Notat. drift af kunstgræsbaner i Aarhus Kommune. Kulturudvalgsmøde. Aarhus Kommune. Den 12. september 2013

Transkript

1 Notat Emne: Til: Orientering til Kulturudvalget vedr. evaluering af anlæg og drift af kunstgræsbaner i Aarhus Kommune Kulturudvalgsmøde Aarhus Kommune Sport & Fritid Kultur og Borgerservice Den 12. september 2013 Sport & Fritid Vestergade 55 Postboks Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler Orientering til Kulturudvalget vedr. evaluering af anlæg og drift af kunstgræsbaner i Aarhus Kommune Baggrund I forbindelse med etableringen af foreningsejede kunstgræsbaner, der blev etableret i perioden blev det besluttet, at der skulle gennemføres en evaluering når disse baner var etableret. En evaluering af kunstgræsbaner ved og blev gennemført af Sport & Fritid i Telefon Direkte telefon E-post sport-fritid@aarhus.dk E-post direkte ifkn@aarhus.dk Evalueringen består af 2 faser. Fase 1 er gennemført af Sport & Fritid i samarbejde med Idrætssamvirket og Aarhus Fodbold Forum i perioden maj august Resultaterne af denne evaluering fremgår af nærværende notat. Fase 2 bliver gennemført af et eksternt konsulentfirma og forventes gennemført primo Et konsulentfirma vælges ved hjælp af miniudbud. Miniudbuddet gennemføres i indeværende måned med frist for afgivelse af tilbud primo oktober.

2 Fase 2 indeholder de følgende tre delmål/delopgaver: 1. Vurdering af, hvorvidt de strategiske mål for etablering af foreningsejede kunstgræsbaner i Aarhus Kommune er opfyldt. 2. Beskrivelse af konsekvenser og betydning af foreningsejede kunstgræsbaner i Aarhus Kommune for omgivelserne. 3. Anbefalinger vedr. etablering af evt. yderligere kunstgræsbaner i Aarhus Kommune. Metode Evalueringen blev gennemført som kombination af kvalitative og kvantitative metoder og omfattede alle de 6 foreningsejede kunstgræsbaner i Aarhus Kommune. Der blev gennemført uddybende interviews med hver af de 6 foreninger, der ejer kunstgræsbaner i Aarhus Kommune, samt afholdt et fælles møde med deltagelse af Idrætssamvirket og Aarhus Fodbold Forum 1. Spørgeskema vedr. drift og udlejning blev udarbejdet på denne baggrund og udfyldt af foreningerne 2. Datagrundlag Datagrundlaget består af informationer fra alle foreningsejede kunstgræsbaner i Aarhus Kommune. Man skal i denne forbindelse være opmærksom på en række forskelle banerne imellem, bl.a.: Størrelsen, der varierer fra m2 til m2 Perioden, tallene gælder for. Nogle baner har været i brug længere, end de andre. Ved de gamle baner blev et gennemsnitstal brugt. Man skal være opmærksom på, at erfaringer fra det første år kan være anderledes, end efter flere år i drift. Der er naturligvis flere forskelle. De væsentligste af dem vil blive belyst ved beskrivelse af resultaterne. Anlæg Anlægsudgifter til etablering af en kunstgræsbane ved omlægning af en eksisterende grus/jordbane har i perioden ligget på minimum 4,03 mio. kr. og op til 7,16 mio. kr. 1 IF Lyseng og VRI deltog ikke i fællesmødet. 2 VRI udfyldte ikke spørgeskemaet. Informationer fra VRI er angivet pba. dokumentation fremsendt af klubben ifm. byrådssagen. Side 2 af 2

3 Størrelse, Anlægsudgifter Anlægsudgifter Kunstgræsbane Ibrugtagelse m2 eks. moms, mio. kr. pr. m2, kr , , , , Kunstgræsbane i regi af TST , ,77* 542 Kommentar/særlige poster ved udgifter Lysanlæg Lysanlæg Hegn, lysanlæg, skur Hegn, lys, anlæg af vej Lys, skur, videoovervågning Beplantning af erstatningstræer, flytning/isolering af lysmaster, etablering af støttemure, hegn *pba. et foreløbigt regnskab Da størrelsen af banerne er forskellig, kan man sammenligne udgifterne ved at beregne en pris pr. m2. VRI har betalt den laveste pris pr. m2 på 464 kr. Den højeste pris pr. m2 ligger på 663 kr. og er betalt af. Udover størrelsen skal man være opmærksom på, at udgangspunktet for bl.a. jordarbejde har været forskelligt, da de oprindelige grus/jordbaner ikke var ens, hvilket er afspejlet af det udførte anlægsarbejde og afholdte anlægsudgifter. Derudover er der ved nogle af banerne etableret et redskabsskur mm. Disse forskelle er nævnt i kolonnen Kommentar/særlige poster ved udgifter. Drift og vedligeholdelse Drift og vedligeholdelse af en kunstgræsbane består af: Oprydning fjernelse af tape fra strømper, jord, tyggegummi etc. (dagligt/ugentligt) Fjernelse af nedfaldne blade på banen i efteråret (dagligt) Overkørsel af banen med traktor for at vende og lufte gummigranulat og rejse nedtrådte kunstige græsstrå (ugentligt) Snerydning og frostsikring Halvårlige granulatrensning, der udføres af baneleverandøren Én stor støvsugning af banen (1 gang årligt) Løbende rengøring af projektører og lysmaster og løbende skift af disse samt løbende reparationer Eftersyn af skader og reparation Driftsudgifter er angivet i tabellen. Side 3 af 3

4 Kunstgræsbane Kunstgræsbane i regi af TST Perioden, måneder/år Driftsudgifter*, kr. Årlige driftsudgifter, kr. Årligt gennemsnit Årligt gennemsnit måneder år år måneder Hvem klarer den daglige drift/vedligehold IHAs inspektør og fastansatte pedeller Klubbens egen gartner og medhjæper. Ved store opgaver købes serviceydelser ind ude fra. Klubben Klubben Ansat medarbejder Klubben (frivillige + klubbens pedel) og ekstern entreprenør *uden afskrivninger og renter Driftsudgifter ligger på minimum kr. og på op til kr. Dertil kommer afskrivninger og renter samt ekstraordinære driftsudgifter, eksempelvis reparation af hegn eller snerydning ifm. med en ekstra hård vinter. Udlejning Tidsrum og priser Der er ikke alle kunstgræsbaner, der bliver lejet ud om sommeren., Aarhus og IF Lyseng er det klubben/ejeren og samarbejdspartnere, der bruger kunstgræsbanen om sommeren. udlejer kun banen til andre klubber i januar, februar og marts hvert år. TST derimod lejer banen ud i ca. det samme omfang i både sommer og vinter sæsonen. Sæsonfordeling af timelejen er beskrevet i tabellen. Kunstgræsbane Vinter, % Sommer, % Side 4 af 4

5 Kunstgræsbane i regi af TST Herudover skal man være opmærksom på de særlige forhold for de gamle kunstgræsbaner: -. En stor del af udlejningen sker til prof. afdeling. - er ikke en forening og har elever, der bruger banen i dagtimerne. Kunstgræsbanerne udlejes i hverdage og om weekender. Prisen afhænger ikke af ugedag, tidspunkt på dagen eller vinter/sommer sæson. Der er dog i nogle tilfælde prisforskel ved udlejning til f. eks. aarhusianske eller udenbys klubber. Priserne inkl. moms er angivet i tabellen nedenfor. Prisen er ekskl. omklædningsfaciliteter og lys. Lys koster ca. 140 kr./t. Omklædningsfaciliteterne koster i de fleste tilfælde 100 kr. per gang. Der skal i øvrigt bemærkes, at udlejning til udenbys klubber sker sjældent. Kunstgræsbane Kunstgræsbane i regi af TST Aarhusianske Ejeren, kr./t. Andre klubber, klubber, kr./t. kr./t. Andre brugere, kr./t. 490 Intern afregning * 505 Faktureres ikke** Udlejes ikke Udlejes sjældent 475 Intern afregning Intern afregning *** *Skovbakkens fodboldungdom kan benytte kunstgræsbanen vederlagsfrit i sommerhalvåret **s prof. Afdeling Aarhus Elite betaler kr. inkl. moms i årlig leje for at disponere over banen indtil kl. 16: dage om året. *** Gratis for Tilst Skole Side 5 af 5

6 Tabellen viser, at prisniveauet er nogenlunde ens for alle aarhusianske kunstgræsbaner. Kunstgræsbane i regi af TST / DBU er noget dyrere, hvilket dog ikke har påvirket udlejningen. Udnyttelse/udlejning Alle kunstgræsbaner udlejes som minimum i det omfang, der er kalkuleret med. Der er et stort efterspørgsel. Trods det store efterspørgsel, kunne man mærke, at der blev anlagt flere kunstgræsbaner., f. eks., oplyse, at udlejningen er faldet med ca. 20% i forhold til de forrige år. Antal af timer, banen er udlejet i, ligger stadigvæk højere, end det oprindelige budget, men tendensen er bekymrende. En anden årsag til denne nedgang kan være banens alder. Brugerne fortrækker ofte en ny bane frem for en gammel, der kræver renovering. Den geografiske placering har ligeledes en stor betydning. I lyset er disse erfaringer kan man forvente en ændring i fordeling af timeleje banerne imellem ifm. med renovering 3 af kunstgræsbaner ved og og ifm. med en evt. anlæggelse af yderligere kunstgræsbaner i Aarhus Kommune. Fordeling af timelejen på lejere er beskrevet i tabellen nedenfor. Kunstgræsbane Kunstgræsbane i regi af TST Egen leje, % Aarhusianske klubber, % Klubber fra andre kommuner, % Andet, % * ** *Inkl. prof. afdeling **TST, DBU Jylland, DGL 2000, Langkær Gymnasium På baggrund af tabellen, kan man drage en umiddelbar konklusion, at Byrådets målsætning om at, kunstgræsbaner skal være til glæde for alle aarhusianske klubber og ikke kun benyttes af ejeren, er opfyldt. 3 Gennemføres formentlig i Side 6 af 6

7 Klubberne har i øvrigt bemærket, at en mulighed for at spile på kunstgræs medvirker fastholdelse af medlemmerne. Klubberne har ikke statistikker vedr. aldersfordeling af lejere, da dette vil kræve større administrative ressourcer. Tabellen nedenfor er derfor baseret hovedsageligt på klubbernes skønnede vurdering. Kunstgræsbane Børn, % Seniorer, % Oldboys, % * Kunstgræsbane i regi af TST ,5 7, * Udlejer til klubberne, hvor nogle timer kan være mixed. Et skøn over aldersfordeling vil derfor være for usikkert. Tabellen viser, at primære brugere af kunstgræsbaner er børn og unge. Kunstgræsbanernes placering blev valgt efter bl.a. geografiske hensyn netop for at imødekomme børn og unges behov for fodboldfaciliteter i deres nærområder. Datagrundlæget er noget usikkert, da det er tale om et skøn. Selvom oldboys udgør en mindre andel af brugere, blev det af udlejere af kunstgræsbaner bemærket, at antal medlemmer og aktivitetsniveau bl. oldboys er stigende. Konklusion En mulighed for at udøve fodbold året rundt betyder i øvrigt en større fastholdelsesprocent. Anlæggelse og drift af alle de 6 foreningsejede kunstgræsbaner i Aarhus Kommune foregår under nogenlunde de samme vilkår, hvilket er vigtigt at fastholde. Administration og drift af en kunstgræsbane er meget ressourcekrævende. Det er vigtigt for en potentiel bane ejer at være klar over disse udfordringer. Side 7 af 7

8 Udlejning af hver enkelt bane bliver påvirket af den generelle situation med kunstgræsbaner i Aarhus Kommune. Man skal være opmærksom på dette i forbindelse med anlæggelse af flere baner. Derudover skal kunstgræsbaner ses i en sammenhæng med de øvrige baner klubben råder over. Græsbaner bliver, som regel, mindre belastet ifm. anlæggelse af kunstgræsbaner, som har betydning for den generelle kvalitet af de græsbaner klubben råder over. Indstilling Notat er til Kulturudvalgets orientering. Side 8 af 8