Businesscase for AX-instanser. Det fællesoffentlige ERP-sekretariat

Transkript

1 Businesscase for AX-instanser Det fællesoffentlige ERP-sekretariat Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat Projekt: Forprojekt Udarbejdet af: Allan Bech, EG A/S Dato:

2 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion Executive summary Økonomisk overblik EG's anbefaling Hvad er en Dynamics AX-instans? Overblik over scenarier Scenarie 1: Central AX-instans med mulighed for offlineopslag via fx Excel Løsningsarkitektur 1 instans Fordele/ulemper 1 instans Applikationslivscyklus 1 instans Økonomi 1 instans Scenarie 2: 4 decentrale AX-instanser Løsningsarkitektur 4 instanser Fordele/ulemper 4 instanser Applikationslivscyklus 4 instanser Økonomi 4 instanser Kompetencekrav til systemadministratorer Forudsætninger Andre kilder Dokumentændringslog

3 1 Introduktion Formål Denne businesscase har til formål at synliggøre de økonomiske faktorer og løsningsmæssige fordele og ulemper ved henholdsvis en Dynamics AX-løsning, der er placeret centralt, og en løsning, der er placeret decentralt i Grønland. Baggrund Businesscasen er opstillet på baggrund af analysefasens viden om Grønlands kommunikationsinfrastruktur og dennes indflydelse på løsningsdesignet, der skal understøtte det fællesoffentlige ERP-sekretariatsprojekt. 2 Executive summary Et af formålene med det fællesoffentlige ERP-sekretariat er at få standardiseret processer på tværs og at opnå en øget datakvalitet i hele it-løsningen. Ud fra dette formål taler følgende businesscase økonomisk og teknologisk for en central løsning med 1 Dynamics AX-instans. Antallet af softwarepakker ved investering og abonnement vil være ca. 3 gange højere ved en løsning med 4 Dynamics AX-instanser end ved en løsning med 1 Dynamics AX-instans. Antallet af servere, der skal drives, vil være ca. 2 gange højere ved en løsning med 4 Dynamics AX-instanser end ved en løsning med 1 Dynamics AX-instans. Offlinetilgang til regnskabsdata ved løsningen med 1 instans vil reducere risikoen for, at data ikke er tilgængelige ved afbrydelse af kommunikationsforbindelserne. 3 Økonomisk overblik Herunder findes et overblik over de faktorer, der har indflydelse på økonomien. Område 1 AX-instans 4 AX-instanser Hardware 2 x redundant kraftigt hardwaresetup over 2 datacentre 4 x redundante forbindelser til og fra datacentrene 2 x mindre hardwareløsninger til offlinekopi af regnskabsdata 4 x redundant hardwaresetup fordelt over 4 decentrale datacentre Hvert datacenter skal kunne drive mellem 15 og 25 servere alene til Dynamics AX Software Drift 1 x Dynamics AX-licens til 1 instans 2 x SQL Server Enterprise til 2 servere 3 x SQL Server Standard til offlinekopi 46 x Windows Server-licenser 1 x SharePoint-licens 1 x Cognos TM1-licens 1 x Lasernet-licens 1 x AX-modullicens til hver (EGVI, GDM, EGHC, CW, EGBC) 46 servere til 6 miljøer (drift, stg, uat, tst, udv, udd) 2 datacentre nødstrøm, køl, brandslukning, adgangskontrol 1 x onsitesupport af hardware 4 x Dynamics AX-licenser SQL Enterprise til 6-8 servere (SQL Server Master Data Services) 99 Windows Server-licenser 4 x SharePoint-licenser 4 x Cognos TM1-licenser (licensering pr. bruger bør overvejes ved 3 instanser) 4 x Lasernet-licenser 4 x AX-modullicens til hver (EGVI, GDM, EGHC, CW, EGBC) 99 servere til 8 miljøer, 3 miljøer pr. lokation (drift, forberedelse, test) og 2 fælles (udd, udv) 4 decentrale lokationer nødstrøm, køl, brandslukning, adgangskontrol Onsitesupport - 3 -

4 Viden og driftsprocedurer er centraliseret i en central Dynamics AX-instans 1 x backup-, restore- og disasterprocedure Applikationslivscyklus 1 x testprocedure 1 x refresh af data fra drift til test 1 x procedure til idriftsættelse af ny funktionalitet Viden og driftsprocedurer skal dække 4 AX-instanser fordelt på 4 forskellige lokationer 3-4 testprocedurer Datarefresh: 4 x data fra drifts- til testmiljø, for at testcases kan gennemføres på retvisende data 4 x procedure til idriftsættelse af ny funktionalitet fra udvikling til 4 x testmiljøer, derefter 4 x test til 4 x forberedelse, derefter 4 x forberedelse til drift Revision 1 x revision foretages på 1 AX-instans (rettigheder, datasikkerhed, fysisk sikkerhed, restore- og backupprocedure) Revision foretages samlet af 4 AX-instanser (rettigheder, datasikkerhed, fysisk sikkerhed, restore- og backupprocedure) Projekt Projektestimat EG's projektestimat tager udgangspunkt i 1 AXinstans. 4 instanser vil have betydning for design, udvikling, test og drift af det tekniske og funktionelle løsningslandskab. Vi vurderer, at estimatet vil blive betragteligt højere. Ønskes estimaterne analyseret ud fra en løsning med 4 instanser, hjælper EG gerne med dette. Antal er et udtryk for driftsinstanser, som skal licenseres eller som der skal tegnes driftsaftale for. 4 EG's anbefaling I store træk er forretningen i Selvstyret og i de 4 kommuner den samme. Dette kræver ens processer, som løsningen skal understøtte. Hvis løsningen skulle understøtte forskellige forretningsprocesser, kunne en løsning med flere instanser være en mulighed, fx til produktion i et selskab og salg i et andet, hvor selskaberne geografisk er placeret i forskellige regioner med dårlige kommunikationsforbindelser. EG anbefaler en løsning baseret på 1 Dynamics AX-instans, hvor der indgår mulighed for offlineopslag, så regnskabsdata kan tilgås i tilfælde af afbrydelse af forbindelsen til den centralt placerede løsning. 5 Hvad er en Dynamics AX-instans? En Dynamics AX-instans er en betegnelse for helheden af partitioner, regnskaber, applikation og data samt sikkerhed. Den kan håndtere flere regnskaber, men deler samme applikation, moduler og tilretninger. I daglig tale bruges også begrebet ERP-system for en Dynamics AXinstans

5 6 Overblik over scenarier Herunder gives et overblik over de 2 udarbejdede scenarier, som har været nævnt i forbindelse med møder om emnet. 1 Dynamics AX-instans Kommunerne og Selvstyret tilgår egne regnskaber gennem samme Dynamics AX-instans. Dynamics AX-instansen og de tilhørende systemer samt servere placeres fysisk et centralt sted i Grønland. Der er mulighed for offlineopslag i egne regnskabsdata ved afbrydelse af forbindelsen til den centrale Dynamics AX-instans. 4 Dynamics AX-instanser Kommunerne og Selvstyret tilgår egne regnskaber gennem deres egen Dynamics AX-instans lokalt. Dynamics AX-instansen og de tilhørende systemer, servere mv. placeres fysisk decentralt i Grønland. Kortene er en principskitse og ikke den faktiske placering. 6.1 Scenarie 1: Central AX-instans med mulighed for offlineopslag via fx Excel Brugerne tilgår regnskaber og tilhørende data via en Dynamics AX-instans, som spejles over 2 datacentre centralt i Grønland. Tilgængeligheden sikres via en central redundant systemarkitektur og en løsning til offlineopslag i tilfælde af afbrydelse af kommunikationsforbindelser mellem hovedbyerne og den centrale AX-instans. Udvikling og test af applikationsfunktionalitet og integrationer foregår i de tilhørende centralt placerede miljøer. Offlineløsningen giver mulighed for, at regnskabsdata kan tilgås via opslag. Regnskabsdata replikeres til decentrale SQL-servere i hovedbyerne. Opslag sker via Excel

6 6.1.1 Løsningsarkitektur 1 instans Fordele/ulemper 1 instans Nedenstående tabel giver et overblik over fordele og ulemper ved en løsning med 1 instans. Fordele Teknisk lettere at implementere ensartede forretningsprocesser Én applikation, lavere omkostninger til HW, SW, drift og interne ressourcer Centralisering af viden og support, lavere omkostninger se afsnittet med kompetencekrav til systemadministratorer Øget validering af ønsker vedrørende tilretninger, færre tilretninger og højere ROI Ulemper Længere behandlingstid ved nye lokale ønsker Data i en og samme database Øgede krav til forbindelsen mellem brugerne og den server, som driver applikationen Øget risiko for "single point of failure" og dermed nedetid for brugere ved fx udfald på forbindelser Færre integrationspunkter, lavere omkostninger ved tilretninger og vedligeholdelse Lettere test og idriftsættelse af ny funktionalitet Masterdatastyring og sikkerhed inden for én applikation, lavere omkostninger og kompleksitet - 6 -

7 6.1.3 Applikationslivscyklus 1 instans Flytning af elementer og data mellem miljøer sker centralt, hvilket giver højere hastighed og mindre kompleksitet. Miljøet til brugeraccepttest giver mulighed for at flowteste funktionalitet op mod forretningsprocesserne. Ved brug af TFS er livscyklussen en anden, men elementer og data flyttes stadigvæk lokalt til en AX-applikation. Antallet af miljøer kan variere, idet projektet kan få behov for flere test- og opsætningsmiljøer. Et supportmiljø til drifts- og brugersupport er også et miljø, som vi ser anvendt Økonomi 1 instans Herunder findes et overblik over de faktorer, der har indflydelse på økonomien. Område Hardware Software Drift af servere Applikationslivscyklus Revision Projekt Indflydelse på økonomi 2 x redundant kraftigt hardwaresetup over 2 datacentre 4 x redundante forbindelser til og fra datacentrene 3 x mindre hardwareløsninger til offlinekopi af regnskabsdata 1 x Dynamics AX-licens til 1 instans 2 x SQL Server Enterprise til 2 servere 3 x SQL Server Standard til offlinekopi 46 x Windows Server-licenser 1 x SharePoint-licens 1 x Cognos TM1-licens 1 x Lasernet-licens 1 x AX-modullicens til hver (EGVI, GDM, EGHC, CW, EGBC) 46 servere til 6 miljøer (drift, forberedelse, brugertest, test, udv, udd) 2 datacentre nødstrøm, køl, brandslukning, adgangskontrol 1 x onsitesupport af hardware Viden og driftsprocedurer er centraliseret i en central Dynamics AX-instans 1 x backup-, restore- og disasterprocedure 1 x testprocedure 1 x refresh af data til test 1 x procedure til idriftsættelse af ny funktionalitet 1 x revision foretages på en AX-instans (rettigheder, datasikkerhed, fysisk sikkerhed, restore- og backupprocedure) EG's projektestimat tager udgangspunkt i en AX-instans Antal er et udtryk for driftsinstanser, som skal licenseres eller som der skal tegnes driftsaftale for, eller for procedurer, der skal udarbejdes

8 6.2 Scenarie 2: 4 decentrale AX-instanser Brugerne tilgår regnskaber og tilhørende data via decentrale Dynamics AX-instanser. Tilgængeligheden sikres ved at placere AX-instanser 4 forskellige strategiske steder i Grønland. Funktionalitet, der er afhængig af tilgængeligheden af en anden AX-instans, vil være påvirket af udfald på kommunikationsforbindelser. Dette kan medføre, at funktionalitet ikke fungerer optimalt. Sådanne scenarier skal testes inden frigivelse til produktionsmiljøet. Udvikling af applikationsfunktionalitet foretages centralt og lægges ud i decentrale testmiljøer, hvor test skal foretages inden frigivelse til produktion. Der skal foretages test 4 forskellige steder inden frigivelse til produktionsmiljøet Løsningsarkitektur 4 instanser Ved en løsning med 4 instanser vil modulet GDM blive skiftet ud med masterdata, som styres via Dynamics AX Master Data Management og SQL Server Master Data Services. Dette kræver en SQL Server Enterprise-licens til alle SQL Server-instanser under Dynamics AX-instanserne. Andre AX-moduler vil understøtte den enkelte AX-instans. Intercompany og funktionalitet på tværs af instanser går via en integrationsbus. Integrationer til andre systemer kan gå via en integrationsbus eller fra punkt til punkt Fordele/ulemper 4 instanser Nedenstående tabel giver et overblik over fordele og ulemper ved en løsning med 4 instanser. Fordele Lettere forbindelse fra bruger til applikation, minimeret risiko for "single point of failure" Mulighed for lavere omkostninger ved udvikling af ny funktionalitet, da det kun sker lokalt modstrider strategi om ens forretningsprocesser Større isolering mellem regnskaber, da hver applikation typisk håndterer få regnskaber Ulemper Individuelt setup af hver applikation i form af HW, SW og drift. Licensudgifter! Integrationer på tværs af applikationer i forbindelse med intercompany, øgede omkostninger til udvikling og vedligeholdelse Øgede omkostninger og øget kompleksitet ved masterdatastyring på tværs af flere applikationer (MDM kræver SQL Enterprise-licens) Øgede omkostninger ved test og idriftsættelse af ny funktionalitet Risiko for redundant udvikling eller for, at udvikling ikke kan genbruges på tværs af applikationer - 8 -

9 Øget risiko for redundante data og konfigurationer Styring af sikkerhed og revision på tværs af flere applikationer Applikationslivscyklus 4 instanser Flytning af elementer sker fra det centrale udviklingsmiljø til det decentrale testmiljø. Når testen er gennemført med tilfredsstillende resultat, flyttes elementerne videre til forberedelses- og produktionsmiljøet. Datarefresh sker lokalt fra produktions- til testmiljøet, så testbrugerne har kendte data at teste i. Ved brug af TFS er livscyklussen en anden, men elementer flyttes stadigvæk fra en central placering til en decentral applikation Økonomi 4 instanser Herunder findes et overblik over de faktorer, der har indflydelse på økonomien. Område Hardware Software Drift af servere Indflydelse på økonomi 4 x redundant hardwaresetup fordelt over 4 decentrale datacentre Hvert datacenter skal kunne drive mellem 15 og 25 servere alene til Dynamics AX 4 x Dynamics AX-licenser SQL Enterprise til 8 servere (SQL Server Master Data Services) 99 Windows Server-licenser 4 x SharePoint-licenser 4 x Cognos TM1-licenser (licensering pr. bruger bør overvejes ved 3 instanser) 4 x Lasernet-licenser 4 x AX-modullicenser (EGVI, GDM ) 99 servere til 8 miljøer, 3 miljøer pr. lokation (drift, forberedelse, test) og 2 fælles (udd, udv) 4 decentrale lokationer nødstrøm, køl, brandslukning, adgangskontrol Onsitesupport - 9 -

10 Viden og driftsprocedurer skal dække 4 AX-instanser fordelt på 4 forskellige lokationer Applikationslivscyklus Revision Projekt Datarefresh: 4 x data fra drifts- til testmiljø, for at testcases kan gennemføres på retvisende data Servicevinduer: Levering af ny funktionalitet fra udvikling til 4 x testmiljøer, derefter 4 x test til 4 x forberedelse, derefter 4 x forberedelse til drift Revision foretages samlet af 4 AX-instanser (rettigheder, datasikkerhed, fysisk sikkerhed, restore- og backupprocedure) EG's projektestimat tager udgangspunkt i 1 AX-instans. 4 instanser vil have betydning for design, udvikling, test og drift af det tekniske og funktionelle løsningslandskab. Vi vurderer, at estimatet vil blive betragteligt højere. Ønskes estimaterne analyseret ud fra en løsning med 4 instanser, hjælper EG gerne med dette. Antal er et udtryk for driftsinstanser, som skal licenseres eller som der skal tegnes driftsaftale for, eller for procedurer, der skal udarbejdes. 7 Kompetencekrav til systemadministratorer For at designe, installere, konfigurere og varetage driften af Dynamics AX skal en række kompetencer være tilgængelige enten i egen organisation eller via samarbejdspartnere. Kendskab til driftspraksis inden for pålidelighed, skalerbarhed, tilgængelighed, performanceoptimering, sikkerhed og overvågning af it-infrastruktur og applikationer Avanceret administration af servere, disksystem og netværk Avanceret administration af Microsoft Hyper-V eller VMware Domæneadministration af Microsoft Windows Server-operativsystem og Active Directory Avanceret administration af SQL Server (SSRS, SSAS, DBA, Cluster og AlwaysOn) Administration af SharePoint og IIS (SharePoint-farm, websites, virtual directories, application pools) Administration af Dynamics AX (applikationskonfiguration, rettigheder, AOS, batch, Management Reporter, AIF, workflow) Administration af Microsoft.Net Framework, WCF, IIS og ASP.NET Administration af Microsoft Windows Client, Remote Desktop Service eller Citrix Administration af Microsoft Windows Load Balancing og Cluster (NLB, WSFC). 8 Forudsætninger Antallet af servere, licenser mv. i denne businesscase er angivet ud fra et overordnet design og EG's erfaringer og kan på dette stadie kun bruges som en guideline. Applikationslivscyklussen kan variere afhængigt af den valgte metode. Den traditionelle er brugt i eksemplerne. Team Foundation Server (TFS) vil have indflydelse på antallet af miljøer. Udgangspunktet har primært været Microsoft Dynamics AX 2012 R3 og dennes modenhed. Den endelige it-arkitektur er først på plads i designfasen, og denne businesscase tager udgangspunkt i det løsningsforslag, der er udarbejdet i forprojektet

11 9 Andre kilder Herunder er anført andre kilder, som kan tilføre mere information og flere detaljer om valget af 1 eller flere Dynamics AX-instanser: Dokumentændringslog Dato Forfatter Version Ændring Allan Bech 0.1 Dokument oprettet Allan Bech 0.1 Tegninger, tabeller og tekster formateret Troels Schmidt 0.1 Review godkendt Kundegennemgang Dato Version godkendt Navn