UDBUDSBETINGELSER Rammeaftale om fælles evaluering af den regionale vækstindsats august 2017 Sagsnr

Transkript

1 tu UDBUDSBETINGELSER Rammeaftale om fælles evaluering af den regionale vækstindsats august 2017 Sagsnr

2 Udbudsbetingelser side 2/24 Indhold 1. Overordnede rammer for udbuddet De ordregivende myndigheder Om udbuddet Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale Tilgængelighed af udbudsmaterialet Procedure og tidsplan for udbuddet Tidsplan for udbudsforretningen Spørgsmål om udbuddet og mulighed for ændring af udbudsmaterialet Spørgemøde Form og procedurekrav til aflevering af tilbud m.v Sprog Datering og underskrift på tilbud Format og øvrige formkrav for aflevering af tilbud Tilbudsfrist Forbehold for annullation af udbud Alternative tilbud Udgifter til tilbudsmaterialets udarbejdelse m.v Aktindsigt Forhandlingsforbud Krav til tilbuddets form og indhold Tilbudsgivers kontaktoplysninger og underskrift Den juridiske person Tilbud afgivet af konsortium eller partnerskab Kontraktgrundlag Tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsgivers opgaveforståelse og opgaveløsning Tilbudsgivers organisering og kompetencer Organisationsdiagram og kompetencer m.v Oplysninger om brug af underleverandører eller samarbejdspartnere Pris Tilbudsgivers tidsplan

3 Udbudsbetingelser side 3/ Optioner Vedståelsesfrist Forbehold Udelukkelse Pligtig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen Frivillig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen Mulighed for self-cleaning ESPD Evaluering af tilbud Behandling af forbehold Tilbudsvurdering Tildelingskriterium Underkriterier og vægtning af underkriterier Evalueringsmetode Evalueringsmodel for underkriteriet pris Evalueringsmodel for de kvalitative kriterier (alle andre end pris ) Tildeling og aftaleindgåelse Indhentelse af dokumentation (serviceattest) Underretning om resultatet Indgåelse af kontrakt Klagefrist Bilag 1. Skabelon til angivelse af priser

4 Udbudsbetingelser side 4/24 1. Overordnede rammer for udbuddet 1.1 De ordregivende myndigheder De ordregivende myndigheder, som er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning, er: Erhvervsstyrelsen Region Nordjylland Region Midtjylland Vejlsøvej 29 Niels Bohrs vej 30 Skottenborg Silkeborg 9229 Aalborg Ø 8800 Viborg CVR-nr.: CVR-nr.: CVR-nr.: Region Syddanmark Region Sjælland Region Hovedstaden Damhaven 12 Alléen 15 Kongens Vænge Vejle 4180 Sorø 3400 Hillerød CVR-nr.: CVR-nr.: CVR-nr.: Bornholms Regionskommune Landemærket Rønne CVR-nr.: Om udbuddet De ordregivende myndigheder, jf. 1.1, udbyder hermed i medfør af udbudsloven, jf. lov nr af 15. december 2015, og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26. februar 2014 opgaven Rammeaftale om fælles evaluering af den regionale vækstindsats Rammeaftalen bliver med én enkelt leverandør (gerne et konsortium, jf. punkt 4.1.2) og er ikke eksklusiv. Rammeaftalens varighed er 4 år fra underskriftstidspunktet. Den fælles evaluering af den regionale vækstindsats omfatter evaluering af en lang række EU-strukturfondsprojekter (projekter som medfinansieres af Regionalfonden eller Socialfonden) og REM-projekter (vækst- og udviklingsprojekter, som medfinansieres med regionale udviklingsmidler, men ikke med strukturfondsmidler). Evalueringerne skal være virkningsevalueringer med fokus på, om projekterne har virket eller ej og hvorfor. Evalueringerne skal supplere de registerbaserede effektmålinger, som de ordregivende myndigheder selv foretager, jf. kravspecifikationen. Begrebsmæssigt skal evalueringerne således have karakter af theory based impact evaluations, ikke counterfactual impact evaluations. 1 Evalueringerne skal vurdere projekternes resultatskabelse og bidrage til at identificere forbedringspotentialer på tværs af regioner med henblik på at udvikle og igangsætte 1 Jf. ook.pdf 4

5 Udbudsbetingelser side 5/24 endnu mere effektfulde strategier og projekter i fremtiden. Ud over evaluering af enkeltprojekter skal evaluator uddrage forbedringspotentialer (læring) på tværs af projekter og regioner og gennemføre udvalgte temaevalueringer, fx af de regionale klyngeindsatser og indsatser for at styrke væksten i yderområderne. Antalsmæssigt forventes rammeaftalen at omfatte evaluering af ca projekter. Hertil kommer som nævnt, at der skal uddrages forbedringspotentialer (læring), som skal forankres i vækstforumsekretariaterne og hos Erhvervsstyrelsen, samt udvalgte temaevalueringer. Beløbsmæssigt forventes rammeaftalen at have en samlet omsætning på i alt ca mio. kr. Der henvises i øvrigt til rammeaftalen og kravspecifikationen for oplysninger om indholdet af opgaven. De ordregivende myndigheder er ansvarlige for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven og EU's udbudsregler. Herunder, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet respekteres under udbudsprocessen. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med de nævnte regler og nærværende udbudsbetingelser. Det bemærkes, at den udbudte opgave ikke er opdelt i delkontrakter, idet de ordregivende myndigheder konkret i forhold til dette udbud vurderer, at en opdeling i delkontrakter vil medføre en uforholdsmæssig økonomisk byrde i form af øgede omkostninger til gennemførelse af selve udbuddet og den efterfølgende kontraktadministration. Alle interesserede opfordres til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Udbuddet er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende (TED). 2. Udbudsmaterialet 2.1 Det samlede udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse (offentliggøres på TED og udbud.dk) Nærværende udbudsbetingelser Kravspecifikation Rammeaftaleudkast 5

6 Udbudsbetingelser side 6/24 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) 2 Evt. spørgsmål/svar eller rettelsesblade, der offentliggøres i udbudsperioden på Regionalfondsprogrammet , inkl. indikatorvejledning Socialfondsprogrammet , inkl. indikatorvejledning Regionale strategier/handlingsplaner for henholdsvis Nordjylland, Midtjylland, Syddanmark, Sjælland, Hovedstaden og Bornholm Evalueringsplan for Regionalfonden og Socialfonden Tilgængelighed af udbudsmaterialet Alt materiale i forbindelse med udbuddet vil blive offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside: Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres tilmed på TED og på udbud.dk. 3. Procedure og tidsplan for udbuddet 3.1 Tidsplan for udbudsforretningen Tidsfrist Udbuddet forventes at blive gennemført i overensstemmelse med nedenstående tidsplan. De ordregivende myndigheder tager forbehold for, at der senere vil kunne ske justeringer af tidsplanen. Aktivitet 25. august 2017 Udbudsbekendtgørelsen er afsendt til EU s publikationskontor 29. september 2017 Frist for indsendelse af spørgsmål til udbuddet, hvor spørgsmålet kan påregnes besvaret 6. oktober kl Sidste frist for svar på spørgsmål og opdatering af udbudsmaterialet 13. oktober 2017 kl Frist for aflevering af tilbud 17. november 2017 Forventet meddelelse om tildeling 28. november 2017 Forventet udløb af standstill-perioden (udløb sker først ved midnat) 29. november 2017 Forventet indgåelse af kontrakt 2 Læs mere om det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) her og under punkt

7 Udbudsbetingelser side 7/ Spørgsmål om udbuddet og mulighed for ændring af udbudsmaterialet Al henvendelse vedrørende udbuddet skal ske skriftligt pr. til: Erhvervsstyrelsen Att.: Hans Henrik Nørgaard Tilbudsgivere og andre interesserede opfordres til løbende i udbudsperioden at holde sig orienteret på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, hvor bl.a. spørgsmål og svar i anonymiseret form samt eventuelle ændringer vedrørende udbuddet gøres tilgængelige. Alle spørgsmål, der modtages senest den 29. september 2017, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest den 6. oktober 2017 kl Efter den 6. oktober 2017 kl , vil der ikke blive foretaget ændringer i udbudsmaterialet. Spørgsmål stillet efter denne dato kan og vil derfor ikke blive besvaret. 3.3 Spørgemøde Der vil ikke blive afholdt spørgemøde. 3.4 Form og procedurekrav til aflevering af tilbud m.v Sprog Tilbud skal afgives skriftligt og være affattet på dansk. Dog accepteres eventuelle CV er på engelsk i det omfang, de ikke findes på dansk. Arbejdssproget under opgavens udførelse vil ligeledes være dansk Datering og underskrift på tilbud Tilbud skal være dateret og underskrevet af tilbudsgiver Format og øvrige formkrav for aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i mindst to eksemplarer i papirformat samt et digitalt eksemplar på USB-stik. Tilbud skal endvidere indeholde ét følgebrev og ét ESPD, der begge er dateret og underskrevet af tilbudsgiver. Det digitale eksemplar skal inkludere én pdffil, der indeholder alle dokumenter i tilbuddet, således at de ordregivende myndigheder kan printe hele det afleverede materiale i én arbejdsgang. Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at det afleverede materiale er læsbart for de ordregivende myndigheder, hvorfor digitale filer fx kan være i PDF-format eller i MS Word- eller Excel-format. 7

8 Udbudsbetingelser side 8/24 Ydermere bør såvel den digitale som papirversionen af tilbud inkl. alle bilag, have påført fortløbende sidetal (bør være på formen side X af Y ). Tilbud afleveres i receptionen på følgende adresse: Erhvervsstyrelsen Att. Hans Henrik Nørgaard Vejlsøvej 29 DK-8600 Silkeborg Tilbud bør have anført følgende tekst: Tilbud må ikke åbnes af postomdelingen. Bemærk at tilbud ikke kan afleveres pr Tilbudsfrist Tilbud skal være afleveret inden tilbudsfristens udløb (se tidsplanen i punkt 3.1). De ordregivende myndigheder er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages på ovennævnte adresse efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver vil modtage en skriftlig kvittering for aflevering af tilbud ved indlevering uanset om det er afleveret til tiden eller ej. Kvittering vil indeholde tidspunkt for aflevering og en underskrift for modtagelse i Erhvervsstyrelsen. Kvitteringen er ikke en godkendelse af om tilbud er konditionsmæssigt Forbehold for annullation af udbud Såfremt de ordregivende myndigheder finder, at der er saglig grund hertil, kan myndighederne annullere udbuddet frem til udbuddets afslutning. Udbuddet anses for afsluttet, når endelig kontrakt er gensidigt underskrevet Alternative tilbud Der kan ikke afleveres alternative tilbud Udgifter til tilbudsmaterialets udarbejdelse m.v. Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud er de ordregivende myndigheder uvedkommende. De ordregivende myndigheder forbeholder sig ret til at beholde det indkomne materiale. De i tilbudsmaterialet indeholdte informationer er de ordregivende myndigheders ejendom Aktindsigt Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i nærværende udbud vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i afgivne tilbud. I 8

9 Udbudsbetingelser side 9/24 henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud skal aktindsigtsanmodninger afhængig af omstændighederne imødekommes af de ordregivende myndigheder, der i den sammenhæng som udgangspunkt foretager en høring af den eller de virksomheder, oplysningerne vedrører. Såfremt der er specifikke oplysninger i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra en eventuel anmodning om aktindsigt, kan tilbudsgiveren med fordel på forhånd angive dette i sit tilbud. Tilbudsgiver opfordres til i givet fald at præcisere og afgrænse hvilke oplysninger eller passager, der ønskes undtaget, og begrundelsen herfor. Ordregiverne vil dog uanset tilbudsgivers anvisninger være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen Forhandlingsforbud De ordregivende myndigheder gør opmærksom på, at myndighederne som ordregivere ikke vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der må i overensstemmelse med EU-retten kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er affattet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiverne. Det anbefales, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 4. Krav til tilbuddets form og indhold NB: Tilbuddet skal indeholde og disponeres efter følgende hovedafsnit: 4.1 Tilbudsgivers kontaktoplysninger og underskrift Den juridiske person Tilbudsgiver skal i tilbudsmaterialet klart og tydeligt angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiverne. Ved juridisk person forstås rettelig selskabet eller lignende. 9

10 Udbudsbetingelser side 10/24 Tilbudsmaterialet skal endvidere være tydeligt forsynet med én hovedansvarlig kontaktperson. Tilbudsgiver skal underskrive og datere tilbuddet, jf. punkt Tilbudsgiver opfordres til at anføre underskrift(er) på den side, der beskriver, hvilken eller hvilke juridisk(e) person(er) der byder på opgaven Tilbud afgivet af konsortium eller partnerskab Tilbud kan afgives af et konsortium eller partnerskab omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere. De juridiske personer skal i givet fald hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget (projektansvarlig), som de ordregivende myndigheder med bindende virkning for konsortiet eller partnerskabet kan indgå aftale med. Såfremt et konsortium eller partnerskab får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet eller partnerskabet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. Vejledning om konsortiedannelse og betingelser for, at et konsortium kan afgive fælles tilbud på et udbud kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens publikation Vejledning i konsortiedannelse. De konkurrenceretlige aspekter af en konsortiedannelse er behandlet i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens publikation Konsortiesamarbejde i forhold til konkurrenceloven. Endelig har Kammeradvokaten lavet et Udkast til standardkontrakt for konsortiedannelse, der frit kan anvendes som aftalegrundlag mellem eventuelle konsortiedeltagere. Det skal under henvisning til punkt 4.14 bemærkes, at alle deltagere i en eventuel konsortiedannelse skal udfylde et selvstændigt ESPD. 4.2 Kontraktgrundlag Ved afgivelse af tilbud, forpligter tilbudsgiver sig til at ville indgå aftale med de ordregivende myndigheder på grundlag af det kontraktudkast, som indgår i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver kan tage forbehold for vilkår i kontraktudkastet, men opfordres til at afstå herfra. Der henvises til punkt 4.11 for yderligere information vedrørende forbehold. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår. 4.3 Tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers generelle egnethed og formåen for så vidt angår økonomiske og finansielle forhold. Tilbudsgiver skal angive, hvilken dokumentation de ordregivende myndigheder kan lægge til grund for en vurdering af de nævnte forhold. 10

11 Udbudsbetingelser side 11/24 Oplysninger vedrørende dette punkt skal angives i Del IV af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver fremlægger følgende: En revisorpåtegnet erklæring om at tilbudsgivers soliditetsgrad var på mindst 20 pct. i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal soliditetsgraden være mindst 20 pct. for hver enkelt deltagende virksomhed. En erklæring om at tilbudsgiver i de seneste tre disponible regnskabsår har haft en gennemsnitlig omsætning for konsulentydelser på minimum 20 mio. kr., afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes den gennemsnitlige årlige omsætning ved at sammenlægge omsætningen for konsulentydelser for hver af de deltagende virksomheder i de seneste tre disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver, herunder et konsortium, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. 4.4 Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers generelle egnethed og formåen for så vidt angår tekniske og faglige forhold. Tilbudsgiver skal angive, hvilken dokumentation de ordregivende myndigheder kan lægge til grund for en vurdering af de nævnte forhold. Oplysninger vedrørende dette punkt skal angives i Del IV af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver fremlægger følgende: En liste over de betydeligste lignende leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) angives sammenslutningens betydeligste lignende leverancer. Den i sammenslutningen befuldmægtigede virksomhed udfylder dette punkt på vegne af hele sammenslutningen. Det skal angives, hvilken deltager i sammenslutningen den enkelte leverance vedrører. 11

12 Udbudsbetingelser side 12/24 En erklæring om, at det årlige gennemsnitlige antal beskæftigede (inkl. ledere) har været 20 eller derover gennem de sidste tre år inden for den del af tilbudsgivers virksomhed, der er relevant for nærværende opgave. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes det årlige gennemsnitlige antal beskæftigede (inkl. ledere) ved at sammenlægge antallet af beskæftigede for hver af de deltagende virksomheder gennem de sidste tre år. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver inden for de sidste tre år kan dokumentere erfaring med evaluering af projekter el. lign. inden for mindst seks af de otte indsatsområder i regional- og socialfondsprogrammet, jf. tabel 1 i kravspecifikationen. De ordregivende myndigheder ser gerne, at ovennævnte liste over de betydeligste lignende leverancer for hver enkelt leverance indeholder en kort beskrivelse af den rolle, som tilbudsgiver har haft i forbindelse med leverancen, ordregiver, beløb og tidspunkter for leverancens udførelse. Såfremt tilbudsgiver, herunder et konsortium, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin tekniske og faglige formåen godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. 4.5 Tilbudsgivers opgaveforståelse og opgaveløsning Tilbuddet skal indeholde et kort resumé af tilbudsgivers opgaveforståelse og opgaveløsning. Endvidere skal tilbuddet indeholde en uddybende beskrivelse af tilbudsgivers forståelse af opgaven, således som denne er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbuddet skal desuden indeholde en dækkende beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver konkret påtænker at løse den udbudte opgave. 4.6 Tilbudsgivers organisering og kompetencer Organisationsdiagram og kompetencer m.v. Kvalifikationer og kompetencer for projektteamet skal beskrives og dokumenteres i tilbuddet. I den forbindelse skal der vedlægges: CV er for alle i projektteamet Referencer for lignende opgaver for hver deltager i projektteamet En beskrivelse af teamets særlige kompetencer og forudsætninger for at evaluere hvert enkelt af de otte indsatsområder i regionalfonds- og socialfondsprogrammerne, jf. tabel 1 i kravspecifikationen Tilbudsgiver skal, jf. bilag 1, beskrive, hvor mange timer de forskellige kategorier af medarbejdere vil levere i opgaveløsningen. 12

13 Udbudsbetingelser side 13/24 Da opgaven strækker sig over flere år, og arbejdsbyrden for evaluator kan variere betydeligt over året, skal tilbudsgiver beskrive, hvordan tilbudsgiver vil sikre den fornødne kapacitet, kvalitet og fleksibilitet til at løse opgaven Oplysninger om brug af underleverandører eller samarbejdspartnere Hvis tilbudsgiver agter at anvende en eller flere underleverandører eller samarbejdspartnere til udførelsen af den udbudte opgave eller dele heraf, skal underleverandørernes eller samarbejdspartnernes navne angives klart og entydigt i tilbuddet, såvel som det skal beskrives, til hvilke dele af opgavens udførelse disse påtænkes anvendt. Tilbudsgiver skal endvidere vedlægge dokumentation fx i form af tilbud fra underleverandører og skriftlige hensigtserklæringer eller interesseretilkendegivelser fra partnere. Efter forudgående skriftlig aftale med ordregiverne vil der i rammeaftalens løbetid eventuelt kunne anvendes underleverandører, som ikke fremgår af tilbuddet. 4.7 Pris Tilbud skal angive en fast standardpris ekskl. moms på følgende: Evaluering af enkeltstående strukturfondsprojekter (Regionalfonden og Socialfonden) og REM-projekter. Prisen skal være den samme for alle projekter uanset indsatsområde, projektets størrelse, antal deltagere, tidsperiode, region etc. Prisen skal omfatte alle aktiviteter forbundet med at udarbejde evalueringsdesign for projektet (snarest muligt efter projektet får tilsagn om støtte), evaluere projektet og med at uddrage, formidle og forankre forbedringspotentialer (læring) på tværs af regioner og projekter, jf. kravspecifikationen. Prisen opdeles, jf. bilag 1, på de aktiviteter, som skal gennemføres, og på medarbejderkategorier (antal timer og timepriser). Der angives, jf. bilag 1, en standardpris for kun slutevaluering og en standardpris for både slutevaluering og midtvejsevaluering af et enkeltstående projekt (begge priser skal være inkl. udarbejdelse af evalueringsdesign ved projektopstart og uddrage, formidle og forankre forbedringspotentialer (læring) på tværs af regioner og projekter). NB: Standardprisen for en slutevaluering alene må maksimalt være DKK ekskl. moms. Standardprisen for både en midtvejs- og en slutevaluering må maksimalt være DKK ekskl. moms, idet det forventes, at det vil være billigere at gennemføre en slutevaluering, når der kan trækkes på erfaringer og kendskab fra en forudgående midtvejsevaluering. Pris på eventuelle tilkøbsydelser ( klip ) Alle projekter skal kunne evalueres fagligt solidt for de tilbudte standardpriser, jf. ovenfor. Da nogle projekter fx på grund af størrelse, antal deltagere, kompleksitet etc. kan være betydeligt vanskeligere og mere ressourcekrævende at evaluere end andre, kan ordregiverne dog vælge at tilkøbe ekstra og/eller mere tilbundsgående evaluerings- 13

14 Udbudsbetingelser side 14/24 ydelser for sådanne projekter. I praksis vil det ske ved at ordregiverne i god tid inden opstartsmødet mellem evaluator og projektaktørerne kontakter evaluator og aftaler de konkrete ekstra og/eller mere tilbundsgående evalueringsydelser for et givet projekt. Prismæssigt afregnes tilkøbsydelserne i form af klip, hvor hvert klip koster den tilbudte standardpris for en evaluering, jf. ovenfor. Eksempel: Hvis tilbudsgivers standardpris for en midtvejs- og en slutevaluering af et projekt fx er kr., kan de ordregivende myndigheder til evaluering af fx et særligt komplekst projekt vælge at købe et klip til kr. eller to klip til kr., som lægges oven i standardprisen på kr. Hvis et projekt kun skal slutevalueres, vil klippene koste det samme pr. stk. som tilbudsgivers standardpris på en slutevaluering. Der kan kun købes halve eller hele klip til evaluering af et givet projekt, dvs. ½, 1, 1½, 2 etc. Præcist hvilke tilkøbsydelser og dermed hvor mange klip, der er behov for, aftales mellem ordregiver og evaluator fra projekt til projekt. Som nævnt må det ikke være nødvendigt at købe ekstra klip for at få en fagligt solid evaluering af et projekt. Pristilbuddet på ovenstående skal udfyldes som angivet i bilag 1 til nærværende udbudsbetingelser. De tilbudte priser skal være faste i hele kontraktperioden (kan ikke pristalsreguleres el. lign.). Tilbudsgiver kan ikke stille krav om hel eller delvis forudbetaling. Vederlaget forfalder og udbetales som fastsat i de ordregivende myndigheders kontraktudkast. 4.8 Tilbudsgivers tidsplan Med udgangspunkt i kravspecifikationens tidsfrister skal tilbuddet indeholde en detaljeret tidsplan for evaluering af enkeltstående strukturfonds- og REM-projekter samt uddragning af forbedringspotentialer (inkl. læring på tværs af projekter og regioner, jf. kravspecifikationen). 4.9 Optioner Der indgår ingen optioner i udbuddet Vedståelsesfrist Tilbud skal mindst vedstås i fire (4) måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. mindst indtil den 13. februar Forbehold Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. 14

15 Udbudsbetingelser side 15/24 Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for mindstekrav. I givet fald er de ordregivende myndigheder forpligtet til at afvise tilbud. I tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbud i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver ligeledes til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. De ordregivende myndigheder vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i det udsendte materiale. Ændringer i udbudsmaterialet kan ikke foretages efter den i punkt 3.2 anførte frist. Spørgsmål vedrørende forbehold skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og dermed kun, hvor det er absolut nødvendigt redegøre for forbeholdets konkrete indhold. Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud under offentlige og begrænsede udbud samt de generelle EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist på en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning: Punkt i udbudsmaterialet Konkret henvisning til præcis hvilket punkt, der tages forbehold over for i udbudsmaterialet Tilbudsgivers forbehold Kort og præcis redegørelse af forbeholdet Begrundelse Kort begrundelse for forbeholdet Tilbudsgivers estimat af forbeholdets økonomiske værdi 4.12 Udelukkelse Pligtig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen De ordregivende myndigheder har pligt til at udelukke virksomheder fra deltagelse i udbudsproceduren, der ved endelig afsagt dom er dømt for én eller flere af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudslovens 135, stk. 1, nr. 1-6, der har følgende ordlyd: 1. Deltagelse i en kriminel organisation. 2. Overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv. 3. Overtrædelse af forbuddet mod EU-svig. 4. Deltagelse i terrorhandlinger eller strafbare handlinger i forbindelse til terroraktiviteter. 5. Overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge. 15

16 Udbudsbetingelser side 16/24 6. Overtrædelse af straffelovens 262 a eller, for så vidt angår en dom fra et andet land ang. børnearbejde og andre former for menneskehandel. Endvidere har de ordregivende myndigheder i medfør af udbudslovens 135. stk. 3, pligt til at udelukke virksomheder fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt der er ubetalt forfalden gæld på kr. eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. Endelig har de ordregivende myndigheder i medfør af udbudslovens 136 pligt til at udelukke virksomheder fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ordregivende myndigheder kan påvise: 1. En interessekonflikt, jf. 24, nr. 18, i forhold til det pågældende udbud ikke kan afhjælpes effektivt med mindre indgribende foranstaltninger, 2. En konkurrencefordrejning som omhandlet i 39 som følge af den forudgående inddragelse af de økonomiske aktører i forberedelsen af udbudsproceduren i forhold til det pågældende udbud ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger eller 3. Ansøgeren eller tilbudsgiveren i det pågældende udbud har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1 eller 3, og, hvis det er relevant, i 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, de fastsatte minimumskrav til egnethed i eller udvælgelsen i 145. Oplysninger vedrørende dette punkt skal angives i Del III af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Frivillig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen De ordregivende myndigheder vil herudover udelukke ansøgere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2, som har denne ordlyd: 2. Ansøgeren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvenseller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende, Oplysninger vedrørende dette punkt skal angives i Del III af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Mulighed for self-cleaning De ordregivende myndigheder kan ikke udelukke en ansøger, der er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens , såfremt denne fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren er pålidelig, jf. udbudslovens 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis ordregiver har meddelt ansøger, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis ansøger ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for ansøgerens 16

17 Udbudsbetingelser side 17/24 pålidelighed (self-cleaning). Hvad der kan anses som tilstrækkelig dokumentation er nærmere behandlet i udbudslovens 138, stk. 3. De ordregivende myndigheder iværksætter en procedure om self-cleaning, når ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens ESPD Tilbudsgiver skal sammen med tilbud aflevere et udfyldt elektronisk ESPD. Udfyldelsen skal omfatte: Del II Oplysninger om den økonomiske aktør Del III Udelukkelsesgrunde Del IV Udvælgelse Del VI Afsluttende erklæring Hvis tilbud afgives af et konsortium eller partnerskab omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især udfylde et ESPD. ESPD-filen (Xml) skal afleveres sammen med tilbuddets øvrige elementer i elektronisk form på USB-stik. Herudover skal tilbud indeholde ét underskrevet og dateret ESPD, jf. punkt Evaluering af tilbud 5.1 Behandling af forbehold Tilbud med forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende udbudsbetingelser vil blive kasseret som ikke-konditionsmæssige, jf. punkt Tilbudsgivers forbehold over for vilkår eller krav, der ikke relaterer sig direkte til de anvendte tildelingskriterier vil blive kapitaliseret af de ordregivende myndigheder, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt de ordregivende myndigheder ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, og dette vanskeliggør tilbudssammenligning, er myndighederne berettiget til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. 5.2 Tilbudsvurdering Forud for bedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Er et tilbud ikke konditionsmæssigt, er de ordregivende myndigheder berettiget og forpligtet til at se bort fra tilbuddet. De ordregivende myndigheder foretager den fornødne verifikation og kontrol af oplysninger i tilbud, jf. udbudslovens

18 Udbudsbetingelser side 18/24 De ordregivende myndigheder forbeholder sig endvidere muligheden for at indhente yderligere oplysninger fra tilbudsgiver, jf. udbudslovens 159, stk. 5, hvis et tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. De ordregivende myndigheder er imidlertid ikke forpligtet til at indhente sådanne yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Vurderingen sker herefter på baggrund af de indkomne, konditionsmæssige tilbuds besvarelse af kravspecifikationen og kontraktvilkår. 5.3 Tildelingskriterium Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem kvalitet og pris. 5.4 Underkriterier og vægtning af underkriterier Vurderingen af det bedste forhold mellem kvalitet og pris vil ske på baggrund af følgende underkriterier med den angivne vægtning: Underkriterium Vægt Beskrivelse Kvalitet 50 % Ved vurdering af dette kriterium vil der blive lagt vægt på tilbuddets evne til kvalitativt at imødekomme udbudsmaterialets formål og krav. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Tilbudsgivers opgaveforståelse og opgaveløsning, jf. punkt 4.5 og 5.5. Bedømmelsen vil blive foretaget som beskrevet i afsnit og nedenfor. Organisering og kompetencer 30 % Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på, at organiseringen af opgaveløsningen modsvarer opgavens kompleksitet og omfang. Herunder vægtes, at relevante kompetencer og kvalifikationer i høj grad er til stede, og der lægges vægt på den tilbudte bemandings relevante erfaring med løsning af lignende opgaver. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Tilbudsgivers organisering og kompetencer, jf. punkt 4.6 og 5.5. Bedømmelsen vil blive foretaget som beskrevet i afsnit og nedenfor. Pris 20 % Ved vurderingen af dette kriterium lægges der vægt på laveste standardpris på evaluering af projekter. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Pris, jf. punkt 4.7 og 5.5 samt bilag 1. Bedømmelsen vil blive foretaget som beskrevet i afsnit nedenfor. 18

19 Udbudsbetingelser side 19/24 Vurderingen af hvert af de tre underkriterier vil ske på en pointskala fra 0 til 5, jf. afsnit 5.5. Pointene på de respektive underkriterier multipliceres med de angivne vægte, hvorved den endelige pointsum fremkommer. Det bedste forhold mellem pris og kvalitet vurderes at være det tilbud med den største pointsum, og denne tildeles således den udbudte opgave. I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme højeste pointscore, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart. 5.5 Evalueringsmetode Evaluering af indkomne tilbud vil overordnet ske efter nedenstående systematik, hvor modellen for underkriteriet pris behandles under punkt 5.5.1, og modellen for de kvalitative kriterier behandles under punkt Evalueringsmodel for underkriteriet pris Evalueringen foretages på baggrund af de standardpriser, som tilbudsgiver har oplyst i tilbuddet, jf. punkt 4.7 og bilag 1. Standardprisen på både midtvejs- og slutevaluering af et givet projekt vægter 67 pct. Standardprisen på kun slutevaluering af et givet projekt vægter 33 pct. Vægtningen foretages, inden de tilbudte priser omregnes til en skala fra 0-5, jf. nedenfor Primær prisevalueringsmodel Den tilbudte pris vil blive omregnet til point efter en lineær model, hvor laveste pris får 5 point, og hvor laveste pris plus 50 % får 0 point. Omregningen sker efter følgende formel: Tilbuddets point = 5 ((tilbuddets pris laveste pris)/50 % af laveste pris)*5 Såfremt spredningen i priserne på de modtagne tilbud er større, end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med den højeste pris er mere end 50 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris anvendes i stedet den sekundære prisevalueringsmodel Sekundær prisevalueringsmodel Den tilbudte pris vil blive omregnet til point efter en lineær model, hvor laveste pris får 5 point, og hvor laveste pris plus 100 % får 0 point. Omregningen sker efter følgende formel: Tilbuddets point = 5 ((tilbuddets pris laveste pris)/100 % af laveste pris)*5 Såfremt spredning i priserne på de modtagne tilbud er større, end den sekundære model ovenfor kan rumme dvs. hvis prisen i tilbuddet med den højeste pris er mere 19

20 Udbudsbetingelser side 20/24 end 100 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris, anvendes i stedet den tertiære prisevalueringsmodel Tertiær prisevalueringsmodel Den tilbudte pris vil blive omregnet til point efter en lineær model, hvor den laveste pris får 5 point, og hvor gennemsnitsprisen plus differencen mellem den laveste pris og gennemsnitsprisen får 0 point. Omregningen sker efter følgende formel: Tilbuddets point = 5 ((tilbuddets pris laveste pris) / ((gennemsnitsprisen laveste pris)*2))* Evalueringsmodel for de kvalitative kriterier (alle andre end pris ) Vurderingen af de kvalitative kriterier sker på baggrund af følgende pointskala: Verbal begrundelse Point Fremragende opfyldelse af kriteriet 5 Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Ikke tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Ingen opfyldelse af kriteriet Evaluering af kvalitet Evaluering af kvalitet vil blive vurderet ud fra i hvor høj grad et tilbud på en fyldestgørende måde opfylder hvert enkelt af de fem evalueringskrav (EK), der er angivet i kravspecifikationen. Vurderingen af et tilbuds opfyldelse af hvert enkelt evalueringskrav vil blive vægtet ligeligt, dvs. 20 pct. Ved evalueringen af kvalitet vil der blive lagt vægt på om tilbuddet Indeholder en grundig, konkretiseret og detaljeret beskrivelse af opgaveløsningen Indeholder aktiviteter af den fornødne relevans og kvalitet i forhold til at realisere projektets overordnede målsætninger. Påpeger relevante risici og udfordringer og opstiller evt. bud på løsning heraf Giver rimelig sikkerhed for, at tilbudsgivers udøver relevant kvalitetskontrol, metode- og kildekritik samt opgavestyring med henblik på sikring af rettidig og korrekt opfyldelse af kontrakten samt sikring af det faglige ambitionsniveau, relevansen og kvaliteten af aktiviteterne i opgaven Evaluering af organisering og kompetencer Ved evalueringen af organisering og kompetencer vil der blive lagt vægt på følgende (de tre kriterier vægtes ligeligt): 20

21 Udbudsbetingelser side 21/24 Relevante kompetencer og kvalifikationer i høj grad er til stede, og der lægges vægt på den tilbudte bemandings relevante erfaring med løsning af lignende opgaver Begrundelsen for og beskrivelsen af hvem der er tilknyttet som projektleder og kernemedarbejdere på opgaven Antallet af timer og timernes fordeling på medarbejderkategorier, jf. bilag 1 6. Tildeling og aftaleindga else 6.1 Indhentelse af dokumentation (serviceattest) De ordregivende myndigheder vil efter tilbudsfristens udløb stille krav om, at den formodede vindende tilbudsgiver fremsender en fuld serviceattest, som yderligere dokumentation inden tildelingsbeslutningen træffes endeligt, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Serviceattesten skal, for at være fyldestgørende, indeholde oplysninger fra 1) Skifteretten, 2) Politiet (Kriminalregistret), 3) ATP og 4) SKAT. Serviceattesten må tidligst være udstedt tre måneder før tilbudsfristens udløb. For at fremme udbudsprocessen opfordres tilbudsgiverne til at indlevere en serviceattest sammen med tilbud, idet det dog bemærkes, at der ikke stilles krav herom, og at det ikke vil have indvirkning på vurderingen af de indkomne tilbud. Mere information om serviceattester kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside: Underretning om resultatet Ved de ordregivende myndigheders valg af leverandør vil alle tilbudsgivere blive samtidigt og skriftligt underrettet herom i overensstemmelse med udbudslovens kapitel 14. Underretningen til den vindende tilbudsgiver om, at denne tilbudsgivers har det bedste forhold mellem kvalitet og pris, er ikke et juridisk bindende tilsagn om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen juridisk bindende kontrakt eller tilsagn herom, før der foreligger en gensidigt underskrevet kontrakt mellem de ordregivende myndigheder og den valgte tilbudsgiver. Resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i EU-tidende i overensstemmelse med de gældende regler herom i udbudslovens Indgåelse af kontrakt Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af den standstill-periode, som i henhold til 3 i lov om klagenævnet for udbud er fastsat til 10 dage efter afsendelse af underretningen om afgørelsen af udbuddet. 21

22 Udbudsbetingelser side 22/24 Aftale indgås på vedlagte kontraktgrundlag, jf. punkt Klagefrist Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at de ordregivende myndigheder har indgået den udbudte rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor de ordregivende myndigheder har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. 7, stk. 2, nr. 3., i lov om klagenævnet for udbud. 22

23 Udbudsbetingelser side 23/24 Bilag 1. Skabelon til angivelse af priser Alle priser angives i kr. (DKK) ekskl. moms. Standardpris pr. projekt for evaluering af regionalfonds, socialfonds- og REMprojekter. Prisen skal, jf. afsnit 4.7 i udbudsbetingelserne, omfatte alle aktiviteter forbundet med at udarbejde evalueringsdesign for et projekt (snarest muligt efter projektet får tilsagn), evaluere projektet og med at uddrage, formidle og forankre forbedringspotentialer (læring) på tværs af regioner og projekter. Standardprisen for en slutevaluering alene må maksimalt være DKK ekskl. moms. Standardprisen for både en midtvejs- og en slutevaluering må maksimalt være DKK ekskl. moms, jf. afsnit 4.7 i udbudsbetingelserne. NB: Som nævnt i udbudsbetingelsernes afsnit 4.7 kan ordregiverne vælge at tilkøbe ekstra eller mere tilbundsgående evalueringsydelser for det enkelte projekt. Stykprisen på sådanne klip skal være den samme som standardprisen, jf. afsnit 4.7 i udbudsbetingelserne. I skema 1b nedenfor skal tilbudsgiver bruge de fire viste medarbejderkategorier. Hvis tilbudsgiver normalt bruger andre kategorier eller betegnelser, skal disse oversættes bedst muligt til de fire nævnte kategorier. NB: De tilbudte priser skal være faste i hele kontraktperioden (kan ikke pristalsreguleres el. lign.). 1a. Samlet standardpris i kr. ekskl. moms Pris i alt Kun slutevaluering Både midtvejs- og slutevaluering 1b. Pris opdelt på medarbejderkategorier Partner Senior-/chefkonsulent Konsulent Student el. lign. Evt. øvrige udgifter* I alt Antal timer Kun slutevaluering Timepris (kr.) Antal timer x timepris (kr.) *) Pris angives i de to kolonner med overskriften antal timer x timepris. Antal timer Både midtvejs- og slutevaluering Timepris (kr.) Antal timer x timepris (kr.) 23

24 Udbudsbetingelser side 24/24 1c. Pris opdelt på aktiviteter (kr.) Aktivitet 1 Aktivitet 2... I alt Kun slutevaluering Både midtvejs- og slutevaluering 24