Kontraktbilag A Kravspecifikation

Transkript

1 Kntraktbilag A Kravspecifikatin Versin 2.0 Myntevej 5, 8920 Randers NV Rsenørns Allé 1, 1970 Frederiksberg C Tlstrup & Hvilsted ApS Side 1 af 6

2 1 Indledning Nærværende kntraktbilag fastsætter de mindstekrav, der gælder fr kntrakten. Leverandøren gøres pmærksm på, at alle frhld skal være inkluderet i de tilbudte priser g alle mindstekrav således skal pfyldes, fr at tilbuddet kan tages i betragtning. Bemærk! Ordregiver henleder pmærksmheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i frbindelse med besvarelsen af indkmne spørgsmål eller ffentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfr de udbudsretlige rammer. 2 Funktinalitet Dette afsnit beskriver de mindstekrav der er til kasseterminalen ved henhldsvis kntantsalg (pkt. 2.1) g ved køb på faktura (pkt. 2.2.). Ordregivers ønsker til kasseterminalen udver nedenstående mindstekrav er beskrevet i Kntraktbilag B Tilbudsbesvarelse, pkt. B Funktinalitet. 2.1 Krav til kasseterminalen Kasseterminalen skal være udstyret med en tuchskærm. Kasseterminalløsningen skal være clud-baseret g driftes af leverandøren. Kasseterminalen skal kunne fretage vareprettelse EAN/cvr/cpr salg skal kunne fregå direkte på kassen, følgeseddel/bn kan printes g sendes med pakken eller udleveres til kunden. Der skal kunne tilsluttes trådløs håndscanner, vægt g dankrtterminal. Søgefunktin på vare uden stregkde med bagvedliggende rd. Skal kunne håndtere differentierede rabatter: Afhængig af kundegruppe, sm f.eks. medarbejdere, studerende g gæster/håndværkere/eksterne. Afhængig af betalingsmiddel (eks. studiekrt) Skal kunne håndtere kntantrabatter: Mængderabat (X antal udløser Y rabat). Rabat på PLU-niveau (beløb eller prcent). Skal kunne håndtere differentierede rettighedsadgange til kassesystemet Backup af al data via clud-baseret løsning. Ændringer af header- g fter tekst på bn individuelt pr. kasse eller butik/kantine skal kunne udføres centralt såvel sm individuelt på kasseniveau. Myntevej 5, 8920 Randers NV Rsenørns Allé 1, 1970 Frederiksberg C Tlstrup & Hvilsted ApS Side 2 af 6

3 Skal indehlde en betalingswebside der er kblet p på kasseterminalløsningen, således at ændring af priser i kasseterminalen ajurfører prisen på hjemmesiden. 2.2 Håndtering af kntkunder g bestillinger Skal kunne prette kntkunder direkte på kasseterminalen Fakturaer skal kunne sendes elektrnisk til kundens e-bks. Skal kunne genere følgeseddel pr mail til knt kunder med mulighed fr individuelt at vælge m det er pr. rdre/dag/uge eller måned. Skal kunne registrere kntkunder ved køb med internkrt, navn skal fremgå på følgesedlen. Skal erstatte nuværende nline-line bestillingssystem g dermed pfylde de krav, der gør sig gældende der, sm f.eks.: Angivelse af anledning Hvem deltager i mødet Levering til hvilket lkale, leveringsdat g leveringstidspunkt Mulighed fr at kntere købet på flere dimensiner (Finans-frmål-ansvar-prjekt-intern) Mulighed fr med ngle få klik at printe bilag/gyldig dkumentatin til f.eks. prjektregnskaber med strenge revisinskrav. Frskellige muligheder fr printning i frbindelse med bestilling til kantine. 2.3 Data Der skal kunne trækkes data ud til Excel Frmater i frm af excel, pdf, html eller txt. Skal kunne trække g eksprtere diverse rapprter fra kasseterminalløsningen. Rapprter der er generet ud fra følgende parametre: - Opdeling pr. lkatin g fr alle lkatiner på én gang - Opdeling pr. tidsinterval (time-, dags-, uge- g månedsbasis) - Opdeling pr. varekategri Rapprtering skal kunne tilgås via WEB. 2.4 Betalingsløsninger Kasseterminalen skal kunne håndtere følgende betalingsløsninger: Visa/Dankrt betalingsterminal Kntaktløs Visa/Dankrt MbilePay Business Internatinale betalingskrt Internkrt (studiekrt/medarbejder krt) Tilkbling af kntantkasse Myntevej 5, 8920 Randers NV Rsenørns Allé 1, 1970 Frederiksberg C Tlstrup & Hvilsted ApS Side 3 af 6

4 3 Kmpatibilitet Der skal sikres kmpatibilitet mellem Leverandørens tilbudte prdukter, jf. Kntraktbilag B Tilbudsbesvarelse, g Ordregivers eksisterende systemer, herunder beskrivelsen i nærværende afsnit g Kntraktbilag C VIA s betalingssystem. 3.1 Eksisterende udstyr Se Kntraktbilag C VIA s betalingssystem. 3.2 Kmmunikatin mellem kasseterminal g krtlæser Kmmunikatinen skal fregå gennem seriel kmmunikatin, typisk gennem Michelle prtkllen. Kasseterminalen skal kunne læse data fra vægten. 3.3 Integratiner Det tilbudte system skal integreres med VIA s internkrt g Navisin Stat jf. nedenstående krav. Integratin med internkrt: a. Internkrt er af mærket Mifare. b. Krtlæseren kmmunikerer via Michelle prtkllen. c. Data skal integreres med VIA s driftsleverandør på internkrt (Sagi A/S). Fuld integratin mellem betalingsløsningen g VIAs øknmistyringssystem Navisin Stat 7.1. VIA University Cllege er p.t. på Navisin Stat 7.0, men vergår til 7.1 i løbet af fråret Fuld integreret med Navisin stat, hvilket betyder følgende: a. Filer med msætning fra kasseapparater (pr. kasseapparat g pr. dag eller pr. mdr.) verføres til frskellige mapper på vres fælles drev. Hver mappe tilhører et bestemt kasseapparat (psættes i fællesskab med VIA s it-afdeling). Filer skal være en txt eller csv fil. b. Filer skal indehlde: dat, finansknt, alle dimensiner, beskrivelse g beløb c. Filen skal indehlde msætning samlet pr. varegruppe eller kntering g pr. betalingsarter (Kntant, Dankrt mfl.), så den ikke indehlder alle de enkelte bevægelser i kassen. d. Der skal kunne psættes betalingsarter (kntant, Dankrt mfl.) med finansknti g dimensiner. Myntevej 5, 8920 Randers NV Rsenørns Allé 1, 1970 Frederiksberg C Tlstrup & Hvilsted ApS Side 4 af 6

5 e. Finansknti g dimensiner på varegrupper skal kunne vedligehldes, herunder pdatering af dimensiner via en datastrøm f. Integratin af debitrer til Navisin Stat, så der kan udskrives faktura direkte fra Navisin - Fil med debitrdata g fakturadata sm kan indlæses i Navisin via en datastrøm - Integratin, så debitr stamdata kan hentes fra Navisin 4 Driftssikkerhed VIA vægter driftssikkerheden højt. Grundet de mange ekspeditiner i VIA s kantiner er ppetid afgørende. VIA kræver derfr en ppetid på 99,9% g at Leverandøren kan dkumentere ppetiden. Se Kntrakten, pkt. 27.2, fr nærmere betingelser fr dkumentatin g håndtering af tilfælde hvr ppetid kmmer under 99,9%. 5 IT sikkerhed Det er et krav, at leverandøren verhlder relevante standarder g dansk lvgivning. Leverandøren skal sm Databehandler verhlde gældende Persndatalv ved kntraktstart, g ved ikrafttræden af Persndatafrrdningen (frrdning nr. 679 af 27. april 2016) skal Leverandøren pr. 25. maj 2018, jf. frrdningens artikel 99, verhlde Persndatafrrdningen, eller anden lvgivning der erstatter Persndatalven eller implementerer Persndatafrrdningen Nødvendige tiltag til verhldelse af frrdningen skal være inkluderet i tilbuddet. Med nødvendige tiltag menes tiltag af generel karakter, sm Leverandøren tillige skal udføre eller ville skulle udføre fr sine andre kunder fr tilsvarende it-løsninger (f.eks. generelle pdateringer af sikkerhedsniveauet i databehandlerens datacenter, pdatering af databehandlerens prcedurer g dkumentatin m.v.) i mdsætning til krav, sm er specifikke fr Ordregiver. I det mfang, der ikke er tale m tiltag af generel karakter, g dette dkumenterbart påfører Leverandøren yderligere mkstninger, er Leverandøren berettiget til at kræve sådanne mkstninger dækket af Ordregiver, frudsat at udgifterne på frhånd er skriftligt gdkendt af Ordregiver. Det er et krav, at leverandøren skal kunne på frlangende dkumentere, at hstede dele af kasseløsningen verhlder ISO m generel IT-sikkerhed eller ISO m sikkerhed fr clud-løsninger. Det er leverandørens ansvar, at dkumentere venstående, selvm denne måtte anvende en eventuel underleverandør. Leverandøren skal underskrive Databehandleraftalen, jf. Kntraktbilag D. Myntevej 5, 8920 Randers NV Rsenørns Allé 1, 1970 Frederiksberg C Tlstrup & Hvilsted ApS Side 5 af 6

6 6 Oplæring Leverandøren frpligter sig til at plære VIA s persnale i brugen af kasseterminalløsningen, herunder Umiddelbart frud fr installeringen plæring af p til 3 medarbejdere i brug af nye kasseterminaler g 1 medarbejder per lkatin der skal fungere sm superbrugere, gennem fysisk tilstedeværelse på VIA s lkatiner. Når kasseterminalløsningen er taget i brug skal der løbende frestås plæring af nyt persnale i brug af kasseterminalløsningen. Denne plæring kan ske nline, såfremt dette sikrer tilstrækkelig plæring. 7 Service- g supprtaftale Dette afsnit beskriver de mindstekrav der er til service- g supprtaftalen. Ordregivers ønsker til kasseterminalen udver nedenstående mindstekrav er beskrevet i Kntraktbilag B Tilbudsbesvarelse, pkt. C Funktinalitet. Service- g supprtaftalen skal mfatte: Service- g supprt alle ugens 7 dage i tidsrummet Back ffice skal være cludbaseret uden sftware installatin ved VIA. Back ffice skal kunne tilgås via ipad/iphne, Andrid g PC/Mac. Dag til dag (i hverdage) udskiftning af defekte kasseterminaler. Aftalen skal mfatte alle køb på Kntrakten, samt VIA s eksisterende kasseterminaludstyr, jf. kntraktbilag D VIA s betalingssystem, med undtagelse krtlæsere. Sftwarepdateringer. Gendannelse af data efter hardware nedbrud. Aftalen skal træde i kraft når idriftsættelsen påbegyndes. Én primær kntaktpersn i frhld til supprt g service. Myntevej 5, 8920 Randers NV Rsenørns Allé 1, 1970 Frederiksberg C Tlstrup & Hvilsted ApS Side 6 af 6