Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af psykologisk rådgivning og akut krisehjælp til de 5 kommuner under Fællesindkøb Fyn.

Transkript

1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af psykologisk rådgivning og akut krisehjælp til de 5 kommuner under Fællesindkøb Fyn. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter psykologisk rådgivning til ordregiveres medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som stress, chikane, mobning, udbrændthed, omstruktureringer, fyringer, ulykker, dødsfald, vold eller trusler. Udbuddet omfatter også psykologisk rådgivning i forbindelse med private hændelser, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder dødsfald, alvorlig sygdom, skilsmisse, sociale problemer, misbrug (alkohol, medicin, ludomani), juridiske og økonomiske problemer. Ved psykologisk krisehjælp forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderne har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderne. Der er forskel på, hvilke af ovenstående ydelser de forskellige kommuner ønsker. På bilag XX (kommunespecifikke bilag) er påført hvilke ydelser de forskellige kommuner ønsker at benytte. Tilbudsgiver skal derfor kunne håndtere de forskellige kommunes ønsker til ydelser eksempelvis gennem et sagsstyringssystem. Det skal i løbet af aftaleperioden være muligt for den enkelte kommune at til vælge ydelser omfattet af udbuddet, som ikke er nævnt under det kommunespecifikke bilag. Formålet med at yde medarbejderne psykologisk rådgivning og krisehjælp er, at fastholde de ansatte i beskæftigelse ved at undgå længerevarende fravær med risiko for udstødning af arbejdsmarkedet. Opgaven indgås som en rammeaftale med én aktør for perioden XX til XX med mulighed for option 2 gange, hver gang med op til 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de ydelser omfattet af udbuddet hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. Det samlede forbrug af ydelser omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka XX danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kommune: Volume 2012 Faaborg-Midtfyn Kommune Nyborg Kommune Kerteminde Kommune 1

2 Nordfyns Kommune Langeland Kommune Kravspecifikation for ydelserne omfattet af udbuddet fremgår af udbudsmaterialets kapitel XX Kravspecifikation: Definitioner Ved psykologisk rådgivning forstås psykologisk bistand og rådgivning til ordregivers medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som fx stress chikane mobning udbrændthed omstruktureringer fyringer ulykker dødsfald vold trusler Manglende trivsel på arbejdspladsen Ved krisehjælp forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderen har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderen. Betegnelsen tilbudsgiver og leverandør er én og same betegnelse. Betegnelsen medarbejder er medarbejderne hos den ordregivende myndighed. Betegnelsen ordregiver og ordregivende myndighed er én og samme betegnelse. Generelle krav Opfyldelse af aftalen kan alene ske ved anvendelse af autoriserede psykologer med erfaring i både psykologisk rådgivning og krisehjælp på minimum 3 år, samt psykoterapeuter MPF med 5 års erfaring i at yde psykologisk rådgivning. Såfremt den anvendte psykolog ikke opfylder kravet til 3 års erfaring inden for krisehjælp, skal psykologen have bestået en videreuddannelse indenfor psykotraumatologi. Videreuddannelsen skal være godkendt af Dansk psykolog forening. Ved akut psykologisk krisehjælp, kan der kun benyttes psykologer. 2

3 Leverandøren skal garantere, at dennes medarbejdere/underleverandører har de fornødne kvalifikationer til at opfylde aftalen. I relation hertil skal leverandøren løbende følge op på kvaliteten. Ordregiver kan til hver en tid forlange at få fremsendt dokumentation for de i udbudsmaterialet opstillede krav i form af eksempelvis uddannelsesbevis, tidligere beskæftigelse som relateres til psykologisk rådgivning for underleverandørens ansatte, samt leverandørens egne ansatte. Leverandøren skal matche det behov, der efterspørges i relation til den enkelte medarbejder. Behovet vil om nødvendigt blive specificeret i forbindelse med rekvirering af ydelsen. Alle klager vedr. leverede ydelser skal tages alvorligt og følges op. Der skal gives en skriftlig tilbagemelding til den klagende part om, hvilke tiltag, der er foretaget. Klager skal behandles indenfor rimelig tid. Der må kun faktureres for den reelle konfrontationstid; ordregiver betaler således fx ikke for køretid og henvendelser til callcenter. Transport Ordregiver betaler km. godtgørelse efter statens høje takst i de tilfælde, hvor der er tale om fremmøde ved akut krisehjælp på skadesstedet eller hos den ordregivende myndighed. Der udbetales kun km godtgørelse inden for Fyn og Langeland. Øvrige omkostninger som diæter, broafgift mv. er ordregiver uvedkommende og betales af leverandøren. Callcenter Tilbudsgiver s callcenter skal være dén ene indgang, ordregiver har til rekvirering af ydelser hos tilbudsgiveren, herunder både psykologisk rådgivning og krisehjælp. Der må kun være ét telefonnummer at ringe til. Callcenteret skal være døgnåbent 365 dage om året; man må aldrig møde en telefonsvarer (psykologisk rådgivning skal dog som udgangspunkt rekvireres på hverdage mellem kl ). Ved henvendelse til callcenter skal man møde venligt, imødekommende og forståligt dansktalende personale. Leverandørens medarbejdere i callcenteret skal som minimum have en socialfaglig uddannelse som socialpædagog, socialrådgiver eller lignende niveau. Medarbejderne skal have erfaring i at tale med kriseramte samt screene psykologsager. Callcenterets medarbejdere skal kunne afklare, hvorvidt der er brug for krisehjælp og ikke visitere krisehjælp, hvis der kun er behov for psykologisk rådgivning. Ordregiver skal dog have mulighed for på trods af callcenterets visitation til psykologisk rådgivning at vælge akut krisehjælp (til den pris, der gælder for akut krisehjælp), hvis dette ønskes. 3

4 Særligt vedr. psykologisk rådgivning Tilbudsgiver og dennes medarbejdere/underleverandører skal have markedsmæssigt kendskab og ballast i forhold til arbejdsmiljø/arbejdsmarkedet i almindelighed. I relation hertil, bør tilbudsgiver gøre ordregiver opmærksom på relevante arbejdsmiljømæssige tiltag for at nedbringe en stigende, negativ tendens i en given afdeling/på et givent område. Psykologisk rådgivning gives til medarbejdere ansat hos ordregiver efter aftale med deres nærmeste leder eller gennem opkald af kommunens ansatte, såfremt den pågældende kommune tilbyder denne ordning se det kommunespecifikke bilag XX. Hvis kommunen ønsker øvrig brug af aftalen (fx til pårørende), vil det ligeledes fremgå af det kommune specifikke bilag XX. Ikke alle deltagende kommuner bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager. Tilbudsgiver skal kunne håndtere forskellige procedurer i forhold hertil, herunder efterfølgende tilbagemelding til ordregiver, så denne bl.a. har mulighed for beskatning af medarbejdere. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler. Taksten for psykologisk rådgivning skal være uafhængig af, hvor mange personer, der deltager i samtalen. Ved samtaler på 2 personer eller derover kan ordregiver kræve, at samtalerne forestås på det af ordregiver anviste lokale (typisk hos ordregiver selv)såfremt ordregiver ønsker samtalerne afholdt hos ordregiver selv, betales kørselsgodtgørelse jf. afsnittet transport. Ved gruppesamtaler bestående af mere end 5 personer kan tilbudsgiver kræve, at ordregiver stiller lokaler vederlagsfrit til rådighed for samtalerne. Der skal være mulighed for trepartssamtaler afsluttende samtaler mellem medarbejder, leder og leverandør til samme takst som for psykologisk rådgivning. En eventuel trepartssamtale skal indgå som den sidste af de op til 5 konsultationer. Medarbejderen skal have mulighed for at skifte til anden psykolog, såfremt ordregivers medarbejder skønner dette nødvendigt. Rekvirering og levering af psykologisk rådgivning Rekvirering af psykologisk rådgivning sker fra ordregivers medarbejdere/ledere til leverandøren. Efter henvendelse ved callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning, skal telefonisk kontakt til ordregivers pågældende medarbejder ske indenfor 24 timer. Personlig samtale skal kunne finde sted indenfor 3 hverdage efter den telefoniske kontakt. Samtaler med medarbejderne skal foregå i leverandørens lokaler. Leverandørens lokaler skal være centralt placeret på Fyn, hvor der er gode forbindelser til offentlig transport. Udgangspunktet er, at der kan rekvireres optil 5 konsultationer af 60 minutters varighed. Ved behov for flere konsultationer, skal leverandøren kontakte medarbejderens leder. Ordregivende 4

5 kommuner som benytter anonyme henvendelser, skal derved først kontaktes såfremt leverandøren vurdere, at der er behov for yderligere konsultationer efter de 5 førnævnte konsultationer. Ordregivende kommuner som ikke ønsker at benytte anonyme henvendelser, skal godkende medarbejderens behov inden igangsættelse af første konsultation. Det er op til den enkelte ordregivende kommune om der skal tilbydes yderligere konsultationer end de 5 godkendte samtaler se eventuelt det kommune specifikke bilag. Leverandørens øvrige sagsbehandlingstid til konsultationerne er ordregiver uvedkommende, hvorfor der ikke kan faktureres for øvrige timer udover selve konsultationstiden. Samtaler skal kunne foregå på hverdage kl Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Hvis ordregiver bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, skal leverandøren én gang hvert kvartal fremsende en liste til ordregivers lønkontor. Listen skal omfatte de medarbejdere med privatrelaterede årsager. Oplysningerne skal indeholde følgende: Navn CPR-nr. Antal timer i forgående kvartal Timepris Dato for sidste rådgivningssamtale (eller første dato, eller periode forløbet har strakt sig over?) Bevilger ordregiver ikke psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, er leverandøren forpligtet til at give kommunen besked, hvis det ved samtalen fremgår, at der er tale om private årsager. Se nærmere herom i de Kommunespecifikke oplysninger bilag XX. Særligt vedr. krisehjælp Taksten for akut krisehjælp skal være uafhængig af, om leverandøren har talt med én eller flere personer. Eventuelle opfølgningssamtaler skal være til taksten for psykologisk rådgivning. Rekvirering og levering af krisehjælp Leverandøren skal kunne yde telefonisk døgnrådgivning og støtte til krisestyring ved akutsager. Leverandøren skal have et kriseberedskab klar således, at psykologen inden den første time efter opkaldet kontakter ordregiver med henblik på kort debriefing omhandlende eksempelvis, hvilke personer som lederen skal sammenkalde, materiale som skal være tilgængeligt mv. når psykologen ankommer til det af rekvirenten anviste sted. Psykologien skal senest 3 timer efter opkaldet befinde sig på det af rekvirenten anviste sted. 5

6 Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler (debriefing) i forbindelse med krisehjælp. Udarbejdelse af statistisk materiale: Tilbudsgiver skal udarbejde følgende til de 5 kommuner: Tilbudsgiver skal udarbejde individuel statistisk data over erfaringen med brugen af psykologordningen, således at disse kan danne grundlag for læring i den ordregivende kommune og bidrage til, at kommunerne kan arbejde forebyggende i forhold til krænkende adfærd overfor kommunens medarbejdere. Den statistiske udveksling skal som minimum indeholde: Antal henvendelser fordelt pr. arbejdsplads Hændelsestyper med overskrift Tidsforbrug i alt Tidsforbrug pr. henvendelse Statistikken skal fremsendes i excel eller være excel konvertibel Herudover skal tilbudsgiver levere en oversigt over forekommende hændelser/problemstillinger, uddybet og med anbefalinger til, hvilke tiltag der kunne være relevante at tage op i kommunen med henblik på, at forebygge hændelser med krænkende adfærd overfor kommunens medarbejdere. Ovenstående skal fremsendes til de respektive kommuner minimum hvert halve år. Der henvises endvidere til de kommunespecifikke oplysninger - bilag XX. 6