BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmødet. Onsdag den 11. oktober 2017, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmødet Onsdag den 11. oktober 2017, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Lone Hartung, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Mikael Paasch, Preben Lærche, Jørn Brynaa og Finn Muus. Gæster: Afbud: Karin Grønning Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 23. august 2017 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: 1

2 4. Evaluering af afdelingsmøder 2017 Redegørelse: Hvad gik godt og hvad gik mindre godt. Evaluering fra administrationen er vedhæftet. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Bestyrelsen havde kun ros til medarbejderne i administrationen. Som hovedpunkter blev følgende drøftet: - Ikke alle beboere opføre sig ordentlig i deres måde at kommunikere på. - Inspektørerne bør tage en drøftelse med afdelingsbestyrelserne om det ikke vil være en ide at alle forslag til afdelingsmøderne bliver sendt til den ansvarlige inspektør der herefter sender forslaget på en mail til afdelingsbestyrelsen. Denne fremgangsmåde for at sikre fornøden tid til at behandle forslagene og sikre at forslagene er udformet så det er muligt at stemme om dem. - Inspektører skal ikke være dirigenter da deres opgave er at svare på spørgsmål og skrive referat fra møderne. - Inspektørerne skal sikre at såfremt der bliver anmodet om at få en kommentar med i referatet skal denne med ud. - Det vil være nemmere at beboerlisterne udleveres som adresselister så det er nemmere at overskue. Listerne skal med tilbage til kontoret af hensyn til persondataforordningen. - Referaterne skal være beslutningsreferater så det er nemmere at overskue beslutningerne i de enkelte afdelinger. Der udarbejdes en model som forslag. 5. Ændring af den disponible del af dispositionsfonden Redegørelse: I forbindelse med årsregnskab 2016 ændrede vi opgørelse af bunden del af dispositionsfonden til at inkludere administrationsejendommen. Dette blev gjort efter rådgivning fra Deloitte som vurdere at dette var den korrekte fremgangsmåde, hvilket de redegjorde for på bestyrelsesmøde den 26/ Ud fra denne opgørelse var Boligkontoret Fredericias disponible ( likvide) del under den fastsatte minimums værdi på kr. pr lejemålsværdi, og derfor er organisation berettiget til at opkræve bidrag til dispositionsfonden fra afdelinger på 559 kr. pr enhed i 2017 og der er ligeledes budgetteret med opkrævning af bidrag i Efter længere drøftelse mellem Landsbyggefonden og Deloitte, konstatere Deloitte at ændringen af opgørelse også skulle havde medført der blev overført et tilsvarende beløb direkte fra arbejdskapitalen til dispositionsfonden. Når dette beløb overføres, hvilket sker som en korrektion i regnskab 2017, bliver den disponible del større end den fastsatte minimumsgrænse. Derved er organisationen ikke berettiget til at opkræve bidrag fra afdelingerne til dispositionsfonden. Foreløbig prognose for udvikling af dispositionsfonden 2017 udviser den at den stadig forventes over minimumsgrænse ultimo 2017 uden bidrag fra 2

3 fortsat afdelingerne. Dog viser prognose der strækker sig over flere år, at dispositionsfonden indenfor en kort årrække vil komme under grænsen så længe der ikke gives bidrag fra afdelingerne. Det er dog stadig en prognose ikke en konstatering. Indstilling: På baggrund af den nye opgørelse opkræves der ikke bidrag til dispositionsfonden for Budgetterne for 2018 i afdelingerne ændres ikke, da de er godkendt i afdelingerne, og prognosen for dispositionsfonden 2017 ikke er endegyldig. Den kan stadig ske, at den kommer under niveau pga. uforudsete tab mv. Indstilling er drøftet med konsulent fra Landsbyggefonden og Deloitte, som vurdere dette er en korrekt måde, at håndtere sagen på. Der afholdes møde med Fredericia kommune /tilsynet, torsdag den 12. oktober, hvor sagen ligeledes vurderes. Beslutning: Godkendt som indstillet 6. Økonomi herunder Budgetopfølgning for hovedforening og forvaltningsrevision Redegørelse: Budgetopfølgning ved økonomichef Preben Lærche. Udviklingen af afkast af midler i depot Udvikling i antal udsættelser -Antal flytninger og tab ved fraflytning. Herudover AAB Vejles undersøgelse af udgifter til organisationsbestyrelsen. Boligorganisation 6 er Boligkontoret Fredericia. Undersøgelsen er Vedhæftet som bilag. Indstilling: Til orientering Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 7. Orientering vedr. Købmagergade skole Redegørelse: Byggeriet på Købmagergade skole skrider planmæssigt frem, således at den oprindelige tidsplan for indflytning 1. december 2017 ser ud til at holde. Afdelingsbestyrelsen for afdeling 603, fælleshusene bliver indkaldt til møde inden for den næste måned. Vi igangsætter nu en planlægning med henblik på at få aftalt udlejningsregler, styring af udlejning m.v. som vi forventer at kunne håndtere via vores administrationssystem og lejerside. Der mangler at blive udlejet 15 boliger ud af 53 (12 boliger er udlejet inden for den seneste uge) hvilket vi forventer kommer på plads inden vi går i drift pr. 1. januar Der er god efterspørgsel eftersom der er 150 på venteliste, men nogen venter på at få deres hus solgt. Indstilling: Til orientering / beslutning 3

4 8. Kongens Punkt / OL7 grunden Redegørelse: Byggeudvalget har været samlet og gennemgået bebyggelsen herunder lejlighedsindretninger. Planerne er nu blevet tilrettet og der er indkaldt til nyt byggemøde den 13. oktober hvor entreprenørens byggeleder og arkitekt deltager. Første spadestik var planlagt til den 20. november men kan desværre ikke gennemføres da Borgmesteren ikke kan deltage på grund af valgkamp. Vi igangsætter udarbejdelse af en brochure som på Købmagergade skole og IP Schmidt således at udlejningen kan igangsættes når vi har lejlighedsindretninger og placeringen i afdelingen. Indstilling: Til drøftelse og godkendt 9. Orientering vedr. IP Schmidts gård Redegørelse: Som planlagt er de første beboere flyttet ind på IP Schmidt. Den sidste bolig i afdelingen bliver lejet ud fra d. 1. december. Så det vil sige, at fra denne dato er alt udlejet her. Indstilling: Til orientering 10. Oprettelse af Fremtidspanel Redegørelse: Det foreslås at der afholdes det første møde vedr. fremtidspanelet torsdag den 16. november hvor der gives et oplæg til arbejdet der igangsættes i Organisationsbestyrelsen deltager sammen med ledelsen og direktionssekretær. 4 medarbejdere fra administrationen en fra hver afdeling, to varmemestre og 5 afdelingsformænd. I alt 24 personer. Med baggrund i oprettelsen af fremtidspanelet vil beboerdemokratiudvalget blive indkaldt til et afsluttende møde mandag den 13. november hvor udvalgets arbejde vil blive rundet af. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Godkendt 4

5 11. Ny handleplan Redegørelse: Som drøftet på formandsmødet lørdag den 7. oktober vil opsamlingen fra formandsmødet blive forelagt på bestyrelsesseminaret onsdag den 1. november hvorefter medarbejderne i administration og virksomhedsnævn skal arbejde med et bud på nye handleplans aktiviteter. Resultatet af den drøftelse vil blive forelagt bestyrelsen på bestyrelsesmødet onsdag den 13. december I vintermånederne 2018 vil fremtidspanelet blandt andet skulle arbejde med forslag til fremtidige opgaver. Et formandsmøde i april måned skal arbejde med et renskrevet forslag til en handleplan som kan foreligges repræsentantskabet til godkendelse i maj måned Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Godkendt 12. Status på effektiv drift Redegørelse: Status på effektiv drift er, at vi i Boligkontoret siden 2014 har arbejdet med effektiv drift i organisation og afdelinger. I 2016 og 2017 har vore driftsinspektører gennemgået en lederuddannelse der har været målrettet opgaven hvorfor vi nu er klar til at igangsætte en mere håndholdt proces med vore varmemestre. Inspektørerne kender nu opgaven hvorfor de har defineret det vi kalder teser altså det som kunne være en mulighed for en besparelse. Besparelseskatalog vil blive gennemgået med organisationsbestyrelsen når endelig udkast er færdig. Det der sker nu er, at medarbejderne i afdelingerne sammen med inspektøren i de enkelte områder ud fra 8 eller 9 overordnede forslag / teser skal forholde sig besparelsesmuligheder. Besparelsesmulighederne vil blive sammenfattet i et katalog for hver afdeling hvor tiltag konsekvens og den økonomiske besparelse vil blive listet op. På grundlag af kataloget vil vore varmemestre og inspektører drøfte hvilke anbefalinger der herefter kan forelægges afdelingsbestyrelserne og efterfølgende til endelig godkendelse i organisationsbestyrelsen. Indstilling: Til orientering 5

6 13. Til orientering fra formanden Redegørelse: Jagten på fællesskabet Den 8. september havde vi her i administrationen hos Boligkontoret Fredericia besøg af en 6 klasse fra Ullerupbæk skolen i Pjedsted. Baggrunden for besøget var, at kredsrepræsentantskabets i vores kreds 7, havde igangsat et Minekraft undervisningsforløb sammen med BL og Dansk Arkitektur Center. Projektet hedder -Jagten på Fællesskabet. Jagten på fællesskabet er et undervisningsforløb for grundskoleelever i 6. klasse. Eleverne skulle gennem et særligt udviklet spilkoncept, spille sig igennem en række problemstillinger, som sætter fokus på demokratiske processer og fællesskab i almene boligområder og Danmark som helhed. Missionen er for projektet var klart defineret - fællesskabet har trange kår, og det er elevernes opgave i Minekraft at skabe plads til det Som skrevet var skoleklassen på besøg her i administrationen hvor de fik en introduktion til beboerdemokratiet og Sønderparken som bebyggelse. Som en del af introduktionen fik de i mødelokalet i administrationen, som opgave, at finde frem til der forskelle der var i området fra før renoveringen til efter renoveringen og ombygningen. I den forbindelse brugte vi den dronefilm der er optaget af området i Sønderparken. Efterfølgende var der besigtigelse af Sønderparken hvor eleverne blev introduceret til bygningerne og de dertil knyttede udearealer. I den forbindelse Arkitekturen, bygningernes udseende og materialer - Udearealer og aktiviteter i området samt Fællesskaber og mødesteder. I dag den 11. oktober har der så været en præsentation af elevernes anstrengelse, hvor alle de 6 deltagende klasser i 7 kreds har været samlet i Grindsted. Som afslutning skal projekterne præsenteres på de almene boligdage i november måned. Evaluering af det Boligsociale arbejde Den 12. september holdt vi evalueringsdag for det Boligsociale arbejde. Baggrunden for mødet var såvel en orientering til styregruppe som en orientering om den målopfyldelse der er sendt til Landsbyggefonden. På mødet var der ligeledes en status rapportering i forhold til den nye helhedsplan for Der er fremsendt en prækvalifikations ansøgning for den nye periode sammen med en ansøgning om en forlængelse af den nuværende helhedsplan til udgangen af Byggeudvalgsmøde for Kongenspunkt Den 12. september havde vi byggeudvalgsmøde vedr. vores byggeri i Kanalbyen sammen med STB Byg. På mødet gennemgik projektleder Bent Lauersen projektet og lejlighedsindretninger. På mødet var der en god dialog vedr. byggeriet. Fredag den 13. oktober afholdes der nyt byggeudvalgsmøde hvor ændringerne foreligges udvalget. Reception i Horsens Den 14. september var der reception hos AAB i Horsens for såvel den afgående forretningsfører Erik Krogh som den nye direktør Steffen Møller Borgbjerg. Lis, Flemming Finn og Preben deltog. 6

7 Bladudvalgsmøde Den 21. september var der redaktionsudvalgsmøde i vores bladudvalg. Besøg af AAB Vejle Lørdag den 23. september havde vi besøg af AAB Vejles repræsentantskab der fik fremvist Købmagergade skole, kanalbyen og Sønderparken. I forbindelse med besøget var der fremvisning af lejligheder i såvel Købmagergade skole som Sønderparken. Tilbagemeldingen fra AAB s bestyrelse har været at det var en fantastisk dag vi havde strikket sammen til repræsentantskabet. Vi fortjener kun ros. Reception for Marianne Husted / Fredericia Dagblad Den 25. september var jeg sammen med vores direktør Finn Muus til Reception hos Marianne Husted fra Fredericia Dagblad. Anledningen var at Marianne fyldte 60 år dagen efter. Generalforsamling i Fredericia Fjernvarme Den 27. september var der generalforsamling i Fredericia Fjernvarme. På generalforsamlingen var der genvalg til Finn Muus, Finn Østergaard og Finn Gregersen. Ny suppleant blev Simon Kruse som tidligere har været stillet op til bestyrelsen. Besigtigelsestur med KUBEN Management Den 29. september var jeg sammen med Flemming Nis Lorenzen og Jørn Brynaa på en besigtigelsestur sammen med KUBEN Management. Besøget gik til Hamborg hvor programmet var næsten det sammen som det år bestyrelsen var afsted. Vi fik oplyst at der i Hamburg er underjordiske parkeringspladser. Til en orientering kan jeg fortælle at Elb-philharmonien er blevet 12 gange dyrere end beregnet. Kredsrepræsentantskabsmøde d. 2. oktober Den 2. oktober var der kredsrepræsentantskabsmøde i Kolding hvor Boligselskabernes Landsforenings bestyrelses oplæg til et nyt Målsætningsprogram for blev diskuteret og bearbejdet af kredsrepræsentantskabet. Målsætningsprogrammet fremlægges på BL`s repræsentantskabsmøde i december 2017 og vedtages på repræsentantskabet i juni På mødet blev der endvidere drøftet hvad status er på effektiviserings processen. Det kunne oplyses at med udgangspunkt i 2014 tallene er der på landsplan for nuværende sparet kr. 408 millioner så der er et stykke vej endnu. Endvidere blev det oplyst at der i København nu er lavet en aftale om fælles opnotering mellem alle boligorganisationer Persondataforordningen fylder naturligvis også i BL s daglige arbejde hvor der i processen med at udarbejde en vejledning til boligorganisationerne, fokuseres på at minimere de almene boligers administrative omkostninger ved implementering af forordningen. Målet er at vejledningen til de nye regler bliver så klare og nemme at anvende som muligt Der afholdes Kredsvalg i 7 kreds Mandag den 23 april 2018 i Billund på Hotel Legoland Bestyrelses og personaleudflugt Den 5. oktober var der bestyrelses- og personaleudflugt til Århus. Vi startede i bus fra Fredericia til Århus hvor vi så byggerier på havneområdet. Derefter kørte vi til Aarhusstreet food hvor vi fik frokost. Efter frokosten var vi på rundvisning i den Gamle By hvor specielt 70ér byggeriet fyldte det meste af besøget, hvilket var vældig interessant. Efter rundvisningen var der tid til på egen hånd, at se de mange spændende bygninger og deres historie. 7

8 fortsat Vi sluttede besøget af i den Gamle By med spisning i Hobro huset der ligge lige ved indgangen. Inden turen gik tilbage til Fredericia så vi teaterstykket Efter brylluppet i Musikhuset. Tilbagemeldingen fra alle har været at det var en fantastisk god dag. Formandsmøde Den 7. oktober havde vi formandsmøde på Hotel Fredericia. Dagens tema var en rundtur i udvalgte afdelinger og en drøftelse af en ny Handleplan fra Dagen startede kl med morgenkaffe derefter velkomst og boligpolitisk orientering vedr. projekter. Derefter bustur, fremvisning af lejligheder på Købmagergade skole samt et besøg af området ved kanalbyen. Afslutningsvis et besøg i afd. 311 i Hasselhøj hvor den nye regnvands sø blev vist frem. Søen er et led i den klimasikring Fredericia spildevand og Energi samarbejder med Fredericia kommune om at udføre. Derefter kørte vi tilbage til hotellet hvor vi tog fat på Vision/ målsætninger og handleplaner hvor proceskonsulent Gitte Hodde faciliterede opgaven. Kredsmøde den 9. oktober Den 9. oktober var der kredsmøde i kreds 7, hvor fremtidsforsker Jesper Bo Jensen, kom med er oplæg om fremtidens almene beboer i Kredskonsulent Jens Bærild Hansen fortalte om BL s fremtidsstudie. Afslutningsvis var der en præsentation af et nyt projekt på Århus havn der eksperimentere med en bebyggelse der skal indeholde fællesskaber af familieboliger, ældreboliger og ungdomsboliger. 14. Til orientering / beslutning fra Direktøren Redegørelse: Indkaldelse til møde med Politiet i Korskærparken den 31. oktober 2017 Redegørelse: Gennem en længere periode har boligorganisationerne i Korskærparken modtaget henvendelser fra afdelingsbestyrelser, beboere og ansatte i boligområdet omkring hashhandel, grupperinger samt anden utryghedsskabende aktivitet primært i området i og omkring Medborgerhuset. På baggrund af disse henvendelser har Politi, Fredericia Kommune og Boligorganisationerne været i tæt dialog, hvilket har resulteret i nærværende indkaldelse til møde mellem alle interessenter i Korskærparken. I dagligdagen opleves Korskærparken som et boligområde i en positiv udvikling og med et stor potentiale. Ikke mindst bevidner det af Politiet udarbejdede Tryghedsindeks at det går den rigtige vej og i.h.t den seneste måling ligge Korskærparkens indeks nu under landsgennemsnittet, hvilket er yderst positiv. Det er derfor også vigtigt at markere at utryghedsskabende aktivitet i Korskærparken ikke er ønskelig og at den koordinerede indsats har et bevidst mål, at få sat en stopper for disse aktiviteter. 8

9 fortsat I første omgang afholdes mødet mellem afdelingsbestyrelserne i Korskærparken, organisationsbestyrelserne, ansatte i boligorganisationerne, Politi, Alléskolen, Fredericia Kommune og direktørerne i boligorganisationerne. Mødet følges op af yderligere et møde, der vil have karakter af et beboer/borgermøde i området og som afholdes i Medborgerhuset, hvor beboerne kan orienteres om indsatserne i boligområdet og hvor oplevelser kan udveksles. Vi håber, så mange vil deltage i ovenstående mødet som muligt og bidrage konstruktivt til Korskærparkens fortsatte udvikling. Fortsættelse af reklamer på Fredericia FC Redegørelse: Boligkontoret Fredericia har i mere end tre år reklameret på Fredericia FC s hjemmebane Monjasa Park. Prisen pr. halve år er kr ,50 inklusiv moms. Indstilling: At Boligkontoret Fredericia fortsætter med at reklamere på Monjasa Park. At der findes en løsning så vore beboere får mulighed for at få billetter til Fredericia FC s hjemmekampe. Beslutning: Godkendt Problemer med Ewll vedr. tv og internet. Redegørelse: Der har i forbindelse med indflytning på Købmagergade skole og IP Schmidts Gård været problemer med at vore nye beboere har haft svært ved at få leveret såvel TV fra Yousee som internet fra Ewii bredbånd. Den service der ydes til vore beboere er under al kritik hvorfor jeg vil kontakte EWii for at få en redegørelse. Såfremt der ikke rettes op på forholdene vil jeg foreslå at vi stopper samarbejdet. Indstilling: At direktør Finn Muus får mandat til at opsige aftalen såfremt der ikke findes en holdbar løsning der tilgodeser vore beboere. Beslutning: Godkendt 15. Orientering fra bestyrelses- og udvalgsmedlemmer Redegørelse: Punktet er et nyt punkt hvormed formandskabet ønsker at bestyrelsesmedlemmer der er valgt til bestyrelser og udvalg kort orientere om verdens gang set med deres øjne. Orienteringen bliver ikke referat ført. Indstilling: Til orientering 9

10 16. Lukkede punkter Overenskomstforhandlinger for TL området Redegørelse: Indstilling: At bestyrelsen godkender forhandlingsresultatet Beslutning: Sager vedr. Kim Nielsen Redegørelse: Indstilling: Til orientering Beslutning: 17. Eventuelt Redegørelse: Vor elev Katrine Høll Jacobsen har indstillet Boligkontoret Fredericia som årets elevplads. med en anerkendelse fra bestyrelsen. Lis Gregersen Flemming Nis Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør 10