Center for Administrativ Service

Transkript

1 1. primære aktiviteter Primære aktiviteter Der er tale om løn, drifts- og udviklingsbudgettet på følgende områder: (generelt) HR & Kommunikation Sekretariat Digitalisering & Effektivisering Økonomi 2. Resultatmål De væsentligste fokusområder for budgetperioden (216-19) er nedenstående indsatser: - IT-udgifter til både IT-Forsyningen samt kommunens centrale IT-systemer (Sekretariatet samt Digitalisering & Effektivisering) - Centrets samlede lønbudget ( generelt/centerchef) - Monopolbrudsprogrammet (Digitalisering & Effektivisering) - Parat til Fremtiden (Digitalisering & Effektivisering) Finansielle mål: Overholdelse af IT-budgetterne, herunder indhente budgetterede gevinster Nulvækst i lønudgifter Realisering af indbudgetterede effektiviseringskrav på IT- og Indkøbsområ- Ikke-finansielle mål: det. Etablering af endelig gevinstrealiseringsplan for projekter under Monopolbruddet. 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Nedenfor er fagområdets driftsbudget præsenteret. Tabel 1 viser fagområde s budget fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter, mens tabel 2 viser fagområdets driftsbudget fordelt på de styringsrelevante budgetniveauer, specificeret ved organisatoriske områder/primære områder. Tabel 1 Driftsbudget for fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Beløb i 1. kr 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budgetbudget forslag forslag forslag forslag 215 2) Løn Øvrige udgifter Udgifter totalt Indtægter totalt s nettobevilling i alt ) Beløbene i tabellen er alle i 215-priser 2) Det korrigerede budget 215 er pr (i 215-priser) Side 1

2 Tabel 2 Driftsbudget for fordelt på områder Beløb i 1. kr 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budgetbudget forslag forslag forslag forslag 215 2) CAS/KLI HR og Kommunikation Sekretariat Digitalisering og Effektivisering Økonomi Centerets nettobevilling i alt ) Beløbene i tabellen er alle i 215-priser 2) Det korrigerede budget 215 er pr (i 215-priser) I 215 er det korrigeret budget på 68,4 mio. kr. og falder til 62 mio. kr. i 216. De væsentligste årsager til dette er, at der er indregnet øget effektivisering fra 216 vedrørende serviceplatform på 2,3 mio. kr., IT-Forsyningens budget er reduceret med,8 mio. kr. og effektiviseringer vedrørende Parat til Fremtiden (IT- og indkøbsportefølje) er indregnet med en stigning fra,5 mio. kr. i 215 til 3,5 mio. kr. i 216. Derudover er der mellem de enkelte områder omplaceret nogle lønbudgetter i 215, som endnu ikke er omplaceret i 216 og frem. Faldet i budgettet fra 216 og frem på 2,5 mio. kr. skyldes at effektiviseringer vedr. Parat til Fremtiden (IT- og indkøbsportefølje) er indregnet med en stigning fra 3,5 mio. kr. i 216 til 6 mio. kr. fra 217 og frem. 3.2 Primære udgiftsdrivere og deres forudsætninger Primære drivere Forudsætninger 1. IT afholder udgiften til kommunens centrale ITsystemer, herunder udgiften til IT Forsyningen I/S 2. Løn Lønudgifter til centerets afdelingsledere og medarbejdere. 3. Monopolbrud Der forventes en årlig besparelse på 25 % i de nuværende IT-løsninger under Monopolbruddet, hvoraf de 8 % er udløst. Resten, 17 %, forventes frigjort i 217 og 218. Udgiften og besparelsen vil senere blive reguleret i budgettet. 4. Den Fælles Kommunale Digitaliseringsstrategi Den Fælles Kommunale Digitaliseringsstrategi er pt. i høring og forventes vedtaget ultimo 215. Den vil højst sandsynligt indeholde nogle obligatoriske initiativer, der vil kræve investering i ny IT. Side 2

3 3.3 Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn, øvrige udgifter og indtægter 216 i 1. kr Løn Øvrige udgifter Indtægter Løn Budgettet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6. ferieuge til nogle medarbejdere. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober 216. Øvrige udgifter Rammen indeholder flere områder og mange aktiviteter, de store udsving vedrører især området Digitalisering og effektivisering. Her er en stor del af basisbidraget til IT-Forsyningen periodiseret i januar og udsvinget i oktober skyldes, at effektiviseringspuljerne Parat til Fremtiden, Bølgeplan og Monopolbrud er lagt i oktober. Derudover er flere aktiviteter periodiseret i 1/2 dele og 1/4 dele. Indtægter Der er ikke budgetteret med indtægter på denne ramme. Figur 2 Forventede udgifter pr. område 216 i 1. kr CAS/KLI Sekretariat Økonomi HR og Kommunikation Digitalisering og Effektivisering Side 3

4 CAS/KLI Der er stort set periodiseret i 1/12 dele og konsulentbistand er periodiseret med 5 % i henholdsvis juni og november. HR og Kommunikation Der er stort set periodiseret i 1/12 dele og lønrefusion er periodiseret i juni og december. Sekretariat Der er stort set periodiseret i 1/12 dele. Kommunens betaling til KL på ca. 1,6 mio. kr. årligt falder i februar og august. En række IT systemer betales kvartalsvis. Digitalisering og effektivisering Effektiviseringer på Parat til Fremtiden, Monopolbrud og Bølgeplan er foreløbigt budgetteret i oktober. Digitaliseringspulje er foreløbigt budgetteret i oktober. IT-Forsyningen: Basisbidraget IT-Forsyningen er periodiseret med 75 % i januar og 25 % i i juni og det variable bidrag er i 1/4 dele. De resterende udgifter er fordelt i 1/2 dele og lidt i 1/12 dele. Øvrig administration (digi). Der er stort set periodiseret i 1/12 dele. Økonomi Der er stort set periodiseret i 1/12 dele og revision er periodiseret i forhold til betalingsplanen. 3.4 Risici Centeret rammes største risici i forhold til at overholde budgettet Område Beskrivelse Beløb Imødekommende tiltag Ansvarlig 1. Parat til Fremtiden 2. IT-forsyningen At IT-Forsyningens opgaveportefølje udvides eller der igangsættes udviklingsinitiativer, som ikke kan afholdes indenfor IT-Forsyningens budget. 3. Monopolbrud Manglende funktionalitet og forsinkelse hos KOMBIT på de nye IT-løsninger under Monopolbruddet, samt eventuelle ændrede krav til kommunes IT-infrastruktur for at kunne afvikle ITløsningerne og høste de udmeldte gevinster. Behov for at investere i nye snitflader mellem kommunes eksisterende løsninger og de nye IT-løsninger 1 mio. kr. fra B218 1,7 2 mio. kr.,5 1 mio. kr. God forberedelse i organisationens fokus på need-to-have, samt opfølgning på indfrielse af de aftalte besparelser og gevinster jf. KL/KOMBITs udmeldinger Manglende realisering af effektiviseringer på indkøbsområdet Decentralisering af ansvar via Indkøbsforum Løbende opfølgning Sekretariatet Digitalisering og Effektivisering Digitalisering og Effektivisering Side 4

5 4. Driftsbudget for pr. område I dette afsnit beskrives budgettet og budgetforudsætningerne på det styringsrelevante niveau. 4.1 CAS/KLI Aktivitetsbudget for CAS/KLIs ramme for 216 Tabel 3 viser aktivitetsbudgettet for CAS/KLIs område Tabel 3 Aktivitetsbudget for CAS/KLI Beløb i 1. kr. 1) Mængde Enheds-pris Budget CAS/KLI Effektiviseringer CAS Konsulentbistand m.m. CAS 373 Øvrig administration (cen.ram) 3.84 Forudsætningerne for aktiviteterne, jf. tabel 3 1. Effektiviseringer På denne aktivitet styres centerets effektiviseringer. Center for Administrativ Service 2. Konsulentbistand På denne aktivitet styres konsulentudgifter afsat primært til digitaliseringsområdet 3. Øvrig administration Budgettet til øvrig administration udgør i alt 3,8 mio. kr. Heraf er afsat 3,2 mio. kr. til løn. Resten vedrører abonnementer og medlemsskaber, kompetenceudvikling samt annoncer Periodiseret budget for CAS/KLIs ramme Figur 3 Forventede udgifter pr. styringsrelevant aktivitet 216 i 1. kr Effektiviseringer CAS Øvrig administration (cen.ram) Konsulentbistand m.m. CAS Effektiviseringer Der er pt. ikke budgettal på denne aktivitet. Konsulentbistand m.m. Der er periodiseret med 5 % i juni og 5 % i november. Side 5

6 Øvrig administration Budgettet er fordelt i 1/12 dele. 4.2 HR og kommunikation Aktivitetsbudget for HR og kommunikation for 216 Tabel 4 viser aktivitetsbudgettet for HR og Kommunikations område Tabel 4 Aktivitetsbudget for HR og Kommunikation Beløb i 1. kr. 1) Mængde Enheds-pris Budget HR og Kommunikation HR og Kommunikaiton 3.47 Her beskrives forudsætningerne for aktiviteterne, jf. tabel 4 1. Løn Hovedparten af aktivitetens budget skal dække lønudgifter til de syv ansatte i afdelingen. Der er også budgetteret med lønrefusion for en ansat. Lønbudget i alt ca. 3,3 mio. kr. 2. Øvrige udgifter Budgettet til øvrige udgifter udgør godt,2 mio. kr. og er afsat til kompetenceudvikling, kontorhold m.v. samt annoncer. Heraf udgør annoncebudgettet,183 mio. kr. som dækker de ugentlige annoncer i Lokalavisen Periodiseret budget for HR og Kommunikations område Figur 4 Forventede udgifter pr. styringsrelevant aktivitet 216 i 1. kr HR og Kommunikation HR og Kommunikation Lønbudgettet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6 ferieuge til nogle medarbejder på baggrund af tidligere års erfaring. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober 216. Faldene i juni og december skyldes, at der er budgettet med lønrefusion i disse måneder. Øvrige udgifter er fordelt i 1/12 dele. Side 6

7 4.3 Sekretariat Aktivitetsbudget for Sekretariatets ramme for 216 Tabel 5 viser aktivitetsbudgettet for Sekretariatets område Tabel 5 Aktivitetsbudget for Sekretariat Beløb i 1. kr. 1) Mængde Enheds-pris Budget Sekretariat IT, Fujitsu IT, KMD IT, Øvrige Øvrig administration (sekr.) Forudsætningerne for aktiviteterne, jf. tabel 5 1. IT, Fujitsu Budgettet for Prisme/SD er baseret på kontrakt indgået efter EU-udbud. Kontrakten udløber i 219 og P/L-reguleres efter nettoprisindekset. 2. IT, KMD Budgettet er baseret på kontrakter forhandlet mellem KL/KOMBIT og KMD, samt kontrakter indgået efter egne udbud på SKI rammeaftaler. Kontrakterne P/L-reguleres efter nettoprisindekset eller gennem forhandlede fremskrivninger (forhandles af KOMBIT). 3. IT, Øvrige Budgettet er baseret på kontrakter. Der er typisk tale om mindre støttesystemer (kontraktsummer under,5 mio. kr. over 48 måneder), hvor aftalerne er historisk betinget. Kontrakterne P/L-reguleres efter nettoprisindekset. 4. Øvrig administration (sekr.) Hovedparten af aktivitetens budget skal dække lønudgifter til de ansatte i afdelingen. Lønbudget i alt 5,4 mio. kr. Budgettet til øvrige udgifter er på i alt 2,1 mio. kr. heraf udgør 1,6 mio. kr. kontingent til KL og resten er til kompetenceudvikling, advokatbistand, arkivering, kontorhold m.v Periodiseret budget for Sekretariatets område Figur 5 Forventede udgifter pr. styringsrelevant aktivitet 216 i 1. kr. IT, Fujitsu Side 7

8 Udgifter til PRISME/SD og KOMLIS er periodiseret i 1/12 dele. IT, KMD Udgifter til de fire KMD kontrakter er periodiseret i 1/12 dele. Den fjerde kontrakt kan falde ujævnt over året, da der er tale om direkte fakturerede ydelser, f.eks. konsulentbistand. IT, Øvrige Udgifter til øvrige fagapplikationer er periodiseret i 1/4 dele. Øvrig administration (sekr.) Løn Budgettet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6. ferieuge til nogle medarbejder på baggrund af tidligere års erfaring. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober 216. Øvrige omkostninger er periodiseret i 1/12 dele. Udgiften til KL (knap 1,6 mio. kr.) er periodiseret i 1/2 dele i februar og august. 4.4 Digitalisering og Effektivisering Aktivitetsbudget for Digitalisering og Effektivisering for 216 Tabel 6 viser aktivitetsbudgettet for Digitalisering og Effektiviseringsområdet Tabel 6 Digitalisering og Effektivisering Beløb i 1. kr. 1) Mængde Enheds-pris Budget Digitalisering og Effektivisering Parat til fremtiden (digi) -3.5 Monopolbrud Bølgeplan Digitaliseringspulje IT-forsyningen Øvrig administration (digi) Forudsætningerne for aktiviteterne, jf. tabel 6 1. Parat til Fremtiden (Indkøbssporet) Parat til Fremtidens besparelser vedrører IT-effektiviseringer og indkøb, hvor der forventes en samlet besparelse på -3,5 mio. kr.. Besparelserne vedr. ITeffektiviseringer er behæftet med en vis grad af usikkerhed, mens besparelserne vedrørende indkøb afhænger af, at indkøbsforummet beslutter at prioritere udbud, der forventes at medfører en besparelse/gevinst. 2. Bølgeplan Bølgeplan angivet til -2,299 mio. kr. dækker ikke obligatorisk digital selvbetjening (bølgeplanerne), men derimod etableringen af call-center og Digital Post. Gevinsterne på dette er blevet udskudt, og der skal etableres en egentlig gevinstrealiseringsplan, herunder identificering af gevinstejerne, som vil være fordelt mellem de forskellige centre afhængig af sagsflow (reduktion i backend sagsbehandling) og reduceret print og porto Center for Ejendomme og Intern Service. Gevinster på bølgeplan tre (obligatorisk del) skal muligvis indregnes i budget 216 grundet manglende realisering i foregående år. Der skal etableres en egentlig gevinstrealiseringsplan med de berørte centre. Skal udarbejdes i samarbejde med Center for Borgerservice og. Gevinster på bølgeplan fire (med implementering ultimo 215) er ikke analyseret på nuværende tidspunkt. 3. Monopolbrud Monopolbrud og Serviceplatform i alt -2,299 mio. kr. Side 8

9 Besparelsen er fremkommet ved en besparelse på -,255 mio. kr. på udbud af monopolbrud og en besparelse på -2,44 mio. kr. ved anvendelse af Serviceplatformen. Besparelsen vedrørende monopolsystemudbud er udskudt til at starte i 217 med et besparelsespotentiale på -,1 mio. kr. i 217 med stigning til -,282 mio. kr. i 218. Forudsætningerne for at anvende de nye IT-løsninger under Monopolbruddet kræver investeringer i kommunens basale IT-arkitektur. Der vil blive tale om en investering på ca.,6 kr., og derefter ca.,1-,15 mio. kr. årligt til licens, support og videreudvikling. Besparelsen vedrørende Serviceplatformen/Datafordeleren er udskudt fra KOM- BIT s side, idet projektet vedrørende Datafordeleren er forsinket. Begge projekters budgettal vil blive reguleret, ved en af de kommende runder tekniske korrektioner. 4. IT-Forsyningen Vedrørende IT-Forsyningen er der fremlagt budgetforslag for 216 på ITsamarbejdskredsmødet den 4. maj 215. Budgetforslaget indeholder justeringer, der samlet set betyder en merudgift i 216 og BO-årene på ca. 1,4 mio. kr. Afhængigt af det variable bidrag, er det usikkert om merudgiften kan afholdes indenfor budgettet. 5. Digitaliseringspulje Puljen er afsat uændret i forhold til Øvrig administration DIGI Hovedparten af aktivitetens budget skal dække lønudgifter til de ansatte i afdelingen. Lønbudget i alt 3,4 mio. kr. Budgettet til øvrige udgifter udgør i alt,25 mio. kr. og er afsat til kompetenceudvikling, kontorhold m.v. Såvel lønbudgettet som øvrig drift vil blive tilpasset via omplaceringer indenfor centerets ramme ved næste runde tekniske korrektioner Periodiseret budget for Digitalisering og effektiviserings område Figur 6 Forventede udgifter pr. styringsrelevant aktivitet 216 i 1. kr Parat til fremtiden (digi) Bølgeplan IT-forsyningen Monopolbrud Digitaliseringspulje Øvrig administration (digi) Parat til fremtiden (digi) Effektiviseringen på netto 3,5 mio. kr. er foreløbigt budgetteret i oktober. Side 9

10 Monopolbrud Effektiviseringen på 2,3 mio. kr. er foreløbigt budgetteret i oktober. Bølgeplan Effektiviseringen på 2,3 mio. kr. er foreløbigt budgetteret i oktober. Digitaliseringspulje Puljen på 1,6 mio. kr. er foreløbigt budgetteret i oktober. IT-forsyningen Basisbidraget på 7,8 mio. kr. til IT-Forsyningen er periodiseret med 75 % i januar og 25 % i i juni og det variable bidrag på 6,2 mio. kr. er i 1/4 dele. De resterende udgifter er fordelt i 1/2 dele og lidt i 1/12 dele. Øvrig administration (digi). Lønbudgettet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6. ferieuge til nogle medarbejder på baggrund af tidligere års erfaring. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober 216 Øvrig drift er fordelt i 1/12 dele. 4.5 Økonomi Aktivitetsbudget for Økonomi for 216 Tabel 7 viser aktivitetsbudgettet for Økonomis område Tabel 7 Økonomi Beløb i 1. kr. 1) Mængde Enheds-pris Budget Økonomi Økonomi afd Forudsætningerne for aktiviteterne, jf. tabel Løn Hovedparten af aktivitetens budget skal dække lønudgifter til de 22 ansatte i afdelingen. Lønbudget i alt 11 mio. kr. 2. Øvrige udgifter Budgettet til øvrige udgifter udgør i alt 1,3 mio. kr., og er afsat til kompetenceudvikling, kontorhold m.v., konsulentbistand, gebyrer og revision. Budgettet til revision dækker fastaftale på,41 mio. kr. og,4 mio. kr. til ekstraopgaver. Side 1

11 4.5.2 Periodiseret budget for Økonomiområdet Figur 7 Forventede udgifter pr. styringsrelevant aktivitet 216 i 1. kr Økonomi afd. Økonomi afd. Lønbudgettet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6. ferieuge til nogle medarbejdere på baggrund af. tidligere års erfaring. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober 216. Øvrige udgifter: Budgettet til revision er fordelt i forhold til betalingsplan (januar, april, juni, og oktober) ekstraopgaver i juli. Konsulentbistand er afsat i januar, og det resterende er fordelt i 1/12 dele. Side 11