Informationsmøde om facility management

Transkript

1 Informationsmøde om facility management - Ved direktør Gyrithe Saltorp 1

2 Velkommen til informationsmøde om statens facility managementløsning Dagsorden Hvorfor fælles facility managementløsning i staten? Introduktion til projektet Personaleforhold ved etablering af løsning Erfaringer fra rigspolitiet Spørgsmål og debat 2

3 Hvorfor fælles facility managementløsning i staten? Staten Stigende fokus på fælles løsninger Effektiviserings- og styringspotentiale Betydelige økonomiske gevinster Brugerne Fokus på kerneopgaven Bygningsstyrelsen som én leverandør af både fysiske rammer og services Bedre kvalitet i opgaveløsningen gennem professionalisering Bygningsstyrelsen Nyt forretningsområde Synergi i forhold til den eksisterende forretning På sigt leverer Bygningsstyrelsen de samlede fysiske rammer om statens arbejde 3

4 Fokus for implementering af fælles løsning 4

5 Særlige opmærksomhedspunkter i implementeringsarbejdet Kommunikation Åben og klar kommunikation om projektet Brug af forskellige kommunikationskanaler Viden og erfaring Bygge løsningen på viden og erfaring med facility management i staten (ekspertgrupper) Høste erfaringer fra både det offentlige og private Involvering Tæt samarbejde med institutionerne i første bølge Dialog om udfordringer og potentialer Personaleforhold Ekstern leverandør betyder virksomhedsoverdragelse Tæt samarbejde med Moderniseringsstyrelsen, som rådgiver institutionerne om de personalemæssige spørgsmål 5

6 Spørgsmål og debat? 6

7 Introduktion til projektet - Ved kontorchef Henrik Stub 7

8 Hvilke ydelser er omfattet? Rengøring Sikkerhed Kantine Intern service Affald Indvendig vedligehold Udendørsarealer

9 1 Hvad er besluttet? Regeringens økonomiudvalg har besluttet, at: Der oprettes en facility managementløsning, der omfatter alle ministerier og institutioner Alle ydelser udbydes samlet for at udnytte synergier og stordriftsfordele IFM Intern service og internt vedligehold udbydes også til ekstern leverandør Bygningsstyrelsen får ansvar for udbud, indkøb og styring af ydelserne Implementering sker i tre bølger Evaluering efter første udbud, inden udrulning af de efterfølgende bølger Effektiviseringsgevinster udmøntes på baggrund af tilbud og med gevinstdeling i de første to år af kontraktens løbetid Proces for gevinstdeling afklares med Finansministeriet frem mod

10 Beslutning baseret på grundig foranalyse Tværstatslig arbejdsgruppe og ekstern konsulentgruppe Kortlagt eksisterende erfaringer med at samle facility managementydelser Grundig analyse på institutionsniveau af nuværende ydelser, forbrug og potentialer Samtlige statslige lokationer har besvaret spørgeskema, samt interviews med alle ministerier Konsulenter har opstillet en datamodel, der beregner det samlede besparelsespotentiale Samlede besparelsespotentialer kvalitetssikret fra flere kilder 10

11 Deltagere i første bølge Fra Finansministeriet Digitaliseringsstyrelsen Moderniseringsstyrelsen Statens IT Fra Erhvervsministeriet Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Nævnenes Hus Sikkerhedsstyrelsen Fra Skatteministeriet Hele ministerområdet Fra Justitsministeriet Fra Miljø- og Fødevareministeriet Civilstyrelsen Datatilsynet Tilsynet med Efterretningstjenesterne Fødevarestyrelsen Samlet volumen ca. 230 mio. kr. + flere med i 1. bølge Fra Transport-, Bygningsog Boligministeriet Fra Energi-, Forsyningog Klimaministeriet Bygningsstyrelsen Trafik, Bygge- og Boligstyrelsen Færdselsstyrelsen Vejdirektoratet Banedanmark Energitilsynet 11

12 Implementeringsarbejdet er i gang i tæt samarbejde med institutionerne i første bølge Tværministeriel styregruppe Tværministeriel arbejdsgruppe Ekspertgruppe for indkøb/udbud Ekspertgruppe for personaleforhold Ad hoc SU-gruppe 12

13 Projektet er opdelt i forskellige arbejdsspor Indkøb/udbud Personaleforhold IT & data Arbejdsspor Økonomi & Adm. grundlag Governance Rekruttering & forandringsledelse Kommunikation 13

14 Rollefordeling i driftsfasen fra 2019 Kunderne Aftager ydelser og har fokus på kerneopgaverne FM-leverandøren Leverer facility managementydelser Bygningsstyrelsen Kontraktstyring og udvikling af ordningen Bygningsstyrelsens lokale FMmedarbejdere Er til stede hos kunderne lokalt og er bindeled mellem institutionerne og leverandør 14

15 Centrale elementer i implementeringsarbejdet! Hvilke opgaver bliver hos institutionerne og hvem skal løfte dem?! Hvordan undgår vi at opgaver falder ml. to stole?! Hvordan sikres og kontrolleres kvaliteten i løsningen?! Hvordan sikrer vi kvaliteten i kantineløsningerne?! Hvordan balancerer vi brugen af IT og den direkte service i løsningen?! Hvordan måler vi kundetilfredsheden?! Hvad bliver servicemedarbejdernes nye rolle hos hhv. BYGST og leverandøren? 15

16 Fælles løsninger Personaleforhold ved etablering af den fællesstatslige facility management løsning Oktober 2017

17 DAGSORDEN Introduktion Overenskomstansatte Tjenestemænd Spørgsmål 17

18 INTRODUKTION Moderniseringsstyrelsen Moderniseringsstyrelsens rolle som rådgiver for statens arbejdsgivere i forbindelse med fælles løsninger Hvilken rådgiverrolle har Jura og Pension? Overordnet om fælles løsninger Størstedelen af medarbejderne vil formentlig skulle overdrages til en privat leverandør. En mindre andel vil skulle overføres til Bygningsstyrelsen. Når 1. bølge idriftsættes i 2019 vil en række medarbejdere overgå til en privat leverandør. Det er ikke muligt at svare på alle spørgsmål om den konkrete proces endnu Processen for virksomhedsoverdragelsen og overførslen af medarbejdere vil først blive fastlagt i forbindelse med udbudsforberedelsen. Der er dog forhold, vi allerede på nuværende tidspunkt godt kan informere jer om. 18

19 INTRODUKTION TIL PERSONALEFORHOLD De berørte medarbejdere Den overdragende institution Den private leverandør (erhververen) Rettigheder og pligter 19

20 DAGSORDEN Introduktion Overenskomstansatte Tjenestemænd Spørgsmål 20

21 OVERENSKOMSTANSATTE Vilkår for overenskomstansatte De berørte medarbejdere Den private leverandør Ret til uændrede vilkår Individuelle Overenskomstmæssige Periode for overenskomsten Pligt til at yde de samme vilkår Individuelle Overenskomstmæssige Mulighed for at frasige overenskomst 21

22 DAGSORDEN Introduktion Overenskomstansatte Tjenestemænd Spørgsmål 22

23 TJENESTEMÆND Vilkår for tjenestemænd De berørte medarbejdere Overenskomstansatte virksomhedsoverdrages. Hvad sker der med tjenestemænd? Særlige regler for tjenestemænd Den nye stilling skal være passende Ikke pligt til at overgå til privat ansættelse Mulighed for frivilligt udlån til privat leverandør 23

24 Spørgsmål?? 24

25 Erfaringer fra rigspolitiet - Ved Emil Blomqvist Lund (tidligere ansat i Rigspolitiet) 25

26 Oplæg fra rigspolitiet egne erfaringer Politiet har ca ansatte Fordelt på 200 ejendomme 9 serviceydelser Komplekst sikkerhedsperspektiv 1 integreret FM kontrakt fra 2012 Coor er FM partner 26

27 Udvalgte erfaringspunkter FM? - Forandringsproces for hele institutionen - Sikre fortsat tilhørsforhold - Anerkendelse af FM s rolle - Krævende opstart - Efter to år højere tilfredshed - Løbende fokuspunkt - Fokus på trivsel hos servicepersonale - Evaluering af ledere - Løbende kundetilfredshedsundersøgelser - Struktur for store og små udviklingstiltag - Plads til den gode serviceoplevelse - Forenkle snitflader 27

28 Spørgsmål og debat 28