Kommunernes forberedelse på at modtage Byg og Miljø i drift

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Kommunernes forberedelse på at modtage Byg og Miljø i drift"

Transkript

1 Kommunernes forberedelse på at modtage Byg og Miljø i drift Erfaringer fra de seks kommuner der har arbejdet med DOB Vejle Kommune, Rudersdal Kommune, Gentofte Kommune, Gladsaxe Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune, Aarhus Kommune - Foråret 2012

2 INDHOLD 1 Ledelsesresume Digitalisering er en nødvendighed Hvorfor forberede sig på at modtage BYG OG MILJØ? Konkrete anbefalinger baseret på pilotkommunernes erfaringer Benyt lejligheden til at få fællesoffentlige data opdaterede Tænk i at få etableret integrationer mellem BYG OG MILJØ og fag- og ESDH-systemer Fokuser på at der er effektivisering i at se på processer og arbejdsgange Markedsføring er vigtig for at få mange til at bruge den nye kanal Vær forberedt på at levere first line support (support til kunder og medarbejdere) Etabler et godt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it Få lavet et realistisk budget Betragt opgaven som et forandringsprojekt Se muligheder for tværkommunale samarbejder Dataopdatering og integrationer til kommunens ESDH- og fagsystemer Integrationer til ESDH- og fagsystemer Vejle Kommunes erfaringer med dataopdatering forud for DOB Scanning af byggesagsarkiv Proces og arbejdsgange Markedsføring Intern kommunikation Ekstern markedsføring Ekstern markedsføring i Gentofte Kommune Ekstern markedsføring i Lyngby-Taarbæk Kommune Ekstern markedsføring i Rudersdal Kommune Ekstern markedsføring i Gladsaxe Kommune First line support i kommunen Samarbejde med it-afdelingen Budgetteringen Der er tale om en forandringsproces Mulighed for tværkommunale samarbejder

3 1 Ledelsesresume Denne rapport er udarbejdet på opfordring fra KOMBIT, der af KL har fået i opdrag at udbyde et landsdækkende webbaseret it-system, der skal give borgere og virksomheder mulighed for at ansøge digitalt om byggesager, ansøgninger vedr. fredede bygninger og udvalgte sager på miljøområdet. KOMBIT vil efterfølgende sammen med en valgt leverandør og kommunerne udvikle Byg og Miljø (tidligere MDB). Rapporten opsamler de erfaringer, som seks kommuner har med digital byggesagsbehandling. I perioden samledes seks kommuner, Erhvervs- og Byggestyrelsen samt KL for i fællesskab at afprøve muligheden for at lave et webbaseret ansøgningssystem for byggesager. Pilotprojektet kaldet DOB" resulterede i, at der i 2010 blev åbnet for digital ansøgning i Gentofte, Rudersdal, Gladsaxe, Lyngby Taarbæk, Vejle og Aarhus Kommune. Selvom pilotprojektet er afsluttet, fungerer pilotversionen i de seks kommuner frem til den landsdækkende løsning Byg og Miljø er klar til brug i den enkelte kommune. Man kan se pilotversionen på De erfaringer, som de seks kommuner har gjort sig i pilotprojektet, er samlet i dette notat og vil være en inspirationskilde til de kommuner, der står overfor at skulle forberede sig til at modtage digitale ansøgninger i den kommende løsning Byg og Miljø. Notatet er udarbejdet af repræsentanter fra de seks DOB-kommuner i foråret Digitalisering er en nødvendighed Kommunerne står på en brændende platform. Kommunerne skal digitalisere, det er den vej samfundet og de øvrige parter i byggesagen går. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi har et mål om at: 80 kommuner har implementeret digital ansøgning i % af ansøgerne gør brug af Min Digitale Byggesag. Digitalisering af ansøgningsprocessen er kun en lille del af digitaliseringen af byggesagerne. Vi skal også ude i kommunerne gøre relevante data tilgængelige for borgerne. Lokalplaner, kommuneplaner, GIS-data med mere skal være tilgængelige digitalt. Vi skal TÆNKE hele området digitalt. Rådighedsindskrænkninger, lovgivningen og Bygningsreglementet skal kunne fremsøges digitalt og skal kunne spille sammen med BYG OG MILJØ, hvis vi skal klare de udfordringer fremtiden byder os. 1.2 Hvorfor forberede sig på at modtage BYG OG MILJØ? Den kommunale byggesagsbehandling skal være digital. Som den fjerde part i byggeriet, skal også byggesagsbehandlingen være digital. De tre andre parter: Håndværkeren, rådgiveren og bygherren står lige nu og tripper og venter på, at også den kommunale byggesagsbehandling bliver digitaliseret. Selv om BYG OG MILJØ først er klar i 2013, kan vi allerede nu begynde at forberede os. Når verden ændrer sig, er det nødvendigt at være klar til at imødegå forandringerne, og vi skal i kommunerne være klædt på til at håndtere opgaven. Det er en stor opgave i de fleste kommuner at gå fra en mere eller mindre analog byggesagsbehandling med meget papir til den ideelt set papirløse behandling. Det handler om at skabe bro mellem noget nyt og gammelt, uden at skabe for stor usikkerhed og miste for meget i processen. I mange kommuner er digitalisering allerede nu en proces, hvor man løbende vænner sine medarbejdere og kunder til forandringen. Vi har i dette notat som eksempel beskrevet, hvad der er gjort i Gentofte og Gladsaxe Kommuner. Især Gladsaxe Kommune er nu meget langt og arbejder i det daglige næsten fuldt digitalt. 2

4 1.3 Konkrete anbefalinger baseret på pilotkommunernes erfaringer Med udgangspunkt i vores erfaringer vil vi give følgende konkrete anbefalinger til, hvor der i særlig grad er brug for forberedelse: 1. Benyt lejligheden til at få fællesoffentlige data opdaterede 2. Tænk i at få etableret integrationer mellem Byg og Miljø og fag- og ESDH-systemer 3. Fokuser på at der er effektivisering i at se på processer og arbejdsgange 4. Markedsføring er vigtig for at få mange til at bruge den nye kanal 5. Vær forberedt på at levere first line support 6. Etabler et godt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it 7. Få lagt et realistisk budget 8. Betragt opgaven som et forandringsprojekt 9. Se muligheder for tværkommunale samarbejder Benyt lejligheden til at få fællesoffentlige data opdaterede Alle data for din kommune skal gås igennem med en tættekam. Vores erfaringer er, at der er mange mangler og fejl i både de kommunale og de nationale data og registre. DOB har trukket på følgende fællesoffentlige registre: PlansystemDK Arealdata fra Danmarks Miljøportal WFS/WMS fra Kort- og Matrikelstyrelsen Ejendomsdata fra OIS, BBR Ejendomsdata fra OIS, ESR Derudover trak DOB på Save Fredede og bevaringsværdige bygninger (FBB). Der er ikke blevet trukket på lokale data. Der blev i DOB lagt til grund, at der kun skal trækkes på data, der er placeret i fællesoffentlige registre. Opgaven består især i at gennemgå lokalplaner, byplanvedtægter og kommuneplan og dermed sikre, at alt i Plan.dk er helt opdateret. Derudover bør det sikres, at BBR er så opdateret som muligt, at beskyttelseslinjerne i Danmarks Miljøportal er i orden osv. For at få et godt udbytte af en digital byggeansøgningsproces er det derudover klart en fordel, at det historiske byggesagsarkiv er digitaliseret. DET ER UMULIGT, AT DIGITALISERE BYGGESAGSBEHANDLINGEN, HVIS GRUNDLAGET IKKE ER DIGITALT Tænk i at få etableret integrationer mellem BYG OG MILJØ og fag- og ESDH-systemer På landsplan ligger der mange udfordringer, når BYG OG MILJØ skal snakke sammen med forskellige kommunale systemer, f.eks. de forskellige ESDH- og fagsystemer. Det er oplagt at gå sammen i indkøbsnetværk for at sikre integration. Der er ingen tvivl om, at automatisering også på dette felt vil medføre effektiviseringer i byggesagsbehandlingen Fokuser på at der er effektivisering i at se på processer og arbejdsgange Gladsaxe Kommune er foregangskommune indenfor digital byggesagsbehandling. Kommunen har systematisk og vedholdende gennem snart fem år arbejdet målrettet mod en fuldstændig digitalisering af arbejdsgangene i byggesagsbehandlingen. Gladsaxe Kommune er nået langt og har i denne rapport viderebragt en række erfaringer. 3

5 Nogle af fokuspunkterne i Gladsaxe Kommunes forløb har været: Accept af forløbet og omkostningerne overalt i organisationen Ledelsesforankring er absolut nødvendigt Skanning af de historiske byggesager Lean Opgradering af hardware Kompetenceudvikling af medarbejdere Vedholdende fokus på den gode digitale arbejdsgang Markedsføring er vigtig for at få mange til at bruge den nye kanal Gladsaxe, Rudersdal og Gentofte Kommuner har i nærværende rapport videregivet deres erfaringer og givet eksempler på deres markedsføring af DOB. Der bør gennemtænkes en markedsføringsstrategi, der opfanger den udfordring, der ligger i, at almindelige borgere kun bygger 1-2 gange i et helt livsforløb Vær forberedt på at levere first line support (support til kunder og medarbejdere) I DOB-regi var det den enkelte kommuner, der varetog first line support. Specielt i forbindelse med ny lancering, lancering af ændringer eller i forbindelse med markedsføringstiltag er det vigtigt, at der afsættes nødvendige ressourcer til at hjælpe brugerne, når de har problemer. Alternativet kan være, at ansøgningen sendes ind via en anden og knapt så effektiv ansøgningskanal Etabler et godt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it Vi har i kommunerne oplevet, at meget it er outsourcet, og at ressourcerne til digitaliseringen ikke længere er i kommunen. Det betyder, at det kan knibe med at få et godt samarbejde med dem, der står for kommunens it. Det er nødvendigt, at skabe forståelse i hele organisationen for de nødvendige ændringer i backoffice, og det er absolut nødvendigt, at have it-sagkundskab tæt på processen. I en periode kan det være en fordel, at have en it-kyndig ansat i byggesagsafdelingen for at støtte i processen. Der kan typisk være tale om, at medarbejderne skal have flere skærme, at inddataboksen skal være større, eller at der indkøbes og etableres storskærme, hvor store tegninger kan vises, og hvor der kan laves noter på Få lavet et realistisk budget Det koster penge og tid at digitalisere. Alt i alt har det kostet Gladsaxe Kommune 5 mio. kr. (inklusive skanning af de historiske byggesager) over 5 år. I henhold til den business case, der er lavet, vil pengene være betalt tilbage indenfor 10 år. Besparelsen bliver hentet på en mere rationel arbejdsgang uden, at det går ud over kvaliteten, og samtidig vil ansøgerne af byggetilladelser opleve, at kommunen altid har åbent. Skanning af byggesagsarkivet har været den største enkeltpost, ellers er pengene gået til hardware, uddannelse og opdatering af software. Der er sparet ca. 2 medarbejdere i afdelingen på de 6 år Betragt opgaven som et forandringsprojekt Der er nogle helt generelle faktorer, der skal overvejes inden man går i gang med et forandringsprojekt, som fx digitaliseringen af byggesagsbehandlingen. I god tid, fx 1½ år før idriftsættelse, skal der i kommunen 4

6 vælges en gruppe der kan gå foran og forberede overgangen. Der er nogle grundlæggende overvejelser, der skal være på plads: Har man rette og tilstrækkelige med nøglepersoner? Hvis de ikke er med, vil det blokere for forandringen. De skal være klar allerede nu og være med til, stille og roligt, at forberede organisationen på forandringen. Er de rette eksperter i organisationen med? Der har været problemer i nogle kommuner med overhovedet at lokalisere eksperterne. Er der i gruppen tilstrækkelige medlemmer med en høj troværdighed og respekt, så deres beslutninger/udtalelser bliver taget alvorligt? Er der nok erfarne ledere til at gennemføre forandringen? Se muligheder for tværkommunale samarbejder Derfor må det anbefales at gøre sig overvejelser om tværkommunale samarbejder. Der ligger effektiviseringsmuligheder i netop samarbejde på tværs af kommuner, hvor fuld udnyttelse af de byggefaglige kompetencer kan foregå, hvis det digitale virker. 2 Dataopdatering og integrationer til kommunens ESDH- og fagsystemer 2.1 Integrationer til ESDH- og fagsystemer Der var mange udfordringer i forhold til, at få DOB til at snakke sammen med forskellige kommunale systemer f.eks. de forskellige ESDH- og fagsystemer. Udfordringen var så stor, at den blev opgivet i pilotprojektet. Der blev således ikke etableret integrationer til ESDH-systemer i pilotperiodens forløb. Dette er et signal om, at etablering af integrationer kræver en vis indsats, hvis de skal fungere. Derfor er det en god ide, at gå i gang med arbejdet med integrationer, så snart KOMBIT melder en snitfladebeskrivelse ud. I forhold til det kommende Byg og Miljø-system synes det oplagt at gå sammen i indkøbsnetværk for at deles om udgiften til at lave integrationerne. Der er ingen tvivl om, at automatisering også på dette felt vil medføre effektiviseringer i byggesagsbehandlingen. 2.2 Vejle Kommunes erfaringer med dataopdatering forud for DOB I Vejle Kommune valgte vi forud for DOB at fokusere på at få bragt datakvaliteten af de dataregistre som DOB trækker på så god som mulig. Udgangspunktet var at skabe et klart administrationsgrundlag ud fra en devise om: Data skal kunne hentes fra et sted. Når data så er samlet, skal registre løbende opdateres. Noget som har været problematisk i Vejle Kommune, er at mange data i både de lokale og de centrale databaser ikke var ajourførte, simpelthen fordi ressourcerne, eller behovet ikke havde været der. Men med øget fokus på, at borgere og virksomheder skal kunne betjene sig selv 24-7, skal datakvaliteten stærkt forbedres. DOB har trukket på følgende fællesoffentlige registre: PlansystemDK Arealdata fra Danmarks Miljøportal WFS/WMS fra Kort- og Matrikelstyrelsen Ejendomsdata fra OIS, BBR Ejendomsdata fra OIS, ESR 5

7 Der er ikke trukket på lokale data (med undtagelse af en særlig konstellation for Vejle Kommune, fordi der ved DOB-projektets start ikke var lavet FOT-data for kommunen). Der blev i DOB lagt til grund, at der kun skal trækkes på data, der er placeret i fællesoffentlige registre. Et andet væsentligt register at sikre opdatering af er BBR-registeret. Plandata i kommuneplan og lokalplaner I Vejle Kommune viste det sig, at der manglede en del opdatering af datasæt som beskyttet natur og de forskellige byggelinjer og beskyttelseslinjer i plan.dk. En del af disse opdateringer ligger hos kommunerne, og det er en klar fordel at få sådanne data bragt i orden i Danmarks Miljøportal, inden man sætter gang i ansøgninger via Byg og Miljø. Mange informationer som trækkes ud af plandata, kommuneplaner og lokalplaner er ikke obligatoriske oplysninger, og disse er derfor ofte ikke opdaterede eller tilgængelige digitalt i plan.dk. Det gælder f.eks. oplysninger om bebyggelsesprocent, maksimal bygningshøjde og maksimalt etageareal. Også forhold omkring selve byggeriets udtryk kan være fastlagt ved retningslinjer i planerne, men er ikke lagt i plan.dk. Disse forhold fremgår kun af den tilhørende pdf. I plan.dk kan kommunerne selv forbedre administrationsgrundlaget ved at sørge for opdatering af plan.dk med sådanne relevante data, også selvom de ikke er obligatorisk at indberette. 2.3 Scanning af byggesagsarkiv Et vigtigt grundlag for at kunne lave selvbetjening i en byggeansøgning er, at borgere og virksomheder kan se i det historiske byggesagsarkiv. Byggesagsarkivet har i pilotprojektet DOB været udstillet på lidt forskellig vis. I nogle kommuner har alle haft adgang (Vejle Kommune), i andre kommuner har borgere og virksomheder skulle bede om adgang (Gladsaxe Kommune), mens byggesagsarkivet endnu ikke er blevet digitaliseret i Aarhus Kommune. En gængs opfattelse er, at når det historiske byggesagsarkiv er skannet, så er det digitalt. Overordnet set, er det også korrekt, men der er lang vej fra et skannet byggesagsarkiv til et digitalt materiale der kan anvendes direkte i byggesagsbehandlingen. Prøv at forestille jer, en digital ansøgning om en tilbygning til en eksisterende sag, og så får man bebyggelsesprocenten ud med to decimaler? Sådan er det ikke, men det er et mål. 3 Proces og arbejdsgange I dette afsnit gengives Gladsaxe Kommunes fortælling om det at arbejde med LEAN og papirløse sagsgange og som et eksempel på, hvad der kan opnås ved at have det rette fokus. Hvorfor lykkedes det så med DOB i Gladsaxe Kommune? Der er kun sjældent én vej til målet. Nedenstående er en fortælling, der primært er baseret på erfaringerne med en god og succesfuld digitaliseringsproces, der er gennemført i Gladsaxe Kommunes Byggesagsafdeling i årene Visse elementer væver sig dog igennem hele forløbet som en rød tråd og disse erfaringer vil i det efterfølgende fremstå som forsigtige generaliseringer. Stoffet er for overskuelighedens skyld ordnet i en slags digitaliseringens dogmer: Først TEAM, så LEAN og siden DIGITALISERING Der er tale om en PROCES. Den tager vi lige en gang til: Der er tale om en PROCES. Der er tale om en proces, der aldrig stopper. Der er med andre ord ingen vej tilbage. Men du kan sagtens indløse en billet til et tog, der ér gået. Mange konsulentfirmaer lever af dette. Har du f.eks. hørt om de talrige lean-konsulenter, der har været indover en eller anden kommunal forvaltning med analyse af arbejdsgange og forslag til nye processer? Som regel dør disse initiativer, når konsulenten er ude af døren, og de lovede effektiviseringer (og besparelser) kommer aldrig. Effektiviseringer og besparelser kræver en ledelsesmæssig forankring, og hvis denne forankring ikke er tilstede ja så dør initiativet. 6

8 I Gladsaxe Kommune ( indbyggere og ca byggesager pr. år) tog vi konsekvensen af dette, og vi forberedte os til, at der nok ikke var en nem vej til målet. Vi startede med at ændre kulturen radikalt. Udgangspunktet var enkeltstående sagsbehandlere med tilhørende kampe mellem administrativt personale og byggeteknikere til 3 team hver bestående af 1 administrativ og 3 teknikere. Vi startede med at indtage et storrumskontor [hvilket er en proces i sig selv, som kun behandles sporadisk i denne kontekst]. Der blev undervejs arbejdet ud fra en gennemført Belbin-test (analyse af teamsammensætningen), der IKKE skabte den perfekte teamstruktur, fordi vi kun var 12 medarbejdere. Testen gav derimod en forståelse for de forskellige faglige roller og en overbevisende indsigt i kollegaernes særheder, som efterfølgende resulterede i et decideret godt arbejdsklima. Der blev suppleret med forskellige udefra kommende spotoplevelser i form af dagsaktuelle debattører, f.eks. en fremtidsforsker og en præst og så var teamstrukturen på plads. Der var altså etableret det, man i den producerende del af verden kalder selvstyrende grupper. Dermed var grunden lagt til at introducere LEAN, hvilket dybest set blot betyder, at organisationen trimmer sine processer. Vi brugte 2 år på at strømline vores byggesagsafdeling. Det kan varmt anbefales, at dykke ned i dette både brugte og misbrugte begreb. Uden lean-værktøjskassens værdistrømsanalyser, kaizen møder, mv. var vi formodentlig ikke blevet i stand til at demonstrere vores effektivitet i Gladsaxe Kommune. Med Lean-management halverede vi vores sagsbehandlingstid på 2 år, og såvel teamorganiseringen som lean-processerne blev vores adgangsbillet til det digitale tog. Det har meget handlet om den enkelte medarbejders adoption af principperne, og dermed den grundlæggende forståelse for mobilisering og løbende udvikling. I lean-sproget kalder man arbejdsgangsanalyser for værdistrømsanalyser (det er næsten det samme, og alligevel ikke). Med lean-ledelse kan man nå langt i retning af effektivisering, der skaber lidt luft i ellers kompakt sagsbehandling. Men de store landvindinger kommer, når processerne decideret tænkes og kreeres digitalt. Her genereres det oplagte besparelsespotentiale. I Gladsaxe Kommune blev PAPIRLØSHED en slags dogmeregel i vores arbejde. Det Digitale Byggeri (DDB) For ca. 20 år siden blev de første armbøjninger gjort i forhold til at digitalisere den samlede byggesektor i Danmark. Det blev til en statslig satsning omkring årtusindskiftet på ca. 30 mio. Formålet var at strømline byggebranchen og samtidig overkomme det årlige spild på ca. 17 mia. om året som forskellige analyser viste. Der blev bl.a. nedsat et sekretariat (bips), som skulle koordinere de 5 hovedmål udtrykt i de såkaldte bygherrekrav: Udbud, tilbudsgivning og licitation via internettet 3D digitale modeller Projektweb - også på byggepladsen Digital aflevering af data om drift af byggeriet Og gennemførelsen af et fundament (nyt klassifikationssystem) 7

9 Undervejs er der dannet konsortier på tværs af traditionelle skel i byggebranchen, og efter 10 år er mange af tankerne blevet til virkelighed, omend undersøgelser viser, at der stadig er et milliard-stort besparelsespotentiale i sektoren. Processen har givetvis hjulpet den danske byggesektor, men undervejs er der opstået nye debatter, f.eks. om hvorvidt der skal designes i 2D eller 3D. Rådgiverbranchen har længe arbejdet i 3D-modeller, og efterhånden er mange grene af især byggevareindustrien begyndt at tænke i produktmodeller. Der tales nu om egentlig projektering i BIM (Building Integrated Models) med tilhørende international standardisering. Alt sammen noget en lille byggesagsafdeling naturligvis må forholde sig til. Derfor formulerede Gladsaxe dogmet: Bygningsmyndigheden skal blive BYGGERIETS 4. PART. Sæt strøm til dokumenterne eller digitaliser sagsbehandlingen Forhold jer til BLANKETSYNDROMET. Megen snak om digitalisering indledes med spørgsmålet: Hvordan kan vi gøre vores dokumenter digitale? Mange kommer i tanke om word-skabeloner for standardskrivelser, omlægning af papir-blanketter til excel-regneark osv. Digitalisering handler dog nok så meget om digitale arbejdsprocesser. Derfor opstod idéen om papirløshed altså: Hvordan kan vi ændre papir-tænkte arbejdsgange? Det er fint med brevskabeloner osv. Det er også fint med værdistrømsanalyser, men lær jer selv, at arbejdsgange skal tænkes DIGITALT. Det kan blive en hel sport at opnå digitale genveje at kortslutte traditionelle arbejdsrutiner. Tænk dokumenter, planer, mv. i en digital kontekst, hvilket bl.a. kan betyde, at alting tænkes i småbidder, der frit kan kombineres i stedet for store sammenhængende tekstmængder. Scanning af byggesagsarkivet. Netop scanning er vel det korrekte ord for det første skridt i retning af et digitalt byggesagsarkiv. I Gladsaxe tog processen 3 år med eksternt firma på opgaven. Herefter blev alle dokumenter og tegninger placeret på et såkaldt web-lager, og en moderne sortering kunne finde sted. Denne sortering inkluderede bl.a. fjernelse af alle CPR-numre og sårbare dokumenter ifølge PET s liste. Vær opmærksom på at terrorlovgivningen har skærpet kravene ift. tidligere. I denne sammenhæng er det et must, at der er tale om en OCR-scanning, hvorved søgning i hele arkivet kan finde sted. I Gladsaxe var der tale om dokumenter, der fyldte ca. 1.5 km løbende hyldemeter i det gamle papirarkiv. Man skal dog være opmærksom på, at scanning er en 2Dteknologi, og hvis tegninger skal matche fremtidens BIM-modeller bør det overvejes, hvorvidt de skal vektoriseres (rejses i 3D). Samlet skal der kigges på alle hjørner i sagsbehandlingen alle løstflagrende papirkort må digitaliseres, og der skal med andre ord etableres en GIS-strategi i forvaltningen. 8

10 Forbindelsen til BBR bør automatiseres, og medarbejdernes arbejdsrutiner skal understøttes af digitale hjælpemidler. Få styr på alle de lokale databaser I anvender eller etabler nye databaser. Det kræver programmeringstid, men det indhentes hurtigt i den daglige drift. De fællesoffentlige databaser var sikret igennem DOB og vil blive det gennem BYG OG MILJØ. Eller dogmemæssigt formuleret: etabler en IKT-POLITIK. (Den gode) Sagsbehandling og service Sagsbehandling/sagsstyring skal tænkes både indadtil og udadtil. De digitale arbejdsgange bør afspejle borgerens/brugerens behov. Det betyder i praksis, at det er nødvendigt at forholde sig til såvel stigende mailkorrespondance som nye digitale medier. I Gladsaxe Kommune blev både telefontid og åbningstid korrigeret som konsekvens af dette. Det bør yderligere overvejes, hvordan digitalisering kan understøtte kundens behov for præcis service? Det er ikke længere nok med en generel henvisning til kommunens hjemmeside. Det kan f.eks. være et helt legitimt krav, at en kunde kan følge sin sagsbehandlingsproces på nettet. KMD-byggesag og lignende sagsstyringssystemer er frit i luften svævende og medfører ofte dobbeltjournalisering eller manglende dokumenter i kommunens ESDH-system. I Gladsaxe Kommune blev ESDH-systemets ejendomsmodul ændret/ombygget til egentlig styring af byggesager. Under alle omstændigheder skulle dette understøtte DOB. DOB blev netop udviklet ud fra idéen om, at det skulle være nemt at ansøge om byggetilladelse altså en fokusering på kundens behov. Ansøgningsmodulet blev implementeret i 6 pilotkommuner i 2010, og sidegevinsten skulle være en mere smidig intern sagsbehandling (primært gennem modtagelse af flere fuldt oplyste byggesager). Vi har målt på disse forhold, og konklusionen fremhæver, at ansøgerne er tilfredse (om end rådgiverne gerne så, at alle kommuner, de arbejder med, har systemet), samt at den helt store gevinst for byggesagsafdelingen vil kunne udmøntes såfremt ansøgningsmodulet er koblet til ESDH, således at sagerne automatisk opretter sig selv (og evt. at kvitteringsskrivelse automatisk genereres og afsendes elektronisk). Dogmet er en DIGITAL WIN-WIN SITUATION. Kan jeres ESDH-system klare dette, og er alle medarbejdere gearet til denne form for service? 9

11 IT software og hardware Alle medarbejdere fik en ekstra skærm i ca. A3 størrelse, hvilket faktisk ikke var så besværligt, da skærmkortet i forvejen er designet til A-3 skærme. Gamle tegninger i den berømte badelagen størrelse fra arkivet måtte vi indkøbe en enkelt storskærm til. Samtidig fik vi løst udfordringen med tegninger/dokumenter som alle skal kigge på samtidig (f.eks. i mødesammenhæng). Samlede udgift for hardware var ca IPad er overvejet i forbindelse med tilsyn på grund af sin mobilitet. Adobe Professional kan klare problematikkerne med elektronisk stempling af tegninger og måling på tegninger så den må skaffes. Modtagelsen af de mange forskellige formater for tegningsprogrammer løses nemt med viewere hentet fra nettet. Størstedelen af tegningsmaterialet udveksles dog i pdf-filer. Dette format kan endvidere accepteres i diverse arkiv-sammenhænge. GIS udgør en særskilt problematik, idet der findes konkurrerende systemer på markedet. I kommunernes frivillige FOT-samarbejde arbejdes der bl.a. med dette, men alt andet lige bør kommunens førnævnte GISpolitik være klar og entydig. GIS kan endvidere anvendes i samklang med borgeres andre e-systemer f.eks. iphones GPS, der kan afgive koordinater på relevante byggeforhold til kommunens GIS-kort. De fleste supplerer dog med diverse Google services. ESDH-systemer varierer fra kommune til kommune og IT-afdelinger prioriterer forskelligt. Derfor har det været afgørende for vores digitaliseringsproces, at vi selv rummede en ingeniør, der tilfældigvis også havde en datalogisk fortid. Dette forhold lettede kommunikationen væsentligt, idet sammenstødet mellem sprog/verdener SKAL overkommes bl.a. for at undgå unødvendige udgifter. Måske bør der satses målrettet på disse kompetencer ved efteruddannelse/rekruttering af personale. DOB-ansøgningsmodulet udgør hele tankegangen bag udviklingen af BYG OG MILJØ. Den baserer sig direkte på sagstyperne beskrevet i Bygningsreglement. I DOB ligger allerede prototypen på et slags projektweb fildelingsrum. Her kan bygherre dele dokumenter med såvel rådgiver som entreprenør og myndighed. Ansøgningsmodulet er blot ét ud af mange selvbetjeningssystemer, hvorfor det indgår i den samlede uddannelse af kommunens såkaldte ambassadører, der i rådhusets forhal kan vejlede borgere i brugen af digitale systemer. Organisationerne i byggesektoren har decideret ønsket sig ens brugergrænseflade i alle kommuner, således at ansøgningsproceduren ikke drukner i fortolkningsmuligheder. Dogmet må være ENSARTETHED gennem digitalisering såvel udadtil som indadtil. Ledelse og styring VEDHOLDENHED er dogmet når det handler om den ledelsesmæssige indsats i forbindelse med organisationsforandringer. Ikke mindst når det handler om at forstå lean-principperne, der ofte vender tingene på hovedet, f.eks. at sidst indkomne sag skal behandles først! 10

12 Mange vil mene, at så bliver de først indkomne sager aldrig taget. Men i kombination med selvstyrende teams, tillid til leder og kollegaer og ikke mindst kaizen-processen (her afklares f.eks. flow i arbejdsgangene, og der tages stilling til afdelingens udvikling). Kaizen møder foregår typisk ½ time pr. uge, hvor deltagerne står op det er effektivt. Men lean kan ikke læres/indarbejdes på 3 måneder. Der skal typisk satse på resultater efter et par år men så kommer de og så synes medarbejderne ligefrem, at det er sjovt at gå på arbejde. Der er klart tale om en stressnedsættende styringsteknologi. Ledelsesmæssig vedholdenhed kan i denne sammenhæng udøves af både mellemleder og teammedlemmer. Det handler selvsagt om viden om lean, men det handler også om ildsjæle og videndeling. I Gladsaxe Kommune holder vi et kort videndelingsmøde hver morgen og samtidig er organiseringen baseret på ledelse af selvledelse. Tidligere er det blevet nævnt, at der blev etableret 3 teams i ét storrumskontor. Traditionelt er støjproblemer storrumskontorets svøbe. Men vi etablerede samtidig en vagtfunktion, der består af 2 medarbejdere, der på skift bemander et lille kontor, hvor alle indkomne henvendelser behandles. Her klares de støjende telefoner, og dermed bliver der fred og ro i storrumskontoret til granskning af byggesagerne. Alle deltager i vagten på skift, således at der altid sidder én administrativ og én byggetekniker sammen. Herved dækkes de fleste henvendelser, og herved sikres at teammedlemmerne blandes og videndeling sker løbende. Vagten sørger ligeledes for daglig journalisering og visitation af alle nye sager. Efter en vedholdende indsats kører systemet nu af sig selv, hvilket også skyldes topledelsens accept. Dette er nødvendigt måske netop fordi, der ikke er nemme/hurtige genveje. Vi håber, at andre kan bruge Gladsaxes erfaringer, og derigennem trods alt gennemføre forandringerne hurtigere. Og så skal topledelsen egentlig kun sikre at respektive enheder/forvaltninger kører en slags parløb omend processerne kan være vidt forskellige. Stjernehøring kan være en illustration af dette, idet de udgår fra byggesagsbehandlingen og netop inddrager alle andre afdelinger i den tekniske forvaltning i processen. Samarbejde på tværs af afdelinger må helhedstænkes. Digitale hjælpesystemer kan i øvrigt gøre sådanne arbejdsgange mere overskuelige og effektive. Indførelsen af papirløsheden i Gladsaxe har endvidere været en læringsproces eller måske snarere en pædagogisk udfordring. Vi har trænet meget, vi har næsten givet op undervejs, men vi gennemførte. Vores metode har handlet om at spise elefanten i småbidder, så en form for ledelsesmæssig coaching er på sin plads. Den 1. september 2011 blev Gladsaxe Kommunes byggesagsafdeling helt papirløs. Det vil sige næsten. Vi modtager stadig enkelte papiransøgninger, men de scannes allerede i receptionen, hvorefter myndighedsfunktionen kun oplever sagen elektronisk. Og så er der den lille finurlighed, at vores erfaring siger, at papirudgaven af bygningsreglementet alligevel er den hurtigste! Her har Energistyrelsen måske en udfordring? Dogmet må være: FJERN DE DIGITALE SKRANKER. SÆT I GANG 11

13 4 Markedsføring I de enkelte DOB-kommuner har man markedsført DOB forskelligt. Der har ikke i pilotprojektet været nogen decideret planlagt strategi, som skulle følges, hvorfor de enkelte kommuner har forsøgt sig med forskellige tiltag. Vores erfaring er, at det er vigtigt, at der i den enkelte kommune er en klar strategi for markedsføringen af DOB. Der skal være en strategi for både den eksterne (kunderne) som den interne markedsføring (medarbejderne i byggesagsbehandlingsafdelingen men også medarbejdere der tager sig af kommunale ejendomme). En klar strategi er vejen til succes for Byg og Miljø i kommunen. I forhold til erfaringerne fra DOB, har de eksterne tilbagemeldinger gået på, at det er selve blandingen af personlig oplysning, samt information der i stigende grad har været tilgængeligt på nettet, der har højnet brugen, forståelsen og velviljen for DOB. Det er en naturlig forlængelse, når man implementerer et sådant system, at også mere materiale er tilgængeligt online, fordi man ønsker at trække brugere i den digitale retning. Et eksempel herpå er, at man tidligere kunne købe en lokalplan på kommunen i åbningstiden. Med DOB implementeret i kommunen kan man se og downloade sin lokalplan via systemet ganske gratis og se lokalplanen sammen med andre kort over det areal, som man planlægger at bygge på. Flere og flere kommuner tilbyder denne og lignende service på deres hjemmeside, men det kan være svært for brugerne at navigere frem til det relevante materiale, da alle kommuner har deres egen opbygning af hjemmesider etc. DOB giver et godt helhedsbillede og en ensartethed og brugerne kan finde de gældende planer og mange af de andre ting der vedrører deres ejendom. Det gælder både de GIS-lag som ligger i statens regi og de GISlag, som den enkelte kommune måtte have lagt ud i fællesoffentlige registre. Brugerne får straks alle de oplysninger, de skal bruge, og oplever dermed en samhørighed og sammenhæng mellem det lovgivere og politikere melder ud, og det de kan finde, og bliver mødt med i kommunerne. Med hensyn til ensartethed og genkendelighed vil virksomheder, rådgivere og borgere opleve, at krav til dokumentationsniveauet er ens, uanset hvor i de 6 DOB-kommuner, man søger. I de følgende afsnit gennemgås 4 DOB-kommuners erfaringer (Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal og Gladsaxe) med ekstern markedsføring af DOB, og der gives eksempler herpå. Der har været fokus på både ekstern og intern markedsføring. 4.1 Intern kommunikation I Gentofte Kommune har der internt været fokus på, at kommunens interne brugere af byggesagsbehandlingen (primært Gentofte Ejendomme) benyttede sig af DOB. Det er dels sket ved ledelsens mellemkomst, men også ved at byggesagsbehandlerne vedvarende har gjort opmærksom på, at DOBBEN skal benyttes. Der er fortsat et stort stykke arbejde forude, inden DOB bliver det foretrukne arbejdsredskab, og erfaringen er, at det vil være en god ide at starte med at udarbejde en intern implementeringsstrategi, eksempelvis i form af publicering på intranet, uddannelse og ledelsesbeslutninger. Hvorfor? Sikkert af flere grunde, men også fordi der samlet set ikke er ret mange brugere af DOB, og at det derfor vil give systemet et væsentligt større volumen, hvis kommunerne selv bruger DOB. 4.2 Ekstern markedsføring I dette afsnit gennemgås fire DOB-kommuners arbejde med ekstern markedsføring af DOB. 12

14 4.2.1 Ekstern markedsføring i Gentofte Kommune Eksternt har Gentofte Kommune benyttet sig af kommunens hjemmeside (Genvej) samt af lokalavisen. Desuden har der fra byggesagsbehandlerne været fokus på at promovere DOB i den direkte kontakt med borgerne. En egentlig strategi vil være det værktøj, der kan drive tilslutningen til DOB frem/fastholde resultaterne. Gentofte Kommune har oplevet, at antallet af DOB-ansøgninger startede på et højt niveau, men er faldet til det nuværende lavere niveau, hvor det ligger stabilt. Der har altså været en større interesse for DOB tidligere, end der er i dag. En klar kommunikationsstrategi ville sandsynligvis have forhindret denne udvikling Ekstern markedsføring i Lyngby-Taarbæk Kommune Lyngby Taarbæk Kommune har udsendt nedenstående materiale, som de selv har udarbejdet Materialet er sendt til grundejerforeninger, boligselskaber & ejendomsmæglere. Materialet er desuden lagt på hjemmesiden, og fysisk lagt i borgerservice & på biblioteket. På alle mails sendt fra byggesagsafdelingen, har der været et direkte link til DOB, som modtagere har kunnet klikke sig ind på. 13

15 4.2.3 Ekstern markedsføring i Rudersdal Kommune Rudersdal Kommune har haft 2 primære fokusområder for at markedsføre projektet eksternt. Primært er kunder ved telefonisk og ved personlig henvendelse blevet oplyst om, at de nu kunne søge på nettet (kommunens hjemmeside) og derved være uafhængige af kommunens åbningstid. Derudover har Rudersdal Kommune udarbejdet denne A4, informationspjece, som har ligget i byggesagsafdelingen og er blevet udleveret til folk, ved personlig henvendelse. It-mæssigt har der været satset kraftigt på oplysning. Det kan ses via indsatte dokument, hvor der i hele perioden har været arbejdet for, at der på forsiden af kommunens hjemmeside har været link til "søg byggetilladelse digitalt" (DOB) under "find det hurtigt" rubrikken, samt alle steder hvor der var skrevet om 14

16 byggeri, figurerede linket med billede af et hus under opførelse, som førte brugeren hen til DOB indgangssiden. På alle s fra afdelingen, har været indsat følgende i autosignaturen: "Ved du, at du nu kan bruge vores selvbetjeningsløsning. Min Byggesag. Hvis du skal bygge om eller bygge til, så brug selvbetjeningsløsningen "Min Byggesag", hvor du både kan søge byggetilladelse digitalt og prøve dig frem, før du beslutter dig. I "Min Byggesag" kan du også finde din lokalplan og få hjælp til de regler, der gælder for dig." Der har været afholdt møder med grundejerforeninger, hvor der er blevet oplyst om systemet og hvilke muligheder det tilbød jf. restriktioner, lokalplaner etc. Også ved årlige møder med velkomst for nye borgere i kommunen, har man reklameret for DOB Ekstern markedsføring i Gladsaxe Kommune Gladsaxe Kommune har gjort følgende: Banner på hjemmesiden Skrevet om det med direkte link fra hjemmesiden Via feltet selvbetjening på hjemmesiden Postkort til udlevering Fortalt om det i telefonen i vagten På vores autosignatur Forsøgt at komme i lokalavis - desværre uden held - af flere omgange Når kunderne har henvendt sig enten pr. telefon eller personligt har man i kommunerne vist, hvordan systemet virker og på den måde reklameret for det. Kommunerne har også haft henvisninger i autosignaturen på , og der har kørt banner reklamer på kommunernes hjemmesider. 15

17 Markedsføringen havde en meget positiv effekt. Der er blevet målt på unikke besøg (hvor mange forskellige besøgende), og målingerne har vist, at de uger der blev satset kraftigt på markedsføringen også på forsiden af kommunens hjemmeside, har der været væsentligt flere besøgende på DOB. Man har specielt kunnet aflæse, at der har været mange besøg i weekenden. Af grafen kan aflæses, at fredag & mandag har været de dage, i denne specifikke periode, hvor der har været størst aktivitet. En antagelse kunne være, at brugerne har forberedt deres ansøgning hjemme i weekenden, og indsendt den om mandagen, hvor de kunne kontakte kommunen, hvis de havde tvivlsspørgsmål inden indsendelse. De uger, hvor der har været "bannere" på hjemmesiderne, har kommunerne generelt oplevet en stigning af ansøgninger via DOB. Kommunikationen omkring de digitale løsninger har det med at kæmpe om den mest gunstige plads på kommunens hjemmeside, hvilket ikke har været optimal markedsføring. Vi har suppleret med avisartikler, postkort (både gammeldags og digitale), foredrag og omfattende support i startfasen. Det kan være svært at skelne mellem eventuelle egne systemfejl og fejl hos brugeren. Der bør gennemtænkes en markedsføringsstrategi, der opfanger den udfordring, der ligger i, at almindelige borgere kun bygger 1-2 gange i et helt livsforløb. Hvad siger brugerne? Tilbagemeldinger fra brugere har været, at man har oplevet DOB som et tilbud i tråd med tiden. At der har været personlig support i det omfang kommunen har haft mulighed for det, har givet brugerne tryghed, ved at de ikke har haft en oplevelse, af at al den personlige betjening, blot var erstattet af en hjemmeside. Det er derfor opfattelsen, at den personlige formidling, kombineret med information på nettet, har været en stor fordel for udbredelsen. 16

18 Anbefalinger Der bør laves en fælles, national markedsføring af BYG OG MILJØ. Der kan for eksempel bruges landsdækkende tv, teasers og spots, så man når bredere ud. Med en større udbredelse vil man også kunne nå andre end de ansøgere, der skal bygge lige nu og her. Det vil også være en hjælp, hvis der centralt blev udarbejdet materiale, der kunne tilpasses i kommunerne. Det vil hjælpe kommunerne til at få en ensartet brug og markedsføring af BYG OG MILJØ. 5 First line support i kommunen I DOB var det den enkelte kommune, der stod for first line support. Supporterne skal varetage den daglige support ved eksterne henvendelser omkring tvivlsspørgsmål vedrørende brugen af systemet. At have denne support, har været en vigtig faktor for projektets succes. I supporten møder vi spørgsmål som: Hvorfor skal jeg bruge DOB? Hvordan kommer jeg i gang med DOB? Hvad hvis det er en virksomhed? Hvad nu hvis ansøger og ejer ikke er samme person Hvad gør jeg, hvis jeg ikke har NemID/Digital Signatur? På længere sigt, bør alle sagsbehandlere kunne supporterer brugerne, med de daglige problematikker, der opstår. I den forbindelse er det vigtigt, at man ikke undervurderer tidsforbruget. 1. line support er en kerneopgave rent ledelsesmæssigt, og der er behov for at der i organisationen er accept af tids & ressourceforbruget. Med hensyn til kommunens hjemmeside er det vigtigt, at der klart og tydeligt er oplysninger om, hvordan man ansøger om byggetilladelse. Hvis der er flere kanaler at søge via, skal det fremgå tydeligt, hvilke fordele der er ved at anvende DOB. 6 Samarbejde med it-afdelingen Der skal være et tæt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it. Der vil være forskellige løsninger afhængigt af, hvordan kommunen organisatorisk er skruet sammen, men opgaverne og problemerne vil være de samme. Hvad har it-afdelingen hjulpet med Den første hurdle i forbindelse med DOB var etablering af en postkasse, der var stor nok, til at rumme DOBgenererede ansøgninger. Specielt var der problemer med meget store filer, som fulgte med ansøgningerne. Det var dog en opgave som hurtigt blev løst. I forhold til den fysiske arbejdsplads er der også nogle udfordringer, før sagsbehandlingen kan foregå digitalt. Specielt ansøgninger med mange og/eller store bygningstegninger/situationsplaner kan være vanskelige at overskue, med mindre de forefindes på papirform. Det er derfor vigtigt med arbejdspladser, hvor der som minimum er 2 skærme, og hvis der er adgang til at anvende storskærme tæt på sin arbejdsplads vil det give nogle muligheder for også at håndtere de store tegninger digitalt med den rette software. I Vejle Kommune har vi anskaffet en række storskærme og haft god nytte af et PDF-værktøj Bluebeam PDF Revu som har nogle super gode måleværktøjer til opmåling af afstande/længder og til arealopmåling, Vi har lige taget programmet i brug, men forventer os meget af det. Med eksempelvis Bluebeam (men også andre produkter vil kunne løse opgaven) kan pdf-filer opdeles eller samles. Vi modtager forholdsvist ofte en pdf-fil med mange tegninger, men for at lette overskueligheden og 17

19 fleksibiliteten i vores ESDH-system, er det mest hensigtsmæssigt at hver tegning ligger som et selvstændigt dokument. Der kan også opstå situationer hvor store rapporter eller beregninger er delt op af hensyn til den maksimale kapacitet på scannerens arkføder, disse dokumenter kan efter skanningen samles med Bluebeam, så det er ét dokument. Igen lettes overskueligheden. Bluebeam kan også sammenligne en revideret tegning med originaltegningen og markere ændringer. Dette kan lette arbejdet med komplekse tegninger og sikre at man hurtigt kan overskue alle ændringer. På storskærmene kan vi direkte med touch foretage diverse opmålinger og påtegninger, og skærmene kan underopdeles et vilkårligt antal gange, så mange dokumenter kan vises på skærmen samtidig eller flyttes over på en ekstra storskærm ved siden af. Disse beskrivelser blot for at vise nogle muligheder for at arbejde digitalt med nogle af de dokumenter, der traditionelt har været problematiske i kraft af deres størrelse eller kompleksitet. 7 Budgetteringen Pris og kvalitet (Tal fra Gladsaxe Kommune) Nøgletal Gladsaxe Kommune: indbyggere, byggesager årligt, 12 mand ansat i byggesagsafdelingen, oprindeligt m arkiv, digitaliseringsprocessen har været i gang i 6 år. Alt i alt har den samlede proces i Gladsaxe kostet ca. 5 mio. kr. (inkl. scanning af arkiv) og 2 mand trukket ud af den daglige drift i rundt regnet 3 år. Pengene, der blev politisk bevilget, er tilbagebetalt på mindre end 10 år ifølge den businesscase, der blev opstillet. Dette skyldes, at vi har reduceret med ca. 2 stillinger, men først efter den gennemførte effektivisering. Reduktionen i medarbejderstaben er sket gennem naturlig afgang, og har IKKE medført negativ påvirkning af eksternt eller internt serviceniveau. Tværtimod viser vores brugerundersøgelser en tilfredshedsprocent på 91 med vores byggesagsbehandling. Vi har heller ikke længere hængepartier f.eks. i form af flere åbne sager end absolut nødvendigt. Husk at der kan være årlige driftsudgifter til f.eks. licenser, weblager, mv. Perspektiverne ved de medfølgende kortere sagsbehandlingstider vil yderligere påvirke hele byggebranchen positivt gennem bl.a. sparede byggelånsrenter. Dogmesnakken handler om SAMME ELLER BEDRE SERVICE for færre midler. 8 Der er tale om en forandringsproces Da vi modtog DOB-pilotversionen var der ikke tale om plug and play. Det er absolut nødvendigt, at organisationen tager systemet til sig, og at systemet og ledelsen bakker op omkring i intern og ekstern dialog. Den interne forandring ved at anvende et system som DOB, omhandler: 1. Viden om og forståelse for, at en forandring også betyder noget på det personlige plan 2. Forståelse for, at der er behov for at justere og udvikle IT brugerflader, programmer, fagsystemer, nødvendige tiltag og at der kan være brug for tilkøb herunder også hardware 3. Accept i organisationens ledelseslag for forandringen. 4. Accept i hele organisationen af, at et system ikke er statisk, systemer kræver konstant udvikling og kompetenceudvikling samt at det har økonomiske konsekvenser Ad 1) Det personlige plan Det har været nødvendigt, at organisationen har fungeret som en lærende organisation, for at sikre at medarbejderne tager systemet til sig føler ejerskab for systemet. Systemet har under pilotprojektet haft en del "uhensigtsmæssigheder", og det har naturligt skabt lidt uvilje i nogle faser af pilotprojektet. 18

20 Det at anvende systemet DOB i en byggesagsafdeling, er ikke noget, der kommer af sig selv. Byggesagsbehandling er en meget kompleks størrelse og personerne, der udfører opgaven, har ofte en baggrund fra et papirsamfund, ligesom afdelingernes flow har været tilrettelagt ud fra, at byggesagerne løses fysisk, - i papirudgave. Der har været behov for at holde mange interne informationsmøder, hvor systemet er blevet vist, og fordele, ulemper og udfordringer er blevet belyst og drøftet, for at skabe tillid til systemet, som er en blanding af bruger & fag system. Det har været en vigtig del af implementeringen, internt som eksternt, at dem der har set systemet som "noget moderne skidt", blev mødt med forståelse og at der var plads til og tid sat af til drøftelse om, hvilke nye udfordringer den enkelte oplevede systemet tilførte den daglige arbejdsdag. Derudover er der blevet talt meget om fordelene ved digitalisering. Ad 2) IT brugerfladen, programmer, fagsystemer, nødvendige tiltag og tilkøb herunder også hardware På hardwareniveau har der været behov for drøftelser i forhold til hvilke krav, der fremadrettet stilles til de interne fagsystemer, hvilke nye systemer og programmer er nødvendige, hvilke tilkøb skal man foretage som integrationer til eksisterende systemer. Det har fx vist sig, at det er en stor fordel, at sagsbehandlerne har to skærme. Med hensyn til software er det muligt gratis, eller meget billigt at finde de nødvendige wievere til alle de forskellige filtyper vi modtager. Ad 3) Accept også i organisationens ledelseslag Lederne af byggesagsafdelingerne og de personer der har været tilknyttet projektet, har haft en stor opgave at løfte, og der har været behov for at holde fokus, både fra ledernes side, - for at fastholde kursen og viljen til DOB, og fra de personer der har deltaget aktivt i udarbejdelsen af DOB. Der skal hele tiden holdes momentum omkring projektet, idet der naturligt opleves modstand mod "det nye". Dette har medført at lederne har arbejdet på flere fronter, da der naturligt har været frustrationer over et system, der havde fejl, og fejl som ikke blev rettet. Der har været fokus på kvalitetssikring for at sikre at sagsbehandlingen skete på samme høje niveau som hidtil. Samtidig har medarbejderne oplevet et system, der måske ikke var helt klart til at "gå i luften". Her har ledelsen og projektmedarbejderne lært, at det er vigtigt, at bruge den tid, der er nødvendig, for at få fælles fodslag og en fælles forventningsafstemning. Lederne som har stået i front for pilotprojektet har måttet arbejde hårdt for, at den øvrige organisation og ledelseslaget over har anerkendt og indset, hvor tidskrævende og ressourcekrævende en opgave det er, at overgå til digital sagsbehandling. I Gladsaxe Kommune var projektet fx forankret hos vicekommunaldirektøren, men der blev samarbejdet snævert med IT-afdelingen, herunder de ansvarlige for kommunens ESDH-system. Endvidere var der tæt samarbejde med kommunikationsafdelingen. Hele processen har været politisk forankret. Ad 4) Et digitalt system er ikke statisk, systemerne kræver konstant udvikling og kompetenceudvikling blandt medarbejderne og det har økonomiske konsekvenser En udfordring som i særdeleshed bør nævnes er, at da projektet blev udrullet og kommunerne startede med at bruge systemet, bar det løbende præg af nogle uventede fejl og mangler. Det sker i alle systemer, det vil også ske i Byg og Miljø. Disse mangler er svære at afhjælpe, fordi der ikke bliver afsat tilstrækkelig økonomi til at sikre, at fejl bliver rettet. Der skal både i den kommunale organisation og i Byg og Miljø være afsat rigelige midler til fejlhåndtering. 19

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi.

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi. N OTAT Den 7. november 2013 Business case for projekt vedr. digital byggesagsbehandling Sags ID: 1728511 Dok.ID: 1728511 AKP@kl.dk Direkte 3370 3241 Mobil 2215 8678 1. Ledelsesresumé Projektet om digital

Læs mere

VELKOMMEN TIL DIALOGMØDE OM MIN DIGITALE BYGGESAG (MDB)

VELKOMMEN TIL DIALOGMØDE OM MIN DIGITALE BYGGESAG (MDB) VELKOMMEN TIL DIALOGMØDE OM MIN DIGITALE BYGGESAG (MDB) Udgangspunkt for Min Digitale Byggesag Pilotprojektet DOB med 6 pilotkommuner, staten og KL Politisk pres i forhold til hurtig, billig og ensartet

Læs mere

KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen.

KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen. 1 2 KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen. Det er frivilligt for kommuner at aftage systemet. Iht. den fælleskommunale

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2014

Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Indholdsfortegnelse: Hørsholm Kommune vil være en digital kommune...3 Hvor skal vi hen...3 Mål for digitalisering...5 Strategiske spor...6 A. Alle ledere og medarbejdere

Læs mere

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017 Kanalstrategi 2.0 Aarhus Kommune 2013-2017 Aarhus Kommune November 2013 Indhold Formål...3 Visionen...3 Tværgående mål...3 A. Digitalisering... 3 B. Organisering... 4 C. Dokumentation og ledelsesinformation...

Læs mere

I det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien.

I det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien. N OT AT Høring Kommunernes fælles digitaliseringsstrategi Repræsentanter fra en lang række kommuner har sammen med KL udarbejdet et udkast til en fælleskommunal digitaliseringsstrategi, der nu er sendt

Læs mere

Borgerbetjenings- og kanalstrategi

Borgerbetjenings- og kanalstrategi Borgerbetjenings- og kanalstrategi Stevns Kommune 2012-2015 Indledning Borgerbetjenings- og kanalstrategi 2012-15 sætter retning for borgerbetjeningen og de kommunikationskanaler Stevns Kommunes kunder

Læs mere

DIADEM projektet. En fremtidig gevinst men hvordan sikres effektiviseringen?

DIADEM projektet. En fremtidig gevinst men hvordan sikres effektiviseringen? KTC s årsmøde 20. september 2012 Spor 5 work smarter not harder Hvordan prioriteres nødvendige digitale løsninger frem for de teknisk mest fremragende? DIADEM projektet. En fremtidig gevinst men hvordan

Læs mere

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Forord Hillerød Kommunes Kanal- og Servicestrategi er en samlet strategi for kommunikation mellem kommune og borgere, virksomheder og foreninger. Service over

Læs mere

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 Indhold 1 INDLEDNING 3 2 STRATEGIGRUNDLAGET OG HANDLINGSPLAN 5 3 VISION 6 4 PEJLEMÆRKER OG PRINCIPPER 8 4.1 TEKNOLOGI 8 4.1.1 Principper 8 4.2 KOMMUNIKATION 9 4.2.1

Læs mere

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Sagsnummer: 480-2011-10070 Dokumentnummer: 480-2011-163055 Afdeling: Borgmesterkontoret Udarbejdet af: Gunner Andersen 1 Indhold 2 Indledning

Læs mere

Agenda. overblik. trafikområdet. 1) Selvbetjeningsløsninger hvad og hvorfor? 2) Bølge 3 aktiviteter og vejsektoren - overblik

Agenda. overblik. trafikområdet. 1) Selvbetjeningsløsninger hvad og hvorfor? 2) Bølge 3 aktiviteter og vejsektoren - overblik Agenda 1) Selvbetjeningsløsninger hvad og hvorfor? 2) Bølge 3 aktiviteter og vejsektoren - overblik 3) Selvbetjeningsløsninger hvor går de hen? 4) Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi overblik

Læs mere

It-delstrategi for administrativ it-anvendelse

It-delstrategi for administrativ it-anvendelse Administrativ DELSTRATEGI 2011-2015 NOTAT It-delstrategi for administrativ it-anvendelse 9. september 2011 Indholdsfortegnelse 1. Formål...2 2. Baggrund...2 3. Vision...3 4. Strategisk retning...3 4.1.

Læs mere

Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015

Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015 Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015 Økonomi- og planudvalget d. 19. Juni 2012 Byrådet d. 26. Juni 2012 Indhold Indledning... 4 Digitalisering med fokus på innovation, kreativitet og

Læs mere

Velfærd gennem digitalisering

Velfærd gennem digitalisering Velfærd gennem digitalisering Sorø Kommunes Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering 2011 2016 1. Indledning Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering er udarbejdet i 2011 over en periode

Læs mere

Strategi 2013-2017 Danmarks Miljøportal

Strategi 2013-2017 Danmarks Miljøportal Strategi 2013-2017 Danmarks Miljøportal Introduktion Danmarks Miljøportal (DMP) har ansvaret for en digital infrastruktur på miljøområdet, der gør det muligt for myndigheder og offentlighed at få nem adgang

Læs mere

Webstrategi 2010-2013. Hørsholm Kommune 1. revision, maj 2011

Webstrategi 2010-2013. Hørsholm Kommune 1. revision, maj 2011 Webstrategi 2010-2013 Hørsholm Kommune 1. revision, maj 2011 Rammerne Baggrund og formål Behovet for en webstrategi udspringer af de krav, der i dag stilles fra centralt hold i forhold til digitalisering,

Læs mere

Bilag 1. Strategi for digital forvaltning 2006-2009. Hørsholm Kommune

Bilag 1. Strategi for digital forvaltning 2006-2009. Hørsholm Kommune Bilag 1 Strategi for digital forvaltning 2006-2009 Hørsholm Kommune Indholdsfortegnelse 1 HØRSHOLM KOMMUNES IT-STRATEGI STRATEGI FOR DIGITAL FORVALTNING 2006-2009... 1 2 VISION... 1 3 PEJLEMÆRKER... 4

Læs mere

Business case. for. implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere

Business case. for. implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere Dato: 2012 J.nr.: xx Business case for implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere Version: 3.2 2/11 Indholdsfortegnelse 1. Ledelsesresume... 3 2. Løsningsbeskrivelse... 4 Projektets navn eller

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi gladsaxe.dk Digitaliseringsstrategi 2015-2018 Gladsaxe Kommune er med stor fart i gang med at forandre og effektivisere opgaveløsningen og skabe mere velfærd for borgerne ved at udnytte mulighederne gennem

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategi Stevns Kommune 2011-2015 Indledning Denne digitaliseringsstrategi har til formål at sætte retning på digitaliseringen i Stevns Kommune 2011-15. Strategien består af en vision og

Læs mere

Forbedringspolitik. Strategi

Forbedringspolitik. Strategi Forbedringspolitik Strategi 1 2 Indhold Forord... 3 Formål... 5 Vi vil forandre for at forbedre... 6 Forbedringer tager udgangspunkt i patientforløb og resultatet for patienten... 7 Medarbejder og brugerinvolvering...

Læs mere

Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015

Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015 Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015 Digitaliseringsstrategi hvorfor gør vi det I dag er de mobile platforme en naturlig del af vores hverdag. Tablets, smartphones, bærbare pc er er med

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2015

Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 1 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 2 Resume: Digitaliseringsstrategien for Odder Kommune 2011-2015 er en revidering af Odder Kommunes

Læs mere

Kanalstrategi. Ikast-Brande Kommune 2013-2015

Kanalstrategi. Ikast-Brande Kommune 2013-2015 Kanalstrategi Ikast-Brande Kommune 2013-2015 Godkendt i byrådet den 16.09.2013 Indhold Forord og formål... 3 Hvad er en kanalstrategi?... 3 Hvordan skal vi arbejde med en kanalstrategi i Ikast-Brande Kommune?...

Læs mere

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Version 1.0, maj 2014 Denne vejledning til en lokal business case suppleres af følgende dokumenter: Instruktion til udfyldelse af business

Læs mere

Byg og Miljø: En webbaseret selvbetjeningsløsning til borgere og virksomheder vedr. ansøgninger om bygge- og miljøtilladelser

Byg og Miljø: En webbaseret selvbetjeningsløsning til borgere og virksomheder vedr. ansøgninger om bygge- og miljøtilladelser Byg og Miljø: En webbaseret selvbetjeningsløsning til borgere og virksomheder vedr. ansøgninger om bygge- og miljøtilladelser Baggrund for projektet I 2011 fik KOMBIT i opdrag fra KL at etablere et ansøgningssystem

Læs mere

Odenses erfaringer med at få borgere og erhvervsliv til at bruge selvbetjeningsløsninger

Odenses erfaringer med at få borgere og erhvervsliv til at bruge selvbetjeningsløsninger Temamøde: Obligatorisk digital selvbetjening for borgere og for erhvervslivet Odenses erfaringer med at få borgere og erhvervsliv til at bruge selvbetjeningsløsninger v/ adm. direktør i By- og Kulturforvaltningen,

Læs mere

Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet

Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE TEKNIK & MILJØ Skovløkken 4 3770 Allinge Analyserapport nr. 2 Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet Ledelsens evaluering 2009-2011. Telefon: 56 92 00 00 E-mail:

Læs mere

Fredensborg Kommunes Leanstrategi 2009-2011

Fredensborg Kommunes Leanstrategi 2009-2011 Strategi og Ledelse Chsk 16. december 2008 Fredensborg Kommunes Leanstrategi 2009-2011 I. Formålet med Leanstrategien Fredensborg Kommune bliver med Lean en organisation, hvor medarbejdere og ledelse via

Læs mere

BBR-tilsynsrapport for Århus Kommune

BBR-tilsynsrapport for Århus Kommune BBR-tilsynsrapport for Århus Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 12. august 2008, j.nr. 08/00535 BBR-tilsynsrapport for Århus kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Århus kommune... 1 Indholdsfortegnelse...

Læs mere

ØU 100517 pkt. 06_01. Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune

ØU 100517 pkt. 06_01. Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune It med ny mening Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune Indhold Borgmesterens forord 3 Baggrund 4 Strategiens gyldighed og sammenhæng 5 Organisering af digitaliseringsarbejdet

Læs mere

Kanalstrategi for Ballerup Kommune

Kanalstrategi for Ballerup Kommune BORGERSERVICE Dato: 26. november 2012 Tlf. dir.: 4477 2875 E-mail: hkb@balk.dk Kontakt: Hanne K. Bahnsen Sagsnr.: 2012-13478 Dok. nr.: 2012-206147 Kanalstrategi for Ballerup Kommune Strategi for effektiv

Læs mere

DHUV. Digitalisering på handicap- og udsatte voksneområdet metoder og it-anskaffelse Kommunemøder den 4., 7., 10. og 14.

DHUV. Digitalisering på handicap- og udsatte voksneområdet metoder og it-anskaffelse Kommunemøder den 4., 7., 10. og 14. DHUV Digitalisering på handicap- og udsatte voksneområdet metoder og it-anskaffelse Kommunemøder den 4., 7., 10. og 14. marts 2011 2 Vejledende program 12.45 Baggrund for projektet og formål med dagen

Læs mere

Kanalstrategien 2013-2015. Kanalstrategien 1

Kanalstrategien 2013-2015. Kanalstrategien 1 Kanalstrategien 2013-2015 Kanalstrategien 1 1. Baggrunden for Varde Kommunes kanalstrategi...4 Hvad er en kanalstrategi?... 4 Hvorfor skal Varde Kommune have en kanalstrategi?... 4 Hvem gælder kanalstrategien

Læs mere

Kvalitetssikring i BBR-arbejdet

Kvalitetssikring i BBR-arbejdet Kvalitetssikring i BBR-arbejdet En sammenfattende vejledning om hvordan datakvaliteten i BBR kan forbedres Maj 2006 I medfør af lov om bygnings- og boligregistrering påhviler det kommunalbestyrelsen at

Læs mere

Karen Dilling, Helsingør Kommune

Karen Dilling, Helsingør Kommune IKT - så let lever du op til kravene med Byggeweb! Byggeweb har hjulpet os med at gøre IKT-kravene mere operationelle og med at lave en standard for, hvordan vi i Helsingør Kommune nu er i stand til at

Læs mere

Mål og Midler Politisk Organisation

Mål og Midler Politisk Organisation Mål og Midler Politisk Organisation Fokusområder i 2016 Fokusområder er de målsætninger og indsatsområder, som der sættes særligt fokus på i budgetåret. De udvælges ud fra Byrådets flerårige politikker,

Læs mere

Den offentlige postløsning fuld offentlig digitalisering. Kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen

Den offentlige postløsning fuld offentlig digitalisering. Kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen Den offentlige postløsning fuld offentlig digitalisering Kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen Dagsorden 1. Visionen set centralt fra - Regeringens globaliseringsstrategi, e2012 - edage, herunder

Læs mere

Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011

Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 2. Indsatsområder under Økonomiudvalget 2.1 Rekruttere, fastholde og udvikle de rigtige medarbejdere Det er afgørende at kunne rekruttere,

Læs mere

Fredericia Kommune Den sammenhængende arbejdsplads

Fredericia Kommune Den sammenhængende arbejdsplads Fredericia Kommune Den sammenhængende arbejdsplads Fra vision til virkelighed www.traen.dk Dem du skal høre på Mary Larsen Kommunikationschef Fredericia Kommune Michael Ibsen Manager Traen Lab Århus Gothersgade

Læs mere

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2014-2017

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2014-2017 Kanalstrategi 2.0 Aarhus Kommune 2014-2017 Aarhus Kommune, Styregruppen for borgerservice Juni 2014 Indhold Formål...3 Visionen...3 Mål og indsatser i Aarhus Kommunes kanalstrategi...3 1. Send al post

Læs mere

Borgerkommunikation i Silkeborg Kommune. - Service- og kanalstrategi 2010-2015

Borgerkommunikation i Silkeborg Kommune. - Service- og kanalstrategi 2010-2015 Borgerkommunikation i Silkeborg Kommune - Service- og kanalstrategi 2010-2015 Indholdsfortegnelse Indledning Indledning... 3 Definition og afgrænsning... 4 Vision, pejlemærker og mål... 6 Hvad er strategien,

Læs mere

Videndeling via nye IT-platforme Digitalisering efter Virksomhedsudvalg II. Sune Impgaard Schou Kontorchef Miljøstyrelsen, Erhverv

Videndeling via nye IT-platforme Digitalisering efter Virksomhedsudvalg II. Sune Impgaard Schou Kontorchef Miljøstyrelsen, Erhverv Videndeling via nye IT-platforme Digitalisering efter Virksomhedsudvalg II Sune Impgaard Schou Kontorchef Miljøstyrelsen, Erhverv Emner Rammerne for PDE (Projekt Digitalisering Erhverv) Formål. Hvad er

Læs mere

En digital fremtid? 1 Mattias Straub

En digital fremtid? 1 Mattias Straub En digital fremtid? 1 En digital fremtid? Grundlæggende forudsætninger Statens rolle Mulige scenarier Rum og handlemuligheder 2 Produktivitet og kvalitet Lean Systemleverancer Digitalisering 3 Lean Nøgleord

Læs mere

24. september 2014. ---------- Budgetoverslag ----------- Budgetforslag

24. september 2014. ---------- Budgetoverslag ----------- Budgetforslag Resultatbudget 2015-2018 - Inkl.ændringsforslag og tekniske ændringer Budgetområder mio. kr. Regnskab Forventet regnskab Budgetforslag 24. september 2014 Netto-mio. kr. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Det

Læs mere

Ny selvbetjeningsløsning med DIADEM hvad betyder det for kommunen?

Ny selvbetjeningsløsning med DIADEM hvad betyder det for kommunen? Til Kommunerne Att. - Den tekniske direktør - Den digitaliseringsansvarlige - Den ansvarlige for det kommunale ejendomsoplysningsskema Dato: 28. juni. 2012 Kontor: Ejendomsdata Sagsnr.: Sagsbehandler:

Læs mere

Budget 2014 Erhvervsudvalget

Budget 2014 Erhvervsudvalget 2014 Generelt Udvalgets ansvarsområde s ansvarsområde omfatter Erhverv og Turisme, herunder salg af erhvervsarealer, Borgerservice og IT og Telefoni. Den væsentligste del er Erhverv og Turisme er overdraget

Læs mere

Kommissorium for Domænebestyrelsen for Bygninger, Boliger og Forsyning

Kommissorium for Domænebestyrelsen for Bygninger, Boliger og Forsyning Kommissorium for Domænebestyrelsen for Bygninger, Boliger og Forsyning Introduktion Besluttet af Styregruppen for Tværoffentligt Samarbejde, marts 2008 I forlængelse af den fællesoffentlige strategi for

Læs mere

Udkast til printstrategi for Faxe Kommune

Udkast til printstrategi for Faxe Kommune Udkast til printstrategi for Faxe Kommune 1 Formål Faxe Kommune er klimakommune og sætter derfor fokus på kommunens energiforbrug og arbejder til stadighed på at udnytte energien bedre og reducere CO2

Læs mere

Af produktivitetschef Bjarne Palstrøm, Dansk Industri

Af produktivitetschef Bjarne Palstrøm, Dansk Industri Faldgruber i Lean Af produktivitetschef Bjarne Palstrøm, Dansk Industri Erfaringerne med indførelse af Lean-tankegangen viser, at virksomhederne fra tid til anden ikke får det forventede udbytte. Denne

Læs mere

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K 1. Ledelsesresumé Projekt understøtter ambitionerne for digital kommunikation mellem borger

Læs mere

ESDH i praksis. v/ Bjerne Hansen

ESDH i praksis. v/ Bjerne Hansen ESDH i praksis Krav til medarbejdere og ledelse for at ESDH bliver en succes v/ Bjerne Hansen www.esdh-specialisten.dk Program Implementeringens 4 faser Resultat af spørgeskemaundersøgelse i 4 myndigheder

Læs mere

IT og ressourcestyring på Byggepladsen. 1 af 25

IT og ressourcestyring på Byggepladsen. 1 af 25 IT og ressourcestyring på Byggepladsen Kjeld Svidt, Aalborg Universitet IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 1 af 25 Projekt IT og ressourcestyring på

Læs mere

FREMTIDENS KOMMUNE INNOVATION & DIGITAL VÆKST IMPULS 2014

FREMTIDENS KOMMUNE INNOVATION & DIGITAL VÆKST IMPULS 2014 FREMTIDENS KOMMUNE INNOVATION & DIGITAL VÆKST IMPULS 2014 den 18. september på Admiral Hotel, København KLIK HER OG TILMELD DIG ONLINE TOPLEDERDEBAT Succesen fra de sidste år fortsætter. Hør Koncernchef

Læs mere

maj 2015 IKT-projektroller cad bygningsmodel ikt-leder ikt-projektkoordinator ikt-fagkoordinator

maj 2015 IKT-projektroller cad bygningsmodel ikt-leder ikt-projektkoordinator ikt-fagkoordinator maj 2015 IKT-projektroller cad bygningsmodel ikt-leder ikt-projektkoordinator ikt-fagkoordinator Kolofon 2015-05-08 < Forrige side IKT-projektroller Vejledning 2 bips Lyskær 1 2730

Læs mere

Revideret hjælpeplan 2015

Revideret hjælpeplan 2015 Revideret hjælpeplan 2015 Revideret hjælpeplan for den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Med målsætningen om 80/100 pct. digital kommunikation mellem borgere/virksomheder og det offentlige, har

Læs mere

Evalueringsrapport for projekt Digital Offentlig Byggesagsbehandling. Afrapportering til Fonden for Velfærdsteknologi

Evalueringsrapport for projekt Digital Offentlig Byggesagsbehandling. Afrapportering til Fonden for Velfærdsteknologi Evalueringsrapport for projekt Digital Offentlig Byggesagsbehandling (DOB) Afrapportering til Fonden for Velfærdsteknologi 19. april 2012 Indholdsfortegnelse 1. Sammenfatning... 2 2. Anbefalinger til at

Læs mere

Silkeborg Kommune. Digitaliserings- og Kanalstrategi

Silkeborg Kommune. Digitaliserings- og Kanalstrategi Silkeborg Kommune Digitaliserings- og Kanalstrategi 2013 2017 Forord At gå fra landbrugssamfund til industrisamfund forandrede verden radikalt. Lige nu befinder vi os i en brydningstid, der ser ud til

Læs mere

CCS i praksis i Hillerød Ejendomme

CCS i praksis i Hillerød Ejendomme CCS i praksis i Hillerød Ejendomme 48.000 daglige kunder Rum til byens liv Vi understøtter kommunens aktiviteter med funktionelle, tidssvarende og attraktive fysiske rammer. Vi er en helt almindelig gennemsnitlig

Læs mere

Informationsmøde om NemRefusion. Torsdag den 15. april 2010

Informationsmøde om NemRefusion. Torsdag den 15. april 2010 Informationsmøde om NemRefusion Torsdag den 15. april 2010 Velkomst Dagsorden Baggrunden for NemRefusion Præsentation af NemRefusion Informationskampagnen Spørgsmål Baggrunden for NemRefusion Mie Skovbæk

Læs mere

Balancen mellem de interne nødvendigheder og de eksterne påvirkninger reguleres i kommunens it-strategi som præsenteres herunder.

Balancen mellem de interne nødvendigheder og de eksterne påvirkninger reguleres i kommunens it-strategi som præsenteres herunder. It-strategi 1.0 Indledning Flere og flere forretningsprocesser i kommunerne stiller krav til it-understøttelse, og der er store forventninger til at den offentlige sektor hænger sammen inden for it-området.

Læs mere

Skal du bygge? Garage, carport, udhus, overdækning, drivhus og lignende bygninger TEAM BYGGESAG

Skal du bygge? Garage, carport, udhus, overdækning, drivhus og lignende bygninger TEAM BYGGESAG Skal du bygge? Garage, carport, udhus, overdækning, drivhus og lignende bygninger TEAM BYGGESAG Hej! I denne vejledning kan du læse, hvilke bestemmelser der gælder, når du skal opføre garage, carport,

Læs mere

NemRefusion den intelligente, digitale postkasse

NemRefusion den intelligente, digitale postkasse NemRefusion den intelligente, digitale postkasse I 2010 lancerer KOMBIT A/S i samarbejde med KL og Arbejdsmarkedsstyrelsen den nye syge- og barseldagpengeløsning, NemRefusion. Den nye løsning er en moderniseret

Læs mere

Digitale ambassadører

Digitale ambassadører Digitale ambassadører 01-01-2013 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg I juni 2012 vedtog Folketinget lov om digital post og lov om obligatorisk selvbetjening, som gør det obligatorisk for erhvervsliv

Læs mere

Sager på tværs. MOX giver sammenhængende processer på tværs af it-systemer

Sager på tværs. MOX giver sammenhængende processer på tværs af it-systemer Sager på tværs MOX giver sammenhængende processer på tværs af it-systemer 2 Sager på tværs Vil I gerne gøre det nemmere at sende dokumenter på tværs af jeres kommune? Så er MOX noget for jer! En kommune

Læs mere

FORRETNINGSSTRATEGI SUNDHED.DK

FORRETNINGSSTRATEGI SUNDHED.DK FORRETNINGSSTRATEGI SUNDHED.DK INDHOLD 01 Om dokumentet 3 02 Sundhed.dk s forretning 4 02.1 Mission og vision 4 02.2 Sundhed.dk s position og marked 4 02.3 Sundhed.dk s fundament og leverancer 5 02.4 Målgrupper

Læs mere

Opkvalificering hos bygherren

Opkvalificering hos bygherren Opkvalificering hos bygherren - når BIM er et krav Hvor og hvordan skal man starte, når man kan se fordelene ved at digitalisere sine arbejdsprocesser? Hvordan får man overblik over muligheder og udfordringer,

Læs mere

Digitaliseringsgruppen. Referat

Digitaliseringsgruppen. Referat Digitaliseringsgruppen Referat Dato: 7. juni 2012 Tidspunkt: Kl. 13:30 Sted: Medlemmer: Fraværende medlemmer: Mødes i Borgerservice herefter Udvalgsværelset Lars Svenningsen, Anders M. Sørensen, Betina

Læs mere

Evaluering af One Stop Erhvervsservice

Evaluering af One Stop Erhvervsservice Bilag 1 Evaluering af One Stop Erhvervsservice Indholdsfortegnelse 1 Etablering af én indgang for virksomheder virksomhedsservice 1 Tilfredshedsmålinger 2 On-line-målinger 3 Skrivekursus 3 Professional

Læs mere

Kommunikationsstrategi

Kommunikationsstrategi NETOP netværk for oplysning Kommunikationsstrategi for lokalforeninger - 2011 Martin T. Hansen 1 Intro NETOPs medlemsforeninger er meget forskellige og har meget forskellige måder at kommunikere på. Som

Læs mere

Ledelsens evaluering af CMT kvalitetssystem 2011

Ledelsens evaluering af CMT kvalitetssystem 2011 1. Indledning Center for Miljø & Teknik er etableret 1. september 2011. En ny ledelse er netop tiltrådt, og der står effektivisering, innovation og digitalisering på dagsordenen nu og i årene fremover.

Læs mere

Fordelingen af kommunale gevinster i business casen for initiativet Genbrug af adressedata

Fordelingen af kommunale gevinster i business casen for initiativet Genbrug af adressedata NOTAT MINISTERIET FOR BY, BOLIG OG LANDDISTRIKTER Fordelingen af kommunale gevinster i business casen for initiativet Genbrug af adressedata 18. juli 2012 Sag: /mli-mbbl Baggrund Initiativet Genbrug af

Læs mere

Sikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015

Sikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet

Læs mere

Projektplan den interne del

Projektplan den interne del HERNING BIBLIOTEKERNE Brændgårdvej 2 7400 Herning Tlf. 96 28 88 00 Fax. 96 28 88 01 www.herningbib.dk CVR 29 18 99 19 EAN nr. 5798005500049 Dato: 22. juni 2012 Sagsbehandler: Saj Sagsnr.: [Sagsnummer]

Læs mere

EDS Lå n til betåling åf ejendomsskåtter processer, regler og informåtion

EDS Lå n til betåling åf ejendomsskåtter processer, regler og informåtion EDS Lå n til betåling åf ejendomsskåtter processer, regler og informåtion Indhold 1. Indledning... 1 Rapportens indhold... 1 2. Kontekst for ansøgning om lån til ejendomsskat... 3 Livssituationer... 3

Læs mere

Lean i den offentlige sektor. Anvendelse af Lean Management i kommuner, regioner og stat

Lean i den offentlige sektor. Anvendelse af Lean Management i kommuner, regioner og stat Lean i den offentlige sektor Anvendelse af Lean Management i kommuner, regioner og stat Lean i den offentlige sektor Anvendelse af Lean Management i kommuner, regioner og stat Marts 2007 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Samarbejde og udvikling

Samarbejde og udvikling Samarbejde og udvikling Benchmarking Læring Udvikling Effektivitet Februar 205 Indhold. Baggrund og formål 2. erne 3. BLUE modellen Benchmarking Læring Udvikling Effektivisering 4. Forløb 5. Spørgsmål

Læs mere

Medarbejder udvikling og øget effektivitet i. Borgerservice centret

Medarbejder udvikling og øget effektivitet i. Borgerservice centret Medarbejder udvikling og øget effektivitet i Borgerservice centret God borgerservice er god forretning! Undersøgelse viser en direkte sammenhæng mellem oplevelsen af jeres Borgerservice, og borgernes vilje

Læs mere

Universitets- og Bygningsstyrelsen Mette Carstad / 04. marts 2010 Når byggeriet digitaliseres

Universitets- og Bygningsstyrelsen Mette Carstad / 04. marts 2010 Når byggeriet digitaliseres Universitets- og Bygningsstyrelsen Mette Carstad / 04. marts 2010 Når byggeriet digitaliseres Statens Byggevirksomhed Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste (FBE) Forsvarsministeriet Universitets-

Læs mere

DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN

DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN HVORFOR EN FÆLLESKOMMUNAL RAMME ARKITEKTUR? Digitalisering er afgørende for udviklingen af de kommunale kerneopgaver, fordi Borgerne skal møde en nær og sammenhængende

Læs mere

HVORDAN FÅR VI DET OPTIMALE UDBYTTE AF VORES ESDH-SYSTEM?

HVORDAN FÅR VI DET OPTIMALE UDBYTTE AF VORES ESDH-SYSTEM? HVORDAN FÅR VI DET OPTIMALE UDBYTTE AF VORES ESDH-SYSTEM? Forvaltningsetik og dokumentation i praksis Kristina Svendsen og Morten Wellendorf 05. november 2014 1 Dagsorden 1. Krav til sagsbehandling og

Læs mere

Fra vision til dagligdag Implementering af EU s reform af landbrugsstøtten. IMPULS, 17. september 2015

Fra vision til dagligdag Implementering af EU s reform af landbrugsstøtten. IMPULS, 17. september 2015 Fra vision til dagligdag Implementering af EU s reform af landbrugsstøtten IMPULS, 17. september 2015 Indhold NaturErhvervstyrelsen Lidt om vores it Implementeringen af landbrugsreformen 14. September

Læs mere

Digital Post - Fjernprint - Sikker mail. Erfaring fra Næstved Kommune. Lean metoden

Digital Post - Fjernprint - Sikker mail. Erfaring fra Næstved Kommune. Lean metoden Erfaring fra Næstved Kommune Implementering med Lean metoden Helle Bonvang, Projektleder hebon@naestved.dk Lean i sig selv må ikke blive målet Lean er en metode til at opnå målet Outputmanagement system

Læs mere

Velkommen. Velkommen til høringen af forslaget til en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-

Velkommen. Velkommen til høringen af forslaget til en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016- 1 of 18 Velkommen Velkommen til høringen af forslaget til en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020 "Lokal og digital - et sammenhængende Danmark". Med henblik på det videre arbejde med strategien

Læs mere

Notat. Aarhus Kommune. Plan for implementering af kanalstrategien i Aarhus Kommunes Magistratsafdelinger. Kulturudvalget

Notat. Aarhus Kommune. Plan for implementering af kanalstrategien i Aarhus Kommunes Magistratsafdelinger. Kulturudvalget Notat Emne: Til: Kopi til: Plan for implementering af kanalstrategien i Aarhus Kommunes Magistratsafdelinger Kulturudvalget Styregruppen for Borgerservice Den 24. oktober 2011 Aarhus Kommune Kultur og

Læs mere

Digital Økonomi. Effektivisering af løn- og økonomiopgaver i Fredericia Kommune

Digital Økonomi. Effektivisering af løn- og økonomiopgaver i Fredericia Kommune Digital Økonomi Effektivisering af løn- og økonomiopgaver i Fredericia Kommune 24-10-2011 FREDERICIA KOMMUNE 23. september 2011 Strategi for Digital Økonomi Baggrund Det strategiske udviklingsprojekt Fredericia

Læs mere

BRFkredit, nu med virtualisering

BRFkredit, nu med virtualisering Driftschef Bent Reidar Andersen, BRFkredit BRFkredit, nu med virtualisering Serverplatformen hos BRFkredit er nu virtuel efter en omfattende servervirtualisering, der allerede efter to år giver BRFkredit

Læs mere

Brønderslev-Dronninglund Kommune

Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47

Læs mere

Skitseplan til etablering af Vestegnens fælleskommunale hotline

Skitseplan til etablering af Vestegnens fælleskommunale hotline 1. Baggrund Med udgangspunkt i et initiativ fra Kommunaldirektørerne på Vestegnen har en tværkommunal arbejdsgruppe i 2012/2013 bl.a. undersøgt, hvilke muligheder der er for at etablere en borgerrettet

Læs mere

Struer Kommunes Service- og Kanalstrategi 2012-2015. Struer skifter kanal TÆT PÅ MENNESKER TEKNOLOGI OG NATUR

Struer Kommunes Service- og Kanalstrategi 2012-2015. Struer skifter kanal TÆT PÅ MENNESKER TEKNOLOGI OG NATUR Struer Kommunes Service- og Kanalstrategi 2012-2015 Struer skifter kanal TÆT PÅ MENNESKER TEKNOLOGI OG NATUR INDHOLD: Hvad er en service- og kanalstrategi Borgerne kan selv (Indledning) (Målgrupper) Derfor

Læs mere

Den enkle vej til. Virk.dk. Effektive indberetningsløsninger til det digitale Danmark. www.capevo.dk

Den enkle vej til. Virk.dk. Effektive indberetningsløsninger til det digitale Danmark. www.capevo.dk Den enkle vej til Virk.dk Effektive indberetningsløsninger til det digitale Danmark. www.capevo.dk Lad os gøre arbejdet Digital selvbetjening og indberetning på Virk.dk forenkler arbejdsgangene og giver

Læs mere

Solrød Kommunes Digitale Rådhus

Solrød Kommunes Digitale Rådhus SOLRØD KOMMUNE Solrød Kommunes Digitale Rådhus Service- og kanalstrategi for Solrød Kommune November 2010 Formål og afgrænsning Solrød Kommunes service- og kanalstrategi skal sikre en tilgængelig og kvalificeret

Læs mere

Carport, garage, udhus eller terrasseoverdækning

Carport, garage, udhus eller terrasseoverdækning Carport, garage, udhus eller terrasseoverdækning Carport, garage, udhus eller terrasseoverdækning Skal du opføre en carport, garage, udhus eller terrasseoverdækning, er der en række regler og forhold,

Læs mere

Social-, Børne- og Integrationsministeriet. Kommunikationsstrategi

Social-, Børne- og Integrationsministeriet. Kommunikationsstrategi Social-, Børne- og Integrationsministeriet Kommunikationsstrategi 2 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI Social-, Børne- og Integrationsministeriet arbejder for at skabe reelle fremskridt for den enkelte borger. Det

Læs mere

GIS-strategiplan 2008. Helsingør Kommune. GIS-strategiplan 2008

GIS-strategiplan 2008. Helsingør Kommune. GIS-strategiplan 2008 Helsingør Kommune 1. Baggrund og projektgruppe 2. Rapporten 3. Behov og ønsker 4. Muligheder og standarder 5. Principper for GIS 6. Organisation og Økonomi 7. Efterfølgende 8. (Anvendelses eksempler) 1

Læs mere

Brug af digitale medier

Brug af digitale medier Brug af digitale medier Tønder Kommune bruger i vid udstrækning digitale medier både i den interne og den eksterne kommunikation. I de kommende år vil digitale medier få endnu større betydning både eksternt

Læs mere

Vedrørende: Sagsnavn: Sagsnummer: Skrevet af: E-mail: Forvaltning: Dato: Sendes til: Synergi mellem områder

Vedrørende: Sagsnavn: Sagsnummer: Skrevet af: E-mail: Forvaltning: Dato: Sendes til: Synergi mellem områder Vedrørende: Særlige opmærksomhedspunkter i Rambølls rapport Sagsnavn: Ejendomsservice Sagsnummer: 82.00.00-A00-3-13 Skrevet af: Rikke Hylleberg Clausen E-mail: rikke.hylleberg.clausen@randers.dk Forvaltning:

Læs mere