12. december 2012 Ref.: AKS J.nr.:

Transkript

1 Til akademisk råds medlemmer Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Niels Jernes Vej Aalborg Øst Tlf Fa Ledelsessekretariatet Ann Karina Schelde Direkte tlf december 2012 Ref.: AKS J.nr.: Godkendt referat af møde i akademisk råd, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, onsdag den 31. oktober 2012, kl , Niels Jernes Vej 10 (NOVI), mødelokale 3 Medlemmer: Til stede Med afbud Uden afbud Egon Toft (dekan, formand) VIP-repræsentanter: Pascal Madeleine Lasse Riis Østergaard Diana Stentoft Carsten Dahl Mørch Torben Moos Studenter repræsentanter: Kasper Bendi Johnsen Søren V. Knudsen Observatører: Else Ramsgaard (TAP) Susanne Nielsen Lundis (TAP) Kirstine Rosenbeck Gøeg (ph.d.-studerende) Øvrige deltagere: Bodil Brander Christensen, Ledelsessekretariatet Ann Karina Schelde, Ledelsessekretariatet (referent) Mødet begyndte kl Mødet sluttede kl Næste møde afholdes:

2 Dagsorden Åbent møde 1. Godkendelse af dagsorden for akademisk råds møde 2. Godkendelse af referat fra akademisk råds møde , den 19. september 2012 Bilag -2: Referat fra akademisk råds møde , den 19. september Drøftelse af SUNDs Kommunikationsstrategi Kommunikationsmedarbejder Cecilia Honores Møller deltager under dette punkt Bilag -3: Udkast til kommunikationsstrategi version Mødeplan og årshjul for akademisk råds møder i 2013 Bilag -4a: Mødeplan for akademisk råds møder i 2013 Bilag -4b: SUND Årshjul Drøftelse af erfaringer med skolestrukturen udfordringer og muligheder Studieleder Jesper Franch, School of Medicin and Health og prodekan Lars Døvling Andersen, TEKNAT deltager under dette punkt Bilag -5a: Aalborg Universitets vedtægt Bilag -5b: Notat vedr. skoleorganisation- og erfaringer 6. Meddelelser a. Sager godkendt af dekanen Bilag -6a: Fortegnelse over sager godkendt af dekanen i perioden b. Godkendt referat fra ph.d.-udvalgsmøde den 20. juni 2012 Bilag -6b: Godkendt referat fra ph.d.-udvalgsmøde den 20. juni 2012 c. Rektors budget Høringssvar fra akademisk råd, SUND Bilag -6c: Høringssvar fra akademisk råd til rektors budget 2013 d. Akkrediteringsrådet har godkendt Master i Seologi til start e. Der søges akkrediteret en masteruddannelse i kvalitet i sundhedsvæsenet til udbud september 2014 f. Status for arbejdsgruppe om forskning/undervisning beskrivelse i stillingsopslag (Diana Stentoft) 7. Eventuelt Referat Åbent møde 1. Godkendelse af dagsorden for akademisk råds møde Dekanen indledte mødet med at konstatere: - At mødet er indkaldt med lovlig varsel. Dagsorden og bilag er udsendt onsdag den 24. oktober 2012 (5 hverdage før mødet) - At akademisk råd er beslutningsdygtigt idet 5 ud af 8 medlemmer er til stede. Side 2 af 7

3 Budgetproces er desværre af forskellige årsager (bl.a. tekniske) blevet forsinket. I den forbindelse var der indkaldt til ekstraordinært møde i akademisk råd fredag den 2. november, kl mhp. behandling/indstilling af budget 2013 for SUND til dekanen. Der er modtaget afbud fra 5 af akademisk råds medlemmer til det ekstraordinære møde hvilket vil betyde, at akademisk råd ikke vil være beslutningsdygtigt. På den baggrund behandles punktet Indstilling af budget 2013 for SUND til dekanen på dagens møde. Dagsordenens punkt 3 Drøftelse af SUNDs Kommunikationsstrategi udgår af dagsordenen og vil blive behandlet på et senere møde i akademisk råd. Der er tidligere i mail af 30. oktober 2012 (fra Ann Karina Schelde) informeret herom. HR-medarbejder Jakob Adelhard Kristensen og økonomimedarbejder Louise Espersen fra Klinisk Institut er desværre blevet forhindret i at deltage i mødet i dag. Jakob og Louise vil blive inviteret til at deltage i et senere møde i akademisk råd. Dagsordenen blev herefter godkendt. 2. Godkendelse af referat fra akademisk råds møde , den 19. september 2012 Bilag -2: Referat fra akademisk råds møde , den 19. september 2012 Der indkom ingen bemærkninger til referat fra akademisk råds møde den 19. september 2012, der blev godkendt. 3. Indstilling af budget 2013 for SUND til dekanen Troels Hedegaard Dissing, Fakultetskontorets Økonomicenter deltog under dette punkt. Bilag -3: Udkast til prosa-afsnit. Budget 2013 Dekanen indledte punktet med en orientering om budget 2013 for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Som tidligere informeret om er budgetprocessen desværre på grund af tekniske problemer (it systemer) blevet forsinket. Det ser ud til, at SUND kommer ud med et budgetlagt underskud af anseeligt omfang på nuværende tidspunkt anslået til ca. -25 mio. kr. Det endelige budgettal kendes ikke endnu. Underskud på resultatbudgettet 2013 for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet er udtryk for et fakultet under opbygning/udvikling. Der er foretaget og foretages stadig ansættelser af videnskabelige stillinger og administrative medarbejdere, således at forskning og uddannelse kan udvikles og drives. Indtjening fra uddannelses- og forskningsvirksomhed herunder ph.d.-uddannelser kommer først efterfølgende. Herudover etableres Klinisk Institut, hvor der i 2013 budgetteres med begrænset indtjening i kraft af aktiviteterne ved Klinisk Institut. Hertil kommer et meget stort behov for udstyrsinvestering. De nuværende laboratoriefaciliteter, der anvendes til undervisning på både bachelor- og kandidatuddannelse, er ikke konkurrencedygtige i forhold til moderne udstyr, som anvendes i private virksomheder og på øvrige undervisnings- og forskningsinstitutioner. Der er et ekstra indkøbsbehov, der på nuværende tidspunkt anslås til godt 5 mio. kr. (afskrivning 1 mio. kr.), som ikke er medtaget i budgetudkastet. Dekanen er tidligere blevet mødt af AAUs bestyrelse omkring mulighed for støtte ifm. opbygningen af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Muligheden for en særbevilling vil blive drøftet med rektor. Troels Hedegaard Dissing supplerede, at der som udgangspunkt arbejdes videre med nuværende budget 2013, men der vil komme mindre justeringer i forhold til husleje og ph.d.-model. Side 3 af 7

4 Hvad angår Klinisk Institut er der udarbejdet et budget ud fra bedste skøn det er vanskeligt at sige hvordan det kommer til at gå, eftersom Klinisk Institut ikke er startet op endnu. I relation til uddannelsesindtægter har der tidligere været budgetteret for højt. I budget 2013 er skolens prognose anvendt. Der var herefter en drøftede af ansættelsesnomineringer i Klinisk Institut. Professorhonoraret til kliniske professorer udgør gennemsnitlig og anslået 20 % af overlæge-lønnen, men den andel af arbejdstiden der anvendes til forskning, faglig udvikling og undervisning udgør typisk 50 % af arbejdstiden. Kliniske lektorer (B-niveau) er langt størstedelen af de kliniske lektorer ved Klinisk Institut. Der skønnes ansat omkring 100 personer på Klinisk Institut, hvoraf 10 personer vil være fuldtidsansatte. Der er en forventning om, at ansatte ved Aalborg Universitetshospital vil affiliere til AAU efter 1/1-2013, herunder også ph.d.-studerende indskrevet ved AU. BFI point fra ph.d.-studerende vil, indtil der er sket en egentlig overførsel af de ph.d.- studerende til AAU, blive ligeligt delt mellem AU og AAU. Fordelingen af BFI point vil blive drøftet i forbindelse med en overdragelse. Pascal Madeleine bemærkede, at i relation til at akademisk råd skal være i stand til at drøfte og indstille budget 2013 til dekanen, er det dybt kritisabelt, at medlemmerne først får udleveret budgettet på mødet. Pascal tilføjede, at et underskud vil komme til at påvirke de ansatte. De fleste VIP-ansatte ved Institut for Medicin og Sundhedsteknologi bliver mere eller mindre opfordret til at anvende egenkapital (annum) midler, der typisk skulle bruges til fri forskning. Pascal vil kraftigt anbefale, at disse midler ikke inddrages. Dekanen opfordrede til, at denne sag drøftes med institutlederen. Diana Stentoft henviste til tidligere brev til rektor omkring rektors budgetprincipper, hvor der blev lagt vægt på udviklingsmuligheder. Hvad kan der gøres for at synliggøre, at fakultetet stadig er i udvikling på trods af et budget på -25 mio.kr.? Dekanen fastslog, at Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet ikke er et fakultet i krise. Der kan uforandret gives de samme incitamenter i Institut for Medicin og Sundhedsteknologi, som tidligere. Dekanen informerede herefter om mulige professorater i pipelinen. Dekanen beklagede, det desværre ikke har været muligt at fremsende budgetmateriale til akademisk råd forud for dagens møde. Udkast til prosa-afsnit til budget 2013 er i proces og det endelige dokument, der skal behandles i AAUs bestyrelse den 5. december 2012, kan forekomme i en lidt anden udgave. Akademisk råds medlemmer tog orienteringen om budget 2013 til efterretning med opfordring til dekanen om at kommunikere baggrund for budget 2013 ud til ansatte ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Akademisk råd principgodkendte prosa-afsnit til budget 2013 samt indstilling af budget 2013 til dekanen. 4. Mødeplan og årshjul for akademisk råds møder i 2013 Bilag -4a: Mødeplan for akademisk råds møder i 2013 Bilag -4b: SUND Årshjul 2013 Ann Karina Schelde bragte i forslag, at akademisk råds møde den 17. april 2013 ændres til den 24. april 2013, idet der afholdes Pædagogisk Dag på AAU Aalborg Campus den 17. april Der var tilslutning hertil. Akademisk råd tiltrådte SUND Årshjul og mødeplan for akademisk råds møder i Side 4 af 7

5 5. Drøftelse af erfaringer med skolestrukturen udfordringer og muligheder Studieleder Jesper Franch, School of Medicin and Health og prodekan Lars Døvling Andersen, TEKNAT deltog under dette punkt Bilag -5a: Aalborg Universitets vedtægt Bilag -5b: Notat vedr. skoleorganisation- og erfaringer Studieleder Jesper Franch indledte punktet med en præsentation af organisering, opgaver, bemanding samt økonomi ved School of Medicine and Health. Skolens primære opgaveportefølje: Skemalægning og undervisningsdrift Time rekvisitioner for undervisning til institutter Planlægning af eksaminer Servicering af og sagsbehandling for studienævn Ny-akkreditering og turnusakkreditering (kontakt til ACE DK) Kontakt til censorkorps Kontakt til aftagere og aftagerpaneler Dokumentation af kvalitetssikring Studenterbestand, effektivitet, STÅ produktion Kontakt til dimittender Markedsføring af uddannelser Internt og ekstern kommunikation vedr. uddannelser Prognose check i forhold til budgetlægning Skolens driftsbudget for 2012 på ca. 3 mio. kr. blev kort gennemgået. Diana Stentoft rejste spørgsmål om hvorledes Skolen forholder sig i relation til budget og prognoser, herunder frafaldsproblematik? Jesper Franch oplyste, at der er fokus på denne problematik. Der er indledt et samarbejde med Center for Evaluering, der skal hjælpe til med at se nærmere på problemstillingen. Søren V. Knudsen bemærkede, at der også er taget initiativ til en række øvrige tiltag, der er støttet af fakultetet og Skolen. Der er bl.a. nedsagt en gruppe af lokale studievejledere, der har til formål at hjælpe studerende i forhold til forskellige problemstillinger, herunder bl.a. individuelle studieplaner, studier i udlandet osv. De lokale studievejledere prøver at skabe sammenhold ved at samle studerende fra fire forskellige lokaliteter i Aalborg. Dette har bl.a. haft en stor betydning i forhold til eventuelt at droppe ud af studiet. Herudover er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt studerende, hvor der er indkommet en del interessante besvarelser. Pascal Madeleine rejste spørgsmål om hvorvidt skolestrukturen er lavet med for mange skoler, med hver deres egen administrative enhed? Og hvordan nedbrydes den grænsedragning, der er skabt mellem skolerne? Lars Døvling Andersen bemærkede, at præsentation af erfaringer fra skolerne på TEKNAT formentlig vil besvare Pascals spørgsmål. Med udgangspunkt i rapport fra april 2008 Skoleprocessen på INS præsenterede Lars Døvling Andersen erfaringer fra skolerne på TEKNAT herunder muligheder, udfordringer og løsninger. Side 5 af 7

6 Tids- og arbejdsplan: Februar 2008: Dekanen indleder processen Forår 2008: Diskussioner i ILF/SLF/DRU/AR/SN/FSU Efterår 2008: Analysegruppe 1 (bestående af 4 studieledere, institutleder, tap, uddannelsesleder, konsulent og prodekan) December 2008: Rapport, fornyet diskussion i organerne Januar 2009: Høring i institutter, studienævn og samarbejdsudvalg April-maj 2009: Jobopslag, samtaler, indstilling Juni 2009: Udpegning af ledere Efterår 2009: Forberedelse af skolestruktur Februar 2010: Skoler begynder formelt September 2010: Nye studieordninger træder i kraft mange steder Dekanens bevæggrunde for at opstarte proces omkring etablering af Schools: Uafhængighed af institutter Større studentertal pr. enhed (robusthed over for fluktuationer) Bedre administrativt beredskab (akkrediteringer mm.) Synergi mellem uddannelser Styrkelse af den strategiske udvikling på uddannelsesområdet Der har løbende ca. hver 14. dag siden 2010 været afholdt møder mellem studielederne (inkl. Jesper Franch), Bodil Brander Christensen, Kim Jensen og Lars Døvling Andersen hvor bl.a. følgende emner drøftes: struktur på arbejdet med forslag til nye uddannelser, erfaringsudveksling (f.eks. efter hver turnusakkrediteringsrunde), større tiltag som studiehåndbog og ledelsesinformation. Erfaringerne med School strukturen viser i dag, at der opleves en gevinst ift. uafhængighed af institutter, et bedre administrativt beredskab (akkrediteringer mm.) dog opleves ikke dyb akkrediteringsekspertise på dét niveau. Herudover opleves en gevinst ift. synergi mellem uddannelser - styrkelse af den strategiske udvikling på uddannelsesområdet. Det blev bemærket, at uafhængigheden af institutter vel aldrig helt kan undgås i praksis, idet man samtidig er afhængig af forskningen. Yderligere blev det bemærket, at der fra undervisernes side, opleves en markant stigning i den administrative stab efter etablering af Schools. Lars Døvling Andersen bemærkede, at der ikke er lovet en mindre administrativ stab, men derimod en bedre administrativ stab. Dekanen tilføjede, at der siden 2010 er kommet en del nye opgaver, der løses i regi af Skolen herunder kvalitetssikring, frafaldsproblematik, internationaliseringsopgaver (strategi), studerendes jobmuligheder efter endt uddannelse mv. Disse emner/opgaver var ikke kendt tilbage i Hertil kommer, at der i dag er langt flere studerende end tidligere. 1 Kommissorium for analysegruppen vedr. studiestruktur på INS For at udnytte de muligheder, der i den nærmeste fremtid viser sig for INS inden for uddannelserne, er det nødvendigt at tune organisationen på en måde, så fakultetet både sikrer den kvalitetsudvikling, som foregår, og fastholder og forbedrer den nødvendige studieeffektivitet. Derfor nedsættes arbejdsgruppen med det formål at analysere og komme med forslag til nye koordineringsstrukturer for uddannelsesområdet inden for den nuværende ressourceramme. Side 6 af 7

7 Der blev rejst spørgsmål om hvorvidt der ved sammenlægning af studienævn (organiseret i større enheder) opleves en aflastning? Lars Døvling Andersen oplyste, at det vurderes, at der er sket en aflastning. Præsentationerne der blev gennemgået på mødet udsendes sammen med referatet. SMH presentation.pdf Schools presentation.pdf 6. Meddelelser a. Sager godkendt af dekanen Bilag -6a: Fortegnelse over sager godkendt af dekanen i perioden Akademisk råd bemærkede, at det fremadrettet bør fremgår af oversigten hvortil en medarbejder overgår ved flytning fra ét institut til et andet. b. Godkendt referat fra ph.d.-udvalgsmøde den 20. juni 2012 Bilag -6b: Godkendt referat fra ph.d.-udvalgsmøde den 20. juni 2012 c. Rektors budget Høringssvar fra akademisk råd, SUND Bilag -6c: Høringssvar fra akademisk råd til rektors budget 2013 d. Akkrediteringsrådet har godkendt Master i Seologi til start e. Der søges akkrediteret en masteruddannelse i kvalitet i sundhedsvæsenet til udbud september 2014 f. Status for arbejdsgruppe om forskning/undervisning beskrivelse i stillingsopslag (Diana Stentoft) Punktet blev udsat der gives en orientering af status for arbejdsgruppens arbejde på næste møde i akademisk råd, den 12. december Eventuelt Dekanen orienterede om status for nyt sygehusbyggeri, herunder omkring de igangværende forhandlinger vedr. pris på det nye byggeri. Der forventes igangsat en proces indenfor 1 2 måneder vedr. projektering, hvor relevante medarbejdere vil blive inddraget. Side 7 af 7