I FREMTIDENS DRIFT I ÅBENT HUS I NOV I

Transkript

1 I SIDE 1 I

2 I SIDE 2 I Proces implementering 1. januar 2018 Dato Hvem Bemærkninger 10. oktober Forretningsudvalget Accept af ny organisering af driften oktober Driftschefer MUS 24. oktober Driftschefer Temamøde 26. oktober Organisationsbestyrelsen Accept af ny organisering af driften 31. oktober Lederforum Præsentation af ny organisering 2. november Virksomhedsnævnet Drøftelse 3. november Alle medarbejdere og organisationsbestyrelsen Mail fra Jesper november 3B konferencen Oplæg på direktionstalen og workshop for afdelingsbestyrelser 7. november Stormøder for alle medarbejdere Herlev, København, Amager og Havneholmen 15. november Jesper Bremholm Driftsområder og driftschefer fastlægges 15. november Alle medarbejdere og organisationsbestyrelsen Mail fra Jesper 16. november Afdelingsbestyrelser Åbent hus på Havneholmen for alle afdelingsbestyrelser 1. december 19. december Møde i driftsområderne Alle afdelingsbestyrelser og driftschefer Datablad Marts Møde i driftsområderne Alle afdelingsbestyrelser og driftschefer

3 I SIDE 3 I Baggrund for Fremtidens drift 3B vil imødekomme lovkravet om besparelser på 1,5 mia. kr. i den almene sektor Derfor skal 3B have en drift, der er effektiv og uden ressourcespild 3B vil skabe rammerne om boligen, så det er rart at komme hjem Driften skal være professionel, så beboernes forventninger til service imødekommes Beboerne skal ikke bekymre sig om bygningernes stand eller områdernes vedligehold Samfundet og hele verden digitaliseres, og den trend skal 3B følge: Digitalisering af kommunikationen med beboerne Digitalisering af driftsplanlægningen i 3B Digital registrering af områder, bygninger og boliger Tilfredse ansatte, der kender forventningerne til deres arbejde, og som er en succes Tilfredse beboere og afdelingsbestyrelser, der oplever nærhed og lokalkendskab i den lokale driftsorganisering Tænk, hvis vi kunne sætte huslejen ned!

4 I SIDE 4 I Nuværende organisering - 1 Den nuværende organisering af driften i 3B er karakteriseret ved: Meget ansvarsfuld og opmærksom organisation Stort engagement og god til at tænke nyt Mange gode kompetencer og lang erfaring blandt vore ansatte Generelt gode områder og bygninger En meget bred ledelse med 13 selvstændige driftschefer Vi opfinder mange dybe tallerkner

5 I SIDE 5 I Nuværende organisering - 2 Den nuværende organisering af driften i 3B er karakteriseret ved: Uens support og samarbejde mellem 3B s stabe og driftscheferne Ledelsesprocenten forekommer stor, og kapacitet er uens fordelt Driftscheferne har i høj grad fælles kontorfaciliteter væk fra egen organisation Tidligere opdelinger af organisationen spøger Beboerne har i visse områder mistillid til driften i 3B: - Uens planlægning - Svag forventningsafstemning - upræcise renoveringer Rammerne for organiseringen er uklare - der sendes mange mails Vilje, evne og gode rammer

6 I SIDE 6 I Et gennemført professionelt hold Ny driftsorganisering i 3B Vi skal organisere os, så vi er klar til fremtiden! Vi ønsker en drift, der er karakteriseret ved: et team af driftschefer der effektivt leder driften som én drift professionel service til vores beboere og afdelingsbestyrelser professionel ledelse af 3B s bygningsmasse og områder omkostningseffektivitet Med hjælp fra de bedste supportfunktioner Et rart sted at komme hjem til!

7 I SIDE 7 I Ny organisering Vi er i dag 13 driftschefer (31. dec var der 15), der løser alle opgaver selv Fra 1. januar 2018 ændres dette til 9 driftschefer med fokus på afdelingerne og medarbejderne driftssupport med fokus på tværgående opgaver i driften og dybe driftskompetencer Opgaver og ansvar skal fordeles mellem driftssupport og driftsområderne Kompetencer samles på færre og skal styres og udvikles af HR 3B får større driftsområder og stærke medarbejderteams udvikling af dybere kompetencer lettere ved at håndtere énmandsbetjente afdelinger mulighed for fælles maskinpark Vi vil optimere på det vi kan Fokus på nærhed og lokalkendskab i driften prioriteres og fastholdes! Bedst og billigst

8 I SIDE 8 I

9 I SIDE 9 I

10 I SIDE 10 I Bedst og billigst 1,5 mia. kr. skal spares ud af ca. 18 mia. kr. For 3B svarer det til mio. kr. i 2020 eller ca. 5% af de samlede omkostninger Hvad kan vi gøre for de svageste af vores beboere? 3B har fået lavet en analyse, der viser et potentiale på 20-30% KAB og BDK, har reduceret omkostningerne ved udbud og koordineret indkøb med hhv. 25% og 37% Vi har flere erfaringer med udbud og kan i et enkelt tilfælde konstatere besparelser på 53% på malerarbejde med den samme maler!

11 Millioner kr. I SIDE 11 I Fordeling af 3B s omkostninger Indkøb Personale Øvrige Årstal (BUD)

12 I SIDE 12 I Hvad er mine budskaber Driftschefernes arbejde fokuseres mod afdelingerne og medarbejderne Driftsområderne bliver større med fokus på at hjælpe hinanden 3B opretter en driftssupport på Havneholmen Vi skal have fokus på kompetencer: Dybe kompetencer på komplekse områder Styring og udvikling af kompetencer Vi vil dele viden og erfaring ved at arbejde med koncepter Digitalisering af kommunikation og måden vi arbejder på: iopgaver til planlægning af vores arbejde i driften Beboer-app til indrapportering af fejl Robotter og droner til at lette arbejdet? Vi vil købe bedre eller mere til færre penge! Vi fastholder nærheden og forståelsen for det lokale

13 I SIDE 13 I

14 I SIDE 14 I Ekstra

15 I SIDE 15 I Forhindringer ved centralt indkøb Jeg har hørt følgende bekymringer omkring centralt indkøb: Nuværende leverandører har kendskab til 3B og vores bygninger Støtte til lokalområderne ved at lægge omsætning ved lokale håndværkere Afdelingernes indflydelse på indkøbet Andre bekymringer? Hvad kan vi gøre? Specificere opgaverne, der skal i udbud, så vi opbygger egen viden Orientere nuværende leverandører om udbud Opfordre til at byde eller til at gå sammen Koble os på kommuner og deres dialog med lokale håndværkerforeninger

16 I SIDE 16 I Indkøbssummer for hele 3B i 2016 Planlagt og periodisk vedligeholdelse (konto 115 pludseligt opstået) 6,5 mio. kr. Planlagt og periodisk vedligeholdelse (konto 116 planlagt) 145,5 mio. kr. Forsikringer 17,8 mio. kr. 20 pct. i forhold til 2014 Omkostninger ved fraflytning (konto 117) 7,8 mio. kr. Trappevask 6,8 mio. kr. Vaskemiddel 1,5 mio. Vinduespolering kr. Skaktposer kr. Potentialet her er alene 33,0 mio. kr. ved 20 pct....og formentligt mere, når serviceaftaler, hvidevarer, kontorartikler m.v. bliver konkurrenceudsat Kun ringe indflydelse på ejendomsskat, vandafgift, vejafgift m.v. Så.hvis vi kan blive enige, kan vi komme i mål alene med et mere effektivt indkøb! Vi vil have det samme eller mere for færre penge!