Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr maj 2013, kl Hos Domea, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr maj 2013, kl Hos Domea, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering fra formanden Orientering fra administrationen Boligselskabet DFB Pressedækning DFB Fordeling af byggesagshonorar Lukning af Boligbutikken Deltagere på Landskonferencen Oprettelse af lokale servicecentre Domea Afregninger for gaver og fester for de ansatte i DFB Logo og skiltepolitik kultur og værdier Afdelinger i drift Sølvkær Advokatsag (lukket punkt) Hanebred Forkastelse af regnskab for 2011/ Klostergården - tagrender og ekstra tømmerarbejder Klostergården varmeanlæg Gadehavegård - visionsseminar Charlottegården gennemførelse af afdelingsmøde Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Ercan Ceylan Kirsten Malinovsky Peter Krogh Susanne Pia Hansen Petina Larsen, sup. Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Annett Abildgaard, Domea, ref Afbud fra: Poul Erik Jensen Tanja Hornehøj Domea Boligcenter København, den 30. maj 2013

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Referaterne fra bestyrelsesmøderne d. 26. februar 2013 og d. 21. marts 2013 er tidligere udsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referaterne fra møderne d. 26. februar 2013 og d. 21. marts 2013 Referatet fra repræsentantskabsmødet d. 21. marts 2013 er tidligere udsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet fra repræsentantskabsmødet d. 21. marts 2013 Referatet blev godkendt dato på referatet af rettesdette er rettet og referatet medsendes dette referet. 3 Orientering fra formanden Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Af hensyn til tavshedspligten blev suppleanten bedt om at forlade lokalet ved følsomme emner. John har haft en god samtale med Bent Gordon Johansen om opstart af servicecentre, og det blev foreslået at opstarte servicecentre i Fr. sund, Prags Boulevard og Kalundborg. John havde ikke yderligere at tilføje. Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Orientering fra administrationen Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Pia Christiansen orienterede om, at der er ansat en ny regionskonsulent fra Landsbyggefonden, som hedder Michael Jørgensen. Michael skulle have deltaget i mødet i dag, men der er lidt hektisk i dag, da bestyrelsen i Humlebæk er trådt tilbage og der holdes møde i dag, så Pia beklagede, at hun var nødt til at holde telefonen åben, hvis han skal have hjælp. Pia beklagede, at der har været temmelig travlt i den seneste tid, og at bestyrelsen ikke er blevet serviceret, som vi gerne ville, men det vil der forhåbentlig snart blive lavet om på. I forbindelse med Domea 2015, så vil Domea meget gerne gå videre med DFB, da de har afdelinger mange steder.

3 Der er opstart af ny afdeling i Stubbekøbing, som bliver tilknyttet Servicecenter Vendersbo og Bent G. Johansen vil tage sig af dem. Villabyerne, 600 boliger arbejder vi med, og vi håber, at de bliver en del af Domea. Der er gang i mange byggesager. Der dog ikke noget nyt om DFB s byggesager. Kbh. kommune rykket sagen i et halvt år. I forbindelse med Domea 2015 strategien, så vil der selvfølgelig være medarbejdere, som vil være med til at ændre og andre vil stoppe. Det er ikke til at forudse, hvad der sker. Pia Bakkestrøm fra Frederikssund har valgt at sige sit job op, selvom hun er blevet tilbudt mere i løn og bedre vilkår. Derudover forlader driftschef Ronny Hjordt-Nielsen fra Humlebæk sit job. Orienteringen blev taget til efterretning. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Pressedækning DFB Social- og Sundhedsudvalget Medlemmer: Annette Johansen (A), Bjarne Kogsbøll (C), Conny Trøjborg Krogh (F), Frederik A. Hansen (V), Hugo Hammel (A), Lau- rids Christensen (C), Marjan Ganjjou (C), Mette Søndergaard Pedersen (A), Steffen Mølgaard Hansen (C)Fraværende: Mette Søndergaard Pedersen (A)Social- og Sundhedsudvalget14. maj 20131IndholdsfortegnelsePunkter til dagsorden Side1.... Udvalget anbefaler pkt. 2Bilag:1 Åben Høringssvar fra Udsatterådet /132 Åben Høringssvar fra MED-udvalget socialpædagogisk enhed vedr. besparelser /133 Åben Høringssvar fra MED-udvalget Taxhuset vedr. besparelser /134 Åben Høringssvar MED-udvalget Socialpsykiatrien vedr. besparelser /135 Åben Høringssvar Sektorudvalget vedr. besparelser /13Social- og Sundhedsudvalget14. maj I - Ansøgning om godkendelse af skema B for renovering i Råd- hushaven - SSUSagstype: ÅbenType: Socialog Sundhedsudvalget ISagsnr.: 05/3940SagsfremstillingKAB fremsender ansøgning om godkendelse af skema B for renovering af Rådhushaven. Rådhushaven er en almen boligafdeling bestående af 3 boliger i enkelthuse, 20 boliger i ræk- kehusene I og 18 boliger i rækkehusene II. I alt 41 boliger. Boligerne, der er opført i perioden , fremstår utidssvarende og uden badeværelser.... Byrådet besluttede derfor den , at der i samarbejde med Boligselskabet Domea, skulle udarbejdes en ny an- søgning til Landsbyggefonden om støtte til en ny Helhedsplan i Gadehavegård.... Landsbyggefonden har foreløbigt afsat 9,5 mio. kr. i støtte til den nye helhedsplan under forudsætning af en lokal medfinansiering på 3,2 mio. kr. Boligselskabet Domea tilvejebringer den ene halvdel af den lokale medfinansiering. Hkt.dk (Høje Taastrup Kommune), tirsdag 14. maj På strøgtur til Charlottekvarteret HEDEHUSENE: Et af de helt store projekter er i øjeblikket på tegnebrættet i Charlottekvarteret og resten af Hedehusene.... Om forløbet siger de enstemmigt:» Det har været sjovt at arbejde på en anden måde. «Lamija supplerer:» Det var spændende, at lære at designe. Og hvordan man arbejder sammen med sine klassekammerater «.... Projektet udvikles i et samarbejde mellem boligforeningerne VIBO og Domea samt Høje-Taastrup Kommune ID: e3c137b2 Forsøgsprojekt sikrer bebyggelse mod regn og huslejestigninger Domeas afdeling Gadehavegård i Taastrup danner rammen om et nyt forsøgsprojekt med klimatilpasning.... Domea har nu sammen med Cowi og Høje-Taastrup kommune fået tildelt kr. til et forsøgsprojekt med klimatilpasning i boligafdelingen Gadehavegård i Taastrup. Det skriver domea.dk.... Vi sørger også for, at forsikringspræmien ikke behøver at stige så meget som den ellers ville, udtaler projektleder fra Domea, Brian Hartmann.

4 Pia bad om lov til at skære det irrelevante fra og kun tage det med, som direkte vedrører afdelingen. Peter Krogh fortalte, at man kan åbne sagen ved at klikke på overskriften, så kommer kildematerialet frem. Dette blev enstemmigt vedtaget. 5.2 Fordeling af byggesagshonorar Der er i perioden fra 12/ til 30/ gennemført to byggesager i afdeling Charlottegården. Den første byggesag omhandler primært facaderenovering og den efterfølgende byggesag omhandler primært skimmelsvampsagen. Der er byggesagshonerar på kr. til fordeling for bestyrelsesmedlemmerne i byggesagen i den periode sagerne har kørt. Følgende bestyrelsesmedlemmer har siddet i perioden udover den nuværende bestyrelse: Annette Kruse Ann Ploug Werner Usbeck Mariazara Pervin Petina Larsen Jytte Rønne Harris Pedersen Solveig Nielsen Torben Andersen Winnie Andersen Bilag Der vedlægges tidligere fordelingsnøgle for byggesagshonorar for Klostergården til inspiration for fordeling af honoraret i Charlottegården. Det indstilles at bestyrelsen beslutter hvorledes byggesagshonoraret fordeles John Adelsteen Andersen foreslår, at hele beløbet fordeles ligeligt i stedet for at formanden får dobbelt honorar. Pia spurgte til om det var en principiel afgørelse eller om det var specifikt til denne sag. Peter Krogh forklarede, at honoraret ikke behøver at blive udbetalt, men godt kan tilgå sagen. Peter Krogh forklarede, at det var en god idé ikke at lade det være en principiel sag. Det blev vedtaget, at honoraret for denne byggesag fordeles ligeligt blandt de beboerdemokrater, som har siddet i bestyrelsen i den pågældende periode. 5.3 Lukning af Boligbutikken Landsbyggefonden lancerer inden udgangen af året en ny hjemmeside for DanmarkBolig. Med den nye hjemmeside får boligsøgende mulighed for at finde boliger hos samtlige boligorganisationer i hovedstadsområdet, hvilket er en væsentlig forbedring i forhold til

5 Boligbutikkens udbud, hvor det er kun er medlemmerne af Boligbutikkens boliger der kan findes. Bestyrelsen for Boligbutikken har på den baggrund besluttet, at indstille til den kommende generalforsamling at Boligbutikken opløses. Notat vedlagt som bilag Det indstilles, at bestyrelsen giver Thomas Holluf Nielsen mandat til, at stemme for lukningen af boligbutikken på DFBs vegne. Peter Krogh gav en kort redegørelse om administrationen af Boligbutikken. Det var en absurd sag, og Peter Krogh er enig i lukningen, da det har kostet selskaberne en masse penge i administration. Peter Krogh anbefaler at man stemmer for en lukning. Det blev vedtaget at give Thomas Holluf Nielsen mandat til at stemme for en lukning af boligbutikken. 5.4 Deltagere på Landskonferencen Følgende bestyrelsesmedlemmer i DFB har foreløbig tilmeldt sig Domeas landskonference som afholdes i dagene 6 og 7. og 8. juni 2013: Anne Billestrup Ercan Ceylan Kirsten Malinovsky Leni Heyden Petina Larsen Pia V. Benzon Sigurlaug Svavarsdottir Susanne Pia Hansen Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet at deltagelse til konferencer kan dækkes af selskabets arbejdskapital, såfremt afdelingsbestyrelsesmedlemmer søger om tilskud. Det indstilles at Domea på vegne af organisationsbestyrelsen meddeler afdelingsbestyrelserne, at deltagelse på Landskonferencen kan dækkes af arbejdskapitalen. l John Adelsteen kan desværre ikke deltage i konferencen. Pia spurgte til om det var oplyst i afdelingerne, at arbejdskapitalen kan dække for deltagelse på Landskonferencen. Kirsten Malinowsky spurgte til, hvorfor afdelingerne betaler for ejendomsfunktionærer, der ønsker at deltage i Landskonferencen. Pia oplyste, at DFB har afsat midler til deltagelse på Landskonferencen, men der er ikke ret mange, som søgte om penge. Det blev vedtaget, at Domea på vegne af organisationsbestyrelsen meddeler afdelingsbestyrelserne, at deltagelse på Landskonferencen kan dækkes af arbejdskapitalen. l

6 5.5 Oprettelse af lokale servicecentre Domea 2015 Opgaver på lokalt servicecenter Et lokalt servicecenter varetager størstedelen af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionskontor. Det lokale servicecenter placeres centralt i forhold til de afdelinger, der dækkes af centeret. De opgaver, som påtænkes løst fra det lokale servicecenter er: Planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse Beboerservice (f.eks. udskiftning af pærer, reparation af vandhane eller lignende.) Renholdelse af fællesarealer og fælles udeområder (den fælles have) Sikring af social tryghed for beboerne Rekvirering af håndværkere og føre tilsyn Oprette rekvisitioner og godkende betalinger Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau (afdelingsbestyrelse og beboermøde) DV-planer inkl. markvandring med afdelingsbestyrelsen Driftsopgaver, fraflytningssyn etc. Budgetopfølgning og økonomistyring af konto (de konti som afdelingen selv har indflydelse på) Håndtering af tilladelser, husdyr, parabol, vaskemaskiner etc. Personlig ekspedition (f.eks. udlevering af nøgler eller vaskekort, henvendelse vedr. defekt vandhane eller lignende) Markedsføring f.eks. åbent-hus-arrangementer (koncepter fra centralt hold) Fremvisning af boliger (når der er fremsendt tilbud på en konkret bolig) Udlejning af selskabslokaler og andre fælleslokaler Indkaldelser, breve etc. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Simple beboerklager Medarbejdere på lokalt servicecenter Etableringen af et lokalt servicecenter betyder, at kundechefen (tidligere driftschef) bliver daglig leder af det lokale servicecenter. Kundechefens hovedopgave er ledelse af driftslederen og øvrige ansatte på kontoret, servicering af bestyrelserne og varetagelse af opgaver af overordnet betydning for driften af boligselskabet planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i service og planlægning og sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Et lokalt servicecenter betyder også indførelsen af rollen som servicekoordinator. Servicekoordinatoren assisterer i den daglige administration på det lokale servicecenter og tager sig bl.a. af beboerhenvendelser, udsteder godkendelser og tilladelser til f.eks. husdyrhold, og er den, der udsender dagsordener og tager referater i forbindelse med

7 bestyrelsesmøder. En servicekoordinator på det lokale servicecenter betyder også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. Medarbejderne i et lokalt servicecenter ansættes i boligselskabet. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligselskabet. Til gengæld sænkes administrationsbidraget til Domea med den pågældende lønudgift + moms. Derved opstår der en nettogevinst for boligselskabet, idet momsen på lønnen ikke skal betales, når der er tale om egne medarbejdere. Domea bibeholder ledelsesretten over medarbejderne i de lokale servicecenter. Dvs. at kundechefen er øverste leder for driftsleder, kontorpersonale og ejendomspersonale. Kundechefen refererer til en markedschef i Domea. For de medarbejdere, som overgår fra Domea til boligselskabet (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Ved en eventuel afskedigelse, dækker Domea den andel af en evt. fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligselskabet. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligselskabet, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligselskabet skifter administrator. Placering og etablering af lokalt servicecenter Det lokale servicecenter vil blive etableret med en standardløsning for teknisk udstyr (fx kopimaskine), IT-udstyr og softwarelicenser samt telefoni. Der påtænkes en leasingløsning. Derved vil ensartethed, proceduren omkring opdateringer og support blive forbedret. Fordeling af driftsomkostninger Det lokale servicecenter oprettes som en særskilt afdeling i selskabet, en såkaldt fordelingsafdeling, hvorfra udgifter fordeles ud på selskabets afdelinger. En del af udgifterne (fx omkostninger til servicecenterbygning) fordeles efter lejemålsenheder, mens fordelingen lønudgifterne til grønt og blåt arbejde vil afhænge af afdelingernes timeforbrug. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via en løsning til mobiltelefon. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Samdrift Samdrift betyder kort fortalt, at ejendomsmestre og ejendomsfunktionærer i et boligselskab er fælles om at løse afdelingernes opgaver som f.eks. beboerservice og pleje af udearealerne. Det vil sige, at i stedet for at have hjemsted på hvert sit ejendomskontor, ledes og fordeles ejendomspersonalet overordnet fra det lokale servicecenter. Arbejdsopgaver, materiel, indkøb, udbud af håndværkeropgaver og de administrative opgaver koordineres fra det lokale servicecenter, hvorved administrationen effektiviseres og ejendomsmestrene får frigivet tid til praktisk arbejde. Der er eksempler på, at etablering af samdrift kan medføre betydelige besparelser. Besparelsesgraden er afhængig af, hvordan den fælles drift i selskabet i forvejen er, på

8 konto 114, 115, 116 og 117. Samtidig giver samdrift en bedre udnyttelse af personaleressourcer, der kan omsættes til yderligere besparelse eller et højere serviceniveau i afdelingerne. Med samdrift sikres samtidig en større fleksibilitet i forhold til personalefordelingen, og driften bliver mindre sårbar overfor sygdom, ferie og øvrigt fravær. Der kan opnås en større ekspertviden, og medarbejderne bliver i højere grad specialister. Derudover kan samdrift medføre effektiviseret brug af maskinel, standardisering af leverandørydelser og udbud på håndværkeropgaver. Med et fælles hold af medarbejdere i driften er det endvidere lettere at sikre en vis kontinuitet i forbindelse med fravær og medarbejderskifte, da der stadig vil være nogen af de gamle medarbejdere tilbage på holdet, som har erfaring med afdelingerne og arbejdsopgaverne. Derudover kan der opnås en større ekspertviden hos medarbejderne, som i højere grad kan blive specialister. Man kan fx vælge at lade medarbejderen blive specialiseret i fraflytninger, beboerkontakt eller service og kommunikation. Der kan oprettes grønne teams, og de medarbejdere, der både har evner og interesse for dette område, kan få optimeret deres kompetencer. Specialisering af personalet og specialisering i brugen af maskinel vil derudover kunne mindske brugen af eksperter udefra, fx eksterne håndværkere. Ved samdrift kan det faglige og sociale fællesskab endvidere styrkes. I stedet for at arbejde alene er der nu mulighed for at være sammen med en gruppe kollegaer. Konsekvenser ved indførelse af lokalt servicecenter Det er et mål i Domea 2015-strategien, af boligselskaberne i gennemsnit vil få en besparelse på 20 % på administrationsbidraget. Det lokale servicecenter forventes at give en væsentlig besparelse derudover, idet en del af administrationsbidraget, den del der før har dækket løn til kundechef og servicekoordinator plus moms, bortfalder, i det ansættelsen overgår til boligselskabet. Det skal her bemærkes, at det kun er den andel af en fultidslønning svarende til det hidtidige træk på fx kundechefen, som administrationsgebyret nedsættes med. Dvs. har boligselskabet tidligere brugt 0,75 % af en kundechefs tid, vil 0,75 % af denne lønudgift+moms blive fratrukket administrationsbidraget. Boligselskabet kan så enten vælge at betale for en hel medarbejder, eller dele den pågældende med et andet selskab. Den mere fokuserede ledelse og administration i driften, som et lokalt servicecenter vil medføre, forventes at give en bedre udnyttelse af ressourcer, noget som kan omsættes til enten øget kvalitet eller besparelser. Dertil kommer en besparelse eller en kvalitetsforøgelse som ovenfor nævnt ved at indføre samdrift/fælles drift afdelingerne imellem. De 23 afdelinger i boligselskabet DFB er kendetegnet ved at være geografisk meget spredt og en stor variation i størrelsen af afdelingerne. Det er dyrt for selskabet i administration og i daglig drift og DFB kan med stor fordel drage nytte af den nye model.

9 Domea foreslår følgende lokale servicecentre tilknyttet afdelingerne: Lokalt servicecenter i Rosenvænget, Frederikssund Alle Slangerup afdelingerne d.v.s. Morelhaven, Klostergården I og Klostergården II, samt Kongensgade og Nybrovænge ældre og familie tilknyttes det lokale servicecenter som etableres i Frederikssund. Afdelingerne i Skibby d.v.s. Rosenhaven og Sølvkær tilknyttes ligeledes det lokale servicecenter i Frederikssund. Servicecenteret vil tilsammen servicere ca boliger. Ledelse af servicecentret vil være kundechef Kim Brockman som primært vil varetage afdelingerne i Frederikssund med 1700 boliger og kundechef Anders Hornehøj som primært vil varetage afdelingerne i Skibby og Slangerup med 230 boliger udover selskaberne i Kalundborg og Holbæk. Driftslederne vil være Pia Bakkestrøm og Palle Korsholm. Lokalt servicecenter i Charlottegården eller Gadehavegård For afdelingerne Charlottegården, Gadehavegård, Spotorno og Hanebred etableres i fælles lokalt servicecenter. Den fysiske placering er endnu ikke afklaret. Servicecentret vil tilsammen servicere 1462 boliger. Ledelse af servicecentret vil være kundechef Carsten Pedersen. Driftsledere vil være Ole Nielsen og Elvir Vejo. Lokalt servicecenter på Ørnegårdsvej For Afdelingerne Nordpå d.v.s. Ørnegårdsvej, Ordrup Jagtvej, Hellerupvej og Bolbrohaven etableres et mindre lokalt servicecenter på Ørnegårdsvej. Servicecentret vil i 1. omgang servicere 225 boliger. Ledelse af servicenetret vil være kundechef Carsten Pedersen. Driftslederen er endnu ikke ansat. Afventer godkendelse i DFB. Lokalt servicecenter i København Boligselskabet Domea København er i gang med at finde fysiske faciliteter til etablering af et lokalt servicecenter i centrum af København. Det foreslås at afdelingerne Prags Boulevard og Harsdorffsvej tilknyttes et lokalt servicecenter i København. Servicecentret vil i 1. omgang servicere 1100 boliger incl. de 305 boliger af DFB. Ledelse af servicecentret vil være kundechef Jytte Jensen. Driftslederen er endnu ikke ansat. Processen frem mod et lokalt servicecenter og en evt. samdrift At etablere et lokalt servicecenter og evt. samdrift, er et omfattende arbejde. Processen hen imod dette foregår derfor i forskellige faser. Indledningsvist tilkendegiver boligselskabet en væsentlig interesse i at etablere et center på det her fremlagte grundlag. Derefter går Domea i gang med at planlægge og så småt etablere dette lokale servicecenter. Når planer og økonomisk billede har antaget så præcis en form, at der foreligger et solidt grundlag for boligselskabets endelige godkendelse af det lokale servicecenter og en evt. samdrift, vil etableringen af dette blive forelagt til endelig godkendelse i boligselskabet, hvorefter det lokale servicecenter sættes i drift. Kort sagt er der altså tale om en gentlemanaftale, hvor boligselskabet som udgangspunkt i den indledende fase ikke kan præsenteres for konkrete økonomiske og driftsmæssige scenarier, men har tillid til, at Domea vil indfri de forventede gevinster, mens Domea som udgangspunkt igangsætter et stort internt arbejde i tillid til, at boligselskabet vil godkende etableringen af et lokalt servicecenter endeligt, såfremt de konkretisererede økonomiske og driftsmæssige konsekvenser, som fremlægges efter den indledende fase, afspejler de gevinster, der er præsenteret i dette beslutningsgrundlag.

10 Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive, at man i Boligselskabet DFB ønsker lokale servicecentre på det ovenfor fremlagte grundlag. Pia orienterede om, at det er Carsten Pedersen og Ole Pedersen der har varetaget serviceringen af afdelingerne. Jo tættere man er på afdelingerne jo bedre service kan man yde afdelingerne. Vi skal have en snak med Elvir, om han skal fortsætte som ejendomsmester eller er interesseret i at være driftsleder. Carsten skal tage en snak med afdelingsbestyrelserne og medarbejderne før der bliver gjort noget. Intet bliver vedtaget uden at alle er orienteret. Peter Hansen nævnte, at der automatisk vil ske nogle ændringer i forbindelse med effektiviseringen. Pia nævnte, at alle skal kunne se en fordel, og man vil tage hensyn til det eksisterende personale. John A. Andersen nævnte at det er vigtigt, at man kan komme i kontakt med kontoret. Det kan godt være, at man kan spare nogle penge effektiviseringen, men hvis vi kan spare på driften, så kan det ses på huslejen. Brug de rigtige mennesker de rigtige steder. John opfordrede til fremsynethed og åbent sind, så man ikke bliver i plejer. Bente Nees de kommenterede, at de i Morelhaven har sparet rigtig mange penge på driften, og tingene bliver gjort af de rigtige mennesker kan kun anbefale det. Peter Hansen opfordrede til at Charlottegården også tænker over disse gevinster. Peter Krogh kommenterede at det eventuelt vil være nye mennesker der klipper hæk og græs, og der vil eventuelt komme nye investeringer i maskiner, som kan bruges af flere afdelinger. Nogle foretrækker at kunne ringe til den faste mand, men vil de betale for denne ydelse? For de får jo ikke det bedste serviceniveau! John A. Andersen vil meget gerne deltage i afdelingsmøder, hvis der er behov for det, da han anser det for meget vigtigt, at servicecentrene bliver en realitet. Domea kommer med materiale til input. Pia Christiansen beder kun forsamlingen sige ja til de store linjer og ikke detaljeorienteringen. Der er planlagt et lille servicecenter på Ørnegårdsvej senere. Derudover vil der blive oprettet et lokalt servicecenter hos Domea København. Domea København bliver dem som driver servicecenteret og vil varetage serviceringen af bl.a. Prags Boulevard. Kirsten Malinowsky undrede sig over, at Kalundborg skulle serviceres af Frederikssund dette er dog ikke tilfældet. Kalundborg og Halsnæs bliver der etableret mindre servicecentre. Vi arbejder på at få nogle mindre administrationsselskaber ind i Domea, så servicecentrene bliver billigere at drive. John A. Andersen spurgte til, om man gjorde noget for at sælge servicecenter idéen. Pia Christiansen nævnte, at kommunikationsafdelingen, hver gang der er mulighed for det, nævner det i pressen. Charlotteager og Gadehavegård kan ikke umiddelbart få oprettet servicecentre, da der ikke fysisk er mulighed for dette i øjeblikket. Kirsten Malinowsky spurgte, om spørgsmålet om servicecentre skal op i afdelingsbestyrelserne. Pia Christiansen kommenterede, at spørgsmålet om ledelse og drift er lagt organisationsbestyrelserne.

11 John A. Andersen nævnte, at man har markedsført, at afdelingerne vil blive hørt før der tages beslutning og også beboerne. Peter Krogh mente godt, at afdelingsbestyrelsen kan tage beslutningen, hvis det ligger inden for budgettet. Dette blev enstemmigt vedtaget. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at Domea påbegynder forberedelser for den fysiske etablering. Dette blev enstemmigt vedtaget. Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive, om man i Boligselskabet ønsker etableret samdrift de steder, hvor det giver mening. Dette blev enstemmigt vedtaget. Organisationsbestyrelsen/repræsentantskabet tager til efterretning, at den endelige godkendelse af etableringen af det lokale servicecenter finder sted umiddelbart inden idriftsættelsen. Dette blev enstemmigt vedtaget. 5.6 Afregninger for gaver og fester for de ansatte i DFB Der ønskes en afklaring af hvordan organisationen ønsker at gaver og julefest til/for medarbejdere der er ansat i afdelingerne skal håndteres. Dette ønske er fremsat på baggrund af en henvendelse fra afdelingen i Charlottegården. Her er det opfattelsen, at det er afdelingen der sikrer at der bliver afholdt julefest samt sørger for, at medarbejderne modtager en gave. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvorledes gaver og fester for de ansatte i DFB afregnes John A. Andersen mente, at det var svært at svare på. Det skal ikke være en personlig relation der afgør, om der skal gives gaver. Domea skal komme med et oplæg til, hvordan fordeling af gaver kan ske. Pia nævnte, at der ligger en pose penge i selskabet til gaver og fester. Vi kan lave et forslag til en politik, hvor alle gaver gives af DFB i stedet for af den enkelte afdeling. Alle ejendomsmestre indgår i et netværk, og der bliver afholdt fælles julefrokost. Susanne Pia Hansen var bekymret for, om der blev givet dobbelt gaver. Teksten Hilsen Domea fjernes fremover og der skrives Hilsen DFB. Det blev besluttet, at vi sender Domeas forslag til gavefordeling med referatet. 5.7 Logo og skiltepolitik kultur og værdier.

12 Kirsten Malinowsky har på et tidligere organisationsbestyrelsesmøde i DFB givet udtryk for i forbindelse med drøftelse af nævnte skiltepolitik, at bestyrelsen i første omgang bør se på DFB`s logo. Logoet bør afspejler selskabets værdier og det er muligt, at logoet stadig er aktuelt men bestyrelsen bør indledningsvis diskutere, hvem er vi, hvad står vi får, hvor vil vi gerne hen etc. Etc. På den måde får repræsentantskabet et udgangspunkt for, at diskutere de fremlagte værdier og en evt. revidering af logoet. Herefter vil det være langt nemmere at udarbejde DFB`s skiltepolitik for afdelingerne under DFB. Synlighed i lokalmiljøet i form af tydelig skiltning er første skridt til at øge kendskabet til boligafdelingerne og en forudsætning for at boligsøgende let kan finde frem til ledige boliger. En tydelig og flot skiltning kan også medvirke til, at styrke beboeres tilhørsforhold til afdelingen og dermed styrker afdelingens identitet og kultur. Domea har gennemført et udbud blandt en række mulige leverandører af skilte og har fået gode rabatter på skilte og har samtidig investeret i et skiltedesign, som tilbydes Domeas kunder. Herved spares Domeas kunder for en del udgifter og tilbydes samtidig en brev vifte af gode og billige skilte til indgangene til boligafdelingerne. Behovet for skiltning kan variere fra afdeling til afdeling, og det anbefales derfor, at der indledningsvis laves en analyse af behovet. Der er indgået aftale med skiltefirmaet om skilteanalyser, som munder ud i et tilbud, der gør det muligt for boligafdelingen at lægge en plan for opsætning af de nødvendige skilte. Priser for skilteanalyser og skilte fremgår af vedlagte bilag (2012-priser). Det er Domeas anbefaling, at udgifter til anskaffelse og opsætning af skilte i afdelingerne dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering i afdelingerne kan naturligvis kun sker efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifter til efterfølgende vedligeholdelse og udskiftning af skilte bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om gennemførelse af værdianalyse med efterfølgende drøftelse af revidering af logo. Kirsten Malinowsky havde en kommentar om, at alle skal være enige om, at det er en god idé. John A. Andersen mener, at det er en god idé at få en professionel på banen. Kirsten mente at skilte og logo kom til sidst. Først værdidrøftelse og eventuel afholdelse af konference. Peter Krogh informerede om, at der tidligere har været denne værdidrøftelse. Kirsten spurgte til, om der var udarbejdet noget materiale. Pia sagde, at de skulle kigge på deres logo og deres værdier og se på om det matcher de nutidige værdier. Overvej om man kan sige DFB en del af Domea. Eventuelt lægge sig op af Domea. Peters afdeling er ikke interesseret i skilte. Kirsten synes, at det skal fremgå, at DFB er en del af Domea. Pia mener, at man skal træffe beslutning om, at alle afdelinger har skilte. Kirsten spurgte til inspiration fra andre afdelinger. John A. Andersen ville gå hjem og lede efter de tidligere udarbejdede papirer om logoemnet. Find de helt specielle værdier i hver enkel afdeling. Der er behov for at hver afdeling beslutter sig for en strategi. Peter nævnte nogle af de værdier, der var valgt i hans afdeling. Kirsten Malinowsky nævnte, at værdierne skal ud til ejendomsfunktionærerne, så det er en enhed. Peter Krogh sender værdier m.m. til bestyrelsen og Domea.

13 Peter Hansen opfordrer til, at der bliver indkaldt til et genopfriskningsmøde. De vil gerne have at Domea indkalder til mødet. Det blev besluttet, at der arrangeres et møde i slutningen af august Afdelinger i drift Sølvkær Advokatsag (lukket punkt) Sagen er berammet til behandling i retten i Glostrup d. 12. september Bilag: Skrivelse fra advokatfirma Sagsfremstilling fra Kundechef Carsten Pedersen Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning Hanebred Forkastelse af regnskab for 2011/12 Afdelingsbestyrelsen har ikke ønsket at godkende regnskabet. Dette er begrundet i at afdelingen ikke finder at forbrugsregnskabet er korrekt afregnet. Tvistligheden mellem organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen er nu sendt til Københavns Kommune med henblik på at denne iht. Almenboliglovens 42 kan træffe en endelig afgørelse om Hanebreds regnskab Bilag: Domeas henvendelse til Københavns Kommune Afdelingsbestyrelsens begrundelse Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Pia orienterede om sagen, som er sendt til Københavns Kommune, som blev taget til efterretning Klostergården - tagrender og ekstra tømmerarbejder I forbindelse med indledningen af udskiftningen af tagrenderne, har det vist sig, at tagfoden synker mere, end det man kan justere i rendejernet, og at det forhindrer, at tagrenderne kan opsættes korrekt og med det rigtige hæld. Kolby VVS har ikke haft mulighed for at se dette problem, før de er startet op på projektet. Det er heller ikke konstateret af den rådgiver, der tidligere har vurderet tagrenderne. For at løse problemet skal en tømrer klodse tagfoden op, så tagrenderne bliver lige. Det kræver en opklodsning på 5-7 cm. Den pæneste og langtidsholdbare løsning kræver, at tagfoden klodses op fra spærret. Det vurderes, at prisen for denne opgave vil andrage ca. kr ,-. Hovedparten af omkostningerne skyldes arbejdsløn. Sagen er drøftet med bygningskonstruktør Ole Pedersen og bygherrerådgiver Jan Storgaard. Det vil være vanskeligt at gøre et krav gældende over for den oprindelige rådgiver og entreprenør. Når 5-års gennemgangen er gennemført kan der ikke gøre et ansvar gældende med mindre der er tale om direkte svigagtig adfærd fra deres side. Og det er der efter Domeas opfattelse ikke tale om i denne sag. Der gælder generelt ikke

14 nogen udvidet garanti på tage og hvis der er noget at udsætte på byggeriet skal der gøres opmærksom på det ved 5-års gennemgangen. Om Byggeskadefonden vil give støtte til det ekstra tømrerarbejde er usikkert da det er Domeas opfattelse at sagen vil nærme sig bagatelgrænsen. Hvis sagen skal startes op skal selskabet være opmærksomme på, at det ikke vil være den fulde pris på tømrerarbejdet som bliver dækket da det snart er 10 år siden afdelingen blev bygget. Domea vurderer at det beløb som kan komme på tale til erstatning ligger i omegnen af kr ,- hvis overslaget fra tømreren holder. Det forventes ikke, at det bliver dyrere. Sagsbehandlingstiden i Byggeskadefonden vil formentlig ligge på 6-8 måneder med mindre sagen optages til straks behandling. Det er ikke sandsynligt, da der ikke er tale om en skade som kan sammenlignes med f.eks. tagrenoveringen på Hanebred. Desuden ligger der nu er en aftale med håndværkerne. Det kan fordyre sagen hvis opgaven forsinkes da de har afsat medarbejdertimer og materialer. Det indstilles at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om hvorvidt der kan bevilges kr fra dispositionsfonden til dækning af meromkostningen John A. Andersen nævnte, at der i rapporten står, at den tidligere entreprenør ikke har undersøgt taghældningerne. Dette er ikke tilfældet, da det blev opmålt, og man forsøgte udbedring uden held. Bestyrelsen har sammen med Mona Bøjko fået en rapport fra Danakon, som har været ude at se på disse tagrender. Det er John uforståeligt, at bestyrelsen ikke har haft rapporten i hænde, da sagen blev vedtaget, og nu bliver der opfordret til en merbevilling. John mente, at det er underordnet, om sagen skal igennem skadesfonden, men han synes ikke, at det er rimeligt, at udgiften skal pålægges afdelingen. Undrer sig over, hvorfor sagen først er dukket op nu. Pia nævnte, at man gerne vil have en principiel snak med byggeafdelingen, således at udgifterne til byg og drift styres. John vil gerne have at Peter Hansen er med til mødet. Peter foreslog, at man tager det fra den planlagte vedligeholdelse på tagene og resten betales via dispositionsfonden. Såfremt der kommer penge retur fra byggeskadefonden skal den del, der er taget fra den planlagte vedligeholdelse tilbage til dispositionsfonden. Dette var der tilslutning til. Byggeafdelingen ved byggechef Karsten Pedersen deltager på næste bestyrelsesmøde. Rapporten der er bestilt koster ca. kr Rapporten er bestilt af afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen kan ikke tage beslutning om en ekstern opgave af den beløbsstørrelse uden af bestyrelsen er orienteret. Pia supplerede med at Ole Pedersen som er driftschef overgår til byggeafdelingen, så der sikres en bedre sammenhæng mellem drift og byg. Peter Hansens forslag blev vedtaget Klostergården varmeanlæg Orientering om sagen eftersendes. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. John A. Andersen orienterede om, at i varmeanlægget er det brugsvandet, der opvarmer boligerne. Det vil blive ændret til, at det er radiatorvand, der opvarmer brugsvandet. Hvert lejemål får installeret et individuelt system.

15 Det gamle anlæg var normeret til 30 år, men har kun holdt 7 år. Det er meget kostbart for hvert lejemål. I afdelingen er man enige om, at man ikke vil yde egenbetaling. Vi laver en opgørelse over hvor meget der er betalt til VVS. Systemet kan ikke holde længere Peter Hansen anbefalede, at der bliver lavet syns og skøn på anlægget. De rapporter som knytter sig til sager, hvor der skal bevilges penge, skal forelægges bestyrelsen. Orienteringen blev taget til efterretning. 6.5 Gadehavegård - visionsseminar Der blev afholdt visionsseminar i Gadehavegår den 2. maj 2013, hvor den nye boligsociale helhedsplan for blev diskuteret. Hvordan skal livet i Gadehavegård se ud i 2018? Den boligsociale helhedsplan for Gadehavegård udløber til årsskiftet. Domea, Gadehavegård og Høje-Taastrup Kommune ønsker fortsat at have en boligsocial helhedsplan i Gadehavegård, fordi det er et vigtigt bidrag til at skabe positiv udvikling i området. Derfor er der startet en proces, som skal nå frem til en ny helhedsplan for Gadehavegård. Helhedsplanen skal definere nye visioner, mål og indsatser. Samtidig er helhedsplanen en forudsætning for at få økonomisk støtte fra Landsbyggefonden. Landsbyggefonden har allerede meddelt, at Gadehavegård er kvalificeret til at få støtte til en ny helhedsplan. For at sikre fælles fodslag bag visioner og ambitionerne for Gadehavegård har vi valgt at starte processen med et visionsseminar, der på én gang sikrer, at alle kommer til orde, at vi kigger fremad, og at vi når frem til et fælles resultat. Visionsseminaret skal give et fælles billede af afdelingens muligheder og ønsker for Gadehavegård. Derfor blev der inviteret både beboere i Gadehavegård, byrådspolitikere samt de ledere og medarbejdere i boligorganisationen og kommunen der arbejder med Gadehavegård til at deltage i visionsseminaret. Visionsseminarets konklusioner samles i et materiale og organisationsbestyrelsen vil blive nærmere orienteret når der foreligger et udkast til en helhedsplan, hvor konklusionerne fra seminaret er inkluderet i fremtiden. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Den boligsociale plan udløber til efteråret. Domea, kommunen og afdelingen er interesseret i at fortsætte arbejdet. Konklusionerne fra seminaret vil blive sendt til bestyrelsen til orientering. Petina nævnte, at det havde været et godt seminar, og der er ved at falde ro i afdelingen. Orienteringen blev taget til efterretningen. 6.6 Charlottegården gennemførelse af afdelingsmøde Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde i Charlottegården den 15. maj Mødets gennemførelse og konsekvensen heraf skal drøftes på organisationsbestyrelsesmødet. Notat om mødet vil blive fremsendt snarest, idet det først er aftalt d.d. mellem formanden i Charlottegården og formanden for organisationsbestyrelsen at punktet tages op på mødet.

16 Det indstilles til bestyrelsen at overføre punktet til et lukket punkt Det blev besluttet, at overføre punktet til et lukket punkt. 7 Mødeplanlægning Der er ikke planlagt nogen møder og bestyrelsen bedes medbringe kalender med henblik på fastlæggelse af kommende møder Organisationsbestyrelsen har tidligere udtrykt ønske om en rundtur til nogle af afdelingerne i selskabet. Der skal fastlægges dato for rundturen. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om fastlagte møder til efterretning. Det blev aftalt at afholde følgende møder: Organisationsbestyrelsesmøde 24. september 2013, kl. 17 Organisationsbestyrelsesmøde 26. november 2013, kl. 17 Værdimøde 24. juni, kl. 17 Studietur med overnatning på Kragerup Gods Lille udvalg nedsættes: John, Kirsten, Pia og Annett Peter Krogh fremsender materiale til Annett, som sendes til bestyrelsen. 8 Eventuelt Opdatering på status over kataloger. Fremsendes i næste uge til bestyrelsen. Peter Krogh orienterede om, at DFB kan vælge 7 repræsentanter til Domeas repræsentantskab. Til sidste repræsentantskabsmøde hos Domea mødte ingen op. Peter Hansen foreslog, at de deltager med fuldmagt. Kirsten Malinowsky stiller op til Domeas repræsentantskab. Henry E. Jensen havde ytret, at man skal få gjort noget ved hjemmesiden. Afventer værdimøde. Kirsten vil gerne bidrage i sagen, da Domea ikke har mulighed for at hjælpe. Opdatering på arbejdskapitalen den er overdisponeret Peter Krogh spurgte til sagen. Tag alle fonde op på næste møde. Måske skal der justeres i dem. Mødet sluttede ca