Referat af: 6. september 2017 Bestyrelsesmøde nr. 109 i BO-VEST Onsdag den 6. september 2017 kl Møderum "Bjerget, Stationsparken 37, Glostrup.

Transkript

1 Boligsamarbejdet på Vestegnen Referat af: 6. september 2017 Bestyrelsesmøde nr. 109 i BO-VEST Onsdag den 6. september 2017 kl Møderum "Bjerget, Stationsparken 37, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Kirsten Mogensen Allan Nielsen, Biba Schwoon, Hans Holm Hugo Thuge, Astrid Hansen Anne Galthen (medarbejdervalgt) Kim Corlin (observatør) Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Lukket punkt Status på effektiv drift Nedsættelse af udvalg Handlingsprogram status og initiativer pr. 30. august Fælles venteliste - godkendelse af fortsatte undersøgelser af fælles venteliste for de tre organisationer og af oprettelse af ny venteliste til nye Styringsdialog, godkendelse af dialogskema Resultatet af bestyrelsesevalueringen - drøftelse Boligpolitisk Forum forslag til dato og emne for møde i starten af Direktionens beretning...11 Ny medarbejderrepræsentant i bestyrelsen Opfølgning på evaluering af regnskabsproces 2016 (fra foråret 2017) Momssagen...12 Status på flytningen og pakhuset Ekstraordinært valg i Kreds Fejl i huslejekørslen i Tranemosegård i juni BO-VEST-konferencen...13 Afdelinger fordelt mellem tre driftschefer...13 Statslån Indvielsesreception... 14

2 Evaluering af hjemmesiden Småændringer på vej i afdelingernes nyhedsbrev Nyt om navne Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt...16 Til drøftelse og beslutning Vinie Hansen indledte mødet med at byde velkommen til den nye medarbejderrepræsentant, Anne Kløvgaard Galthen. 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen, som den forelå. - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Lukket punkt Indstillingen sendes i et separat dokument. 3. Status på effektiv drift Bestyrelsen tog status på effektiv drift til efterretning. - At bestyrelsen tager status på projekt effektiv drift til efterretning. Beskrivelse Effektiv drift projektets kortlægnings- og analyseproces er i godt i gang i BO-VEST, men også i de enkelte afdelinger. Status er, at BO-VESTs idékatalog er udarbejdet og præsenteret for flere afdelinger, mens effektiviseringsplanerne for hver enkelt afdeling er udarbejdet og godkendt af VA s og AB s organisationsbestyrelser, men mangler at blive præsenteret for deres afdelinger. I Tranemosegård er effektiviseringsplanforslagene ikke godkendt, men effektiviseringsplansforslagene forelægges for organisationsbestyrelsen i september. 2

3 BO-VES l Bestyrelsesmøde nr. 109, 6. september 2017 Status for hver enkelt afdeling Både organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser er forskellige steder i processen i forhold til at begynde at ændre driften af deres afdeling/-er. I nogle afdelinger er de allerede i gang med større omlægninger, mens man i andre afdelinger har brug for mere tid og dialog. Derfor vil der blive udarbejdet en særlig tids-og procesplan for hver enkelt afdeling i samarbejde med afdelingens bestyrelse. Administrationen vil i forbindelse med budgetmøderne og hen over efteråret arrangere møder med afdelingsbestyrelserne, hvor de vil blive præsenteret for deres effektiviseringsplanforslag, og effektiviseringsplanen kan blive rettet til i samarbejde med hver afdelingsbestyrelse - ligesom der vil blive udarbejdet en mere specifik tids- og procesplan. På organisationsbestyrelsesmøderne i december og fremefter, vil administrationen komme med en status for hver af organisationernes afdelinger, så organisationsbestyrelserne er orienteret om hver afdelings arbejde med effektiv drift, og på den måde kan være med til at understøtte fremdriften i hver enkelt afdeling. Kommunikation Effektiviseringsudvalget og administrationen har i forbindelse med projekt effektiv drift besluttet at udarbejde en kommunikationsstrategi- og plan, så både afdelingsbestyrelser, beboere, samarbejdspartnere og medarbejdere løbende orienteres om arbejdet med effektivisering. Denne er under udarbejdelse, og kvalitetssikres af effektiviseringsudvalget i oktober. Økonomi og ressourcer For BO-VEST betyder kravene fra BL, KL og Finansministeriet i runde tal en besparelse på kr. pr. bolig. Forventet besparelse for hver afdeling vil fremgå af de endelige effektiviseringsplaner. Udgifter og medarbejdertimer forbundet med effektiviseringsindsatsen herunder udviklingen af idékatalog og effektiviseringsplaner dækkes af administrationsbidraget. Tidsplan September 2017: Afdelingerne gennemfører deres budgetmøder. Administrationen præsenterer idékataloget på beboermødet i de afdelinger, der ønsker det. Alle afdelingsbestyrelser får præsenteret idékataloget. I AB og VA præsenteres de også for effektiviseringsplanforslagene, og der arbejdes videre med disse. Administrationen arbejder med forslag til effektivisering i Tranemosegårds afdelinger, og arbejdet præsenteres for organisationsbestyrelsen den 28. september Efterår 2017: I Tranemosegårds afdelinger præsenteres de for effektiviseringsforslagene, og der arbejdes videre med effektiviseringsplanen i hver enkelt afdeling. Administrationen arbejder med procesopstart i VA s og AB s afdelinger. 3

4 Effektiviseringsudvalget kvalitetssikrer BO-VESTs kommunikationsstrategi- og plan for projekt effektiv drift. December 2017: Organisationsbestyrelserne orienteres om arbejdet med effektiv drift i hver af deres afdelinger. Lovgrundlag I 2016 indgik BL, KL og Finansministeriet en aftale om, at den almene sektor frem til og med 2020 skal reducere udgifterne med 1,5 mia. kroner gennem en mere effektiv drift i de almene boligorganisationer. Vurdering Det er effektiviseringsudvalget og administrationens vurdering, at hvis boligorganisationerne ønsker at realisere effektiviseringer og besparelser og samtidigt leve op til de krav, BL, KL og Finansministeriet stiller, så skal driften omlægges og ændres i hver boligafdeling. Administrationens erfaring er generelt, at tidsplanen har været for optimistisk, og at processen og tidsplanen skal tilrettes den enkelte afdeling. 4. Nedsættelse af udvalg Bestyrelsen nedsatte følgende udvalg: - Kursusudvalg Medlemmer: Dorthe Larsen og Kirsten Mogensen Astrid Hansen, Stig Rasmussen. - Redaktionsudvalg (Beboermagasinet) Medlemmer: Vinie Hansen og Hugo Thuge. - Miljøudvalg (Udpeges af de respektive organisationsbestyrelser) Biba Schwoon (VA), John Pejtersen (Tranemosegård), AB har endnu ikke valgt kandidat Desuden inviteres repræsentanter fra afdelingerne. Der udarbejdes et kommissorium, som præsenteres for bestyrelsen. - Boligpolitisk Forums planlægningsgruppe: Vinie Hansen, Allan Nielsen og Kirsten Mogensen. 4

5 - Effektiviseringsudvalg Organisationsbestyrelserne har følgende repræsentanter: Vinie Hansen, Hans Holm og Lars Jensen Desuden deltager fra VN: Ulrik Brock Hoffmeyer, Jeannette Pagh Schiller, Kim Corlin, EFK, og Michael Willumsen, Faglig Puls. - At bestyrelsen beslutter, om der skal nedsættes udvalg i den kommende periode, og, i givet fald, hvilke udvalg, og hvem der skal sidde i udvalgene. Beskrivelse: I den forløbne periode har der været følgende udvalg under BO-VEST: - Kursusudvalg Medlemmer: Dorthe Larsen og Kirsten Mogensen Karl Neumann, Astrid Hansen, Stig Rasmussen - Redaktionsudvalg (Beboermagasinet) Medlemmer: Vinie Hansen og Hugo Thuge Biba Schwoon og Per Mogensen - Miljøforums planlægningsgruppe Biba Schwoon, John Pejtersen og Per Mogensen (udpeget af de respektive organisationsbestyrelser). - Boligpolitisk Forums planlægningsgruppe: Vinie Hansen, Allan Nielsen og Kirsten Poulsen. - Konferenceudvalg Vinie Hansen Hugo Thuge, Allan Nielsen, Karl Neumann, Per Mogensen, Astrid Hansen og Per Larsen. - Effektiviseringsudvalg Hver organisationsbestyrelse har valgt en repræsentant: Vinie Hansen, Hans Holm og Lars Nielsen. Desuden deltager fra VN: Ulrik Brock Hoffmeyer, Jeannette Pagh Schiiler, Kim Corlin, EFK, og Michael Willumsen, Faglig Puls. 5. Handlingsprogram status og initiativer pr. 30. august Bestyrelsen tog status på handlingsprogrammet til efterretning. 5

6 BO-VES I Bestyrelsesmøde nr. 109, 6. september At bestyrelsen gennemgår handlingsprogrammet og tager status til efterretning. Beskrivelse Handlingsprogram for BO-VEST blev vedtaget på repræsentantskabsmødet den 31. maj Programmet er vedlagt. De vigtigste og mest omfattende/arbejdskrævende projekter i Handlingsprogrammet er effektiv drift, persondataforordningen med digitalisering og servicetjek af forretningsgange samt synliggørelse af BO-VESTs indsats for alment samfundsansvar. Administrationen har gennemgået handlingsprogrammet og udarbejdet en status på handlingspunkter og initiativer, således at bestyrelsen kan være ajour med fremdriften. Status er vedlagt. Tidsplan 31. maj 2017 Handlingsprogrammet blev vedtaget af repræsentantskabet 6. september 2017 Bestyrelsen præsenteres for administrationens første status 1. marts 2018 Bestyrelsen præsenteres for administrationens anden status 24. april maj 2018 Bestyrelsen præsenteres for et forslag til Handlingsprogram Repræsentantskabet får status samt forslag til nyt handlingsprogram Bilag 11.1 Handlingsprogram for BO-VEST Igangsatte aktiviteter og opfølgning på BO-VESTs Handlingsprogram Fælles venteliste - godkendelse af fortsatte undersøgelser af fælles venteliste for de tre organisationer og af oprettelse af ny venteliste til nye Bestyrelsen tog administrationens oplæg til efterretning. Fælles venteliste sendes til behandling i organisationerne og tages op i BO-VESTs bestyrelse på et senere møde. - At bestyrelsen godkender, at administrationen undersøger nærmere mulighed for og konsekvenser ved etablering af fælles venteliste for Tranemosegård, Albertslund Boligselskab og Vridsløselille Andelsboligforening efter en model, hvor de eksisterende ventelister med de eksisterende beboere/boligsøgende opretholdes, men lukkes fortilgang - At der tilføres en fælles venteliste for alle tre organisationers boliger, der respekterer de eksisterende. 6

7 Beskrivelse: Med inspiration fra Århus og foranlediget af politisk pres fra særligt Københavns Kommune afholdt BL i løbet af 2016 en møderække om emnet "fælles opnotering til venteliste hovedstadsområdet. Baggrunden for det politiske pres er, at det i dag koster mange tusinde kroner, hvis man som borger ønsker at skrive sig op til alle almene boliger i hovedstadsområdet, mens det koster 100 kr. om året for alle boliger i Århusområdet. I BO VEST koster det p.t. 330 kr. om året at være skrevet op til boliger. Ulrik Brock Hoffmeyer og Allan Nielsen deltog i møderne. Efterfølgende har en række selskabers udlejningschefer også deltaget for at drøfte muligheder for fælles opnotering. Der har også været separate drøftelser mellem BO-VEST og andre boligselskaber om samarbejde på området, dog uden konkrete resultater. Den 14. december 2017 præsenterede administrationen en indstilling for bestyrelsen for bl.a. at få mandat til at arbejde videre med fælles opnotering i Københavnsområdet under rammer fastsat af bestyrelsen. Bestyrelsen gav udtryk for, at den principielt var for fælles opnotering, men ser udfordringer særligt som følge af VA s anciennitetsmodel, som skal løses, før en fælles liste vil kunne fungere. Bestyrelsen bad administrationen arbejde videre med emnet og fremlægge noget for bestyrelsen igen, når der var indhentet mere viden. Det blev anset som væsentligt, for at vi kan gå videre med fælles venteliste i hele Københavnsområdet eller blot andre boligselskabers samarbejde, at vi finder en model for en fælles venteliste for AB, VA og Tranemosegård. Administrationen har i de forløbne måneder indhentet erfaringer hos selskaber med medlemsorganisationer med forskellige anciennitetsprincipper. Den model, der virker mest fordelagtig/enkel, er en model, hvor der oprettes en ny venteliste, der ligger for sig selv, uden for AB, VA og Tranemosegård. Denne nye liste skal være til nye ansøgere, som alene kunne blive skrevet op til samtlige boliger, administreret af BO-VEST. De ventelister, der er knyttet til AB, VA og Tranemosegård, bibeholdes for de nuværende beboere/boligsøgende, og de beholder dermed deres anciennitet. Mens boligsøgende/beboere på den nye fælles venteliste for BO-VEST vil give alle nye ansøgere en lavere anciennitet end de tre eksisterende ventelister - dvs. de nye kommer bag i køen. Rent praktisk vil det betyde, at vi, fra en given skæringsdato, lukker for yderligere opskrivning på de gamle ventelister. De ansøgere, der står på disse ventelister inden skæringsdatoen for lukning, bevarer deres opskrivning som hidtil, og optjener fortsat anciennitet. 7

8 Der ligger en udfordring i, at VA er en medlemsorganisation, hvor medlemmerne bevarer deres nummer efter tildeling af en bolig. Det giver VA-medlemmer den fordel, at de altid vil have højere nummer end alle andre. Denne udfordring skal en fælles venteliste kunne håndtere. Det kan fx løses ved, at ajle ansøgere enten beholder deres nummer efter tildeling af bolig, som det er praksis i VA i dag, eller mister deres nummer, som det er praksis i Tranemosegård og AB. Uanset, hvilken løsning bestyrelsen vælger, er der intet lovmæssigt eller administrativt til hinder for det. Det kræver dog en godkendelse i de respektive organisationers øverste myndigheder. BO-VESTs it-system, UNIK skal som beskrevet kunne håndtere dette i et fælles ventelistesystem. KAB har fået udviklet et nyt modul til håndtering af deres fælles venteliste, så administrationen vil undersøge, om dette modul kan løse ovenstående udfordringer. Administrationen afventer p.t. en præsentation af systemet i UNIK. Økonomi og ressourcer: Udviklingsudgift til fælles venteliste via UNIK er ikke estimeret endnu. Det afventer færdiggørelse af KAB-løsningen. Det skal sikres, at systemet kan håndtere både de gamle numre og de nye fra den fælles venteliste. Det mangler desuden en analyse af, hvad en fælles venteliste vil betyde for BO-VESTs samlede økonomi set i forhold til ressourcetræk, herunder med hvilken tidshorisont gebyret vil kunne sænkes, så det samlet set bliver billigere at skrive sig op på en venteliste. Tidsplan: Det er vanskeligt at give et bud på en tidsplan i forhold til en implementering af en løsning efter beslutning er truffet, først i BO-VEST-bestyrelsen, herefter i de tre organisationsbestyrelser og slutteligt på de øverste myndigheder i de tre organisationer. Herefter vil det afhænge af it-leverandøren, hvor lang tid, der vil gå, før BO-VEST vil kunne være klar med det nye system. Men den tidligste startdato, under forudsætning af at alt forløber planmæssigt, vil være den 1. januar Lovgrundlag: Ret til at beboerne beholder deres nr. findes i Almenlovens 3. stk. 6. Vurdering: Det vil være god service over for boligsøgende med én venteliste for alle boliger, især, hvis der også kan reduceres i opnoteringsgebyret. Det er også lettere at forstå for boligsøgende, at man kun skriver sig op ét sted. Den skitserede løsning indeholder samtidigt mulighed for, at dem, der allerede har en bolig, eller står skrevet op til en i en eller flere af de tre organisationer vil opretholde deres 8

9 nummer. Der er derfor mulighed for at etablere en løsning, som er retfærdig for dem, der i længere tid har betalt for dette. Derudover vil det lette administrationen kun at skulle håndtere én venteliste. Blandt andet vil der ikke længere være behov for den nuværende rabatordning, som er meget tidkrævende. Såfremt, det politiske pres på en fælles venteliste i hovedstadsområdet på et givent tidspunkt måtte resultere i et krav om et fælles ventelistesystem, vil BO-VEST være klar til at koble et tredje led ovenpå de på dette tidspunkt to eksisterende led: 1) De enkelte organisationers venteliste og 2) Den fælles BO-VEST-venteliste. 7. Styringsdialog, godkendelse af dialogskema Bestyrelsen godkendte styringsdialogskemaet med følgende kommentarer: - Side 6: Byggesagshonorarer skrives ind i kommentarerne. - Side 7: Det undersøges, om der var indgået aftaler med Albertslund kommune sidste år. I givet fald skrives de ind. - At bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporten for BO-VEST til brug for styringsdialogen med Glostrup Kommune. Beskrivelse: BO-VEST og boligorganisationerne skal til dialogen med kommunerne beskrive vores virksomhed og boligafdelingerne i en styringsrapport. Der skal udarbejdes en styringsrapport for hver boligafdeling, en styringsrapport for boligorganisationen samt en for administrationsselskabet. Styringsrapporten for BO-VEST er for størstedelen udfyldt af administrationen, dog er stamdata, økonomiske nøgletal genereret automatisk fra Landsbyggefondens databaser. Administrationen anbefaler, at bestyrelsen drøfter de enkelte punkter i rapporten, så der er enighed om, hvad der sendes til Glostrup Kommune. Det er lidt anderledes denne gang, da det er en ny kommune, hvor vi ikke kan henvise til konkrete eksempler i kommunen. Deltagere i styringsdialogen i Glostrup Kommune er Vinie Hansen og Ulrik Hoffmeyer. Lovgrundlag: Reglerne om indførelse af styringsdialog som redskab i samarbejdet mellem det kommunale tilsyn og boligorganisationerne er trådt i kraft den 1. januar

10 Regelgrundlaget for den nye styringsmodel fremgår af følgende bestemmelser: 5b, 6a - 6f og 164 i lov om almene boliger m.v. 71 og 109 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Tidsplan Vi kender ikke datoen for styringsdialogen i hverken Glostrup eller nogen af de andre kommuner. Vurdering: Styringsrapporten er et godt redskab til dialogen med kommunen, hvor fælles udfordringer og løsninger i boligafdelingerne kan drøftes. Det er administrationens holdning, at dialogmøderne for hvert år bliver bedre, blandt andet fordi vi som administration bliver bedre og bedre til at sætte fokus på relevante problematikker og emner med behov for dialog og opfølgning. Bilag: 7. Styringsrapport 2016 for BO-VEST 8. Resultatet af bestyrelsesevalueringen - drøftelse Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning. - At bestyrelsen drøfter resultatet af bestyrelsesevalueringen. - At bestyrelsen tager stilling til, om der på baggrund af evalueringens resultater skal iværksættes tiltag for at fremme et velfungerende bestyrelsesarbejde. Beskrivelse: For at sikre en fortsat god bestyrelsesbetjening er der i foråret gennemført en evaluering af bestyrelsesarbejdet i foråret Evalueringen blev udsendt den 26. april med svarfrist den 10. maj, som dog blev forlænget til den 1. august. Ni bestyrelsesmedlemmer fra BO-VESTs bestyrelse har besvaret det elektroniske spørgeskema. Besvarelserne er generelt meget positive og ligger for størstedelen i helt enig/enig, men enkelte spørgsmål har fået svaret hverken/eller fra et bestyrelsesmedlem. Der er også få ved ikke-svar. Kun i et af spørgsmålene, nemlig der hvor der spørges til, om møderne er af passende længde, side 8, gives der svaret "uenig af en deltager. Bilag Bestyrelsesevaluering 2017, BO-VEST-bestyrelsen 10

11 9. Boligpolitisk Forum forslag til dato og emne for møde i starten af 2018 Bestyrelsen besluttede: - At der holdes Boligpolitisk Forum tirsdag den 27. februar Følgende emner blev foreslået: En generel boligpolitisk status med særligt fokus på statslåns indflydelse på huslejen, samarbejdet med kommunerne og fremtidens beboerdemokrati. - At der holdes Boligpolitisk Forum tirsdag den 27. februar eller onsdag den 7. marts At bestyrelsen drøfter forslag til emner. Beskrivelse: I 2016 blev der holdt Boligpolitisk Forum i april om effektiv drift og i november om digitalt beboerdemokrati. I 2017 er der ikke planlagt Boligpolitisk Forum på grund af, at der har været mange andre møder, i efteråret bl.a. BO-VEST-konference og Almene Boligdage. Som emne til et Boligpolitisk Forum i starten af 2018 kunne være det kommende boligforlig og/eller fremtidens beboerdemokrati. Tidsplan (hvis det vedtages) Dato meldes ud i førstkommende afdelingsbestyrelses-nyhedsbrev. Planlægningsgruppen vil blive indkaldt til møde i oktober Direktionens beretning Ulrik Brock Floffmeyer havde følgende tilføjelser til direktionens beretning: Ny økonomichef Ulrik Brock Floffmeyer oplyste, at kontraktunderskrivelsen er tæt på, med forventet ansættelse den 1. november Ekstraordinær generalforsamling i VA Der holdes ekstraordinær generalforsamling i VA den 26. september om væsentlige bygningsændringer i Blokland og uddelegering af beslutningskompetencen vedrørende bygningsændringer til organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning. - At bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. 11

12 Ny medarbejderrepræsentant i bestyrelsen Thomas Helsted, der var administrationens medarbejderrepræsentant i bestyrelsen, fratrådte i juni 2017 sin stilling i BO-VEST. Den 30. juni blev der afholdt valgmøde i Pakhuset, og Anne Kløvgaard Galthen blev enstemmigt valg. Anne er jurist og har været ansat 2Vt. år i BO-VEST. Opfølgning på evaluering af regnskabsproces 2016 (fra foråret 2017) Administrationen har fulgt op på det løfte om håndtering af problemer eller mangler i forbindelse forårets regnskabsproces i foråret. Opfølgningen fremgår af det vedlagte bilag. Bilag: 11.1 Opfølgning på administrationens håndtering af kritikpunkterne i forbindelse med regnskabsprocessen forår 2017 Momssagen Advokat Lego Andersen har på vegne af BO-VEST og BL anlagt sag mod staten med henblik på at få BO-VEST fritaget for momsforpligtelsen. Seneste nyt i sagen er, at vores advokat har anmodet retten om, at der af en uvildig instans(?) foretages syn og skøn - dvs. en vurdering - af, om det er konkurrenceforvridende, hvis en boligadministration fritages for moms. Anmodningen blev imødekommet den 11. juli Konsulentfirmaet Copenhagen Economist er herefter blevet anmodet om at vurdere sagen og udarbejde en skønsrapport. Når rapporten udkommer, vil parterne (dvs. Skat og BO VEST/BL) få mulighed for at stille spørgsmål til Copenhagen Economics skønsmand. Vores advokat vil bede retten om at beramme sagen, så snart der foreligger en endelig skønsrapport. Status på flytningen og pakhuset Pakhuset Flytningen til pakhuset den juni forløb stor set planmæssigt. Der var lidt besvær med at få IT og telefoner i gang, men det blev løst. Det, der udestår p.t. med hensyn til indretningen af pakhuset, er detaljer som skiltning på møderum, kopirum og toiletter, skærmende afstribning på møderummene og kunst og tavler på væggene. Med indvielsesreceptionen den 8. september er der en klar deadline for at komme helt i mål. Arkiv Der arbejdes på at få den store mængde materiale i arkivet på Malervangen sorteret, og hhv. indscannet, gemt på fjernlager eller kasseret. Arbejdet forventes afsluttet inden oktober. 12

13 Ekstraordinært valg i Kreds 2 Flere af de valgte repræsentanter har af forskellige årsager trukket sig siden valget i foråret. Derfor er der behov for at foretage suppleringsvalg indtil næste ordinære kredsvalg i foråret Det ekstraordinære kredsvalg bliver afholdt den 7. september kl. 19. hos BL. Der er ingen medlemmer fra BO-VESTs afdeling i kredsbestyrelsen p.t. Fejl i huslejekørslen i Tranemosegård i juni Der skete en fejl i huslejekørslen i juni, der havde det udslag, at pbs-indbetalingerne ikke virkede. Beboerne i Tranemosegård måtte derfor enten indbetale huslejen for juli måned via et girokort eller i skranken i BO-VEST. BO-VEST informerede på hjemmesiden, via SMS, samt med et brev, der blev hængt op i opgangene i afdelingerne. Det blev gjort klart, at der ikke ville blive sendt rykkere ud i den pågældende måned. Problemet gav stor travlhed i Boliggruppen, både på grund af de mange, der mødte personligt op for at betale, og på grund af mange spørgsmål pr. telefon. Fejlen blev hurtigt rettet og huslejekørslen i juli kørte korrekt. BO-VEST-konferencen BO-VEST-konferencen er tæt på, og alle aftaler er på plads. Der er 103 tilmeldte, heraf overnatter 54. Der deltager 33 fra AB, 43 fra VA og 26 fra Tranemosegård. Følgende afdelinger er ikke repræsenteret på konferencen: Kanalens Kvarter., Bæk-Fosgården, Læhegnet (Per Larsen, der er tilmeldt, bor i afdelingen, men er ikke i afdelingsbestyrelsen), Kirsebærgården, Blommegården, Eskebuen og Capellavænget (har ingen afdelingsbestyrelse). Afdelinger fordelt mellem tre driftschefer I forbindelse med sammenlægningen af Byg og Drift og organiseringen af arbejdet i teams i forhold til opgaverne er der sket ændringer i de administrative driftsfolks arbejdsområder. Ansvaret for den overordnede ledelse af de enkelte ejendomskontorer er fremover fordelt på tre driftschefer: Dennis Malm, Jan Obel og Simon Bødker. Af skemaet, der er vedlagt som bilag, fremgår, hvilke afdelinger der hører under hvilken driftschef. Bilag: 11.2 Hvilken driftschef har ansvar for din afdeling Statslån I dag finansieres nybyggeri og renoveringer i den almene sektor som bekendt med støttede realkreditlån og lån fra KommuneKredit (foruden Landsbyggefondstøtte). Regeringen vil i efteråret 2017 fremsætte et forslag om, at støttet nybyggeri og renovering af almene boliger fremover skal finansieres med statslån. Formålet ifølge Transport, Bygnings- og Boligministeriet er at gøre finansieringen af almene boliger billigere og mere transparent. BL er skeptisk med den begrundelse, at de almene boliger, der i dag er selvstændige foreninger og selskaber, i et system med statslån vil komme tættere på staten og dermed 13

14 BO-VES I Bestyrelsesmøde nr. 109, 6. september 2017 være i større risiko for at blive en del af det politiske spil om de årlige finanslove. Desuden er det BL s holdning, at samarbejdet med realkreditten i Danmark fungerer rigtig godt. Indvielsesreception Invitationer til indvielsesreceptionen den 8. september blev i uge 33 sendt pr. mail til alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, Antenneforeningens bestyrelse, væsentlige eksterne samarbejdspartnere (fra bl.a. kommuner, andre boligselskaber, rådgivere, BL, Landsbyggefond) samt de øvrige lejere i Hartmanns pakhus. Invitationen er vedlagt. Bilag 11.3 invitation til indvielsesreception Evaluering af hjemmesiden Bestyrelsen besluttede i vinter, at den nye hjemmeside skulle evalueres efter et halvt år. Den gik i luften i slutningen af februar 2017, så evalueringen kommer på som punkt på bestyrelsesmødet i oktober. Småændringer på vej i afdelingernes nyhedsbrev I den kommende tid vil administrationen arbejde med at forbedre teknikken bag afdelingsbestyrelsernes nyhedsbrev. Teknikken "moderniseres, så det bliver lettere at inddrage stof fra hjemmesiden og linke til artikler og hjemmesider. Mailen med nyhedsbrevet, som afdelingsbestyrelsesmedlemmer modtager, vil også blive anderledes. Endelig vil der blive ændret lidt på designet. Nyt om navne Tiltrædelser Boligafdelingerne: Mikkel Wadtland, ejendomsfunktionær i 4 Syd (tidsbegrænset), 31. juli John Jensen, ejendomsfunktionær i 4 Syd (tidsbegrænset), 1. august Emil Wolff, ejendomsfunktionær i Gurrelund/Bjerrelund (tidsbegrænset), 7. august Michael Andreetto, ejendomsservicetekniker i AB Vest, 20. juni Peter Grønlund, ejendomsfunktionær, Bæk- og Fosgården, 1. juli Lasse Hoffmann, ejendomsfunktionær, Askerød (tidsbegrænset), 1. juli Kasper Kuhlmann, ejendomsserviceteknikerelev, VA, 1. juli Mikkel Nicolaisen ejendomsserviceteknikerelev, AB, 1. juli Morten Andersen ejendomsserviceteknikerelev, Tranemosegård, 1. juli Boligsociale: Majken Rhod Larsen, områdesekretariatsleder, Greve Nord, 1. august Lone Holm Clausen, fritidsjobvejleder, Greve Nord, 1. august Lisbet Marie Ernager, boligsocial familievejleder i Brøndby Strand, 1. august. 14

15 Administrationen: Dorte Thorsen, projektlederassistent, Teknisk Afdeling, 1. august Maj Westberg, seniorprojektleder i Teknisk Afdeling, 1. august Fratrædelser Boligafdelingerne: Brian Olsen, ejendomsmester, Askerød, 31. juli Lars Høfler Rasmussen, ejendomsfunktionær i Tranevænget, pension 31. juli Steen Bolbroe Jørgensen, Blokland, Banehegnet og Solhusene, 31. juli Andreas Emil Thomsen, ejendomsserviceteknikerelev, Tranemosegård, 31. juli Administrationen: Lars Vind, byggeudviklingschef/projektchef, Teknisk Afdeling, 31. juli 11. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. - at bestyrelsen tager henvendelse og udkast til svar til efterretning. Der var ingen henvendelser. 12. Punkter til næste møde Følgende punkter - Evaluering af hjemmesiden - Budgetkontrol. - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 13. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Onsdag d. 11. oktober 2017 Møder i 2017 Bestyrelsesmøder Onsdag den 22. november Indvielse at de nye kontorlokaler 8. september 15

16 BO-VEST-konference september Almene Boligdage november. Møderi 2018 Bestyrelsesmøder Tirsdag den 30. januar Torsdag den 1. marts Tirsdag den 24. april Mandag den 30. april (i tilfælde af behov for ekstra regnskabsgodkendelse) Tirsdag den 22. maj (i tilfælde af forslag) Torsdag den 14. juni Onsdag den 5. september Tirsdag den 9. oktober Torsdag den 22. november Repræsentantskabsmøde Torsdag den 31. maj. Boligpolitisk Forum Tirsdag den 27. februar Eventuelt Telefon og mail-liste op medarbejderne på Pakhuset. Bestyrelsen bad om, at der udarbejdes en ny liste, da der sket stor udskiftning af medarbejdere. SMS-systemet Adm. undersøger, om der er problemer med systemet i AB Syd. Varmereqnskaber Det blev forslået, at administrationen informerer afdelingsbestyrelserne om eventuelle, ekstraregninger så tidligt som muligt, dels så beboerne kan orienteres, dels så det om muligt kan nås at torhøje aconto-beløbet. Desuden blev det foreslået, at brevene om varmeregnskaber formuleres mere læservenligt. 16

17 Arkiv Administrationen er opmærksom på bevaringsværdige dokumenter. Ved tvivl kontaktes organisationsbestyrelserne. Glostrup den 6. september 2017 Dorthe Larsen ''CkjJsoi hbcj&ls>&) Kirsten Mogensen 17