Ledelse og læring. / Signe Grauslund og Pernille Uhrenholdt. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Københavns Kommune 21. august 2017

Transkript

1 / Signe Grauslund og Pernille Uhrenholdt Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Københavns Kommune 21. august 2017

2 Formål og Agenda En guidet tur gennem de ideer der har været omdrejningspunktet i implementeringen med eksempler på opgaver og øvelser til ledere og medarbejdere. 1. Koncepter forandring, kommunikation og organisatorisk implementering 2. Summepause 3. Læring eksempler fra leder- og læringspakker mv. 4. Summepause 5. Det videre arbejde 2

3 Strategier og koncepter 3

4 Forandringsforståelse og -strategi Nuværende system lever ikke op til forventningerne Ensartet dokumentation Større mobilitet Cura FSIII Ændret praksis pga. øget mobilitet DRIVERE INDHOLD OG OMFANG 5 lokalområder 5 anvendelser Mange faggrupper og enhedstyper Mange brugere og stor geografisk spredning Forskelle i kompetencer og undervisningsbehov. Uklart ledelsesansvar Træthed ift. mange Ledelse forandringer og læring KONTEKST PROCESSER OG GREB Læringsorganisation Lærings- og lederpakker Decentral fastholdelsesorganisation Stor involvering af driften Cura og FSIII tænkes sammen 4

5 Kommunikation om dilemmaer På den ene side Det bliver fint at komme videre fra KOS2 Nye arbejdsgange taler til styrket tværfagligt samarbejde Vi involverer mange fra driften i udviklingsarbejdet Cura kan løbende tilpasses ved opdateringer Det bliver mere mobilt end vi har prøvet før De vigtigste oplysninger står forrest de mindre vigtige bagved Cura er også arbejdsgange det kræver ledelsens opmærksomhed. På den anden siden Udviklingen går stærkt vi må forvente børnesygdomme De nye arbejdsgange påvirker hverdagen, faggrænser og vaner Nogle vil sikkert sige, at vi ikke involverer nok Vi skal vænne os til, at Cura er en løbende udviklingsproces Nogle vil savne det totale overblik Nogle vil føle, at deres egen faglighed bliver reguleret? 5

6 Læring via pakker - eksempler September Maj Juni Forberedelse Implementering Go live Fast hold else Lederens og læringsteamets roller På forandring srejse med FSIII og Cura FSIII, nye Mobile devices, oprydning i gamle systemer Kom godt i gang med FSIII og Cura Bliv klar til at bruge FSIII og Cura Særlig golive indsats Første opfølgning 6 uger 6 uger 6 uger 6 uger 6 uger 6 uger Centralt afholdte aktiviteter E-læringsmateriale 6

7 En decentral tilgang til læring Tværfaglige teams på lokalområdekontorer og på enheder Læringspakker der udsendes hver 6. uge 7

8 Læringsteams på de enkelte enheder IT/system (superbruger) - Ikke nødvendigvis 3 personer - Ikke nødvendigvis niv. 3 ledelse. - Opgaven er at sikre at organisation og medarbejderne bliver klar til start Faglighed (f.eks. kvalitetssygeplejerske) Ledelse/Organisation (f.eks. forstander eller gr. leder) 8

9 Læringsorganisation i 3 niveauer Sjællandsgade Læringsstab Skriver pakker og moduler Lokalområdekontorernes implementeringsteams Hjælper Sjællandsgade og enheder Læringsteams på enhedsniveau Pakker ud og melder tilbage 9

10 Summepause 10 min. Fx om Forandringen: Hvad er de vigtige drivere og greb i jeres implementering? 10

11 Eksempler 11

12 Forandring og læring i pakker Lederpakker: Temaer og emner peget på som vigtige af lederne selv Åbne spørgsmål, opfordring til refleksion og dialog i ledergruppe og på arbejdsplads Ikke krav formuleret fra centralt hold men en række konkrete opgaver i bemand dit læringsteam, planlæg efterregistreringen osv. Læringspakker Konkrete læringsmaterialer og aktiviteter. For hver læringspakke bevæger medarbejderne sig op ad kompetencetrappen. Læringsmål for hver pakke, som læringsteamet kan følge op på.

13 Ledelsestemaer i implementeringen - Lederpakke 1 Opgave 1: Ledelsestemaer i implementeringen Med udgangspunkt de input fra niveau 3-lederne på kick off i august, har vi identificeret en række vigtige ledelsestemaer, som der er behov for at arbejde med under implementeringen. Beskriv i stikord de vigtigste udfordringer inden for hvert tema, som I forudser, I har brug for at arbejde med, inden Cura kommer. Dokumen -tation Roller og ansvar Mening og motivation Cura Implementering Arbejdsgange Kompetencer Teknologi og devices 13

14 Opgave i lederpakke 2 Ny viden om lederkompetencer og mangler Ledelsessamarbejde på tværs Hvordan håndterer vi usikkerhed og uvished om Cura? Drøft følgende i ledergruppen: Hvordan kan vi bedst håndtere den usikkerhed og uvished eller mangel på interesse, der opstår undervejs? Hvad betyder det for vores ledelsesmæssige fokus? Er der brug for at afstemme jeres svar og budskaber i ledergruppen, så medarbejderne oplever, at I er på linje? For meget eller for lidt? Det er en ledelsesmæssig udfordring at finde den rette balance i kommunikationen, så der ikke tales så meget om Cura, at medarbejderne mister energien før implementeringen bliver helt konkret. Hvornår er det oplagt, at I kommunikerer om Cura? 14

15 15

16 Opgave i lederpakke 3 Hvilke kompetencer er vigtige at fokusere på for at implementere Cura og hvordan styrker vi dem? Hvad er det vigtigt at fokusere på hos jer? Hvordan har vi arbejdet med kompetencer, når vi er klar til Cura og FSlll? Hvad betyder det at være klædt på hos jer? Hvad er det væsentligt, at den enkelte forstår og ved om Cura og FSIII? Hvad kan vi, når vi er klar til Cura og FSIII? Hvad ved vi om medarbejdernes kompetencer, når vi er klar til Cura? 16

17 Pakke 2 og 3 Viden Opfriskning af velkendt viden om sundhedsfaglig dokumentation. Introduktion til Cura og FSIII 17

18 Eksempel - gode læringssituationer Når man ikke kommer på kursus ude i byen, kan det være en god idé at lave noget særligt omkring læringspakkerne hjemme på enheden. Erfaringer: Læringsteams behov for konkrete råd til at håndtere lærings-opgaven 18

19 Opgave i lederpakke 4 - Aspekter af faglig ledelse Spørgsmål om faglig ledelse: a) Hvilke muligheder giver de nye devices for jeres fremtidige dokumentationspraksis? b) Hvordan kan I bedst organisere arbejdet omkring den nye dokumentationsform og de nye devices? a) Hvordan forankrer I en ny praksis hos jer? 19

20 Pakke 4 åbnes 20

21 Læringspakke 4 Færdigheder E-læring om Cura og FSIII Tilstandsspillet 21

22 Opgave i lederpakke 5 - klar til spørgsmål? Før, under og efter Go Live vil medarbejderne ha spørgsmål til arbejdsgange og brugen af systemet. Det er en fordel på forhånd at gøre det klart, hvem der har ansvar for hvad i håndteringen af de mange spørgsmål, som vil dukke op. a) Hvilke spørgsmål forventer I vil opstå? Sæt jer eventuelt sammen i ledergruppen og brainstorm på de spørgsmål, I tror, medarbejderne vil stille. Tovholder Souschef b) Hvem skal medarbejderne stille deres spørgsmål til? Er der forskellige kontaktpersoner alt efter spørgsmålets indhold? (Fx om arbejdsgange, om anvendelse af systemet i konkrete sammenhænge )? Leder Kvalitetssygepl. Gr. leder c) Hvordan vil I formidle jeres opgavefordeling til medarbejderne? 22

23 Læringspakke 5 Færdigheder Øvelser i udd.miljø Om - dokumenter der går i dybden om FSIII, Cura, Sundhedsfaglig dokumentation 23

24 Lederpakke 6 - Overgang og kommunikation Der er nu cirka en uge, til vi skifter til Cura. Mange ledere og medarbejdere er dybt fokuseret på, at overgangen og konverteringen af data skal foregå så gnidningsfrit som muligt. Men hvad med medarbejderne, der skal varetage driftsopgaver i overgangsperioden? Er der taget tilstrækkeligt hånd om dem? Og får vi samlet godt nok op på de undtagelser og afvigelser, som vil komme? Overgangsperioden: Fra KOS2 til Cura KOS2 og Suiten lukkes Idriftsættelse af Cura Eventuelt. forberedelse til konverterings-periode Konverterings-periode: Midlertidige arbejdsgange Efterregistrering: Manuel konvertering 5. maj kl maj kl. 7 24

25 Pakke 6 mfl. Kompetencer Arbejdsgange, navigationssedler, mv. samlet og målgruppeopdelt på KK intra + Opfølgningsmøder med læringsorganisationen og særlige indsatser til enkelte målgrupper 25

26 Summepause 10 min Fx om ledelse: Hvordan ser i ledernes rolle i implementeringen? Eller om læring: Hvilke læringsformater og kompetencemål er relevante hos jer? 26

27 Det videre arbejde 27

28

29 Forventninger til læringskurven Typisk forventning til Implementerings- og læringskurven: Realitet: Go Live

30 Faserne efter go live fortsat implementering Stort behov for opfølgning: - Stormøder og opfølgningsmøder rettet mod specifikke målgruppe - Feedback på driftens oplevelser af fejl - Mails og anden skriftlig opsamling - Opdatering af arbejdsgange - Videre med opfølgning på AG og praksis - LIS og data ind i opfølgningen - Nye releases Fastholdelse (implementere i bund) Effekt-vurdering Videre fokus på anvendelse, funktionalitet, organisation, AG Sikre at Cura giver de planlagte gevinster Hypercare Sikre at vi arbejder på den måde som FSIII og Cura er beregnet til Sikre god start og håndtere frustrationer og problemer 8. maj 1. juli 2017 Juni oktober 2017 September april

31 Videre implementering skred og innovation Fremme innovation Validere og udbrede god praksis og opfindsomme arbejdsgange og anvendelser. Ensartet praksis. Hindre skred Opdage og korrigere skred/ikke korrekt anvendelse. Datadrevet arbejde med kvalitet. Fokus på ensartet praksis. 31

32 Tak for jeres tid 32