AARHUS UNIVERSITET REFERAT

Transkript

1 Møde den: 22. august 2013 kl Mødelokale: (der er mulighed for videotilkobling) Ordinært LSU-møde AU Kommunikation (2013-5) Faste deltagere: Jesper Bo Jensen, Knud Holt Nielsen, Peder Holm- Pedersen, Sandra Trefzer, Lykke Ankersen, Mette Gebauer, Christina Troelsen, Lotte Fisker Jørgensen, Aase Bak, Anders Frølund, Christina Breddam, Dorthe Laursen (referent). Inviteret gæst: Helle Kaagaard Dahl Afbud: Jesper Bo Jensen, Peder Holm-Pedersen, Helle Kaagaard Dahl. Lotte Fisker Jørgensen deltog fra kl Suppleant: For Jesper Bo Jensen mødte Jetthe Revsgaard Forplejning: Kaffe, te, vand. REFERAT 1. Godkendelse af dagsorden for møde Godkendelse af referat af ekstraordinært LSU møde den 29. april 2013 (bilag) (det ordinære LSU møde den 22.maj 2013 blev aflyst) 3. Status og servicetjek efter 2 år organisering af AU Kommunikation CBR punkt 3 er et drøftelsespunkt, og LSU-medlemmerne bedes inden mødet have overvejet følgende spørgsmål: 1. Er der opgaver, der falder mellem stole? 2. Er der opgaver, som man er usikker på, hvor man går hen med? 3. Er der opgaver, som ikke skal løses mere? 4. Er der opgaver, som skal oprustes? 4. Orientering om budget 13 og 14 CBR 5. Status på APV opfølgning CBR 6. Enhedsorganisering og titler v/lsu arbejdsgruppen (bilag) 7. LSU-årshjul (bilag) 8. Gensidig orientering 1. Orientering fra formand og næstformand 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU 3. Orientering fra Arbejdsmiljøgruppen v/af 9. Eventuelt Stab Dorthe Laursen PA for vicedirektør Dato: 24. september 2013 Ref: dla Side 1/5 Christina Breddam bød velkommen til dette ordinære LSU-møde. Ad 1)Godkendelse af dagsorden for møde Godkendt uden bemærkninger. Ad 2)Godkendelse af referat af ekstraordinært LSU møde den 29. april 2013 (bilag) (det ordinære LSU møde den 22.maj 2013 blev aflyst) Godkendt uden bemærkninger. Ad 3)Status og servicetjek efter 2 år organisering af AU Kommunikation CBR punkt 3 er et drøftelsespunkt, og LSU-medlemmerne bedes inden mødet have overvejet følgende spørgsmål: 1. Er der opgaver, der falder mellem stole? 2. Er der opgaver, som man er usikker på, hvor man går hen med? 3. Er der opgaver, som ikke skal løses mere? 4. Er der opgaver, som skal oprustes? AU Kommunikation Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C

2 CBR gav en kort introduktion til punktet. I efteråret har Christina haft et arbejde i gang sammen med Kom cheferne på hovedområderne, hvor de drøftede behov og forventninger til hvilke kommunikations opgaver, der skal løses i kommunikation. Det har resulteret i Kom classic beskrivelsen, som skitserer de generelle opgaver, der på sigt skal kunne løses i alle 4 Kom front enheder. Nu er tiden kommet til at tage et servicecheck på organiseringen af opgaverne i back office og sammenhængen mellem de forskellige enheder i AU kommunikation. Christina har drøftet emnet på sine dialogmøder på enhederne, ligesom det også er blevet drøftet på nogle enheds møder. Formålet med punktet er at få LSU s input. Side 2/5 B-siden ønskede, at drøftelsen om servicetjek af AU Kommunikation efter 2 år var en proces, der nu blev startet op med henblik på at få medarbejdernes input til, hvordan organisationen kan udvikles bedst muligt, både hvad der fungerer godt i dag og måske skal udbredes på tværs af eksempelvis hovedområder og hvor der er problemer. Herefter var der en generel brainstorm, som resulterede i følgende hovedemner: Snitflader og sammenhæng: - giver det mening, at der er så skarp en adskillelse mellem back og front på specifikke opgavetyper? Eksempelvis events og grafik. Kan det sammentænkes mere? - giver det mening, at der er så skarpt et skel mellem FO enhederne på løbende opgaveløsning? F.eks. partneropgaver og Ph.d. opgaver. Kan man ikke bruge hinanden mere på tværs? Det kan også styrke kompetenceudvikling. - kan erfa grupperne blive brugt mere aktivt i den forbindelse? Den fælles fortælling om AU Kom / kendskabet til egen organisation: -Der er stadig forskellige virkelighedsopfattelser af, hvordan back / front / front på tværs er organiseret og hvordan sammenhængene er. Eksempelvis hvordan opgaveflowet er mellem de forskellige enheder, og hvornår Kom partnere kan gå til back office foto, video og grafik. Der skal være flow mellem ønskerne hos brugerne og videre fra back og tilbage til den, der samler. Vi skal sikre tilbageløbet. Der er også stadig myter, der kører. F.eks., at det kun er i back, der bliver lavet udviklingsopgaver. Der er ligeledes usikkerhed om, hvornår en opgave er med betaling. Kan vi ikke få genopfrisket, hvordan AU Kom hænger sammen organisatorisk og opgavemæssigt? Bedre videndeling i Kom: Vi bør videreudvikle mulighederne for tværgående videndeling og idé udvikling f.eks. via etablering af kanaler for opgave/kompetence chat. Opgaver som kræver en tydeligere opmærksomhed/placering: Rekruttering og kommunikation til studerende generelt. Issues management. Intern kommunikation.

3 Strategisk forskningsformidling. Side 3/5 Sammenhængen til øvrige VD områder: Vi skal tænke mere matrix i forhold til administrationen f.eks. HR/ intern kommunikation, Studier/ kommunikation til de studerende, Viden / kommunikation. Vi bør etablere tværgående teams omkring tværgående opgaver, f.eks. et team omkring viden udveksling / myndighedsbetjening. Kommunikationen med båndene og styringen af det er uklar. De grupper som er nedsat omkring produktportalerne på au.dk fungerer uhensigtsmæssigt. Der bør være en daglig projektleder for hver portal. B-siden mente, at man burde have en kommunikationspartner for AU Kommunikation, som kan varetage kommunikationen i forhold til resten af organisationen. Intern kompetenceudvikling: Der var ønske om, at vi får arbejdet videre med idéerne omkring jobrotation i AU Kom og får udarbejdet nogle principper for det. Sammenfatning: CBR takkede for alle de konstruktive input. Det er en vedvarende proces, at sikre et opgavefokus og en organisering, som til enhver tid matcher de aktuelle behov, og vigtigt at vi proaktivt forholder os til og opgavemæssigt kan matche udviklingen i samfundet og på AU. Udvikling kan komme alle steder fra, men skal være forankret i brugerens behov. Vi skal blive skarpe på vores faglighed og få gjort vores profil endnu tydeligere. Det blev aftalt, at Christina melder tilbage til ledergruppen, om de temaer der er blevet drøftet, og så tager lederne det med igen til yderligere drøftelse på enhedsmøderne. Nogle af de emner, der er nævnt, kan adresseres direkte i ledergruppen. Andet skal måske bearbejdes yderligere. Punktet sættes på dagsordenen igen til næste LSUmøde efter diskussionerne ude i enhederne. Ad 4)Orientering om budget 13 og 14 CBR AF orientrede om budget 2013 og den løbende monitorering af, hvordan det går med økonomien. Funktionscheferne får løbende økonomirapporter for deres eget område. Der er blevet udmøntet en ekstra besparelse på universitetet, som skyldes nogle generelle budgetmæssige ubalancer. For AU Kom drejer det sig om godt 400 t.kr. Det kræver fortsat stor økonomisk påpasselighed. Vi forventer at kunne komme ud af 2013 i balance. For så vidt angår Budget 2014 vil man gå i gang med arbejdet i efteråret. Ad 5)Status på APV opfølgning CBR CBR orienterede om ledergruppens opgaver i forbindelse med APV-opfølgningen. Der er udarbejdet en samlet oversigt, og for at sikre fremdrift, har alle fået tildelt 2 punkter til udarbejdelse af oplæg om, hvad vi kan arbejde videre med.

4 Herefter skal vi finde ud af, hvordan vi arbejder videre med det i både enhederne og for AU Kom på tværs. Det er en fortløbende proces, og der bliver holdt snor i det. Side 4/5 Ad 6)Enhedsorganisering og titler v/lsu arbejdsgruppen (bilag) Mette og Lotte indledte, idet de gav udtryk for, at det ikke var nogen let opgave, da der skulle tages hensyn til modtagerorientering, samme funktion/samme titel m.v. De påpegede endvidere, at det var vigtigt, hvordan implementeringen blev foretaget. Der var ros fra CBR for arbejdet med et vanskeligt emne. Kredsen drøftede de forskellige titelmuligheder og kom med enkelte ændringsforslag. Konklusion: CBR takkede for arbejdet til arbejdsgruppen, som laver en kommunikationsplan. Faglige uklarheder afklares af funktionslederen sammen med teamlederne. Ad 7)LSU-årshjul (bilag) Taget til efterretning. Ad 8)Gensidig orientering 1. Orientering fra formand og næstformand CBR orienterede om FALK seminar om værdier, inden sommerferien. Tema: Hvad er det vi skal blive bedre til i administrationen? Der var lavet en lang liste over ting at arbejde med. F.eks. ønskes en bedre søgefunktion (svært at finde ud af vores web m.v.). Derudover refleksion over, hvordan vi fungerer som administration. Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen havde talt med rektor Brian Bech Nielsen om dennes oplevelse af administrationen, efter lytterunden, og han havde hæftet sig ved, at man følte 1)at have mistet noget nærhed, og 2) det var svært at finde rundt i organisationen. Endvidere var det uheldigt ved opringning til administrationen, at man blev mødt med beskeden: Det er ikke mit bord - uanset hvilket vicedirektørområde eller man blev sendt rundt i systemet. Vi bør arbejde med KULTUREN i organisationen finde noget at stå på overordnede centrale værdier for os som administration, f.eks. at man svarer første gang: Det skal jeg nok finde ud af, og du hører nærmere. Det handler om anerkendelse af hinanden. Det er vigtigt, at ALLE vicedirektørområder arbejder med dette. 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU 1) ASU: Knud havde en positiv historie, idet det var lykkedes at besætte alle akutjobs med akutjobbere. 2) Der kommer et notat fra HR om, hvad medarbejderne kan få fri til i forhold til forskellige mødetyper. 3) Der er udrullet et projekt: Introduktionsforløb for nye medarbejdere.

5 3. Orientering fra Arbejdsmiljøgruppen v/af En ergonomisk konsulent har været rundt på besøg til alle enheder, også Emdrup, Roskilde og Foulum et udslag af den fysiske APV. Med fokus på, hvordan man arbejder/har specielle ting at slås med osv. har AF aftalt med konsulenten, at hun giver en tilbagemelding til AF til udsendelse til funktionscheferne. AF håber, man vil benytte sig af dette tilbud, der bør gentages, formentlig indenfor en ramme af hvert 5. år. AF har rundsendt en vejledning, der videresendes via de respektive funktionschefer. Der indkøbes elastikker med henblik på gennemførelse af øvelserne. Jette får af AF kontaktoplysninger på konsulenten med henblik på aftale for de medarbejdere, der evt. ikke var til stede under konsulentens første besøg eller arbejder geografisk andetsteds. Side 5/5 Ad 9)Eventuelt LSU-Dagsorden (den aktuelle) og LSU-referater (efterhånden som disse bliver godkendt) bliver lagt på hjemmesiden af Dorthe. AF opfordrede B-siden til at finde en arbejdsmiljørepræsentant i stedet for Henrik Dalgaard, der er fratrådt. Mødet hævet kl dla