Rektors delegationsinstruks

Transkript

1 Rektorsekretariatet Dokument dato: 8/ Dokumentansvarlig: Bettina Thomsen og Signe Hernvig Senest revideret: 8/ Senest revideret af: Bettina Thomsen og Signe Hernvig Dato for næste revision: Primo 2018 Godkendt dato: 8/ Godkendt af: Rektor Sagsnr.: Rektors delegationsinstruks Regler vedrørende rektors kompetence til delegation FORMÅL OG AFGRÆNSNING Nedenstående instruks er fastsat i medfør af Aalborg Universitets vedtægt og skal læses i sammenhæng med bilagene til instruksen. Rektors delegationsinstruks fastlægger kompetencen til at godkende dispositioner og træffe afgørelse (beslutningskompetence) samt kompetencen til ved sin underskrift eller sit (mundtlige eller skriftlige) tilsagn at forpligte universitetet overfor eksterne parter eller på anden måde repræsentere universitetet udadtil (tegningsret). Foruden overordnede bestemmelser indeholder instruksen særskilte afsnit om henholdsvis økonomisk ledelseskompetence, bygninger og lokaler, personaleledelse, forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler samt faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet. Endvidere indeholder instruksen et afsnit om regler for videredelegation. INDHOLDSFORTEGNELSE Rektors delegationsinstruks...1 FORMÅL OG AFGRÆNSNING...1 INDHOLDSFORTEGNELSE...1 INDHOLD Overordnede bestemmelser Økonomisk ledelseskompetence Bygninger og lokaler Personaleledelse Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler Faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet Regler for videredelegation...11 OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK

2 OVERORDNEDE RAMMER...13 KONTAKT / ANSVAR...13 BEGREBSDEFINITIONER...13 BILAG...13 INDHOLD 2

3 1. Overordnede bestemmelser 1.1. Ifølge universitetslovens 14, stk. 1, varetages universitetets daglige ledelse af rektor inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter universitetets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning. Sådanne dispositioner kan rektor kun foretage efter bestyrelsens særlige bemyndigelse, som kan gives konkret eller gennem vedtagelse af rammerne for universitetets virksomhed i strategi, budget, lokaleplan og lignende. Bestyrelsesformanden kan, efter delegation fra bestyrelsen, meddele særlig bemyndigelse til rektor. Bestyrelsen kan, inden for universitetslovens rammer, fastsætte nærmere rammer for rektors kompetence, herunder for rektors ret til at delegere sine kompetencer Rektors kompetence kan opdeles i kompetence til at godkende dispositioner og træffe afgørelse (beslutningskompetence) samt kompetence til ved sin underskrift eller sit (mundtlige eller skriftlige) tilsagn at forpligte universitetet overfor eksterne parter eller på anden måde repræsentere universitetet udadtil (tegningsret). Rektor træffer afgørelse i alle sager og godkender alle dispositioner, der ikke ved lov, vedtægt eller delegation er henlagt til andre. Rektor tegner universitetet, med undtagelse af dispositioner over universitetets faste ejendom. Se pkt Rektor kan delegere sine kompetencer, hvilket indebærer, at rektor overlader dele af sine kompetencer til andre (de bemyndigede). Den øvrige ledelse varetager alle deres opgaver efter bemyndigelse fra rektor Delegationsinstruksen vedrører delegation fra (hovedsageligt) leder til leder, i hvilken forbindelse lederne tildeles følgende niveau-betegnelser: Delegationsniveau 1: Delegationsniveau 2: Rektor. Prorektor, universitetsdirektør, innovationsdirektør og dekaner. Delegationsniveau 3: Prodekaner, fakultetsdirektører, institutledere, studieledere, ph.d.-skoleledere samt funktionschefer i Fælles Service og i AAU Innovation. Delegationsniveau 4: Ledere af enheder under niveau 3-ledere f. eks viceinstitutledere, områdeledere i Fælles Service, AAU Innovation og på fakulteterne, afdelingsledere og sektorchefer ved SBi,og sekretariatschefer på institutter samt særligt betroede medarbejdere. Delegationsniveau 5: Ledere af enheder under niveau 4-ledere f. eks ledere af administrative teams, områdeledere ved SBi, ledere af forskningsgrupper, ledere af forskningsprojekter, ledere af byggeprojekter og ledere af it-projekter. De anvendte niveaubetegnelser har ingen indflydelse på universitetets organisationsstruktur i øvrigt, hvor f.eks. afdelinger og medarbejdere i Fælles Service og AAU Innovation, jf. f. eks pkt og 6.14., varetager opgaver på institutionsniveau, og fakultetskontorernes medarbejdere varetager opgaver på hovedområdeni- 3

4 veau Ved delegationen fra rektor får de bemyndigede med de begrænsninger, som er fastsat i delegationsinstruksen, universitetets vedtagne politikker og andre relevante regelsæt de samme pligter og beføjelser som rektor inden for de områder, bemyndigelsen angår, og deres beslutninger har samme gyldighed. Rektor er ansvarlig for at de kompetencer, der er delegeret, varetages på ansvarlig vis af de bemyndigede. Rektor er ikke ankeinstans vedrørende afgørelser truffet i henhold til delegation, men kan i kraft af sin almindelige tilsynsforpligtelse af egen drift, gribe ind over for afgørelser truffet af de bemyndigede og har således mulighed for at omgøre en afgørelse. Rektor kan til enhver tid tilbagekalde en delegation både generelt og i konkrete tilfælde. Den, der får delegeret kompetence fra rektor, kan videredelegere helt eller delvist til andre, inden for rammerne af nærværende instruks. Det delegerende niveau er ansvarlig for, at de delegerede kompetencer varetages på ansvarlig vis. Det delegerende niveau kan fastsætte begrænsninger i videredelegation til lavere niveauer, også selv om delegationen følger eksplicit af nærværende delegationsinstruks, se i øvrigt afsnit En leder, der én gang har truffet afgørelse i en sag, kan ikke, hvis vedkommende ansættes i en overordnet lederstilling, behandle klager over samme sag. Klagen behandles i stedet af nærmeste overordnede instans Er en leder fraværende 1, og er ingen bemyndiget til at agere på vedkommendes vegne, godkendes en disposition eller afgøres en sag i stedet af nærmeste overordnede leder. Er en leder inhabil i medfør af forvaltningsloven, afgøres sagen af nærmeste overordnede leder. Særlige personalegrupper 1.7. Rektor kan overlade ansvaret for bestemte sagsområder til prorektor, som i øvrigt fungerer som rektors stedfortræder, hvis rektor er fraværende eller på anden vis forhindret i at handle. Hvis såvel rektor som prorektor er forhindret, kan universitetsdirektøren handle på rektors vegne Er der udpeget en prodekan, fungerer denne som stedfortræder ved dekanens fravær, ligesom prodekanen, hvis dekanen i øvrigt er forhindret, kan handle på dennes vegne. Hvis der er udpeget flere prodekaner, træffes nærmere aftale mellem dekan og prodekaner om udøvelse af stedfortræderfunktionen. Dekanen kan overlade ansvaret for bestemte sagsområder til en prodekan Rektor bemyndiger dekanerne til at godkende udpegning af op til to viceinstitutledere per institut. Viceinstitutlederne udpeges af institutlederen og skal opfylde betingelserne for at blive institutleder. Dekanens godkendelse forudsætter, at viceinstitutlederens kompetence er fastlagt i en af dekanen godkendt delegationserklæring. Rektor orienteres om enhver udpegning eller afsættelse af viceinstitutledere. Indenfor de i delegationserklæringen fastsatte rammer fungerer viceinstitutlederen som stedfortræder for institutlederen, hvis denne er fraværende eller i øvrigt er forhindret i at handle. 1 Fravær kan f. eks skyldes sygdom, ferie eller tjenesterejser. 4

5 1.10 De kompetencer, der iht. lov eller delegationsinstruks er tildelt en leder på niveau 1, 2 eller 3 skal anses som videredelegeret til den person, der optræder som vedkommendes stedfortræder, dvs. til prorektor, prodekan eller viceinstitutleder, når en sådan er ansat eller udpeget. Delegationen til disse stedfortrædere gælder kun når disse rent faktisk udøver den overordnede leders kompetence, og delegationen gælder med de begrænsninger, der følger af nærværende instruks eller som er fastsat af den leder, hvis kompetence er videredelegeret Lederne på niveau 1, 2 og 3 kan delegere kompetence til ledere på niveau 4 og lavere niveauer samt til udpegede særligt betroede medarbejdere, som i nærmere bestemt omfang kan agere på vegne af den pågældende leder. Delegationen skal ske indenfor rammen af nærværende instruks, universitetets vedtagne politikker og andre relevante regelsæt, jfr. pkt Generelle regler for omfanget af sådan delegation kan fastsættes i forbindelse med fastsættelse af regler og procedurer efter pkt Økonomisk ledelseskompetence 2.1. Rektor er overfor bestyrelsen ansvarlig for, at universitetets midler fordeles og anvendes inden for det af bestyrelsen vedtagne budget. I det omfang rektors økonomiske ledelseskompetence delegeres, er den bemyndigede ansvarlig for, at de midler, som er stillet til rådighed for vedkommende, fordeles og anvendes inden for de vedtagne budgetrammer Større enkeltstående dispositioner skal altid godkendes konkret og særskilt på korrekt ledelsesniveau set i forhold til dispositionens art og beløbsmæssige værdi. Under forudsætning af, at den enkeltstående disposition er omfattet af og kan iværksættes inden for et godkendt budgets rammer, gælder således godkendelsestærsklerne i bilag 1 som kan suppleres af universitetets vedtagne politikker. Den godkendende leder er selvstændigt ansvarlig for, at dispositionen kan iværksættes inden for budgettets rammer. Delegation til ledere på niveau Til lederne på niveau 2 delegerer rektor kompetence til at disponere de midler, der stilles til rådighed for niveau 2-lederne, inden for de i bilag 1 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker Til lederne på niveau 3 delegerer niveau 2-lederne kompetence til at disponere de midler, der stilles til rådighed for niveau 3-lederne, inden for de i bilag 1 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker. Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer og særligt betroede medarbejdere 2.5. Til ledere på niveau 4 og lavere niveauer samt til særligt betroede medarbejdere delegerer niveau 3-lederne alene disponeringskompetence i overensstemmelse med de i bilag 1 anførte godkendelsestærskler. Lederne på niveau 4 og lavere niveauer samt de særligt betroede medarbejdere kan ikke videredelegere disponeringskompetence. 5

6 Fastsættelse af regler og procedurer for økonomistyring og regnskabspraksis 2.6. Universitetsdirektøren kan fastsætte regler og procedurer for økonomistyring og regnskabspraksis. Reglerne kan bl.a. indeholde følgende elementer: Delegation af økonomisk ledelseskompetence til ledere på niveau 4 og lavere niveauer samt til særligt betroede medarbejdere, herunder disses mulighed for at attestere, at en disposition er godkendt af en leder på niveau 1, 2 og Bygninger og lokaler 2 Til- og afgang af bygninger og lokaler 3.1. Bestyrelsen har til rektor delegeret kompetence til at indgå aftaler om lejemål og fremleje inden for de i bilag 2 anførte godkendelsestærskler. Delegation til ledere på niveau Til universitetsdirektøren delegerer rektor kompetence til at indgå aftaler om lejemål og fremleje samt kompetence til at opsige aftaler om lejemål og fremleje inden for de i bilag 2 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker Til campusdirektøren delegerer universitetsdirektøren kompetence til at indgå aftaler om lejemål og fremleje samt kompetence til at opsige aftaler om lejemål og fremleje inden for de i bilag 2 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker. Bygningsomkostninger 3.4. Dispositioner forbundet med bygningsdrift, herunder vedligehold og indretning samt forandringer forudsætter økonomisk ledelseskompetence som beskrevet i pkt , jf. bilag 1. Regler og procedurer vedrørende bygningsområdet 3.5. Universitetsdirektøren kan fastsætte nærmere regler og procedurer på bygningsområdet samt for flytninger og omrokeringer. Reglerne og procedurerne kan bl.a. omfatte følgende elementer: Godkendelse af dispositioner på relevant ledelsesniveau, jf. godkendelsestærsklerne i bilag 1 Sikring af, at beslutninger på området træffes på et fuldstændigt økonomigrundlag Rekvireringsprocedurer Inddragelse af relevant ledelsesniveau ved budgetoverskridelser i forbindelse med større projektaktivi-teter, idet der skal indhentes godkendelse ved væsentlige overskridelser og orienteres i øvrige til- 2 Se oversigt i bilag 2. 6

7 fælde. 4. Personaleledelse Personaleledelse omfatter kompetence til at lede, ansætte, afskedige og sanktionere fuld- og deltidsansat personale, der er ansat i tidsbegrænsede og tidsubegrænsede stillinger, herunder kompetence til at aftale nærmere vilkår for ansættelsen samt kompetence til at pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver. Ved sanktion af personale forstås i nærværende afsnit disciplinære foranstaltninger over for ansatte Rektor bevarer kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere tjenestemandsansatte Rektor bevarer kompetence til, efter indstilling fra lederne på niveau 2, at tildele ikke-lovbestemte og ikke-overenskomstfastsatte løntillæg til enkeltpersoner, hvis tildelingen heraf medfører, at den økonomiske værdi af vedkommendes løntillæg i løbet af et år overstiger de i bilag 3 anførte beløbsgrænser. Delegation til ledere på niveau Rektor delegerer til dekanerne kompetence til at tildele titler som adjungeret lektor og adjungeret professor samt lektor emeritus og professor emeritus Rektor delegerer til lederne på niveau 2, personaleledelsen af det ved deres område ansatte personale, jf. dog pkt. 4.2 og Niveau 2-lederen kan ikke videredelegere kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere videnskabeligt personale, dvs. videnskabelige assistenter, ph.d.-stipendiater, post.docs og ansatte på adjunkt-, lektoreller professorniveau. Niveau 2-lederens videredelegation omfatter dog kompetence til at tildele påtaler Til lederne på niveau 3 delegerer niveau 2-lederne personaleledelsen af fakulteters, institutters og afdelingers teknisk-administrative personale, herunder kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere. Niveau 2-lederen orienteres om enhver afskedigelse eller sanktionering, der foretages af ledere på niveau 3. Niveau 3-lederne kan alene videredelegere de tildelte kompetencer i overensstemmelse med pkt. 4.9 og inden for rammerne af afsnit 7. Til studieledere delegerer niveau-2 lederne kompetence til at lede 4 teknisk-administrativt personale tilknyttet en skole dog således, at kompetence er betinget af, at der træffes nærmere aftale om sådan ledelse, med lederen af det institut, hvor medarbejderen har sin ansættelse Til institutlederne delegerer niveau 2-lederne personaleledelsen af institutters videnskabelige personale, dvs. videnskabelige assistenter, ph.d.-stipendiater, post.docs og ansatte på adjunkt-, lektor- og professorniveau. Til institutlederne kan niveau 2-lederne endvidere delegere kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere undervisningsassistenter, studenterundervisere/undervisningsassistenter, studenterundervisere/hjælpelærere samt eksterne lektorer, jf. pkt. 4.6 og 4.7. Institutlederne kan alene videredelegere de til- 3 Se oversigt i bilag 3. 4 Lede skal her forstås som at have kompetence til at udøve daglig ledelse m.v. Lede omfatter her ikke kompetence til at ansætte, afskedige eller sanktionere, da disse kompetencer ligger hos institutleder. 7

8 delte kompetencer i overensstemmelse med pkt. 4.9 og inden for rammerne af afsnit 7. Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer 4.9. Niveau 3-ledere kan delegere personaleledelse af både teknisk-administrativt personale og videnskabeligt personale, til ledere på niveau 4 eller lavere niveauer, herunder kompetence til at tildele påtaler, men ikke kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere, jf. pkt Den ledelseskompetence, der videredelegeres, til ledere på niveau 4 og lavere, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederne godkendt delegationserklæring 5. Fastsættelse af regler og procedurer for personaleledelse Universitetsdirektøren kan fastsætte nærmere regler og procedurer for personaleledelse, herunder regler for i hvilket omfang ledere og særligt betroede medarbejdere på niveau 4 og lavere niveauer kan attestere beslutninger truffet af ledere på niveau 1, 2 og Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler 5.1. Rektor bevarer kompetencen til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, der vedrører universitetet som helhed Til prorektor delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler indenfor uddannelse. Se dog pkt Da udnyttelse af eksterne forskningsmidler forudsætter anvendelse af universitetets ressourcer, er eksterne forskningsbevillinger sidestillet med samarbejdsaftaler om forskning ift. bestemmelserne nedenfor. Eksterne forskningsbevillinger, samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler 6 Delegation til ledere på niveau Til dekanerne delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, herunder aftaler der inkluderer ph.d.-studier og generelle samarbejdsaftaler på ph.d.-området, som vedrører de pågældendes hovedområder - inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne er dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol Til institutlederne delegerer dekanerne kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, som alene vedrører den pågældendes institut eller afdeling inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Kompetencen til at godkende og 5 Bestemmelsen indebærer, at ledere på niveau 4 og lavere kan tildeles kompetence til at tildele påtaler til medarbejdere, hvis det følger specifikt af den delegationserklæring, som niveau 3-lederen har udstedt. I delegationserklæringen kan fastsættes nærmere vilkår, f. eks. om informationspligt eller krav om forudgående samtykke, hvis en påtale skal tildeles. 6 F. eks aftaler om vidensamarbejde, som integreret element i forskning og uddannelse 8

9 underskrive samarbejdsaftalerne er dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol. Institutlederne kan ikke videredelegere deres kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning. Delegation til ledere på niveau Til ledere på niveau 4 kan institutlederne delegere kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under disses enheder dog således, at delegationen skal ske indenfor rammerne af afsnit 7 og inden for de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne er bevaret på niveau 3. Den kompetence, der videredelegeres til ledere på niveau 4, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring Universitetsdirektøren kan fastsætte nærmere regler og procedurer, bl.a. vedrørende eksterne forskningsbevillinger, samarbejdsaftaler om forskning samt om ansøgninger vedrørende eksterne forskningsmidler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Endvidere kan fastsættes nærmere regler for i hvilket omfang ledere og særligt betroede medarbejdere på niveau 4 og lavere niveauer kan attestere beslutninger truffet af ledere på niveau 1, 2 og 3. Samarbejdsaftaler om uddannelse Delegation til ledere på niveau Til dekanerne delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om uddannelse 7, som vedrører de pågældendes hovedområder, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. (studieledere) 5.9. Til studielederne kan dekanerne delegere kompetencen til at forhandle, men ikke til at godkende og underskrive, samarbejdsaftaler om eksisterende uddannelser, som alene vedrører én skole. Studielederne kan ikke videredelegere deres kompetence Universitetsdirektøren kan fastsætte nærmere procedurer for indgåelse af samarbejdsaftaler om uddannelse. Øvrige samarbejdsaftaler Delegation til ledere i Fælles Service Til universitetsdirektøren delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, der henlægges under Fælles Service 8, 7 Herunder aftaler om vidensamarbejde, som integreret element i uddannelse. 8 F. eks aftaler om samarbejde mellem virksomheder, institutioner og andre aktører og enheder under Fælles Service, dog således, at aftaler der vedrører universitetet som helhed, herunder institutionsaftaler vedr. vidensamarbejde tegnes af rektor, med mindre andet er specifikt aftalt mellem de bemyndigede. 9

10 5.12. Til ledere på niveau 3 delegerer universitetsdirektøren kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under disses enheder. I det tilfælde, at aftalen indebærer projektindtægter 9 til AAU, er kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol. Delegation til ledere på niveau Til ledere på niveau 4 kan delegeres kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under disses enheder, inden for rammerne af afsnit 7. Den kompetence der videredelegeres skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring. Delegation til ledere i AAU Innovation Til innovationsdirektøren delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under AAU Innovation 10. I det tilfælde, at aftalen indebærer projektindtægter 11 til AAU, er kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol Til ledere på niveau 3 delegeres kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, der henlægges under disses enheder. I det tilfælde, at aftalen indebærer projektindtægter 12 til AAU, er kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol. Delegation til ledere på niveau Til ledere på niveau 4 kan delegeres kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, der henlægges under disses enheder, og inden for rammerne af afsnit 7. Den kompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring. 6. Faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet 6.1. Rektor repræsenterer universitetet udadtil, og udtaler sig på universitetets vegne. 9 Dvs. indtægter, der skal projektoprettes, uk90, uk95 og uk Der er behov for afgræsning af innovationsområdet, som er i overlap med fakulteternes fagområder indenfor forskning, uddannelse og vidensamarbejde, samt om afgrænsning ift. rektors kompetence, der vedrører universitetet som helhed. 11 Dvs. indtægter, der skal projektoprettes, uk90, uk95 og uk Dvs. indtægter, der skal projektoprettes, uk90, uk95 og uk97. 10

11 6.2. Rektor bevarer kompetencen til at repræsentere universitetet og invitere notabiliteter til universitetets arrangementer. Ved universitetets arrangementer forstås arrangementer, der foregår i universitets regi, herunder arrangementer der er begrænset til et hoved- eller fagområde. Ved notabiliteter forstås universitetets bestyrelse, medlemmer af kongehuset, ministre, ambassadører og konsuler, i det omfang disse personer alene inviteres i kraft af deres stilling eller titel. Hvis arrangementet er begrænset til et hoved- eller fagområde, inviterer rektor pågældende person iht. en begrundet indstilling herom, fra en niveau 2-leder. I de tilfælde hvor notabiliteter inviteres i anden kapacitet end deres stilling eller titel, og i de tilfælde, hvor der til universitetets arrangementer inviteres medlemmer af folketing, regionsråd og kommunalbestyrelser, skal rektor orienteres forud for invitationens afsendelse. Universitetsdirektøren kan fastsætte nærmere regler for invitationer til medlemmer af folketinget, regionsråd, kommunalbestyrelser samt til ledelsesrepræsentanter fra eksterne organisationer Rektor bevarer kompetencen til at tildele såvel akademiske som ikke-akademiske hæderstitler og til at indstifte priser, se dog pkt Til prorektor delegerer rektor faglig ledelse indenfor uddannelsesområdet. Rektors delegation omfatter kompetencen til at repræsentere området udadtil, herunder kompetence til at udtale sig på universitetets vegne. Delegation til videnskabelige enheder Delegation til ledere på niveau Til dekanerne delegerer rektor den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under de respektive hovedområder. Rektors delegation omfatter kompetencen til at repræsentere de enkelte hovedområder udadtil, herunder kompetence til at udtale sig om hovedområdernes forhold, jf. dog pkt , , Til dekanerne delegerer rektor kompetence til at nedsætte meritankenævn, til at udfærdige interne regler for permanente meritankenævn, til at fastsætte regler for udpegning af ph.d.-vejledere og øvrige regler vedr. tilrettelæggelse og gennemførelse af ph.d.-uddannelse, samt kompetence til, jf. dog pkt. 6.9.og 6.10., at behandle klager over eksamener og andre relaterede retlige spørgsmål Til lederne på niveau 3 delegerer niveau 2-lederne den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under disses enheder. Dekanens delegation omfatter kompetence til at repræsentere fakultetskontorer, institutter, afdelinger, skoler og ph.d.-skoler udadtil, herunder kompetence til at udtale sig om disses forhold. Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer 6.8. Til ledere på niveau 4 og lavere niveauer kan delegeres fagligt ledelsesansvar inden for rammerne af afsnit 7. Den ledelseskompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring. Delegation til ledere i Fælles Service 6.9. Til universitetsdirektøren delegerer rektor den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under Fælles Service. Rektors delegation omfatter kompetencen til at repræsentere sagsområderne udadtil, herun- 13 Andre relaterede retlige spørgsmål henviser tilbage til de områder, der nævnes i bestemmelsen. Det kan være f. eks. klage over meritafgørelser eller retlige spørgsmål, der ligger indenfor ph.d.-bekendtgørelsens anvendelsesområde. 11

12 der kompetence til at udtale sig om disses forhold. Universitetsdirektøren varetager fordelingen af indkomne sager, kan give forskrifter for ekspeditionen heraf og drager omsorg for deres udførelse Til universitetsdirektøren delegerer rektor kompetence til at varetage legalitetskontrollen af universitetets virksomhed, herunder økonomikontrollen, og kompetence til at repræsentere universitetet overfor andre offentlige myndigheder 14. Universitetsdirektøren kan efter aftale med ledere af andre enheder end Fælles Service lade legalitetskontrol udføre af disse enheder Til lederne på niveau 3 delegerer universitetsdirektøren den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under disses enheder samt kompetence til at repræsentere enhederne udadtil, herunder kompetence til at udtale sig om disses forhold. Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer Til ledere på niveau 4 og lavere niveauer kan delegeres faglig ledelse, inden for rammerne af afsnit 7. Den ledelseskompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring. Delegation til ledere i AAU Innovation Til innovationsdirektøren delegerer rektor den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under AAU Innovation samt kompetence til at repræsentere disse udadtil, herunder kompetence til udtale sig om disses forhold Til lederne på niveau 3 delegerer innovationsdirektøren den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under disses enheder samt kompetence til at repræsentere enhederne udadtil og kompetence til at udtale sig om disses forhold. Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer Til ledere på niveau 4 og lavere niveauer kan delegeres faglig ledelse, inden for rammerne af afsnit 7. Den ledelseskompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring 7. Regler for videredelegation 7.1. Overførelse af kompetencer/beføjelser (delegation) kan vedrøre en bestemt kompetence, herunder beslutningskompetence på konkrete områder, en bestemt sagstype eller en bestemt sag. Delegation sker fra en person (bemyndigelsesgiveren) til en person (den bemyndigede), som i øvrigt vil kunne videredelegere 14 Dette indebærer, at universitetsdirektøren har kompetence til at rette henvendelse til andre offentlige myndigheder i forhold, der er af principiel betydning for universitets virke. Denne kompetence er ikke videredelegeret. Henvendelser til andre offentlige myndigheder vedr. forhold, der ikke er principielle for institutionen, men som foretages som led i almindeligt samarbejde og drift, hører ind under den faglige ledelseskompetence, der delegeres fra niveau til niveau. 12

13 kompetencen/beføjelsen indenfor delegationsinstruksens rammer. Delegation og videredelegation er reguleret af en række helt overordnede regler: Der kan ikke ske en generel delegation af ledelsesansvar. Delegation skal altid ske for én eller flere konkrete kompetencer, sagstyper eller sager og kan kun ske på baggrund af en konkret vurdering. Der kan ikke ske delegation i strid med lovgivning, vedtægt, delegationsinstruksen, regnskabsinstruksen eller andre gældende regler. Bemyndigelsesgiveren kan til enhver tid og såvel generelt som i konkrete tilfælde tilbagekalde de delegerede kompetencer. Den bemyndigede er underlagt bemyndigelsesgiverens instruktionsbeføjelse i forhold til de afgørelser mv., som træffes på grundlag af delegationen. Der kan ikke ske delegation fra enkeltpersoner (ledelsesstrengen) til kollegiale organer, idet enkeltpersoner ikke har instruktionsbeføjelser i forhold til kollegiale organer 15. Bemyndigelsesgiveren fritages ikke for sit ansvar som følge af delegationen, men er fortsat ansvarlig for, at de kompetencer, der er delegeret, varetages på ansvarlig vis af den bemyndigede. Bemyndigelsesgiveren har derfor en tilsynspligt over for den bemyndigede og kan og skal derfor af egen drift gribe ind over for ulovlige afgørelser og lignende. Afgørelser, som allerede er meddelt en sagspart, kan i denne forbindelse ikke ændres til skade for parten, medmindre afgørelsen er åbenbart ugyldig eller kan tilbagekaldes efter reglerne herom Delegation kan som nævnt kun ske på baggrund af en konkret vurdering, som skal foretages i forhold til hver kompetence og hvert tilfælde af delegation for sig. Der skal foretages en samlet vurdering med inddragelse af følgende forhold: Det taler imod, at der konkret kan ske delegation, hvis: Der er tale om en indgribende og/eller byrdefuld afgørelse 16 Der er tale om en større og/eller principiel afgørelse 17 Den pågældende kompetence/sagstype er henlagt til en bestemt person, fordi vedkommende opfylder bestemte kriterier 18 Den pågældende kompetence/sagstype er lovgivnings- eller vedtægtsmæssigt henlagt til en bestemt person, et bestemt kollegialt organ eller en bestemt enhed. 19 Det taler for, at der konkret kan ske delegation, hvis: Der er tale om ukomplicerede afgørelser af ikke-principiel karakter 15 Studieledere kan f. eks ikke delegere kompetencer til studienævnet. 16 Dette medfører f. eks. at der er begrænsninger ift. at kunne delegere kompetence til at foretage disciplinære foranstaltninger overfor ansatte. 17 F. eks hvis effekten kan være vidtrækkende og have konsekvenser for flere enheder. 18 Som eksempler på konsekvenserne heraf kan nævnes følgende: 1) En institutleder kan til teknisk-administrativt personale (f. eks en TAP-sekretariatsleder) som udgangspunkt kun delegere rent administrative kompetencer, herunder personaleledelse. 2) En institutleder kan ikke delegere personaleledelse af det videnskabelige personale til teknisk-administrativt personale, heller ikke til en TAP-sekretariatsleder. 19 Årsagen til, at der i disse tilfælde er mindre adgang til at delegere, er, at det antages, at det nøje er blevet vurderet, hvem der bør varetage de pågældende kompetencer. 13

14 Der er tale om en delegation foretaget for en tidsbegrænset periode (af kortere varighed) Den bemyndigede i forhold til bemyndigelsesgiveren har tilsvarende eller bedre sagkundskab Bemyndigelsesgiveren har gode kontrolmuligheder og indsigt i de afgørelser, der træffes på grundlag af delegationen Der er tale om udøvelse af faktisk forvaltningsvirksomhed, om sagsforberedelse mv. ikke om afgørelseskompetence Bemyndigelsesgiveren har ansvaret og kompetencen indenfor et meget stort antal sager. OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK Delegationsinstruksen er udarbejdet af Nina Schjoldager (Kontraktenheden) i samarbejde med Rektorsekretariatet, og er herefter godkendt af rektor. Reglerne er udarbejdet d. 22/ og senest revideret pr. 12/ Instruksen og dennes bilag vil blive opdateret, når der opstår behov herfor i organisationen samt vil i øvrigt af Rektorsekretariatet blive gennemset for revision én gang årligt. OVERORDNEDE RAMMER Rektors delegationsinstruks er fastsat i medfør af Aalborg Universitets vedtægt og skal læses i sammenhæng med bilagene til instruksen. Den danske version af rektors delegationsinstruks går ved fortolkningstvivl forud for den engelske version. Skabeloner og vejledninger til delegationsinstruksen findes her: Document/10382 KONTAKT / ANSVAR Spørgsmål til fortolkning og forståelse af instruksen kan rettes telefonisk til Rektorsekretariatet v. Bettina Thomsen og Signe Hernvig, til Nina Schjoldager i Kontraktenheden eller på rektorsekretariatet@adm.aau.dk. Spørgsmål og svar vil blive samlet i et Q&A-dokument, som kan findes nedenfor. BEGREBSDEFINITIONER BILAG 14

15 15