringsudgifter i forbindelse med skift af platform til ISM/Mapinfo, eller det skyldes andre forhold. Vi skal have undersøgt, om udgiften til ISM-løsningen står mål med den gevinst vi har/skulle have. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved

86 hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Vi er kun lige begyndt på at gennemgå arbejdsgangene i det tekniske område, hvor brugen af GIS inddrages. Det er indtil nu vurderet, at det er WebGIS der skal benyttes i denne forbindelse, måske med undtagelse af Natur & Miljø området, der har behov for mere avancerede GIS funktioner i deres sagsbehandling. Disse funktioner kan WebGIS ikke levere på nuværende tidspunkt I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % GIS-platformen for brugerne, har indtil nu været MapInfo Runtime. Vi er pt. i en overgangsfase, hvor MapInfo afløses af en WebGIS platform. Kommunens plan for anvendelse af WebGIS ved udgangen af 2012: Det vurderes at over 75 % af brugerne udenfor GIS-afdelingen kan bruge WebGIS. En stor del af Natur & Miljø afdelingen, og enkelte andre vil have behov for mere avanceret GIS. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af 2012.

87 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Vi vurderer at være på niveau 3. I foråret blev det fra centralt hold besluttet, at der skulle laves en business case analyse inden alle nye IT-investeringer, undtaget ved mindre beløb. Der er lavet skabeloner til støtte af denne analyse. Disse analyser behandles af en tværfaglig styregruppe (KIT), som skal sikre, at løsningerne og teknologierne hænger sammen med kommunes strategier og planer. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Vi forventer at fastholde den nuværende situation.

88 Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Vi vurderer at være på niveau 1. Det er stort set kun ved anskaffelser på det tekniske område, at geodata inddrages som en parameter. Der er ingen formel forpligtelse i KIT, til at inddrage dette i deres overvejelser/beslutninger. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: KIT-udvalget skal introduceres til hvad GIS og geodata er, og der skal arbejdes på at anvendelsen af geodata kommer med som en punkt man skal forholde sig til i den business case skabelon der skal udfyldes ved nye IT-investeringer. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ

89 Beslutningskompetencen ligger formelt hos den enkelte fagchef, men alle beslutninger om nyt ITløsninger skal behandles af det tværsektorielle organ KIT, som skal godkende løsningen. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Vi er på niveau 4, og forventer ingen ændring heri. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelserne ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Der skal informeres bredt i organisationen om GIS og geodata, således at disse ting tages med i overvejelserne ved nyindkøb og arbejdsgangsanalyser i afdelinger udenfor det tekniske område. Vi starter med KIT og digitaliseringssekretariatet.

90 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikation langt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Data er samlet I en Fredericia Kommune datamodel inspireret af Amternes datamodel, andre kommuners m.m. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Vi vurderer at være på niveau 4. For at få værdien af den fælles applikationsudvikling, kræver det at kommunerne har en fælles datastruktur. Derfor skal denne etableres hurtigst muligt. Derfor forventer vi at begynde implementeringen af den nye datamodel i Vi kan på nuværende tidspunkt ikke vurdere hvornår denne opgave er færdig, da vi endnu ikke ved hvor stor en opgave der ligger i arbejdet. Det er også muligt at der vil ske et skift af geo-database, som vil påvirke hastigheden af konverteringen betydeligt.

91 Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Der er ikke konverteret nogen data til OGF-datamodellen endnu. Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Vi vurderer at være på niveau 2. Hastigheden afhænger af en række faktorer, beskrevet i foregående spørgsmål. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Data lagres I en Oracle database. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database.

92 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Niveau 0 Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Forventer af være på niveau 3 inden udgangen af Løsningen til udstille data er købt, og forventes implementeret i 3 kvartal Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af.

93 Vi er på niveau 2½. Vi skal manuelt køre scripts på databasen hver gang der ligges et nyt datasæt derned. Når scriptet kan brugerstyringen kontrolleres via et administratormodul. Det er dog en meget simpel form for brugerstyring vi har mulighed for at benytte. Vi har ISM-løsningen ovenpå en Oracle database, og hertil er der et administratormodul ISMADM. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Vi ønsker at have så nem og gennemsigtig en brugerstyring som muligt, men hvilket niveau vi er på i 2012, afhænger meget af de tekniske muligheder der er tilstede. Der er ingen planer om at ændre den nuværende situation, før der er en betydelig gevinst for både brugere og administratorer. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Vi har i dag vores egen Oracle database, der driftes af egen IT-afdeling. Der er dog ingen Oracle kompetence i IT-afdelingen til at drifte den. Vi har i GIS-afdelingen ikke nogen kompetencer til at drifte og optimere databaser (slet ikke Oracle), men har denne opgave i dag. Vi vil gerne slippe for denne opgave, og kunne koncentrere os om egentlige GIS-analyser og relaterede opgaver.

94 Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Vi vurderer at være på niveau 3. Hvis hastighed på tilgang til data, rettigheder til redigering af data og driftssikkerheden var tilstrækkelig til at opfylde vores sagsbehandleres behov, ser vi ikke nogen hindring for at gå sammen om fælles drift evt. også på nationalt plan. Da vi pt. har en Oracle database med ISM-løsning ovenpå, er der potentielt kun 4 andre kommuner vi vil kunne gå i fælles drift med. Hvis vi vælger at skifte bort fra dette, vil vi være bedre stillet, i forhold til fælles drift. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Det skal undersøges, om den nuværende ISM/Oracle løsning er den bedste løsning. Hastigheden på konvertering af data vil være afhængig af hvad resultatet af denne undersøgelse bliver. Ligeledes vil spørgsmålet om brugerstyring være afhængig af dette. Vi ønsker at undersøge mulighederne for at deltage i et fællesoffentligt udbud på database delen.

95 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Vi vurderer at være på niveau 2. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter Er der andre ikke kontraktlige

96 kontrakten? bindinger? Desktop-klient MapInfo WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database 1 måned inden aftalens udløb 1 måned inden aftalens udløb 1 måned inden aftalens udløb Ingen Tilføj selv her Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Vi ønsker at benytte os af applikationer der udvikles i samarbejde med andre kunder. Rent konkret vil vi i brugergrupppen for vore WebGIS løsning, undersøge hvordan en applikation fra en anden leverandør af webgis løsninger, kan implementeres i vores løsning. Vi vil ligeledes få en 3.-part til at udvikle en applikation der skal implementeres i vores løsning.

97 KL OG KTC LOGOER UDVIKLINGSPLAN FOR GLADSAXE KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

98 RESUMÉ AUGUST 2010 Gladsaxe kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Gladsaxe Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. PROJEKTETS SPECIFIKKE ANBEFALINGER TIL GLADSAXE KOMMUNE ER SÅLEDES: Benchmarken viser, at Gladsaxe Kommune har et lavt omkostningsniveau i forbindelse med kommunens geodataplatform. Dette på trods af at kommunen har en udbredelse på niveau med de øvrige kommuner i projektet. Geodataprojektet anbefaler, at Gladsaxe Kommune i arbejdet med geodata har fokus på yderligere at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. I dette arbejde anbefales det også at få fastlagt en fælles finansiering af geodataområdet. Gladsaxe Kommune har en GIS strategi der er forankret på afdelingsleder-niveau i By- og Miljøforvaltningen. Der er desuden nedsat en koordineringsgruppe på tværs af organisationen, hvor bla. IT chefen deltager. Det vurderes ikke at skabe øget forankring af geodataanvendelsen i Gladsaxe Kommune at flytte GIS organiseringen til IT funktionen. Geodataprojektet vil foreslå at Gladsaxe Kommune anskaffer et tidssvarende og standardiseret WebGIS-system, og at kommunen benytter lejligheden til at anskaffe en bredere platform, hvorefter det vil være mere naturligt at udbrede geodata til at være et generelt værktøj for medarbejdere i alle forvaltninger. Projektet vil foreslå kommunen, at databasen under WebGIS er den primære platform. I den forbindelse foreslår projektet, at Gladsaxe Kommune overgår til den nye fælleskommunale datamodel.

99 Dette leder til muligheden for at indgå et driftsfællesskab med andre kommuner og derved frigøre resurser til at udbrede geodata yderligere i de øvrige forvaltninger. Under forudsætning af at funktionalitet, performance og finansiering er tilfredsstillende, anbefaler projektet at Gladsaxe tilmelder sig det fælleskommunale udbud. Gladsaxe kommune vil gerne tilslutte sig et fælleskommunalt udbud helt eller delvist - men er usikker på om det kan gennemføres indenfor den eksisterende økonomiske ramme.

100 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Gladsaxe Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Gladsaxe Kommune har et lavt omkostnings niveau til GIS, Gladsaxe Kommuner har en høj udnyttelse af Dtp GIS med få licenser. Gladsaxe Kommune har en middel udbredelse 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Vi har et lavt omkostningsniveau, men vores udbredelse udenfor BMF kunne være højere 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud.

101 Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Gladsaxe har over en årrække implementeret webgis-løsninger, hvor det har været hensigtsmæssigt. Generelt benyttes desktop-licenserne bredt, men typisk til formål, hvor opgaverne er unikke. Kommunen har kun få desktop-licenser (5 Geomedia, 3 Microstation og en enkelt mapinfo). Der bør laves en analyse af udnyttelsesgrad og arbejdsopgaver. Dette kan medføre marginale besparelser I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % En analyse af desktop-anvendelsen vil muligvis afsløre områder, hvor behovene kan dækkes af bedre webgis-løsninger. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Øget anvendelse af webgis, men begrænset udskiftning af desktop. 0-25% Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye

102 udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Der er fokus på borgerrettede selvbetjeningsløsninger, samt behov for løsninger til at løfte nye opgaver. Der er naturligvis nytteværdibetragtninger, men ikke specifikke cost/benefit beregninger. IT-investeringer skal formelt godkendes i IT-afdelingen. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: En formaliseret vurdering af gisanvendelse/-mulighed kan indarbejdes i IT-afdelingens godkendelsesprocedure. Der bør arbejdes på et øget fokus i forbindelse med investering/udvikling af data i hele kommunen. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder

103 Der er ingen formel forpligtelse. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Det vil være naturligt at formalisere overvejelserne. I praksis foretages der en overvejelse på det tekniske område, men ikke i de øvrige forvaltninger. Det er formålstjenligt at udarbejde en skabelon eller lign. Til formålet. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Det er forskelligt, men oftest er det fagchef/direktør, men med godkendelse af IT-afdelingen. Typisk der hvor der også findes midler til investeringen. Kommunens plan: Det er ikke formålstjenligt at adskille finansiering og beslutningskompetence, dog skal det sikres at geodata tages med i overvejelserne. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1:

104 Der skal arbejdes på at styrke koordineringen af investeringer både vedrørende data og IT-systemer i hele kommunen.

105 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Ikke planlagt, men umiddelbart hælder vi til løsning 2 Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model

106 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Vi vil konvertere efterhånden som applikationerne udvikles til modellen. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Har konverteret de fleste data fra lokale access-databaser (filbaseret?) til en central SQL-database Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Vi udnytter enhver lejlighed! Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige

107 Vi udstiller udvalgte temaer, og de er principielt frit tilgængelige. De er dog udvalgt og implementeret med baggrund i specifikke løsninger. De benyttes dog ikke rigtigt endnu. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Den er vi med på! Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Ingen effektiv brugerstyring, men delvis integration til AD. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Der er ingen planer om at benytte den fællesoffentlige brugerstyring p.t. Det er fravalgt i ITafdelingen. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012

108 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Gladsaxe vil indgå i fælles drift, hvis funktionalitet, performance og de finansielle forudsætninger er til stede. Om der driftes af leverandør eller i et kommunalt fællesskab er ligegyldigt Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Den fælles brugerstyring er ikke umiddelbart spiseligt p.t. Hvis andre fordele kan opveje denne ulempe, vil vi arbejde mod princip 2.

109 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Nr. 2 Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter Er der andre ikke kontraktlige

110 kontrakten? bindinger? Desktop-klient WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer 3 mdr 3 mdr 3 mdr 3 mdr Database Betalt og driftet af IT Tilføj selv her Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Gladsaxe vil så vidt muligt arbejde for at imødekomme OGF-princip 3.

111 UDVIKLINGSPLAN FOR GLOSTRUP KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

112 AUGUST 2010 Glostrup Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Glostrup Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side xx-yy. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Glostrup Kommune er således:

113 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen OGF Kommune GIS-udgift per indbyggere ,58 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , ,67 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Glostrup Kommune har et højt omkostnings niveau til GIS, Glostrup Kommuner har en XXX udnyttelse af Dtp GIS. Glostrup Kommune har en ringe udbredelse 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Glostrup Kommunes relativt høje omkostningsniveau til GIS skyldes i høj grad at indkøb og etablering af GIS platform (incl. inkøb af hardware og server software) er indkøbt i benchmark perioden. Det reelle omkostningsniveau er derfor betydeligt lavere en undersøgelsen antyder. Den ringe udbredelse skal også ses i lyset af, at Glostrup Kommune sammenlignet med de øvrige kommuner er kommet sent i gang med at skabe samlet GIS platform. F.eks. blev der først i 2008 ansat en fuldtids gis-medarbejder (GIS-koordinator).

114 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Glostrup Kommune har ifm. anskaffelsen af GIS-platform (WebGIS) i 07/08 nøje vurderet behovet for desktop-klienter. Det har ifm. anskaffelsen været en politik/holdning, at WebGIS en skulle være indgangen til kommunens data for medarbejderne. Behovet for desktop-klienter vurderes og tilpasses løbende. Dette er muligt pga. en fleksibel kontrakt I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Kommunen har i forvejen ganske få desktop-licenser, så det ikke muligt at reducere yderligere. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: 0: Ingen alle der benytter GIS udenfor GIS afdelingen benytter WebGIS (med få undtagelser) Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af 2012.

115

116 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid 3, Næsten altid, undtaget ve anskaffelser for mindre beløb. Vurderingerne er ikke formaliseret, og tages ikke af en fast tværorganisatorisk enhed som et råd/arbejdsgruppe. Typisk inddrages relevante personer ad hoc eller kommunens projektorganisation benyttes ifm. større indkøb som vedrører flere afdelinger/forvaltninger. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Der er p.t. ingen procedure eller formaliseret proces ifm. med større IT-anskaffelser ift. nytteværdibetragtning, men nytteværdibetragtningen kunne fordel formaliseres som en del af anskaffelsesproceduren. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en

117 nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling.

118 Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder 0: Ingen Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Glostrup Kommune vil arbejde for at overvejelser omkring GI bliver en naturlig del af processen forud for større IT-investeringer og udvikling. Hvorvidt dette nås ved udgangen af 2012 er usikkert. Dette vil kræve afklaring med kommunens IT-chef ift. revision af kommunens ITpolitik/Digitaliseringsstrategi. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ 0: Det er de enkelte teams, afdelinger eller forvaltninger som sætter anskaffelsesprocessen i gang og gennemfører indkøb af fag-applikationer/-systemer. IT-chefen er dog altid underskriver/medunderskriver af større eller væsentlige IT-system-indkøb og er i varierende omfang med i anskaffelsesprocessen. Ifm. anskaffelse af tværgående IT-systemer benyttes eksisterende

119 projektorganisation til at gennemføre anskaffelsen/investeringen, som et egentligt projekt. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Der etableres et tværorganisatorisk digitaliseringsråd eller alternativt benyttes projektorganisationen hyppigere ifm. IT-investering/udvikling. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Glostrup Kommune har en organisatorisk udfordring med at få systematiseret og struktureret anskaffelsesprocessen ifm. nye IT-investeringer.

120 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: 4: Starter med at konvertere i 2011 dog tidligst 3-4 kvartal. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model

121 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: 2: Konverterer næsten alle feature classes, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger

122 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Kommunen har nødvendig software til udstilling af data via OGC services, men der ligger p.t. en begrænsning i kommunens firewall. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige. Det er planen, at der er etableret reverse proxy-løsning (sikker viderestillelse gennem firewall) allerede inden udgangen af Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Har i dag brugerstyring via AD på intern WebGIS på databaseniveau er det dog stadig manuel brugerstyring.

123 Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Kræver nærmere afklaring. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2:

124 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være:

125 Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database GIS server ELA med informi Lifa, Geodata Danmark Geodata Danmark Geodata Danmark ELA med informi ELA med informi Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3:

126 UDVIKLINGSPLAN FOR GREVE KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

127 AUGUST 2010 Greve kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Greve Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side xx-yy. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Greve Kommune er således: Kommunen har allerede flyttet geodataområdet til en fælles stabsfunktion i tråd med geodataprojektets anbefalinger. Greve kommuner har etableret en web-platform, som kan løfte opgaver, der ellers varetages af desktopgis, men dens muligheder er endnu ikke fuldt udnyttet i organisationen. Systemet er leverandørafhængigt og ikke baseret på fælleskommunale standarder. Geodataprojektet forsøger, i tråd med KLs forslag til digitaliseringsstrategi, at etablere et fælleskommunalt udbud efter nye fælleskommunale standarder, og anbefaler Greve kommune, at overveje at udfase den eksisterende web-platform og tilslutte sig dette fælleskommunale udbuds webgis- del. Projektets anbefaling skal ses i lyset af, at Greve kommune er den eneste danske kommune, hvor den avancerede del af den pågældende web-platform er implementeret, at der kan være tvivl om leverandørens ambitioner med produktet og at flere kommuner med relaterede web-platforme overvejer at skifte platform. En ny fælles WebGIS vil indebære implementeringsomkostninger, men projektet mener at der er mulighed for at det, indenfor en årrække, vil indebære en omkostningsreduktion for kommunen. Kommune har som andre relativt få ressourcer på geodataområdet. Projektet anbefaler kommunen, at søge relevante formelle samarbejder med andre kommuner, der muliggør deling af kompetencer og udviklingsresultater.

128 Geodataprojektet forsøger, også i tråd med KLs forslag til digitaliseringsstrategi, at etablere et nyt fælleskommunalt samarbejde, kaldet Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde, og anbefaler Greve kommune at tilslutte sig dette. Projektet er af den opfattelse at dette samarbejde på sigt vil effektivisere geodataområdet gennem standardisering, fælles udbud etc. Et fællesskab om den tekniske WebGIS-løsning vil sandsynligvis virke formidlende på samarbejdet, idet man så kan genbruge digitale løsninger m.h.t. interne arbejdsprocesser eller borgerkommunikation på tværs af kommunegrænserne. Det er også muligt, at kommunen kan finde samarbejdskonstruktioner med færre kommuner, evt. på mere opgavefokuseret niveau, kan udnytte ressourcerne bedre.

129 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Greve Kommune GIS-udgift per indbyggere ,35 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , ,13 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Greve Kommune har et gennemsnitligt omkostnings niveau til GIS, opgjort pr. indbygger og et lavt omkostningsniveau totalt set. Greve Kommuner har en høj udnyttelse af Dtp GIS. Greve Kommune har en bred udbredelse på det tekniske og en grundlæggende udbredelse i resten af kommunen. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Greve ligger relativt lavt/gennemsnitligt alt efter hvordan det opgøres, og relativt omkostningseffektivt når udbredelse m.m. tages i betragtning. På et punkt er Benchmarken misvisende idet Greve har reduceret antallet af GIS- medarbejdere i forhold til Benchmarkperioden. Greve har nu reelt 1,5 GIS- medarbejdere mod Benchmarkens gennemsnit på 2,7 medarbejdere, og der skal gøres en særlig indsats for at undgå at opnåede resultater mistes.

130 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Ja. Greve har allerede i sidste GIS- handleplan (kommunens 3.) vurderet arbejdsopgaverne og fundet at en meget stor del af dem kan erstattes af web. I forvejen har kommunen længe haft en udbygget WebGIS til informationshentninger. Efter vedtagelse af handleplanen har kommunen igangsat en omlægning, så også digitaliseringsopgaver og en del analyseopgaver nu kan foretages via Web. Kommunen står midt i de praktiske udfordringer, og har endnu ikke hverken høstet eller opnået den fulde gevinst ved denne omlægning. Det kan konstateres at omlægningen medfører øget arbejde for den centrale GIS-funktion, da WebSiderne skal opbygges omkring enkelte projekter, noget der i DeskTop-GIS udføres af den enkelte bruger. Dette er en omkostning, der er overset i den af KL bestilte forretningsanalyse. Desuden er der øget arbejde ved administration af brugere, der ikke kan køres via AD i kommunens system. Det har ikke været forudset og betyder at der skal opbygges viden og beredskab om WebGISadministrationen, så der ikke skabes en ny sårbarhed/flaskehals i form af GIS- koordinatoren. En af de store fordele tegner til at blive bevarelse af viden/funktionalitet ved personaleudskiftning I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 %

131 Kommunen har gennem en årrække satset på WebGIS, frem for DesktopGIS, og har som følge deraf relativt få Desktop licenser (i alt 8) Det er derfor begrænset hvor meget, der kan spares på desktop GIS licenser. Der findes desuden 5 MicroStation- licenser, hvis funktion er delvist udfaset. Kommunen har i forvejen så stort brug af WebGIS, at GIS blandt de fleste brugere er pseudonym med WebGIS. Den aktuelle Webplatform er blevet indført inden for det sidste år, og tilfredsstiller de tekniske krav kommunen har, men dens mere avancerede funktioner er ikke fuldt organisatorisk implementeret. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Afhængigt af om der i forbindelse med udbredelsen af GIS opstår behov for analysegis, kan der spares fra 0 til 25% af licenserne. Desuden er det en diskussion hvad væsentligt tab af funktionalitet betyder. Kommunen er indstillet på at der vil komme tab af funktionalitet bl.a. avanceret analyse, men der kan være nogen tvivl om hvor vidt det er funktionalitet, der udnyttes fornuftigt. Umiddelbart tegner der sig en opdeling i brugere med og uden analysebehov. Der tabes også grafisk funktionalitet, hvilket betyder at brugerne rykker over i DTP- programmer. Dette betyder risiko for at brugerne skaber data i DTP, hvor ved de tabes for GIS og anden analyse. Umiddelbart vil 1 2 af vores flydende GeoMedia licenser kunne opsiges pr som følge af den hidtil gennemførte omlægning. Kommunen skal dog være ekstremt varsom med at opgive disse licenser, da kommunen har et ønske om at udbrede GIS, herunder analyse GIS til nye forvaltninger. Der kan derfor meget vel opstå nyt behov for analyse GIS. Desuden betyder omlægningen at kommunens MicroStation-licenser kan opsiges/omlægges til AutoCad. Dette er en konsekvens af den hidtidige GIS- handleplan. MicroStation har tidligere været anvendt til GIS, men anvendes nu kun i begrænset omfang til at håndtere kort. Ellers anvendes MicroStation til projektering og illustrationer. Det skal undersøges nærmere om der er valide argumenter for at bevare en eller 2 MicroStation-licenser. F.eks. udgifter til flere AutoCad licenser eller funktioner, der ikke honoreres i hverken AutoCad eller GeoMedia. F.eks. håndtering af Rasterdata. MicoStation kan opsiges d til virkning fra Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af 2012.

132 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid 3 Det overordnede ansvar for geodata er placeret i Center for Økonomi og IT. Ansvaret for fagdata og fagsystemer er placeret i fagcentrene. Principielt skal der laves en Business Case på alle anskaffelser ud over bagatel grænsen. Det sker ikke altid, men dog på alle store anskaffelser. Anvendelse af Business Case er i vækst, og bl.a. en del af redskabskassen for den nye digitaliseringskonsulent rolle. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: At brugen af Business Case udbygges yderligere. Projektets generelle anbefaling:

133 Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder 0 Der findes ingen andre formelle krav om anvendelse af GeoData end det der er nedfældet i lovgivningen, f.eks. Planområdet og Adressevedligeholdet. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Der er ingen plan for en formel forpligtigelse ud over den der generelt handler om hvornår man skal inddrage IT. Der er en hensigt om at skabe en tilfredsstillende praksis på dette område, bl.a. ved at lade digitaliseringskonsulenterne have et minimum af kendskab til GIS (de sidder sammen med GISkoordinatoren) og ved at lade dem komme ind tidligt i projektfaserne som rådgivere. Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef

134 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ 0, 1, 2,3 og 4 Det er afhængigt af økonomi/ressourceforbrug og hvem, der kan have fordele af nyanskaffelsen. GIS er allerede placeret i IT- afdelingen, og ideelt set involveres IT i alle den slags vurderinger, også de mindre. IT er placeret i samme Center som Økonomi, under kommunaldirektøren. Der er et ITudviklingsråd, med deltagelse af en direktør, der rådgiver direktionen om de store IT-beslutninger. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT- investering/-udvikling løftes op i organisationen: Der er ingen særlige planer for at løfte IT beslutningskompetencen højere i organisationen. Hvad angår GIS/geodata er der planlagt en kortlægning af kommunens system og IT- arkitektur. Det kan være en anledning til at øge IT- afdelingens bevidsthed om GIS. Kommunen vil i evalueringen af denne udviklingsplan overveje i hvilket omfang den kan indføre yderligere organisatoriske tiltag, der kan sikre at geodata udbredes i organisationen. Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Kommunens gældende GIS- handleplan har indført en række tiltag, der harmonerer med OGF-princip 1. GIS- handleplanen skal revideres i efteråret I den forbindelse vil OGF-princip 1, sammen med de øvrige dele af denne udviklingsplan blive draget ind som et af udgangspunkterne, og ledelsen tage stilling til i hvilket omfang kommunen kan understøtte dette og andre OGF- principper yderligere.

135 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunen har ikke konverteret data til OGF-datamodel Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Kommunen vil etablere en database med OGF- datamodellen, og placere data i den efter behov. Kommunen vil undersøge om OGF- datamodellen kan bringes til at fungere med den eksisterende platform via views i databasen. Alt i alt kan der ikke sættes en præcis dato på påbegyndelse af konverteringen, men det vil formentligt ske i 2010 eller Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i 2011

136 3.1.2 Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Som ovenfor. Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Kommunen vil etablere en database med OGF- datamodellen, og placere data i den efter behov, for eksempel oprettelse af nye datalag, anvendelser eller indgåelse af fællesprojekter, der fordre en fælles datamodel. Der kan derfor ikke sættes dato på afslutning af konverteringen. Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunen har konverteret data til en database. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den

137 standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Kommunen har udstillelse af få, udvalgte data via konsulent. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Planen vil afhænge af konkrete projekter, der kræver det. Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Kommunen har brugerstyring i administratormodul.

138 Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Kommunen har ingen aktuelle planer om at omlægge til den fællesoffentlige brugerstyring, men hvis det skal omlægges, skal det være til noget der spiller sammen med AD. Tidligere undersøgelser har konkluderet at der ikke er tilfredsstillende sammenhæng mellem AD og den fællesoffentlige løsning. Kommunen har en påbegyndt en udredning af mulighederne for rationalisering af brugerstyringen. Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunen benytter fællesdrift f.eks. i sammenhæng med Flyfotoarkivet. Desuden samarbejdet GeoSjælland, vedr. FOT m.m. Kommunens økonomi lægger op til en nøje økonomisk vurdering af, hvilke samarbejder kommunen skal deltage i. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Kommunen går ind for fællesdrift, hvor det på forhånd, også på kort sigt, kan dokumenteres, at der er økonomisk og eller teknisk fordel ved det. Projektets generelle anbefaling:

139 Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Kommunen er ikke uden videre enig med projektets ensidige opfattelse af de økonomiske fordele ved en generel fællesdrift på det tekniske område og geodataområdet. Dertil er der set for mange dårlige eksempler, f.eks. ROVESTA, Grundkort Øst, kommunedata og FOT. Ofte medfører fællesdrift en overdreven og omkostningstung administration og datasamlinger, der er mere indviklet end nødvendigt. FOT, som det er etableret nu, er et skrækeksempel her på. Der er etableret en datasamling, der er en fællesmængde af elementer fra TK og Top10dk, tilført ekstra, for kommunen irrelevante attributter. Etableringen har trods KMSs bidrag kostet kommunen 1,5 gange det årlige vedligehold af TK og en halvering af indtægterne ved salg af digitale kort. Desuden nødvendiggør FOT medlemskab af både FOTdanmark og det lokale FOT-samarbejde, GeoSjælland, hvilket medfører en årlig udgift for kommunen på kr. Selv om det var intentionen med FOT at det skulle være billigere. Omvendt er kommunen enig med KL og Geodataprojektet i at fællesudvikling, datamodel og samarbejde kan være en forudsætning for fremtidig effektiv drift. Med baggrund i den aktuelle kommunale, økonomiske situation er der er der al muliggrund til vurdere projekter om fællesdrift nøje og målrette dem mod konkrete løsninger og de behov der reelt findes i kommunen. Hvad angår Geodataprojektets specifikke anbefalinger om deltagelse i fælles udbud på webgis og Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde, vil kommunens ledelse i forbindelse med vedtagelse af en ny GIS- handleplan efteråret 2010 drøfte, og på baggrund af de konkrete forslag og den nuværende økonomi træffe beslutning. I den sammenhæng vil der både blive kigget nøje på den konkrete økonomi i WebGIS- løsningen, forventningerne til leverandørens fremtidige understøttelse og den aktuelle situation blandt brugerne, der har skiftet platform inden for det sidste år.

140 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Udvikler p.t. ikke efter OGF- principper. Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Kommunen vil udvikle efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges. Projektets generelle anbefaling: Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne:

141

142 4.2 Leverandørbinding Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Greve Kommunes bindinger. Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Geomedia Webmap 1 år Brug af software Der er lavet specialudviklet integration til ESDH SQL-server db?? Benyttes generelt i kommunen til datbaser Diverse LIFA hjælpe programmer 1 år Brug af software Nej WebGIS 1 Brug af software Der er lavet et antal relativt komplicerede websides Kommuneplan modul Ingen Afregning efter forbrug Der er specialudviklet en Webapplikation MicroStation 2årig periode kan opsiges Brug af software Visse funktioner er muligvis ikke dækket ind af andre programmer VandløbsGIS (Orbikon)??? Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Kommunen vil arbejde efter OGF- princip 3 i det omfang dette ikke giver væsentlig øgede udgifter på kort eller lang sigt og ikke medfører tab af nødvendig funktionalitet. En grundigere drøftelse af kommunens holdning til OGF-princip 3 vil blive gennemført i forbindelse med udarbejdelse af ny GIS- handleplan.

143 UDVIKLINGSPLAN FOR GULDBORGSUND KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG

144 SEPTEMBER 2010 Guldborgsund Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Guldborgsund Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Guldborgsund Kommune er således: Benchmarken viser, at Guldborgsund Kommune har et omkostningsniveau, der ligger væsentligt under landsgennemsnittet både målt i absolutte udgifter og i målt pr indbyggere. Projektet anbefaler, at geodataområdet udbredes i hele den kommunale organisation på flere niveauer. Strategisk Forum for Udvikling og Digitalisering (SFUD). I forhold til Direktion og politisk niveau, vil det være centralt at få geodata-aspekter ved fremtidige IT-investeringer (udvikling og systemkøb) indarbejdet i kommissoriet for SFUD. Lederforum/Ledergrupper på tværs af organisationen. Det anbefales, at der i forhold til ledergrupper på tværs af hele Guldborgsund kommune gøres en indsats for at formidle mulighederne ved anvendelse af geodata. Det kunne f..eks. ske på møder i Lederforum eller andre koordinerende fora. GIS-ambassadører / GIS-gruppen. Den eksisterende GIS-gruppe anbefales udvidet med fagpersoner (GIS-ambassadører) fra andre direktørområder, med henblik på at indsamle og formidle projekter hvor geodata vil kunne inddrages aktivt i opgaveløsningen. Projektet anbefaler at den nuværende placering af GIS-funktionen, som stabsfunktion direkte under direktøren i Infrastruktur & Velfærd, er optimalt i forhold til de mange fagløsninger indenfor direktørområdet. Projektet anbefaler at Guldborgsund Kommune indgår driftsfællesskab med andre kommuner, evt. nabokommunerne eller andre kommuner hvor synergieffekten er stor. Derved udnyttes overskydende kapacitet og resurser til fællesdrift. Projektet anbefaler at kommuner konverterer til den fælles datamodel ifm. at kommunens geodata lægges i en geodatabase.

145 Projektet anbefaler at kommunen beholder den nuværende WebGIS-løsning, der er anskaffet for ca. 1 år siden. Det er ikke fornuftigt med en udskiftning set i forhold til de investeringer der er gjort i uddannelse, implementering og tilpasning af fagsystemer. Guldborgsund Kommune har netop reduceret antallet af Dtp GIS licenser fra en site licens med 120 brugere til 30 brugere fremover. Projektet anbefaler at kommunen reducerer dette antal yderligere ved holdningsbearbejdning og i takt med udbygning af WebGIS med sagbehandler funktionalitet, der kan erstatte Mapinfo. Den nytteværdi geodata og tilhørende GIS-løsninger skaber hos sagsbehandlerne opgøres ikke i Benchmarkrapporten. Projektet anbefaler at Guldborgsund Kommune arbejder med at synliggøre nytteværdien i form af forskelle i sagsbehandlingstider med og uden anvendelse af geodata og GISløsninger. Tilsvarende er værdien af sikker drift som følge af ensartede arbejdsgange qua brugen af GISløsningerne ikke kendt. Projektet anbefaler at Guldborgsund Kommune udbreder viden om dette forhold bredt i hele organisationen, så såvel ledelse som medarbejdere indser vigtigheden af, at såvel løsninger som data anvendes og kvalificeres.

146 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Guldborgsund Kommune GIS-udgift per indbyggere kr ,00 kr 6.934,00 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Guldborgsund Kommune har et lavt omkostningsniveau til GIS (væsentligt under gennemsnittet), Guldborgsund Kommuner har en lav udnyttelse af Desktop-GIS licenser da der anvendes MapInfo. Guldborgsund Kommune har en stor udbredelse af GIS i hele organisationen. 1.1 GIVER NOGLE AF TALLENE I UNDERSØGELSEN ANLEDNING TIL SÆRLIG OPMÆRKSOMHED, NÅR KOMMUNEN SAMMENLIGNER SIG MED DE ANDRE KOMMUNER? Kommunens svar (frivillig): Guldborgsund Kommune anvender marginalt flere GIS-personressourcer end gennemsnittet, men har mere end tilsvarende lavere konsulentudgifter. Den lave udnyttelse af desktop GIS licenser er siden Benchmark-undersøgelsen ændret, da vi i mellemtiden har afviklet 90 af 120 licenser, ved overgang fra Site-licens til enkeltbrugelicens. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne

147 gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Vi er pt. (august 2010) nået langt indenfor Infrastruktur & Velfærd (Teknik- og Miljø-området). Inden 2012 forventes det gennemført for hele organisationen I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Vi har allerede reduceret antallet af desktop GIS klienter fra 120 til 30. Endvidere er der igangsat initiativer til yderligere reduktioner, så det forventes at kommunen ved udgangen af 2010 har opnået en yderligere reduktion. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Der forventes et samlet behov for ca. 10 desktop GIS licenser. De resterende brugere skal anvende WebGIS. Det kræver en del omlægning af fagapplikationer og i den forbindelse vil der være en række omkostninger. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

148 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb. Men der er ikke udelukkende økonomisk fokus men også om nytteværdi i forhold til optimeret sagsbehandling (tid og kompleksitet). Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Yderligere præcisering af i hvilke sammenhænge der skal laves nytteværdibetragtning og hvor der endvidere skal indtænkes geodata som en del af processen. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 2

149 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Indenfor Infrastruktur & Velfærd (Teknik og Miljø): Alle fagområder Resten af administrationen : Ingen Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Behov for at emnet tages op i Strategisk Forum for Udvikling og Digitalisering og præciseres i forhold til kommunens digitaliseringsstrategi. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Hos fagchef/direktør alt efter pris. Der findes et tværorganisatorisk organ Strategisk Forum for Udvikling og Digitalisering, ligesom IT altid skal involveres ved større projekter, men beslutningskompetencen følger generelt betaleren. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Overvejelse om hvorvidt det bør indgå i kommissoriet for Strategisk Forum for Udvikling og Digitalisering Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. 3

150 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Der skal informeres bredt i organisationen om GIS og geodata, således at disse ting tages med i overvejelserne ved nyindkøb og arbejdsgangsanalyser i afdelinger udenfor det tekniske område. Specielt vil det være vigtigt med formidlingen via Strategisk Forum for Udvikling og Digitalisering. Den grundlæggende holdning for GIS-funktionen i Guldborgsund Kommune er, at den trives bedst i et miljø, hvor kommunens forretning foregår. Det giver sig selv at GIS-funktionen ikke kan være tæt på alle forretningsgrene. I Guldborgsund Kommune har vi valgt at lægge GIS-funktionen i den forretningsgren, der anvender GIS mest intensivt nemlig den stedforvaltende del af organisationen. Udfordringen i denne måde at organisere sig på i Guldborgsund er, at nogle direktørområder (personforvaltningerne) har længere til GIS end andre. Løsningen er ikke at placere GIS-funktionen i en central enhed, der vil medføre at alle har langt til GIS. I stedet skal der sikres en tværorganisatorisk forankring af GIS-udviklingen og GIS-udbredelsen. 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 4

151 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Testkonvertering er igangsat hen over sommeren og forventes gennemført i Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Egentlig konvertering gennemføres i Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Vi er I gang med at gennemgå eksisterende data for at få overblik over omfanget af opgaven. Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Alle OGF-featureclasses konverteres og en række andre eksisterende temaer får basisattributter tilføjet. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Ja, processen er sat i gang. Gennemføres i samme arbejdsgang som konverteringen til OGF-datamodel. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Indgår i processen for konvertering til OGF-datamodel. 5

152 Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige NU: Udstiller få data til specifikke løsninger Snart: Udstiller grundkort (FOT) til ledningsejere og andre med aftaler. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Udstiller flere af kommunens temadata via services, som er frit tilgængelige Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. 6

153 Filbaserede data med meget (alt for) frie rettigheder. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Data i database. Brugerstyring via AD-integration. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Egen drift uden OGF-principper, da vi endnu ikke har OGF-principperne implementeret. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Princip 1 eller 3. Vi ønsker ingen leverandørafhængighed på en fælles-driftsløsning. Det har tidligere været benyttet i forbindelse med det daværende WebGIS-system og -leverandør. Erfaringerne fra den løsning har betydet at vi er gået over til lokal drift. Princip 1 kan måske være relevant af hensyn til alle ikke-ogf-data, da det formodentlig vil være begrænset hvad vi kan spare hvis der er behov for 2 parallelle driftsløsninger (en for data i fælles datamodel og en for kommunespecifikke data). Forudsætningen om, at alle problemer vedr. svartider, sikkerhed mv. er løst hænger dårligt sammen med den relativt korte tidshorisont på 2 år, som svarene skal forholde sig til. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: 7

154 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Kommunen ønsker at anvende de fællesoffentlige datamodeller og ønsker også at indgå i øvrige fællesoffentlige samarbejder omkring geodata. Og vil gerne stille en WMS-tjeneste til rådighed hvis den efterspørges. Det vurderes, at vi på nuværende tidspunkt ikke er i stand til at vurdere hvorvidt en fælles driftsløsning vil være attraktiv for Guldborgsund kommune. Vi vil dog følge udviklingen på området med stor interesse og til stadighed vurdere hvornår det eventuelt vil være relevant. 8

155 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne ommunen udvikler og indkøber I dag under hensyntagen til at der sikres integration mellem fagsystemer og GIS, og hvis der er behov derfor integration fagsystemerne imellem. Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Princip 2 eller 3. Vi har begrænsede udviklingsmidler og for en række fagsystemer ingen mulighed for at nægte indkøb/udvikling udenom OGF. Vi kan og vil anbefale at OGF-principperne anvendes, men det afhænger også af fagpersonernes vurdering (ikke GIS-personer) af argumenter for og imod i hvert enkelt tilfælde. Hvis der på markedet findes et eksisterende fagsystem og udviklingsperspektivet for et nyt produkt efter OGF-principperne er lange rent tidsmæssigt, er det ikke givet vi har mulighed for at vente. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGF-principperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. 9

156 Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? MapInfo 1 år Brug af software MapInfo/OPSLAG MapInfo/DAI MapInfo/GrønPleje MapInfo/Plan 1 måned før periodens udløb en gang årligt 1 måned før periodens udløb en gang årligt 1 måned før periodens udløb en gang årligt 1 måned før periodens udløb en gang årligt Brug af software Brug af software Brug af software Brug af software MapInfo/BSS? Brug af software GIS-delen er meget lille. Hovedparten af applikationen er til byggesagsstyring. WebGIS: MapGuide WebGIS Sagsbehandler 1 år Brug af software 1 år Brug af software WebGIS:Borger 1 år Brug af software WebGIS-Acadre integration Database: MS SQL Server 1 år Brug af software Følger kommunens valg af ESDHsystem? Brug af software Spørg IT Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Ved samtlige nyanskaffelser af GIS-applikationer eller deraf afledt funktionalitet har OGF-kompatible produkter fortrin. Dog skal ledelsesaspektet ved valg af IT-investeringer til stadighed respekteres til OGF-princippet er indarbejdet overalt i organisationen. 10

157 UDVIKLINGSPLAN FOR HADERSLEV KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 11

158 AUGUST 2010 Haderslev Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Haderslev Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Haderslev Kommune er således: Benchmarken viser, at Haderslev Kommune har et relativt højt omkostningsniveau ifm kommunens geodata platform, men platformen tilgodeser fuldt kommunens behov. Projektet forventer, at kommunen med en målrettet indsats vil kunne forøge udnyttelsen af GIS og geodata samtidig med at omkostningerne nedbringes. Haderslev Kommunes direktion har vedtaget en overordnet strategi, hvori digitalisering er et af fokusområderne. Der er nedsat en programledelse og en digital task force, som har den endelige koordinering of beslutningskompetence i forhold til IT investeringer, digitalisering og borgerrettet kommunikation i hele kommunen. Geodataprojektet anbefaler, at man i dette regi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurdere i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. Geodataprojektet anbefaler kommunen at benytte lejligheden til at foretage en revision af italesætningen af geodataområdet internt i kommunen. Ordet GIS peger mod en specialistorienteret kultur med komplekse programmer og ikke alment tilgængelige kartografiske problemstillinger. Projektet foreslår kommunen at udvikle en ny benævnelse for geodataområdet. Haderslev Kommune har i 2009 udskiftet WebGIS-platformen for at kunne tilgodese flere forvaltningsområder og borgerrettede løsninger. Udbredelsen af geodata udenfor Teknik og Miljø er der taget hul på. Samtlige administrative arbejdspladser har i dag adgang til WebGIS-løsningen og de første målrettede WebGIS-løsninger til ikke-tekniske forvaltningsområder er ved at være tilgængelige. Geodataprojektet foreslår, at kommunens WebGIS-platform omtales som kommunens primære GISplatform. Projekt anbefaler at beskære antallet af desktop licenser i størst mulig udstrækning ved at flytte en del af opgaveløsningen i Teknik og Miljø over på WebGIS. Heri kan der med fordel indgå en mere systematisk vurdering af arbejdsgangene og de konkrete behov for anvendelsen af desktoplicenser. 12

159 Et meget omkostningstungt element i kommunens geodata-arkitektur er den ESRI-specifikke databaselagring og de dermed forbundne dyre editeringslicenser, som i praksis allerede nu viser sig som begrænsende faktor. Projektet anbefaler, at kommunen undersøger, hvorvidt andre løsninger vil kunne udføre de samme databaselagringsfunktioner. Det kan ske ved at kommunen tilslutter sig det fælleskommunale udbud for så vidt angår database og drift af database eller ved at igangsættes et samarbejdsprojekt med kommuner med samme problemstilling. Kommunen skal dog samtidig sikre, at editeringsmulighederne ikke bliver væsentligt forringede og samtidig tilgængelige for flere brugere, som ajourfører data. Det kunne med fordel være en editering fra WebGIS-platformen. 13

160 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Haderslev Kommune GIS-udgift per indbyggere kr kr Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) kr kr kr kr Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Haderslev Kommune har et højt omkostnings niveau til GIS, Haderslev Kommuner har en høj udnyttelse af Desktop GIS. I Haderslev Kommune er GIS bredt udbredt i Teknik og Miljø, mens udbredelsen er på basis-niveau i de andre forvaltningsområder. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Haderslev Kommune er bevist om at kommunen har et højt omkostningsniveau i benchmark undersøgelsen. Dette skyldes i høj grad, at kommunen har implementeret WebGIS 2 gange i benchmark-perioden, dvs. der er indeholdt 2 gange anlægsomkostninger for indkøb og opsætning af CBKort og genopsætning (konsulenttimer) af Netgis efter kommunesammenlægning. Det forventede omkostningsniveau i 2010 ligger på ca. kr kr for Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion), dvs. meget tæt på gennemsnittet i undersøgelsen. Systemskift og implementering har kostet mange timers arbejdsindsats for GIS medarbejderne. Yderligere har det taget tid i for den enkelte GIS-bruger at omstille sig / lære at anvende en ny webgis løsning. Haderslev Kommunes erfaring med systemskift er derfor at de skjulte omkostninger i form af arbejdstid til opsætning og læring er høje, hvilket der skal tænkes ind i fremtidige overvejelser af systemskift. 14

161 Haderslev Kommunes desktop- og database-setup ligner meget andre Arc-GIS -kommuner (Vejen, Kolding, Vejle) og her skyldes forskellen i omkostningsniveauet hovedsageligt omregningen til indbyggertallet. En væsentlig årsag til at ArcGIS-kommunerne generelt ligger i den høje ende i benchmarken, er det specielle database-setup (ArcSDE), som er knyttet til ArcGIS. Dette er derfor et vigtigt indsatsområde for kommunen, udover reduktion i desktop-licenserne. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Arbejdsgange gennemgås sporadisk, - medarbejder- og opgavespecifikt. Der foretages pt. ikke overordnet gennemgang og vurdering af arbejdsgange på det tekniske område. GISkontoret forsøger at påvirke nye brugere til anvender WebGIS frem for desktop, sådan at antallet af brugere af desktop licenser forbliver nogenlunde det samme, mens der sker en stigning i antallet af WebGIS-brugere. Desuden udvikles integrationer til fagapplikationer fortrinsvis til WebGIS, hvilket i sig selv flytter brugere til WebGIS I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Kommunen har i dag 20 flydende ArcView, 9 flydende ArcEditor og 1 flydende ArcInfo, som stort set 15

162 alle udnyttes dagligt. Mange brugere anvender ArcGIS af gammel vane, men en række brugere udfører GIS-analyser og specielle udskriftsopgaver, som pt. ikke understøttes af WebGIS. Editering er ligeledes pt. ikke muligt i web-miljøet. Kommunens plan for anvendelse af WebGIS ved udgangen af 2012: Kommunen vil kunne reducere antallet af desktop-licenser med 50%, men ikke uden at der skal ske en stor målrettet indsats overfor erfarne ArcGIS-brugere. Reduktionen forudsætter at der kan findes og det lykkes at implementere en WebGISediteringsløsning, som vil kunne erstatte en del af den editering som pt. finder sted via desktop. En yderligere reduktion end de 50% vil være muligt, såfremt nogle væsentlige og hyppigt anvendte muligheder i ArcGIS bliver integreret i WebGIS (styring af signatur, gennemsigtighed, rækkefølge af lag mm.). For Haderslev Kommune er det ikke kun antallet af deskop-licenser, som er en væsentlig omkostnings-faktor, men specielt antallet af de dyre editerings-licenser. Disse vil kunne reduceres med over 90% udenfor GIS-afdelingen, hvis den før omtalte webløsning kommer til at fungere. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangen af

163 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Status d.25/8 er at det gøres individuelt på bedste måde. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Der er lige i Haderslev Kommune blevet oprettet en tværorganisatorisk digital task force, som fremover skal godkende alle nye IT anskaffelser, bl.a. på baggrund af en arbejdsgangsanalyse og en økonomisk nytteværdibetragtning. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 17

164 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder I dag har fagområderne reelt ingen formel forpligtigelse til at tage geodata med i overvejelser ved nye IT-tiltag. Dog er det på det tekniske område naturligt at man forhører sig med GIS i forbindelse med nyanskaffelser af IT. Dette er desværre ikke tilfældet udenfor Teknik og Miljø. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Med oprettelsen af en digital task force er det forhåbningen at GIS vil indtænkes i forbindelse med overvejelserne om IT-investeringer. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Beslutningskompetancen er dags dato lidt svær nøjagtigt at placere, men det er som regel fagchefen som træffer endelig beslutning om nyanskaffelse. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Med oprettelsen af den digitale task force er det meningen at beslutningskompetencen skal løftes fra det enkelte fagområde op til et tværfagligt organ (digital task force), som er underlagt direktionen. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at 18

165 geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Der er i Haderslev Kommune blevet oprettet en digital task force, som frem mod 2012 vil arbejde på at indtænke GIS i forbindelse med IT nyanskaffelser, og løfte beslutningskompetencen fra det enkelte fagområde op på et tværorganisatorisk niveau. Det er kommunens vurdering, at en øget anvendelse af geodata dog fortsat vil være afhængig af konkrete ambassadører i samtlige fagområder. Derfor vil det kræve en øget og vedvarende reklameindsats fra GIS-kontoret, som der burde være mulighed for med den nuværende ressourcetildeling. 19

166 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikation langt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet. FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Haderslev Kommune starter med konverteringen senest i Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis 20

167 Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Som udgangspunkt vil kommunen gerne konvertere alle featureclasses, som er udpeget i OGFsamarbejdet inden udgangen af Men det kræver, at den kommende tværkommunale organisation kommer til at fungere dynamisk nok og at modellen kvalitetssikres i tilstrækkelig grad, således at funktionalitet og dermed nytteværdi ikke forringes væsentligt. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Kommunen har pt mulighed for at udstille WMS, men gør det næsten ikke og kun til intern brug. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Kommunen planlægger at udstille data via fælles udpegede services i takt med at behovet opstår. Det er også kommunens plan, at den næste version af WebGIS kan udstille WFS. Kommunen regner med at anvendelsen af disse services i starten primært sker i interne applikationer. Kommunen har pt. ikke taget stilling til frit tilgængelige services. Det er uklart, hvem der måtte have behov for disse, idet mange af kommunes data allerede er tilgængelige via Danmarks Arealinformation og PlansystemDK. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden 21

168 udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Kommunen anvender pt. brugerstyring ift. dataeditering. Styringen foregår på SQL-database-niveau med kobling til active directory. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Kommunen vil foreløbigt blive ved med at anvende den løsning som pt anvendes (ArcSDE). Derudover har kommunen planer om at anskaffe et webediterings modul samt et adgangsstyringsmodul (med kobling til AD) til WebGIS, for at styre hvilke brugere som skal have skrive adgang til hvilke data. Lige nu kan kommunen ikke se, hvordan den fællesoffentlige brugerstyring kommer i spil i forhold til dataeditering. Deltagelse i føderationen er heller ikke drøftet med IT-afdelingen. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål. 22

169 3.4.1 Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGF-principper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGFprincipper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunen forestår selv den største del af driftsopgaven. Dog er den borgerrettede WebGIS hostet af leverandør, og kommunen er glad bruger af Flyfotoarkivet. Desuden administrer Sydkort-sekretariatet al salg af kommunens tekniske kort. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Kommunen er grundlæggende ikke afvisende overfor fælles drift. I den forbindelse mener vi umiddelbart, at det må være lettere for en leverandør at sikre de nødvendige faglige kompetencer for en tilfredsstillende drift, end det vil være for et kommunalt fællesskab. Vores erfaring med fælles drift fra tidligere projekter gør os dog umiddelbart noget skeptisk overfor, om stordrift ikke vil trække i en retning af mindre fleksibilitet og dermed mindre eller meget forsinket nytteværdi i de kommunale arbejdsgange. En tilslutning til fælles drift vil således være afhængig af den konkrete udformning af en kravspecifikation hhv driftsaftale. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: 23

170 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Lige nu er ogf principperne ikke færdigudviklet til et niveau, hvor de kan indtænkes i GIS-driften i kommunen. Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Kommunen understøtter OGFprincipperne. Men det er urealistisk at følge principperne, hvis det viser sig at funktionalitet og performance bliver væsentligt dårligere eller omkostningerne meget højere som følge ogf principperne. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter Er der andre ikke kontraktlige 24

171 kontrakten? bindinger? ArcGIS Desktop Hvert år med 3 måneders varsel til 1/1. ArcSDE Hvert år med 3 måneders varsel til 1/1. Brug af software Brug af software Kompetencer stort omfang af GISfunktionalitet Integrationer: DAI, VandløbsGIS, GDKapplikationer, Bygningsgeokodning, EMopslag, Kompetencer Metadatamodul Motor til flerbruger-editering SQL-server db?? RapX (adresser) Hvert år med 3 måneders varsel til 1/1. Brug af software WebGIS (CBkort) Hvert år med 1 måneds varsel til 1/1. Brug af software Kompetence Kommende integration til Byggesag Kommende integration til Acadre GDK- Desktopapplikationer Hvert år med 3 måneders varsel til 1/1. Brug af software ArcGIS ESDH-GIS-kobling Udviklingsprojekt, der skal færdiggøres i 2010.? Øvrige integrationer, se kolonne 4 25

172 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Der foreligger ikke nogen længerevarende kontraktmæssige bindinger, men en række bindinger i eksisterende integration og moduler, hvor en udskiftning vil kræve omfattende arbejde for at sikre funktionaliteten. Kommunen er meget interesseret i at indgå i fælles applikationsudvikling på basis af fælles OGFstandardiserede services. Det synes umiddelbart være mest oplagt ved nye applikationer / integrationer. 26

173 UDVIKLINGSPLAN FOR HERNING KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 27

174 AUGUST 2010 Herning kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Herning Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Herning kommune er således: Herning kommune har været toneangivende på geodataområdet i mange år. Kommunen overvejer p.t. indkøb af nyt WebGIS. Geodataprojektet anbefaler kommunen, at lade dette indkøb være det konkrete udgangspunkt for en mere generel tilpasning af kommunens overordnede IT-plangrundlag, kommunens anvendelse af geodata samt organisatorisk forankring af geodata. Hvis man ønsker det, har Herning kommune gode muligheder for at fastholde en toneangivende rolle - men nu mht den brede organisatoriske forankring af geodata og implementering af WebGIS. Projektet anbefaler, at man indkøber et WebGIS-system, som bliver kommunens primære geodatasystem. Dvs at WebGIS bliver reglen, mens desktopgis bliver undtagelsen. Dermed markerer indkøbet af WebGIS et væsentligt skifte i kommunens geodatastrategi. Det anbefales, at man udarbejder en kommunikationsplan for dette strategiske skifte ift kommunens forvaltninger og medarbejdere. Kommunikationsplanen skal forklare baggrunden for den brede udbredelse og formidle, hvorledes man planlægger implementering af den brede anvendelse af geodata i kommunen. Planen skal sikre, at alle fagforvaltninger inddrages i planlægnings- og implementeringsprocessen. Det anbefales endvidere, at man overvejer at få øvrige forvaltninger til at bidrage til finansieringen af WebGISsystemet. Man kan overveje, at finde et navn til det nye web-system, der ikke indeholder ordet GIS. Fx GeoWeb. Dermed signaleres en afkobling fra den specialistprægede GIS-kultur. Det nye navn indgår som et centralt element i kommunikationsplanen. 28

175 Det er geodataprojektet opfattelse, at mange eksisterende WebGIS-systemer ikke vil kunne leve op til Herning kommunes krav. Det anbefales derfor kommunen at tilslutte sig det planlagte fællesoffentlige udbud, hvor der bl.a. efterspørges WebGIS med en høj grad af standardisering og funktionalitet. Det er sandsynligt, at indkøbs- og valgprocessen i relation til WebGIS vil give anledning til en revurdering af kommunen totale GIS-installation. Hvis WebGIS er reglen, så skal den underliggende infrastruktur også understøtte dette. Hertil kommer, at Herning kommune har en iøjnefaldende kostbar geodata platform. Det er sandsynligt, at ydelser på et sammenligneligt niveau efter udbud vil kunne erhverves til lavere driftsudgifter. Det anbefales, at kommunen overvejer at tilslutte sig det fællesoffentlige udbud efter en total GISplatform. Hvis man er meget sikker på, at man ønsker at fortsætte med nogle enkelte desktoplicenser, kan det sikkert indpasses i det fælleskommunale platformsudbud. 29

176 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen OGF Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Herning Kommune har et højt omkostnings niveau til GIS, Herning Kommuner har en høj udnyttelse af Dtp GIS. Herning Kommune har en bred udbredelse i hele kommunen 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Herning Kommune er præget af, at have været i gang med GIS i meget lang tid. Udbredelse af GIS er sket i en tid før web var så udbredt. Traditionelt har udbredelse derfor været baseret på desktopapplikationer, og rigtig mange arbejdsgange kører i dag i drift på grundlag af desktop-gis. Web har været anvendt i en årrække, men også her er udviklingen sket på platform, der ikke fuldstændig er fulgt med tiden og derfor bør revurderes. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved 30

177 hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Herning kommune er i gang med at vurdere alle arbejdsopgaver, hvor der i dag anvendes desktoplicenser med henblik på at få disse overtaget af webklienter i så høj grad som muligt. Der afholdes møder med alle fagområder for at få vurderet alle sagsgange, hvori indgår geodata I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Vi forventer at erstatte 80% af alle dekstopklienter med webadgang. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

178 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: 3. Ifølge kommunens projektmodel skal alle projekter vurderes mht nytteværdi undtagen ved mindre anskaffelser. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 32

179 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: 4. Kommunens netop vedtagne strategi for GIS-anvendelse skulle sikre, at alle IT-projekter vurderes med henblik på inddragelse af geodata. Denne vurdering medtages i projektskabelon for alle Itprojekter i Herning Kommune Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Beslutningskompetencen i Herning Kommune ligger i en central Styregruppe for digital forvaltning. Denne styregruppe behandler alle større IT-projekter. Forvaltningerne bidrager med IThandlingsplaner, der beskriver alle IT-projekter for forvaltningen. Herning Kommune finder således, at beslutningskompetencen allerede er løftet op i organisationen. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at 33

180 geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: 34

181 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Herning Kommune er startet med at konvertere (2010) Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 35

182 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Herning Kommune forventer, at alle data indeholdt i datamodellen er konverteret inden udgangen af 2012 Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Ikke aktuelt for Herning Kommune. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 36

183 Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Herning Kommune er meget indstillet på at udstille data via services og gør det allerede i dag i forbindelse med konkrete projekter og applikationer. Herning Kommune ser med tilfredshed på, at der udpeges konkrete versioner af de mange services, der er behov for. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Kommunens plan for at anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Herning Kommune anvender i dag Føderation fra DMP og vil fremover anvende de centralt vedtagne løsninger på brugerstyringsområdet. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan 37

184 give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Herning Kommune deltager gerne i fælles drift med henblik på at effektivisere. En fælles driftsløsning kan være en leverandørløsning eller et kommunalt fællesskab. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: 38

185 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Herning Kommune vil gerne udvikle efter OGF-principperne. Der må dog tages forbehold for funktionalitet og performance. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? 39

186 Desktop-klient WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer 3mdr til et kvartal, dvs. maks. 6 mdr. Op til 1 år ved årsskifte, dvs. maks. 2 år 3mdr til et kvartal, dvs. maks. 6 mdr. Op til 1 år ved årsskifte, dvs. maks. 2 år Sikker drift i en lang række arbejdsgange Sikker drift i en lang række arbejdsgange Sikker drift i en lang række arbejdsgange Sikker drift i en lang række arbejdsgange Database 1 år Sikker drift i en lang række arbejdsgange Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: 40

187 UDVIKLINGSPLAN FOR HILLERØD KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 41

188 RESUMÉ AUGUST 2010 Hillerød kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Hillerød Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Hillerød kommune er således: Benchmarken viser, at Hillerød Kommune xxxxx Geodataområdet har i Hillerød Kommune stort set ingen forankring udenfor det teknisk område. Geodataprojektet anbefaler, at man i arbejdet med kommunens fremtidige GIS strategi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. Hillerød kommuner har planlagt at overgå til den fælles datamodel i Projektet anbefaler kommunen, at man gennemfører datakonvertering i samarbejde en andre kommuner, som har et udgangspunkt svarende til Hillerød. Derved kan spares både interne ressource og eventuelle konsulentudgifter. Projektet anbefaler, at datakonverteringen sker mod en database frem for mod en fil struktur. 42

189 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Hillerød Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Hillerød Kommune har et gennemsnitligt omkostnings niveau til GIS, Hillerød Kommune har en lavere udnyttelse af Dtp GIS. (gns 1,8; hillerød 0,6) Hillerød Kommune har en stor udbredelse i By og Miljø. Generelt i kommunen er udnyttelsen lav. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner???????? 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? 43

190 Kommunens svar: Har ikke gennemgået arbejdsgange I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen (GIS medarbejdere)udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % over 90 % Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Et skønnet bud vil være 50 % Et væsentligt antal brugere vil have den samme nytteværdi ved brug af kommunens WEB-kort som der i dag gives via MapInfo og MicroStation. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

191 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen (GIS medarbejderne) skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Kommunen udfører ikke økonomisk nytteværdiberegninger ved investering. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Ønsker med de rette værktøjer stillet til rådighed at benytte nytteværdiberegninger ved investeringer af større karakter. Projektet anbefaler, at kommunen altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 45

192 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Ingen Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Fremtidig GIS strategi skal fastlægge procedurer, der inddrager GIS i forbindelse med ITinvesteringer/- udvikling. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Individuel, Team, Fagchef Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: IT strategien udbygges med krav om undersøgelse af GIS integration. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. 46

193 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Geodataområdet har i Hillerød Kommune stort set ingen forankring udenfor det teknisk område. Geodataprojektet anbefaler, at man i arbejdet med kommunens fremtidige GIS strategi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. 47

194 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Starter med at konvertere i Vi forventer at være færdige med udgangen af Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 48

195 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet Målet efterstræbes i det omfang, at de udviklede datamodeller i al væsentlighed understøtter det givne fagområdes forretning. I de tilfælde, hvor datamodeller ikke opfylder dette krav, vil ændringsmulighederne og hastigheden i OGF-datamodellerne være afgørende for, om de følges. For featureklasser, der ikke pt. er udpeget af OGF som fællesdata, vil disse blive tilnærmet OGFmodellerne ved at tilføje basis. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Filbaseret på hovedparten af temakort. Fagsystemer access database, og enkelter temaer i SQL database Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Det vil muligvis på sigt overvejes at anvende Postgres databasen, Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 49

196 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Har ikke mulighed for at udstille data via WMS/WFS Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Kommunen har overvejet muligheden for at tilkøbe servicen Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Filbaseret data: MapInfo platform. Der er ingen brugerstyreing på MapInfo temaerne. Der er ansvarlige medarbejdere på temaerne, og det forventes, at ingen andre redigerer i data. Brugerstyring via administrationsmodul: MivroStation få temaer Brugerstyring via administrationsmodul på nogle af fagsystemerne. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Der ligger ingen planer herfor Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 50

197 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Med baggrund i få GIS medarbejdere vil det være en meget stor arbejdsbyrde at omlægge de filbaserede temaet til en databasemodel. Det vil være mindst krævende at fortsætte med de filbaserede temaer og dermed egen drift efter OGF principper En anden betragtning kan være, også med baggrund i få GIS medarbejdere, at indgå i et kommunalt fællesskab. Herved vil der være flere til at støtte hinanden med databaseopsætning. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Hillerød kommuner har planlagt at overgå til den fælles datamodel i Projektet anbefaler kommunen, at man gennemfører datakonvertering i samarbejde en andre kommuner, som har et udgangspunkt svarende til Hillerød. Derved kan spares både interne ressource og eventuelle konsulentudgifter. Projektet anbefaler, at datakonverteringen sker mod en database frem for mod en fil struktur. 51

198 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: OGF principperne bygger på at applikationerne primært anvender web teknologi. Med en fortsat anvendelse af en filbaseret temaløsning, vil kommunen afskære sig selv at udvikle efter OGFprincipperne. Udfordringen må nærmere overvejes. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. 52

199 Der er typisk 1 3 md. opsigelser Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database Tilføj selv her Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: 53

200 UDVIKLINGSPLAN FOR HOLBÆK KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 54

201 AUGUST 2010 Holbæk Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en udviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Holbæk Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Holbæk Kommune er således: Benchmarken viser, at Holbæk Kommune har et relativt højt omkostningsniveau i forbindelse med kommunens geodata platform, men platformen tilgodeser fuldt kommunens behov. Benchmarken viser også at udnyttelsen af platformen og data ikke er særlig udbredt internt i kommunen. Holbæk Kommune skal frem til primo 2011 udarbejde en overordnet digitaliseringsstrategi, som skal sætte de overordnede rammer for efterfølgende strategier på sektorområderne. I samme periode skal der dels fastlægges en beslutningsstruktur for hvem der træffer beslutning om hvad - i relation til it og digitalisering - og dels skal der fastlægges en overordnet it-styringsmodel, der beskriver og prioritere tiltag, der understøtter en bedre fremtidig styring af it. Geodataprojektet anbefaler, at indarbejde udbredelsen af geodata i kommunen i denne digitaliseringsstrategi. Holbæk Kommune gør sig tanker om at udskifte kommunens WebGIS-løsning, idet man ønsker en mere åben og servicesorienteret WebGIS-løsning. Geodataprojektet ønsker at etablere et fælleskommunalt udbud efter nye fælleskommunale standarder, og anbefaler Holbæk Kommune at tilslutte sig udbuddet for så vidt angår WebGIS. Kommunen lægger vægt på, at GIS-funktionalitet skal kunne indpasses i fagapplikationer via standard snitflader. Geodataprojektet foreslår Holbæk Kommune, at gøre anskaffelsen af WebGIS til en betydningsfuld begivenhed i kommunen mht. udvikling af digitale forvaltningsværktøjer. Det foreslås, at man involverer alle områder/ forvaltninger i kravspecifikationsprocessen, at man udarbejder en handleplan omkring implementeringen mv. og at kommunens strategi for geodata revideres ud fra projektets anbefalinger. Endelig foreslås det, at man udbreder WebGIS-platformen som det primære GIS-værktøj i kommunen og får analyseret og justeret nødvendigheden af de eksisterende MapInfo-licenser f.eks ved at kigge nærmere på arbejdsgange. 55

202 Geodataprojektet anbefaler kommunen, at man medio 2012 foretager en evaluering af omkostninger og funktionalitet af kommunens platform set i forhold en række andre konkrete og implementerede platforme. Herunder platforme der på det tidspunkt er færdigimplementeret som resultat af det fælleskommunale udbud. Holbæk Kommune ønsker at udstille data via services og indgå i samarbejder omkring dette. Geodataprojektet anbefaler at services benyttes hvor det efterspørges og hvor det giver en positiv nytteværdibetragtning. Holbæk Kommune vil starte implementeringen af den fælleskommunale geodatamodel i Det kan i den forbindelse overvejes, om konverteringen håndteres i fællesskab med andre kommuner. Fx kommuner, som tilhører samme brugergruppe som Holbæk Kommune eller et regionalt fællesskab. Den fælles datakonvertering kunne naturligt følge til et fælles driftssamarbejde. Geodataprojektet ønsker at etablere et nyt fælleskommunalt samarbejde, kaldet Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde, og anbefaler at Holbæk Kommune tilslutter sig dette. Projektet er af den opfattelse at dette samarbejde på sigt vil effektivisere geodataområdet gennem standardisering, fælles udbud m.v. 56

203 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Holbæk Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Holbæk Kommune har et lavt omkostnings niveau til GIS. Holbæk Kommune har en høj udnyttelse af Desktop GIS. Holbæk Kommune har en smal udbredelse. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Holbæk Kommune har i undersøgelsen anført en meget smal udbredelse af geodata set i forhold til alle fagområder i kommunen. Holbæk Kommune er i gang med udbredelsen af geodata til øvrige fagområder, men det går langsomt. Holbæk Kommune vil gerne bakke op om etableringen af et nytteværdikatalog og ideudvekslingsforum, således at dette kan være med til at fremme udbredelsen. I undersøgelsen er kommunens GIS-nettoudgift pr. år sat til og gennemsnit er I perioden har kommunen skiftet leverandør af konsulentydelser på geodata-området og ansat nye medarbejdere. Det vil derfor være interessant for kommunen at følge udviklingen af udgifterne de næste par år for bl.a at se om der er en benefit ved investeringen i medarbejdere. Ved undersøgelsen har kommunen opgjort og medtaget 11 MapInfo-licenser. Disse licenser er medtaget fra kommunesammenlægningen og er et udtryk for hvilke arbejdsgange der benyttes. Nogle af disse licenser overgår til Forsyningen. 57

204 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Har ikke gennemgået arbejdsgange for nylig. Som udgangspunkt anvender brugerne WebGIS og ved udbredelsen af desktopklienten forøges antallet af de eksisterende 7 licenser til ArcMap ikke I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Ingen af vores ArcMap-licenser kan undværes. De bliver delt imellem 23 brugere, hvoraf de 5 brugere er fra geodata-teamet. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: I forbindelse med kommunesammenlægningen var tilbuddet til brugerne WebGIS. Der hvor der anvendes desktop-klienter kan de ikke udskiftes, idet licenserne anvendes til vedligeholdelse af data som ikke kan foretages fra WebGIS. Kommunen forventer fortsat drift af WebGIS og videre introduktion til øvrige afdelinger med WebGIS. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

205 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Kommunen udfører ikke økonomisk nytteværdiberegninger ved investering. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Holbæk Kommune ønsker, med de rette værktøjer stillet til rådighed, at benytte nytteværdiberegninger ved investeringer af større karakter. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 59

206 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der er ingen formel forpligtelse for fagområderne på nuværende tidspunkt. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Kommunen ønsker at få indarbejdet formaliteten i kommunen nye strategi for geodata. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Beslutninger træffes i en koordinerende GIS-styregruppe. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Kommunen ønsker at få indarbejdet formaliteten i kommunen nye strategi for geodata. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelserne ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af

207 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Der skal foregå en planlagt revision af kommunens strategi for geodata, hvori det bliver muligt at indarbejde/imødekomme OGF-princip 1. Samtidig ønsker GIS-teamet at have større fokus på udbredelsen af WebGIS. Hvis øvrige brugere kan forstå hvad geodata er og hvordan de kan anvendes (hvordan geodata kan være indgang ligesom cpr.nr.), kan de også være med til at tænke på hvordan geodata kan anvendes på netop deres fagområde. Der er integrationer der skal virke på fagområderne. Og der skal være en god brugervenlighed. 61

208 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Holbæk Kommune forventer at gennemføre konverteringen i foråret 2011 og forventer at være færdige inden sommer Konverteringen gennemføres uden konsulenthjælp, med erfaringsudveksling fra øvrige kommuner. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 62

209 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Holbæk Kommune forventer at konvertere alle data som der er udpeget i OGF-samarbejdet. Og nye kommunale data oprettes efter den fælleskommunale datamodel. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunen har en databasebaseret lagring. Kommunens plan for at sikre konvertering til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 63

210 WMS-tjenester bliver ikke efterspurgt for kommunens kort, og bliver derfor ikke udbudt i øjeblikket. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Kommunen har mulighed for at udstille data som WMS-tjenester og er villig til at udstille via denne tjeneste, såfremt dette efterspørges. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory). Adgang til DAI foregår via den fællesoffentlige brugerstyring. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Har pt. ingen planer om at den fællesoffentlige brugerstyring skal implementeres til egen geodatabase, men brugerstyringen anvendes fortsat til andre offentlige systemter. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

211 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGF-principper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGFprincipper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Holbæk Kommune er villig til at indgå i fællesskaber, såfremt de nødvendige kompetencer er i samarbejdet. Også gerne på nationalt plan. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Kommunen ønsker at anvende de fællesoffentlige datamodeller og ønsker også at indgå i øvrige fællesoffentlige samarbejder omkring geodata. Og vil gerne stille en WMS-tjeneste til rådighed hvis den efterspørges. 65

212 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Vil gerne implementere efter OFG-principper, men ønsker ikke at miste noget som brugerne har i forvejen af funktionalitet eller performance. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? 66

213 Desktop-klient WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database Tilføj selv her Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Indgår ikke kontrakter som binder os længere end Men fortsætter med at vedligeholde og servicere vores nuværende platform, med de allerede indgåede aftaler. 67

214 UDVIKLINGSPLAN FOR HORSENS KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 68

215 AUGUST 2010 Horsens Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Horsens Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Horsens Kommune nåede på grund af tidspres ikke at få specifikke anbefalinger på den afsluttende workshop. Dette indledende afsnit i udviklingsplanen skal derfor ses som en opsamling på de udfordringer, kommunen står overfor i forhold til at leve op til OGF-principperne. Horsens Kommune har en klar intention om at leve op til geodataprojektets anbefalinger. Dette sikres bl.a. via en ny tværgående organisering omkring den fælleskommunale digitaliseringsstrategi med direktionen i spidsen. Målet om udbredelse søges opnået gennem italesættelse af geodata som et helt naturligt forvaltningsgrundlag på lige fod med personoplysninger, samt gennem integration af webgis med relevante fagsystemer på tværs af den kommunale organisation og i forhold til kommunens hjemmeside. De primære tekniske udfordringer ligger i valg af lagringsdatabase samt teknisk set-up omkring brug og editering af data, herunder også indgåelse af dataansvarsaftaler. Her får kommunen en særlig udfordring med fremadrettet at sikre, at den underliggende tekniske infrastruktur understøtter anvendelsen af geodata. Horsens Kommune er på nuværende tidspunkt ikke indstillet i at gå med i et fællesoffentligt udbud efter et standardiseret webgis-system. Til gengæld ønsker vi, i samarbejde med andre kommuner, at videreudvikle vores eksisterende webgis-platform efter OGF-principperne. Vigtige forudsætninger for at målene i handlingsplanen nås er: Kompetencerne i GIS-funktionen bør styrkes i forhold den nye udvikling på geodataområdet. Udbredelse af webgis kræver udvikling af applikationer og forøget performance. Implementering af dataansvarsaftaler og tilpasning af workflow vil kræve betydelige ressourcer. Det samme vil det, at få skabt forståelse for nytteværdien af geodata udenfor det tekniske område. 69

216 Ledelsesmæssig forståelse og involvering er altafgørende for handlingplanens success. 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Horsens Kommune GIS-udgift per indbyggere ,77 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , ,00 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Horsens Kommune har et omkostnings niveau til GIS under gennemsnit. Kommentar: Tallet kan ikke tages som udtryk for de faktiske forhold. Årsagerne hertil er beskrevet nedenfor i 1.1. Omkostningsniveauet ved normal drift er reelt en del højere. Horsens Kommune har en middel udnyttelse af Dtp GIS i forhold til gennemsnittet. Horsens Kommune har en bred udbredelse af GIS i Teknik og Miljø og en grundlæggende udbredelse i resten af kommunen. Det samme billede tegner sig i resten af de deltagende kommuner. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Svar: Normering. Både på landsplan og i Horsens Kommune kan det konstateres, at løn er den største enkeltudgift til udvikling og drift af GIS og geodata i kommunerne. I forhold til landsgennemsnittet i den bagved liggende undersøgelse, ligger vi højt på årsværksnormeringen. Udgift til datakøb. Udgiften til datakøb er afhængig af kommunens areal fordelt mellem land og by samt hvilket 70

217 engagement man har indgået i forhold til FOT. For Horsens Kommunes vedkommende skal det bemærkes, at vi ikke har fået foretaget nykortlægning siden Tallet i benchmark undersøgelsen afspejler dette forstået på den måde, at det reelt er for lavt. I 2010 er vi indgået i det landsdækkende FOT-samarbejde, og der er bestilt nykortlægning efter den fællesoffentlige standard. Der må således fremadrettet forventes en forøget udgift til datakøb og produktion i et indtil videre ubekendt omfang. Udgift til licenser. Udgiften er afhængig af GIS-platform og omfanget af web-gis brugere. I Horsens Kommune har vi valgt databasebaseret platform til lagring af geodata, da det er en forudsætning for tæt integration til andre fagsystemer med god styring af data. Omkostningen til en sådan løsning er dyrere end ved filbaseret lagring af data. Siden 2009 har vi, som led i en strategisk udviklingsplan på GIS-området, arbejdet på at udvide antallet af web-gis brugere på bekostning af dekstop. Den fortsatte udvikling på området forventes på den ene side at betyde en reduktion i antallet af dyre licenser. På den anden side skal der ske en kraftig udvikling på webgis-området, for at disse billigere systemer kan erstatte desktopgis, og dette koster penge. For Horsens Kommunes vedkommende skal det bemærkes, at vi med kommunalreformen overtog ca. 30 Mapinfo-licenser. Nogle af disse blev konverteret til ARC-licenser, med henblik på konsolidering af vores GIS-grundplatform. De øvrige har vi videreført som sagsbehandlerværktøj, der hvor det har været nødvendigt under hensyntagen til opretholdelse af sikker drift efter etablering af Horsens som ny storkommune. De videreførte Mapinfo-licenser bliver stadig brugt på trods af en plan om udfasning over tid. Til gengæld har vi ikke investeret i løbende opgradering af licenserne. Mapinfo-licenserne er således omkostningsfrie i drift, hvilket giver et urigtigt billede af de reelle omkostninger til licenser, hvis vi havde været i en optimal driftssituation. Samlet set forventes en uændret udgift til licenser og anskaffelser. Vi sparer på desktoplicenser, men skal samtidig investere udvikling af vores webgis. Den økonomiske gevinst ved yderligere udbredelse af webgis må således vurderes som begrænset. Den store gevinst forventes at komme til at ligge i udbredelsen af GIS som forvaltningsgrundlag og som støtteværktøj i sagsbehandlingen, der vil blive mere effektiv, enkel og korrekt. Nytteværdien bør derfor i dette tilfælde betragtes som højere end den økonomiske gevinst. Indtægtsgrundlag. Som følge af vandsektorloven og tab af et par store kunder, er indtægterne fra kortaftaler og salg af data faldet med 2/3. (fra kr. ca kr.). Vi forventer yderligere indtægtsfald fremadrettet. Det skal bemærkes, at dette er der ikke taget højde for i benchmark undersøgelsen. Som følge af ovenstående har vi en udfordring i, at få skabt forståelse for, at geodata og drift af GIS har udviklet sig til at være et vigtigt forvaltningsgrundlag for hele kommunen frem for en indtægtskilde til 71

218 medfinansiering af GIS-afdelingens drift indenfor det tekniske område. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Svar: Overordnet anvendelse af GIS i Teknik og Miljø er blevet kortlagt på afdelingsniveau, men ikke i forhold til sagsbehandling/arbejdsgange. Vi har således kun et overordnet overblik over udbredelsen. P.t. er der startet op på delelementer I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Kommunens nu-situation: For at opnå målet (75%) skal sagsgangs arbejdsområder i Mapinfo overføres til webgis. I visse tilfælde kræver dette udvikling af applikationer. Eksempler herpå er Vandløbsgis og GrønReg. Upload af planer til DAI og PlanDK er andre vigtige temaer. Her skal on-line løsninger eller løsninger i eget webgis overvejes. Ajourføring af FOT??? Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: 75% 72

219 Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Kommunens nu-situation: På nuværende tidspunkt: 1 Svar: 3 Teknik og Miljø-niveau: Ved større investeringer er der indført et kontrolsystem (IT_koordinationsgruppe), men det er på systemniveau. Overordnet niveau: Ny organisering omkring digitalisering vedtaget med direktionen i spidsen. I 73

220 den forbindelse er det også vedtaget at gøre brug af businesscasemodeller og andre styringsværktøjer. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Kommunens nu-situation: Svar: 0 Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Svar: 3. Målet søges opnået via kommende digitaliseringsstrategi og organisering, samt deltagelse af GIS-ansvarlig i relevante fora. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Kommunens nu-situation: 74

221 Svar: 2. Kommunens plan for at sikre, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: I fremtiden forventes en kombination af 2 og 4. (Direktionen er med i 4). Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGFprincip 1: Horsens Kommune har ledelsesmæssig vilje til at inddrage digitalisering bredt og er ved at få etableret beslutningskraft på tværs, via et nyt tværgående digitaliseringsforum. GIS bringes i spil i denne forbindelse via aktiv deltagelse. Internt i Teknik og Miljø indgår geodata i vores portefølje af innovationsprojekter. Ydermere uddanner kommunen 30 digitale ambasadører, som har fokus på optimering af eksisterende digitale løsninger herunder GISløsninger. 75

222 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Kommunens nu-situation: På nuværende tidspunkt mangler vi overblik over egne data, og hvordan de skal organiseres og lagres optimalt. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Svar: 4. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 76

223 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens nu-situation: Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Svar: 3. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunens nu-situation: I dag er data lagret i to databaser, Oracle og Postgres, samt filbaseret lagring. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Vi ønsker lagring i én database. I den forbindelse overvejes den fortsatte brug af Oracle. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Kommunens nu-situation: 77

224 Svar: 2. På vej til 3. I dag kan wms udstilles. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Svar: 3. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Kommunens nu-situation: Brugerstyring afhængig af databasen i dag. (Arc-sde). Føderation på fællesoffentlig brugerstyring. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Svar: 4. Målet nås 1. september Metoden afhænger af hvordan data lagres i fremtiden. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan 78

225 give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens nu-situation: Svar: 3 og 2. Gerne kommunalt samarbejde med sammenlignelige kommuner på driftssiden. Kan også give nytteværdi i form af faglig sparring, udvikling og koordinering. En delmængde af den samlede løsning kunne måske udbydes eksternt til en leverandør. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGFprincip 2: Der arbejdes målrettet på at udvikle platforme, der understøtter sagsgange som kan løses via webgis. Derudover skal lagring af data overvejes i forhold til eventuelt skift fra dyr og kompliceret Oracle til noget billigere og knap så kompliceret. Måske postgres eller SQL. I den forbindelse overvejes samarbejde med andre kommuner samt eventuel deltagelse i fælles udbud. Kommunen ønsker at anvende de fællesoffentlige datamodeller, og ønsker også at indgå i øvrige fællesoffentlige samarbejder omkring geodata. Vi stiller i dag WMS-tjeneste til rådighed, hvis den efterspørges, men vil gerne udvide med download og WFS. 79

226 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens nu-situation: Svar: 2 Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Svar: 3 Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger Horsens Kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. 80

227 Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient (Informi) 1 år Brugsret 1 ArcEditor con primær support 9 ArcEditor con sekundær support 2 Arcview con primær support 13 Arcview con sekundær support 1 ArcGis 3D An. con primær support 1 Arcgis server basic ent support Mapinfo ingen ingen Nødvendig I forhold til sagsbehandling primært på Natur- og miljøområdet Desktop-applikationer (GDK) 1 år Brugsret GDK Basis Palette (Opbygning af forskellige søgninger, Layout setup m.m.) GDK E&M palette (Opslag i E&M databasen, ESR, BBR, CPR, EJER og Matrikel) GDK Multireg (PlanDK registrering og upload til PlanDK) GDK Datoextension (Datoregistrering på objektniveau) ArcGis FME extension GDK Matrikelopdateringsm odul AG DSFL ind og ud Mapinfo DAI (Geograf a/s) 81

228 1 år brugsret WebGIS CB-Kort 1 år brugsret WebGIS-applikationer Kommuneplan pdf Geoenviron Stjernehøringsmodul Hvad gælder for Befolkningsprognose Høringsmodul BBR-analyse Husdyr Database Oracle 9i? Overvejer skift til billigere og mere enkelt produkt Tilføj selv her Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGFprincip 3: Strategien er fortsat dynamisk samarbejde med andre kommuner om udvikling af webgis, aktuelt CBkort, efter OGF-principper så vidt muligt. Desuden vil der ikke blive investeret i flere desktopprodukter med mindre dette ikke kan undgås for at opretholde sikker drift. 82

229 UDVIKLINGSPLAN FOR HJØRRING KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG AUGUST 2010 Vers

230 Hjørring Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Hjørring Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Hjørring Kommune er således: Implementering af webgis / reduktion af desktopgis: Hjørring kommune ligger absolut i den lave ende udgiftsmæssigt. På den anden side vil udgifterne både til desktop-gis og webgis stige i 2011, hvorfor der bør være opmærksomhed på: - nedsættelse af antallet af desktop-licenser - om der udvikles billigere og bedre webgis-løsninger Det er dog vigtigt, at brugerne ikke belastes unødigt af systemskift, da det så vil kræve alt for mange ressourcer totalt set. Desuden skal der tages hensyn til at specielt ESDH-integrationen har været dyr at udvikle. Endvidere er det en udfordring, at der ikke er nogen direkte besparelse ved at erstatte 75 % af desktop-licenser med webgis, da besparelsen på ca kr. pr. år modsvares af udgiften til CBkorts editeringsmodul mv. på ca kr. pr. år plus initial-omkostning på kr. På længere sigt er der dog også muligt at spare yderligere ca kr. pr. år. ved opsigelse af ISM. Projektet anbefaler alligevel, at Hjørring kommune satser på webgis fremover og derfor afskaffer så mange MapInfo licenser som muligt. Der er forståelse for, at kommunen, som netop nu er nået til at skulle have fuld nytte af de allerede foretagne investeringer i webgis, nok vil vælge at lægge sig i baghjul, hvis et fælleskommunalt webgis-udbud sættes i værk allerede i efteråret. Drift af database: Hjørring Kommune bør overveje om det vil være hensigtsmæssigt at indgå i et samarbejde om fælles drift af database. Det kunne f.eks. være i form af at lave en aftale med en leverandør i samarbejde med andre kommuner, hvis kommunen mener, at man får den teknisk mest optimale løsning ved at lade en leverandør drive databasen. Problemet er dog, at det ikke kan undgå at blive en merudgift på kort sigt, da kommunen ikke har løbende udgifter på databasen (=0 kr.) og kun en minimal arbejdskraft-indsats. På lang sigt vil fælles databasedrift dog formentlig være den bedste og mest økonomiske løsning. Projektet anbefaler, at Hjørring Kommune overvejer at gå med i et fælleskommunalt udbud vedr. opgaven: drift af database. Teknisk setup i øvrigt: Projektet anbefaler, at Hjørring Kommune arbejder videre med deres øvrige planer vedr. det tekniske setup: satse på at få konverteret fuldt ud til OGF-datamodel i 1. halvår af udstille så mange relevante temaer som muligt via fælles udpegede services. anvende den fællesoffentlige brugerstyring, hvis det er muligt at implementere på fornuftig vis. 84

231 og i øvrigt udvikle efter OGF-principperne i den udstrækning at det er muligt og under hensyn til kommunens ressourceforbrug herunder at brugere ikke bliver forhindret i at udføre deres arbejdsopgaver så optimalt som muligt. Fælles kommunalt samarbejde: Projektet anbefaler, at Hjørring Kommune er med til at fremme ovennævnte udvikling ved at deltage i det ny fælleskommunale samarbejde kaldet Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde FKG. Organisatoriske tiltag: Projektet anbefaler, at Hjørring Kommune arbejder på at få beslutningskompetencen ved ITinvestering/-udvikling herunder geodata løftet op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området. På kort sigt er det et emne, som bør adresseres i den ny digitaliseringsstrategi for hele kommunen, som pt. er under udarbejdelse. På længere sigt når kommunens administration forhåbentlig bliver fysisk samlet bør det overvejes af at flytte arbejdet med geodata og GIS til den centrale del af organisationen. Pt. er det ikke en god løsning, bl.a. fordi der er et behov for at være fysisk i nærheden af de fleste nuværende brugere (dvs. nærmere end 15 km). FINANSIERING OG UDBREDELSE: Den interne finansieringsmodel er for så vidt på plads, da der i kommunen er fuld adgang til at sikre, at alle brugere på alle forvaltninger bidrager til finansiering af GIS og geodata. Projektet anbefaler, at kommunen nyttiggør allerede foretagne investeringer bedre ved at udbrede anvendelsen af GIS og geodata udover Teknik og Miljø. 85

232 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Hjørring Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Hjørring Kommune har et lavt omkostningsniveau til GIS. Hjørring Kommune har en lav udnyttelse af Dtp GIS-licenser (typisk for MapInfo-kommuner). Hjørring Kommune har en bred udbredelse på Teknik og Miljø og en grundlæggende for hele kommunen. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Nej, egentlig ikke, fordi vi ligger absolut i den lave ende udgiftsmæssigt. På den anden side vil udgifterne både til desktop-gis og webgis stige i 2011, hvorfor der bør være opmærksomhed på: - nedsættelse af antallet af desktop-licenser - om der udvikles billigere og bedre webgis-løsninger Det er dog vigtigt at brugerne ikke belastes unødigt af systemskift, da det så vil kræve alt for mange ressourcer totalt set. Desuden skal der tages hensyn til at specielt ESDH-integrationen har været dyr at udvikle. Endvidere bør det også overvejes om det vil være mere hensigtsmæssigt at indgå i et samarbejde om fælles drift af database. Problemet er dog, at det ikke kan undgå at blive dyrere for os, da vi pt. ikke har løbende udgifter på databasen (=0 kr.)og kun en minimal arbejdskraft-indsats. Ved at udbrede brugen af GIS og geodata udover Teknik og Miljø kan vi nyttiggøre vores allerede foretagne investeringer bedre. 86

233 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Vi har nedsat en GIS-arbejdsgruppe, der bl.a. arbejder med dette spørgsmål. Arbejdet er blevet forsinket pga. organisationsændring og udskiftning af GIS-medarbejdere. Der allerede nu opmærksomhed på, at vi bør indkøbe et editeringsmodul til vores webgis, og at intern undervisning i WebGIS skal intensiveres. Desuden kan en gentagelse af intern brugerundersøgelse, som vi lavede for ganske få ressourcer (Google-værktøj) måske være et godt værktøj. Vi skal have en afklaring først på efteråret, da vi pt. kun har en 1-årig aftale MapInfo I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Vi har en MapInfo-licens til 200 samtidige brugere, som også bruges af vores Vandselskab. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Svar nr. 3 Pt. har vi ikke et editeringsmodul til vores webgis. Det er en udgift på ca kr. pr. år. Når det er anskaffet vil ca. 75 % kunne udskiftes (dog forudsat at vi ikke længere skal betjene Vandselskabet). På længere sigt vil det være over 90 %. Ved 75 % reduktion, altså en reduktion til 50 licenser, er der dog ingen direkte besparelse, da besparelsen på max. ca kr. pr. år modsvares af udgiften til CBkorts editeringsmodul 87

234 inkl. rettighedsstyring på ca kr. pr. år. + en initial-omkostning på ca kr. Vi ser dog webgis som det fremtidige GIS-værktøj for langt de fleste opgaver. Regnestykket ser således ud: Pt. betaler vi kr. pr. år. for 200 samtidige brugere, hvormed vi også betjener Hjørring Vandselskab. NB! I det følgende ser vi bort fra Hjørring Vandselskab. De bruger mange licenser. Med MapInfos nye licensbetingelser vil kommunens udgift stige til i 2011 for 200 samtidige brugere.hvis vi skal have en aftale om samtidige brugere, så er MapInfos minimum for en kommune af Hjørrings størrelse 50 samtidige brugere - eller kr. pr. år fra Alternativt skal vi gå over til enkelt-bruger-licenser. Det er vores brugere umiddelbart ikke meget for, da situationen er at mange vil have sjældent brug for MapInfo. 50 enkelt-bruger-licenser: kr. pr. år. 25 enkelt-bruger-licenser: kr. pr. år. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

235 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Svar: 3 Det er et krav, at vi gør det for større anskaffelser, som også skal gennem et tværorganisatorisk ITpanel. Vi har dog ikke siden kommunesammenlægningen haft GIS eller geodata-anskaffelser, som regnes som større anskaffelser. Hver organisatorisk enhed - både på Teknik og Miljø og (også lidt) andre forvaltninger - bidrager i dag til at finansiere GIS og geodata. Bidraget beregnes efter deres konkrete brug. Vi har ingen central finansiering af GIS og geodata. Det er savn. Den forsvandt ved kommunesammenlægningen. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Vi vil og skal - bruge businesscase-værktøj ved større anskaffelser. 89

236 Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Svar: 1 Det har de kun i forbindelse med større anskaffelser. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Der er et formelt organ, men det fungerer ikke i praksis. Derfor bør vi fra Teknik og miljø-området tage dette op til diskussion. Det kan bl.a. ske i en ny digitaliseringsstrategi for hele kommunen, som pt. er under udarbejdelse. Teamlederen for GIS/IT repræsenterer Teknik og Miljø i begge fora. Det er dog helt nødvendigt at initiativ bakkes op på direktør-niveau. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ 90

237 Svar: Det er igen afhængigt af størrelsen, så alle ovennævnte situationer kan forekomme. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: På Teknik og Miljø er vi godt gang ved etablering af et nyt team Strategi, kvalitet, GIS, IT og jura - med en teamleder, der tidligere var leder for GIS/IT. For kommunen som helhed vil der komme et oplæg i den digitaliseringsstrategi, som pt. er under udarbejdelse. Specielt vedr. GIS og geodata: Vores IT-organisation er pt. meget driftsorienteret, hvorfor der ikke er interesse i at få GIS- og geodata placeret dér. Desuden har vi en organisatorisk udfordring ved at kommunens administration er spredt fysisk med afstande mellem enhederne på km. Derfor er det pt. gavnligt at vi er placeret sammen med flertallet af vores brugere dvs. på Teknik og miljø. Vi har fra Teknik og miljø fuld opbakning og adgang til at arbejde for andre forvaltninger. GISressourcerne er prioriteret efter, at der skal ydes en indsats for at udbrede anvendelsen af geodata Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: På kort sigt: Det skal adresseres i en ny digitaliseringsstrategi for hele kommunen, som pt. er under udarbejdelse. Det tværorgansiatorske IT-panel skal bringes til at fungere i praksis eller alternativt skiftes det ud med en anden konstruktion. Der skal sikres nødvendig opbakning på direktør-niveau. På længere sigt når kommunens administration forhåbentlig bliver fysisk samlet skal det overvejes af at flytte arbejdet med geodata og GIS til den centrale del af organisationen. 91

238 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Vi har ikke konverteret. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Svar: 4 Vi starter senest i Vi er netop ved at lægge sidste hånd på en hovedoprydning og oversigt over alle vores data samt ansvarlige for data. Den skal nu tilpasses en ny organisation som træder i kraft sept Samtidig vil vi tilpasse oversigten til OGF-datamodellen. Herefter skal der ske en implementering. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i

239 3.1.2 Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Vi har ikke konverteret. Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Svar: 4 Da vi alligevel er i gang med en hovedoprydning, så kan vi lige så godt komme hele vejen rundt. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Vi har databaselagring i dag. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 93

240 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Det er en af de faciliteter, som vi endnu ikke har nået at udnytte. Svar: 1 Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Vi vil satse på at udnytte det såvel internt som externt. Vi vil også overveje at bruge disse services internt og lade dette erstatte brugen af ISM. Autocad kan hente data via services i stedet for at bruge ISM. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Svar: kombination af 2 og 3 Rettigheder for grupper af brugere defineres i Oracle, mens den enkelte MapInfo-bruger tilknyttes en brugergruppe i ISM. Pt. editerer vi ikke i CBkort, hvorfor der ikke er brugerstyring her. 94

241 Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Når vi anskaffer CBkorts editeringsmodul skal der medfølge et rettighedsstyringsmodul. Dette bygger på integration til AD. Vi bruger allerede den fællesoffentlige brugerstyring bl.a. til miljøportalen. Hvis det bliver muligt vil vi også gøre det til GIS. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Vi har egen (gratis) Oracle Spatial database. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Svar: kombination af 2 og 3 Vi forestiller os, at det kunne være interessant at gå i samarbejde med andre kommuner og sammen med dem lave en aftale med en leverandør, da jeg tror at man får den teknisk mest optimale løsning ved at lade en leverandør drive databasen. Overvejer at gå med i fælleskommunalt udbud, men problemet er at det ikke kan undgå at blive en merudgift på kort sigt. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: 95

242 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Vi vil satse på at få konverteret fuldt ud til OGF-datamodel senest 1. halvår af Vi vil udstille så mange relevante temaer som muligt via fælles udpegede services. Vi vil også anvende den fællesoffentlige brugerstyring, hvis det er muligt at implementere på fornuftig vis. Vi vil overveje at gå med i fælleskommunalt udbud vedr. databasedrift, men udfordringen er, at det ikke kan undgå at blive en merudgift på kort sigt. Endelig vil vi efter al sandsynlighed at gå med i det ny fælleskommunale samarbejde kaldet Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde FKG. 96

243 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Svar: 2 Vi er vel altid nødt til at tage hensyn til kommunens ressourceforbrug herunder at brugere ikke bliver forhindret i at udføre deres arbejdsopgaver så optimalt som muligt. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter Er der andre ikke kontraktlige 97

244 kontrakten? bindinger? MapInfo-desktop (COWI) 1-årig kontrakt med udløb Brug og opdatering af software Vi har en række mindre fagapplikationer til MapInfo. CBkort WebGIS (CB) Årligt pr. 1. jan med 1 md. varsel Brug og opdatering af software Der er lavet specialudviklet integration til ESDH. Desuden kører vores DagplejeGIS på CBkort ISM (COWI) Årligt pr. 1. jan Brug og opdatering af software Bruges til fælles opsætning af MapInfo og Autocad. Bruges også til temastyring mv. i MapInfo. Oracle Spatial Ingen. Ingen løbende udgift Oracle Database Enterprise under en ASFU (Application Specific) aftale. Må kun benyttes til geodata i Hjørring Kommune. Oracle Express Ingen. Ingen løbende udgift Fri begrænset version af Oracle Spatial Bruges på hjemmesiden til BorgerGIS MapBasic Ingen. Frit tilgængeligt Programmering til MapInfo. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Vi vil udvikle efter OGF-principperne i den udstrækning at det er muligt og under hensyn til kommunens ressourceforbrug herunder at brugere ikke bliver forhindret i at udføre deres arbejdsopgaver så optimalt som muligt. Vi kan med op til ca. 1 måneds varsel før hver årsskifte indgå aftaler om ændring af licensforhold eller finde andre leverandører. Dog skal man tage hensyn til at specielt ESDH-integrationen har været ressourcetung at implementere. 98

245 UDVIKLINGSPLAN FOR HØJE TAASTRUP KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 99

246 AUGUST 2010 RESUMÉ Høje Taastrup kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Høje Taastrup Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. PROJEKTETS SPECIFIKKE ANBEFALINGER TIL HØJE TAASTRUP KOMMUNE ER SÅLEDES: Benchmarken viser, at Høje Taastrup Kommune har et relativt højt omkostningsniveau i forbindelse med kommunens geodataplatform set i forhold til de øvrige kommuner i Bench mark undersøgelsen. Geodataprojektet anbefaler, at Høje Taastrup Kommune i arbejdet med geodata har fokus på yderligere at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. Den forestående flytning af GIS ressourser til et Digitaliseringsteam (forklares nærmere) udgør en anledning til at forankre dette arbejde på tværs i organisationen. Geodataprojektet vil foreslå at Høje Taastrup Kommune benytter et tidssvarende og standardiseret WebGIS-system, som udbredes til alle arbejdspladser på tværs af fagcentre. Kommunen benytter lejligheden til at signalere, at geodata nu bevæger sig fra en specialitet for Teknik- og Miljøområdet til at være et generelt værktøj for alle forvaltninger. Projektet vil foreslå Høje Taastrup Kommune, at geodata kun ligger i én version. Da WebGIS er den primære platform, foreslås dermed, at databasen under WebGIS er den primære. I den forbindelse foreslår projektet, at Høje Taastrup Kommune overgår til den nye fælleskommunale datamodel. Dette leder til muligheden for at indgå et driftsfællesskab med andre kommuner og derved frigøre ressourser til at udbrede geodata yderligere i de øvrige fagcentre. Det fælleskommunale udbud indebærer også muligheden for, at Høje Taastrup Kommune tilmelder sig et udbud efter en komplet platform. Set i forhold til det nuværende omkostnings-niveau, er det ikke urealististisk at tro på, at kommunen vil kunne reducere de samlede omkostninger til geodata ved at tilmelde sig et fuldt fælleskommunalt udbud. 100

247 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen OGF Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. OGF Kommune har et højt omkostnings niveau til GIS, OGF Kommuner har en lav udnyttelse af Desktop GIS. OGF Kommune har en grund udbredelse 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Antal GIS-medarbejdere er sat for højt i rapporten. Det korrekte tal er ca. 1-1,25. Desuden har Høje- Taastrup Kommune i den angivne måleperiode ekstraordinært investeret kr til software og opgradering, som giver et større udslag på udgiftssiden. Af ressourcemæssige årsager mangler dele af implementeringen af det indkøbte software stadig. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. 101

248 Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: I Høje-Taastrup Kommune benytter een sagsbehandler på det tekniske område en fagapplikation, som forudsætter en installation af en desktop-gis. Kommunen har ikke systematisk gennemgået arbejdsgangene med det formål at afdække anvendelsen af WebGIS, da WebGIS allerede er udbredt. Det tekniske område har dog erkendt at sagsbehandlere, som udarbejder sektorplaner, bør have en desktop (vil benytte eksisterende licenser). Årsagen er at der er behov for specielfunktioner som ikke stilles til rådighed i et Web GIS på nuværende tidspunkt, da teknologien ikke er udviklet. Teknik og Miljøcentret har dog overordnet et godt overblik over arbejdsgange på det tekniske område. Teknik og Miljøcentret har udarbejdet detaljerede procedurer på natur, miljø. plan og byggeområdet og er ISO9001 certificeret I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Vi har kun een desktopgis uden for Teknik- og Miljø. Sagsbehandler anvender en fagapplikation og den kan ikke anvendes uden en desktop. Kommunens plan for anvendelse af WebGIS ved udgangen af 2012: Intern til sagsbehandling: Der er ca. 100 brugere af vores interne WebGIS. Lige nu er langt den største del Teknik- og Miljø temaer. Såfremt GIS tænkes udbredt med flere fagområder vil anvendelse af WebGIS øges. WebGIS er det eneste GIS-værktøj der anvendes i den daglige sagsbehandling. Det er derfor ikke aktuelt at udskifte Desktop GIS med WebGIS i Høje-Taastrup Kommune. Det er dog væsentligt at fokusere på hvad data skal anvendes til. Såfremt skoleområdet skal anvende data til analyser f.eks allokering af nye skoler vil et WebGIS ikke være tilstrækkelig. Her vil det være nødvendigt at anvende desktop løsninger. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

249 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Såfremt investeringen kræver en særlig bevilling skal sagen behandles af Direktionen. I TMC er begrebet nytteværdi ikke sat i forhold til investeringen, men alene i forhold til sagsbehandlertid. Set i forhold til nytteværdibetragtningen og sagsbehandlingtiderne er GIS jo blot er et værktøj, som skal understøtte arbejdsprocessen og effekten. Kommunen ser et klart udviklingspotentiale her, men det kræver nogle brugbare værktøjer til hvordan man opstiller de to størrelser (forretningmodel). Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Da vi organisatorisk ikke er klar på hvordan GIS/Geodata skal udbredes og forankres vil det være svært på nuværende tidspunkt at lave nytteværdibetragtninger. Vi ønsker at der som minimum udføres nytteværdibetragtninger i Teknik- og Miljø. Fremtidigt håber vi på at en ny tværorganisatorisk enhed vil udarbejde nytteværdibetragtninger ved investering/udvikling af systemer og indkøb af data. Kommunen vil arbejde på, at få indarbejdet de perspektiver der ligger til grund for hele OGF-projektet i en kommende IT-strategi. 103

250 Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Geodata medtænkes stort set kun i Teknik og Miljø. Der er en meget større bevidsthed på det tekniske område (plan, byggeomr., miljø og natur) om at GIS og geodata indarbejdes i eksempelvis kvalitetsstyringssystemets procedurer (arbejdsgangsbeskrivelserne), men det er ikke formuleret som et krav. Fokus på området kan være meget personorienteret og afhænger af om ledelse og medarbejdere ser nytten i at medtænke GIS og geodata som en naturlig del af arbejdsprocessen. Denne tankegang er sporadisk og ikke umiddelbart forankret nogen andre steder end i Teknik og Miljø. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Direktionen har ønsket at en Teknik og Miljøcentrets GIS-koordinator flyttes til en nyoprettet enhed. Målet er derfor at få kortlagt hvad der skal til for at udbrede GIS og geodata i de ævrige forvaltinger og med hvilke omkostninger og ressourcer. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 104

251 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Svaret er ikke entydigt og afhænger af hvor store investeringer der skal foretages. Svaret kan være fra 0 4 afhængig af indkøb/udviklings omfang. Udbredelsen af GIS forudsætter en samlet strategi og investeringer i GIS-kompetencer. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Der skal udarbejdes en strategi/plan for hvordan den tværorganisatoriske skal sikre at GIS og geodata medtænkes dér hvor der er muligheder for en nytteværdi og en eventuel effektivisering. Samtidig bør Høje-Taastrup Kommune investere i ressourcer i alle forvaltninger for succesfuld en udbredelse af GIS. Hvis ikke, vil udbredelsen ikke kunne gennemføres inden udgangen af 2012 Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelserne ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Da der bliver flere GIS- opgaver med færre ressourcer, skal der udarbejdes en strategi for det videre forløb, hvorledes ressourcer og opgaver fordeles samt hvordan man tænker GIS og geodata ind i det øvrige fagforvaltninger. Den Fælleskommunale Digitaliserings Strategi (KL), som i skrivende stund er i høring, sætter fokus på øget digitalisering indenfor fire fagområder: Beskæftigelsesområdet Social- og sundhedsområdet Børne- og kulturområdet Teknik- og miljøområdet Ledelsen i de enkelte kommuner bør derfor lægge en ny strategi, hvori standardisering af ITløsninger og arbejdsprocesser skal indgå. I denne proces bør GIS-funktioner og geodata indgå som et naturligt element del af den samlede løsning. Som eksempel bør der stilles nye krav til de anvendte eller nyindkøbte fagsystemer om en komponent til anvendelse af simple analyser af stedfæstede data. Derfor er princip 1 et vigtig skridt på vejen mod en større sammenlægning af alle IT- kompetencer, som kan løfte dels den borgerrettede selvbetjeningsdel, men også hjælpe sagsbehandlerne til at effektivisere sagsbehandlingen. 105

252 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Vi er gået i gang og anser ikke opgaven for at være særlig ressourcekrævende for Høje-Taastrup. Vi mangler dog viden om datatyper i datamodellen. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Opgaven er påbegyndt. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle 106

253 få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunen har som nævnt tidligere to fagapplikationer, som ikke på nuværende tidspunkt kan konverteres til OGF-data. Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Vi konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Vi har ikke en filbaseret lagring, men MSSQL-server Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Ikke aktuelt Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 107

254 Vi udstiller data til specifikke løsninger Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Høje-Taastrup Kommune har et ønske om at erstatte dataudveksling med webservices, såfremt webteknologien kan sikre at perfomance er acceptabel. Det er væsentligt at sikre at sagsbehandlere og borgere ikke oplever unødig lang responstid på disse services. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Kommunen benytter sig af Active directory (AD), men ellers er der ingen brugerstyring på GIS-data. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: På nuværende tidspunkt har IT-afdelingen ikke ønsket at tilslutte sig Føderationslogin fra Danmarks Miljøportal grundet for store omkostninger til indkøb af hardware. Direktionen skal på den baggrund inddrages om hvorvidt der skal tildeles økonomiske ressourcer til en eventuel tilslutning. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

255 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper I Høje-Taastrup Kommune er hele IT-driften udliciteret. Teknik- og Miljøcentret har databasefælleskab med andre fagområder/forvaltninger mht GIS-data og der er fællesadministration af serveren. Geodata-afsnittet har ikke kompetencer og økonomi til at vedligeholde og drifte en databaseserver. Vi kan ikke på nuværende tidspunkt sige, hvorvidt det er omkostningseffektivt for Høje-Taastrup Kommune at flytte driften til en driftcenter. Som det er nu sparer kommunen penge ved at dele databaseserver og driftansvar med andre fagforvaltninger. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: HTK vil dog godt tilslutte sig idéen med fælles offentlig drift på regionalt niveau efter OGF-principper for at imødekomme et fællesoffentligt grundlag for drift på geodataområdet. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Høje-Taastrup Kommune (HTK) ønsker at anvende de fællesoffentlige datamodeller og at indgå i øvrige fællesoffentlige samarbejder omkring geodata såfremt det skaber nytte og merværdi. 109

256 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Vi er i gang og ønsker at udvikle efter OGF- principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Vi er i gang og ønsker at udvikle efter OGF- principperne. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. 110

257 Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient Intergraph: Intergraph: Nej Kan opsiges skriftligt med tre måneders varsel af hver af parterne med virkning fra og med udgangen af hvert kalenderkvartal. Serviceaftalen kan dog tidligst opsiges til ophør 12 måneder efter aftalens indgåelse. Lifa: Lifa: Desktopapplikationer Kan opsiges skriftligt med 1 måneds til udgangen af et kalenderår Intergraph: Kan opsiges skriftligt med tre måneders varsel af hver af parterne med virkning fra og med udgangen af hvert kalenderkvartal. Serviceaftalen kan dog tidligst opsiges til ophør 12 måneder efter aftalens indgåelse. Intergraph: Serviceaftalen kan dog tidligst opsiges til ophør 12 måneder efter aftalens indgåelse. Nej Lifa: Lifa: Kan opsiges skriftligt med 1 måneds til udgangen af et kalenderår Serviceaftalen kan dog tidligst opsiges til ophør 12 måneder efter aftalens indgåelse. WebGIS Do do Nej WebGISapplikationer Do do Nej Database Kommunekontrakt Indgår I driftaftale med KMD Andre fagområder deler et driftsfællesskab på serveren 111

258 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Ved samtlige nyanskaffelser af GIS-applikationer eller deraf afledt funktionalitet har OGF-kompatible produkter fortrin. 112

259 UDVIKLINGSPLAN FOR HØRSHOLM KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 113

260 AUGUST 2010 Hørsholm kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Hørsholm Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Hørsholm kommune er således: Benchmarken viser, at Hørsholm Kommune har et relativt højt omkostningsniveau ifm kommunens geodata platform. Dette skyldes bl.a. at der er en række initialomkostninger, som vægter højere i en mindre kommune, som Hørsholm, end i større kommuner. Desuden har Hørsholm Kommune omlagt sine geodata fra filbaseret lagring, til den dyrere, men mere fremtidssikrede database baserede lagring, i tråd med OGF-projektets anbefalinger. Den avancerede brug af Geodata internt i kommunen sker i dag primært ved brug af ArcGIS-produkterne, mens den mindre avancerede og mere brede brug primært foregår via kommunens webgis. Webgis har uden tvivl mange uudnyttede muligheder. Det gælder både i forhold til en endnu bredere udnyttelse rundt om i organisationen, men også i forhold til en mere avanceret og dybere brug af GIS og geodata. Grundlæggende vurderes det dog, at platformen på kort sigt tilgodeser kommunens behov. Geodataprojektet anbefaler kommunen, at man medio 2012 foretager en evaluering af omkostninger og funktionalitet af kommunens platform set i forhold en række andre konkrete og implementerede platforme. Herunder platforme der på det tidspunkt er færdigimplementeret som resultat af det fælleskommunale udbud. Geodataprojektet anbefaler, at man i arbejdet med kommunens digitale strategi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. Hørsholm kommune overvejer en evaluering og eventuelt anskaffelse af nyt WebGIS. Geodataprojektet anbefaler kommunen at tilslutte sig det fælleskommunale udbud fsva WebGIS. Kommunen lægger vægt på, at GIS-funktionalitet skal kunne indpasses i fagapplikationer via standard snitflader som de kendes fra fx Google Maps. Geodataprojektet ser meget gerne dette aspekt indarbejdet i kravspecifikationen for det fælleskommunale WebGIS. 114

261 Geodataprojektet foreslår Hørsholm Kommune at gøre anskaffelsen eller relanceringen af WebGIS til betydningsfuld begivenhed i kommunen mht udvikling af digitale forvaltningsværktøjer. Det foreslås, at man overvejer om placeringen af geodata i Kommunens digitaliseringsstrategi er rigtig. Endvidere foreslås, at man italesætter WebGIS-platformen som den primære GIS-platform i kommunen. 115

262 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Hørsholm GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Hørsholm Kommune har et relativt set højt omkostnings niveau til GIS, Hørsholm Kommuner har en relativt lav udnyttelse af Dtp GIS. Hørsholm Kommune har en grundlæggende udbredelse både i TM og i kommunen generelt 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Resultaterne var generelt ikke særligt overraskende. Som mindre kommune, vil de faktiske udgifter oftest være lavere end hos de større kommuner. Når man ser prisen pr indbyggere vil de små kommuner derimod ofte ligge i den lidt dyrere ende, bl.a. som følge af, at en række initialomkostninger vil veje forholdsvist tungt. Hørsholm Kommune har desuden databaselagring, hvilket generelt synes at være lidt dyrere end filbaseret lagring. Der er en generel tendens til, at flere og flere opgaver løses med webgis, hvorfor udnyttelsen af desktopgis løbende er blevet mindre. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved 116

263 hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Der er ikke lavet en egentlig rapport, som beskriver arbejdsgange og muligheden for på det tekniske område at overgå til WebGIS frem for desktop-klienter. I praksis er bruges webgis dog i stadigt stigende omfang i forhold til desktop-gis I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Vi har 10 flydende desktop licenser, dvs ca. 8 licenser til brug uden for GIS-funnktionen. Der er ca. 50 web brugere. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: 25% - 60%. (Vi kan måske undervære 2-5 desktop licenser, så vi har 3-6 flydende dektoplicenser tilbage uden for GIS-funktionen. Besparelsen vil dog indtil 2013 være 0 kr, efter som vi er bundet af en ELA-aftale til 2013) Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

264 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Jo større investeringer, jo mere grundige analyser af den økonomiske nytteværdi ved anskaffelsen af et program. De fleste gis-relaterede programmer er dog mindre investeringer, og der foretages derfor generelt ikke dybdeborende analyser (skriftlige rapporter) vedr. økonomisk nytteværdi i forbindelse med anskaffelses af programmer. Samtidigt anvendes der dog naturligvis altid en umiddelbar vurdering (sundfornuft) forud for anskaffelserne. Datakvalitet vurderes kun i begrænset omfang og primært i forbindelse med oprettelse af et datalag. Data forventes generelt at være i orden, til nogen opdager og gør opmærksom på fejl. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Som udgangspunkt, bør vi følge anbefalingen om næsten altid at lave en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling af programmer og data, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb. Det må dog være en generel beslutning på højere niveau i kommunen, herunder også en definition af, hvad er mindre beløb dækker over. 118

265 Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der ligger ikke en skriftligt formel forpligtigelse om at tage geodata med i overvejelserne ved anskaffelsen af programmer. I praksis sker der dog ganske udbredt og altid inden for det tekniske område. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Enig i anbefalingen om, at kommunen på alle fagområder bør tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Fagchef Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: 119

266 Enig i anbefalingen om, at kommunen inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Der skal informeres bredt i organisationen om GIS og geodata, således at disse ting tages med i overvejelserne ved nyindkøb og arbejdsgangsanalyser i afdelinger udenfor det tekniske område. Der skal eventuelt udarbejdes en revision af GIS-strategien, hvori der i større omfang tages højde for at kunne indarbejde/imødekomme OGF-princip 1. Organisatorisk er det uklart, hvor GIS-funktionen fremover vil blive placeret. Den nuværende placering i det tekniske område sikrer en god tæt sparring med langt hovedparten af de nuværende geodata-brugere, mens der er lidt længere til de øvrige forvaltningsområder. Placerer man i stedet GIS-funktionen mere centralt, kan man sikre at alle grene kan serviceres mere på lige fod. Udfordringen i den placering er imidlertid at undgå, at alle så ikke blot får langt til GIS. Det vigtigste må uanset organisatorisk placering være at sikre en tværorganisatorisk forankring af GIS-udviklingen og GIS-udbredelsen. 120

267 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Har ikke konverteret til OGF-datamodellen endnu. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Vi forventer at kunne starte i løbet af 2011 og håber at få afsluttet en gang i Men det afhænger af en del faktorer, herunder erfaringer fra andre kommuner, den interne organisering og ressourcer både økonomiske og personalemæssige. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 121

268 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Har ikke konverteret noget til OGF-datamodellen endnu. Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Vi vil som udgangspunkt gå efter at konverterer alle featureclasses, der er udpeget af OGFsamarbejdet inden udgangen af 2012 Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Har databaselagring I dag Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Har databaselagring i dag Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 122

269 Kommunen har formentlig mulighed for at udstille data via services, men vi gør det pt. ikke Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Vi ønsker principielt at kunne udstille flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af Det afhænger dog af en del faktorer herunder ikke mindst af, hvor langt vi i praksis er nået med konverteringen til OGF datamodellen. Desuden erfaringer fra andre kommuner, samt den interne organisering og ressourcer både økonomiske og personalemæssige. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Principielt enig i anbefalingen om, at kommunen inden 2012 har data i database, samt at brugerstyringen sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning. Det skal dog afgøres på et højere niveau i organisationen. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

270 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Egen drift Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: I først omgang 1: Egen drift efter OGF-principper. På sigt kan punkt 2 eller 3 blive interessante, hvis der foreligger en positiv analyse af fællesdrift efter OGF-principperne. Det er dog afgørende, at der er de nødvendige ressourcer til i en overgang at kunne holde 2 systemer kørende for at kunne sikre sikker drift, ind til fællesdrift efter OGF-principperne er på plads. Vi er endvidere bundet af en ELA-aftale til og med 2013, hvorfor de udgifter hertil er bundet. Gevinsten på længere sigt vil formentlig kunne blive billigere drift, samt give mindre ressourceforbrug internt i kommunen for at sikre tilgængeligheden til geodata. Endvidere vil vi få større mulighed for at få brugt geodata, såvel mere bredt, som mere dybt i organisationen. Fællesdrift omkring webgis, kan dog være interessant i løbet af 2011 eller 2012, hvis sammenhængen til eksisterende applikationer kan sikres. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: I først omgang 1: Egen drift efter OGF-principper, bl.a. som følge af, at vi er bundet af en ELA-aftale med Informi til 2013, hvorfor det må formodes at udgifterne på kort sigt vil blive alt for høje ved at skulle indgå i egentlige driftfællesskaber. Vi vil dog løbende være interesseret i at undersøge mulige driftscenarier, således vi kan være klar til at indgå i driftfællesskaber, når der foreligger en positiv business case for Hørsholm kommune. 124

271 Primært hensyn vil dog være sikker drift, hvorfor paralleldrift vil være nødvendig i en periode. I forhold til minimering af paralleldriften vil det være hensigtsmæssigt at indgå driftsfællesskaber med kommuner med ESRI-platformen. Det kunne måske også give mulighed for at indgå i driftfællesskaber inden udgangen af 2013, på trods af ELA-aftalen, Afklaring vedr. GIS-driftsfællesskaber foretages i løbet af 2012, hvor det kommende OGF-udbud og efterfølgende fælles driftsmiljø er færdiggjort. Dette udgør et hensigtsmæssigt sammenligningsgrundlag for afklaringen. Fællesdrift omkring webgis, kan være interessant i løbet af 2011 eller 2012, hvis sammenhængen til eksisterende applikationer kan sikres. 125

272 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Vil i først omgang 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges eller 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb.. På lidt længere sigt kan punkt 3 og 4 blive målet. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? 126

273 Desktop-klient Er uopsigeligt til 2013 Er uopsigeligt til 2013 Uopsigeligt minimumspris, Uopsigeligt - minimumspris WebGIS 31/ Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database Tilføj selv her Tilføj selv her 31/ Er uopsigeligt til 2013 Uopsigeligt minimumspris, Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Vi vil arbejde for at sikre, at vi ikke indgår kontrakter som binder os længere end Men vi fortsætter med at vedligeholde og servicere vores nuværende platform, med de allerede indgåede aftaler. Ved samtlige nyanskaffelser af GIS-applikationer eller deraf afledt funktionalitet har OGFkompatible produkter som udgangspunkt fortrin. Det vil dog være en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde. 127

274 UDVIKLINGSPLAN FOR ISHØJ KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 128

275 AUGUST 2010 RESUMÉ Ishøj Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Ishøj Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. PROJEKTETS SPECIFIKKE ANBEFALINGER TIL ISHØJ KOMMUNE ER SÅLEDES: Geodataprojektet anbefaler, som princip, at geodata opfattes som et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar omkring udvikling, udbredelse og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Ishøj Kommune har ikke kørende organisatoriske strukturer, der understøtter denne målsætning. Geodataprojektet anbefaler imidlertid kommunen, at afvente implementeringen af ovenstående anbefaling indtil kommunen tager stilling til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, som udkommer i efteråret Geodataprojektet anbefaler, at man i arbejdet med kommunens digitale strategi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurderer i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. I dette arbejde anbefales det også at få fastlagt en fælles finansiering af geodataområdet. Ishøj kommune har planlagt at overgå til den fælles datamodel senest i Ved besøg i Ishøj kommune har repræsentanter for projektet bemærket, at kommunens nuværende geodatainstallation er meget præget af standarder. Samtidigt er der få afhængigheder fra geodata til andre systemer. Projektet anbefaler derfor kommunen, at man gennemfører datakonvertering i samarbejde med andre kommuner, som har et udgangspunkt svarende til Ishøjs. Derved kan frigøres både interne ressourcer og spares eventuelle konsulentudgifter. Geodataprojektet mener, at den fælles datamodel muliggør et fællesskab om teknisk drift, i et vist omfang, som i mange kommuner vil kunne reducere driftsomkostningerne. 129

276 For Ishøj kommune gælder, at omkostninger kan opdeles i en licensudgift til MapInfo på kr, en årlig licensudgift til Grontmij Carl Bro på kr, årlige konsulenterudgifter til GMCB på kr samt omkostningerne ved drift af kommunens GIS-server i kommunens IT-afdeling. Hvis Ishøj kommune ønsker at reducere disse driftsomkostninger, kan man gå med i et i fælleskommunalt udbud i efteråret Udbuddet vil både efterspørge omkostningseffektive komplette geodataplatforme hos en række leverandører, men også delydelser som fx ren teknisk drift. Geodataprojektet ønsker at etablere et nyt fælleskommunalt samarbejde, kaldet Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde, og anbefaler Ishøj kommune at tilslutte sig dette. Projektet er af den opfattelse at dette samarbejde på sigt vil effektivisere geodataområdet gennem standardisering, fælles udbud etc. 130

277 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Ishøj Kommune GIS-udgift per indbyggere 11411, ,- Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , , , ,- Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Ishøj Kommune har et umiddelbart højere omkostnings niveau til GIS, end gennemsnittet. Ishøj Kommuner har en gennemsnitlig udnyttelse af Desktop GIS, ved god udnyttelse af et relativt lavt antal licenser Ishøj Kommune har en bred udbredelse på det tekniske område og en grundlæggende udbredelse på de øvrige områder 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Som GIS-funktionen ser det, forekommer det, at der må være en grundudgift der er svær at se i benchmarken, men som belaster de mindre kommuner mere end de større. Vi mener at Ishøj som lille kommune ift. indbyggertal bonner for meget ud. Men hvis man tager den reelle GIS-udgift ligger vi til gengæld lavt. Det ser ud til at jo større areal man har jo højere udgift har man men hvis man så også har et lavt indbyggertal, giver det et højt resultat. Vi ser at vores udgifter til GISsoftware ligger lavere end en del andre kommuner vi synes at vi er på forkant eller i hvert fald med fremme i udviklingen, bl.a. m.h.t. brug og udvikling af WebGIS, hvilket jo også kræver en økonomisk investering. Udbredelsen af WebGIS, vil give mange besparelser andre steder i kommunen, f.eks. hos byggesagsbehandleren eller en anden sagsbehandler. Som eksempel på sparet tid er at hente en byggesag via WebGIS, blot ved et klik med informationsknappen i kortet, i forhold til at skulle hente en byggesag, lokalplan, regionplan eller andet i et fysisk arkiv. Et andet eksempel på effektivitet er muligheden for at hente høringslister og bruge luftfotos. 131

278 Vi er gode til at efteruddanne os og skaffe ny viden via netværk og konferencer, dette betyder at vi fremadrettet vil kunne udføre flere ting selv og fremme GIS i kommunen via inspiration og trends og på den måde spare på konsulentbudgettet. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Vi er i gang med at reducere antallet af desktop-licenser. Konkret regner vi med at gå fra 14 til 6 licenser, hvilket forventes at kunne ske senest i løbet af Vi vil løbende vurdere om det er muligt at nedbringe antallet af desktoplicenser yderligere, men ser at der pt. er behov for et antal licenser hos visse medarbejdere I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-funktionen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Uden for GIS-funktionen er der pt. 11 desktop-licenser, disse forventes reduceret til 3 både ved overgang til webgis, men også ved brug af gratis desktop viewer-licenser Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: En samlet besparelse på desktoplicenser vil være ca. 75 % (her i er indregnet 1 MicroStation og 7 MapInfo) 132

279 Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangen af

280 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Kommunen er så små begyndt at arbejde projektorienteret og i den forbindelse skal der ved hver projektopstart ske en nytteværdiberegning. Kommunen ligger pt mellem 1 og 2 på skalaen. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Vi forventer at øge antallet af nytteværdiberegninger i de kommende år, og vil arbejde mod at der indføres aftaler omkring at der altid skal foretages en nytteværdiberegning, der inkluderer geodataforhold, ved fremtidige indkøb af IT-løsninger i en hvilken som helst forvaltning Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en 134

281 nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der er ingen eller få der findes ikke en formel forpligtelse. Ofte købes programmer man hører andre er begejstrede for. Dette betyder at der ofte ikke er noget integration mellem nyindkøbte programmer og geodata. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Der bør oprettes et tværfagligt organ for at sikre dette Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ 135

282 I øjeblikket ligger den generelle beslutningskompetence typisk hos fagchefen. Kommunens plan for den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer lyder: GIS-funktionen anbefaler at der udnævnes en GIS-kontaktperson i hvert center, for at kunne sikre at en beslutning om integration til geodata diskuteres inden investeringen foretages. På den måde skabes der et tværorganisatorisk organ og en formel forretningsgang opstilles. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelserne ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Den grundlæggende holdning for GIS-funktionen i Ishøj Kommune er, at den trives bedst i et miljø, hvor kommunens forretning foregår. Det giver sig selv at GIS-funktione ikke kan være tæt på alle forretningsgrene. I Ishøj Kommune har vi valgt at lægge GIS-funktionen i den forretningsgren, der anvender GIS mest intensivt nemlig den stedforvaltende del af organisationen. Udfordringen i denne måde at organisere sig på i Ishøj er, at nogle forvaltningsområder (personforvaltningerne) har længere til GIS end andre. Løsningen er ikke at placere GIS-funktionen i en central enhed, der vil medføre at alle har langt til GIS. I stedet skal der sikres en tværorganisatorisk forankring af GIS-udviklingen og GIS-udbredelsen. For øget udbredelse af GIS i kommunen, skal der træffes en ledelsesmæssig strategisk beslutning om anvendelse af geodata som administrationsgrundlag. Mål for den tværorganisatoriske udviklings- og udbredelsesprioritering: Alle forvaltningsgrene skal have mulighed for indflydelse på prioriteringen af større GISinvesteringer. Der søges oprettet et tværorganisatorisk organ med ansvar for økonomien og prioriteringen i udviklingsprojekterne. Den tværorganisatoriske GIS-tekniske forankring i Ishøj Kommune søges sikret gennem et fagligt netværk/ GIS-forum. Mål for den GIS-tekniske forankring: GIS-forum skal have fokus på netværkstanken og skal markedsføres for flere grene i organisationen. 136

283 137

284 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationer langt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Vi forventer at starte konvertering i løbet af 2010 Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Vi forventer at starte konvertering i løbet af 2010 Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne 138

285 model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Ikke igangsat da OGF-datamodellen først er udarbejdet I forbindelse med nærværende projekt Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Vi forventer at konvertere alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Data er primært lagret som filer (dog er webgis-data databaselagret) Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Inden udgangen af 2011, vil vi have koverteret data til databaselagring Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. 139

286 Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Vi har allerede mulighed for at udstille data via services og kan gøre det når det ønskes Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Har filbaserede data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: I forbindelse med konvertering af data til databaselagring, tages stilling til fremtidig brugerstyring 140

287 Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Ishøj Kommune har allerede et driftsfællesskab med Vallensbæk Kommune på webgis-løsningen dette vil løbende revurderes med henblik for yderligere driftsfællesskaber også med andre kommuner. Yderligere vil det være hensigtsmæssigt at forholde sig til de tilbud om fællesdrift, der forventes at fremkomme efter et fælles kommunalt OGF-udbud. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Øget samarbejde med Vallensbæk Bedre styring og administration af data, ved overgang til database Kommunen ønsker at anvende de fællesoffentlige datamodeller og ønsker også at indgå i øvrige fællesoffentlige samarbejder omkring geodata. Og vil gerne stille en WMS-tjeneste til rådighed hvis 141

288 den efterspørges. 142

289 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Udvikler primært efter OGF-principperne Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: 143

290 Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? DesktopGIS MapInfo 1 år Brug af software MapInfo-Plan / ParkReg / DAI / Opslag / E&M / Vejman / DAS 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient WebGIS CB-kort 1 år Brug af software WebGISapplikationer 1 år Kræver CB-kort CB-kort profil / PDF-print / hvad gælder for / minimap / skråfotomodul / e&m-modul / renoweb m.fl. Database Postgres Ingen - gratis Skråfoto 2 år 2 år Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Ved samtlige nyanskaffelser af GIS-applikationer eller deraf afledt funktionalitet har OGF-kompatible produkter fortrin. Indgår ikke kontrakter som binder os længere end Men fortsætter med at vedligeholde og servicere vores nuværende platform, med de allerede indgåede aftaler. 144

291 UDVIKLINGSPLAN FOR KOLDING KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 145

292 AUGUST 2010 Kolding kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en udviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Rent praktisk er udviklingsplanen udarbejdet ved, at der er udsendt en skabelon med en række spørgsmål til kommune på forhånd. På en workshop har Merete Hansen selv bearbejdet udviklingsplanen, og denne er blevet diskuteret i gruppearbejde med 2 andre kommuner. Der har været besøg af Jens Ole Back i Kolding, med 1 times snak omkring overordnede emner og ideer. Dette er brugt som input til udviklingsplanen. Der har ikke været konsulenter involveret, og udkastet til udviklingsplanen er ikke blevet diskuteret med repræsentater med styregruppen. Projektet har også omhandletdatamodeller for geodata, benckmark for økonomi, bemanding og nytteværdi. Disse emner er desværre ikke medtaget i skabelonen for udviklingsplanen. Men det er meget væsentlige emner, som burde have været med. Projektets anbefaling til Kolding Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Kolding kommune er således: 1) Kolding bør foretage en gennemgang af sine arbejdsgange for en vurdering af, om den enkelte opgave kan løses med WebGIS, eller absolut behøver Desktop GIS. 2)Kolding bør omlægge til primært WebGIS baseret anvendelse, så brugeren kun har Desktop GIS, hvis behovet ikke kan dækkes af WebGIS. 3) Kolding bør foretage en oprydning i sine Desktop licenser med henblik på at nedbringe antallet, så det kun dækker behovet. Desuden bør det undersøges, om man med fordel kan konvertere licenser til flerbrugerlicenser for optimal udnyttelse af den enkelte licens. 4) Det anbefales, at Kolding kommune sørger for, at fagafdelingerne har en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelserne ved anskaffelse/udvikling af IT. 146

293 5)Det anbefales, at beslutningskompetancen omkring større IT-investeringer flyttes til en tværorganisatorisk organ, som f.eks. programmet Digitalisering incl. GIS. 6) Det anbefales, at Kolding kommune starter en konvertering af data til OGF datamodellen i ) Det anbefales, at Kolding kommune får de sidste geodata ind i den centrale GIS-database, og således bliver 100% databaselagret. 8)Kolding bør udstille flere af sin temaer som webservices inden udgangen af ) Det anbefales, at kommunen indgår i en fælles driftfællesskab, f.eks. regionalt, inden udgangen af Det behøver ikke være totalt fælles drift, men kan ske på udvalgte område, hvor det giver nytte uden forhindringer. 9) Kolding bør fremover primært lave nyudvikling i fællesskab med andre kommuner og efter OGF-principperne. 10) Kolding bør fremover undgå at indgå GIS-kontrakter med bindingsperiode længere end 1 år, og opsigelsesperiode på mere end 3 måneder. Fremtidige tiltag efter projektet: Efter projektet foreslår projektets styregruppe at der etableres et nyt fælleskommunalt samarbejde, kaldet Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde, og anbefaler Kolding kommune at tilslutte sig dette. Projektet er af den opfattelse at dette samarbejde på sigt vil effektivisere geodataområdet gennem standardisering, fælles udbud etc. Kolding kommune synes i princippet, at det er en god ide, men synes, at man først bør definere, hvilke opgaver der skal ligge i FKG, samt organisering og økonomi, før man tilslutter sig. Projektets styregruppe ønsker efter projektet at etablere et fælleskommunalt udbud efter nye fælleskommunale standarder, og anbefaler, at Kolding kommune overvejer at udfase den eksisterende web-platform og tilslutte sig dette fælleskommunale udbuds webgis- del. Det er Kolding kommunes ønske at overveje at deltage i dette fælles udbud, men det afhænger af indhold, betingelser, proces, økonomi og behov. 147

294 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Kolding Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Kolding Kommune har et højt omkostningsniveau til GIS, Kolding Kommune kan opnå en bedre udnyttelse af sine desktop licenser. Kolding Kommune har en stor udbredelse af GIS. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Vi har sammenholdt tallene for Kolding og Vejle kommuner, da vi burde være meget sammenlignelige. Begge kommuner har ArcGIS platform og NetGIS, er nogenlunde lige store, og har begge arbejdet med GIS og geodata i mange år. Umiddelbart ser det ud til, at Kolding kommune er ca kr dyrere om året. Vi har naturligvis søgt efter en forklaring på denne forskel. Kolding har en større udgift til årligt licensvedligehold, da vi har flere ArcGIS licenser end Vejle. Vi bør derfor rette opmærksom mod licensantallet fremover for en fornyet vurdering af behovet. Kolding og Vejle kommuner har ikke indberettet tallene helt på samme måde vedr. indtægter for salg af kort og data. Kolding har alene medtaget indtægt fra Sydkort, og ikke indtægten fra Spildevand på ca kr årligt. Det kan også være en del af forklaringen. 148

295 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Vi har ikke gennemgået arbejdsgange I forhold til WebGIS/Desktop. GIS-koordinatoren har ved GISstatusmøder med afdelingerne lavet en overordnet kortlægning af opgaver, hvor der kan bruges GIS. I det kommende arbejde i vores nye program Digitaliserings incl. GIS, vil der skulle ske en mere detaljeret kortlægning af opgaver, hvor GIS med fordel kan være en del af processen. Der vil vi også have fokus på WebGIS kontra Desktop GIS I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Kolding kommune har pt. 78 desktop installationer udenfor GIS & Kort, hertil kommer installationer i Spildevand, Beredskab, vakante licenser og kursusmaskiner. Vi ved godt, at vi er for desktop baserede, hvilket har historiske årsager. (Vi havde desktop før, vi overhovedet havde WebGIS.) Nogle af licenser anvendes slet ikke, andre anvendes kun til at kigge på data, som udmærket kan gøres i WebGIS. 149

296 Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Vores plan er at få flest mulige brugere over på WebGIS, hvis de ikke har et specifikt behov, som kræver Desktop applikation. Hvis vores WebGIS har samme funktionalitet som vores nuværende WebGIS, vurderes det, at vi kan reducere antallet til 52 licenser. Hvis vores WebGIS får yderligere avanceret editeringsfunktionalitet vurderes, at vi kan reducere antallet til 26 licenser. Disse licenser bør i stor udstrækning være flydende licenser, som deles af flere brugere. Reduktion i antallet af desktop licenser vil dog ikke nødvendigvis ikke medføre en årlig besparelse, før ELA kontrakten med Informi udløber ed udgangen af 2014, men vi kan få mere for de samme penge. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

297 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNE Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Vi bruger almindelig sundt fornuft ved anskaffelse af såvel software som data. Vi tænker på, om det kan afhjælpe et behov, og om prisen er fornuftig. Vi laver ikke deciderede business cases og nytteværdiberegninger, men vi taler med brugerne om, hvordan det påvirke deres opgaveløsning og hvad det vil spare i tid. Ved større investeringer i nyt software, går vi i udbud med flere leverandører. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Fremover vil større projekter og investeringer blive vurderet og prioriteret via program Digitalisering incl. GIS. Ved små anskaffelser vil vi fortsat bruge vores sunde fornuft. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 151

298 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der er ingen forpligtelse til at tage geodata med i overvejelserne ved anskaffelse/udvikling af IT. GIS folkene har allerede nu fokus på dette, og beder ofte folk om at huske at inddrage os tidligt, så vi ikke får overraskelser senere, når en usmart løsning er anskaffet. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Alle nye anskaffelser skal i fremtiden vurderes og prioriteres i vores nye program Digitaliserings incl GIS. Der igennem vil vi forsøge at sikre, at geodata tænkes ind i projekterne fra starten, så vi får det rette digitale samspil. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Lige nu ligger beslutningskompetancen ved afdelingslederen for GIS & Kort, indenfor budgettets rammer. (fagchef) Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Beslutningskompetancen for større projekter kommer fremover til at ligge ved digitaliseringschefen, som bliver chef for program Digitalisering incl. GIS, der starter 1. oktober Programmet går på tværs af By- og Udviklingsforvaltningen (Teknik og Miljø, Kultur og Fritid, Beredskab). Desuden er der planer om et program Digitalisering på tværs af alle kommunens forvaltninger. 152

299 Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Vi vil rydde op i vores desktop licenser, og få flyttet flere brugere over på WebGIS. Vi vil have færre desktoplicenser, og udnytte dem bedre ved at konvertere til flydende/dele licenser. Vi vil sætte fuld kraft på Program Digitalisering incl. GIS. Vi vil medtage denne udviklingsplan som input til vores kommende revision af Kolding kommunes GIS-handlingsplan. 153

300 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Vi synes overordnet, at det er en god ide at lave en fælles datamodel på tværs af kommunerne. Vi vil gerne anvende datamodellen, men vil gerne vente til de værste børnesygdomme er fundet og der er kommet en ny version af datamodellen. Vi mener ikke, at datamodellen er klar i første version, før den er afprøvet i forhold til fagfolk. Vi risikerer at spilde meget arbejdstid ved at konvertere, hvis meget skal ændres igen senere. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Vores plan er at prioritere opgaven løbende i forhold til andre opgaver. Vi vil naturligvis konvertere løbende, som det er nødvendigt for aplikationerne, men forventer ikke at starte før Vi forestiller os, at konverteringen vil strække sig ind i 2012 for at nå andre løbende opgaver. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i

301 3.1.2 Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Næsten alle feature classes. Vi vil konvertere det nødvendige løbende, som der kommer applikationer til, men vi prioriterer sikker dirft frem for OGF datamodel. Hvi nogen af vores nuværende applikationer binder os til en bestemt datastruktur, vil vi bevare dem, så det virker for brugerne, indtil vi har et alternativ. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Vi har haft databasebaseret lagring siden Vi arbejder dog pt på at få de sidste filbaserede data ind i databasen far Vej & Park-området, der valgte at stå udenfor den fælles database. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den 155

302 standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Vi udstiller pt kun data til brug som baggrundskort I vores DriftDialogStyring. Det sker ikke som hverken WMS eller WFS. Vi er pt. Ved at implementere ArcGIS server, der giver os mulighed for at daa via service. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Det er uklart, hvad fælles udpegede services er. Vi vil udstille de temaer, som vi vurderer som relevante på den mest hensigtsmæssige måde. Det kan især være interessant at udstille tekniske kort som services, så vi kan slippe for manuelle kortekspeditioner, både i Kolding kommune og i Sydkort Regi. Vi vil desuden opfordre til at grunddata udstilles direkte fra producenterne som webservice, f.eks. Georefererede registerdata direkte fra KMD. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. 156

303 Vi laver allerede I dag brugerstyring via Active Directory. Vi styrer datarettigheder på afdelingsniveau, så alle kan se alle data, men man kun kan redigere i egen afdelings data. Når nødvendigt har vi mulighed for at styre brugerrettighederne på den enkelte person, f.eks. ved tværgående organer som f.eks. spildevandsteamet. Kommunens plan for at anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Pt. Ingen. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kolding kommune indgår allerede nu i fælles drift med de andre kommuner i den jyske del af Regions SydDanmark i form af Sydkort, hvor alle tekniske kort ligger i samme database, og alle kortekspeditioner til ledningsejere sker herfra. Databasen driftes hos Kolding kommune. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Det kommer meget an på, hvad begretet fælles drift dækker over. Vi mener godt, man kan lave fælles drift på nogle opgaver, og ikke på andre. I første omgang laver vi egen drift efter OGF principper sammen medsydkort. Senere kan det være model 3 regionalt fællesskab, hvor f.eks. kommunrne indenfor Sydkort laver fælles drift på udvalgte data, f.eks. Teknisk kort, ortofotos, matrikelkort osv. Der er ikke noget til hinder for, at det teknisk driftes med leverandørhjælp med kompetencer til optimal databasedrift og tuning af performance. 157

304 Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Vi vil ikke være helt fremme i skoene, men ser det fornuftige i at lave fælles drift på områder, hvor det giver mening, men kun hvis det ikke giver os problemer. Vi ser databasedrift som et område, der fortsæt kræver større kompetencer, og fælles drift kan frigøre arbejdskraft til andre opgaver. 158

305 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Allerede nu tænker vi i ArcERFA (Arc-kommuner I jylland) på at udvikle sammen og genbruge script og hjemmeudviklede produkter. Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Vi vil gerne udvikle efter OGF-principper, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, og vi heller ikke får øgede omkostninger. Det giver god mening at lave applikationsudvikling i forhold til en fælles datamodel, men denne datamodel er endnu kun første udkast og er slet ikke klar til, at man laver applikationsudvikling op mod den. Det giver også god mening at lave fælles udvikling på tværs af kommuner, men det vil fordyre projekterne og forsinke dem væsentligt, når flere skal være enige om, hvad der skal udvikles. Vi har dog vores forbehold for, om OGF principperne med platformsuafhængig applikationsudvikling via webservices kan fungere rent teknisk. Det er også altid usikkert at indgå i udviklingsprojekt og mere sikkert at købe et færdigt produkt, hvor man kan se, hvad man får for pengene. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 159

306 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? ArcGIS produkter generelt, ELA licens 1 år 5 år Udløber med udgangen af NetGIS ½ år 1 år Kræver ArcIMS, eller faktisk ArcGIS server for at få nyeste version. GDK basis ½ år 1 år Kræver ArcGIS desktop GDK basis ½ år 1 år Kræver ArcGIS desktop GDK E&M ½ år 1 år Kræver ArcGIS desktop Adresselink 1 måned 1 måned Kræver ArcGIS desktop DSFL-oversætter 3 måneder 1 år FME 3 måneder 1 år SQL-server?? 1 år eller køb fra gang til gang. ArcDAI ½ år 1 år Kræver ArcGIS desktop DriftsDialogstyring 3 måneder 1 år EMexplorer 3 måneder 1 år Kræver ArcGIS desktop Licensanalytiker 3 måneder 1 år Kræver ArcGIS desktop TLgml 3 måneder 1 år Kræver ArcGIS desktop Data Interoperability 3 måneder 1 år Kræver ArcGIS desktop 160

307 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: I princippet er fælles udvikling en god ide, men vi er bange for om der i processen med fælles udvikling, vil blive lyttet til vores behov, og om vi får reel indflydelse på udviklingen. Vi tror ikke på, at vi i udgangen af 2012 har implementeret større OGF udviklede GIS-værktøjer, men muligvis mindre hjælpeværktøjer til konkrete opgaver. 161

308 UDVIKLINGSPLAN FOR LOLLAND KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 162

309 AUGUST 2010 Lolland Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en udviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Lolland Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planens side 1. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Lolland Kommune er således: Benchmarken viser, at Lolland Kommune har et omkostningsniveau, der ligger væsentligt under landsgennemsnittet både målt i absolutte udgifter og i målt pr indbyggere. Lolland Kommunes administration ligger som resultat af kommunalreformen fysisk adskilt på mange lokaliteter og geodata er placeret i Teknik og Miljø uden forankring i de øvrige områder. Projektet anbefaler at geodata fortsat forankres i Teknik og Miljø, hvor resurserne til geodata gør størst nytte. Projektet anbefaler at Lolland Kommune afventer det fælleskommunale udbud og tager yderligere stilling, når resultaterne af det fælleskommunale udbud foreligger. Lolland Kommune har netop investeret i en ny Web GIS platform og deltager i et fællesskab om udvikling af yderligere værktøjer hertil. Hverken i forhold til afskrivning af investeringen eller i forhold til brugerne er kommunen klar til at skifte WebGIS i den nuværende situation. Hvis kommunens nuværende leverandør byder ifm. med det fælleskommunale udbud, vil dette kunne få en afsmittende/indirekte effekt på Lolland Kommunes WebGIS. Projektet anbefaler at Kommunens indgår en aftale om driftsfællesskab med Guldborgsund Kommune og at kommunens geodata lagres i en fælles geodatabase, hvor Guldborgsund varetager den daglig drift at data. Projektet anbefaler at Lolland Kommune ved indgåelse af driftssamarbejdet konverterer til den fælles datamodel. Samarbejdet kan evt. omfatte flere andre kommuner i samme situation mht. beliggenhed, systemer eller andre samarbejdsrelationer, hvor synergien ved samarbejdet gøres så stor som muligt. Udgiften til en fælles driftsløsning forventes at svare til udgiften ved indkøb og opsætning af egen database. Lolland Kommune har netop reduceret antallet af Dtp GIS licenser fra en site licens med 120 brugere til 30 brugere fremover. Projektet anbefaler at kommunen reducerer dette antal yderligere ved holdningsbearbejdning og i takt med udbygning af WebGIS med sagbehandler funktionalitet, der kan erstatte Mapinfo. 163

310 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Lolland Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Lolland Kommune har et lavt omkostningsniveau til GIS, Lolland Kommune har en gennemsnitlig udbredelse af GIS og geodata i organisationen 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Lolland Kommune har færre udgifter på GIS- og geodataområdet end de fleste af de tilsvarende kommuner. Samtidig har udbredelsen og viften af GIS-funktionalitet i benchmark-perioden været mindre end i tilsvarende kommuner. På nuværende tidspunkt er mængden og udbredelsen af GISfunktionalitet på niveau med tilsvarende kommuner. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her. 164

311 1.2.1 Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Ja. SagsbehandlerwebGIS overgår desktopklienterne i hastighed og er mere intuitiv at anvende. Den udvikles fortsat, så den kan opfylde flest mulige af sagsbehandlernes behov. Især er der fokus på at levere hurtig information, fx ved at præsentere de oplysninger som sagsbehandlerne bruger oftest som mouseover (informationen dukker automatisk op på skærmen, når musen holdes over fx en matrikel eller en lokalplan). Cirka 25 sagsbehandlere rundt om i sektorerne har fortsat behov for at skabe nye og rette i eksisterende GIS-data. De har behov for en desktop-klient i en årrække indtil editeringsværktøjer bliver tilgængelige i webgis (MapGuide). En række fagapplikationer i Teknik- og Miljø og i Park og Vej kører på MapInfo, og ce 10 sagsbehandlere har af denne grund behov for MapInfo. Samlet forventes antallet af MapInfo-licenser at kunne reduceres til mellem 20 og I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Ca 10% af de nuværende MapInfo-brugere har indviliget I at afgive deres licens og istedet benytte webgis. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Med udgangen af 2011 reduceres antallet af licenser, der betales vedligehold af, fra 120 til omkring 30 licenser (reduktion på 75%) Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

312 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Der foretages ikke en formaliseret nytteværdibetragtning ved indkøb af geodata, gis-software og konsulentydelser. Dog foretages indkøbene efter strategiske overvejelser, som dog hovedsageligt tilgodeser behovene i teknik- og miljøforvaltningen. Samtidig tages hensyn til den bemandingsmæssige situation, som gør at opsætning, implementering og oplæring i nye systemer kun kan tildeles begrænsede ressourcer, da den sideløbende drift også skal tilgodeses. Dette forhold betyder at mindre forandringer foretrækkes, og fx et udbud af hele GISplatformen fravælges, selvom dette måske er den mest økonomisk optimale løsning. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Der foreligger ikke planer om at formalisere nytteværdibetragtninger. Dog forventes det at geodata - og gisbehov i samtlige sektorer i højere grad inddrages. Herunder integration mellem fagsystemer og GIS. 166

313 Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Ingen Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: I forbindelse med en evaluering af kommunens organisation (skanning af Lollandsmodellen) er der mulighed for at sikre, at alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved IT-investering/- udvikling eventuelt i regi af et it-strategisk forum. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ GIS-koordinator og sektorchef Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op 167

314 i organisationen: I forbindelse med en evaluering af kommunens organisation (skanning af Lollandsmodellen) er der mulighed for at forankre beslutninger om geodata i et it-strategisk forum, hvor også ledelsen er repræsenteret. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: De strategiske beslutninger på GIS-området kan med fordel flyttes til et it-strategisk forum med deltagelse af nøglepersoner fra alle sektorer og med deltagelse fra ledelsesniveauet. Formålet med dette er: - at sikre den ledelsesmæssige forankring af GIS-området. Herunder sikre tilstrækkelig tildeling af personaleressourcer og økonomi - at skabe opmærksomhed i organisationen på de mulige effektiviseringer ved anvendelse af geodata (fx til optimering af skolebusruter eller hjemmeplejens ruter) - at sikre, at en potentiel geodataanvendelse tænkes ind ved anskaffelse af fagsystemer 168

315 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationer langt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Ingen featureclasses konverteret Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Featureclasses (temaer) konverteres i Konverteringen vil udgøre en del af den datavask, som er nødvendig inden kommunens geodata kan lagres i en geodatabase. Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 169

316 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Ingen featureclasses konverteret Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Filbaseret Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Medarbejderressourcerne tillader ikke en overgang til databaselagring i øjeblikket. Samtidig afventes initiativer om fælles drift, som eventuelt udspringer af dette projekt. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 170

317 Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Forudsat at det afsættes ressourcer til at lagre geodata i en database kan brugerstyring formentlig ske via integration til AD et. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

318 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGF-principper eller Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Kommunen forventer at deltage i arbejdet med at udbyde opgaven om fællesdrift af en geodatabase 172

319 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillig er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: 173

320 Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? MapInfo 1 år Brug af software MapGuide webgis 1 år Brug af software MapInfo-Plan 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient MapInfo DAI 1 år Brug af software Nødvendigt med en MapInfo Desktop-klient Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Udviklingsarbejdet forventes primært at foregå på MapGuide (kommunens webgis-platform), og vil foregå i regi af MapGuide brugergruppen. Der arbejdes pt. på et udbud af Borgerindberetning (værktøj, hvor borgerne i BorgerWebGIS kan indtegne forekomster af fx bjørneklo eller huller i vejen). Udbuddet forventes at følge OGF-princip

321 UDVIKLINGSPLAN FOR RINGSTED KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG AUGUST

322 Ringsted Kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en udviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Ringsted kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Ringsted kommune er således: Benchmarkingen viser, at Ringsted Kommune har et omkostningsniveau under landsgennemsnittet målt i absolutte udgifter, men noget over landsgennemsnittet, når udgiften måles pr indbyggere. Det skal bl.a. ses i lyset af, at der i benchmarkinganalysens resultater er en tendens til, at mindre kommuner med færre indbyggere kommer til at fremstå med et relativt højt omkostningsniveau, idet nogle af de eksisterende GIS platforme på markedet kræver en vis basis-investering. Ringsted Kommunes platform svarer til projektets generelle anbefalinger, idet man har investeret i en database-platform, WebGIS som primært sagsbehandlerværktøj og få Desktop-licenser målrettet til specialistopgaver. Ringsted Kommune har et godt tværgående samarbejde omkring digitalisering, idet forankringen er placeret i en Governancegruppe med 16 personer fra alle forvaltningsområder med Økonomidirektøren som formand. Projektet anbefaler Ringsted Kommune, at bruge processen om høring af KL s Digitaliseringsstrategi som anledning til at tænke geodata ind i kommunens øvrige digitaliseringsarbejde. Dermed sikres fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen, så geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen samt sikre, at nytteværdien af de foretagne investeringer ikke går tabt. Det anbefales også samtidig at få fastlagt en fælles finansiering af geodataområdet. Ringsted Kommune står foran en opgradering af ArcSDE til ArcGIS Server, idet software ligger klar og venter på implementering. Ringsted Kommune forventer, at de oplevede udfordringer med lange svartider på kommunens WebGIS-løsning løses på denne måde. Projektet anbefaler, at Ringsted Kommune foretager den planlagte overgang til ArcGIS Server med anvendelse af så få resurser som muligt og afventer resultatet af det fælles kommunale udbud på en ny WebGIS platform. Hvis det kommende udbud resulterer i en attraktiv løsning, vil kommunen have en reel valgmulighed mellem to løsninger uden at være tynget af netop foretagne investeringer. Ringsted Kommune arbejder løbende på at begrænset antallet af Desktop GIS-licenser mest muligt ved at stille Desktop GIS funktionalitet til rådighed for sagsbehandlere i den eksisterende Web GIS-løsning suppleret med løsninger baseret på ArcGIS Server. Projektet anbefaler, at Ringsted Kommune fortsætter med at satse på Desktop GIS-lignende sagsbehandler funktionalitet i WebGIS løsninger. 176

323 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Ringsted kommune GIS-udgift per indbyggere ,82 Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) , ,61 Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Ringsted kommune har et højt omkostningsniveau til GIS, når der ses pr. indbygger Ringsted kommuner har en høj udnyttelse af Dtp GIS. Ringsted kommune har en bred udbredelse i Teknisk Forvaltning og en grundlæggende udbredelse i resten af Ringsted Kommune 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Set alene på kroneudgiften ligger Ringsted under gennemsnittet på linje med Roskilde og væsentligt lavere end Holbæk. Ringsted ønsker en platform, der er fremtidssikret d.v.s. platformen er bygget til at kunne håndtere udvidelse til de forventede behov i fremtiden. Sammenligningen med Holbæk, som har samme type platform, men indbyggermæssigt er godt dobbelt så stor som Ringsted, ser Ringsted Kommune som bevis for, at Ringsted Kommunes investering fra 2005/2006 har opfyldt dette ønske. Når der sammenlignes på indbyggertal, kommer Ringsted til at ligge højt, hvilket ligeledes ses som en understøttelse af, at den valgte platform er fremtidssikret og let kan bære en udvidelse internt i Ringsted Kommune og/eller eksternt ved drift af en anden kommune. Ringsted Kommune ligger i næsthøjeste kategori med hensyn til udbredelse af GIS. 177

324 Dataindkøbsmæssigt ligger Ringsted Kommune lavt under halvdelen af udgifterne i både Holbæk og Roskilde. Med hensyn til medarbejderressourcer ligger Ringsted Kommune næsten 1 årsværk under gennemsnittet. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Ringsted Kommunes GIS/IT-strategi fra 2006 revideret I 2008 bygger på anvendelse af WebGIS som værktøjet til løsning af standardopgaver, mens Desktop er forbeholdt specialistopgaver særligt i GIS-funktionen. Af flere årsager mest holdningsmæssige - har det ikke være muligt at fastholde denne strategi i helt det ønskede omfang. P.t. arbejdes på en opstramning bl.a. i forbindelse med indførelse af ArcGIS Server og den heraf følgende mulighed for at målrette løsninger til de enkelte sagsbehandlergrupper. Men når det er sagt, er det trods alt lykkedes at få hovedparten af brugerne til at anvende WebGIS, og derfor er det kun en begrænset %-del, der mangler at bliver flyttet fra Desktop til WebGIS et umiddelbart skud er 10%. Et andet forhold er, at flere fagprogrammer f.eks. VandløbsGIS er knyttet til anvendelse af Desktoplicenser. På den baggrund kan Ringsted Kommune ikke finde besparelse på Desktop-licenser, da ingen af de nuværende licenser skønnes af kunne undværes. Alt I alt har Ringsted Kommune lagt den rigtige strategi i 2006, så implementering af WebGIS anses for at være meget langt særligt når ArcGIS Server bliver udnyttet fuldt ud i løbet af I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 178

325 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % 6 ArcEditor-licenser (flydende) heraf benyttes 5 I GIS-funktionen 7 Arc View-licenser (flydende) Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: 80% af GIS-brugere anvender alene WebGIS i sagsbehandlingen Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

326 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Ringsted Kommune har en generel politik om, at der skal laves business case på næsten alle investeringer bortset fra mindre beløb. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Fortsætte nuværende praksis/gældende praksis. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 180

327 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Indenfor Teknisk Forvaltning er der - jfr. GIS/IT-strategien - en forpligtelse til at tage geodata med i overvejelserne ved nyanskaffelse af programmer. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Det er ønsket at få løftet denne praksis op på kommuneniveau f.eks. ved fokus på området fra kommunens IT-governancegruppe og/eller direktionen. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Ønsker om nyanskaffelser i Teknisk Forvaltning skal gennem Teamlederen i GIS & IT forelægges GIS/IT-faggruppen (tværgående faggruppe i Teknisk Forvaltning). Faggruppen skal vurdere anskaffelsesønsket i forhold til GIS/IT-strategien, samspil med øvrige systemer og vurdere behovet I forhold til andre løsninger, så f.eks. dobbeltanskaffelser undgås. Chefgruppen/og eller Direktionen bevilger økonomien til anskaffelserne Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Det er ønsket at få løftet denne praksis op på kommuneniveau f.eks. ved fokus på området fra kommunens IT-governancegruppe og/eller direktionen. 181

328 Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Skabe ledelsesmæssigt fokus på, at allerede etablerede tværorganisatioriske organer fremmer udbredelsen af geodata. 182

329 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Ringsted har ikke konverteret efter OGF-datamodel Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Ringsted Kommune forventer at starte på konvertering til OGF-datamodel i 2011 og have konverteret alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet inden udgangen af Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle 183

330 få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Ringsted har ikke konverteret efter OGF-datamodel Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Ringsted Kommune forventer at have konverteret alle featureclasses, der er udpeget i OGFsamarbejdet inden udgangen af Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Ringsted Kommune har databaselagring. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 184

331 Ringsted Kommune kan udstille data via services, men gør det p.t. kun til DAS Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Udstille alle efterspurgte temaer via services Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Ringsted Kommune har data i database og anvender administratormodul til brugerstyring DMP s brugerstyring (ikke føderation) + modul på WebGIS-løsning (ikke AD) Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Vi ønsker at have så nem og gennemsigtig en brugerstyring som muligt, men hvilket niveau vi er på i 2012, afhænger meget af de tekniske muligheder der er tilstede. Der er ingen planer om at ændre den nuværende situation, før der er en betydelig gevinst for både brugere og administratorer. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan 185

332 give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Ringsted Kommune drifter selv intern GIS-platform og hoster BorgerGIS-løsning Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Ringsted Kommune er umiddelbart interesseret i at køre egen drift efter OGF-principper eller indgå i et samarbejde med en/flere andre kommuner, HVIS det er dokumenteret, at det kan betale sig, og teknologien er moden d.v.s. at nævnte services (WMS, WFS m.fl.) fungerer bl.a. på oppetid. Én national løsning er blot et nyt monopol og et nyt afhængighedsforhold. Den løsning ønsker Ringsted Kommune ikke. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Ringsted Kommunen ønsker dataansvaret placeret, hvor data skabes, samt gøre tilgangen til data let og enkel for brugerne, så datakvalitet gennem anvendelse forbedres, og redundante data undgås. Ringsted Kommune ønsker ikke at ændre driftsform, før det er belyst om fælles drift er omkostningseffektivt og funktionelt i daglig drift. 186

333 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Ringsted Kommune har over 10 fagapplikationer med geodataindhold Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Ringsted vil støtte udvikling efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet og/eller performance går tabt. Dog efter forudgående vurdering af, hvorvidt evt. øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. Hvorvidt det er muligt inden 2012 kan ikke siges. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter Er der andre ikke kontraktlige bindinger? 187

334 kontrakten? Desktop-klient 3 mdr. til udgangen af et kalenderår Ingen yderligere Nej Desktopapplikationer 3 mdr. til udgangen af et kalenderår Ingen yderligere Nej WebGIS 3 mdr. til udgangen af et kalenderår Ingen yderligere Nej WebGISapplikationer 3 mdr. til udgangen af et kalenderår Ingen yderligere Nej Database 3 mdr. Ingen yderligere Nej Serviceaftale Konsulentydelser 3 mdr. til udgangen af et kalenderår Ingen yderligere Nej Serviceaftale Serverdrift 3 mdr. Ingen yderligere Nej AutoCad 1 år til forfaldsdato Ingen yderligere Nej Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: I det omfang Ringsted Kommune i perioden skal investere i nye applikationer og/eller udskifte eksisterende applikationer og aftaler om serviceydelser, vil Ringsted Kommune primært følge OGFprincip 3 i den udstrækning, det er muligt på det pågældende tidspunkt. 188

335 UDVIKLINGSPLAN FOR ROSKILDE KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG SEPTEMBER

336 Roskilde kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Roskilde Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Roskilde kommune er således: Den gennemførte benchmark undersøgelse viser, at Roskilde kommune har et relativt lavt omkostningsniveau i forbindelse med kommunens geodata platform, og at platformen på trods af dette også anvendes uden for Teknik og Miljø området (Redningsberedskab, Økonomi, Børn og Unge) Projektet anbefaler: at udbredelsen af GIS i kommunen primært sker på en web platform at anvendelsen af desktop-gis begrænses mest muligt. at der etableres en intern organisering af GIS funktionen, der afspejler kommunens fokus på anvendelse af geodata i hele den kommunale organisation også uden for Teknik og Miljø området. Geodataprojektet anbefaler Roskilde Kommune at tilslutte sig det fælleskommunale udbud af et avanceret og standardiseret web-gis, og at kommunen betragter web-gis platformen som den primære (og strategiske) platform for anvendelse af geodata både i forhold til interne forvaltningsopgaver og ekstern kommunikation. Det anbefales at kommunen foretager en evaluering af omkostninger og funktionalitet af kommunens nuværende gis platform i forhold til den platform som bliver resultatet af det fælleskommunale udbud. Roskilde Kommune har været blandt de ledende i udviklingen af den fælleskommunale datamodel. Geodataprojektet foreslår kommunen at fastholde denne position gennem implementering af datamodellen i alle dens aspekter. 190

337 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Roskilde Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Roskilde Kommune har et lavt omkostnings niveau til GIS, Roskilde Kommuner har en høj udnyttelse af Dtp GIS. (Roskilde: 2,1 brugere pr. licens, gennemsnit 1,8 brugere pr. licens). Roskilde Kommune har en bred udbredelse af GIS i Teknik og Miljø området, og en grundlæggende udbredelse (dvs. mere end 2 anvendelsesområder) uden for Teknik og Miljø området (Beredskab. Økonomi og Analyse, Børn og Unge). 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Roskilde Kommune anvender GIS programmet GeoMedia/GeoMedia Web Map, og data er lagret i SQL databaser (MS SQL Server og MS Access). I forhold til sammenlignelige kommuner har Roskilde Kommune relativt lave udgifter til GIS. En af årsagerne til dette er, at Roskilde Kommune har relativt få desktop licenser. Udbredelsen af GIS uden for Teknik- og Miljøområdet får i benchmark undersøgelsen betegnelsen grundlæggende set i forhold til de kriterier der arbejdes med i undersøgelsen (Roskilde Beredskab (udryknings-gis), Økonomi (befoklningsprognose) og Skole (skoleprognoser m.v.)). 191

338 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Ja vi har vurderet anvendelse af geodata i arbejdsgange inden for planlægning, byggesagsbehandling og miljøsagsbehandling. Vurderingerne foreligger ikke i form af en egentlig rapport, men resultatet af vurderinger er, at alle tre arbejdsområder kan anvende (og anvender) web-gis, men miljøsagsbehandling og planlægning har behov for at anvende desktop-gis til tegning/digitalisering da danne funktionalitet ikke findes i Roskilde Kommunes web-gis. Desuden er der behov for at anvende desktop-gis til ad hoc sammenstilling af miljødata som kommunen modtager fra f.eks. landbrugskonsulenter med det geografiske forvaltningsgrundlag som allerede findes i kommunens GIS I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Kommunen har i dag relativt få desktoplicenser, set I forhold til sammenlignelige kommuner. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Det er kommunens plan at GIS udviklingen primært skal foregå som web-gis. Hvis web-gis får en funktionel digitaliseringsfunktion (dvs. tegning af punkter, linjer og flader og tilknytning af attributter til disse), vil en stor del af udbygningen af GIS anvendelsen i kommunen kunne foregå på web-gis. Roskilde Kommunen forventer dog ikke at kunne reducere antallet af desktop licenser med de anbefalede 75 %, fordi vi allerede i dag anvender relativt få desktop licenser, (jf. benchmark undersøgelsen). Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet 192

339 med web inden udgangene af

340 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Vi har i Roskilde Kommune fokus på 3 elementer ved investering i ny teknologi: 1. Forbedre service overfor borgere og virksomheder (selvbetjeningsløsninger - gøre livet lettere for borgere og virksomheder) 2. Effektivisere produktionen af kommunens serviceydelser (effektivisere den interne fabrik ) 3. Øge medarbejdertilfredsheden ved at fjerne kedeligt arbejde, og dermed gøre kommunen til en mere attraktiv arbejdsplads. Der bliver sjældent lavet en egentlige buisness case i forbindelse med investering i ny teknologi. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Roskilde Kommune forventer ikke, at udarbejdelse af buisness cases som grundlag for IT investeringer vil være almindelig praksis i kommunen inden

341 Generelle overvejelser om nytteværdien af konkrete IT projekter vil indgå i den almindelige prioritering af ressourceanvendelsen inden for de respektive forvaltningsområder. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Fagområderne har i Roskilde Kommune ingen formel forpligtigelse i forhold til Geodata. IT-afdelingen skal godkende indkøb af nye programmer. Ved en omorganisering pr. 1. juli 2010 er ITafdelingen, Borgerservice afdelingen og GIS funktionen blevet sammenlagt til en ny afdeling med navnet Digitalisering og Borgerservice Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Roskilde Kommune forventer, at den netop gennemførte organisationsændring, hvor GIS funktionen er sammenlagt med kommunens IT funktion (og Borgerservice) vil bidrage til at sikre, at overvejelser om anvendelse af geodata inddrages i kommunens IT projekter. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ 195

342 Det er som regel de enkelte fagchefer eller fagdirektører der som økonomi ansvarlige træffer beslutning om investering i /udvikling af nye programmer. Dette skal dog altid ske i samarbejde med kommunens IT-funktion (Digitalisering og Borgerservice) Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Roskilde Kommune forventer at det fortsat vil være de enkelte direktørområder der har beslutningskompetencen med hensyn til IT-investeringer, under inddragelse af øvrige relevante direktørområder, herunder kommunaldirektøren hvor Digitalisering og Borgerservice er organiseret. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Roskilde Kommune har pr. 1. juli 2010 flyttet den formelle geodata-kompetence fra Teknik og Miljø området til en ny afdeling under kommunaldirektøren som har fået navnet Digitalisering og Borgerservice. Afdelingen omfatter kommunens IT-, Geodata- og Borgerservice funktion. Den hidtidige IT-chef er chef for den nye afdeling. I den nye afdeling etableres en gruppe af udviklingskonsulenter, som skal arbejde med implementering af større IT (og GIS) projekter på tværs i den kommunale organisation. Vi vil forsøge at opretholde/opbygge en faglig geodata kompetence decentralt i tilknytning til de enkelte fagområder, for derved at sikre den bedst mulige udnyttelse af GIS inden for de enkelte fagområder. 196

343 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikation langt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Roskilde Kommune har deltaget aktivt i udarbejdelsen af OGF datamodellen Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Afhænger af erfaringerne med implementering af datamodellen i test kommunerne. Vi har ikke lagt os fast på en konverteringsstrategi, men vil formentlig starte i 2011 (pkt. 4) og forventer løbende konvertering, efterhånden som der kommer applikationer som kræver denne model (pkt. 2). Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne 197

344 model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Vi forventer at vi vil konvertere data til OGF datamodellen efterhånden som fagapplikationer kræver dette. Nye features vil blive implementeret i overensstemmelse med OGF datamodellen. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Roskilde Kommunes data er lagret i SQL databaser (MS SQL Server og MS Access). Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 198

345 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Roskilde Kommune udstiller data som WMS til brug I kommunens egne web-gis løsninger til borgerne. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Kommunen vil udstille relevante data i takt med behovet for dette. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Roskilde Kommune har lagret sine geodata i databaser. For data lagret i MS SQL Server sker brugerstyringen manuelt pr. featureclass på database niveau. For data lagret i MS Access sker brugerstyringen på mappe niveau. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Roskilde Kommune forventer ikke, at der inden udgangen af 2012 findes en brugbar fællesoffentlig brugerstyring, der kan håndtere kommunens behov for brugerstyringen i alle kommunens (over 400) IT systemer. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

346 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Roskilde Kommune driver sin egen lokale GIS database og GIS programmer er installeret på kommunens egne computere. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Roskilde Kommune er positiv over for fælles drift, hvor dette giver en økonomisk eller funktionel gevinst. Det er kommunens opfattelse, at der ikke vil være de store gevinster ved alene af drive en geodatabase i fællesskab. Gevinsterne forventes i højere grad at være knyttet til fælles drift af applikationer/gisprogrammer. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Roskilde Kommunes geodata er lagret i SQL databaser (MSSQL Server og MS Access). Kommunen vil afvente afrapportering af erfaringerne med implementering af OGF-datamodellen i test kommunerne, før vi lægger os fast på en konverteringsplan. Vi forventer at påbegynde konverteringen i 2011 og forventer at vi løbende vil konvertere data til den nye datamodel, efterhånden som der kommer applikationer som kræver denne model. Kommunen udstiller allerede i dag geodata som WMS og vil udstille data som WMS eller WFS i takt med behovet for dette. Roskilde Kommune forventer ikke, at der inden udgangen af 2012 findes en brugbar fællesoffentlig brugerstyring, der kan håndtere kommunens behov for brugerstyring. Kommunen er positiv over for fælles drift af databaser og applikationer, hvor dette giver en økonomisk eller funktionel gevinst for kommunen. 200

347 201

348 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Roskilde Kommune vil gerne understøtte kommune fællesskabet og primært udvikle efter OGFprincipperne (pkt. 3). Det synes dog ikke meningsfuldt at udvikle efter OGF-principperne (et Omkostningseffektivt Geografisk Forvaltningsgrundlag), hvis dette ud fra en samlet betragtning giver øgede omkostninger. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGF-principperne: 202

349 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Desktop-klient WebGIS Intergraph: 3 måneder til udgangen af et kvartal LIFA: 1 måned til udgangen af et kalenderår Intergraph: 3 måneder til udgangen af et kvartal Intergraph: 3 måneder til udgangen af et kvartal Desktopapplikationer WebGISapplikationer LIFA: 1 måned til udgangen af et kalenderår Intergraph: 3 måneder til udgangen af et kvartal Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Roskilde Kommune finder at spørgsmål og projektets anbefaling i pkt uklar, og vil derfor gerne præcisere kommunens holdning til OGF princip 3: Formålet med Implementering af et Omkostningseffektivt Geografisk Forvaltningsgrundlag er at reducere omkostningerne til drift af forvaltningsgrundlaget eller at reducere omkostninger til udvikling af applikationer der anvender forvaltningsgrundlaget. Når Roskilde Kommune tilslutter sig princippet om, at applikationer primært udvikles efter OGF-principperne, sker det i forventning om, at dette ud fra en samlet betragtning på sigt giver et positivt økonomisk resultat for kommunen. 203

350 UDVIKLINGSPLAN FOR RUDERSDAL KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 204

351 AUGUST 2010 Ogf kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januar-august 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Ogf Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side xx-yy. Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Ogf kommune er således: Jeg er lagt fra færdig med udviklingsplanen. Har brug for mere tid til at arbejde med den. En del punkter har jeg brug for at drøfte med mit bagland!! 205

352 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen OGF Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. OGF Kommune har et lav omkostnings niveau til GIS, OGF Kommuner har en høj udnyttelse af Dtp GIS. OGF Kommune har en bred udnyttelse i de tekniske forvaltninger og en ringe udbredelse i de andre forvaltninger. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): GIS-udgiften, som er et gennemsnit over tre år , forventes at være større i 2010, da kommunen har implementeret bla WebGIS. GIS-udgiften er lav set i lyst af kommunes ambitiøse digitaliseringsstrategi, hvor bla GIS indgår. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved 206

353 hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Kommunen har ikke vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område. I kommunens GIS-strategi er et af hovedpunkterne at kommune skal til Web-GIS som det primære GIS-værktøj, både til at kigge på og ajourføre GIS-data. Desktop GIS skal på sigt kun være et ekspertværktøj som bruges til GIS-analyser I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % 25% Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: 90% Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

354 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid I digitaliseringsområdet (paraplyprojekter: effektivisering gennem digitalisering) er det krav, at der skal laves cost-benefit analyser. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 208

355 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der er ingen formel forpligtigelse, men der er en overordnet bevidsthed om at inddrage GIS og geodata i nye IT tiltag specielt i de projekter der er relateret til kommunes digitaliseringsprojekter. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Hos chefen i det tværfaglige område digitalisering og organisationsudvikling og hos GISstyregruppen. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. 209

356 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Økonomisk nytteværdibetragtning skal foretages ved investering/udvikling af programmer/data. Fagområderne skal formelt forpligtes til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/- udvikling. GIS-organisationen i kommunen med en placering af GIS-administrationen i det tværfaglige område Digitalisering og organisationsudvikling skal bevares. 210

357 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Implementering af OGF-datamodel er i gang. Konverteringen foretages samtidig med at data flyttes fra filstruktur til database. Retningslinjer for implementeringen af datamodellen udstikkes af GISadministrationen, men selve implementeringen foretages af GIS-koordinatorerne i de tekniske forvaltninger, hvor udviklingen af datamodeller er et samarbejde mellem GIS-koordinatorerne og fagansvarlige. Denne strategi er valgt for at give fagansvarlige personer ejerskab til GIS-dataene det første stridt på vej mod LSA. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Konverteringen af data forventes færdiggjort i løbet af Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i

358 3.1.2 Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Forventer at alle data er konverteret til featureclasses og alle kommunale data for tilføjet basis kolonner Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Er i processen af lægge alle data på nær data begrænset af fagsystemer i database. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Alle data er i database. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 212

359 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Udstiller flere af kommunens temaer via services (lavet i forbindelse med den digitale kommuneplan. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Har ingen brugerstyring. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

360 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Egen drift Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: I princippet positiv usikkkerhed Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Implementering af OGF-datamodel og samt overførsel af data til database forventes færdiggjort i løbet af Forventer at alle data er konverteret til featureclasses og alle kommunale data for tilføjet basis kolonner. Kommunen har allerede mulighed for at udstille data so service. Alle data vil inden udgangen af 2011 være udstillet som web-services. Brugerstyring???? Fælles drift?? 214

361 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt eller omkostningerne øges. Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? 215

362 Desktop-klient???? WebGIS + Desktopapplikationer WebGISapplikationer + Database E&M + Tilføj selv her Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: 216

363 UDVIKLINGSPLAN FOR SILKEBORG KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 217

364 AUGUST 2010 Silkeborg kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Silkeborg Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Silkeborg Kommune er: Benchmarken viser, at Silkeborg Kommune har et omkostningsniveau over gennemsnittet i forbindelse med kommunens geodataplatform. Projektet anbefaler Silkeborg at videreføre og fastholde nytteværdibetragtninger ved investeringer i GIS & geodata, samt have fokus på udbudsmuligheder. Projektet anbefaler ligeledes Silkeborg at fortsætte med udbredelsen og anvendelsen af business cases ved investering i GIS og geodatabaserede løsninger og herigennem øge fokus på om den ønskede effekt/nytteværdi også i praksis opnås? Kommunen bør desuden formalisere inddragelsen af GIS og geodata betragtninger i alle IT/GIS projekter og investeringer. Silkeborg Kommune står overfor evaluering og anskaffelse af nyt WebGIS. Geodataprojektet anbefaler kommunen at enten at tilslutte sig det fælleskommunale udbud fsva. WebGIS eller tage initiativ til alternativt fælles udbud med andre kommuner. Uagtet valg skal kravspecifikationen sigte mod anskaffelse af løsninger hvor GIS funktionaliteten primært forefindes på en webbaseret platform, der honorer åbne snitflader. I denne sammenhæng anbefales det også, at antallet af desktop licenser søges nedbragt med 50 %, idet kommunen i forvejen har få licenser. Geodataprojektet foreslår Silkeborg kommune, at gøre anskaffelsen af WebGIS til en betydningsfuld begivenhed i kommunen mht. udvikling af digitale forvaltningsværktøjer. Det foreslås, at man udarbejder en kommunikationsplan omkring implementeringen mv. Endelig foreslås, at man italesætter WebGIS-platformen som den primære GIS-platform i kommunen. I harmoni med projektets anbefalinger bør Silkeborg fortsat styrke deres deltagelse i fælles kommunale eller regionale samarbejder. Disse samarbejder, kan i første omgang etableres på datadistributions- og visningssiden de borgerrettede løsninger. Silkeborg anbefales at tage initiativ til etablering af et fælles kommunalt eller regionalt BorgerGIS indenfor GeoMidt kortsamarbejdet. 218

365 Silkeborg Kommune har været forgangskommune i forbindelse med digitale kommune- og sektorplaner, hvor anvendelsen af services har været et af omdrejningspunkterne. Projektet anbefaler, at kommunen fortsætter med at udstille flere temaer via OGC standardiserede services. Silkeborg har været blandt de aktive i udviklingen af den fælleskommunale datamodel. Geodataprojektet foreslår kommunen at fastholde denne position gennem implementering af datamodellen i alle dens aspekter. 219

366 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen OGF Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Silkeborg Kommune har et moderat omkostnings niveau til GIS, Silkeborg Kommune har en lav udnyttelse af Dtp GIS. Silkeborg Kommune har en høj udbredelse 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Silkeborg kommune har et stort anlægsbudget sammenlignet med OGF projektets andre kommuner. Det store anlægsbudget muliggør et større udviklings- og investeringspotentiale. Vi skal have mere fokus på endnu mere udbredelse af webteknologi og hele tiden tænke nytteværdibetragtninger på vores investeringer. 220

367 Silkeborg Kommune har sammenlignet med OGF projektets andre kommuner en bred udbredelse, men som det fremgår at grafen er kommunens GIS udgift pr indbyggere kun er lidt over gennemsnittet. Dette forhold er med til at synliggøre en god value for money. GIS udgiften pr indbyggere er for billigste kommune ca kr. og for dyreste ca kr. Silkeborg har en udgift på ca UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: I forbindelse med kommunalreformen blev der lavet analyser og vurderinger af arbejdsgange, GIS platform, WebGIS og datalagringsmetode. Disse vurderinger resulterede bl.a. i at ESDH/GIS kobling, 221

368 HGH konfliktsøgning, dannelse af høringslister, kobling til OIS mm. alle blev udviklet/indkøbt som webbaseret løsninger. Desuden har Silkeborg i samarbejde med Herning, Roskilde & Atikins i 2009 lavet en undersøgelse af GIS udbredelsen. Herunder er det også vurderet hvilken teknologi og hvilke løsninger kommunen har på WEB platformen. Slutteligt er der internt i Silkeborg Kommune etableret en GIS brugergruppe, der fungerer som bindeled mellem GIS afdelingen og fagsektionerne. Gennem denne brugergruppe søges der at optimere anvendelse af GIS løsninger på en webbaseret platform. Det er således en del af kommunens GIS strategi, som er etableret og godkendt i , at udbrede anvendelsen af WEB baserede løsninger I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % Silkeborg har ingen brugere udenfor Teknik & Miljøafdelingen, der benytter desktop klienter. I fagsektionerne under Teknik & Miljøafdelingen anvendes derimod desktop klienter (GeoMedia). Pt. har vi 16 stk. flydende licenser. Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Det vurderes at % af desktoplicenserne kan flyttes til Webgis uden tab af funktionalitet. Webbaserede løsninger til avancerede analyser og forespørgsler eksister pt. i ringe omfang, hvorfor det ikke er realistisk at opnå en nedbringelse på 75 %. Silkeborg har i forvejen et lavt antal desktop licenser sammenlignet med andre OGF kommuner. Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

369 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Silkeborg arbejder allerede med økonomiske nytteværdibetragtninger vi arbejder med business cases for større investeringer. Mindre investeringer klares alene af GIS afdelingen. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Fortsætte og udbrede anvendelsen af business cases ved investering i GIS og geodatabaserede løsninger. Desuden vil kommunen have fokus på om den ønskede effekt nævnt i business casene opnås og foretage løbende opfølgninger på GIS projekter. Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. 223

370 Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der eksisterer pt. ingen formel forpligtelse, men i Teknik og Miljøafdelingen inddrages GIS og geodata sædvanligvis i beslutninger om IT investeringer. Udenfor Teknik og Miljøafdelingen inddrages GIS og geodata typisk ikke i IT investeringer. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Silkeborg Kommune vil arbejde for at behovs- og nytteværdibetragtninger inddrages i forbindelse med alle GIS & IT projekter og de tilmed bliver en obligatorisk del af de eksisterende business cases. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Afhængigt af investeringens omfang, udbredelse og pris meget forskelligt. Som udgangspunkt ligger beslutningskompetencen hos T&M afdelingschefen, som sammenlignet med andre kommuner har status af fagdirektør. Større investeringer skal vurderes af et tværfagligt organ IT Governance. Kommunens plan for at sikre, at det beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling løftes op i organisationen: Eksister allerede. Større forankring af GIS og geodata projekter i IT Governance skal opnås gennem anvendelse af business cases. Dette skal være med til at øge forståelsen og synliggøre nytteværdien 224

371 Tage initiativ til at en årlig strategisk drøftelse i chefkredsen/direktør niveau. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Silkeborg har været med i delprojektet omkring datamodeller, og har desuden forud for dette projekt gennemført et miljødata projekt med henblik på at kvalificere data indenfor natur- og miljøområdet. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Silkeborg Kommune er allerede i gang med at konvertere til FKG datamodellen. Forberedende arbejde er igangsat - endelig konvertering finder sted i efteråret

372 Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Konvertering igangsat 2010 Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Alle data vil blive konverteret. Desuden vil de basale attributter blive tilføjet til andre datasæt, der ligger uden for de fællesoffentlige datasæt (FOT, DAI, FKG) Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Har databaselagring. Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. 226

373 Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige Flere af kommunens datasæt udstilles som services (WMS, WFS) via digital kommune- og sektorplaner. Desuden udstilles en række baggrundskort, ortofoto, matrikelkort mm. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Fortsætte med at udstille geodata som WMS, WFS. Generelt vil Silkeborg søge mod anvendelse af WMS, WFS hvor performance og teknik tillader det. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Silkeborg har spatial lagring af data i Oracle databasen. Brugerstyring indenfor database og GIS applikationer sker enten via et administratormodul til databasen eller manuelt via SQL på database niveau. Indenfor fagapplikationer anvendes AD og DAI føderation. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Undersøge om brugerstyring til geodata skal ske via AD og evt. via DAI føderation. Eksisterende brugerstyring fungerer fint i både distributions- og produktionsmiljø, men kræver specialist viden om 227

374 brugerstyring og rettigheder på databaseniveau. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Silkeborg driver pt. egen Oracle Spatial database. Både intern og ekstern WebGIS hostes og drives af Silkeborg Kommune. Silkeborg har fælles driftsløsninger på distributionssiden. Således er kommunen en part af flyfotoarkivet en fælles regionalt samarbejde om visning af historiske luftfotos. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Som udgangspunkt søger Silkeborg mod egen drift efter OGF principper, men er imødekommende for at indgå en kommunale- eller regionale samarbejder. Silkeborg vil søge at tage initiativ til etablering af et fælles regionalt BorgerGIS indenfor GeoMidt kortsamarbejdet. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: 228

375 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Silkeborg har gennem DIB (Dansk Intergraph Brugerforening) været fortaler for fælles udvikling indenfor kunder på samme geodataplatform. Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Silkeborg vil gerne udvikle efter OGF principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vi vurderer, at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. Silkeborg Kommune forventer, at den kommende FKG organisationvil fremme udviklingen af dette område. Et eksempel er kontraktparadigmer, der altid bør indeholde optioner om køb til markedet/dele af markedet. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. 229

376 Eksempler på bindinger kan være: Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient WebGIS 3 md til hvert kvartal. 3 md til hvert kvartal.. 3 md til hvert kvartal. Brug af software Brug af software Brug af software Desktopapplikationer WebGISapplikationer 1 år, hver 3 md. Brug af software Database 1 år, hver 3 md. Brug af software 230

377 UVIKLINGSPLAN FOR SKIVE KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OKMOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 231

378 AUGUST 2010 Skive kommune har deltaget i projektet Implementering af et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag i et flerleverandørmarked. Projektet er gennemført i januaraugust 2010 under ledelse af KTC og KL. Projektet afsluttes med en uviklingsplan for hver deltagende kommune indeholdende en række anbefalinger. Projektets anbefaling til Skive Kommune er opdelt i en række generelle anbefalinger, som fremgår af planen side Til disse generelle anbefalinger har kommunen selv taget stilling til, hvor langt kommunen mener at kunne eller ønsker at imødekomme disse anbefalinger. Projektets specifikke anbefalinger til Skive kommune er således: Skive kommune har en stor udbredelse af GIS i teknisk forvaltning med en robust databaseplatform. Kommunen står overfor at kunne udbrede anvendelse af geodata gennem anskaffelse af et webbaseret system (et såkaldt WebGIS-system). Geodataprojektet foreslår, at kommunen bruger WebGIS implementeringen, som start på en udbredelse af geografiske værktøjer til hele forvaltningen. Dvs at man søger at indarbejde forvaltningsmæssig anvendelse af WebGIS i kommunens digitaliseringsplan. Endvidere foreslås, at man forsøger at igangsætte en fælles finansiering af kommunen geodataindsats ved at anmode alle forvaltninger om at bidrage til finansieringen af WebGIS. I den forbindelse foreslås kommunen at anvende en anden betegnelse for systemet end WebGIS. Grunden er, at betegnelse GIS smager af et specialistorienteret system særligt for teknisk forvaltning. En mulighed kunne være betegnelsen GeoWeb, som fortæller, at alle har adgang til geografisk information via web. Det er et væsentligt kriterium for valg af WebGIS, at man vælger et system, der muliggør, at kommunens anvendelse af MapInfo reduceres til et minimum (der er store kommuner med mindre end 10 desktoplicenser). Her ligger dels en betydelig ledelsesopgave, men der ligger også en betydelig besparelse. I forlængelse af Geodataprojektet iværksættes et fælleskommunalt udbud efter WebGIS omkring årsskiftet Det anbefales kommunen at overveje at tilslutte sig dette udbud. Det er ikke sikkert, at der kan opnås væsentlig omkostningsmæssig gevinst herved, men der kan med stor sandsynlighed høstes en betydelig funktionalitets- og standardiseringsmæssig gevinst. Det er tanken, at det fælleskommunale udbud skal sikre udvikling af en ny generation af WebGIS-løsningerne, som har en standardiseret snitflade til underliggende systemer. Ifm med anskaffelsen af WebGIS foreslås det kommunen at sikre, at de underliggende data kun ligger i én version i kommunen. Kommunen kan benytte lejligheden til at skifte til et open source -database produkt, hvor licensudgifterne er lavere end kommunens nuværende database. 232

379 I alle tilfælde anbefales det kommunen at sikre, at eventuelle konsulentydelser mht datakonvertering tilrettelægges sådan, at kommunen benytter lejligheden til at omlægge dens geodata til den nye fælleskommunale datamodel. 233

380 1. BENCHMARK ANALYSEN Benchmark analysen indeholder et stort talmateriale, hvorfra der kan uddrages en række delkonklusioner. Resultaterne herunder er kun en delmængde. Projektet opfordrer kommunen til selv at foretage yderligere sammenligninger for at underbygge fremtidige udviklingstiltag. Centrale nøgletal fra undersøgelsen: Gennemsnit i undersøgelsen Skive Kommune GIS-udgift per indbyggere Samlet nettoudgift til GIS og geodata ex. løn og serverdrift Samlet nettoudgift til GIS (ex. datakøb og -produktion) Alle udsagn skal ses i forhold til de 37 undersøgte kommuner. Skive Kommune har et lidt lavere omkostnings niveau til GIS end gennemsnittet, Skive Kommune har en lidt lavere udnyttelse af Desktop GIS licenser end gennemsnittet (har mange licenser, som er normalt for MapInfo kommuner), Skive Kommune har en bred anvendelse i Teknisk Forvaltning og en grundlæggende udbredelse i kommunen i øvrigt. 1.1 Giver nogle af tallene i undersøgelsen anledning til særlig opmærksomhed, når kommunen sammenligner sig med de andre kommuner? Kommunens svar (frivillig): Skive K. s udgiftsniveau ligger lidt under middel i de fleste sammenligninger. Har ingen web-gis som en af få. 1.2 UDNYTTELSEN AF WEBGIS- OG DESKTOPLICENSER Som et forprojekt til nærværende OGF-projekt fik KL i 2009 af COWI udarbejdet en forretningsanalyse af geodataområdet i 4 kommuner. Denne forretningsanalyse anbefalede, at desktop-klienter så vidt muligt udskiftes med WebGIS til fremme af den Serviceorienterede arkitektur (SOA). Anbefalingerne gik bl.a. på at kommunerne bør tage stilling til, om arbejdsgangene kan løses tilfredsstillende ved hjælp af den eksisterende webteknologi, frem for dyrere og vedligeholdstunge desktop-klienter. Desuden udnyttes de avancerede funktionaliteter i desktop-klienterne ikke altid fuldt ud. 234

381 Forretningsanalysen kan ses her Har kommunen vurderet og gennemgået arbejdsgangene på det tekniske område for at afdække anvendelse af WebGIS frem for anvendelse af desktop-klient? Kommunens svar: Det er vurderet at det vil være funktionsmæssigt og økonomisk fordelagtigt med et web-gis I hvilken grad kan antallet af desktop klienter hos brugere udenfor GIS-afdelingen udskiftes til WebGIS, uden væsentligt tab af funktionalitet for brugerne? 0: Ingen 1: 25 % 2: 50 % 3: 75 % 4: Over 90 % 120 MapInfo desktop-licenser Kommunens plan for anvendelse af WebGis ved udgangen af 2012: Ved fuld udbygning af web-gis en reduktion på mindst 75% Projektet anbefaler, at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web inden udgangene af

382 2. OGF PRINCIP 1 OM GEODATA I KOMMUNEN Geodata er et forvaltningsgrundlag for hele kommunen. Opgavebeskrivelsen og det interne ledelsesmæssige ansvar for de medarbejdere, der tværgående arbejder med udvikling og understøttelse af geodataanvendelsen, bør afspejle dette. Med princip 1 markeres afslutningen på en periode, hvor geodata primært tilhørte det tekniske område. Med udbredelsen til de øvrige fagområder såsom skole, sundhed, ældrepleje mv. skabes nye udfordringer for kommunen. Hvis udbredelsen af geodata skal uden for det tekniske område, vil det i nogle kommuner betyde at geodata-kompetencen skal flyttes rent organisatorisk. 2.1 ORGANISATION OG INFRASTRUKTUR Et væsentligt begreb ved udbredelse af ny teknologi er Nytteværdi. Nytteværdi er her defineret som et mål for hvorvidt det kan betale sig at investere i en teknisk løsning som understøtter de arbejdsgange kommunen har defineret som hensigtsmæssige (Best practice). Anbefalingen er, at kommunen så vidt muligt foretager en nøje vurdering af nytteværdien set i forhold til investeringens størrelse, samt at de endelige beslutninger tages af en tværorganisatorisk enhed Hvornår udfører kommunen økonomisk nytteværdibetragtning ved investering/udvikling af programmer/data? 0: Aldrig 1: Enkelte gange 2: Ca. 50 % af gangene 3: Næsten altid, undtaget ved anskaffelser for mindre beløb 4: Altid Der bliver i Teknisk Forvaltning foretaget betragtninger (skøn) over nytteværdi, og ikke kun økonomiske betragtninger indgår. Kommunens plan for anvendelse af nytteværdibetragtning ved udgangen af 2012: Ingen ændringer. Vurderingen vil blive indført i digitaliseringsstrategien (se nedednfor). Projektet anbefaler, at kommunerne altid undtagen ved små anskaffelser udfører en nytteværdibetragtning ved IT-investering/-udvikling. Det anses for vigtig, at der rent organisatorisk sker en udbredelse af geodata, overalt hvor det giver værdi. Som et led i udbredelse til alle fagområder anses viden om geodata som et vigtigt punkt. 236

383 2.1.2 I hvilket omfang har fagområderne en formel forpligtelse til at tage geodata med i overvejelser ved IT-investering/-udvikling? 0: Ingen 1: Få 2: Halvdelen 3: De fleste 4: På alle fagområder Der er ingen formel forpligtelse, men i Teknisk Forv. bliver der tænkt på geodata i mange tilfælde. Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: I Teknisk Forvaltnings digitaliseringsstrategi vil der blive indarbejdet nøjere beskrivelse af krav til brug af geodata. Projektet anbefaler, at kommunerne på alle fagområder tager geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af Det anses for vigtig, at beslutningskompetencen ved IT-investering/-udvikling herunder geodata løftes op i organisationen for at sikre udbredelse af og opmærksomhed på området Hvor ligger den generelle beslutningskompetence ved investering/udvikling af programmer? 0: Individuel 1: Team 2: Fagchef 3: Direktør 4: Tværorganisatorisk organ Fagchef Kommunens plan for at sikre, at det formelt overvejes at tage geodata med i overvejelser ved ITinvestering/-udvikling ved udgangen af 2012: Beslutningskompetencen forventes at overgå til en digitaliseringsstrategi-gruppe. Projektet anbefaler, at kommunerne inden 2012 etablerer et tværorganisatorisk organ, der sikrer at geodata udbredes i organisationen. 237

384 Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 1: Efter vedtagelse af digitaliseringsstrategi for T.F. forventes strategien indarbejdet i kommunens digitaliseringsstrategi og evt. derved at blive løftet op. Dette forventes dog ikke kunne ske inden

385 3. OGF PRINCIP 2 OM DATA OG TILGANG TIL DATA Kommunale geodata lagres iht. en fælleskommunalt specificeret datamodel. Der er adgang til data via en fælles brugerstyring og services, der er specificeret fælleskommunalt. Der er adgang til kommunale geodata på tværs af myndighederne via en fællesoffentlig brugerstyring. 3.1 DATA Projektet har udarbejdet en datamodel, som kommunerne bør anvende. Hvis data er lagret på en ensartet måde på tværs af kommunegrænser, er udveksling af data og udvikling af applikationlangt nemmere. Datamodellen vil løbende blive udvidet FÆLLES DATAMODEL Konverteringen kan foretages på mange måder og i mange tempi. For at få et overblik over hvornår der er basis for fælles applikationsudvikling skal nedenstående to spørgsmål besvares Hvornår vil kommunen påbegynde konvertering til OGF datamodellen? 0: Vil ikke konvertere 1: Ikke inden for de næste 3 år 2: Løbende, efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 3: Starter med at konvertere i : Starter med at konvertere i 2011 For at kunne vurdere hvornår de enkelte kommuner forventer at have data lagret i den nye datamodel, må svaret gerne suppleres med en vurdering af hvornår kommunen har konverteringen færdig. Ingen data er konverteret til OGF datamodellen. Kommunens plan for at konvertere til OGF-datamodellen: Forventer at starte med at konvertere i 2011 Projektet anbefaler, at kommunerne starter konvertering til fælles datamodel senest i Hvor mange data vil kommunen konvertere inden udgangen af 2012? 0: Konverterer ikke til OGF datamodel 1: Konverterer til OGF datamodel efterhånden som der kommer applikationer, der kræver denne model 2: Konverterer næsten alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet, med undtagelser af nogle få 239

386 3: Konverterer alle featureclasses, der er udpeget i OGF-samarbejdet 4: Konverterer alle featureclasses i OGF-samarbejdet og alle andre kommunale data får tilføjet basis Kommunens plan for omfanget af konvertering til OGF-datamodel: Skive Kommune forventer at konvertere alle data, der er udpeget i OGF-samarbejdet. Nye kommunale data oprettes efter den fælles kommunale datamodel. Projektet anbefaler, at kommunerne konverterer alle data, der er indeholdt i datamodellen Hvis kommunen i dag har en filbaseret lagring, er der så planer om at overgå til databaselagring? Har databaselagring. Kommunens plan for at sikre konvertere til databaselagring: Projektet anbefaler, at kommunerne lagrer data i en database. 3.2 SERVICES (WMS/WFS) En af forudsætningerne for at vi som kommuner kan lave fælles applikationsudvikling er, at de enkelte kommuner kan udstille data på en ensartet måde, som kan benyttes af udviklerne. Den standardiserede metode, der lægges op til i OGF-projektet, er henholdsvis WMS og WFS specificeret ved præcise udpegninger. Har kommunen mulighed for at udstille data via de af projektet specificerede services? 0: Har ikke mulighed for at udstille data via services 1: Har mulighed for at udstille data via services, men gør det ikke p.t. 2: Udstiller få data (primært grundkort), og kun til specifikke løsninger 3: Udstiller flere af kommunens temaer via services, som er frit tilgængelige 4: Udstiller alle kommunes temaer via services, som er frit tilgængelige 240

387 Har ikke mulighed for at udstille data via services. Kommunens plan for at udstille data via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: Kommunen forventer i løbet af 2011 at kunne udstille flere af kommunens temaer via services. De vil dog ikke være frit tilgængelige, da der ønskes kontrol med hvem, der bruger dataene og til hvad. Projektet anbefaler, at kommunerne udstiller flere temaer via fælles udpegede services inden udgangen af 2012: 3.3 OGF-BRUGERSTYRING En forudsætning for at arbejde med data via webservices er, at man kan styre hvilke brugere der har adgang til at foretage bestemte handlinger på kommunens data. På Miljøportalen findes en fællesoffentlig brugerstyring, som kunne være løsning eller model for en løsning på dette område Hvilke muligheder har kommunen for at give adgang til data via en given brugerstyringsmetode? 0: Har filbaseret data, og kan derfor kun bruge simpel brugerstyring på mappeniveau 1: Har data i database, men bruger ikke brugerstyring. Alle har i princippet adgang til at rette alle data 2: Har data i database. Brugerstyring sker manuelt pr. featureclass på database niveau 3: Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul eller lign. 4: Har data i database. Brugerstyring sker via integration til AD (Active Directory) eller lign. central løsning Svaret må meget gerne suppleres med en forklarende tekst, der angiver mere præcist hvilken form for brugerstyring kommunen benytter sig af. Har data i database. Brugerstyring sker via administratormodul i ISM. Brugerstyringen i ISM kan ikke anvende AD. Kommunens plan for at udstille anvende den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af 2012: Fælles off. brugerstyring kræver videreudvikling af ISM (ikke planlagt). Alternativt kan anskaffes et andet brugerstyringssystem. Vi arbejder hen mod fælles brugerstyring. Projektet anbefaler, at kommunerne anvender den fællesoffentlige brugerstyring inden udgangen af

388 3.4 FÆLLES DRIFT En af anbefalingerne fra projektet er, at der anvendes fælles drift af databaser/gis-løsninger. Der er endnu ikke lavet konkrete analyser på de muligheder, udfordringer, besparelser m.m. som en sådan løsning kan give. For at finde kommuner, der evt. kunne være interesserede i at indgå i et samarbejde om at belyse disse problemstillinger, vil vi gerne have besvaret nedenstående spørgsmål Hvordan forholder kommunen sig til indgåelse i fælles drift? 0: Ingen interesse 1: Egen drift efter OGF-principper 2: Leverandør; drifts- eller platformsleverandør som udbyder driftsløsning til øvrige kommuner efter OGFprincipper 3: Regionalt; kommunalt fællesskab der sammen driver fælles database og services efter OGF-principper 4: Nationalt efter OGF-principper Kommunen drifter selv GIS i en ISM-løsning. Kommunens plan for at indgå i fælles drift inden udgangen af 2012: Skive Kommune vil gerne indgå i fælles drift af hardware og lagring, primært ved drifts- eller platformsleverandør. Dog nok ikke klar før efter Fælles løsning, hvori indgår ISM giver kun mulighed for fælles drift mellem 4 kommuner. Projektet anbefaler, at kommunerne indgår i fælles driftscenter drevet af leverandør eller i et kommunalt fællesskab inden udgangen af 2012: Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 2: Det skal undersøges om den nuværende ISM/Oracle-løsning skal bibeholdes. I det store og hele er kommunens plan overensstemmende med projektets anbefalinger. Kommunen ønsker at anvende fællesoffentlige datamodeller og ønsker også at indgå i samarbejder omkring geodata. Vi forventer at udstille data via WMS- og WFS-tjenester. 242

389 4. OGF PRINCIP 3 OM APPLIKATIONER En kommune indkøber kun fagapplikationer med geodataindhold, som kan anvendes uden modifikationer i andre kommuner, som har implementeret OGF-standarderne. 4.1 UDVIKLING AF APPLIKATIONER For at opnå en leverandøruafhængighed ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer er det nødvendigt at kommunen, i samarbejde med leverandører, investerer i applikationer som benytter eller tilgår geodata, der er omfattet af OGF-standarderne Hvor OGF-beredvillighed er kommunen? 0: Ønsker IKKE at tage hensyn til OGF-principperne ved udvikling 1: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt, eller omkostningerne øges 2: Udvikler efter OGF-principperne, hvis ikke funktionalitet eller performance går tabt og vurderer at øgede omkostninger i begrænset omfang kan hentes hjem på besparelser i det lange løb. 3: Udvikler primært efter OGF-principperne 4: Udvikler ALTID efter OGF-principperne Kommunens villighed til at anvende OGF-principper ved implementering af nye eller ved renovering af eksisterende applikationer inden udgangen af 2012: Vi vil gerne være med til at udvikle efter OGF-principper, men vil selvfølgelig ikke miste ret meget performance- og funktionsmæssigt og prismæssigt ikke så meget dyrere. Projektet anbefaler, at kommunerne inden udgangen af 2012 primært udvikler efter OGFprincipperne: 4.2 LEVERANDØRBINDING Mange kommuner er afhængige af en specifik leverandør til levering og supportering af GIS-ydelser. Angiv i nedenstående skema, hvilke bindinger kommune har. Tilføj gerne selv flere hvad angår software/applikationer. Kontrakt på: Opsigelsesfrist Hvilke bindinger omfatter kontrakten? Er der andre ikke kontraktlige bindinger? Desktop-klient Bundet til udg. Vedligeholdelse og Nødvendig med MapInfo 243

390 MapInfo Af 2012 opgradering desktop-client ISM, MultiTools og MapEjendom 1 år do Do WebGIS Desktopapplikationer WebGISapplikationer Database Oracle 1år Alene til GIS-data Sammenfattende udvikling i kommunen frem til udgangen af 2012 for at imødekomme OGF-princip 3: Kommunen vil ikke binde sig til at udvikle alt efter OGF-principper, da økonomien eller funktionaliteten kan være til hinder. 244

391 UDVIKLINGSPLAN FOR SORØ KOMMUNE SOM RESULTAT AF DELTAGELSE I PROJEKT: IMPLEMENTERING AF OMKOSTNINGSEFFEKTIVT GEOGRAFISK FORVALTNINGSGRUNDLAG 245