Automatisk kørebog til din iphone

Transkript

1 Automatisk kørebog til din iphone Tænk på miljøet - kør med omtanke Gør noget godt for miljøet og for din pengepung. Brug Carlog System, her får du hurtigt og nemt et overblik over dit kørselsbehov og dermed dit forbrug af brændstof. Vi kører bare den vej vi plejer. Gør du og dine ansatte også det? Dagens kilometer-forbrug kan reduceres med adskillige kilometer. I Carlog System kan du se alle dagens ruter på et og samme kort. Du får det totale overblik på få minutter. Carlog System Kærvej Aabybro support@carlog.dk 1

2 Indhold 1. Installation Opsætning af Carlogprofil Brugeroplysninger Firmaoplysninger Satser Opret bil Kørselstyper Kørselsformål Installation af Carlog applikation Indstilling af Carlog applikation Visning på kort(standard), satellit eller hybrid Send data til firmamodul Se biler Brug sagsnummer på alle dine ruter Start inden kørsel Start din rute Stop din rute Se ruter på iphone Se ruter Se ruter Se ruter på kort Redigér en rute Tilføj en rute Tilføj en retur rute Tilføj en retur rute efter sidste rute Ny start adresse Sammenlæg ruter Tilbageholdte ruter (kun for firmabrugere med afregningsmodul) Rapporter Udskriv rapport Gem som PDF-fil Gem som Excel-fil Adressekort

3 6.1 Tilføj kunde manuelt Tilføj kunder via import FAQ Kan man snakke i telefon samtidig med at man bruger Carlog? Fejl i telefon ID Der mangler en rute? Der mangler stadig ruter på min profil Hvad sker der hvis der ikke er datadækning? Min start-adresse passer ikke? Ændring af password Dataopbevaring Support Kontakt support Online support

4 1. Installation 1.1 Opsætning af Carlogprofil Inden du begynder at bruge applikationen skal du oprette din Carlogprofil, følg vejledningen herunder, og du er snart i gang. Obs! Det er brugerens ansvar at ALLE oplysninger er indtastet korrekt, for at Carlog systemet kan generere en korrekt kørebog. Start med at logge på: Indtast brugernavn og password (som du har modtaget på mail fra Carlog) Har du ikke modtaget login oplysninger på mail, kontrollér venligst din spammail/spamfilter på din PC. 4

5 1.2 Brugeroplysninger Herunder indtastes alle brugeroplysninger. Obs! Du kan med stor fordel se alle Carlogs hjælpevideoer inden du begynder at bruge den elektroniske kørebog. Vælg: 5

6 Vælg: Bruger Indtast eller ret de brugeroplysninger som ikke allerede er påført af Carlog. Kørsel før Carlog De km du har fået godtgørelse for før brugen af Carlog skal skrives ind her. (dette er nødvendigt for at kunne beregne efter de korrekte takster) Fix kunde radius Kunder i adressekort inden for den valgte radius bliver vist med Firmanavn / navn i kørselsrapporten. (se også side 37) Password Du kan ændre dit password her. (hvis du ændrer password, husk også at ændre det på din iphone. Bopæl til arbejde Skal kun anvendes af brugere der er tilknyttet en firmaordning. Kan kun redigeres af en firma-administrator. Hjemmeadresse for 60 dages regel Adressen i dette felt SKAL være din folkeregisteradresse. Skifter du bopæl er det din pligt at rette adressen i felterne. Låsning af telefon Skifter du telefon skal du resette dit IMEI nummer, klik på Reset Imei Du kan nu benytte en ny telefon. HUSK at afslutte med Gem 6

7 1.3 Firmaoplysninger Herunder skal alle firmaoplysningerne for det firma der skal udbetale kørselsgodtgørelse indtastes. (Disse oplysninger er indtastet når man er med i en firmaordning) Vælg: Firma Indtast alle firmaoplysninger. HUSK at afslutte med Gem 1.3 Satser Herunder ses de satser der beregnes kørselsgodtgørelse efter. Vælg: Satser Tilføj sats, indskriv år, kilometersats for under km og over km Kontrollér satserne inden brug af programmet. (Carlog opdaterer automatisk ved årsskifte) HUSK at afslutte med Opret Obs! Det er ikke muligt at tilføje/rette i satser hvis man er tilføjet en firmaordning. 7

8 1.4 Opret bil Herunder indtastes de biler der skal beregnes kørselsgodtgørelse for. Der kan indtastes flere biler. Der kan også indtastes kilometer-stand for de enkelte biler, herefter kan de totale kilometer aflæses. Vælg: Biler Tilføj bil, indtast navn, nummerplade eller registreringsnummer. Vigtigt! Husk at vælge den bil som skal benyttes som standard: HUSK at afslutte med: Opret 8

9 1.5 Kørselstyper Herunder ses en tidstabel. Ønsker du at logge al dit kørsel, både erhverv og privat, kan denne tabel hjælpe med at sortere din kørsel. Logning af erhvervskørsel: Ønsker du kun at logge erhvervskørsel skal du ikke ændre på tidstabellen. Logning af privat og erhvervskørsel: Ønsker du automatisk sortering af din kørsel mellem erhverv og privat efter f.eks. dine arbejdstider kunne den f.eks. se sådan ud: HUSK at afslutte med: Gem 9

10 1.6 Kørselsformål Herunder oprettes de kørselsformål der kan vælges imellem når man fremstiller kørselsrapporten. Tilføj kørselsformål: Service, Salg og Kundebesøg eller de kørselsformål som passer dig. Vigtigt! Husk at vælge den kørselsformål som skal benyttes som standard: HUSK at afslutte med: Opret 10

11 1.7 Installation af Carlog applikation Åben App.Store på din iphone, søg efter carlog system Når du har fundet Carlog-applikationen vælger du Installé, og herefter vælg acceptér tilladelser, vælg OK, installationen er færdig på få minutter. Start applikationen på Carlog-ikonet. Carlog byder velkommen. 11

12 Vælg: Log ind i øverste venstre hjørne på skærmen. Indtast brugernavn og password. (som du har modtaget på mail fra Carlog, har du ikke modtaget login oplysninger på mail, kontrollér venligst din spammail/spamfilter på din PC ) Afslut med: log ind 12

13 Applikationen er nu klar til brug og viser dig på et kort hvor du befinder dig lige nu. Evt. tryk på knappen position for at opdatere din position på kortet. Vigtigt! At der står log ud i øverste venstre hjørne, ellers vil dine data ikke blive sendt til din profil. Kørselsdata kan ikke eftersendes til din profil. Har din iphone ingen GPS-dækning/data-dækning hvor du befinder dig, vises et Danmarkskort indtil din position er fundet. 13

14 2. Indstilling af Carlog applikation Inden du begynder at køre bør du beslutte dig for hvilken visning du ønsker på din iphone. 2.1 Visning på kort(standard), satellit eller hybrid Her ses de tre visningsmuligheder. Vælg: indstillinger / info i øverste højre hjørne 14

15 Vælg: herover den kortvisning du ønsker under kørslen. Standard/Satellit/Hybrid Version: Her vises hvilken App. version du anvender på din iphone. Vælg herefter tilbage på: 15

16 2.2 Send data til firmamodul Se biler Når send data står på l sendes der data til firmamodulet Se biler Obs! Denne funktion kan kun bruges i en firmaordning. Vælg: herefter tilbage på: 16

17 2.3 Brug sagsnummer på alle dine ruter Ønsker du at tilføje et sagsnummer, en speciel bemærkning eller km stand til hver rute kan denne funktion anvendes, sæt sagsstyring til l Vælg: herefter tilbage på: Næste gang du starter logningen af en rute får du ovenstående boks Sagsnummer frem hvor du kan indtaste evt. sagsnummer, speciel bemærkning eller kilometerstand. HUSK at afslutte med Ok 17

18 3. Start inden kørsel Det er meget vigtigt, at du starter applikationen, inden du begynder at køre, af hensyn til trafiksikkerheden. 3.1 Start din rute Tryk på start inden du begynder at køre. Nu logger applikationen alle dine positioner. Alle data bliver automatisk sendt til Carlogs server. 3.2 Stop din rute Tryk på stop når du ankommer til dit bestemmelsessted, herefter uploades alle data automatisk til Carlogs server. Har telefonen ingen datadækning, gemmes alle data på telefonen, til det igen bliver muligt at sende data. Tryk på nulstil for at gøre applikationen klar til at logge en ny rute. 18

19 3.3 Se ruter på iphone Ønsker du at se en rute du lige har kørt kan det gøres fra indstillinger / info Vælg: indstillinger / info i øverste højre hjørne Vælg: display 19

20 Her vises de sidste 10 ruter, markér/tryk på en rute / linje for at se ruten på et kort. Her vises den kørte rute på et kort. 20

21 4. Se ruter Her kan alle de kørte ruter ses. Der kan redigeres i de kørte ruter, der kan indtastes nye ruter og der kan vælges på hvilken måde, man vil se de kørte ruter. 4.1 Se ruter Her kan alle de kørte ruter ses og vises på Google Maps Vælg den periode som du ønsker at se dine kørte ruter for. Her vises hvilken adresse der er kørt fra og til. Her vises dato og tidspunkt for start og stop. Her vises afstanden mellem de to adresser. De kørte ruter kan også ses på et kort ved at klikke på til venstre ud for hver rute. 21

22 4.2 Se ruter på kort Her ses en af de kørte ruter på kort. For at komme tilbage til ruteoversigten vælg: øverst på kortet. 22

23 Det er også muligt at se flere ruter på samme kort. Markér de ruter du ønsker at se på samme kort, klik herefter på: Her ses de valgte ruter i 3 forskellige farver på samme kort. 23

24 4.3 Redigér en rute Er der behov for at redigere i en rute kan det gøres ved at klikke på i kolonnen valg yderst til højre. Ønsker du at slette en rute gøres det ved at klikke på i kolonnen valg yderst til højre. Det er også muligt at slette flere ruter på én gang, markér de ruter som skal slettes og klik herefter på: Redigér din rute, der kan rettes på alle data. HUSK at afslutte med Gem. Vælges genberegn rute beregnes den korteste vej. 24

25 4.4 Tilføj en rute Har du glemt at logge en rute kan den tilføjes manuelt. (Firmabrugere med afregningsmodul: det er ikke muligt at tilføje en ny rute i en afregnet periode) Vælg: tilføj en rute: Kontrollér at det er på den korrekte dato du ønsker at tilføje en rute. Indtast evt. Firmanavn eller navn, adresse, post nr. og by. HUSK at afslutte med Opret. 25

26 4.5 Tilføj en retur rute Ønsker du at tilføje en retur rute fra forrige rute. Markér den rute der skal laves retur rute fra, klik herefter på: Retur ruten er nu tilføjet. 26

27 4.6 Tilføj en retur rute efter sidste rute Ønsker du at tilføje en rute med sidste rutes stopadresse som ny startadresse. Klik på: Det er nu kun nødvendigt at udfylde felterne i Til kolonnen. HUSK at afslutte med: Opret. 27

28 Den nye rute er nu tilføjet. Alle nye ruter der tilføjes manuelt bliver automatisk tilføjet 1 time efter sidste kørte rute med mindre man selv ændrer dato eller tidspunkt. Ruter der tilføjes manuelt beregnes altid efter korteste rute. 28

29 4.7 Ny start adresse Ønsker du at ændre start adressen på en af dine ruter, så den starter fra samme adresse som du stoppede forrige rute på, kan denne funktion bruges. Markér den rute hvor start adressen skal ændres. Klik herefter på: 29

30 4.8 Sammenlæg ruter Det er muligt at sammenlægge 2 ruter til 1 rute. Markér de 2 ruter som skal sammenlægges. Klik herefter på: De 2 ruter er nu sammenlagt til 1 rute. 30

31 4.9 Tilbageholdte ruter (kun for firmabrugere med afregningsmodul) Er man Carlog-bruger i en firmaløsning, hvor der bliver anvendt afregningsmodul, betyder det, at firmaet selv henter brugerens kørselsdata på en aftalt dato, til senere udbetaling sammen med brugerens lønafregning. Herover vises 4 forskellige rute-niveauer Herover ses en rute som er afregnet, teksten er grået ud og det er ikke muligt at redigere eller slette ruten. Ruten er korrekt afregnet. Herover ses en rute som IKKE er afregnet endnu, det er stadig muligt at redigere eller slette ruten. Ruten mangler stadig at blive afregnet. 31

32 Herover ses en rute som er med i en afregningsperiode, men ruten er tilbageholdt af administratoren/lederen. Vælg for at åbne ruten. Ruten er nu åben for redigering. Har lederen indtastet en begrundelse for tilbageholdelsen kan den også læses her. Rediger ruten og afslut med Gem. Lederen kan nu se at ruten er blevet redigeret, at den er klar til godkendelse og afregning i næste periode. Herover ses en rute som er afvist, der tidligere har været tilbageholdt og nu er permanent afvist, status kan på ingen måde ændres. 32

33 5. Rapporter Du kan gemme dit kørselsregnskab som en PDF.fil. Du kan også vælge at eksportere det til en Excel-fil. 5.1 Udskriv rapport Vælg: den periode du ønsker at udskrive for. Vælg: herefter kørselstype og bil. Vælg: sortér evt. på bemærkninger. Til- eller fravælge tidspunkt, sagsnummer, kilometerstand. Vælg: se rapport 33

34 Her ses alle de kørte ruter for den valgte periode Nu kan der vælges imellem PDF.fil eller eksport til Excel. 34

35 5.2 Gem som PDF-fil PDF-filen lukker op i et nyt vindue og kan udskrives herfra eller gemmes. Vælg: PDF-fil Her ses en PDF-rapport for den valgte periode. 35

36 5.3 Gem som Excel-fil Nu kan der vælges imellem PDF.fil eller eksport til Excel. PDF-filen lukker op i et nyt vindue og kan udskrives herfra eller gemmes. Vælg: Excel-fil Her ses en Excel-rapport for den valgte periode. Det er også muligt at se den kørte rute fra Excel-filen, klik på kort i kolonnen GPS yderst til højre i Excel-arket. 36

37 6. Adressekort Her kan man oprette de kunder som man kører til flere gange. Når man så besøger denne kunde bliver firmanavnet også vist på kørselsrapporten. Husk at denne funktion skal tilvælges på side 6 Her ses kunder som allerede er tilføjet adressekortet. De to grønne linjer vedrører din hjemadresse. Den første grønne linje er en tidligere hjemadresse som du er fraflyttet. Den anden grønne linje er din nuværende hjemadresse. Læs mere om hjemadresse på side 6 Der kan tilføjes kunder til adressekortet på to måder: Indtastning manuelt. Import via fil (du kan hente importskabelon på carlog.dk under menuen download ). Obs! Hvis du importerer mange kontakter ind i adressekartoteket kan der gå op til flere minutter inden de kan ses i adressekartoteket. (de kommer ikke ALLE på én gang) 37

38 6.1 Tilføj kunde manuelt Når du ønsker at tilføje en kunde til adressekortet manuelt. Klik på: Indtast Firmaoplysninger og afslut med opret kunde. For at oplysningerne kan bruges skal der være et gyldigt GPS-opslag. Når der vises et lille kort i kolonnen valg er GPS-opslaget gyldigt. 38

39 6.2 Tilføj kunder via import Når du ønsker at tilføje flere kunder til adressekortet via en fil. Klik på: Vælg: gennemse og vælg herefter din fil. klik på Åben og klik herefter på upload file. Obs! Hvis I importerer mange kontakter ind i adressekartoteket kan der gå op til flere minutter inden de kan ses i adressekartoteket. (de kommer ikke ALLE på én gang) 39

40 7. FAQ. 7.1 Kan man snakke i telefon samtidig med at man bruger Carlog? Ja telefonen kan bruges samtidig med at man bruger Carlog-applikationen. 7.2 Kan man bruge navigation og Carlog på samme tid. Ja der kan bruges navigation samtidig med at man logger en rute. 7.3 Fejl i telefon ID Du skal logge ind på din profil (PC) klik på ikonet bruger og klik herefter på reset Imei du kan nu igen logge ind med din telefon. 7.4 Der mangler en rute? Der kan gå op til 2 minutter inden de loggede positioner vises i dit kørselsregnskab på Der mangler stadig ruter på min profil HUSK du skal være logget ind på din applikation, ellers sendes dine data ikke til profilen. (læs mere på side 12 & 13) 7.6 Hvad sker der hvis der ikke er datadækning? Alle data (loggede positioner) bliver gemt i telefonen, og sendes når der igen bliver datadækning. 7.7 Min start-adresse passer ikke? Kontrollér næste gang inden du starter, at applikationen har en position inden du begynder at køre. (start adresse kan rettes, læs mere på side 29) 7.8 Ændring af password Husk ved ændring af password, at det skal gøres på både iphonen og mobi.carlog login. 7.9 Dataopbevaring Carlog System gemmer dine kørselsdata i 5 år i abonnementsperioden. Ved abonnementsudløb slettes alle data efter 90 dage. 40

41 8. Support For kunder med et Carlog ID kan der ydes support til carlog s software. 8.1 Kontakt support Support kan kontaktes på support@carlog.dk eller Online support Vi kan også yde online support på din pc. Der kan på ingen måde ydes support hvis ovenstående ID mangler. Ved kontakt til supporten, hav venligst dette Carlog ID klar. HUSK alle vores hjælpevideoer på eller på din egen profil under support. 41