Rapportering til regionsrådet om kvalitetsfondsprojekter

Transkript

1 Område: Sundhedsområdet Afdeling: Projektorganisation for sygehusbyggeri Journal nr.: 10/4091 Dato: 11. januar 2012 Udarbejdet af: Lars Jørgen Andersen/Jacob Møller/Jane Charlotte Andersen E mail: Lars.Jorgen.Andersen@regionsyddanmark.dk Telefon: Rapportering til regionsrådet om kvalitetsfondsprojekter Rapportering Januar, Indledning om den generelle status for kvalitetsfondsprojekterne, ekspertpanelets arbejde mv. Regionen modtog den 20. december 2011 endeligt tilsagn på i alt mio. kr. (2011 pl) til udbygningen af Aabenraa Sygehus. Dermed er der nu opnået endeligt tilsagn til alle 3 kvalitetsfondsprojekter. Rigsrevisionen har afleveret en beretning om forberedelsen af kvalitetsfondsprojekterne, som regionsrådet er blevet orienteret om den 30. januar Efterfølgende har Sundhedsministeriet anmodet om regionsrådets evt. bemærkninger til statsrevisorernes beretning om emnet. Der foregår i regi af Danske Regioner en fortsat drøftelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om den fremtidige kvartalsrapportering om kvalitetsfondsprojekterne, som efter påtegning af regionens eksterne revision og forelæggelse for regionsrådet skal indsendes til ministeriet til godkendelse. De endelige rammer herfor, det såkaldte administrationsgrundlag, forventes fastlagt i løbet af 1. kvartal Denne rapportering til regionsrådet vil erstatte den her anvendte rapportering. Inden igangsætning af rapporteringen skal kvalitetsfondsbyggerierne som et led i ministeriets tilsyn have godkendt en endelig udgiftsprofil, som projekterne herefter vil blive målt i forhold til. For Kolding og Aabenraa projekterne forventes det, at dette sker i løbet af 2012, mens det stadig drøftes med ministeriet, hvordan rapportering og udgiftsprofil for OUH projektet skal forløbe, da det endelige projektforslag ifølge den gældende tidsplan først vil foreligge i Ministeriet vil samtidig med fastlæggelse af udgiftsprofiler udarbejde et egentligt regnskabs og revisionsregulativ for kvalitetsfondsprojekterne. Rapportering om de enkelte projekter Rapporteringen omfatter følgende projekter: Nyt Universitetshospital i Odense Udbygning af Kolding Sygehus Udbygning af Aabenraa Sygehus Rapporteringen er foretaget ud fra følgende opbygning: Side 1

2 a) Staderapportering, fremdrift og økonomi b) Redegørelse for kritiske forudsætninger og risikoforhold c) Milepæle for projektet i det næste halve år Herunder kan ses en overordnet status for projekterne. Forklaringen til de enkelte projekter kan læses i de efterfølgende afsnit. Projekt Økonomi Udvikling Tid Udvikling kvalitet Udvikling Nyt OUH Aabenraa Kolding Pilene indikerer udviklingen siden sidst status rapportering. Forklaring Projektet er indenfor rammerne. Projektet er inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed. Projektet har overskredet rammerne. Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau 2. Generelle risikoforhold for kvalitetsfondsprojekterne Der har siden udmeldingen om tilsagnsrammer for kvalitetsfondsprojekterne hersket en del usikkerhed om, hvordan disse beløb vil blive prisreguleret. Ministeriet har nu tydeliggjort, at dette vil ske med anvendelsen af det anlægs pl (pris løn indeks) som kendes fra Danske Regioners budgetvejledning. Det kan konstateres, at den foreløbigt udmeldte regulering fra 2009 til 2011 ( 1,8% + 1,2%) i alt 3,02 % ikke svarer til den regulering Region Syddanmark sædvanligvis beregner med anvendelse af byggeomkostningsindekset, som i samme periode er steget med 3,65%. For Region Syddanmarks 3 projekter svarer efterslæbet til ca. 53 mio. kr. Den anvendte reguleringsmetode indebærer en efterregulering, som for 2011 udløses i juni Anvendelsen af den udmeldte reguleringsmetode kan indebære en risiko for, at projekterne ikke kompenseres for den faktiske prisudvikling, som beregnes af Danmarks Statistik. Det anvendte pl indeks bygger ikke på et konstaterbart prisindeks. For projekterne i Aabenraa og Kolding er det Projektorganisation for Sygehusbyggeris vurdering at risikostyring har det fornødne fokus. For nyt OUH vurderes det endnu engang, at der hurtigst muligt bør foretages en risikovurdering af det valgte projekt og iværksættes en systematisk risikostyring. Det bemærkes at Nyt OUH planlagde en risikoworkshop i efteråret 2011, der nu er udskudt til marts Side 2

3 Statusrapportering for kvalitetsfondsprojekter: Nyt Universitetshospital i Odense Staderapportering, fremdrift og økonomi: Udarbejdelse af byggeprogram I perioden fra september til december 2011 blev der udarbejdet DFP I (delfunktionsprogram I). Der er gennemført 1 3 møder med knap 50 afdelinger for at kortlægge bl.a. afdelingernes dimensioneringsgrundlag, nærhedsbehov og specielle krav til arbejdsmiljø, bygninger og udstyr. Alle disse informationer er sammen med afdelingernes øvrige bemærkninger fastholdt i de knap 50 DFP 1 er. I Delfunktionsprogram II samles afdelingernes DFP 1 er i DFP 2 for 10 kliniske klynger og 6 tværgående enheder. Fasen med DFP II vil blive igangsat med et kick off arrangement den 13. januar 2012 for alle afdelingslederne på OUH. DFP II forløber i perioden januar til marts 2012 og formålet er her, at fastlægge rumbehovet på klyngeniveau og for tværgående enheder. Efter DFP II vil der foreligge et byggeprogram, der planlægges forelagt regionsrådet på dets møde i oktober 2012, dog med mulighed for enkelte elementer kan fortsætte. Udover sundhedsplanlægning indeholder byggeprogramfasen andre aktiviteter. I byggeprogramfasen fortsætter arbejdet med udarbejdelse af de koncepter, der endnu mangler. Herudover arbejdes der igennem hele byggeprogramfasen med myndighedsforhold, hvor arbejdet med lokalplan og VVMredegørelse igangsættes i dialog med Odense Kommune. Videre arbejdes der i byggeprogramfasen med fremtidssikring og fleksibilitet i projektet, bæredygtighed, økonomi og risikostyring samt planlægning af tidsforløb. Børne unge og voksenpsykiatrisk afdeling er en del af byggeprogrammet på lige fod med de somatiske specialer. Kommunikation På området Kommunikation er dialogen med OUH s afdelinger i delfunktionsprogram 1 stort set afsluttet og den klyngespecifikke dialog i Delfunktionsprogram 2 skydes i gang med kick off seminar 13. januar. Ved at inddrage medarbejderne i planlægningen af det nye hospital arbejdes der aktivt på at få deltagerne til at tage ejerskab for processen og dermed blive en del af Nyt OUH. Inden for de næste måneder vil videoproduktionen om Nyt OUH blive sendt i udbud. Det er hensigten, at dokumentere tilblivelsen af regionens kommende universitetshospital samtidigt med, at det vil være til gavn for projektet fortløbende. Eksempelvis kan der være flere fordele ved at anvende videomaterialet i kommunikative sammenhænge, såvel eksterne som interne. Styregruppen for Nyt OUH godkendte derfor på dets møde den 27. april 2011, at der arbejdes videre med en videoproduktion om Nyt OUH. Projektstyring Projektorganisationen for Nyt OUH afholdt i september 2011 møde med regionens revision, Deloitte. I mødet deltog ligeledes bygherrerådgiver for Nyt OUH samt Projektorganisationen for Sygehusbyggeri. Formålet med mødet var, at foretaget en opfølgning på styring og organisering af kvalitetsfondsprojekterne i Region Syddanmark, herunder Nyt OUH. I forlængelse heraf er aftalt at der iværksættes en opdatering af projektets styringsmanual og forretningsgangene for controlling. Side 3

4 Samlokalisering med totalrådgiver og bygherrerådgiver Projektorganisationen for Nyt OUH, bygherrerådgiver og totalrådgiver har i eftersommeren søgt efter egnede lokaler til samlokalisering. Der er fundet egnede lokaler hvori der er sket samlokalisering primo november Økonomi Herunder ses tabel med økonomistatus for projekt Nyt OUH. Forbruget er baseret på bogføringsstatus pr. 20. december Forbruget på posterne i afviger fra forrige rapportering, hvilket skyldes en ændret opgørelsesmetode. Derudover er der et fald i forbruget for på cirka kr., som det ikke har været muligt at finde en forklaring på. Redegørelse for kritiske forudsætninger og risikoforhold: Risikoworkshop Projektorganisationen for Nyt OUH vil i samarbejde med bygherrerådgiver og totalrådgiver i marts 2012 afholde en risikoworkshop, som opfølgning på den tidligere risikoworkshop der blev afholdt i oktober Risikoworkshoppen er udskudt et par måneder for at sikre at alle input fra dialogen med brugerne i DFP 1 og DFP 2, herunder opdatering af dimensioneringsgrundlaget, kan danne udgangspunkt for vurdering af risici. Jf. bemærkning under pkt. 2 i indledningen. Infrastruktur Projektorganisationen for Nyt OUH har i samarbejde med regionens præhospitale leder og Falck afgivet høringssvar til Vejdirektoratet vedr. motorvejsudvidelsen syd om Odense. Det centrale i høringssvaret var, at det forventes at der etableres gennemgående nødspor i forbindelse med broer over motorvejen. Vejdirektoratet har imidlertid afvist at lade etablere sådanne gennemgående nødspor, hvorfor projektorganisationen arbejder på at indgå i en dialog med Vejdirektoratet om disse. Endvidere har projektorganisationen for Nyt OUH afgivet høringssvar til Odense Kommune vedr. Munkebjergvejens forlængelse. Odense Kommune har besluttet en østlig linjeføring. I dialog mellem Projektorganisationen for Nyt OUH, bygherrerådgiver, totalrådgiver samt Odense Kommune overvejes det, om der er alternativer til letbanetraceet igennem Nyt OUH i forhold til den linjeføring, der er beskrevet i konkurrenceforslaget. Overordnet status for samlet projekt Økonomi Tid Kvalitet Side 4

5 Milepæle for projektet i den kommende periode Udarbejdelse af færdigt byggeprogram En milepæl frem mod sommeren 2012 vil være, at der foreligger et færdigt byggeprogram fra totalrådgivers side inden sommeren 2012 med henblik på at det forelægges Styregruppen for Nyt OUH og herefter politisk behandling efter sommerferien Det færdige byggeprogram forventes derfor at kunne blive behandlet af regionsrådet på dets møde i oktober Side 5

6 Statusrapportering for udbygning af sygehuset i Aabenraa Staderapportering, fremdrift og økonomi: Baggrund: Region Syddanmark modtog den 20. december 2011 endeligt tilsagn fra Regeringen på mio. kr. (2011 pl) til projektet i Aabenraa. Udbygningen af sygehuset i Aabenraa er opdelt i to faser: Fase 1: Denne fase indeholder hovedsageligt fælles akutmodtagelse, familiehus, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Regionsrådet godkendte den 31. januar 2011 et dispositionsforslag. Fase 2: Denne fase indeholder den resterende udbygning af sygehuset til akutsygehus primært sengebygning. Den nærmere planlægning af denne fase er endnu ikke opstartet. Rapporteringen for sygehuset i Aabenraa er udarbejdet for Fase 1 på grundlag af det godkendte dispositionsforslag. Den økonomiske ramme for Fase 1 er på i alt 546,191 mio. kr. (indeks 123,9) og består af tre finansieringskilder: 1) Kvalitetsfondsmidler på 484,146 mio. kr. 2) Tilskud fra regionens vækstpakke til opgradering til lavenergiklasse BR2015: 30,555 mio. kr. (indeks 123,9) 3) Psykiatriens finansiering af fælles faciliteter som skal betjene psykiatriens patienter: 31,490 mio. kr. (indeks 123,9) Hertil kommer en økonomisk ramme til projektafdelingen på Sygehus Sønderjylland på 14 mio. kr. i perioden , mens Fase 1 gennemføres. Rammen er finansieret af kvalitetsfondsmidler. Regionsrådet har meddelt en anlægsbevilling til Fase 1 på ca. 35,6 mio. kr. primært til rådgivning men også forundersøgelser og ca. 42 mio. kr. til igangsætning af de indledende arbejder såsom flytning af kapel og køl, klargøring af byggepladsen, udgravning til kælder og fundamenter, nye veje på grunden, omlægning af stikledninger til el, vand og fjernvarme. Forbrug pr 10/ Mio. kr. Fase 1 35,084 Projektafdelingen 6,736 I alt 41,82 Stade: Der er pr. primo januar 2012 underskrevet hoved og tillægskontrakter med rådgiver vedr. kvalitetsfondsprojektet for i alt 38,0 mio. kr. til udførelse frem til primo Kapel og køl til en pris på 3,7 mio. kr., er taget i brug. Der er afholdt licitation vedrørende Byggeplads til en pris på 13,46 mio. kr., hvilket er inden for den budgetterede pris. Entreprisen er igangsat primo september 2011 og vil fortsætte i hele byggeforløbet. Der er afholdt licitation vedrørende Byggegrube til en pris på 9,8 mio. kr., hvilket er inden for den budgetterede pris. Entreprisen er igangsat primo september 2011 og forventes afsluttet Side 6

7 maj Diverse anlægsudgifter på 1,25 mio. kr.(omlægning af ledninger i jord mv.) er igangsat. Diverse udgifter på ca. 3,8 mio. kr. til rådgivning vedr. medicoteknik, Byggeweb, forundersøgelser, pavillon, regnvandsledninger mv. er igangsat. Der er afholdt licitation vedrørende storentrepriserne den 2. januar Der arbejdes pt. på indstilling til regionen. Behandling af indstilling vedr. storentrepriserne, forventes at ske i regionsrådet 26. marts Kontraktunderskrivelse vedr. storentrepriser forventes at ske 30. april Efter afsluttet mobiliseringsperiode opstartes storentreprise på pladsen 29. maj Redegørelse for projektets særlige kritiske forudsætninger og risikoforhold: Samtidig byggeri af somatisk og psykiatrisk sygehus Det er en risiko for projektet, at der skal udføres to byggeprojekter på matriklen på samme tid (psykiatri og somatik). Dette komplicerer byggeprocessen og kan resultere i længere byggeperiode og dermed øgede udgifter. For at mindske risikoen foretages der løbende koordinering imellem de to projekter. Økonomistyring Prismemodul Risikoen for at Prismemodulet ikke er klar mht. budgettering, fakturering og økonomistyring i forhold til projektets behov er ved at være elimineret. Der er tæt dialog mellem projektafdelingen og medarbejdere i Regionshuset. Overflytning af data er næsten afsluttet. Der arbejdes pt. med udformning af rapporter. Overordnet samlet projektstatus Økonomi Tid Kvalitet I slutningen af november 2011 blev det vurderet, at det var nødvendigt af udsætte licitationstidspunktet fra til samt at forlænge udførelsestidsplanen med ca. 4 måneder. En fastholdelse af den oprindelige udførelsestidsplan kunne med megen sandsynlighed have medført risikoen for, at der kun kom ganske få konditionsmæssige tilbud og dermed vil der ikke være tilstrækkeligt betryggende konkurrencegrundlag. Konsekvensen heraf ville have været en annulleret licitationen og dermed en ny udbudsrunde inkl. prækvalifikation. Dette ville have medført et endnu større tidstab. Den økonomiske ramme for Fase 1, som er godkendt på regionsrådsmødet 31. januar 2011, følges. Milepæle for projektet i den kommende periode Godkendelse af indstilling vedr. storentreprise forventes at ske i styregruppen SHS den 8. februar Godkendelse af indstilling vedr. storentreprise forventes at ske i regionsrådet 26. marts Indstilling vedrørende kontrahering ved storentrepriser forventes at ske 30. april Opstart at storentrepriser på pladsen forventes at ske 30. maj Aflevering af 1.1 byggegrube forventes at ske maj Side 7

8 Statusrapportering for kvalitetsfondsprojekter: Udbygning af Kolding Sygehus. Staderapportering, fremdrift og økonomi: Udbygning fase 1 Mor Barn center: Fase 1 excl. tillægsbevilling, der omhandler etablering af Mor Barn center med en bevilling på 71,336 mio. kr., omfatter udvidelse og renovering af pædiatrisk sengeafdeling, etablering af ny ankomstbygning ved afdelingen, renovering af obstetrisk sengeafdeling samt tilpasning af det eksisterende patienthotel. Renoveringen af obstetrisk sengeafdeling er afsluttet og er ibrugtaget 25. august Sidste etape af pædiatrisk sengeafdeling er ibrugtaget d. 19. december Projektet har samlet set fulgt planen og er afsluttet indenfor den aftalte tid og økonomi. Ligesom projektet lever op til de fastsatte kvalitetskrav. Der er planlagt officiel indvielse af Mor Barn Centret d. 28. marts 2012, hvor Hendes Kongelige Højhed Konprinsessen har givet tilsagn om tilstedeværelse. Tillægsbevilling til fase 1 29,665 mio. kroner omfatter en kontoroverbygning på pædiatrisk afdeling samt en flytning af børneambulatoriet til Mor Barn centret. Regionsrådet har d. 24. oktober 2011 godkendt ændring af byggeprogram således der etableres nyt børneambulatorium over eksisterende blok 10 og kontorfunktioner i blok 12 bibeholdes. Udbygning fase 2 og 3 Fælles akutmodtagelse og sengebygning: Regionsrådet har den 27. september 2010 udpeget vinderprojekt udarbejdet af et Totalrådgiverkonsortium med Niras A/S i spidsen. Projektet er efterfølgende tilpasset blandt andet med et nyt kapel, distributionsapotek i blok 12, tilretninger i akutafdelingen og billeddiagnostikområdet samt i sengebygningen. Tilpasningen er foretaget således, at det arkitektoniske helhedsudtryk bevares. Der er i uge 41 afleveret projektforslag til gennemgang og kommentering. Projektforslag er p.t. under opretning efter aflevering af bygherre granskningsrapport. Samtidig med indarbejdelsen af granskningsrapportens bemærkninger, arbejdes der med forskellige projektoptimeringer, herunder kælder under Blok 6 8, bevarelse af 2 eksisterende trapper i blok 6 8., bearbejdning af gangbro med tilslutning syd for elevator/trappetårn ved hovedgang. Ansøgning om byggetilladelse afleveres til Kolding Kommune den 13. januar Der har været afholdt licitation for henholdsvis de fremskudte delprojekter kapel og apotek. Regionsrådet har i juni 2011 frigivet et samlet rådighedsbeløb på i alt 35,142 mio. kr. til udførelse af anlægsprojekter omfattende nyt kapel, apotek, etablering af P pladser og flytning af pavilloner. Projekterne kan gennemføres indenfor den frigivne ramme. VVM materiale er fremsendt til Kolding Kommune. Endelig VVM redegørelse behandles i Kolding Kommunes Plan og miljøudvalg d. 23. januar Der er lavet en analyse samt fremskrivning af de trafikale forhold. Analysen viser at der er nødvendigt at foretage udvidelser af både veje og kryds. Der er opstartet en positiv dialog vedr. udbygningsaftale med Kolding Kommune. Lokalplanarbejdet pågår planmæssigt i god dialog med Kolding Kommune. Arbejdet med et besparelseskatalog færdiggøres således det foreligger inden licitation. Der er en Side 8

9 igangværende dialog med henblik på konkretisering af det foreliggende udkast til et besparelseskatalog Der arbejdes målrettet med bygherredrevet risikostyring for på tidligst mulige tidspunkt at kunne iværksætte korrigerende handlinger. Risici vedr. økonomi, tid og kvalitet rapporteres løbende til styregruppen. Det samlede projekt forløber planmæssigt og den samlede økonomi for fase 2 og 3 følger budgettet. Projektet lever op til de fastsatte kvalitetskrav og det valgte vinderprojekt har medført yderligere forøgelse af fleksibiliteten. Dette blandt andet med baggrund i at tekniketagen er hævet, således der er mulighed for indretning af kontorer eller kliniske funktioner i dette område. Udbygning Fase 4: ikke igangsat. Det afsatte budget indeholder desuden finansiering af projektafdelingen efter Redegørelse for kritiske forudsætninger og risikoforhold: Der er udarbejdet en risikohåndbog med angivelse af risikoparametre alle vurderet efter sandsynlighed, konsekvens og tiltag. De største risici i projektet omhandler foruden tidsplanen, byggeriets indvirkning på sygehusets drift i byggeperioden. Der forudses påvirkning af sygehusets normale drift. De tidsmæssige risici opstår blandt andet på baggrund af den omfattende rokadeplan der er nødvendig for byggeriets gennemførelse, herunder tidspunktet for udflytning af psykiatrien samt indflytning af Fredericia Sygehus. Der er tidligere rapporteret risiko omkring manglende specifikt økonomiopfølgningssystem samt dokumenthåndteringssystem. Dette er nu implementeret. Ud over at der fortsat køres med interne økonomiopfølgningssystemer er projektmodulet til Prisme nu sat i drift og vil fremadrettet være det primære økonomisystem. Til arkivering og journalisering anvendes nu programmet 360 o. Dokumenthåndtering foretages i programmet Sharepoint. De økonomisk og kvalitetsmæssige risici i projektet følges tæt og behandles løbende i styregruppen. De enkelte risici vurderes løbende i samarbejde m. POS, således at eventuelle tiltag foretages rettidigt. Overordnet status for det samlede projekt Økonomi Tid Kvalitet Milepæle for projektet i den kommende periode. Udarbejdelse af for og hovedprojekt fase til Udarbejdelse af udbudsstrategi for fase til Udbud børneambulatorium fase Udbud og opstart af fremskudte projekter (Apotek, Kapel) til Indvielse Mor Barn Center fase Opstart børneambulatorium fase Side 9