Kommunernes forberedelse på at modtage Byg og Miljø i drift

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Kommunernes forberedelse på at modtage Byg og Miljø i drift"

Transkript

1 Kommunernes forberedelse på at modtage Byg og Miljø i drift Erfaringer fra de seks kommuner der har arbejdet med DOB Vejle Kommune, Rudersdal Kommune, Gentofte Kommune, Gladsaxe Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune, Aarhus Kommune - Foråret 2012

2 INDHOLD 1 Ledelsesresume Digitalisering er en nødvendighed Hvorfor forberede sig på at modtage BYG OG MILJØ? Konkrete anbefalinger baseret på pilotkommunernes erfaringer Benyt lejligheden til at få fællesoffentlige data opdaterede Tænk i at få etableret integrationer mellem BYG OG MILJØ og fag- og ESDH-systemer Fokuser på at der er effektivisering i at se på processer og arbejdsgange Markedsføring er vigtig for at få mange til at bruge den nye kanal Vær forberedt på at levere first line support (support til kunder og medarbejdere) Etabler et godt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it Få lavet et realistisk budget Betragt opgaven som et forandringsprojekt Se muligheder for tværkommunale samarbejder Dataopdatering og integrationer til kommunens ESDH- og fagsystemer Integrationer til ESDH- og fagsystemer Vejle Kommunes erfaringer med dataopdatering forud for DOB Scanning af byggesagsarkiv Proces og arbejdsgange Markedsføring Intern kommunikation Ekstern markedsføring Ekstern markedsføring i Gentofte Kommune Ekstern markedsføring i Lyngby-Taarbæk Kommune Ekstern markedsføring i Rudersdal Kommune Ekstern markedsføring i Gladsaxe Kommune First line support i kommunen Samarbejde med it-afdelingen Budgetteringen Der er tale om en forandringsproces Mulighed for tværkommunale samarbejder

3 1 Ledelsesresume Denne rapport er udarbejdet på opfordring fra KOMBIT, der af KL har fået i opdrag at udbyde et landsdækkende webbaseret it-system, der skal give borgere og virksomheder mulighed for at ansøge digitalt om byggesager, ansøgninger vedr. fredede bygninger og udvalgte sager på miljøområdet. KOMBIT vil efterfølgende sammen med en valgt leverandør og kommunerne udvikle Byg og Miljø (tidligere MDB). Rapporten opsamler de erfaringer, som seks kommuner har med digital byggesagsbehandling. I perioden samledes seks kommuner, Erhvervs- og Byggestyrelsen samt KL for i fællesskab at afprøve muligheden for at lave et webbaseret ansøgningssystem for byggesager. Pilotprojektet kaldet DOB" resulterede i, at der i 2010 blev åbnet for digital ansøgning i Gentofte, Rudersdal, Gladsaxe, Lyngby Taarbæk, Vejle og Aarhus Kommune. Selvom pilotprojektet er afsluttet, fungerer pilotversionen i de seks kommuner frem til den landsdækkende løsning Byg og Miljø er klar til brug i den enkelte kommune. Man kan se pilotversionen på De erfaringer, som de seks kommuner har gjort sig i pilotprojektet, er samlet i dette notat og vil være en inspirationskilde til de kommuner, der står overfor at skulle forberede sig til at modtage digitale ansøgninger i den kommende løsning Byg og Miljø. Notatet er udarbejdet af repræsentanter fra de seks DOB-kommuner i foråret Digitalisering er en nødvendighed Kommunerne står på en brændende platform. Kommunerne skal digitalisere, det er den vej samfundet og de øvrige parter i byggesagen går. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi har et mål om at: 80 kommuner har implementeret digital ansøgning i % af ansøgerne gør brug af Min Digitale Byggesag. Digitalisering af ansøgningsprocessen er kun en lille del af digitaliseringen af byggesagerne. Vi skal også ude i kommunerne gøre relevante data tilgængelige for borgerne. Lokalplaner, kommuneplaner, GIS-data med mere skal være tilgængelige digitalt. Vi skal TÆNKE hele området digitalt. Rådighedsindskrænkninger, lovgivningen og Bygningsreglementet skal kunne fremsøges digitalt og skal kunne spille sammen med BYG OG MILJØ, hvis vi skal klare de udfordringer fremtiden byder os. 1.2 Hvorfor forberede sig på at modtage BYG OG MILJØ? Den kommunale byggesagsbehandling skal være digital. Som den fjerde part i byggeriet, skal også byggesagsbehandlingen være digital. De tre andre parter: Håndværkeren, rådgiveren og bygherren står lige nu og tripper og venter på, at også den kommunale byggesagsbehandling bliver digitaliseret. Selv om BYG OG MILJØ først er klar i 2013, kan vi allerede nu begynde at forberede os. Når verden ændrer sig, er det nødvendigt at være klar til at imødegå forandringerne, og vi skal i kommunerne være klædt på til at håndtere opgaven. Det er en stor opgave i de fleste kommuner at gå fra en mere eller mindre analog byggesagsbehandling med meget papir til den ideelt set papirløse behandling. Det handler om at skabe bro mellem noget nyt og gammelt, uden at skabe for stor usikkerhed og miste for meget i processen. I mange kommuner er digitalisering allerede nu en proces, hvor man løbende vænner sine medarbejdere og kunder til forandringen. Vi har i dette notat som eksempel beskrevet, hvad der er gjort i Gentofte og Gladsaxe Kommuner. Især Gladsaxe Kommune er nu meget langt og arbejder i det daglige næsten fuldt digitalt. 2

4 1.3 Konkrete anbefalinger baseret på pilotkommunernes erfaringer Med udgangspunkt i vores erfaringer vil vi give følgende konkrete anbefalinger til, hvor der i særlig grad er brug for forberedelse: 1. Benyt lejligheden til at få fællesoffentlige data opdaterede 2. Tænk i at få etableret integrationer mellem Byg og Miljø og fag- og ESDH-systemer 3. Fokuser på at der er effektivisering i at se på processer og arbejdsgange 4. Markedsføring er vigtig for at få mange til at bruge den nye kanal 5. Vær forberedt på at levere first line support 6. Etabler et godt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it 7. Få lagt et realistisk budget 8. Betragt opgaven som et forandringsprojekt 9. Se muligheder for tværkommunale samarbejder Benyt lejligheden til at få fællesoffentlige data opdaterede Alle data for din kommune skal gås igennem med en tættekam. Vores erfaringer er, at der er mange mangler og fejl i både de kommunale og de nationale data og registre. DOB har trukket på følgende fællesoffentlige registre: PlansystemDK Arealdata fra Danmarks Miljøportal WFS/WMS fra Kort- og Matrikelstyrelsen Ejendomsdata fra OIS, BBR Ejendomsdata fra OIS, ESR Derudover trak DOB på Save Fredede og bevaringsværdige bygninger (FBB). Der er ikke blevet trukket på lokale data. Der blev i DOB lagt til grund, at der kun skal trækkes på data, der er placeret i fællesoffentlige registre. Opgaven består især i at gennemgå lokalplaner, byplanvedtægter og kommuneplan og dermed sikre, at alt i Plan.dk er helt opdateret. Derudover bør det sikres, at BBR er så opdateret som muligt, at beskyttelseslinjerne i Danmarks Miljøportal er i orden osv. For at få et godt udbytte af en digital byggeansøgningsproces er det derudover klart en fordel, at det historiske byggesagsarkiv er digitaliseret. DET ER UMULIGT, AT DIGITALISERE BYGGESAGSBEHANDLINGEN, HVIS GRUNDLAGET IKKE ER DIGITALT Tænk i at få etableret integrationer mellem BYG OG MILJØ og fag- og ESDH-systemer På landsplan ligger der mange udfordringer, når BYG OG MILJØ skal snakke sammen med forskellige kommunale systemer, f.eks. de forskellige ESDH- og fagsystemer. Det er oplagt at gå sammen i indkøbsnetværk for at sikre integration. Der er ingen tvivl om, at automatisering også på dette felt vil medføre effektiviseringer i byggesagsbehandlingen Fokuser på at der er effektivisering i at se på processer og arbejdsgange Gladsaxe Kommune er foregangskommune indenfor digital byggesagsbehandling. Kommunen har systematisk og vedholdende gennem snart fem år arbejdet målrettet mod en fuldstændig digitalisering af arbejdsgangene i byggesagsbehandlingen. Gladsaxe Kommune er nået langt og har i denne rapport viderebragt en række erfaringer. 3

5 Nogle af fokuspunkterne i Gladsaxe Kommunes forløb har været: Accept af forløbet og omkostningerne overalt i organisationen Ledelsesforankring er absolut nødvendigt Skanning af de historiske byggesager Lean Opgradering af hardware Kompetenceudvikling af medarbejdere Vedholdende fokus på den gode digitale arbejdsgang Markedsføring er vigtig for at få mange til at bruge den nye kanal Gladsaxe, Rudersdal og Gentofte Kommuner har i nærværende rapport videregivet deres erfaringer og givet eksempler på deres markedsføring af DOB. Der bør gennemtænkes en markedsføringsstrategi, der opfanger den udfordring, der ligger i, at almindelige borgere kun bygger 1-2 gange i et helt livsforløb Vær forberedt på at levere first line support (support til kunder og medarbejdere) I DOB-regi var det den enkelte kommuner, der varetog first line support. Specielt i forbindelse med ny lancering, lancering af ændringer eller i forbindelse med markedsføringstiltag er det vigtigt, at der afsættes nødvendige ressourcer til at hjælpe brugerne, når de har problemer. Alternativet kan være, at ansøgningen sendes ind via en anden og knapt så effektiv ansøgningskanal Etabler et godt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it Vi har i kommunerne oplevet, at meget it er outsourcet, og at ressourcerne til digitaliseringen ikke længere er i kommunen. Det betyder, at det kan knibe med at få et godt samarbejde med dem, der står for kommunens it. Det er nødvendigt, at skabe forståelse i hele organisationen for de nødvendige ændringer i backoffice, og det er absolut nødvendigt, at have it-sagkundskab tæt på processen. I en periode kan det være en fordel, at have en it-kyndig ansat i byggesagsafdelingen for at støtte i processen. Der kan typisk være tale om, at medarbejderne skal have flere skærme, at inddataboksen skal være større, eller at der indkøbes og etableres storskærme, hvor store tegninger kan vises, og hvor der kan laves noter på Få lavet et realistisk budget Det koster penge og tid at digitalisere. Alt i alt har det kostet Gladsaxe Kommune 5 mio. kr. (inklusive skanning af de historiske byggesager) over 5 år. I henhold til den business case, der er lavet, vil pengene være betalt tilbage indenfor 10 år. Besparelsen bliver hentet på en mere rationel arbejdsgang uden, at det går ud over kvaliteten, og samtidig vil ansøgerne af byggetilladelser opleve, at kommunen altid har åbent. Skanning af byggesagsarkivet har været den største enkeltpost, ellers er pengene gået til hardware, uddannelse og opdatering af software. Der er sparet ca. 2 medarbejdere i afdelingen på de 6 år Betragt opgaven som et forandringsprojekt Der er nogle helt generelle faktorer, der skal overvejes inden man går i gang med et forandringsprojekt, som fx digitaliseringen af byggesagsbehandlingen. I god tid, fx 1½ år før idriftsættelse, skal der i kommunen 4

6 vælges en gruppe der kan gå foran og forberede overgangen. Der er nogle grundlæggende overvejelser, der skal være på plads: Har man rette og tilstrækkelige med nøglepersoner? Hvis de ikke er med, vil det blokere for forandringen. De skal være klar allerede nu og være med til, stille og roligt, at forberede organisationen på forandringen. Er de rette eksperter i organisationen med? Der har været problemer i nogle kommuner med overhovedet at lokalisere eksperterne. Er der i gruppen tilstrækkelige medlemmer med en høj troværdighed og respekt, så deres beslutninger/udtalelser bliver taget alvorligt? Er der nok erfarne ledere til at gennemføre forandringen? Se muligheder for tværkommunale samarbejder Derfor må det anbefales at gøre sig overvejelser om tværkommunale samarbejder. Der ligger effektiviseringsmuligheder i netop samarbejde på tværs af kommuner, hvor fuld udnyttelse af de byggefaglige kompetencer kan foregå, hvis det digitale virker. 2 Dataopdatering og integrationer til kommunens ESDH- og fagsystemer 2.1 Integrationer til ESDH- og fagsystemer Der var mange udfordringer i forhold til, at få DOB til at snakke sammen med forskellige kommunale systemer f.eks. de forskellige ESDH- og fagsystemer. Udfordringen var så stor, at den blev opgivet i pilotprojektet. Der blev således ikke etableret integrationer til ESDH-systemer i pilotperiodens forløb. Dette er et signal om, at etablering af integrationer kræver en vis indsats, hvis de skal fungere. Derfor er det en god ide, at gå i gang med arbejdet med integrationer, så snart KOMBIT melder en snitfladebeskrivelse ud. I forhold til det kommende Byg og Miljø-system synes det oplagt at gå sammen i indkøbsnetværk for at deles om udgiften til at lave integrationerne. Der er ingen tvivl om, at automatisering også på dette felt vil medføre effektiviseringer i byggesagsbehandlingen. 2.2 Vejle Kommunes erfaringer med dataopdatering forud for DOB I Vejle Kommune valgte vi forud for DOB at fokusere på at få bragt datakvaliteten af de dataregistre som DOB trækker på så god som mulig. Udgangspunktet var at skabe et klart administrationsgrundlag ud fra en devise om: Data skal kunne hentes fra et sted. Når data så er samlet, skal registre løbende opdateres. Noget som har været problematisk i Vejle Kommune, er at mange data i både de lokale og de centrale databaser ikke var ajourførte, simpelthen fordi ressourcerne, eller behovet ikke havde været der. Men med øget fokus på, at borgere og virksomheder skal kunne betjene sig selv 24-7, skal datakvaliteten stærkt forbedres. DOB har trukket på følgende fællesoffentlige registre: PlansystemDK Arealdata fra Danmarks Miljøportal WFS/WMS fra Kort- og Matrikelstyrelsen Ejendomsdata fra OIS, BBR Ejendomsdata fra OIS, ESR 5

7 Der er ikke trukket på lokale data (med undtagelse af en særlig konstellation for Vejle Kommune, fordi der ved DOB-projektets start ikke var lavet FOT-data for kommunen). Der blev i DOB lagt til grund, at der kun skal trækkes på data, der er placeret i fællesoffentlige registre. Et andet væsentligt register at sikre opdatering af er BBR-registeret. Plandata i kommuneplan og lokalplaner I Vejle Kommune viste det sig, at der manglede en del opdatering af datasæt som beskyttet natur og de forskellige byggelinjer og beskyttelseslinjer i plan.dk. En del af disse opdateringer ligger hos kommunerne, og det er en klar fordel at få sådanne data bragt i orden i Danmarks Miljøportal, inden man sætter gang i ansøgninger via Byg og Miljø. Mange informationer som trækkes ud af plandata, kommuneplaner og lokalplaner er ikke obligatoriske oplysninger, og disse er derfor ofte ikke opdaterede eller tilgængelige digitalt i plan.dk. Det gælder f.eks. oplysninger om bebyggelsesprocent, maksimal bygningshøjde og maksimalt etageareal. Også forhold omkring selve byggeriets udtryk kan være fastlagt ved retningslinjer i planerne, men er ikke lagt i plan.dk. Disse forhold fremgår kun af den tilhørende pdf. I plan.dk kan kommunerne selv forbedre administrationsgrundlaget ved at sørge for opdatering af plan.dk med sådanne relevante data, også selvom de ikke er obligatorisk at indberette. 2.3 Scanning af byggesagsarkiv Et vigtigt grundlag for at kunne lave selvbetjening i en byggeansøgning er, at borgere og virksomheder kan se i det historiske byggesagsarkiv. Byggesagsarkivet har i pilotprojektet DOB været udstillet på lidt forskellig vis. I nogle kommuner har alle haft adgang (Vejle Kommune), i andre kommuner har borgere og virksomheder skulle bede om adgang (Gladsaxe Kommune), mens byggesagsarkivet endnu ikke er blevet digitaliseret i Aarhus Kommune. En gængs opfattelse er, at når det historiske byggesagsarkiv er skannet, så er det digitalt. Overordnet set, er det også korrekt, men der er lang vej fra et skannet byggesagsarkiv til et digitalt materiale der kan anvendes direkte i byggesagsbehandlingen. Prøv at forestille jer, en digital ansøgning om en tilbygning til en eksisterende sag, og så får man bebyggelsesprocenten ud med to decimaler? Sådan er det ikke, men det er et mål. 3 Proces og arbejdsgange I dette afsnit gengives Gladsaxe Kommunes fortælling om det at arbejde med LEAN og papirløse sagsgange og som et eksempel på, hvad der kan opnås ved at have det rette fokus. Hvorfor lykkedes det så med DOB i Gladsaxe Kommune? Der er kun sjældent én vej til målet. Nedenstående er en fortælling, der primært er baseret på erfaringerne med en god og succesfuld digitaliseringsproces, der er gennemført i Gladsaxe Kommunes Byggesagsafdeling i årene Visse elementer væver sig dog igennem hele forløbet som en rød tråd og disse erfaringer vil i det efterfølgende fremstå som forsigtige generaliseringer. Stoffet er for overskuelighedens skyld ordnet i en slags digitaliseringens dogmer: Først TEAM, så LEAN og siden DIGITALISERING Der er tale om en PROCES. Den tager vi lige en gang til: Der er tale om en PROCES. Der er tale om en proces, der aldrig stopper. Der er med andre ord ingen vej tilbage. Men du kan sagtens indløse en billet til et tog, der ér gået. Mange konsulentfirmaer lever af dette. Har du f.eks. hørt om de talrige lean-konsulenter, der har været indover en eller anden kommunal forvaltning med analyse af arbejdsgange og forslag til nye processer? Som regel dør disse initiativer, når konsulenten er ude af døren, og de lovede effektiviseringer (og besparelser) kommer aldrig. Effektiviseringer og besparelser kræver en ledelsesmæssig forankring, og hvis denne forankring ikke er tilstede ja så dør initiativet. 6

8 I Gladsaxe Kommune ( indbyggere og ca byggesager pr. år) tog vi konsekvensen af dette, og vi forberedte os til, at der nok ikke var en nem vej til målet. Vi startede med at ændre kulturen radikalt. Udgangspunktet var enkeltstående sagsbehandlere med tilhørende kampe mellem administrativt personale og byggeteknikere til 3 team hver bestående af 1 administrativ og 3 teknikere. Vi startede med at indtage et storrumskontor [hvilket er en proces i sig selv, som kun behandles sporadisk i denne kontekst]. Der blev undervejs arbejdet ud fra en gennemført Belbin-test (analyse af teamsammensætningen), der IKKE skabte den perfekte teamstruktur, fordi vi kun var 12 medarbejdere. Testen gav derimod en forståelse for de forskellige faglige roller og en overbevisende indsigt i kollegaernes særheder, som efterfølgende resulterede i et decideret godt arbejdsklima. Der blev suppleret med forskellige udefra kommende spotoplevelser i form af dagsaktuelle debattører, f.eks. en fremtidsforsker og en præst og så var teamstrukturen på plads. Der var altså etableret det, man i den producerende del af verden kalder selvstyrende grupper. Dermed var grunden lagt til at introducere LEAN, hvilket dybest set blot betyder, at organisationen trimmer sine processer. Vi brugte 2 år på at strømline vores byggesagsafdeling. Det kan varmt anbefales, at dykke ned i dette både brugte og misbrugte begreb. Uden lean-værktøjskassens værdistrømsanalyser, kaizen møder, mv. var vi formodentlig ikke blevet i stand til at demonstrere vores effektivitet i Gladsaxe Kommune. Med Lean-management halverede vi vores sagsbehandlingstid på 2 år, og såvel teamorganiseringen som lean-processerne blev vores adgangsbillet til det digitale tog. Det har meget handlet om den enkelte medarbejders adoption af principperne, og dermed den grundlæggende forståelse for mobilisering og løbende udvikling. I lean-sproget kalder man arbejdsgangsanalyser for værdistrømsanalyser (det er næsten det samme, og alligevel ikke). Med lean-ledelse kan man nå langt i retning af effektivisering, der skaber lidt luft i ellers kompakt sagsbehandling. Men de store landvindinger kommer, når processerne decideret tænkes og kreeres digitalt. Her genereres det oplagte besparelsespotentiale. I Gladsaxe Kommune blev PAPIRLØSHED en slags dogmeregel i vores arbejde. Det Digitale Byggeri (DDB) For ca. 20 år siden blev de første armbøjninger gjort i forhold til at digitalisere den samlede byggesektor i Danmark. Det blev til en statslig satsning omkring årtusindskiftet på ca. 30 mio. Formålet var at strømline byggebranchen og samtidig overkomme det årlige spild på ca. 17 mia. om året som forskellige analyser viste. Der blev bl.a. nedsat et sekretariat (bips), som skulle koordinere de 5 hovedmål udtrykt i de såkaldte bygherrekrav: Udbud, tilbudsgivning og licitation via internettet 3D digitale modeller Projektweb - også på byggepladsen Digital aflevering af data om drift af byggeriet Og gennemførelsen af et fundament (nyt klassifikationssystem) 7

9 Undervejs er der dannet konsortier på tværs af traditionelle skel i byggebranchen, og efter 10 år er mange af tankerne blevet til virkelighed, omend undersøgelser viser, at der stadig er et milliard-stort besparelsespotentiale i sektoren. Processen har givetvis hjulpet den danske byggesektor, men undervejs er der opstået nye debatter, f.eks. om hvorvidt der skal designes i 2D eller 3D. Rådgiverbranchen har længe arbejdet i 3D-modeller, og efterhånden er mange grene af især byggevareindustrien begyndt at tænke i produktmodeller. Der tales nu om egentlig projektering i BIM (Building Integrated Models) med tilhørende international standardisering. Alt sammen noget en lille byggesagsafdeling naturligvis må forholde sig til. Derfor formulerede Gladsaxe dogmet: Bygningsmyndigheden skal blive BYGGERIETS 4. PART. Sæt strøm til dokumenterne eller digitaliser sagsbehandlingen Forhold jer til BLANKETSYNDROMET. Megen snak om digitalisering indledes med spørgsmålet: Hvordan kan vi gøre vores dokumenter digitale? Mange kommer i tanke om word-skabeloner for standardskrivelser, omlægning af papir-blanketter til excel-regneark osv. Digitalisering handler dog nok så meget om digitale arbejdsprocesser. Derfor opstod idéen om papirløshed altså: Hvordan kan vi ændre papir-tænkte arbejdsgange? Det er fint med brevskabeloner osv. Det er også fint med værdistrømsanalyser, men lær jer selv, at arbejdsgange skal tænkes DIGITALT. Det kan blive en hel sport at opnå digitale genveje at kortslutte traditionelle arbejdsrutiner. Tænk dokumenter, planer, mv. i en digital kontekst, hvilket bl.a. kan betyde, at alting tænkes i småbidder, der frit kan kombineres i stedet for store sammenhængende tekstmængder. Scanning af byggesagsarkivet. Netop scanning er vel det korrekte ord for det første skridt i retning af et digitalt byggesagsarkiv. I Gladsaxe tog processen 3 år med eksternt firma på opgaven. Herefter blev alle dokumenter og tegninger placeret på et såkaldt web-lager, og en moderne sortering kunne finde sted. Denne sortering inkluderede bl.a. fjernelse af alle CPR-numre og sårbare dokumenter ifølge PET s liste. Vær opmærksom på at terrorlovgivningen har skærpet kravene ift. tidligere. I denne sammenhæng er det et must, at der er tale om en OCR-scanning, hvorved søgning i hele arkivet kan finde sted. I Gladsaxe var der tale om dokumenter, der fyldte ca. 1.5 km løbende hyldemeter i det gamle papirarkiv. Man skal dog være opmærksom på, at scanning er en 2Dteknologi, og hvis tegninger skal matche fremtidens BIM-modeller bør det overvejes, hvorvidt de skal vektoriseres (rejses i 3D). Samlet skal der kigges på alle hjørner i sagsbehandlingen alle løstflagrende papirkort må digitaliseres, og der skal med andre ord etableres en GIS-strategi i forvaltningen. 8

10 Forbindelsen til BBR bør automatiseres, og medarbejdernes arbejdsrutiner skal understøttes af digitale hjælpemidler. Få styr på alle de lokale databaser I anvender eller etabler nye databaser. Det kræver programmeringstid, men det indhentes hurtigt i den daglige drift. De fællesoffentlige databaser var sikret igennem DOB og vil blive det gennem BYG OG MILJØ. Eller dogmemæssigt formuleret: etabler en IKT-POLITIK. (Den gode) Sagsbehandling og service Sagsbehandling/sagsstyring skal tænkes både indadtil og udadtil. De digitale arbejdsgange bør afspejle borgerens/brugerens behov. Det betyder i praksis, at det er nødvendigt at forholde sig til såvel stigende mailkorrespondance som nye digitale medier. I Gladsaxe Kommune blev både telefontid og åbningstid korrigeret som konsekvens af dette. Det bør yderligere overvejes, hvordan digitalisering kan understøtte kundens behov for præcis service? Det er ikke længere nok med en generel henvisning til kommunens hjemmeside. Det kan f.eks. være et helt legitimt krav, at en kunde kan følge sin sagsbehandlingsproces på nettet. KMD-byggesag og lignende sagsstyringssystemer er frit i luften svævende og medfører ofte dobbeltjournalisering eller manglende dokumenter i kommunens ESDH-system. I Gladsaxe Kommune blev ESDH-systemets ejendomsmodul ændret/ombygget til egentlig styring af byggesager. Under alle omstændigheder skulle dette understøtte DOB. DOB blev netop udviklet ud fra idéen om, at det skulle være nemt at ansøge om byggetilladelse altså en fokusering på kundens behov. Ansøgningsmodulet blev implementeret i 6 pilotkommuner i 2010, og sidegevinsten skulle være en mere smidig intern sagsbehandling (primært gennem modtagelse af flere fuldt oplyste byggesager). Vi har målt på disse forhold, og konklusionen fremhæver, at ansøgerne er tilfredse (om end rådgiverne gerne så, at alle kommuner, de arbejder med, har systemet), samt at den helt store gevinst for byggesagsafdelingen vil kunne udmøntes såfremt ansøgningsmodulet er koblet til ESDH, således at sagerne automatisk opretter sig selv (og evt. at kvitteringsskrivelse automatisk genereres og afsendes elektronisk). Dogmet er en DIGITAL WIN-WIN SITUATION. Kan jeres ESDH-system klare dette, og er alle medarbejdere gearet til denne form for service? 9

11 IT software og hardware Alle medarbejdere fik en ekstra skærm i ca. A3 størrelse, hvilket faktisk ikke var så besværligt, da skærmkortet i forvejen er designet til A-3 skærme. Gamle tegninger i den berømte badelagen størrelse fra arkivet måtte vi indkøbe en enkelt storskærm til. Samtidig fik vi løst udfordringen med tegninger/dokumenter som alle skal kigge på samtidig (f.eks. i mødesammenhæng). Samlede udgift for hardware var ca IPad er overvejet i forbindelse med tilsyn på grund af sin mobilitet. Adobe Professional kan klare problematikkerne med elektronisk stempling af tegninger og måling på tegninger så den må skaffes. Modtagelsen af de mange forskellige formater for tegningsprogrammer løses nemt med viewere hentet fra nettet. Størstedelen af tegningsmaterialet udveksles dog i pdf-filer. Dette format kan endvidere accepteres i diverse arkiv-sammenhænge. GIS udgør en særskilt problematik, idet der findes konkurrerende systemer på markedet. I kommunernes frivillige FOT-samarbejde arbejdes der bl.a. med dette, men alt andet lige bør kommunens førnævnte GISpolitik være klar og entydig. GIS kan endvidere anvendes i samklang med borgeres andre e-systemer f.eks. iphones GPS, der kan afgive koordinater på relevante byggeforhold til kommunens GIS-kort. De fleste supplerer dog med diverse Google services. ESDH-systemer varierer fra kommune til kommune og IT-afdelinger prioriterer forskelligt. Derfor har det været afgørende for vores digitaliseringsproces, at vi selv rummede en ingeniør, der tilfældigvis også havde en datalogisk fortid. Dette forhold lettede kommunikationen væsentligt, idet sammenstødet mellem sprog/verdener SKAL overkommes bl.a. for at undgå unødvendige udgifter. Måske bør der satses målrettet på disse kompetencer ved efteruddannelse/rekruttering af personale. DOB-ansøgningsmodulet udgør hele tankegangen bag udviklingen af BYG OG MILJØ. Den baserer sig direkte på sagstyperne beskrevet i Bygningsreglement. I DOB ligger allerede prototypen på et slags projektweb fildelingsrum. Her kan bygherre dele dokumenter med såvel rådgiver som entreprenør og myndighed. Ansøgningsmodulet er blot ét ud af mange selvbetjeningssystemer, hvorfor det indgår i den samlede uddannelse af kommunens såkaldte ambassadører, der i rådhusets forhal kan vejlede borgere i brugen af digitale systemer. Organisationerne i byggesektoren har decideret ønsket sig ens brugergrænseflade i alle kommuner, således at ansøgningsproceduren ikke drukner i fortolkningsmuligheder. Dogmet må være ENSARTETHED gennem digitalisering såvel udadtil som indadtil. Ledelse og styring VEDHOLDENHED er dogmet når det handler om den ledelsesmæssige indsats i forbindelse med organisationsforandringer. Ikke mindst når det handler om at forstå lean-principperne, der ofte vender tingene på hovedet, f.eks. at sidst indkomne sag skal behandles først! 10

12 Mange vil mene, at så bliver de først indkomne sager aldrig taget. Men i kombination med selvstyrende teams, tillid til leder og kollegaer og ikke mindst kaizen-processen (her afklares f.eks. flow i arbejdsgangene, og der tages stilling til afdelingens udvikling). Kaizen møder foregår typisk ½ time pr. uge, hvor deltagerne står op det er effektivt. Men lean kan ikke læres/indarbejdes på 3 måneder. Der skal typisk satse på resultater efter et par år men så kommer de og så synes medarbejderne ligefrem, at det er sjovt at gå på arbejde. Der er klart tale om en stressnedsættende styringsteknologi. Ledelsesmæssig vedholdenhed kan i denne sammenhæng udøves af både mellemleder og teammedlemmer. Det handler selvsagt om viden om lean, men det handler også om ildsjæle og videndeling. I Gladsaxe Kommune holder vi et kort videndelingsmøde hver morgen og samtidig er organiseringen baseret på ledelse af selvledelse. Tidligere er det blevet nævnt, at der blev etableret 3 teams i ét storrumskontor. Traditionelt er støjproblemer storrumskontorets svøbe. Men vi etablerede samtidig en vagtfunktion, der består af 2 medarbejdere, der på skift bemander et lille kontor, hvor alle indkomne henvendelser behandles. Her klares de støjende telefoner, og dermed bliver der fred og ro i storrumskontoret til granskning af byggesagerne. Alle deltager i vagten på skift, således at der altid sidder én administrativ og én byggetekniker sammen. Herved dækkes de fleste henvendelser, og herved sikres at teammedlemmerne blandes og videndeling sker løbende. Vagten sørger ligeledes for daglig journalisering og visitation af alle nye sager. Efter en vedholdende indsats kører systemet nu af sig selv, hvilket også skyldes topledelsens accept. Dette er nødvendigt måske netop fordi, der ikke er nemme/hurtige genveje. Vi håber, at andre kan bruge Gladsaxes erfaringer, og derigennem trods alt gennemføre forandringerne hurtigere. Og så skal topledelsen egentlig kun sikre at respektive enheder/forvaltninger kører en slags parløb omend processerne kan være vidt forskellige. Stjernehøring kan være en illustration af dette, idet de udgår fra byggesagsbehandlingen og netop inddrager alle andre afdelinger i den tekniske forvaltning i processen. Samarbejde på tværs af afdelinger må helhedstænkes. Digitale hjælpesystemer kan i øvrigt gøre sådanne arbejdsgange mere overskuelige og effektive. Indførelsen af papirløsheden i Gladsaxe har endvidere været en læringsproces eller måske snarere en pædagogisk udfordring. Vi har trænet meget, vi har næsten givet op undervejs, men vi gennemførte. Vores metode har handlet om at spise elefanten i småbidder, så en form for ledelsesmæssig coaching er på sin plads. Den 1. september 2011 blev Gladsaxe Kommunes byggesagsafdeling helt papirløs. Det vil sige næsten. Vi modtager stadig enkelte papiransøgninger, men de scannes allerede i receptionen, hvorefter myndighedsfunktionen kun oplever sagen elektronisk. Og så er der den lille finurlighed, at vores erfaring siger, at papirudgaven af bygningsreglementet alligevel er den hurtigste! Her har Energistyrelsen måske en udfordring? Dogmet må være: FJERN DE DIGITALE SKRANKER. SÆT I GANG 11

13 4 Markedsføring I de enkelte DOB-kommuner har man markedsført DOB forskelligt. Der har ikke i pilotprojektet været nogen decideret planlagt strategi, som skulle følges, hvorfor de enkelte kommuner har forsøgt sig med forskellige tiltag. Vores erfaring er, at det er vigtigt, at der i den enkelte kommune er en klar strategi for markedsføringen af DOB. Der skal være en strategi for både den eksterne (kunderne) som den interne markedsføring (medarbejderne i byggesagsbehandlingsafdelingen men også medarbejdere der tager sig af kommunale ejendomme). En klar strategi er vejen til succes for Byg og Miljø i kommunen. I forhold til erfaringerne fra DOB, har de eksterne tilbagemeldinger gået på, at det er selve blandingen af personlig oplysning, samt information der i stigende grad har været tilgængeligt på nettet, der har højnet brugen, forståelsen og velviljen for DOB. Det er en naturlig forlængelse, når man implementerer et sådant system, at også mere materiale er tilgængeligt online, fordi man ønsker at trække brugere i den digitale retning. Et eksempel herpå er, at man tidligere kunne købe en lokalplan på kommunen i åbningstiden. Med DOB implementeret i kommunen kan man se og downloade sin lokalplan via systemet ganske gratis og se lokalplanen sammen med andre kort over det areal, som man planlægger at bygge på. Flere og flere kommuner tilbyder denne og lignende service på deres hjemmeside, men det kan være svært for brugerne at navigere frem til det relevante materiale, da alle kommuner har deres egen opbygning af hjemmesider etc. DOB giver et godt helhedsbillede og en ensartethed og brugerne kan finde de gældende planer og mange af de andre ting der vedrører deres ejendom. Det gælder både de GIS-lag som ligger i statens regi og de GISlag, som den enkelte kommune måtte have lagt ud i fællesoffentlige registre. Brugerne får straks alle de oplysninger, de skal bruge, og oplever dermed en samhørighed og sammenhæng mellem det lovgivere og politikere melder ud, og det de kan finde, og bliver mødt med i kommunerne. Med hensyn til ensartethed og genkendelighed vil virksomheder, rådgivere og borgere opleve, at krav til dokumentationsniveauet er ens, uanset hvor i de 6 DOB-kommuner, man søger. I de følgende afsnit gennemgås 4 DOB-kommuners erfaringer (Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal og Gladsaxe) med ekstern markedsføring af DOB, og der gives eksempler herpå. Der har været fokus på både ekstern og intern markedsføring. 4.1 Intern kommunikation I Gentofte Kommune har der internt været fokus på, at kommunens interne brugere af byggesagsbehandlingen (primært Gentofte Ejendomme) benyttede sig af DOB. Det er dels sket ved ledelsens mellemkomst, men også ved at byggesagsbehandlerne vedvarende har gjort opmærksom på, at DOBBEN skal benyttes. Der er fortsat et stort stykke arbejde forude, inden DOB bliver det foretrukne arbejdsredskab, og erfaringen er, at det vil være en god ide at starte med at udarbejde en intern implementeringsstrategi, eksempelvis i form af publicering på intranet, uddannelse og ledelsesbeslutninger. Hvorfor? Sikkert af flere grunde, men også fordi der samlet set ikke er ret mange brugere af DOB, og at det derfor vil give systemet et væsentligt større volumen, hvis kommunerne selv bruger DOB. 4.2 Ekstern markedsføring I dette afsnit gennemgås fire DOB-kommuners arbejde med ekstern markedsføring af DOB. 12

14 4.2.1 Ekstern markedsføring i Gentofte Kommune Eksternt har Gentofte Kommune benyttet sig af kommunens hjemmeside (Genvej) samt af lokalavisen. Desuden har der fra byggesagsbehandlerne været fokus på at promovere DOB i den direkte kontakt med borgerne. En egentlig strategi vil være det værktøj, der kan drive tilslutningen til DOB frem/fastholde resultaterne. Gentofte Kommune har oplevet, at antallet af DOB-ansøgninger startede på et højt niveau, men er faldet til det nuværende lavere niveau, hvor det ligger stabilt. Der har altså været en større interesse for DOB tidligere, end der er i dag. En klar kommunikationsstrategi ville sandsynligvis have forhindret denne udvikling Ekstern markedsføring i Lyngby-Taarbæk Kommune Lyngby Taarbæk Kommune har udsendt nedenstående materiale, som de selv har udarbejdet Materialet er sendt til grundejerforeninger, boligselskaber & ejendomsmæglere. Materialet er desuden lagt på hjemmesiden, og fysisk lagt i borgerservice & på biblioteket. På alle mails sendt fra byggesagsafdelingen, har der været et direkte link til DOB, som modtagere har kunnet klikke sig ind på. 13

15 4.2.3 Ekstern markedsføring i Rudersdal Kommune Rudersdal Kommune har haft 2 primære fokusområder for at markedsføre projektet eksternt. Primært er kunder ved telefonisk og ved personlig henvendelse blevet oplyst om, at de nu kunne søge på nettet (kommunens hjemmeside) og derved være uafhængige af kommunens åbningstid. Derudover har Rudersdal Kommune udarbejdet denne A4, informationspjece, som har ligget i byggesagsafdelingen og er blevet udleveret til folk, ved personlig henvendelse. It-mæssigt har der været satset kraftigt på oplysning. Det kan ses via indsatte dokument, hvor der i hele perioden har været arbejdet for, at der på forsiden af kommunens hjemmeside har været link til "søg byggetilladelse digitalt" (DOB) under "find det hurtigt" rubrikken, samt alle steder hvor der var skrevet om 14

16 byggeri, figurerede linket med billede af et hus under opførelse, som førte brugeren hen til DOB indgangssiden. På alle s fra afdelingen, har været indsat følgende i autosignaturen: "Ved du, at du nu kan bruge vores selvbetjeningsløsning. Min Byggesag. Hvis du skal bygge om eller bygge til, så brug selvbetjeningsløsningen "Min Byggesag", hvor du både kan søge byggetilladelse digitalt og prøve dig frem, før du beslutter dig. I "Min Byggesag" kan du også finde din lokalplan og få hjælp til de regler, der gælder for dig." Der har været afholdt møder med grundejerforeninger, hvor der er blevet oplyst om systemet og hvilke muligheder det tilbød jf. restriktioner, lokalplaner etc. Også ved årlige møder med velkomst for nye borgere i kommunen, har man reklameret for DOB Ekstern markedsføring i Gladsaxe Kommune Gladsaxe Kommune har gjort følgende: Banner på hjemmesiden Skrevet om det med direkte link fra hjemmesiden Via feltet selvbetjening på hjemmesiden Postkort til udlevering Fortalt om det i telefonen i vagten På vores autosignatur Forsøgt at komme i lokalavis - desværre uden held - af flere omgange Når kunderne har henvendt sig enten pr. telefon eller personligt har man i kommunerne vist, hvordan systemet virker og på den måde reklameret for det. Kommunerne har også haft henvisninger i autosignaturen på , og der har kørt banner reklamer på kommunernes hjemmesider. 15

17 Markedsføringen havde en meget positiv effekt. Der er blevet målt på unikke besøg (hvor mange forskellige besøgende), og målingerne har vist, at de uger der blev satset kraftigt på markedsføringen også på forsiden af kommunens hjemmeside, har der været væsentligt flere besøgende på DOB. Man har specielt kunnet aflæse, at der har været mange besøg i weekenden. Af grafen kan aflæses, at fredag & mandag har været de dage, i denne specifikke periode, hvor der har været størst aktivitet. En antagelse kunne være, at brugerne har forberedt deres ansøgning hjemme i weekenden, og indsendt den om mandagen, hvor de kunne kontakte kommunen, hvis de havde tvivlsspørgsmål inden indsendelse. De uger, hvor der har været "bannere" på hjemmesiderne, har kommunerne generelt oplevet en stigning af ansøgninger via DOB. Kommunikationen omkring de digitale løsninger har det med at kæmpe om den mest gunstige plads på kommunens hjemmeside, hvilket ikke har været optimal markedsføring. Vi har suppleret med avisartikler, postkort (både gammeldags og digitale), foredrag og omfattende support i startfasen. Det kan være svært at skelne mellem eventuelle egne systemfejl og fejl hos brugeren. Der bør gennemtænkes en markedsføringsstrategi, der opfanger den udfordring, der ligger i, at almindelige borgere kun bygger 1-2 gange i et helt livsforløb. Hvad siger brugerne? Tilbagemeldinger fra brugere har været, at man har oplevet DOB som et tilbud i tråd med tiden. At der har været personlig support i det omfang kommunen har haft mulighed for det, har givet brugerne tryghed, ved at de ikke har haft en oplevelse, af at al den personlige betjening, blot var erstattet af en hjemmeside. Det er derfor opfattelsen, at den personlige formidling, kombineret med information på nettet, har været en stor fordel for udbredelsen. 16

18 Anbefalinger Der bør laves en fælles, national markedsføring af BYG OG MILJØ. Der kan for eksempel bruges landsdækkende tv, teasers og spots, så man når bredere ud. Med en større udbredelse vil man også kunne nå andre end de ansøgere, der skal bygge lige nu og her. Det vil også være en hjælp, hvis der centralt blev udarbejdet materiale, der kunne tilpasses i kommunerne. Det vil hjælpe kommunerne til at få en ensartet brug og markedsføring af BYG OG MILJØ. 5 First line support i kommunen I DOB var det den enkelte kommune, der stod for first line support. Supporterne skal varetage den daglige support ved eksterne henvendelser omkring tvivlsspørgsmål vedrørende brugen af systemet. At have denne support, har været en vigtig faktor for projektets succes. I supporten møder vi spørgsmål som: Hvorfor skal jeg bruge DOB? Hvordan kommer jeg i gang med DOB? Hvad hvis det er en virksomhed? Hvad nu hvis ansøger og ejer ikke er samme person Hvad gør jeg, hvis jeg ikke har NemID/Digital Signatur? På længere sigt, bør alle sagsbehandlere kunne supporterer brugerne, med de daglige problematikker, der opstår. I den forbindelse er det vigtigt, at man ikke undervurderer tidsforbruget. 1. line support er en kerneopgave rent ledelsesmæssigt, og der er behov for at der i organisationen er accept af tids & ressourceforbruget. Med hensyn til kommunens hjemmeside er det vigtigt, at der klart og tydeligt er oplysninger om, hvordan man ansøger om byggetilladelse. Hvis der er flere kanaler at søge via, skal det fremgå tydeligt, hvilke fordele der er ved at anvende DOB. 6 Samarbejde med it-afdelingen Der skal være et tæt samarbejde med de ansvarlige for kommunens it. Der vil være forskellige løsninger afhængigt af, hvordan kommunen organisatorisk er skruet sammen, men opgaverne og problemerne vil være de samme. Hvad har it-afdelingen hjulpet med Den første hurdle i forbindelse med DOB var etablering af en postkasse, der var stor nok, til at rumme DOBgenererede ansøgninger. Specielt var der problemer med meget store filer, som fulgte med ansøgningerne. Det var dog en opgave som hurtigt blev løst. I forhold til den fysiske arbejdsplads er der også nogle udfordringer, før sagsbehandlingen kan foregå digitalt. Specielt ansøgninger med mange og/eller store bygningstegninger/situationsplaner kan være vanskelige at overskue, med mindre de forefindes på papirform. Det er derfor vigtigt med arbejdspladser, hvor der som minimum er 2 skærme, og hvis der er adgang til at anvende storskærme tæt på sin arbejdsplads vil det give nogle muligheder for også at håndtere de store tegninger digitalt med den rette software. I Vejle Kommune har vi anskaffet en række storskærme og haft god nytte af et PDF-værktøj Bluebeam PDF Revu som har nogle super gode måleværktøjer til opmåling af afstande/længder og til arealopmåling, Vi har lige taget programmet i brug, men forventer os meget af det. Med eksempelvis Bluebeam (men også andre produkter vil kunne løse opgaven) kan pdf-filer opdeles eller samles. Vi modtager forholdsvist ofte en pdf-fil med mange tegninger, men for at lette overskueligheden og 17

19 fleksibiliteten i vores ESDH-system, er det mest hensigtsmæssigt at hver tegning ligger som et selvstændigt dokument. Der kan også opstå situationer hvor store rapporter eller beregninger er delt op af hensyn til den maksimale kapacitet på scannerens arkføder, disse dokumenter kan efter skanningen samles med Bluebeam, så det er ét dokument. Igen lettes overskueligheden. Bluebeam kan også sammenligne en revideret tegning med originaltegningen og markere ændringer. Dette kan lette arbejdet med komplekse tegninger og sikre at man hurtigt kan overskue alle ændringer. På storskærmene kan vi direkte med touch foretage diverse opmålinger og påtegninger, og skærmene kan underopdeles et vilkårligt antal gange, så mange dokumenter kan vises på skærmen samtidig eller flyttes over på en ekstra storskærm ved siden af. Disse beskrivelser blot for at vise nogle muligheder for at arbejde digitalt med nogle af de dokumenter, der traditionelt har været problematiske i kraft af deres størrelse eller kompleksitet. 7 Budgetteringen Pris og kvalitet (Tal fra Gladsaxe Kommune) Nøgletal Gladsaxe Kommune: indbyggere, byggesager årligt, 12 mand ansat i byggesagsafdelingen, oprindeligt m arkiv, digitaliseringsprocessen har været i gang i 6 år. Alt i alt har den samlede proces i Gladsaxe kostet ca. 5 mio. kr. (inkl. scanning af arkiv) og 2 mand trukket ud af den daglige drift i rundt regnet 3 år. Pengene, der blev politisk bevilget, er tilbagebetalt på mindre end 10 år ifølge den businesscase, der blev opstillet. Dette skyldes, at vi har reduceret med ca. 2 stillinger, men først efter den gennemførte effektivisering. Reduktionen i medarbejderstaben er sket gennem naturlig afgang, og har IKKE medført negativ påvirkning af eksternt eller internt serviceniveau. Tværtimod viser vores brugerundersøgelser en tilfredshedsprocent på 91 med vores byggesagsbehandling. Vi har heller ikke længere hængepartier f.eks. i form af flere åbne sager end absolut nødvendigt. Husk at der kan være årlige driftsudgifter til f.eks. licenser, weblager, mv. Perspektiverne ved de medfølgende kortere sagsbehandlingstider vil yderligere påvirke hele byggebranchen positivt gennem bl.a. sparede byggelånsrenter. Dogmesnakken handler om SAMME ELLER BEDRE SERVICE for færre midler. 8 Der er tale om en forandringsproces Da vi modtog DOB-pilotversionen var der ikke tale om plug and play. Det er absolut nødvendigt, at organisationen tager systemet til sig, og at systemet og ledelsen bakker op omkring i intern og ekstern dialog. Den interne forandring ved at anvende et system som DOB, omhandler: 1. Viden om og forståelse for, at en forandring også betyder noget på det personlige plan 2. Forståelse for, at der er behov for at justere og udvikle IT brugerflader, programmer, fagsystemer, nødvendige tiltag og at der kan være brug for tilkøb herunder også hardware 3. Accept i organisationens ledelseslag for forandringen. 4. Accept i hele organisationen af, at et system ikke er statisk, systemer kræver konstant udvikling og kompetenceudvikling samt at det har økonomiske konsekvenser Ad 1) Det personlige plan Det har været nødvendigt, at organisationen har fungeret som en lærende organisation, for at sikre at medarbejderne tager systemet til sig føler ejerskab for systemet. Systemet har under pilotprojektet haft en del "uhensigtsmæssigheder", og det har naturligt skabt lidt uvilje i nogle faser af pilotprojektet. 18

20 Det at anvende systemet DOB i en byggesagsafdeling, er ikke noget, der kommer af sig selv. Byggesagsbehandling er en meget kompleks størrelse og personerne, der udfører opgaven, har ofte en baggrund fra et papirsamfund, ligesom afdelingernes flow har været tilrettelagt ud fra, at byggesagerne løses fysisk, - i papirudgave. Der har været behov for at holde mange interne informationsmøder, hvor systemet er blevet vist, og fordele, ulemper og udfordringer er blevet belyst og drøftet, for at skabe tillid til systemet, som er en blanding af bruger & fag system. Det har været en vigtig del af implementeringen, internt som eksternt, at dem der har set systemet som "noget moderne skidt", blev mødt med forståelse og at der var plads til og tid sat af til drøftelse om, hvilke nye udfordringer den enkelte oplevede systemet tilførte den daglige arbejdsdag. Derudover er der blevet talt meget om fordelene ved digitalisering. Ad 2) IT brugerfladen, programmer, fagsystemer, nødvendige tiltag og tilkøb herunder også hardware På hardwareniveau har der været behov for drøftelser i forhold til hvilke krav, der fremadrettet stilles til de interne fagsystemer, hvilke nye systemer og programmer er nødvendige, hvilke tilkøb skal man foretage som integrationer til eksisterende systemer. Det har fx vist sig, at det er en stor fordel, at sagsbehandlerne har to skærme. Med hensyn til software er det muligt gratis, eller meget billigt at finde de nødvendige wievere til alle de forskellige filtyper vi modtager. Ad 3) Accept også i organisationens ledelseslag Lederne af byggesagsafdelingerne og de personer der har været tilknyttet projektet, har haft en stor opgave at løfte, og der har været behov for at holde fokus, både fra ledernes side, - for at fastholde kursen og viljen til DOB, og fra de personer der har deltaget aktivt i udarbejdelsen af DOB. Der skal hele tiden holdes momentum omkring projektet, idet der naturligt opleves modstand mod "det nye". Dette har medført at lederne har arbejdet på flere fronter, da der naturligt har været frustrationer over et system, der havde fejl, og fejl som ikke blev rettet. Der har været fokus på kvalitetssikring for at sikre at sagsbehandlingen skete på samme høje niveau som hidtil. Samtidig har medarbejderne oplevet et system, der måske ikke var helt klart til at "gå i luften". Her har ledelsen og projektmedarbejderne lært, at det er vigtigt, at bruge den tid, der er nødvendig, for at få fælles fodslag og en fælles forventningsafstemning. Lederne som har stået i front for pilotprojektet har måttet arbejde hårdt for, at den øvrige organisation og ledelseslaget over har anerkendt og indset, hvor tidskrævende og ressourcekrævende en opgave det er, at overgå til digital sagsbehandling. I Gladsaxe Kommune var projektet fx forankret hos vicekommunaldirektøren, men der blev samarbejdet snævert med IT-afdelingen, herunder de ansvarlige for kommunens ESDH-system. Endvidere var der tæt samarbejde med kommunikationsafdelingen. Hele processen har været politisk forankret. Ad 4) Et digitalt system er ikke statisk, systemerne kræver konstant udvikling og kompetenceudvikling blandt medarbejderne og det har økonomiske konsekvenser En udfordring som i særdeleshed bør nævnes er, at da projektet blev udrullet og kommunerne startede med at bruge systemet, bar det løbende præg af nogle uventede fejl og mangler. Det sker i alle systemer, det vil også ske i Byg og Miljø. Disse mangler er svære at afhjælpe, fordi der ikke bliver afsat tilstrækkelig økonomi til at sikre, at fejl bliver rettet. Der skal både i den kommunale organisation og i Byg og Miljø være afsat rigelige midler til fejlhåndtering. 19

Min Digitale Byggesag Disposition. Hvordan startede det kort Film Hvad er MDB Hvad har Gladsaxe gjort Foreløbig gevinst i Gladsaxe Hvad kan I gøre

Min Digitale Byggesag Disposition. Hvordan startede det kort Film Hvad er MDB Hvad har Gladsaxe gjort Foreløbig gevinst i Gladsaxe Hvad kan I gøre Min Digitale Byggesag Disposition Hvordan startede det kort Film Hvad er MDB Hvad har Gladsaxe gjort Foreløbig gevinst i Gladsaxe Hvad kan I gøre 1 30/04/2012 Hvad er MDB? 1 MDB er en web baseret IT løsning,

Læs mere

Min digitale Byggesag (MDB)

Min digitale Byggesag (MDB) R E SULTATKONTRAKT Min digitale Byggesag (MDB) Projekt 5.1 i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Resume: Projektet om digital byggeansøgning og sagsbehandling, Min digitale

Læs mere

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi.

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi. N OTAT Den 7. november 2013 Business case for projekt vedr. digital byggesagsbehandling Sags ID: 1728511 Dok.ID: 1728511 AKP@kl.dk Direkte 3370 3241 Mobil 2215 8678 1. Ledelsesresumé Projektet om digital

Læs mere

VELKOMMEN TIL DIALOGMØDE OM MIN DIGITALE BYGGESAG (MDB)

VELKOMMEN TIL DIALOGMØDE OM MIN DIGITALE BYGGESAG (MDB) VELKOMMEN TIL DIALOGMØDE OM MIN DIGITALE BYGGESAG (MDB) Udgangspunkt for Min Digitale Byggesag Pilotprojektet DOB med 6 pilotkommuner, staten og KL Politisk pres i forhold til hurtig, billig og ensartet

Læs mere

Byggeri fra vugge til grav

Byggeri fra vugge til grav Der var en gang.. Byggeri fra vugge til grav Samspil med: Anlæg Drift, vedligehold og renovering (ejerskifte) Ide & Planlægning Projektering Byggesagsbebehandling Demontering også relevant for: Energi

Læs mere

KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen.

KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen. 1 2 KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen. Det er frivilligt for kommuner at aftage systemet. Iht. den fælleskommunale

Læs mere

Allerød Byråd vedtog den første digitaliseringsstrategi i juni 2011 og afsatte midler til området med budgettet for

Allerød Byråd vedtog den første digitaliseringsstrategi i juni 2011 og afsatte midler til området med budgettet for NOTAT Allerød Kommune Økonomi Allerød Rådhus Bjarkesvej 2 3450 Allerød Tlf: 48 100 100 kommunen@alleroed.dk www.alleroed.dk Digitaliseringsstrategi 2: 2012-15 Dato: 6. juni 2012 Allerød Byråd vedtog den

Læs mere

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 1. Formål og baggrund Fredensborg Kommunes kanalstrategi er en tværgående strategi, der angiver målsætninger for, hvilke kanaler 1 vi benytter og hvordan vi

Læs mere

Debatmøde 7 Hvordan høstes gevinsterne ved borgernes digitale selvbetjening

Debatmøde 7 Hvordan høstes gevinsterne ved borgernes digitale selvbetjening Debatmøde 7 Hvordan høstes gevinsterne ved borgernes digitale selvbetjening fredag den 11. januar 2013 Kommunaløkonomisk Forum 2013 10. & 11. januar 2013 I Aalborg Kongres & Kultur Center Konkret i Gribskov

Læs mere

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017 Kanalstrategi 2.0 Aarhus Kommune 2013-2017 Aarhus Kommune November 2013 Indhold Formål...3 Visionen...3 Tværgående mål...3 A. Digitalisering... 3 B. Organisering... 4 C. Dokumentation og ledelsesinformation...

Læs mere

DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG

DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder.

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2014

Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Indholdsfortegnelse: Hørsholm Kommune vil være en digital kommune...3 Hvor skal vi hen...3 Mål for digitalisering...5 Strategiske spor...6 A. Alle ledere og medarbejdere

Læs mere

Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice. 1. Formål og baggrund NOTAT

Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice. 1. Formål og baggrund NOTAT Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice 1. Formål og baggrund Den digitale service skal gøre det lettere at være borger og virksomhed i Danmark. De skal opleve nærhed og sammenhæng i

Læs mere

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 Indhold 1 INDLEDNING 3 2 STRATEGIGRUNDLAGET OG HANDLINGSPLAN 5 3 VISION 6 4 PEJLEMÆRKER OG PRINCIPPER 8 4.1 TEKNOLOGI 8 4.1.1 Principper 8 4.2 KOMMUNIKATION 9 4.2.1

Læs mere

Velfærd gennem digitalisering

Velfærd gennem digitalisering Velfærd gennem digitalisering Sorø Kommunes Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering 2011 2016 1. Indledning Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering er udarbejdet i 2011 over en periode

Læs mere

Kanalstrategi 2012-2015

Kanalstrategi 2012-2015 Kanalstrategi 2012-2015 Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2011-2015 giver retningen for arbejdet med digitalisering i de kommende år. Målene i strategien er høje, og der ligger store udfordringer

Læs mere

I det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien.

I det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien. N OT AT Høring Kommunernes fælles digitaliseringsstrategi Repræsentanter fra en lang række kommuner har sammen med KL udarbejdet et udkast til en fælleskommunal digitaliseringsstrategi, der nu er sendt

Læs mere

Faktaark for Byg og Miljø

Faktaark for Byg og Miljø 14. juni 2016 Faktaark for Byg og Miljø Overordnet beskrivelse og baggrund for Byg og Miljø Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Baggrund og formål... 3 Byg og Miljø består af tre dele... 3 Byg og

Læs mere

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Sagsnummer: 480-2011-10070 Dokumentnummer: 480-2011-163055 Afdeling: Borgmesterkontoret Udarbejdet af: Gunner Andersen 1 Indhold 2 Indledning

Læs mere

Balanceret digital udvikling

Balanceret digital udvikling Balanceret digital udvikling Opfølgning på Rudersdal Kommunes digitaliseringsstrategi I 2009 fik Rudersdal Kommune en ny digital strategi Digitalisering fra vision til virkelighed, som satte rammerne for

Læs mere

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Forord Hillerød Kommunes Kanal- og Servicestrategi er en samlet strategi for kommunikation mellem kommune og borgere, virksomheder og foreninger. Service over

Læs mere

Agenda. overblik. trafikområdet. 1) Selvbetjeningsløsninger hvad og hvorfor? 2) Bølge 3 aktiviteter og vejsektoren - overblik

Agenda. overblik. trafikområdet. 1) Selvbetjeningsløsninger hvad og hvorfor? 2) Bølge 3 aktiviteter og vejsektoren - overblik Agenda 1) Selvbetjeningsløsninger hvad og hvorfor? 2) Bølge 3 aktiviteter og vejsektoren - overblik 3) Selvbetjeningsløsninger hvor går de hen? 4) Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi overblik

Læs mere

DIADEM projektet. En fremtidig gevinst men hvordan sikres effektiviseringen?

DIADEM projektet. En fremtidig gevinst men hvordan sikres effektiviseringen? KTC s årsmøde 20. september 2012 Spor 5 work smarter not harder Hvordan prioriteres nødvendige digitale løsninger frem for de teknisk mest fremragende? DIADEM projektet. En fremtidig gevinst men hvordan

Læs mere

Borgerbetjenings- og kanalstrategi

Borgerbetjenings- og kanalstrategi Borgerbetjenings- og kanalstrategi Stevns Kommune 2012-2015 Indledning Borgerbetjenings- og kanalstrategi 2012-15 sætter retning for borgerbetjeningen og de kommunikationskanaler Stevns Kommunes kunder

Læs mere

Best practice modellen

Best practice modellen Best practice modellen Sekretær Journalisering Leder Orienterer sig/fordeler Byggesagsbehandler Orienterer sig i sagen Høring af relevante parter Kontrollerer rådighedsindskrænkninger Udformer tilladelsen

Læs mere

Kanalstrategi

Kanalstrategi Kanalstrategi 2016-2018 Hjørring Kommune 1 Kanalstrategi 2016-2018 Formål Kanalstrategien skal hjælpe os til at udnytte vores ressourcer bedre og bevare borgernes oplevelse af kvalitet, når de bliver betjent

Læs mere

ATP s digitaliseringsstrategi 2014-2018

ATP s digitaliseringsstrategi 2014-2018 ATP s digitaliseringsstrategi 2014-2018 ATP s digitaliseringsstrategi samler hele ATP Koncernen om en række initiativer og pejlemærker for digitalisering i ATP. Den støtter op om ATP Koncernens målsætning

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi gladsaxe.dk Digitaliseringsstrategi 2015-2018 Gladsaxe Kommune er med stor fart i gang med at forandre og effektivisere opgaveløsningen og skabe mere velfærd for borgerne ved at udnytte mulighederne gennem

Læs mere

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.6: Optimering af Digital Post og Fjernprint KL, September 2011 Baggrund Kommunerne er i 2010 begyndt at levere breve til Digital Post. Den fællesoffentlige

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategi 2010-2014 Indledning Staten, regionerne og kommunerne udarbejdede i 2007 en fællesoffentlig digitaliseringsstrategi, der på væsentlige områder indeholder forpligtende initiativer

Læs mere

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.1: Obligatorisk digital service KL, September 2011 Baggrund Hvert år håndterer kommunerne mange millioner ind- og udgående henvendelser. Håndtering

Læs mere

Høring af den reviderede fælleskommunale dokumentationsmetode

Høring af den reviderede fælleskommunale dokumentationsmetode Høring af den reviderede fælleskommunale dokumentationsmetode 26. maj 2011 [Resultatet af høringen] Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Status på besvarelser... 3 Gennemgang af høringssvarene... 4 Værdien

Læs mere

Forbedringspolitik. Strategi

Forbedringspolitik. Strategi Forbedringspolitik Strategi 1 2 Indhold Forord... 3 Formål... 5 Vi vil forandre for at forbedre... 6 Forbedringer tager udgangspunkt i patientforløb og resultatet for patienten... 7 Medarbejder og brugerinvolvering...

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Sprogcenter

Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Sprogcenter Den digit@le Digitaliseringsstrategi Vejle 2011-2015 Sprogcenter Ungdomsskolen CSV Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Mission... 2 3. Vision... 2 4. Fokusområder... 2 4.1 Helhed... 2 4.2 Udvikling...

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2015

Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 1 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 2 Resume: Digitaliseringsstrategien for Odder Kommune 2011-2015 er en revidering af Odder Kommunes

Læs mere

Kommunikationsstrategi

Kommunikationsstrategi NETOP netværk for oplysning Kommunikationsstrategi for lokalforeninger - 2011 Martin T. Hansen 1 Intro NETOPs medlemsforeninger er meget forskellige og har meget forskellige måder at kommunikere på. Som

Læs mere

DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN

DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN HVORFOR EN FÆLLESKOMMUNAL RAMME ARKITEKTUR? Digitalisering er afgørende for udviklingen af de kommunale kerneopgaver, fordi Borgerne skal møde en nær og sammenhængende

Læs mere

Brug af digitale medier

Brug af digitale medier Brug af digitale medier Tønder Kommune bruger i vid udstrækning digitale medier både i den interne og den eksterne kommunikation. I de kommende år vil digitale medier få endnu større betydning både eksternt

Læs mere

Program for velfærdsteknologi

Program for velfærdsteknologi Program for velfærdsteknologi 2017-2020 Program for velfærdsteknologi 2017-2020 Side 1 af 8 1. Organisering Stamdata Programnummer 9.3 Go-sag http://go.kl.dk/cases/sag47/sag-2015-05449/default.aspx Nr.

Læs mere

IT og ressourcestyring på Byggepladsen. 1 af 25

IT og ressourcestyring på Byggepladsen. 1 af 25 IT og ressourcestyring på Byggepladsen Kjeld Svidt, Aalborg Universitet IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 1 af 25 Projekt IT og ressourcestyring på

Læs mere

Organisatorisk forankring og proces

Organisatorisk forankring og proces Organisatorisk forankring og proces Effektivisering gennem digitalisering E2012-projektet Odense Kommune 4 strategi forretning teknik Vandfaldsmodel udrulning S P O R Parallelspor strategisk spor forretningsspor

Læs mere

Social-, Børne- og Integrationsministeriet. Kommunikationsstrategi

Social-, Børne- og Integrationsministeriet. Kommunikationsstrategi Social-, Børne- og Integrationsministeriet Kommunikationsstrategi 2 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI Social-, Børne- og Integrationsministeriet arbejder for at skabe reelle fremskridt for den enkelte borger. Det

Læs mere

Webstrategi for Brøndby Kommune /7 på brondby.dk

Webstrategi for Brøndby Kommune /7 på brondby.dk Webstrategi for Brøndby Kommune 2013-2015 24/7 på brondby.dk April 2013 2 Indhold FORORD 4 1. VISION OG FORMÅL 5 VISIONEN FOR HJEMMESIDEN 5 MÅL 6 MÅL 1: BORGEREN FINDER NEMT DET, HAN SØGER 7 MÅL 2: BORGEREN

Læs mere

Vejledning til implementering af styringsgrundlaget

Vejledning til implementering af styringsgrundlaget Vejledning til implementering af styringsgrundlaget Indledning Implementering og forankring af styringsgrundlaget er afgørende for, at grundlaget bliver anvendt i praksis. Det er med andre ord centralt

Læs mere

Säker Digital Post från myndigheterna

Säker Digital Post från myndigheterna 1 Säker Digital Post från myndigheterna Oplæg på ESV-dagen v/ Lone Boe Rasmussen 11. oktober 2016 DIGITAL POST I DANMARK ANNO 2016 Tak for invitationen til ESV-dagen Fortælle om rejsen, som vi har været

Læs mere

ØU1 - Bedre erhvervsservice gennem øget brug af digitale løsninger til virksomhederne

ØU1 - Bedre erhvervsservice gennem øget brug af digitale løsninger til virksomhederne Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen BUDGETNOTAT ØU1 - Bedre erhvervsservice gennem øget brug af digitale løsninger til virksomhederne Baggrund Virksomhederne skal

Læs mere

Strategi 2013-2017 Danmarks Miljøportal

Strategi 2013-2017 Danmarks Miljøportal Strategi 2013-2017 Danmarks Miljøportal Introduktion Danmarks Miljøportal (DMP) har ansvaret for en digital infrastruktur på miljøområdet, der gør det muligt for myndigheder og offentlighed at få nem adgang

Læs mere

Det Digitale Byggeri. ved fuldmægtig Frederik Fridolin Jensen

Det Digitale Byggeri. ved fuldmægtig Frederik Fridolin Jensen Det Digitale Byggeri ved fuldmægtig Frederik Fridolin Jensen 3. marts 2008 Det Digitale Byggeri hvorfor? Problem: Lav effektivitet og høje omkostninger i dansk byggeri. Omkostninger til udbedring af fejl

Læs mere

Nedbringelse af sagsbehandlingstider. Ved Rune Munch Christensen

Nedbringelse af sagsbehandlingstider. Ved Rune Munch Christensen Nedbringelse af sagsbehandlingstider Ved Rune Munch Christensen Disposition Status for sagsmængden som vist på MPU januar 2014 Sagsbehandlingstiden Byggesagsteamet Mål for det kommende år Største tidsrøvere/hvad

Læs mere

4. Den offentlige sektors brug af it

4. Den offentlige sektors brug af it Den offentlige sektors brug af it 39 4. Den offentlige sektors brug af it Figur 4.1 Digitale serviceydelser til borgere og virksomheder 1 8 6 Pct. af myndigheder 87 88 9 94 94 Downloade blanketter digitalt

Læs mere

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse

Læs mere

Ledelsestilsyn på børne- og ungeområdet

Ledelsestilsyn på børne- og ungeområdet Ledelsestilsyn på børne- og ungeområdet Rebild Kommune Opsamling Deloitte Consulting 4. november 2013 Indhold 1. Grundlag 2. Konklusioner 3. Anbefalinger 4. Øvrige perspektiver - 2 - 1. Grundlaget Ledelsestilsyn

Læs mere

Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Dato 5. september 2014

Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Dato 5. september 2014 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Dato 5. september 2014 Kanalstrategi 2.0 Kanalstrategien skal sikre at kommunen anvender de billigste og

Læs mere

Regeringens svar på fem forslag fra Virksomhedsforum

Regeringens svar på fem forslag fra Virksomhedsforum Regeringens svar på fem forslag fra Virksomhedsforum der gennemføres Én indgang til det offentlige på miljøområdet (Miljøministeriet) Én indgang er særlig relevant på miljøområdet, idet virksomheder blandt

Læs mere

Vision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen

Vision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen Vision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen 2016-2020 VISION PERSPEKTIVER OVERORDNEDE MÅL ORGANISERING ROLLER OG ANSVAR INDSATSER BAGGRUND I Hjørring Kommune vil vi

Læs mere

Politik for mødet mellem borger og kommune borgerservice

Politik for mødet mellem borger og kommune borgerservice Indhold Introduktion... 3 Visioner... 4 Skanderborg Kommunes borgerservice kendetegnes ved... 5 Åbenhed i borgerservice... 6 En borgerservice præget af mod og handlekraft... 7 Borgerservice fællesskab

Læs mere

Indhold... 1. 1 Indledning... 2. 2 Formål med kanalstrategien... 2. 2.1 Vision... 3. 3 Hvordan henvender borgerne sig i dag?... 4

Indhold... 1. 1 Indledning... 2. 2 Formål med kanalstrategien... 2. 2.1 Vision... 3. 3 Hvordan henvender borgerne sig i dag?... 4 Kanal st r at egi Vest hi mmer l andskommune2014-2015 Indhold Indhold... 1 1 Indledning... 2 2 Formål med kanalstrategien... 2 2.1 Vision... 3 3 Hvordan henvender borgerne sig i dag?... 4 3.1 Henvendelsestyper...

Læs mere

KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015. Januar 2011

KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015. Januar 2011 KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015 Januar 2011 Indhold 1 INDLEDNING 2 STRATEGIGRUNDLAGET 2.1 DET STRATEGISKE GRUNDLAG FOR KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN 3 VISION - 2015 4 KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN

Læs mere

Governance - borgervendt selvbetjening

Governance - borgervendt selvbetjening Governance - borgervendt selvbetjening KL netværksmøde, april 2014 /Anna Sofie Almegaard 1 Hvad sker i Københavns Kommune Historien bag Organisering og samarbejde Governance overblik over løsninger, principper,

Læs mere

En god arbejdsplads til dine medarbejdere

En god arbejdsplads til dine medarbejdere En god arbejdsplads til dine medarbejdere Når du udliciterer lønopgaven, følger dine lønmedarbejdere med og bliver en del af vores kerneforretning. Overdragelsen sker efter gældende regler, og vi tilbyder

Læs mere

Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015

Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015 Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015 Økonomi- og planudvalget d. 19. Juni 2012 Byrådet d. 26. Juni 2012 Indhold Indledning... 4 Digitalisering med fokus på innovation, kreativitet og

Læs mere

DHUV. Digitalisering på handicap- og udsatte voksneområdet metoder og it-anskaffelse Kommunemøder den 4., 7., 10. og 14.

DHUV. Digitalisering på handicap- og udsatte voksneområdet metoder og it-anskaffelse Kommunemøder den 4., 7., 10. og 14. DHUV Digitalisering på handicap- og udsatte voksneområdet metoder og it-anskaffelse Kommunemøder den 4., 7., 10. og 14. marts 2011 2 Vejledende program 12.45 Baggrund for projektet og formål med dagen

Læs mere

FICS brevid. 3306973 1

FICS brevid. 3306973 1 FICS brevid. 3306973 1 Politik for digitalisering i Lolland Kommune 1. Baggrund Byrådet i Lolland Kommune ønsker at borgere og virksomheder bosiddende i kommunen altid oplever kommunen som en partner der

Læs mere

Notat. 1. Bygherrekrav digitalt byggeri

Notat. 1. Bygherrekrav digitalt byggeri Notat Projekt Nyt centralt havnebyrum og Multimediehus i Århus Projektkonkurrence Emne Bygherrekrav digitalt byggeri Bilag 20 1. Bygherrekrav digitalt byggeri 1.1 Bygherrens forventninger til brug af IKT

Læs mere

BBR-tilsynsrapport for Lyngby-Taarbæk Kommune

BBR-tilsynsrapport for Lyngby-Taarbæk Kommune BBR-tilsynsrapport for Lyngby-Taarbæk Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 1. februar 2008, j.nr. 07/07401 BBR-tilsynsrapport for Lyngby- Taarbæk kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Lyngby-Taarbæk

Læs mere

Intern kommunikationsstrategi

Intern kommunikationsstrategi gladsaxe.dk Intern kommunikationsstrategi Intern kommunikationsstrategi Hvorfor skal vi have en intern kommunikationsstrategi? Gladsaxe Kommune ønsker at styrke den interne kommunikation fordi: God intern

Læs mere

Rigsrevisionens notat om beretning om brugervenlighed og brugerinddragelse. digitale løsninger

Rigsrevisionens notat om beretning om brugervenlighed og brugerinddragelse. digitale løsninger Rigsrevisionens notat om beretning om brugervenlighed og brugerinddragelse i offentlige digitale løsninger September 2016 FORTSAT NOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Opfølgning i sagen om brugervenlighed og brugerinddragelse

Læs mere

Digitaliserings- og Kanalstrategi

Digitaliserings- og Kanalstrategi Direktionssekretariatet Digitaliserings- og Kanalstrategi Oktober 2014 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og baggrund... 2 1.1 ROLLER OG OPGAVEFORDELING... 2 1.2 DIGITAL POST OG OBLIGATORISK SELVBETJENING...

Læs mere

Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015

Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015 Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015 Digitaliseringsstrategi hvorfor gør vi det I dag er de mobile platforme en naturlig del af vores hverdag. Tablets, smartphones, bærbare pc er er med

Læs mere

9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed

9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed 9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed Ny undersøgelse fra Dansk Erhverv og Dansk Byggeri viser, at danske virksomheder fortsat rammes af administrativt bøvl. På baggrund af undersøgelsen har

Læs mere

Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet

Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE TEKNIK & MILJØ Skovløkken 4 3770 Allinge Analyserapport nr. 2 Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet Ledelsens evaluering 2009-2011. Telefon: 56 92 00 00 E-mail:

Læs mere

Evaluering af Ganske enkelt! Ideer til smidigere arbejdsgange og færre regler

Evaluering af Ganske enkelt! Ideer til smidigere arbejdsgange og færre regler Notat 21. februar 2011 Sagsbeh: AFP Sagsnr.: 2010-7638 Dokumentnr.: 2010-124243 Dokumentation og Styring Kommunaldirektørområdet Evaluering af Ganske enkelt! Ideer til smidigere arbejdsgange og færre regler

Læs mere

GIS i den digitale forvaltning. Jesper Stenstrup Gentofte Kommune

GIS i den digitale forvaltning. Jesper Stenstrup Gentofte Kommune GIS i den digitale forvaltning Jesper Stenstrup Gentofte Kommune Det vil jeg komme ind på GIS i Digital forvaltning Projekt Digital byggesagsbehandling Løsningen Erfaringer Hvad er anderledes i en digital

Læs mere

Vejforum 2014 - "Vejsektoren ledelse og udfordringer, kommunalt set

Vejforum 2014 - Vejsektoren ledelse og udfordringer, kommunalt set Vejforum 2014 - "Vejsektoren ledelse og udfordringer, kommunalt set Marianne Spang Bech, formand for KTCs faggruppe for Ledelse, Centerchef for Teknik & Miljø, Faxe Kommune Udfordringer især på vejog trafikområdet

Læs mere

Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe

Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe 1. Indhold Styringsmodellen i Silkeborg Kommune baserer sig på gensidige aftaler mellem institutionslederne og den

Læs mere

Opsamling på Temadag 17. december 2014

Opsamling på Temadag 17. december 2014 Opsamling på Temadag 17. december 2014 Indledning Dette dokument er et forsøg på at indfange essensen af de emner, som de mange post-its beskriver under hvert af de fem temaer fra handlingsplanen. Dokumentet

Læs mere

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling Parathedsmåling Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation Parathedsmålingen er et redskab, der

Læs mere

FORSLAG TIL INDSATSOMRÅDER I DEN KOMMENDE STRATEGIPERIODE. EDS Netværksmøde d. 3 og 5. november 2015 v/annie Bekke Kjær

FORSLAG TIL INDSATSOMRÅDER I DEN KOMMENDE STRATEGIPERIODE. EDS Netværksmøde d. 3 og 5. november 2015 v/annie Bekke Kjær FORSLAG TIL INDSATSOMRÅDER I DEN KOMMENDE STRATEGIPERIODE EDS Netværksmøde d. 3 og 5. november 2015 v/annie Bekke Kjær KL har gennemført markedsanalyse på selvbetjeningsløsninger i efteråret 2015: Kommuner

Læs mere

Sammendrag af rapporterne indkommet i perioden fra 1. august 2015 til 31. januar 2016 er illustreret i nedenstående diagrammer:

Sammendrag af rapporterne indkommet i perioden fra 1. august 2015 til 31. januar 2016 er illustreret i nedenstående diagrammer: NOTAT Teknik- og Miljøforvaltningen Planafdelingen 8. marts -7- Status på evalueringsprojekt i byggesager marts Teknik og Miljøforvaltningen igangsatte pr.. januar en tilfredshedsundersøgelse med henblik

Læs mere

Byggesagsbehandling 2014

Byggesagsbehandling 2014 Byggesagsbehandling 2014 type: Fagområde Selve formålet med byggesagsbehandlingen er, at sikre at bygninger udføres og indrettes på en sundheds-, sikkerheds- og brandmæssig tilfredsstillende måde. Det

Læs mere

...et sagsbehandlingssystem udviklet af sagsbehandlere?

...et sagsbehandlingssystem udviklet af sagsbehandlere? ...et sagsbehandlingssystem udviklet af sagsbehandlere? Brugerne tager magten Sådan bliver it bedre og billigere SBSYS ER ET KOMPLET SAGSSTYRINGS- OG DOKUMENTHÅNDTERINGSSYSTEM (ESDH) TIL EN OFFENTLIG MYNDIGHED

Læs mere

Odenses erfaringer med at få borgere og erhvervsliv til at bruge selvbetjeningsløsninger

Odenses erfaringer med at få borgere og erhvervsliv til at bruge selvbetjeningsløsninger Temamøde: Obligatorisk digital selvbetjening for borgere og for erhvervslivet Odenses erfaringer med at få borgere og erhvervsliv til at bruge selvbetjeningsløsninger v/ adm. direktør i By- og Kulturforvaltningen,

Læs mere

En byggesags gang gennem huset

En byggesags gang gennem huset Ankommer med posten eller afleveret personligt. Hentes af TF s sekretariatet, stemples med dato. Enkelte sager sorteres fra og gennemgås af Teknisk direktør før de overgår til Byggesagsafdelingen. Elin

Læs mere

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K 1. Ledelsesresumé Projekt understøtter ambitionerne for digital kommunikation mellem borger

Læs mere

24. september 2014. ---------- Budgetoverslag ----------- Budgetforslag

24. september 2014. ---------- Budgetoverslag ----------- Budgetforslag Resultatbudget 2015-2018 - Inkl.ændringsforslag og tekniske ændringer Budgetområder mio. kr. Regnskab Forventet regnskab Budgetforslag 24. september 2014 Netto-mio. kr. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Det

Læs mere

VIDEN FOR VERDEN VORES ORGANISATION / INDSATS 12.1 STRATEGI FOR DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE

VIDEN FOR VERDEN VORES ORGANISATION / INDSATS 12.1 STRATEGI FOR DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE VIDEN FOR VERDEN VORES ORGANISATION / INDSATS 12.1 STRATEGI FOR DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE Marts 2016 FORORD Formålet med strategien for de administrative områder på AAU er at opfylde den overordnede ambition

Læs mere

Bilag 1. Strategi for digital forvaltning 2006-2009. Hørsholm Kommune

Bilag 1. Strategi for digital forvaltning 2006-2009. Hørsholm Kommune Bilag 1 Strategi for digital forvaltning 2006-2009 Hørsholm Kommune Indholdsfortegnelse 1 HØRSHOLM KOMMUNES IT-STRATEGI STRATEGI FOR DIGITAL FORVALTNING 2006-2009... 1 2 VISION... 1 3 PEJLEMÆRKER... 4

Læs mere

Jobprofil. Vicedirektør BUPL

Jobprofil. Vicedirektør BUPL Jobprofil Vicedirektør BUPL 1. Indledning BUPL ønsker at ansætte en vicedirektør med reference til forbundsdirektøren. Stillingen er nyoprettet som følge af en større organisationsændring på forbundskontoret.

Læs mere

Centerstrategi for. Digitalisering og IT. Odsherred kommune 2013

Centerstrategi for. Digitalisering og IT. Odsherred kommune 2013 Centerstrategi for Digitalisering og IT Odsherred kommune 2013 Strategi 2013 for Center for Digitalisering og IT Indhold Centrets overordnede udfordringer 2 Direktionens fire strategiske temaer 4 Indsats

Læs mere

Omstilling og effektivisering

Omstilling og effektivisering Nr. 39 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Plan og kultur Afbureaukratisering og effektivisering Reduktion i Plan og Kulturs personale Christian

Læs mere

Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening på Udbetaling Danmarks områder.

Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening på Udbetaling Danmarks områder. Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor på Udbetaling Danmarks områder November 1 Om dette materiale Denne powerpointpræsentation er udarbejdet af Boston Consulting

Læs mere

Byg og Erhverv Sagsbehandler: Charlotte Sindahl Pasgaard Sagsnr. 02.34.02-K07-1-15 Dato:18.2.2015. Løbende orientering til Teknik- og Miljøudvalget

Byg og Erhverv Sagsbehandler: Charlotte Sindahl Pasgaard Sagsnr. 02.34.02-K07-1-15 Dato:18.2.2015. Løbende orientering til Teknik- og Miljøudvalget Byg og Erhverv Sagsbehandler: Charlotte Sindahl Pasgaard Sagsnr. 02.34.02-K07-1-15 Dato:18.2.2015 Løbende orientering til Teknik- og Miljøudvalget Af budgetaftalen 2015 fremgår: 3.2 Byggesager Horsens

Læs mere

Medarbejder udvikling og øget effektivitet i. Borgerservice centret

Medarbejder udvikling og øget effektivitet i. Borgerservice centret Medarbejder udvikling og øget effektivitet i Borgerservice centret God borgerservice er god forretning! Undersøgelse viser en direkte sammenhæng mellem oplevelsen af jeres Borgerservice, og borgernes vilje

Læs mere

Byg og Miljø: En webbaseret selvbetjeningsløsning til borgere og virksomheder vedr. ansøgninger om bygge- og miljøtilladelser

Byg og Miljø: En webbaseret selvbetjeningsløsning til borgere og virksomheder vedr. ansøgninger om bygge- og miljøtilladelser Byg og Miljø: En webbaseret selvbetjeningsløsning til borgere og virksomheder vedr. ansøgninger om bygge- og miljøtilladelser Baggrund for projektet I 2011 fik KOMBIT i opdrag fra KL at etablere et ansøgningssystem

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategi Stevns Kommune 2011-2015 Indledning Denne digitaliseringsstrategi har til formål at sætte retning på digitaliseringen i Stevns Kommune 2011-15. Strategien består af en vision og

Læs mere

Indledning Den økonomiske business case ved en centralisering af den objektive sagsbehandling består af to forhold:

Indledning Den økonomiske business case ved en centralisering af den objektive sagsbehandling består af to forhold: Kommunaludvalget 2009-10 KOU alm. del Svar på Spørgsmål 93 Offentligt Business case Indledning Den økonomiske business case ved en centralisering af den objektive sagsbehandling består af to forhold: 1.

Læs mere

Udkast til printstrategi for Faxe Kommune

Udkast til printstrategi for Faxe Kommune Udkast til printstrategi for Faxe Kommune 1 Formål Faxe Kommune er klimakommune og sætter derfor fokus på kommunens energiforbrug og arbejder til stadighed på at udnytte energien bedre og reducere CO2

Læs mere

Sagsnr.: 2014-2136. BBR-tilsynsrapport for Odense Kommune 2014. Gammel Mønt 4 1117 København K T +45 33 92 29 00 E mbbl@mbbl.dk www.mbbl.

Sagsnr.: 2014-2136. BBR-tilsynsrapport for Odense Kommune 2014. Gammel Mønt 4 1117 København K T +45 33 92 29 00 E mbbl@mbbl.dk www.mbbl. Dato: Lovsekretariatet Januar 2015 Kontor: Ejendomsdata Sagsnr.: 2014-2136 BBR-tilsynsrapport for Odense Kommune 2014 BBR-tilsynsrapport for Odense kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Odense

Læs mere