Datarapport. Analyse af annullationer af EU-udbud

Transkript

1 Datarapport Analyse af annullationer af EU-udbud 204

2 SIDE 2 KAPITEL INTRODUKTION Analyse af annullationer af EU-udbud - Datarapport Rapporten er udarbejdet af Rambøll Management Consulting for Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde Carl Jacobsens Vej Valby Tlf.: info@rops.dk Online ISBN Oktober 204

3 SIDE 3 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Indhold Kapitel Introduktion Formål og baggrund Kort om metode Læsevejledning... 4 Kapitel 2 Kortlægning af annulationer Kvantitativ analyse i TED-databasen Case om annullation: Miljøstyrelsens udbud af sekretariatsbistand Case om annullation: Vejen Kommunes udbud af vedligeholdelse af ventilation Case om annullation: Vejdirektoratets udbud af CE-certificerede autoværn Case om annullation: Amgros' udbud af antipsykotika Case om annullation: Bygningsstyrelsens udbud af it Case om annullation: Greve Kommunes udbud af OPS på vej- og parkområdet Case om annullation: Udbud af service på mekaniske ventilationsanlæg i Jysk Fællesindkøb Oversigt over angivne årsager og konsekvenser af annullationer Totalundersøgelse blandt ordregivere der har annulleret udbud i 202 og Kapitel 3 Metodeappendiks Desk research, eksplorative interview og hypotese-workshop Kvantitativ analyse og identifikation af cases i udbudsdatabase Kvalitative casestudier Kvantitativ totalsurvey Bilag Klagenævnets praksis vedr. annullation Bilag 2 Fritekstsvar fra kvantitativt totalsurvey... 58

4 SIDE 4 KAPITEL INTRODUKTION Kapitel Introduktion Dette er en datarapport, der indeholder resultaterne af en kortlægning, som Rambøll Management Consulting (Rambøll) har gennemført i 204 for Rådet for Offentlig-Privat Samarbejdes sekretariat (sekretariatet). Kortlægningen handler om offentlige ordregiveres annullationer af udbud.. Formål og baggrund Formålet med kortlægningen er at skabe et datagrundlag for, sekretariatet kan udarbejde en analyse om annullationer af udbud, som led i deres række af analyser om udbudskultur i Danmark. Behovet for dette analysearbejde skyldes, at man i dag ikke har tilstrækkelig solid og generaliserbar viden om annullationer. Derfor skal der konkret tilvejebringes viden om omfanget af annullationer. Endvidere skal der skabes viden om årsager og konsekvenser. Endelig skal der etableres viden om hvilke tiltag og initiativer, der kan understøtte at unødvendige annullationer undgås..2 Kort om metode Kortlægningen af annullationer består af en kvantitativ analyse af samtlige udbud med annullationer i TED-databasen i 202 og 203. Endvidere består den af syv kvalitative casestudier af annullationer, typisk baseret på tre interview med hhv. ordregiver og to tilbudsgivere. Med andre ord, godt 20 kvalitative interview. Endelig består den af en kvantitativ totalsurvey udsendt til alle kontaktpersoner på udbud med annullationer i 202 og 203. Der har været en klar arbejdsdeling mellem Rambøll og sekretariatet. Nemlig, at Rambøll har indsamlet et datagrundlag, som formidles via denne rapport, og som danner grundlag for, at sekretariatet kan prioritere og foretage dybdegående analyser af resultaterne, samt evt. viderebearbejde de indsamlede data. Imidlertid har Rambøll og sekretariatet haft et tæt samspil og dialog gennem arbejdet med kortlægningerne fra opstart til udarbejdelsen af datarapporten..3 Læsevejledning Rapporten er inddelt i følgende kapitler: Kapitel 2 formidler resultaterne af kortlægningen af annullationer. Mere konkret indeholder kapitlet først en gennemgang af resultaterne fra kvantitative analyser af samtlige annullationer, der er bekendtgjort i TED-databasen i 202 og 203. Derefter formidler kapitlet resultaterne fra de kvalitative casestudier om annullation via syv casebeskrivelser én for hver af de casestudier, der indgår i kortlægningen. Endeligt indeholder kapitlet en præsentation af svarfordelingerne på samtlige af de spørgsmål, som er udsendt via en survey til alle personer, der har bekendtgjort en annullation i 202 og 203. Kapitel 3 formidler rapportens metodiske design og overvejelser. Mere konkret gennemgås først brugen af desk research, eksplorative interview og hypoteseworkshop i forbindelse med kortlægningen. Dernæst redegøres der for de metodiske overvejelser bag kortlægningens

5 SIDE 5 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD kvantitative analyse i TED-databasen og de kvalitative casestudier af udbud, herunder også valg af cases. Slutteligt gennemgås udarbejdelsen, gennemførslen og afrapporteringen af det kvantitative totalsurvey blandt ansvarlige for udbud hos ordregivere. Bilag og 2 indeholder henholdsvis Rambølls gennemgang af alle klagesager om annullationer fra 996 til 203 og samtlige fritekstsvar fra den kvantitative totalsurvey.

6 SIDE 6 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER Kapitel 2 Kortlægning af annulationer 2. Kvantitativ analyse i TED-databasen I dette kapitel rapporteres en række deskriptive statistikker fra det datasæt, som Rambøll har etableret og kodet på baggrund af et totaludtræk fra TED-databasen over alle annullationer i 202 og 203. Metoden beskrives detaljeret i rapportens metodeappendiks. Først præsenteres en række frekvensanalyser fra de væsentligste variable i datasættet. Herefter rapporteres krydstabuleringer mellem årsager til annullation og forskellige database variable. Figur 2. Region (pct.) Region Hovedstaden 50 Region Syddanmark 8 Region Midtjylland 6 Region Sjælland 0 Region Nordjylland 6 N=878 Figur 2.2 Opgavetype (pct.) Varer 46 Tjenesteydelser 36 Bygge- og anlægsarbejde 8 N=878

7 SIDE 7 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Figur 2.3 Tildelingskriterium (pct.) Økonomisk mest fordelagtig 64 Laveste pris 23 Ikke oplyst 3 N=878 Figur 2.4 Årsager (pct.) Ændring af udbud 25 Mangel på konditionsmæssige eller forskriftsmæssige tilbud 7 Utilstrækkelig konkurrence 5 Ordregiver kan eller ønsker alligevel ikke at rekvirere ydelsen gennem privat Fejl i evalueringen 2 Teknisk annullering Ikke specificeret 29 pct. N=878 Figur 2.5 Ordregivertype (pct.) Kommune Statslig myndighed Forsyningsvirksomhed Offentlig virksomhed Region Uddannelsesinstitution Boligselskab Indkøbsfællesskab Regional myndighed Privat virksomhed Interesseorganisation N=878

8 SIDE 8 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER Figur 2.6 Årsager, fordelt på region (pct.) Region Syddanmark (N=58) Region Sjælland (N=89) Region Nordjylland (N=52) Region Midtjylland (N=44) Region Hovedstaden (N=435) Total (N=878) Fejl i evalueringen Mangel på konditionsmæssige eller forskriftsmæssige tilbud Ordregiver kan eller ønsker alligevel ikke at rekvirere ydelsen gennem privat udbud Teknisk annullering Utilstrækkelig konkurrence Ændring af udbud Figur 2.7 Årsager, fordelt på region (pct.) Region Syddanmark (N=58) Region Sjælland (N=89) Region Nordjylland (N=52) pct. 3 Region Midtjylland (N=44) Region Hovedstaden (N=435) Total (N=878) Fejl i evalueringen Mangel på konditionsmæssige eller forskriftsmæssige tilbud Ordregiver kan eller ønsker alligevel ikke at rekvirere ydelsen gennem privat udbud Teknisk annullering Utilstrækkelig konkurrence Ændring af udbud

9 SIDE 9 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Figur 2.8 Årsager, fordelt på opgavetype (pct.) Varer (N=405) Tjenesteydelser (N=33) Bygge- og anlægsarbejde (N=60) Total (N=878) Fejl i evalueringen Mangel på konditionsmæssige eller forskriftsmæssige tilbud Ordregiver kan eller ønsker alligevel ikke at rekvirere ydelsen gennem privat udbud Teknisk annullering Utilstrækkelig konkurrence Ændring af udbud Title Figur 2.9 Tildelingskriterium, fordelt på opgavetype (pct.) Varer (N=405) Tjenesteydelser (N=33) 9 7 Bygge- og anlægsarbejde (N=60) Total (N=878) Laveste pris Økonomisk mest fordelagtig Ikke oplyst 2.2 Case om annullation: Miljøstyrelsens udbud af sekretariatsbistand Introduktion Denne casebeskrivelse handler om annullationen af Miljøstyrelsens udbud af sekretariatsbistand til hhv. Partnerskabet for Offentlige Grønne Indkøb og Forum for Bæredygtige Indkøb på en toårig kontrakt med mulighed for forlængelse i op til 24 måneder. Grundlaget for casebeskrivelsen er tre gennemførte interview med hhv. den ansvarlige for udbuddet hos ordregiver, en repræsentant for ordregivers juridiske rådgiver og en tilbudsgiver, der blev prækvalificeret og deltog i udbuddet.

10 SIDE 0 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER De overordnede informationer om casen fremgår af nedenstående tabel: Tabel Kort om casen og gennemførte interview Udbudsbekendtgørelse Annullation 203/S Opgavetype Begrundelser for annullationerne Udbudsform Genudbud Modtagne prækvalifikationer Løbetid Tildelingskriterium Estimeret kontraktsum Danmark-København (Miljøstyrelsen): Virksomhed i forbindelse med administration, 203/S Tjenesteydelse Mangel på dokumentation af krav i udbudsdirektivets bilag X, som indeholder krav til elektronisk modtagelse af tilbud. Miljøstyrelsen tillod fremsendelse af tilbud via , men blev efterfølgende opmærksom på, at ministeriets mail systemer ikke opfylder de krav, der fremgår af udbudsdirektivets bilag X Prækvalifikation og begrænset udbud (EU-udbud) som blev annulleret og efterfulgt af et offentligt udbud Nej Ja 2 år (option om forlængelse 2 gange i op til 2 måneder) Økonomisk mest fordelagtigt kr. i kontraktperioden Tid Udbudt: /annulleret Interview Ansvarlig for ordregiver Juridisk rådgiver for ordregiver Tilbudsgiver, der var prækvalificeret og bød på opgaven, men som blev forbigået Line Bech, fuldmægtig, Miljøstyrelsen Rasmus Ploug, koncernindkøber, Naturstyrelsen Mathias Wulff Jensen, seniorkommunikationsrådgiver, Rostra Kommunikation Hændelsesforløbet I dette afsnit beskrives hændelsesforløbet for udbuddet og annullationen. Baggrund: Miljøministeriet har oprettet de to initiativer: Forum for Bæredygtige indkøb samt Partnerskabet for offentlige grønne indkøb med henblik på hhv. at fremme grønne indkøb i Danmark og fremme grøn omstilling via fælles forpligtende miljøkrav i indkøb. For at understøtte effekten af initiativerne udbød Miljøministeriet sekretariatsbistand. Ordregiver har gjort et grundigt forarbejde og har været i stand til at udarbejde et detaljeret, fyldestgørende og klart udbudsmateriale. Dog tillod ordregiver fremsendelse af tilbud via e- mail, men blev efterfølgende opmærksom på, at ministeriets mailsystemer ikke opfylder krav i udbudsdirektivets bilag X, hvilket medførte, at det blev annulleret, jf. beskrivelsen nedenfor. Udbudsmateriale: Under udarbejdelsen af udbudsmaterialet var der dialog med tilbudsgivere, ligesom der blev svaret på spørgsmål fra tilbudsgivere via . Man ønskede at sikre en høj kvalitet i tilbuddene og begrænse markedets ressourceforbrug på tilbuddet, bl.a. kontraktsummen taget i betragtning. Derfor gennemførtes en prækvalifikation, som seks tilbudsgivere søgte, og hvor fem af disse gik videre som prækvalificerede. Fire af de prækvalificerede valgte at indsende et tilbud. Tilbudsperiode: Tilbudsprocessen forløb helt efter planen og helt uden problemer frem til deadline for aflevering af tilbud. Ordregiver modtog tilbud fra prækvalificerede tilbudsgivere pr. . Et af tilbuddene indeholder en korrupt (fejlbehæftet) pdf-fil, der fylder 2 KB, og som ikke har noget meningsfyldt indhold. Det konkrete tilbud afvises derfor. Umiddelbart efter deadline og før tildeling argumenterer den pågældende leverandør for via sin advokat, at den baserede kommunikation i udbudsprocessen, samt indlevering af tilbud, strider mod udbudsdirektivets bilag X.

11 SIDE ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Annullation: Efter en grundig undersøgelse af systemet, samt, som følge af en analyse fra Kammeradvokaten, beslutter ordregiver at annullere udbuddet. Dette er bl.a. begrundet i, at alle de krav fx om fortrolighed i udbudsdirektivets bilag X, ikke kan dokumenteres via det eksisterende system. Endvidere bliver det besluttet, at sagen danner præcedens for hele Miljøministeriet, så Miljøministeriets udbudsrådgivning fremover vil fraråde ordregivere at anvende systemer til modtagelse af tilbud. Hurtigt kommunikerer ordregiver annullationen ud, ligesom man formidler, at opgaven genudbydes. Denne gang som offentligt udbud dvs. uden prækvalifikationen bl.a. på grund af det lave antal ansøgere sidst. I forhold til det tidligere udbud anvender man denne gang et elektronisk udbudssystem til indleveringen af tilbud. Der var desuden fokus på at lave så få ændringer som muligt i det samlede udbudsmateriale for at minimere arbejdsbyrden for tilbudsgiverne. Ordregiver vurderer, at annullationen kun har resulteret i små ekstraomkostninger, hvilket blandt andet skyldes de få ændringer i genudbudsmaterialet. Outcome: Syv leverandører valgte at indsende tilbud til genudbuddet, hvorved konkurrencen om opgaven fastholdtes. Samlet set anvendte ordregiver ekstra ressourcer på forløbet pga. genudbuddet, herunder lønsum til egne rådgivere, samt udgifter til Kammeradvokaten. Som følge af sagen arbejder man i Miljøministeriet på at gøre det elektroniske udbudssystem til standard i koncernen. Dels for at undgå lignende sager fremadrettet og dels for at være på forkant med, at det bliver lovpligtigt fra 206. Figuren nedenfor sammenfatter hændelsesforløbet omkring en tidslinje. Figur 2.0 Tidslinje Vurderinger fra Miljøstyrelsen (Ordregiver) Årsager til annullation: Som det fremgår af gennemgangen af hændelsesforløbet, kan den direkte årsag til annullationen konkluderes at være baseret kommunikation og indlevering af tilbud, som, i den konkrete sag, strider mod udbudsdirektivets bilag X. Hvis man ser

12 SIDE 2 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER bort fra andre uvæsentlige fejl og mangler, så vurderes kvaliteten af udbudsmaterialet at være høj, bl.a. som følge af god forberedelse og inddragelse af juridiske rådgivere i forarbejde og udarbejdelse af udbudsmateriale. Indirekte er årsagen, at en leverandør indleverede en korrupt fil med et tilbud, hvilket fik denne til at anmode om annullation af udbuddet. Hvis ikke der havde været problemer med e- mailløsningen, kan man ikke udelukke, at udbuddet ikke var blevet annulleret. Tabel Årsager til annullationen x Der var fejl i vores udbudsmateriale x Vi havde overtrådt udbudsreglerne Vi havde afgivet et kontrolbud, som vandt Vores kontrolberegning viste, at vi selv kunne løse opgave bedst Vi havde ikke (længere) bevilling til at indgå kontrakt Vi fandt ikke nogen af tilbuddene tilfredsstillende Priserne på de modtagne tilbud var for høje Vi fik behov for at foretage ændringer i opgaven efter offentliggørelse af udbudsmaterialet Ingen af tilbuddene var konditionsmæssige Der var for lidt konkurrence om opgaven Vores behov for at få løst den udbudte opgave var bortfaldet Vi ønskede en bestemt leverandør Konsekvenser ved annullationen: Først og fremmest har processen været ressourcekrævende for Miljøstyrelsen, ligesom den har været omkostningsfuld, bl.a. på grund af udgifter til Kammeradvokaten. Men dernæst har annullationen medført, at man ikke længere anvender e- mailbaseret modtagelse af tilbud i koncernen. Derimod indfases en elektronisk portal som standard. Selvom Miljøstyrelsen oplever, at processen har ført til ekstra ressourceforbrug for en række tilbudsgivere, så er vurderingen, at den ikke har ført til mistillid eller andet i markedet, som kan have negative konsekvenser fremadrettet for konkurrencen og kvaliteten etc. på ordregiverens udbud. Vurderingen bygger bl.a. på, at man oplever at have offentliggjort et gennemarbejdet udbudsmateriale af høj kvalitet og have haft en rigtig god dialog med tilbudsgiverne undervejs, ligesom man udarbejdede en juridisk redegørelse til tilbudsgiverne efter tildelingen. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som ordregiver ekstra omkostninger x Løsningen af den udbudte opgave bliver forsinket x Tilbudsgiverne får ekstra omkostninger Vi bidrager til at skabe mistillid i markedet Konkurrencen om vores efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Forslag til initiativer: Sagen kommer til at danne præcedens fremadrettet for Miljøministeriet, da Miljøministeriets udbudsrådgivning fremadrettet fraråder brug af systemer til EU udbud. Fremover indfases brug af elektroniske udbudssystemer. Det bemærkes, at den juridiske rådgiver ikke oplever ret mange annullationer, så problemets omfang vurderes at være begrænset. Vurderinger fra Naturstyrelsen (juridisk rådgiver for ordregiver) Konsekvenser ved annullation: Rasmus Ploug, som er koncernindkøber i Naturstyrelsen, fungerer som ordregivers juridiske rådgiver under udbudsprocessen. Han vurderer, at annullatio-

13 SIDE 3 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD nen fremskyndede implementeringen af håndtering af tilbud via elektronisk portal. Endvidere vurderer han, at det har medført et ekstra ressourceforbrug, for såvel ordregiver som for ham, ligesom der har været udgifter forbundet med anvendelse af Kammeradvokaten. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som tilbudsgiver ekstra omkostninger Der skabes mistillid i markedet Konkurrencen på efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Lavere kvalitet i fremtidige tilbud Forslag til initiativer: Han har ingen forslag ud over at tilpasse sig kravet om elektronisk portal for tilbud. Det bemærkes, at den juridiske rådgiver ikke oplever ret mange annullationer, så problemets omfang vurderes at være begrænset. Vurderinger fra Rostra Kommunikation, som blev forbigået (Tilbudsgiver) Den private tilbudsgiver Rostra Kommunikation udtrykker ærgrelse over annullationen, fordi den øgede deres transaktionsomkostninger og rykkede grundlæggende ved konkurrencesituationen i kraft af en ny udbudsform, nye konkurrenter, der kom ind i billedet, og en ny tidsfrist til fordel for de konkurrenter, som havde brug for ekstra tid. Rostra Kommunikation overvejede at klage over processen, da man vurderer at have haft en god chance for at vinde det oprindelige udbud, hvis ikke det var blevet annulleret. Imidlertid havde de en god dialog med ordregiveren og oplevede, at ordregiveren tilstræbte at opnå så god og fair en proces som muligt for alle parter. Konsekvenser ved annullation: Potentielt mistede Rostra Kommunikation opgaven på grund af annullationen. Endvidere havde de betydelige omkostninger forbundet med at tilpasse og uploade sit tilbudsmateriale, og med at analysere genudbuddet, da genudbuddet som offentligt udbud forandrede konkurrencesituationen. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som tilbudsgiver ekstra omkostninger Der skabes mistillid i markedet Konkurrencen på efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Lavere kvalitet i fremtidige tilbud Forslag til initiativer: Viden om risikoen ved modtagelse af tilbud pr. bør udbredes til hele den offentlige sektor. Bl.a. fordi tilbudsgiveren er bekendt med, at andre styrelser p.t. kører udbudsforretninger, hvor tilbud skal indleveres pr. , og som derfor risikerer et lignende forløb. Endvidere udtrykker Rostra Kommunikation håb om, at tilbudsgivere, af egen drift, vil spille en aktiv rolle i at hjælpe myndigheder med at undgå fejl, der kan føre til annullationer. Eksempelvis ved at tage kontakt til myndigheder, der er i færd med at udarbejde udbud med e- mailbaseret modtagelse af tilbud, og som derfor eksponerer sig for risiko. Sammenfatning Annullationer påfører typisk involverede parter et ekstra ressourceforbrug. Det gør sig også gældende i denne annullationsproces. Imidlertid vurderes ordregiver at have minimeret negative konsekvenser ved at lave en analyse og vælge annullation, som den løsning på e- mailtilbuddene, med færreste negative konsekvenser. Billedet understøttes af, at den interviewede leverandør, som på den ene side oplever evt. at have tabt pga., at flere tilbud kom i

14 SIDE 4 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER spil, men som på den anden side anerkender ordregiverens forberedende arbejde med udbudsmaterialet, inddragelse af leverandører og forsøg på at minimere skaderne. Konkluderende bemærkes, at den væsentligste konsekvens af annullationen er af mere generel karakter. Nemlig, at man i Miljøministeriet ønsker at gøre en elektronisk platform for levering af tilbud til standard. Dels for at imødegå lignende tilfælde fremadrettet. Dels for i god tid at implementere, hvad der bliver lovpligtigt fra Case om annullation: Vejen Kommunes udbud af vedligeholdelse af ventilation Introduktion Denne casebeskrivelse handler om tre annullationer i forbindelse med Vejen Kommunes udbud af servicering og vedligeholdelse af ventilationsanlæg på en treårig kontrakt. Grundlaget for casebeskrivelsen er tre gennemførte interview med hhv. ordregivers ansvarlige medarbejder for udbuddet, en repræsentant for den tilbudsgiver, som endeligt blev tildelt opgaven, og en repræsentant for en tilbudsgiver, som undervejs blev tildelt opgaven, men efterfølgende blev forbigået, da udbuddet blev annulleret. De overordnede informationer om casen fremgår af nedenstående tabel: Tabel Kort om casen og gennemførte interview Udbudsbekendtgørelse Danmark-Vejen: Installation af ventilations- og klimaanlæg, 203/s Annullation 203/S Opgavetype Varekøb Fejl i udbudsmaterialet og manglende konkurrence (. annullation), Begrundelser for annullationerne manglende konditionsmæssige tilbud (2. annullation), fejl i udbudsmaterialet (3. annullation) Genudbud Nej Udbudsform Offentligt udbud Modtagne prækvalifikationer Nej Løbetid Tildelingskriterium Estimeret kontraktsum 3 år (option om forlængelse i op til 2 måneder) Laveste pris kr. p.a., svarende til,35-,8 mio. kr. i kontraktperioden Tid Udbudt: /annulleret Ansvarlig for ordregiver Stine Crafack, indkøbskoordinator, Vejen Kommune Tilbudsgiver, som kommunen endeligt indgik kontrakt med Ole Munk Jensen, regionschef, Wicotec Kirkebjerg A/S Tilbudsgiver 2, der vandt genudbud, som blev annulleret og genudbudt Thomas Hansen, afdelingsleder, Brøndum A/S igen Interview

15 SIDE 5 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Hændelsesforløbet I dette afsnit beskrives hændelsesforløbet for udbuddet og annullationen. Baggrund: Vejen Kommune udbød i 203 servicering og vedligeholdelse af alle kommunens ventilationsanlæg, dvs. et større antal installationer fordelt på mange lokaliteter. Konkret omfattede udbuddet årligt eftersyn samt filterskiftning, i overensstemmelse med systematikken og indholdet i vejledningen fra VENT, jf. Teknologisk Instituts beskrivelser. Alt i alt var der tale om et omfattende udbud. Der manglede overblik over hvilke ventilationsanlæg, der var installeret på kommunens lokaliteter, endvidere manglede der overblik over kontrakterne for tilsyn, vedligeholdelse og filterskift med en række forskellige tilbudsgivere. Dette mønster stammede bl.a. fra forskellige praksisser blandt de sammenlagte kommuner. Derfor besluttede man i sommeren 202, at udbyde al ventilationsservice under én samlet rammekontrakt. I det forberedende arbejde, forud for udbuddet, havde man begrænset inddragelse af tekniske eksperter. Udbudsmateriale, tilbudsperiode og annullationer: Som det fremgår af tidslinjen for den samlede proces, blev udbuddet annulleret og genudbudt tre gange. I første omgang modtog Vejen Kommune syv tilbud, men måtte annullere pga. manglende konkurrence. Det skyldes, at der kun var ét konditionsmæssigt tilbud ud af de syv indkomne tilbud. Herefter blev opgaven genudbudt første gang. Denne gang indkom otte tilbud, men udbuddet blev annulleret anden gang, fordi ingen af tilbuddene denne gang var konditionsmæssige, hvilket skyldes fejl i forbindelse med tro- og loveerklæring, forsikring og manglende fremsendelse af dokumentation. Derpå blev opgaven genudbudt anden gang, hvorefter kommunen modtog seks konditionsmæssige tilbud og tildelte opgaven til Brøndum A/S pga. laveste pris. Imidlertid blev udbuddet annulleret tredje gang pga. fejl i udbudsmaterialet. Baggrunden var, at Wicotec Kirkebjerg A/S gjorde indsigelse mod, at de var fravalgt, med begrundelse om at de ikke kunne dokumentere medlemskab af ventilationsforeningen VENT, der akkrediterer, at man arbejder i overensstemmelse med retningslinjer fra Teknologisk Institut. Endelig blev opgaven genudbudt tredje gang. Denne gang modtog man seks konditionsmæssige tilbud og tildelte opgaven til Wicotec Kirkebjerg A/S, som nu var billigere end Brøndum A/S Ordregiver vurderer, at deres ressourceomkostninger i forbindelse med annullationerne har været små. Til gengæld vurderer de, at omkostningerne har været højere for tilbudsgiverne. Outcome: Kommunen indgik kontrakt med Wicotec Kirkebjerg A/S og opnåede at samle alle kontrakter vedr. ventilationsanlæg hos én tilbudsgiver, som man ønskede. Der er ikke grundlag for at vurdere, om man har opnået besparelser. Dels pga. fraværet af overblik over tilbudsgivere og kontrakter i den indledende fase. Dels fordi der er tale om en rammekontrakt, hvor forbruget til en vis grad bestemmes af behov. Der blev ikke indgivet klager til kommunen over forløbet i det tredje genudbud, hvor Wicotec Kirkebjerg A/S vandt ordren. Imidlertid er der søgt og givet aktindsigt i sagerne, ligesom der var debat om sagen i brancheorganisationen for ventilationsfirmaer. Kommunen var i dialog med de fem tilbudsgivere, som blev forbigået.

16 SIDE 6 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER Figuren nedenfor sammenfatter hændelsesforløbet omkring en tidslinje. Figur 2. Tidslinje Vurderinger fra Vejen Kommune (ordregiver) Årsager til annullation: Som det fremgår af gennemgangen af hændelsesforløbet, har der været en række forskellige årsager til, at udbuddet blev annulleret i tre omgange. Men den bagvedliggende årsag til fejl i udbudsmaterialet kan skyldes den begrænsede inddragelse af eksperter og fraværet af dialog med tilbudsgivere forud for udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Tabel Årsager til annullationen x Der var fejl i vores udbudsmateriale Vi havde overtrådt udbudsreglerne Vi havde afgivet et kontrolbud som vandt Vores kontrolberegning viste, at vi selv kunne løse opgave bedst Vi havde ikke (længere) bevilling til at indgå kontrakt Vi fandt ikke nogen af tilbuddene tilfredsstillende Priserne på de modtagne tilbud var for høje Vi fik behov for at foretage ændringer i opgaven efter offentliggørelse af udbudsmaterialet x Ingen af tilbuddene var konditionsmæssige x Der var for lidt konkurrence om opgaven Vores behov for at få løst den udbudte opgave var bortfaldet Vi ønskede en bestemt leverandør Konsekvenser ved annullationen: De tre genudbud og de tre annullationer har forlænget udbudsprocessen væsentligt, hvilket har resulteret i en forsinket kontraktindgåelse og drift. Endvidere har det, for alle involverede parter, været ressourcekrævende. Vejen Kommune anfører, at tilbudsgiverne har givet udtryk for frustration, selvom ingen valgte at indgive klage

17 SIDE 7 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD i forbindelse med det tredje og endelige genudbud. Men man vurderer ikke, at processen vil få konsekvenser for konkurrencen eller engagementet i forbindelse med fremtidige udbud i Vejen Kommune. Dog har man opnået det, man gerne ville nemlig at samle de mange forskellige kontrakter i én kontrakt under én tilbudsgiver. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som ordregiver ekstra omkostninger x Løsningen af den udbudte opgave bliver forsinket x Tilbudsgiverne får ekstra omkostninger x Vi bidrager til at skabe mistillid i markedet Konkurrencen om vores efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Forslag til initiativer: Vejen Kommune foreslår, at man fremadrettet gør det til standard at have en indledende dialog med tilbudsgivere og hvis det giver mening inddrager tekniske eksperter. Dette gøres for at tilvejebringe et tilstrækkeligt grundlag for at udarbejde udbudsmateriale og derved begrænse risikoen for fejl, som kan generere annullationer. I forhold til egen rolle under udbudsprocessen vurderes det, at man selv kunne have forberedt sagen bedre, ligesom man kunne have vurderet, om man virkelig var nødt til at annullere det første udbud, hvor kun en tilbudsgiver var konditionsmæssig. I tilbageblik ville det nemlig have været hensigtsmæssigt, at vælge denne tilbudsgiver, med henblik på at spare alle parter for en lang og ressourcekrævende proces. Vurderinger fra Wicotec Kirkebjerg A/S, som fik kontrakten (tilbudsgiver) Konsekvenser ved annullation: For Wicotec Kirkebjerg A/S har forløbet kostet en del ressourcer i forbindelse med at indgive tilbud fire gange, samt behandling af indsigelsen vedrørende manglende konditionsmæssighed i forhold til dokumentation af medlemskabet af VENTordningen (branchestandard). De skønner, at forløbet har kostet dem tre ugers arbejde. Endvidere har processen givet planlægningsmæssige udfordringer, fordi man over en længere periode ikke har vidst, om man ville få kontrakten. På trods af det langstrakte forløb, ressourceforbruget og koordinations vanskeligheder er Wicotec Kirkebjerg A/S tilfreds med forløbet og oplever at have modtaget en fair behandling fra kommunen. Wicotec Kirkebjerg A/S vurderer endvidere ikke, at processen har bidraget negativt til oplevelsen af ordregiver i markedet, herunder vurderes processen ikke at afholde tilbudsgivere fra at byde ind på lignende udbud fremadrettet, dvs. tekniske udbud med lignende uklarheder, som nærværende udbud. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som tilbudsgiver ekstra omkostninger Der skabes mistillid i markedet Konkurrencen på efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Lavere kvalitet i fremtidige tilbud Forslag til initiativer: Wicotec Kirkebjerg A/S foreslår, at man gennemfører dialogmøder med mulighed for at udveksle kommentarer og spørgsmål med henblik på, at ordregivers grundlag for at udarbejde et solidt udbudsmateriale styrkes.

18 SIDE 8 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER Endvidere foreslås, at ordregivere tillægger sig en mindre restriktiv fortolkning af uklarheder som eksempelvis deres dokumentationsgrundlag for medlemskab af VENT. I dette tilfælde kunne kommunen nemlig have valgt at henføre uklarhederne til 'mindre fejl og mangler', som kan berigtiges. Derved ville kommunen have kunnet indgå kontrakt med Wicotec Kirkebjerg A/S, frem for at have afvist tilbuddet. Det ville have sparet ressourcer for alle involverede parter. Endelig foreslås en erfaringsopsamling og derpå udarbejdelse af en standardmodel for kommunernes udbud, således at man får en mere effektiv udbudsproces, samt mere homogen vurdering af udbud på tværs af kommuner. Eksempelvis opleves andre kommuner mere tilbøjelige til at kategorisere uklarheder i tilbud som 'mindre fejl og mangler'. Vurderinger fra Brøndum A/S, som kommunen oprindeligt indgik kontrakt med (tilbudsgiver 2) Brøndum A/S vurderer, at der generelt er for mange ikke-konditionsmæssige tilbud, hvilket såvel handler om, at ordregivere laver uklare udbudsmaterialer, såvel som kvaliteten ofte ikke er tilstrækkelig høj i tilbudsgivernes tilbud. I forhold til det konkrete tilbud var der primært tale om det første. Endvidere oplever Brøndum A/S sig ikke retfærdigt behandlet, fordi man havde udarbejdet et tilbud, der havde vundet på den laveste pris, men som man alligevel blev forbigået på pris, efter udbuddet blev annulleret og genudbudt efter tilbudsgiverens priser var blevet offentligt kendte. Konsekvenser ved annullation: Først og fremmest oplever tilbudsgiveren, at man mistede en opgave pga. en unødig annullation for Wicotec Kirkebjerg A/S, der gjorde indvendinger havde ikke dokumenteret sit medlemskab af VENT, som beskrevet i udbudsmaterialet. Dernæst var det meget ressourcekrævende at udarbejde de gentagne tilbud. Bl.a. fordi der var rigtig mange forskellige installationer på forskellige lokaliteter, der skulle beregnes pris på. De skønner, at annullationerne har kostet dem 65 arbejdstimer (ca kr.). Endvidere var det ressourcekrævende at have en sag kørende i så lang tid, hvor man også skulle forholde sig til en potentiel opgave, der ville kræve ressourcer. Muligvis kan forløbet begrænse Brøndums A/S lyst til at byde ind på lignende opgaver hos den pågældende ordregiver. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som tilbudsgiver ekstra omkostninger x Der skabes mistillid i markedet Konkurrencen på efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Lavere kvalitet i fremtidige tilbud Forslag til initiativer: Ordregivere bør være mere grundige i deres forarbejde forud for udbuddet. Endvidere vurderes, at man i forhold til den første annullation, pga. manglende konkurrence og fejl i udbudsmaterialet, burde have undersøgt mere grundigt, om ikke man kunne have fravalgt at annullere. Det ville nemlig have sparet alle parter for en del ressourcer. Sammenfatning Udbudsprocessen er karakteristisk, fordi den indeholder hele tre annullationer og tre genudbud. Med andre ord, har det tre gange i træk ikke været muligt at udarbejde et klart udbudsmateriale, som har afstedkommet konditionsmæssige tilbud. Alle parter vurderer derfor, at processen har været for langstrakt og bekostelig. Leverandørerne vurderer, at annullationen muligvis kunne have været undgået med indledningsvis mere dialog mellem ordregiver og

19 SIDE 9 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD tilbudsgivere, samt eventuel inddragelse af tekniske eksperter. Herved ville alle parter kunne have sparet væsentlige ressourcer. Til gengæld er der divergens mellem aktørernes oplevelse af, hvorvidt processen har været retfærdig. Ordregiveren forholder sig ikke direkte til emnet, mens den vindende tilbudsgiver vurderer, at man har fået en fair behandling på trods af den langstrakte udbudsproces. Den interviewede af de forbigåede tilbudsgivere oplever derimod ikke, at man har modtaget en fair behandling undervejs. 2.4 Case om annullation: Vejdirektoratets udbud af CE-certificerede autoværn Introduktion Denne casebeskrivelse handler om annullationen af Vejdirektoratets udbud i 203 af en entreprise om opsætning af autoværn på Næstved Omfartsvej. Ordregiver oplyser, at udbuddet omhandler en offentlig kontrakt på mellem 2 og 4 mio. kr. over en periode på 2 år og 4 måneder. Grundlaget for casebeskrivelsen er tre interview med hhv. den ansvarlige for udbuddet hos ordregiver og to tilbudsgivere. De overordnede informationer om casen fremgår af nedenstående tabel. Tabel Kort om casen og gennemførte interview Danmark-Hedehusene (Vejdirektoratet): Materialer til bygge- Udbudsbekendtgørelse og anlægsarbejder og hermed beslægtede varer, 203/S Annullation 203/S Opgavetype Varekøb Begrundelser for annullationerne Ingen konditionsmæssige tilbud Genudbud Nej Udbudsform Offentligt udbud Løbetid 2 år og 4 måneder Tildelingskriterium Økonomisk mest fordelagtigt Estimeret kontraktsum 3, mio. kr. i kontraktperioden Tid Udbudt: /annulleret Interview Ansvarlig for udbuddet hos ordregiver Tilbudsgiver Tilbudsgiver 2 Charlotte Togsværd von Scholten, sagsbehandler, Vejdirektoratet Claus Glanz, direktør, Nord Profil A/S Gudmundur Gudjonsson, Ibo Handel og Industri A/S Hændelsesforløbet I dette afsnit beskrives hændelsesforløbet for udbuddet og annullationen. Baggrund: I forbindelse med anlægsarbejdet på Næstved Omfartsvej, som er opdelt i 5 anlægsentrepriser, skal der opsættes CE-mærket autoværn i bestemte styrkeklasser, som EUreglerne foreskriver det. Med henblik på at få samme autoværn på hele strækningen, med et arkitektonisk acceptabelt udseende, blev leverancen af autoværn, der kunne honorere EUkravene og de relativt skrappe æstetiske krav, som noget nyt, sendt i udbud. Tidligere har Vejdirektoratet opereret med egne standarder for autoværn, men nu ønskes området harmoniseret og kravet om CE-mærkning implementeret, som gerne skulle give større konkurrence, idet der vil være flere leverandører. Samtidigt ønsker Vejdirektoratet ikke at afvige væsentligt fra egne designkrav. Det skal forstås således, at autoværnene skal ligne hinanden mere, samt sikre en høj æstetik (mere enkel og retlinet, med konstruktion og fleksibilitet, der lever op til styrke og udbøjningskrav). Dette styres gennem meget nøjagtig specifikation.

20 SIDE 20 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER Udbudsmateriale: Konkret omfattede entreprisen leverance af autoværn til en værdi af ca. 2-4 mio. kr., som blev udbudt som offentligt udbud. Udvalgskriteriet var pris, med et meget højt detaljeringsniveau i udbuddets beskrivelse af leverancen. Tidligere har Vejdirektoratet opereret med egne standarder for autoværn, men nu ønskes området harmoniseret til en CEstandard, som gerne skulle give større konkurrence, idet der vil være flere tilbudsgivere. Samtidig ønsker Vejdirektoratet, at autoværnene kommer til at ligne hinanden mere, og at de får en højere æstetik (mere spinkel, men stærk konstruktion). Dette styres gennem meget nøjagtig specifikation. I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet foretog Vejdirektoratet en kontrolberegning på grundlag af listepriser for forskellige typer autoværn. Der pågik ingen dialog mellem ordregiver og tilbudsgivere om udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Tilbudsperiode: Ordregiver modtog fire tilbud, som alle var ikke-konditionsmæssige, dels fordi deres tilbudte leverance af autoværn ikke levede op til særlige krav om bl.a. ensartethed for den del af autoværnet, der skulle monteres på en bro, dels fordi alle tilbud havde mangler ift. dokumentation af tidligere års omsætning tilbudsgiverne havde generelt en lavere omsætning end antaget i udbudsmaterialet. Annullation: Ordregiver var under tidspres for at skabe en løsning, så vejbyggeriet kunne bringes til ende. Derfor besluttede man hurtigt at annullere udbuddet og genudbyde. Fordi ingen tilbudsgivere havde kunnet honorere de ovennævnte krav, lempede ordregiver kravene til autoværn på bro, samt kravene til omsætning. Outcome: Man modtog to tilbud, hvoraf kun et var konditionsmæssigt. Derfor vandt det konditionsmæssige tilbud opgaven og indgik kontrakt om leverance af autoværn for 3, mio. kr. Fra den tilbudsgiver, der ikke vandt opgaven, blev der indgivet en klage til Vejdirektoratet om, at udbudsmaterialet skulle have været for uklart og dermed åbnede op for den tilbudte løsning (som Vejdirektoratet altså fandt ikke konditionsmæssig). Klagen fik dog ingen yderligere konsekvenser. Figuren nedenfor sammenfatter hændelsesforløbet omkring en tidslinje. Figur 2.2 Tidslinje

21 SIDE 2 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Vurderinger fra Vejdirektoratet (ordregiver) Årsager til annullation: Den primære årsag til annullationen er, at ingen af de fire tilbud var konditionsmæssige ift. kravene til de CE-mærkede autoværn. Endvidere kunne ingen af de fire tilbud honorere den dokumentation, som blev efterspurgt ift. omsætning. Den indirekte årsag var, at kravene til autoværnene og omsætning var for skrappe. Tabel Årsager til annullationen Der var fejl i vores udbudsmateriale Vi havde overtrådt udbudsreglerne Vi havde afgivet et kontrolbud som vandt Vores kontrolberegning viste, at vi selv kunne løse opgave bedst Vi havde ikke (længere) bevilling til at indgå kontrakt Vi fandt ikke nogen af tilbuddene tilfredsstillende Priserne på de modtagne tilbud var for høje Vi fik behov for at foretage ændringer i opgaven efter offentliggørelse af udbudsmaterialet x Ingen af tilbuddene var konditionsmæssige x Der var for lidt konkurrence om opgaven Vores behov for at få løst den udbudte opgave var bortfaldet Vi ønskede en bestemt leverandør Konsekvenser ved annullationen: Den væsentligste konsekvens var, at byggeriets stramme tidsplan blev sat under pres. Endvidere var det ressourcekrævende for alle parter. Endelig blev tilbudsgivernes priser offentligt kendte efter den første udbudsrunde. Det kan have reduceret motivationen for at deltage og dermed også konkurrencen. I hvert fald blev feltet af tilbudsgivere reduceret fra fire til to efter annullationen og genudbuddet. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som ordregiver ekstra omkostninger x Løsningen af den udbudte opgave bliver forsinket x Tilbudsgiverne får ekstra omkostninger Vi bidrager til at skabe mistillid i markedet Konkurrencen om vores efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Forslag til initiativer: Som ordregiver er man tilbageholdende med at have dialog med tilbudsgiverne. Men i den konkrete sag, kunne en dialog måske have bidraget til, at man havde kunnet fastsætte nogle krav i udbudsmaterialet, som rent faktisk kunne efterleves. Vurderinger fra Nord Profil A/S (tilbudsgiver ) Konsekvenser ved annullation: Normalt er det en hovedentreprenør (fx NCC eller MTHøjgaard), som tager sig af kontakten til det offentlige og medfølgende papirarbejde. De byder derfor normalt på opgaven hos hovedentreprenøren de byder således normalt på offentlige udbud. Desuden udbydes montage og leverance af autoværn normalt i én kontrakt. Nord Profil A/S vurderer, at der i praksis ikke var nogen af de tilbudsgivere, de normalt konkurrerer med, som ville kunne levere den type autoværn, som i første omgang var udbudt. Samtidig var udbudsmaterialet uklart i forhold til, hvornår CE-godkendelserne skulle foreligge. Den tilbudsgiver, som vandt, havde således ikke CE-godkendelse på alle de forskellige typer af autoværn, som var omfattet af udbuddet. Nord Profil A/S følte sig derfor lidt uretfær-

22 SIDE 22 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER digt behandlet, idet de undlod at byde på genudbuddet, hvor de på tilbudstidspunktet ikke havde de nødvendige CE-godkendelser. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som tilbudsgiver ekstra omkostninger Der skabes mistillid i markedet Konkurrencen på efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Lavere kvalitet i fremtidige tilbud Forslag til initiativer: Nord Profil A/S anbefaler, at ordregiver bruger mere tid på at sætte sig ind de tekniske muligheder, inden udbuddet udsendes. Dette kunne fx ske gennem en struktureret dialog med markedet forud for udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Vurderinger fra Ibo Handel og Industri A/S (tilbudsgiver 2) Konsekvenser ved annullation: Ibo Handel og Industri A/S er ikke specialiseret i salg af autoværn, men fordi de tidligere har arbejdet sammen med Vejdirektoratet, afgav de bud på opgaven, selvom de ikke har stor viden om autoværn. Det var dog relativt simpelt at finde ud af, at de ikke kunne levere det ønskede. De forsøgte alligevel at byde, selvom de var klar over, at tilbuddet strengt taget var ukonditionsmæssigt. De vurderede dog, at der var tale om bagateller, som de håbede, man kunne drøfte og løse efterfølgende. Det er tilbudsgiverens vurdering, at Vejdirektoratets specifikationer var for strenge, hvilket han mener understøttes af, at ingen kunne levere konditionsmæssige tilbud. I genudbuddet følte de ikke, at de havde nok tid til at sammensætte et konkurrencedygtigt tilbud. De har sammenlagt brugt en lille uge på at udarbejde tilbuddet. De har lært noget om offentlige udbud, og næste gang de byder, vil de gennemlæse alle specifikationer meget mere præcist. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som tilbudsgiver ekstra omkostninger Der skabes mistillid i markedet Konkurrencen på efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationeraf udbud har ikke nogen konsekvenser Lavere kvalitet i fremtidige tilbud Forslag til initiativer: Ibo Handel og Industri A/S synes, at Vejdirektoratet/reglerne skulle åbne for, at man kunne diskutere flere ting, idet det ville give en mere effektiv og smidig proces. Der bør særligt kunne tages en dialog om bittesmå overtrædelser, så tilbudsgiverne kan rette ind, uden at hele udbuddet skal annulleres. Sammenfatning Der er tale om en ny praksis, hvor både ordregiver og tilbudsgivere skal forholde sig til noget nyt. I forhold til ordregiver angiver alle interviewede (inkl. ordregiver selv), at de burde have undersøgt markedet bedre inden udbuddet. På den måde, havde man undgået at udbyde noget, som markedet ikke kunne levere og stille krav, som tilbudsgiverne ikke kunne overholde. På den anden side var det dog en klar målsætning at starte på en ny praksis med mere ensartede og CE-godkendte autoværn, så der var behov for en ændring. Alle er enige om, at en øget dialog med markedet, forud for udarbejdelsen af udbudsmaterialet, kunne have sparet tid og ressourcer.

23 SIDE 23 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Begge tilbudsgivere angiver med deres begrænsede erfaringer med offentlige udbud af indkøb af autoværn, at udbudsreglerne eller Vejdirektoratets fortolkning var unødig forsigtig, hvilket påvirkede effektiviteten og ressourceforbruget for alle parter negativt. 2.5 Case om annullation: Amgros' udbud af antipsykotika Introduktion Denne casebeskrivelse handler om Amgros annullation af udbud af rammeaftale om levering af antipsykotika til sygehusapotekerne. De overordnede informationer om casen fremgår af nedenstående tabel. Tabel Kort om casen og gennemførte interview Udbudsbekendtgørelse Danmark-København: Lægemidler 203/S Annullation 203/S Opgavetype Varekøb Begrundelse for annullationen Ingen af tilbuddene var konditionsmæssige Genudbud Nej Udbudsform Begrænset udbud Løbetid år option på 2x år Tildelingskriterium Laveste pris Estimeret kontraktsum 8,8 mio. kr. Tid Udbudt: /annulleret Interview Ansvarlig for ordregiver Helle Pasgaard Rommelhoff, Amgros I/S Tilbudsgiver Stine Grønnegard Christensen, Orifarm A/S, Tilbudsgiver 2 David Nistrup Madsen, Paranova A/S Hændelsesforløbet I dette afsnit beskrives hændelsesforløbet for udbuddet og annullationen. Baggrund: Amgros er regionernes indkøbscentral for lægemidler. Amgros er sat i verden for at skabe stordriftsfordele og administrative besparelser, ved at samle indkøbet af lægemidler ét sted. Dette udbud handlede om indkøb af såkaldt antipsykotika, dvs. medicin til behandling af skizofreni. Processen startede med, at der blev udarbejdet en ny psykiatrifaglig vejledning for medicinsk behandling af psykotiske tilstande. Denne vejledning blev herefter godkendt af Rådet for Anvendelse af Dyr Sygehusmedicin (RADS). Udbudsmaterialet: Amgros indledte på den baggrund udarbejdelsen af udbudsmaterialet for en rammeaftale med forskellige lægemidler (forskellige aktive stoffer). Der var ikke kontakt mellem Amgros og tilbudsgiverne før udarbejdelsen. Udbudsmaterialet var, i store træk, standardmateriale, som har været brugt i en række tidligere udbud af medicin. Et nyt krav i udbudsmaterialet var, at prisen for lægemidlet, i alle styrkerne, skulle være fastsat således, at pris pr. enhed var den samme for alle angivne styrker udbudt under samme udbudsnummer. Dette skete for at gøre priserne sammenlignelige på tværs af lægemidler. Tilbudsperiode: Tilbuddene skulle afgives i Amgros elektroniske udbudssystem. Der meldes således en lang række af forskellige priser inden for hvert lægemiddel, som skal kunne sammenlignes. Der var 8-0 tilbudsgivere, som bød på udbuddet.

24 SIDE 24 KAPITEL 2 KORTLÆGNING AF ANNULATIONER Der var ingen af tilbuddene, som opfyldte kravet om, at prisen for lægemidlet i alle styrkerne skulle være fastsat således, at pris pr. enhed var den samme for alle angivne styrker udbudt under samme udbudsnummer. Hvilket gjorde alle tilbuddene ukonditionsmæssige. Samtidigt var der også en del af tilbuddene, hvor der ikke var meldt priser ind i alle de ønskede pris/mængde-kategorier. Annullation: Da alle tilbuddene var enten ukonditionsmæssige eller der ikke var modtaget tilbud, fandt Amgros det mest hensigtsmæssigt, at annullere udbuddet med henblik på snarligt genudbud. Outcome: Annullationen medførte en forsinkelse af processerne op til kontraktstart på ca. tre måneder, samt let forøgede omkostninger for både ordregiver og tilbudsgivere. Ud over annullationen i TED, kontaktede ordregiver samtlige tilbudsgivere skriftligt og orienterede om årsagen til annullationen. I det efterfølgende genudbud forsøgte ordregiver at præcisere skriftligt yderligere, hvordan priserne skulle afgives. I genudbuddet fik ordregiver seks konditionsmæssige tilbud. Figuren nedenfor sammenfatter hændelsesforløbet omkring en tidslinje. Figur 2.3 Tidslinje Vurderinger fra Amgros (ordregiver) Årsager til annullation: Amgros angiver, at ingen af tilbuddene var konditionsmæssige, hvilket ledte til annullationen. Det havde måske været en mulighed at give tilbudsgiverne en chance for at berigtige deres tilbud, men ordregiver vurderede, at det var mere hensigtsmæssigt, at annullere udbuddet, når ingen af tilbuddene var konditionsmæssige. Dette blev gjort for ikke at havne i et juridisk slagsmål efterfølgende. Derudover er Amgros i tvivl om, hvorvidt tilbudsgiverne har haft tid til at læse udbudsmaterialet grundigt, hvilket kan være en af årsagerne til de mange ukonditionsmæssige tilbud. En anden årsag kan være, at tilbudsgiver kan have svært ved at byde ind pga. interne prisstrukturer, som bestemmes af hovedkvarteret.

25 SIDE 25 ANALYSE AF ANNULLATIONER AF EU-UDBUD Tabel Årsager til annullationen Der var fejl i vores udbudsmateriale Vi havde overtrådt udbudsreglerne Vi havde afgivet et kontrolbud som vandt Vores kontrolberegning viste, at vi selv kunne løse opgave bedst Vi havde ikke (længere) bevilling til at indgå kontrakt x Vi fandt ikke nogen af tilbuddene tilfredsstillende Priserne på de modtagne tilbud var for høje Vi fik behov for at foretage ændringer i opgaven efter offentliggørelse af udbudsmaterialet x Ingen af tilbuddene var konditionsmæssige Dervar for lidt konkurrence om opgaven Vores behov for at få løst den udbudte opgave var bortfaldet Vi ønskede en bestemt leverandør Konsekvenser ved annullationen: Den væsentligste konsekvens for Amgros er, at processen blev forsinket. Den interviewede oplevede ikke surhed eller mistillid pga. annullationen, selvom dette gav let forøgede omkostninger for både ordregiver og tilbudsgiver. Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som ordregiver ekstra omkostninger x Løsningen af den udbudte opgave bliver forsinket x Tilbudsgiverne får ekstra omkostninger Vi bidrager til at skabe mistillid i markedet Konkurrencen om vores efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationer af udbud har ikke nogen konsekvenser Forslag til initiativer: Hos Amgros gav annullationen anledning til overvejelser om, hvorvidt udbudsmaterialet kunne gøres mere klart. Derudover anførte ordregiver, at der arbejdes på at forbedre IT-budsystemet, så der opereres med automatiske advarsler ved fejl og mangler i forhold til priser. Ordregiver angiver, at det ville være hensigtsmæssigt med mere dialog, men at kommunikationen er svær, idet det hurtigt bliver meget juridisk og advokat-tungt og med deraf følgende forøget risiko for klager. Vurderinger fra Orifarm A/S (tilbudsgiver ) Konsekvenser ved annullation: Orifarm A/S angiver overordnet set, at annullationen ikke har væsentlige negative konsekvenser for dem, ud over let forøgede omkostninger ved genudbuddet. De skønner, at der er blevet brugt ca. 30 til 60 minutter på annullationen. For at undgå lignende annullationer i fremtiden, vil tilbudsgiveren bruge mere tid på at læse udbudsbetingelserne, men der er også en række tiltag fra ordregiver, som kan bidrage til at minimere risikoen for ukonditionsmæssige tilbud (se nedenfor). Tabel Konsekvenser ved annullation x Vi får som tilbudsgiver ekstra omkostninger Der skabes mistillid i markedet Konkurrencen på efterfølgende udbud er mindre skarp Annullationeraf udbud har ikke nogen konsekvenser Lavere kvalitet i fremtidige tilbud Andet uddyb venligst Forslag til initiativer: Orifarm A/S finder det glædeligt, at Amgros (ifølge den interviewede) nu har indført et IT-budsystem, som fanger tekniske fejl og mangler i forhold til prissætningen. I