Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling. Oplæg til it-strategi og -handlingsplan

Transkript

1 Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling Oplæg til it-strategi og -handlingsplan September 2006

2 Indholdsfortegnelse 1. Resumé og anbefalinger 1 2. Indledning Baggrunden for it-strategiarbejdet CVU ets mål og ambitioner vedr. opgaven Opgaven og dens gennemførelse 4 3. Statusbillede af it-situationen It-anvendelsen i undervisningen It-anvendelsen til kommunikation, samarbejde mv It-anvendelsen i administrationen og på bibliotekerne Den tekniske it-infrastruktur 3.5 Nuværende it-organisering, bemanding og kompetencer Udgangspunkt for it-strategien Kravene fra nutidens studenter til uddannelsesinstitutionerne Det nye CVU hvor det står nu It-strategien for det nye CVU Strategi for it i undervisningen It til kommunikation og samarbejde It inden for biblioteker og medier It i administrationen Understøttelse af it-strategien En fælles, sammenhængende it-infrastruktur Organisering af it-opgaverne Overordnet styring af it-området Outsourcing Bemanding, kompetencer og økonomi Handlingsplan Handlingsplan for it i undervisningen 7.2 Handlingsplan for it til kommunikation og samarbejde Handlingsplan for it i administration og biblioteker Handlingsplan for den tekniske it-infrastruktur 7.5 Handlingsplan for etablering af en fælles it-organisation Estimat over investeringsbudget til planen Organisering af fusionen 42 Bilag A - Kommisorium for it-analysen 43 Bilag B - Interviewliste 46 Bilag C - Opsamling fra workshops 47 Arbejdsgruppen vedr. it i undervisningen 47 Arbejdsgruppen vedr. kommunikation og samarbejde 51 Arbejdsgruppen vedrørende it i administeration 54 Arbejdsgruppen vedrørende den tekniske it-infrastruktur 56 Arbejdsgruppen vedr. it på bibliotekerne 58 Bilag D Referencer til institutioner med integration af læringsplatform og intranet 60

3 1. Resumé og anbefalinger I forbindelse med fusionen af de 8 institutioner CVU-Jelling, CVU Fyn, CVSU Fyn, Odense Socialpædagogiske seminarium, Skårup Seminarium, Sygeplejeskolen i Vejle Amt og de to amtscentre i Fyns Amt og Vejle Amt er der hen over sommeren 2006 gennemført en it-analyse og udarbejdet en itstrategi for det nye fusionerede CVU. Herunder gives et resume af itstrategien Rambøll Managements anbefalinger. De studerendes krav til uddannelsesinstitutionerne It-strategien tager udgangspunkt i, at det nye CVU skal kunne honorere de krav, som nutidens studerende stiller til uddannelsesinstitutioner. Kravene kommer især til udtryk i form af krav om tilgængelighed og krav om fleksibilitet Tilgængelighed de studerende kræver at studiematerialer, planer, opslag m.v. skal være tilgængelige digitalt når som helst og hvor som helst. Fleksibilitet de studerende kræver fleksibel adgang til undervisere, fleksibel adgang til akademiske tjenester herunder bibliotekssystemer og til studieadministrative tjenester, samt gode, fleksible adgange til it-faciliteter som trådløs opkobling, support m.m.. It-strategien er struktureret i en række områder som summarisk gengives herunder: It i undervisningen It er en forretningskritisk faktor for det nye CVU, både ved tilrettelæggelse og ved gennemførelse og formidling af uddannelserne. Der anbefales at styrke it i undervisningen gennem 4 indsatsområder: 1. Kompetenceudvikling af underviserne primært for et udjævne det store spænd, der er i undervisernes it-kompetencer 2. Etablering af en fælles it-støttet e-læringsplatform på tværs af CVU et en fælles platform vil give en optimal understøttelse af samarbejde og faglig udvikling på tværs af nuværende institutionsgrænser 3. Etablering af en organisation, der kan støtte op om it i undervisningen at der afsættes dedikerede ressourcer til at udvikle og supportere området 4. Styrkelse af den ledelsesmæssige fokus og opfølgning på it i undervisningen ledelsen skal definere mål og krav for området, skabe motivation for at disse fremmes, og følge op på at det sker. It til kommunikation og samarbejde I det nye CVU bliver det afgørende, at der etableres kommunikationssystemer, der kan understørre en målrettet og præcis information til hele organisationen og som også kan understøtte videndeling og samarbejde på tværs. Kommunikationen foreslås understøttet gennem følgende 5 indsatsområder: 1. Etablering af en intern portal for kommunikation og videndeling en portal som giver en entydig adgang til information, samarbejde og faglige fora 1

4 2. Etablering af en ekstern hjemmeside hvor CVU et præsenterer sig som en samlet uddannelsesinstitution udadtil 3. Implementering af et fælles mail- og kalendersystem for medarbejdere og studerende suppleret med en politik for anvendelse af disse systemer 4. Etablering af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) for på en enkel måde at kunne distribuere information om ind- og udgående post og sagsdokumenter til alle relevante medarbejdere 5. Etablering af et fælles telefonsystem omfattende ét fælles telefonnummer og én samlet omstilling til alle medarbejdere It inden for administration og biblioteker It i administration skal medvirke til at stille selvbetjeningsløsninger og administrativ information til rådighed for studerende. It skal bidrage til en forenkling af de administrative processer og understøtte at opgaverne kan løses i den spredte organisation uafhængigt af geografiske skel. For at tilvejebringe fælles administrative løsninger kan der defineres følgende indsatsområder: 1. Etablering af fælles systemer til økonomistyring og lønadministration CVU et vil skulle overgå til Navision Stat i løbet af Desuden vil alle medarbejderes løn skulle administreres via Statens Lønsystem (SLS) 2. Etablering af et fælles system til studieadministration Systemet SIS vil være det gennemgående studieadministrative system for CVU et. Konsolideringen på SIS vil ske i løbet af Etablering af fælles servicesystemer for studerende til adgangskort, print-/kopiløsninger, adgang til it-systemer m.fl. hvor SIS vil fungere som fødesystem af persondata for studenter Aktuelt vil opmærksomheden være rettet mod at konsolidere de administrative it-løsninger. På sigt vil CVU et skulle arbejde for at it-systemerne løbende udbygges og at anvendelsen i organisationen optimeres. Understøttelse af it-strategien Samarbejde og kommunikation på tværs af CVU ets 12 adresser skal sikres gennem etablering af et datanetværk med høj kapacitet. For at sikre et højt serviceniveau og en effektiv it-drift og -support anbefaler Rambøll Management, at der sker en høj grad af standardisering af itinfrastrukturen på alle niveauer, og at it-drift af servere, netværk og fælles systemer samles på en enkelt adresse. De nuværende it-enheder anbefales samlet i én organisatorisk enhed under ledelse af en it-chef for hele CVU et. 2

5 2. Indledning Denne rapport dokumenterer den it-analyse og oplæg til It-strategi, som Rambøll Management har udarbejdet for det nye CVU for Fyn, Vejle og Jelling i sommeren Baggrunden for it-strategiarbejdet Baggrunden for it-analysen er, at følgende 8 uddannelsesinstitutioner har truffet beslutning om at indgå i et nyt CVU: CVU Jelling CVU Fyn CVSU Fyn Odense Socialpædagogiske Seminarium Skårup Seminarium Sygeplejeskolen i Vejle Amt Amtscentret for Undervisning, Fyns Amt Amtscentret for undervisning, Vejle Amt. Fusionen er netop endelig godkendt af Undervisningsministeriet. Fusionen sker for de 5 statsinstitutioner øverst på listen formelt pr , medens amtsinstitutionerne formelt først fusioneres ind pr , når amterne ophører. Ud over de nævnte 8 institutioner kan det forventes, at yderligere institutioner vil skulle indgå i den nye professionshøjskole eller skulle indgå i et samarbejde med denne. Det nye CVU har ikke fået navn endnu, derfor benyttes Det nye CVU eller blot CVU et som arbejdstitel i denne rapport. 2.2 CVU ets mål og ambitioner vedr. opgaven CVU ets motivation for at igansættte it-analysen er, at it-sammenlægningen i det nye CVU opfattes som en af de største enkeltbeslutninger, som den kommende CVU-dannelse står over for med henblik på at etablere en fælles it-ramme for kommunikation, pædagogisk it og administrative systemer. Det skyldes dels CVUets geografiske og decentrale struktur med lokationer fra Svendborg/Skårup til Jelling, dels ønskerne om, at it-strategien i den kommende CVU-dannelse skal medvirke til at bringe denne om ikke i front, så dog blandt de fremmeste på området pædagogisk/uddannelsesmæssigt, administrativt og kommunikationsmæssigt. Dertil kommer, at det er vigtigt, at tingene ses i sammenhæng for at opnå de størst mulige synergier. Dertil kommer, at det er vigtigt, at tingene ses i sammenhæng for at opnå de størst mulige synergier. På den baggrund var kravene til nærværende it-analyse at tilrettelægge en proces, som omfatter: en kortlægning af it-området etablering af en it-strategi i forbindelse med selve sammenlægningen og den mere langsigtede it-udvikling i CVUet. rådgivning vedr. en fremtidig organisering af området samt 3

6 udarbejdelse af en handlingsplan for sammenlægningen af itområdet 2.3 Opgaven og dens gennemførelse It-analysen er gennemført over en række faser: 1. I den første fase er der skabt et billede af den nuværende it-situation it-behov, it-infrastruktur, systemer, it-organisation. Fasen er gennemført med interview med følgende medarbejderkategorier: Ledelse, administrativt personale, undervisere og itmedarbejdere fra de enkelte institutioner. Interviewene er suppleret med skemamæssig opsamling af data om it-systemer, it-bemanding og itøkonomi (se bilag B for interviewliste) 2. I den anden fase er der foretaget udvikling af it-strategien og udvikling af it-organisationen. Input til formulering af it-strategien er kommet gennem afholdelse af en række workshops under overskrifterne: it i undervisningen it til samarbejde og kommunikation it i administrationen it inden for bibliotekerne den tekniske it-infrastruktur 3. I tredje fase er der foretaget en vurdering og formulering af strategien og udarbejdet en handlingsplan for den it-mæssige sammenlægning. Projektstart og planlægning Projektstart og planlægning Kortlægning Kortlægning af af it it Status Status Identifikation Identifikation af af styrker/svagheder styrker/svagheder ved ved it it Ferie Status og beslutningspunkt Status og beslutningspunkt Udvikling Udvikling af af it-strategi it-strategi Udvikling Udvikling af af ny ny it-org. it-org. Beslutningspunkt Beslutningspunkt Konsekvens- Konsekvens- Vurderinger Vurderinger Handlingsplan Handlingsplan Projektafslutning Projektafslutning Juni Juli August 2006 September Overordnet projektplan for it-analysen Kommissorium for it-analysen findes i bilag A. 4

7 3. Statusbillede af it-situationen I forbindelse med it-analysen er der foretaget en kortlægning af den nuværende it-situation i de 8 institutioner. Kortlægningen af it-situationen beskriver det it-mæssige udgangspunkt for it-strategien for det nye CVU. 3.1 It-anvendelsen i undervisningen It har fået en stadig større rolle i den indholdsmæssige, pædagogiske og praktiske tilrettelæggelse og gennemførelse af undervisningen. Det gælder for alle CVU ets uddannelsessteder, og det gælder i såvel fultidsstudier som efter- og videreuddannelser. På alle institutionerne arbejdes med brug af pc er og internettet til informationssøgning, kommunikation mellem undervisere og studerende samt udarbejdelse, lagring og formidling af undervisningsmateriale. I de fleste klasselokaler findes en stationær pc med internet-opkobling. På nogle institutioner findes der fastmonterede projektorer i klasselokalerne Anvendelse af konferencesystemer Meldingen fra institutionerne er at blended learning kombination af traditionel undervisning med fysisk tilstedeværelse og e-learning bliver mere og mere udbredt både i fuldtidsstudierne og i de deltidsbaserede efter- og videreuddannelser. 7 af de 8 institutioner anvender et (eller flere) konferencesystem(er) primært til at stille materialer mv. til rådighed for de studerende og for at skabe et digitalt læringsrum for dialog og diskussioner. På tværs af seminarierne i Jelling, Skårup og CVU Fyn har der med succes været gennemført et projekt NetSam målrettet meritlæreruddannelsen. Anvendelse af konferencesystemer ACU Fyn ACU Vejle CVSU Fyn CVU Fyn CVU Jelling OSS Skårup Sp. sk. Vejle UNI-Cs SkoleKom service UNI-Cs SkoleKom Service Fronter (outsourcet drift) Egen FirstClass platform UNI-Cs SkoleKom service - UNI-Cs SkoleKom service Fronter (outsourcet drift) SkoleKom 1 er en national service for uddannelsessektoren med en stor udbredelse i folkeskolen og på lærerseminarierne samt i et vist omfang i de gymnasiale uddannelser. SkoleKom er baseret på FirstClass. CVU Fyn har egen First Class tjeneste, hvilket giver mulighed for en mere fleksibel konfigurering.. Udannelserne inden for sundhed har ikke samme binding til SkoleKom, og har valgt det norske system Fronter som læringsplatform. Fronter er et hosted norsk system, der igennem de senere år har fået en vis udbredelse i Danmark, bl.a. på gymnasierne. Rambøll Management har i forbindelse med gennemførelsen af denne itanalyse ikke foretaget en vurdering af de tre læringsplatforme. Sygeplejeskolen i Vejle Amt har til It-styregruppen fremsendt en model for kravspeci- 1 SkoleKom er et omfattende konferencesystem, som drives af UNIC på vegne af Undervisningsministeriet. SkoleKom er baseret på konferencesystemet FirstClass. 5

8 ficering af læringsplatforme (Learning Management Systems). Modellen er udarbejdet af Knowledge Lab ved Syddansk Universitet. Rambøll Management har efter anmodning fra It-styregruppen identificeret en række institutioner, der inden for de senere år har gennemført integration af læringsplatforme og intranet. I Bilag D er givet referencer til disse institutioner Øvrig it-understøttelse af undervisningen De to amtscentre har etableret videokonferencesystemer, som muliggør videomøder og transmission af undervisning på tværs af geografien. Flere af de øvrige institutioner har eksperimenteret med webcam-teknologi bl.a. i sammenhæng med IP-kommunikeret dialog (bl.a. baseret på systemet Skype) Kompetenceudvikling af underviserne Alt afhængig af den målestok, man anvender, er det vurderingen, at de itmæssigt svage undervisere udgør en betydelig del af underviserne og at disse på nogle institutioner udgør et flertal. Flere af institutionerne har gennemført en bred it-kompetenceudvikling af underviserne og har løbende fokus på, at dette sker. På andre institutioner sker den it-mæssige kompetenceudvikling mere sporadisk og i mere begrænset omfang. Det er gennemgående i drøftelserne med underviserne, at de påpeger behovet for at kompetenceløfte en del af underviserne op på et højere niveau hvad angår it-færdigheder. En arbejdsgruppe på CVSU Fyn har netop afsluttet en rapport om it i undervisningen. Fra sammenfatningen herfra skal gengives: Fra sammenfatningen i rapporten It i undervisningen, august 2006 fra CVSU Fyn: Institutionen har ansat personale der har mange og mangeartede it-kompetencer Der er behov for systematisk at arbejde med kompetenceudvikling inden for it i forhold til undervisning Der er behov for systematisk erfaringsudveksling Der er behov for en model som sikrer, at nyansatte opkvalificeres inden for itområdet som en del af adjunktforløbet Det er arbejdsgruppens opfattelse, at dette kræver en person med kompetence- og primær-arbejdsområde inden for it-området en pædagogisk it-konsulent. Ovennævnte sammenfatning stemmer godt overens med meldingerne fra de øvrige institutioner. Problemstillinger af betydning for it-strategien Der er stor variation i undervisernes it-kompetencer det kan konstateres, at der stadig er mange undervisere, som er tilbageholdende med at anvende it Ledelsens fokus på it i undervisningen opfattes ikke som tilstrækkeligt der sættes kun begrænsede og ikke særligt præcise mål for, hvad den enkelte institution skal med it i undervisningen, og der foregår ikke en løbende opfølgning fra ledelsens side på området For de undervisere, der underviser potentielle eller de facto-undervisere hvilket gælder for seminarierne og amtscentrene lægges der meget 6

9 vægt på, at e-lærings-platformen både tilgodeser egne behov i undervisningen og samtidig forbereder kursisterne til den hverdag, de kommer ud i eller allerede færdes i, og gør dem fortrolige med de læringssystemer, som anvendes her. Desuden anses det som er fordel, hvis systemerne også kan understøtte undervisernes faglige diskussioner og netværk på tværs af institutionerne Organisering af support/støtte til at arbejde med it i undervisningen er langt overvejende baseret på, at enkelte ildsjæle blandt underviserne tager initiativer og yder en indsats over for kollegaer kun enkelte steder er it-supporten organiseret og med dedikerede ressourcer afsat Det er en udfordring for underviserne at lave digitalt undervisningsmateriale af en god kvalitet. Der peges på, at PowerPoint kan være udmærket til at understøtte en forelæsning/et oplæg, men ikke er særlig velegnet til at formidle viden mellem underviseren og den studerende. Hertil kræves andre mere dynamiske værktøjer værktøjer som kræver en del mere af underviserne både pædagogisk og teknisk. Der er derfor et behov for at skabe rammer for udvikling af digitalt undervisningsmateriale af høj kvalitet og at gøre dette tilgængeligt for alle underviserne Det er en daglig udfordring for institutionerne og underviserne at forholde sig til spørgsmål om rettigheder, ophavsret mv. og hvilke regler der gælder herfor Der er kun svag integration mellem de valgte læringsplatforme og uddannelsesstedernes administrative systemer og deres planlægningssystemer, herunder den elektroniske. Det medfører en række ressourcekrævende administrative dobbeltprocesser, som opleves som stærkt generende og belastende for både undervisere og (studie)administrative medarbejdere 3.2 It-anvendelsen til kommunikation, samarbejde mv Den eksterne kommunikation Fra flere af de interviewede er der peget på vigtigheden af at understøtte kommunikationen mellem undervisningsinstitutionen og omverdenen itmæssigt. Her tænkes ikke kun på kommunikationen til de studerende, men også til forskellige samarbejdspartnere og til de institutioner, der aftager de færdiguddannede bachelorer. Et eksempel på en sådan kommunikation: Der foregår et omfattende samarbejde mellem undervisningsinstitutionerne og de institutioner, der fungerer som praktikpladser for de studerende primært sygehuse og sociale institutioner. Dette samarbejde fordrer omfattende kommunikation. Alle institutionerne har egne eksterne hjemmesider for præsentation af institutionen og dens uddannelser og korte kurser. I det overvejende er der tale om passive sider uden interaktion med de eksterne brugere. I begrænset omfang indeholder siderne digitale tjenester i form af tilmeldingsformularer, søgemuligheder i biblioteksdatabaserne o.l. Egentlige selvbetjeningsløsninger i forhold til de studerende tilmelding til kurser og eksamen o.l. tilbydes ikke pt. 7

10 Amtscentrene skiller sig ud ved at have et udbygget digitalt system for booking/tilmelding til kurser og reservation af materialer. CVU Jelling har fået udviklet en selvbetjeningsløsning, så de studerende kan blive adviseret om ændringer i undervisningen pr. sms. De studerende tilmelder sig selv til denne service og angiver, hvilke områder de ønsker advisering på Intern kommunikation Information til ansatte kommunikeres enten ud via mails eller som ved kommunikation til de studerende via en konference i det konferencesystem, som institutionen anvender. Der findes ikke mere generelle informationssystemer som intranet på institutionerne. Ingen af institutionerne anvender særlige systemer til dokumenthåndtering eller systemer til elektronisk sags- og dokumentbehandling (ESDH). Enkelte institutioner foretager en daglig it-registrering af postlisten. På flere af institutionerne har man info-standere i form af digitale skærme placeret på centrale steder på institutionen, hvor man annoncerer nyheder og programmer. Info-standerne henter deres oplysninger fra samme content management-system, som ligger bag institutionernes hjemmesider Anvendelse af mail-/kalendersystemer Blandt de ansatte anvendes forskellige mail- og kalendersystemer. Billedet er i store træk dette, at de administrative medarbejdere anvender et traditionelt system til mail og kalender som fx Outlook/Exchange eller Notes, medens underviserne både har en mailkonto i et traditionelt system og samtidig benytter mail-funktionaliteten i det konferencesystem, de anvender. Anvendelse af mail- og kalendersystemer ACU Fyn ACU Vejle CVSU Fyn CVU Fyn CVU Jelling OSS Skårup Sp. skole Vejle Exchange Exchange Exchange/ Fronter Notes/ FirstClass Notes/ SkoleKom Notes Notes/ SkoleKom Exchange Kun nogle enkelte af institutionerne tildeler de studerende en mail-adresse ved indskrivningen og benytter denne til digital kommunikation med de studerende Anvendelse af kontorsystemer Kontorpakken fra Microsoft MS Office er den gennemgående kontorpakke på alle institutioner Problemstillinger af betydning for it-strategien Undervisernes digitale kommunikation foregår i stor udstrækning ad hocbaseret og med brug af konferencesystemernes faciliteter. Ingen af institutionerne har en fælles it-platform for information af tværgående karakter, som også er rettet mod de administrative medarbejdere. Der vurderes at være et stort potentiale for både besparelser og bedre service til de studerende ved en digitalisering af de administrative processer omkring undervisningen Der mangler generelt politikker for anvendelse af mail- og kalendersystemer. Mange medarbejdere vedligeholder ikke i dag deres elektroniske 8

11 kalender. Og der savnes integration mellem planlægningssystemerne og kalendersystemet Der vil være behov for en sanering af de forskellige mail-løsninger, så hver medarbejder kun skal forholde sig til ét mailsystem. 3.3 It-anvendelsen i administrationen og på bibliotekerne Kravene om myndighedsindberetning af regnskabsoplysninger og studieaktiviteter har i høj grad været bestemmende for institutionernes valg af administrative systemer Økonomistyring De 5 statslige undervisningsinstitutioner i fusionen anvender alle systemet Concorde XAL til styring af økonomi. Systemet er udvidet med en særlig tilpasning, så økonomidata kan indberettes til det statslige regnskab. XAL er en tidligere version af systemet Navision, som nu i Stats-udgaven anvendes i næsten alle statsinstitutioner. XAL lever ikke længere op til de krav, der stilles til økonomistyring i statsinstitutionerne og vedligeholdes ikke længere. Systemet kan fx ikke håndtere elektroniske fakturaer, hvorfor de institutioner, der anvender XAL er friholdt fra kravet om at kunne modtage e-fakturaer. Der er nu lagt planer for, at de undervisningsinstitutioner, der anvender XAL, overgår til Navision Stat i løbet af De tre amtsinstitutioner anvender samme økonomisystem, som anvendes i de amter de pt. indgår i. Disse institutioner har et akut behov for at etablere ny økonomiløsning senest pr. 1/1 2007, når amterne nedlægges og ikke længere kan supportere dem med økonomiløsning Løn og personaleadministration Billedet ligner her det ovennævnte for økonomiområdet, idet alle de statslige institutioner anvender Statens Lønsystem (SLS), medens de tre amtsinstitutioner anvender samme lønsystem, som anvendes i de amtslige administrationer. Problemstillingen ved amternes økonomiløsning med det akutte behov for ny løsning, gør sig gældende vedrørende system til løn. Det er ret begrænset, hvad institutionerne anvender af it til personaleoplysninger. Ingen af institutionerne har fx registreringer over undervisernes kompetenceprofiler Studieadministration Institutionerne deler sig i forhold til de to studieadministrative systemer SIS og Ludus. SIS anvendes inden for seminarierne, medens Ludus anvendes inden for sundhedsuddannelserne. Amtscentrene anvender ikke et egentligt studieadministrativt system, men benyter et system (COMBO) til administration af deres kursusvirksomhed. Både SIS og Ludus har funktionalitet, så de kan indberette studieaktiviteter til Undervisningsministeriet til beregning af taksameter-tilskud. Sygeplejeskolerne overgår først til taksameterstyring pr. 1/1 2007, medens amtscentrene ikke er taksameterstyret i dag og heller ikke forventer at blive det. Brugen af de studieadministrative systemer varierer en del fra institution til institution. Muligheden for at anvende systemerne til planlægning af under- 9

12 visningen og at foretage skemaplanlægning benyttes på en del men ikke på alle institutioner. Tilsvarende variation er der i forhold til at anvende det studieadministrative system til styring af den enkelte undervisers tid over et semester/skoleår Integration mellem system til studieadministration og økonomisystem En voksende del af institutionernes undervisningsaktiviteter indeholder et betalingselement, hvilket nødvendiggør en tæt integration mellem det studieadministrative system og økonomisystemet: 1. Studieaktiviteten registreres i det studieadministrative system 2. Økonomisystemet modtager oplysninger om betaling fra det studieadministrative system 3. Håndtering af betaling og debitorstyringen håndteres i økonomisystemet 4. Når betaling har fundet sted sendes meddelelse tilbage til det studieadministrative system, idet uddannelsen kun er berettiget til tilskud, når betaling har fundet sted Den nævnte integration er udviklet og fungerer mellem både SIS og Ludus på den ene side og XAL på den anden side. Ved overgang til Navision Stat skal samme integration udvikles. Dette er planlagt at finde sted i det kommende halvår, så de første institutioner kan afprøve integrationen mellem SIS og Navision Stat i foråret Øvrige servicesystemer vedrørende de studerende De studieadministrative systemer er fødesystemer til en række af øvrige systemer, der administrerer forhold vedrørende de studerende adgangskort, adgang til it-systemer, adgang til kopi/print m.fl. Studieadm. Access-batabaser MetaDB-løsning Manuel udtræk M.v. Logon og directory Studiekort Adgangskort Konferencesystem Bibliotekssystem Print/kopi Koordineret tilmelding De enkelte institutioner anvender forskellige løsninger for disse mindre systemer og for etablering af integrationen mellem det studieadministrative system og de underliggende systemer. Det er en ressourcekrævende opgave og ikke uproblematisk at sikre en korrekt og rettidig integration mellem de mange systemer It på bibliotekerne På alle 8 institutioner findes biblioteker, hvor materialesamling og udlån administreres it-mæssigt. It-anvendelsen på bibliotekerne ACU Fyn ACU Vejle CVSU Fyn CVU Fyn CVU Jelling OSS Skårup Sp. sk. Vejle Integra / Dantek Integra / Dantek DDE Libra/ BookIt Integra Integra Mikromaster Mikromaster Integra 10

13 Systemet Mikromaster som anvendes på to af institutionerne understøttes ikke længere af leverandøren DBC Medier, men kan afløses af systemet Integra fra samme leverandør. Sygeplejeskolen i Vejle indgår i et samarbejde med andre sygeplejeskoler om anvendelse og drift af deres Integra-løsning et samarbejde, skolen har forpligtet sig på at fortsætte år 2007 ud. Alle landets amtscentre har i fællesskab været i udbud for anskaffelse af et nyt system, der både kan håndtere amtscentrenes informationssamlinger og udlånssamlinger. Leverandøren Dantek er valgt som leverandør af det nye system, som sættes i drift her i efteråret 06. Det har været nødvendigt at supplere Danteks standardsystem med en del specialudvikling for at imødekomme amtscentrenes krav Problemstillinger af betydning for it-strategien SIS er et bredt dækkende system til studieadministration med stor funktionalitet. Men SIS har mangler og svagheder. Her skal især påpeges, at SIS ikke pt. er suppleret med en webbaseret selvbetjeningsløsning for de studerende. Udfordringen for institutionerne bliver at fastholde Undervisningsministeriet i en fortsat videreudvikling af SIS, så systemet løbende lever op til de krav, som institutionerne har Institutionernes forskellige administrative praksis vedrørende studieadministration og forskelligheder i den måde, man anvender det studieadministrative system på, bliver en udfordring for det fusionerede CVU Amtscentrenes akutte behov for nye systemer til økonomi og løn, der er klar til drift her pr. 1/1 07 er en udfordring og en problematik, som ikke må undervurderes. Implementering og test af et nyt økonomisystem med diverse snitflader er traditionelt en tidskrævende opgave Overgangen til Navision Stat tidligst medio 2007 er ikke optimal for det nye CVU og kan give nogle styringsproblemer i CVU ets første egentlige driftsår Amtscentrenes har behov for særlige administrative løsninger til understøttelse af deres virksomhed kursusadministration og udlånsvirksomhed og amtscentrenes økonomi er ikke baseret på en taksameterordning. Disse forhold vil indebære en øget kompleksitet i forbindelse med at samle sig om fælles administrative løsninger, og kan indebære, at amtscentrene må bibeholde dele af deres særlige administrative løsninger i det nye CVU. ACU Vejle henviser til en SIS-evaluering foretaget af Amtscentret i Århus, hvor der bl.a. peges på en række problemer i SIS i forhold til amtscentrenes kursusadministration. 3.4 Den tekniske it-infrastruktur Overskriften Den tekniske it-infrastruktur dækker it-udstyr og basissystemer som ligger bag de anvendte applikationer. 11

14 3.4.1 Pc-arbejdspladserne Når alt regnes med, findes der samlet set godt pc er i de 8 institutioner. Disse er en blanding af traditionelle stationære pc er, bærbare pc er og såkaldte tynde klienter, der bruges ved terminalløsninger. De bærbare pc er anvendes primært til underviserne. Institutionerne har valgt forskellige måder for at forenkle vedligehold og support af pc er på: CVSU Fyn har lagt en linje, hvor man anvender en terminalløsning og med tynde klienter så langt som muligt. Der, hvor disse løsninger kommer til kort, er især ved grafiske applikationer og ved visning af Power- Point show over terminalløsninger. Flere af de øvrige institutioner anvender også terminalløsninger til mere dedikerede områder, især inden for administrationen. CVU Fyn anvender pc er som på det nærmeste er identiske, idet disse er anskaffet samlet ved CVU ets dannelse. Hermed har man opnået en meget standardiseret pc-platform, hvor man let kan supportere og vedligeholde pc er og programmel. De øvrige institutioner har i forskellig grad opnået en standardisering af pcplatformen især inden for de administrative områder. Det er også her, de nyeste pc er findes. Til undervisningsbrug forsøges der anvendt en blanding af nyere pc er og ældre pc er til områder, som ikke er så krævende. Det er vurderingen, at alle institutionerne har etableret måder at håndtere og vedligeholde pc er på, fx i form af image-løsninger, så der kræves en begrænset ressourceindsats, for at holde pc er kørende og opdaterede. På nær nogle få Mac er er alle pc er installeret med Windows styresystemet. Opgørelse over antal pc er PC i adm. netto ACU Fyn ACU Vejle CVSU Fyn CVU Fyn CVU Jelling OSS Skårup Sp. sk. Vejle I alt PC i adm brutto 2 PC i undv. 3 netto PC i undv. brutto Anvendelse af servere Sammenlagt er der optalt i alt 168 servere på de 8 institutioner det faktiske antal formodes at være en del større. Serverparken må betegnes som bestående af professionelle servere, som er opdateret mht. software. 2 I bruttotallet indgår pulje-pc er, udlåns-pc er og øvrige ikke fast-disponerede pc er 3 I tallet for pc er i undervisningen kan der forekomme unøjagtigheder, idet undervisernes pc er ikke konsekvent er talt med her 12

15 CVU Fyn anvender som eneste institution en dedikeret løsninger til lagring af data (SAN-løsning). Windows er den helt dominerende platform på serverområdet med anvendelse af Active Directoty til styring af ressourcer på netværket. Dog anvender CVU Fyn Novell som deres primære serverplatform til fil og print og med NDS til styring af ressourcer på netværket Netværk Institutionerne er underlagt Sektornettets struktur med en opdeling i et administrativt net og et pædagogisk net. Mellem de to net tillades trafik fra a- nettet til p-nettet. Fra hvert net er der etableret adgang til internettet. På nær en enkelt institution har alle i forskellig grad etableret trådløst netværk primært til brug for de studerende, der kommer med egen pc. Alle institutioner har etableret løsninger, der muliggør opkobling til systemer og data udefra. Disse løsninger anvendes primært af underviserne. Brug af open source på institutionerne Anvendelsen af Open Source (programmel der ikke er beskyttet af ophavsret og som frit kan anvendes og modificeres af alle) er yderst begrænset. På pc erne forekommer ikke Open Source-programmer som fx kontorpakken OpenOffice.org. Tilsvarende på serverplatformen er der kun enkeltstående eksempler på brug af Open Source. Det skal dog nævnes at styresystemet i de tynde klienter som anvendes til terminalløsningerne er baseret på Open Source-systemet Linux It-sikkerhed It-sikkerheden som den praktiseres på institutionerne, må anses for at være håndteret forsvarligt. Der forekommer at være styr på de basale sikkerhedsrutiner firewall, backup, virusbeskyttelse mv. og der er kun i begrænset omfang sket udfald af systemer og tab af data. På det administrative net er Sektornettet med til at lægge et godt niveau for it-sikkerheden Problemstillinger af betydning for it-strategien Mange af de nuværende løsninger som anvendes i it-infrastrukturen og til administration af servere, netværk og pc er er kun i begrænset omfang dokumenteret. Det gør løsningerne sårbare og personafhængige. Ingen af institutionerne har en formuleret it-sikkerhedspolitik som beskriver ansvarsforhold, og hvordan it-sikkerheden skal håndteres. Også dette forhold øger sårbarheden. Der findes rundt om i institutionerne mange it-løsninger på det tekniske plan som forekommer velfungerende. Der er god basis for at bruge bestående erfaringer og vælge blandt de gode løsninger. 3.5 Nuværende it-organisering, bemanding og kompetencer It-organisationerne Hver af de 8 institutioner har interne it-funktioner varierende i størrelse fra en deltidsmedarbejder til en bemanding på 5 6 it-medarbejdere. 13

16 Alle institutionerne benytter sig af ekstern assistance til forskellige mere tekniske opgaver ny-installationer, konfigureringer af servere og vanskeligere problemløsninger. Det skal også nævnes, at flere institutioner har valgt at placere driften af nogle af de administrative systemer hos eksterne leverandører. Samlet set er antallet af årsværk i de interne it-funktioner opgjort til It-opgaverne Det er ikke overraskende support-opgaverne der fylder mest. Det kræver noget at holde så mange pc er kørende, specielt i det pædagogiske miljø, hvor der sker så meget. Institutionerne CVSU Fyn og CVU Fyn har med baggrund i deres standardiseringer på pc-platformen skåret supporten meget ned. Det betyder, at der er support til hjælp, når brugerne har problemer med at få it-systemerne til at fungere. Supporten til mindre kritiske ting og tilstedeværelsen af supportmedarbejdere hos brugerne er reduceret og formaliseret mere end på på øvrige institutioner. Fra undervisningsside efterlyses generelt bedre support til problemer ud over de rent tekniske fx hjælp til at anvende de forskellige programmer. CVU Jelling har som eneste institution afsat en medarbejder til at støtte op om it i undervisningen. De øvrige institutioner klarer sig med at kollegaer kan hjælpe. Den gennemgående holdning i it-funktionerne er, at sådanne mere anvendelsesrettede supportopgaver ikke skal løses af it-medarbejderne. It-funktionerne anvender noget tid på udviklingsopgaver og projekter i form af at implementere nye løsninger. Desuden anvendes tid på at sikre, at de integrationsløsninger, der bringer data mellem de forskellige systemer, fungerer, og at foretage ad hoc udtræk af data til rapporter eller til brug ved systemintegration De eksterne it-opgaver på amtscentret i Vejle ACU Vejle udfører it-opgaver for flere af amtets undervisningsinstitutioner på kommercielle vilkår. Amtscentret udfører for disse eksterne kunder installation og drift af servere, netværk og pc er, typisk på en timebaseret aftale. I 2005 havde amtscentret indtægter på sådanne eksterne opgaver på omkring ¾ mio. kr Kompetencerne It-medarbejderne udgøres for størstedelens vedkommende af medarbejdere med en undervisningsbaggrund, som har vist interesse for it og som gradvis har skiftet fag og beskæftigelse. Der findes også it-medarbejdere, som har en egentlig it-mæssig uddannelsesbaggrund. Med baggrund i den måde, it-medarbejderne er rekrutteret på, er der en dyb tradition for blandt it-medarbejderne, at kompetenceudvikling sker ved learning by doing man kaster sig ud i opgaverne og lærer undervejs. Til trods herfor forekommer it-medarbejderne at være kompetente til de opgaver, de udfører, og det er også vurderingen, at de er gode til at vurdere, når der er brug for ekstern bistand eller råd fra en kollega i en anden itfunktion. 14

17 De midler der afsættes til kompetenceudvikling af it-medarbejderne, må vurderes klart at ligge i underkanten af, hvad der generelt afsættes i andre it-organisationer Økonomien I kortlægningen er it-økonomier gjort op. Det viser, at der årligt er itomkostninger på i størrelsesordenen 21,5 mio. kr. En sådan opgørelse indeholder altid usikkerheder af et vist omfang. Engangsbevillinger kommer sjældent fuldt ud med, og it-anskaffelser som foretages uden for it-funktionen og dennes budget er også vanskelige at opsamle fuldt ud. Derfor er det vurderingen, at de reelle it-omkostninger ligger en del højere snarere på et niveau på 25 mio. kr årligt Problemstillinger af betydning for it-strategien It-funktionerne har en størrelse der gør, at de i stor udstrækning er baseret på enkelte medarbejderes indsats. It-medarbejderne har selvstændigt taget de nødvendige initiativer og etableret de løsninger, der var brug for. På den måde har it-udviklingen ikke i særlig høj grad været styret at strategier og ledelsesmæssig påvirkning. Ved behandling af it i undervisningen blev der peget på et supportproblem på undervisningsområdet. Samme problem bliver også synlig ved kortlægning af it-funktionernes opgaver. Det er en strategisk beslutning for det nye CVU at forholde sig til den forretning, som amtscentret i Vejle driver med ekstern it-assistance til uddannelsesinstitutioner. Ved en beslutning af at fortsætte denne virksomhed må der foretages en vurdering af, hvordan der kan opnås kritisk masse i disse opgaver. Det er en styrke for CVU erne, at deres it-medarbejdere i så stor udstrækning udspringer af institutionernes faglige miljø. Men måden kompetenceudviklingen er foregået på, er ikke optimal hverken for institution eller for medarbejdere. 15

18 4. Udgangspunkt for it-strategien Udgangspunktet for it-strategien er at gøre det nye CVU i stand til at håndtere de udfordringer, krav og forventninger, som omgivelserne stiller, og samtidig at sikre, at CVU et it-mæssigt kan understøtte CVU ets egne mål og visioner. I dette afsnit tegnes et billede af, hvilken adfærd dagens studenter har, og hvilke krav de vil møde med i forhold til deres uddannelsesinstitution. At kunne opfylde disse krav vil være en betydende konkurrenceparameter for det nye CVU. Desuden gives i afsnittet en kort introduktion til det nye CVU de institutioner der indgår heri og de mål, der er sat for CVU et. 4.1 Kravene fra nutidens studenter til uddannelsesinstitutionerne Følgende billede af nutidens student bygger dels på analyser, som Rambøll Management har selv har foretaget 4 og fra en international undersøgelse af effekten af studerendes it-anvendelse Spredningen i de studerendes niveau for it-kompetencer Det skal indledningsvis bemærkes, at der ikke kan tegnes et entydigt billede at nutidens student. En problemstilling som har stor betydning for uddannelsesinstitutionerne, er de studerendes forskellige baggrunde i forhold til at anvende it, samt deres forskellige niveauer af kompetencer og motivation for at anvende it i deres studie. Spredningen i de studerendes it-kompetencer betyder, at undervisningsinstitutionerne må forholde sig til, om der skal stilles krav om it-kompetencer på et grundlæggende niveau som en forudsætning for optag på et studie, eller at man optager alle. I sidstnævnte beslutning må institutionen i starten af studiet gør en indsats for at hæve kompetenceniveauet, så det svarer til uddannelsesinstitutionens forventninger og krav til de studerende. Andelen af unge med meget begrænsede it-færdigheder er reduceret i de seneste år. De generationer som nu søger optag på de videregående uddannelser er vokset op samtidig med, at alle de teknologiske muligheder er udviklet og stillet til rådighed. Derfor har en meget stor del af de unge generelt et forhold til teknologi, som ikke indebærer de barrierer, som tidligere generationer havde. Vi benævner herunder sådanne studerende som den digitale student og illustrerer hvilke krav de stiller specielt til tilgængelighed og fleksibilitet Krav om tilgængelighed når som helst og hvor som helst Den digitale student stiller krav til uddannelsesinstitutionerne om tilgængelighed som er ny. Det kommer til udtryk ved krav som: at der er fuld adgang til underviserne via mail eller chat 4 Studies in the Context of the E-learning Initiative: Virtuel Models of European Universities EU Kommissionen, marts 2004 E-learning Nordic 2006 effekten af it i uddannelsessektoren, Rambøll Management 5 ECAR Study on Students and Information Tecnology,

19 at der er fuld adgang til studiematerialer via digitale materialesamlinger at der er fuld adgang til studieplaner og timeplaner via elektroniske opslagstavler og med adviseringer, når der sker ændringer pr. mail eller SMS at der er fuld adgang til de medstuderende via konferencesystemer og chat-programmer at der er fuld adgang til studieadministrative services at man kan få de nødvendige informationer om karakterer, krav til optag mv. og at man selv via web-sider kan klare sine tilmeldinger og frameldinger. Ovennævnte krav skal gerne kunne opfyldes når som helst og hvor som helst Krav om fleksibilitet fra uddannelsesinstitutionernes side Den digitale students krav om fleksibilitet på mange områder kommer til udtryk ved følgende punkter, som direkte eller indirekte stiller krav til digitale services: Studerende som de facto-deltidsstuderende Hensyntagen til erhvervsarbejde samtidig med studiet Familiære hensyn mulighed for hensyntagen til børn og fødsler Erhvervsaktive i efter- og videreuddannelse Fleksibel adgang til undervisere Adgang hele døgnet, alle dage og med forventning om hurtig tilbagemelding Personlig vejledning Tværinstitutionelle underviserteams med inddragelse af eksterne, herunder internationale gæstelærere Fleksibel kombination af uddannelser Modularisering Kombinationer på tværs af institutioner Internationalisering Individuelle studieplaner Fleksible meritsystemer Fleksible akademiske tjenester Studievejledning Bibliotekssystemer Fleksible studieadministrative systemer og tjenester Selvbetjeningssystemer Og som forudsætning for ovenstående - fleksibel adgang til itinfrastruktur og it-systemer Terminal- og netværksfleksibilitet (mobilnetværk, internet) Trådløs internetopkobling VPN Single-Sign-On Support m.m. Fra ECAR-analysen vises grafisk, hvor effekten af de studerendes itanvendelse især står igennem. Som det fremgår, er det i forhold til para- 17

20 metren Convenience som kan oversættes til understøttelse af fleksibilitet, og at gøre det bekvemt for den studerende. ECAR analyse af efffekter af studerendes IKTanvendelse Convenience 16% 4% 2% 48% Improve Learning Manage Class Activities Save Time 17% 13% No Benefits Other Kilde: ECAR Study on Students and Information Technology, Det nye CVU hvor det står nu Det nye CVU, omfattende de 8 institutioner, har nu en status, hvor fusionen er endelig godkendt af ministeriet. Fusionen sker formelt pr. 1. januar 2006 for institutionerne CVU Jelling, CVU Fyn, CVSU Fyn, Odense Socialpædagogiske Seminarium og Skåde Seminarium. De amtslige institutioner Sygeplejeskolen i Vejle og de to amtscentre for Fyns Amt og Vejle Amt indgår formelt først i fusionen pr. 1. januar 2007, når amterne nedlægges. De otte institutioner der nu går sammen, rummer tre lærerseminarier, tre pædagogseminarier, tre sygeplejerskeuddannelser og de tre sundhedsuddannelser: ergoterapeut-, fysioterapeut- og radiografuddannelser samt to amtscentre for undervisningsmidler. Sammenlagt bliver det nye CVU arbejdsplads for i alt ca. 700 medarbejdere, der vil samlet være indskrevet omkring studerende, og CVU et vil have en årlig omsætning på omkring 450 mio. kr. Disse tal gør det nye CVU til Danmarks største 6. Målet med etablering af det nye CVU er at skabe et stærkt professionsrettet uddannelsesmiljø i den syddanske region med gode vækstbetingelser for udvikling af både eksisterende og nye uddannelser Mål for det nye CVU De mere konkrete forretningsplaner og organiseringen af CVU er er ikke på plads endnu, men følgende mål er formuleret for det nye CVU: 6 Der foregår forskellige mere uformelle drøftelser med andre uddannelsesinstitutioner, som kan føre til, at der etableres samarbejdsrelationer med en yderligere kreds af institutioner eller egentlig fusion med yderligere. 18