Der er nogle forkerte oplysninger på adresselisten, dette skal korrigeres og liste skal sendes ud til styregruppens medlemmer.

Transkript

1 Styregruppemøde Niels Bohrs Allé Mødedato 22. august 2014 Starttidspunkt 13:00 Sluttidspunkt 15:00 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Styregruppemøde Niels Bohrs Allé Dokumentnummer Arbejdsområde Referent KRLA 1. Præsentation af deltagerne Mødets deltagere præsenterer sig selv og deres rolle i projektet Der er nogle forkerte oplysninger på adresselisten, dette skal korrigeres og liste skal sendes ud til styregruppens medlemmer. Afhængig af dagsordenens karakter kan der være flere deltagere fra CUBO/Søren Jensen, når der skal præsenteres mere konkrete oplæg. Sende rettelser til adresselisten til Niels 2. Status på projektet På mødet giver CUBO/ projektleder en orientering/kort status på de aktiviteter der har været indtil nu. Man er i gang med at gennemgå plandisponeringen hos CUBO. Planer er gennemgået i detaljer i f.t. udbudsmaterialets "helhedsplan" og gennemgået sammen med Pluskontoret. Overvejelser vedr. nye tagetager pågår, herunder om præfabrikation er mulig. Bygningen er ved at blive registreret både ude og inde, herunder brandforhold, og når man har fået indsamlet lidt mere data vil man gå i dialog myndigheder og brandvæaktiveres nu som et vigtigt led i registreringen, bl.a. vedr. afløbsan- læg, koter på bygninger og terræn med især fokus på mulige anvendelser af ude- sen. Landinspektøren rummene imellem bygningerne. Kloakfirma aktiveres for at screene 15% af hovedafløbssystemet, hvorefter afløbsfor- hold tages op på møde med myndigheder. side 1/5

2 I forhold til håndteringen af miljøforhold vil der blive tilkøbt ekspertbistand, som jfr. Udbudsprogram pkt er bygherreleverance erance uden for rammebudgettet. Det skal afklares hvordan vi håndterer Cronhammer værket- herunder specifikt lysende "ledetråde" i terræn, sagen ligger pt. hos SDU's såvel som UCL's advokaterne. IKT aftale ligger forventeligt færdigt i løbet af den kommende uge, herunder fokus på digital udbud med mængder og digital aflevering svarende til UCLs nye Facility management system Mdoc FM. Lyskablerne til kunstværket skal tegnes ind af landinspektøren Niels Ibsgaard Fremsendelse af situationsplan til NI 3. Tidsplan og kommende aktiviteter På mødet fremlægger Totalrådgiver En kort præsentation af tidsplanen Et oplæg til hvilke aktiviteter der vil pågå frem til næste styregruppemø- de Projektet kører efter planen og aktiviteter den kommende måned frem til uge 38 blev fremlagt således: Færdig registrering af bygninger ude og inde En overordnede brandstrategi Ideoplæg fra CUBO på tagetagerne Landindspektør opmåling og kotering er afsluttet Gennemgang af kloaksystem afsluttet Tidsplan udsendes sammen med referatet 4. Afklarende beslutninger En orientering (i skitseform) om hvilke større/afgørende beslutninger (projektfaser) der forventes forelagt styregruppen, samt hovedterminer herfor. side 2/5

3 Indgik under punkt 3 5. Udbud På mødet præsenterer Totalrådgiver et oplæg til /tidsplan for strategisk drøftelse vedr. udbud af entreprenørarbejder Udbudsstrategi har været drøftet i rådgivergruppen og der er ikke helt enighed om, hvorvidt det skal udbydes som en hovedentreprise og en storentreprise. Politisk er det kun storentreprisen og / eller fagentrepriser der er aktuelle, le, dog kan det overvejes om nye tagetager med fordel kan udbydes i en mindre afgrænset ho- vedentreprise som delvis præfabrikation. Til næste møde kommer Totalrådgiver med et forslag bud på en optimal hensigtsmæssig tilrettelæggelse af udbud. Udarbejde bud til opdeling af udbud til fremlæggelse på næste Totalrådgiver styregruppemøde 24.september 6. Økonomi Cubo har fremsendt revideret rateplan for totalrådgiverhonoraret som UCL ikke umiddelbart finder gennemarbejdet idet: Det er vanskeligt på baggrund af den foreliggende arbejdsplan at verificere, i hvilken takt /omfang produktionen forløber gennem de enkelte faser At udgangspunktet (den honorarbærende byggeudgift) og den heraf afledte fordeling på de enkelte rater fortsat syntes for højt vurderet i relati- on til det foreliggende grundlag. CUBO fremlægger på mødet en revideret rateplan der afspejler det forventede procesforøb og redegør for det videre forløb som aftales i styregruppen. orienterede om processen og dialogen vedr. rateplanen. Det blev præciseret at så længe aktstykket ikke er godkendt skal man være meget omhyggelig med faktureringen. Det betyder ikke at UCL skal have timeseddel doku- mentation, men man skal være helt sikre på at vi kun betaler for faktisk udførte ydel- ser som princippet "efter medgået tid". side 3/5

4 Rateplanen suspenderes frem til oktober når aktstykket er godkendt. Listen over bygherreleverancer skal præciseres briefer Peter Damgaard om aftalen vedr. rate- planen og bekræfte på skrift at det er aftalen Liste over bygherreleverancer skal præciseres Niels Ibsgaard 7. Nedsættelse af kunstudvalg Der foreslås, at der etableres et kunstudvalg nu, så man har mulighed for at tænke den kunstneriske udsmykning ind fra starten herunder eventuelt entrere med en kunstner som får til opgave at forestå udsmykningen af hele huset. Ulla Mulbjerg samler et udvalg der sammen med rådgiverne kan afdække mulighederne. Udover at afdække muligheder får udvalget også til opgave at udarbejde en oversigt over den eksisterende kunst som UCL tager med på Niels Bohrs Allé, samt den kunst som SDU efterlader på Niels Bohrs Allé. Ligeledes skal udvalget også indtænke yderligere finansieringsmuligheder / sponsorater. Samle et kunstudvalg og give en tilbagemelding til Ib Valdemar Ulla Mulbjerg Oktober Udarbejde en oversigt over eksisterende kunst Ulla Mulbjerg 8. Eventuelt Parkeringsbehov spurgte til, om UCL kan acceptere normereingen med en plads pr. seks studerende. På Blangstedgårdsvej ej er der en pr. fem studerende på nuværende tidspunkt. Kick-off sender et oplæg til totalrådgiverne i forhold til leverancer til kick-off. side 4/5

5 Afklaringer af teknik Afklaring af behovet for tekniske installationer skal igangsættes. (dette punkt har jeg ikke opfanget CJ kan måske hjælpe her) Det skal afklares hvilke transport faciliteter kommune kan stille til rådighed. UCL Udarbejde oplæg til totalrådgiverne i forhold til leverancer til kick-off UCL igangsætter afklaring af tekniske installationer Christian Jansson, side 5/5