Koncern HR Ledelse og Kompetenceudvikling. Niels Bohrs Vej Aalborg Øst.

Transkript

1 Forløbsbaseret ledelsesmæssig organisering og ledelsesspænd i afsnit på hospital og sygehuse i Region Nordjylland pr. august

2 Koncern HR Ledelse og Kompetenceudvikling Niels Bohrs Vej Aalborg Øst 15. september

3 3

4 Indhold Indledning... 4 Baggrund... 4 Indhold... 5 Metode... 5 Rammer for rapporten forståelser og afgrænsninger... 6 Kortlægning af den ledelsesmæssige organisering i afsnit... 9 Ledelsesspænd... 9 Særligt små ledelsesspænd Særligt store ledelsesspænd Det gode ledelsesspænd Afvigelser fra FLO Afsnit med to sideordnede afsnitsledere Afsnit med udskilt personaleledelse Afsnit med koordinerende afsnitsleder Afsnit med afsnitsledere med særlige funktioner Afsnitsledere uden direkte reference til Klinikledelsen Ny lederlønsmodel for afsnitsledere Frigivelser af lønmidler - reduktioner i antal afsnitsledere Indledning Baggrund Udvidet Direktion i Region Nordjylland ønsker en kortlægning af regionens afsnit på sygehuse og hospital. Samt en status på, hvordan organisationsudviklingen har fundet sted i afsnittene som følge af regionens fælles ledelsesmæssige organisering (FLO) på hospital og sygehuse, der trådte i kraft med indgangen til Ønsket bunder i to forhold: Status på FLO i afsnit - etablering, implementering og udvikling Pr. 1. januar 2013 trådte FLO i kraft på hospital og sygehuse i Region Nordjylland. Udgangspunktet var at etablere en organisering med udgangspunkt i sammenhængende patientforløb og med patienten i centrum. Siden da har arbejdet med at implementere og udvikle de organisatoriske ændringer og deres betydning for referenceforhold, arbejdsgange mv. fundet sted lokalt i klinikker, specialer og afsnit på regionens hospital og sygehus. Fra fælles hold har dette arbejde primært været fulgt på klinikniveauet, mens den tilsvarende udvikling i afsnit og specialer hovedsageligt har været et anliggende internt på det enkelte hospital/sygehus. Udvidet Direktion har nu en interesse i i fællesskab at følge og guide den organisatoriske udvikling i regionens afsnit. 4

5 Ny lederlønsaftale for afsnitsledende sygeplejersker, bioanalytikere og radiografer I foråret 2014 blev der af to omgange indgået en ny lederlønsaftale for regionens afsnitsledende sygeplejersker, bioanalytikere og radiografer den personalegruppe, der varetager ledelsen i afsnittene på hospital og sygehuse. Aftalen indebærer en anseelig lønstigning til de afsnitsledende differentieret efter antallet af ansatte, de har personaleledelse for (ledelsesspænd). Lederlønsaftalen indfases over to år og finansieres gennem en frigivelse af lønmidler i gruppen af afsnitsledere fx ved en reduktion af det samlede antal af afsnitsledere gennem sammenlægning af afsnit. Udvidet Direktion har en interesse i i fællesskab at sikre finansieringen af den nye lederlønsmodel. Formålet er således, at rapporten skal danne baggrund for drøftelser og beslutninger i Udvidet Direktion i forhold til den fremadrettede udvikling i afsnit med finansieringen af den nye lederlønsmodel som en medtænkt forudsætning. Før rapporten kommer så langt, behandles den i Regionens Hovedudvalg samt i Kontaktudvalget for Forhandling, som hver især giver sine kommentarer og inputs med på vejen. Indhold Rapporten består af følgende: En indledende beskrivelse af rapportens rammer, hvor der gøres rede for de forståelser og afgrænsninger, der gør sig gældende. Kortlægning af den ledelsesmæssige organisering i afsnit på hospital og sygehuse. Konkret fremgår kortlægningen i form af organisationsdiagrammer for hver enkelt klinik, hvoraf overblik over nuværende afsnit samt de ledelsesmæssige referencer fremgår. Oversigt over ledelsesspænd i regionens afsnit hvor mange medarbejdere (målt i fuldtidsstillinger) er den enkelte afsnitsleder leder for? Herunder beskrivelser af særligt små og særligt store afsnit samt klinikkernes egne begrundelser herfor. Afvigelser fra FLO i afsnit beskrivelser og begrundelser i forhold til følgende: o o o o o afsnit med to sideordnede afsnitsledere, afsnit med udskilt personaleledelse, afsnit, der ledes af en koordinerende afsnitsleder, afsnit med afsnitsledere med særlige funktioner, afsnit med afsnitsledere uden direkte reference til Klinikledelsen En redegørelse for status i forhold til finansiering af den nye lederlønsmodel. Hvordan ser det ud med frigivelse af lønmidler indenfor gruppen af afsnitsledere på det enkelte sygehus/hospital både realiseret og planlagt. Metode Rapportens dataindsamling beror på følgende: 5

6 Koncern HR har holdt møder med hvert enkelt sygehus/hospital, hvor strukturen i de enkelte klinikker er blevet drøftet Sygehuse og hospital har leveret beskrivelser og begrundelser i forhold til de konkrete afsnit, der enten er særligt små, særligt store (målt i ledelsesspænd) eller som på den ene eller anden måde afviger fra FLO Funktionsbeskrivelser for de beskrevne funktioner Informationer fra regionens lønsystem Hvorvidt der er yderligere afvigelser i afsnit fra FLO end dem, der beskrives her i rapporten, kan ikke udelukkes, da de nævnte kilder ikke nødvendigvis er udtømmende. Det er dog Koncern HRs vurdering, at beskrivelserne i denne rapport rummer alle afvigelser af større væsentlighed. Rammer for rapporten forståelser og afgrænsninger I det følgende redegøres for rapportens rammer - forstået som en beskrivelse af de forståelser og afgrænsninger, som rapporten skal ses i lyset af. Først og fremmest gives et rids over FLOs generiske ledelsesmodel. Her beskrives således den rene model, som de afsnit, der er beskrevet senere i rapporten, afviger fra. Dernæst følger en række konkrete forståelsesafklaringer og afgrænsninger. FLOs generiske ledelsesmodel med fokus på afsnit og de afsnitsledende FLO tager som bekendt udgangspunkt i at regionens hospital og sygehuse skal være organiseret på en måde, der på bedste vis kan danne ramme om gode og sammenhængende patientforløb. Med dette afsæt ligger følgende generelle principper bag FLO: Koordination Patientinddragelse Teamtankegang Tidsmæssig styring Entydig ledelse Afsnit af en robust størrelse FLOs generiske ledelsesmodel, der er opbygget til at varetage opgaven på denne vis, ser således ud: 6

7 En klinik består af en række beslægtede specialer (diagrammets venstre side) med tilhørende afsnit (diagrammets højre side), som går igen på tværs af sektorerne på sundhedsområdet. Specialerne ledes af ledende overlæger, mens afsnittene ledes af afsnitsledende sygeplejersker, bioanalytikere eller radiografer. Speciale- såvel som afsnitsledere har direkte reference til Klinikledelsen og tilsammen udgør de den udvidede klinikledelse. Ikke-ledende lægefagligt personale skal referere til en ledende overlæge (alternativt et lægefagligt medlem af klinik- eller sygehus-/hospitalsledelse), jf. gældende overenskomst. Lægefagligt personale kan derfor kun være ansat i specialerne (altså i diagrammets venstre side). Øvrige personalegrupper er ikke omfattet af samme ledelsesmæssige binding men FLO betyder, at de fleste vil referere til en leder fra egen faggruppe (kilde: FLO-oplæg, de findes på dette link). For afsnittenes vedkommende betyder FLO et opgør med oversygeplejersker og afdelingssygeplejersker mod en etablering af afsnitsledende sygeplejersker, bioanalytikere og radiografer. Afsnitslederen har - indenfor eget afsnit - ansvar for: Afsnittets udvikling, herunder forskning og uddannelse Effektiv udnyttelse af afsnittets ressourcer i forhold til de lægeligt fastlagte behandlingsregimer, de patientforløb der håndteres samt i forhold til klinikkens øvrige afsnit Fastlæggelse af faglige retningslinjer, herunder ansvar for kliniske retningsgivende dokumenter. Dette skal ske på baggrund af lægeligt fastsatte behandlingsregimer mm. Personaleledelse At bidrage til udvikling af sammenhængende og effektive patientforløb, hvad enten de er simple, sekventielle eller komplekse Budgetoverholdelse Kilde: Ledelsesregulativ for Region Nordjylland Som led i FLO-oplægget er der desuden udarbejdet en generisk funktionsbeskrivelse for afsnitsledere, som findes på dette link. Afsnit og afsnitsledende Et afsnit forstås som en organisatorisk enhed i højre side af FLOs generiske ledelsesmodel jf. organisationsdiagrammet ovenfor. Afsnittet ledes af en afsnitsledende sygeplejerske, bioanalytiker eller radiograf ansat på overenskomst for ledere på sundhedskartellets område. Dog er de ledende ambulantsygeplejersker i Psykiatriens Klinik Nord og Syd medtaget som afsnitsledere til trods for, at deres overenskomstmæssige indplacering endnu ikke er afgjort. Ligeledes er både de driftsansvarlige og de funktionsansvarlige sygeplejersker i Sygehus Vendsyssels Klinik Medicin medtaget til trods for, at sidstnævntes overenskomstmæssige indplacering endnu ikke er forhandlet. Direktionen har godkendt overenskomstmæssig indplacering på lederoverenskomsten (foreløbigt indtil udgangen af 2015), så det er forventningen at denne indplacering vil falde på plads i løbet af efteråret

8 Da opgaven som afsnitsleder i nogle afsnit er fordelt på flere ledere, er antallet af afsnit og afsnitsledere ikke identisk. I denne rapport er det typisk antallet af afsnitsledere, der vægtes, fordi det er herigennem personaleledelsen og dermed størrelsen på ledelsesspænd kommer til udtryk. Ensidigt fokus på afsnit organisationsdiagrammets højre side Der er en del områder, hvor de personalegrupper, der typisk refererer til en afsnitsledende sygeplejerske, radiograf eller bioanalytiker i stedet refererer til en ledende overlæge i et speciale i organisationsdiagrammets højre side. Det drejer sig typisk om medarbejdere fra selvsamme faggrupper (sygeplejersker, bioanalytikere og radiografer) samt social- og sundhedsassistenter. Eksemplerne ses primært i de diagnostiske klinikker på Aalborg UH og Sygehus Vendsyssel samt i rets- og ældrepsykiatrien i Psykiatrien, og ofte hænger de sammen med de særlige rekrutteringsudfordringer, der er på disse områder. I Psykiatriens Klinik Børn og Unge har man på lignende vis en organisering, hvor alt behandlerpersonale i ambulatorierne (uanset faggruppe) refererer til den daglige leder, som er overlæge. Rapporten belyser ikke disse områder yderligere, da den som nævnt har sit fokus på afsnittene i den højre side af organisationsdiagrammet. Der rettes dog forventeligt opmærksomhed på områderne senere på året i en tilsvarende rapport med fokus på specialernes organisering. På tilsvarende vis behandler rapporten heller ikke (læge)sekretariater og terapeutenheder. Ledelsesmæssige støttefunktioner Udøvelsen af den daglige ledelsesopgave indebærer oftest tilstedeværelsen af flere støttefunktioner i afsnittet såsom souschefer, stedfortrædere, koordinatorer, uddannelses-/undervisningsansvarlige mv. Anvendelsen af disse funktioner behandles ikke systematisk i denne rapport. Denne behandling sker til gengæld sideløbende dels i form af det arbejde, det aktuelt pågår i regi af Kontaktgruppe for Forhandling med genforhandling af forhåndsaftaler for utidssvarende funktioner, og dels i form af rapporten om særlige funktioner i klinikken, som Idéklinikken og Koncern HR har på trapperne. En samlet behandling af det arbejde, der således kører i flere parallelle spor, vil formentlig med fordel kunne finde sted efterfølgende. Fordanskning af navne på specialer og afsnit I august 2014 vedtog Udvidet Direktion, at navne på afsnit og specialer skal gennemgå en harmonisering og fordanskning. Der arbejdes aktuelt med at implementere beslutningen. I skrivende stund er arbejdet dog ikke nået til, at afsnittene reelt er blevet omdøbt, og det er derfor de gamle navne, der er anvendt i såvel rapport som i vedlagte organisationsdiagrammer. Organisationsudvikling en kontinuerlig opgave Endelig er det væsentligt at nævne, at indeværende rapport er udtryk for et øjebliksbillede pr. august Den optimale organisering forandrer sig i takt med opgaver og rammer i den enkelte klinik, og emnet er derfor under kontinuerlig bevågenhed i klinikledelserne. På Aalborg UH er integrationen af Sygehus Himmerland i henholdsvis Klinik Medicin, Klinik Diagnostik og Klinik Kirurgi og Kræftbehandling et eksempel på forandring af rammer, der betyder, at tilpasning af organisationen igen bliver en både nødvendig og naturlig proces. 8

9 Kortlægning af den ledelsesmæssige organisering i afsnit Kortlægningen af den ledelsesmæssige organisering i afsnit på hospital og sygehuse fremgår af de vedlagte organisationsdiagrammer for hver enkelt klinik. Organisationsdiagrammerne er udarbejdet med den generiske ledelsesmodel som skabelon, og den illustrerer de organisatoriske enheder, som den enkelte klinik består af såvel som de ledelsesmæssige referencer i klinikken. Som bekendt er det afsnit og dermed den højre side der er fokus på i denne rapport. Og for hvert enkelt afsnit er der i diagrammerne angivet: Afsnittets titel (inden fordanskning) Navn på den afsnitsledende sygeplejerske, bioanalytiker eller radiograf Ledelsesspænd (antal medarbejdere i afsnittet målt i fuldtidsstillinger) Nogle steder er det ikke på én gang muligt at illustrere de organisatoriske enheder og ledelsesreferencerne i organisationsdiagrammet. Her er ledelsesreferencerne prioriteret, fordi ledelsesspændet, som er essentielt i denne rapport, på den måde er synligt. Et sådant valg er eksempelvis truffet i forhold til ambulatorierne i Psykiatrien i Klinikkerne for voksenspykiatri (Nord og Syd), hvor man har en matrixledelse, som betyder, at en faggruppeleder varetager personaleledelsen for en bestemt faggruppe på tværs af ambulatorierne i den enkelte klinik, mens en daglig leder varetager den daglige ledelse i det enkelte ambulatorium - nærmere beskrivelse følger senere i rapporten. Denne matrixledelse betyder, at det ikke på én gang er muligt at illustrerer de organisatoriske enheder, som de pågældende klinikker består af (de enkelte ambulatorier), og de ledelsesmæssige referencer (mellem medarbejder og faggruppeleder). Og her er sidstnævnte altså prioriteret. Ledelsesspænd Ledelsesspændet eller span og control dækker over det antal medarbejdere, som den enkelte afsnitsleder har personaleledelse for. Antallet opgøres i fuldtidsstillinger og således ikke i antallet af medarbejdere (i hoveder). Denne opgørelsesmetode er valgt, fordi det giver det bedst sammenlignelige billede af størrelsen på afsnit og på anvendelsen af personaleressourcer. Den nye lederlønsmodel for afsnitsledere tager samme afsæt, idet den foreskriver en lønindplacering baseret på ledelsesspænd i form af antallet af fuldtidsstillinger (årsværk), der refererer til den enkelte afsnitsleder. Opgørelsen i fuldtidsstillinger betyder dog, at en afsnitsleder med mange deltidsansatte i sit afsnit, eksempelvis vil have væsentligt flere medarbejderudviklingssamtaler end det, der kan ses af opgørelserne. I relation til ledelsesspænd og afsnitsstørrelse beskriver FLO, at afsnittene skal have en robust størrelse forstået som: at afsnittene er tilstrækkeligt store til at sikre en effektiv drift fx i forhold til, at der er et tilstrækkeligt antal medarbejdere til at undgå sårbarhed samt til at kunne sikre fleksibilitet og det sammenhængende patientforløb at afsnittene ikke er større end at den enkelte afsnitsleder har mulighed for at varetage kvalificeret personaleledelse 9

10 Ledelsesspændet i afsnittene på sygehuse/hospital i Region Nordjylland varierer betydeligt. En oversigt fremgår af nedenstående tabel. Her er ledelsesspændet pr. afsnitsleder opgjort pr. august Ledelsesspænd: Antal fuldtidsstillinger med personalereference til den enkelte afsnitsleder Samlet Aalborg Universitetshospital Sygehus Vendsyssel Sygehus Thy/Mors Psykiatrien Samlet Tallene i tab ellen udtrykker ledelsesspænd for den enkelte afsnitsleder og ikke antallet af afsnit i regionen. Det betyder eksempelvis, at afsnit med to sideordnede afsnitsledere er talt med to gange med halvdelen af det samlede ledelsesspænd. Disse områder beskrives senere i rapporten under overskriften Afsnit med to sideordnede afsnitsledere. Særligt små ledelsesspænd Særligt små ledelsesspænd her forstået som afsnit, hvor den enkelte afsnitsleder har et ledelsesspænd på mindre end 10 fuldtidsstillinger - fremgår af denne oversigt: Sektor Klinik Afsnit Ledelsesspænd (fs) Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Sengeafsnit Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Afsnit for Neurorehabilitering, Brslev 0 Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Sengeafsnit M og Amb. M1, Fr.havn 0 Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Sengeafsnit 202 og Diagnostisk Center 0 Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Sengeafsnit Aalborg UH Hjerte-Lunge Kardiologi - Trombosecenter 4 Sygehus Vendsyssel Kirurgi Den palliative enhed 5 Aalborg UH Medicin Reumatologisk dagafsnit 6 Aalborg UH Kirurgi og Kræftbehandling Medicinsk Fysik, Onkologi 6 Aalborg UH Kvinde-Barn & Nyre- og Urinvejskirurgi Gynækologisk Ambulatorium 6 Aalborg UH Medicin Reumatologisk ambulatorium 7 Sygehus Vendsyssel Kvinde Barn Dagafsnit G3, Frederikshavn 7 Aalborg UH Kvinde-Barn & Nyre- og Urinvejskirurgi Fertilitetsklinik i Dronninglund 8 Aalborg UH Medicin Gastroenterologisk Amb. 8 Aalborg UH Diagnostik Patologi D, Immunhistokemi og Udv. 8 10

11 Sygehus Vendsyssel Anæstesi Opvågningafsnit, Frederikshavn 9 Aalborg UH Hoved Orto Øre, Næse, Hals - audiologiass. 9 Aalborg UH Hoved-Orto Kæbekirurgi - OP afsnit og amb. 9 Aalborg UH Kirurgi og Kræftbehandling Onkologisk Forskningsenhed 9 Aalborg UH Medicin Medicinsk dagafsnit, Farsø 9 Psykiatrien Klinik Nord Ambulante sygeplejersker, Thy/Mors 9 Klinikkernes begrundelser for særligt små ledelsesspænd Årsagerne til de meget små ledelsesspænd findes typisk i det pågældende afsnits geografiske beliggenhed, selvstændige specialisering eller begge dele. Generelt forklarer klinikkerne, at der er en række udfordringer ved de meget små ledelsesspænd/afsnit såsom: sårbarhed ved vakancer og sygdom mindre fleksibilitet i forhold til arbejdstilrettelæggelse ikke optimal anvendelse af den afsnitslederens lederressourcer I forhold til den sidste dot, er det helt gennemgående, at afsnitslederen typisk varetager andre funktioner end decideret ledelse eksempelvis ved i væsentlig grad at indgå i de almindelige, daglige opgaver i afsnittet. De omfattede klinikker meddeler, at de generelt har opmærksomhed på de meget små ledelsesspænd i forbindelse med fremtidige organisationsomlægninger selv om bl.a. geografi i flere tilfælde er en udfordring for fusioner med andre afsnit. For en række af de meget små ledelsesspænd er der dog en konkret begrundelse for den lille størrelse, som gør, at man i klinikkerne finder det nødvendigt at opretholde de pågældende afsnit som selvstændige, små afsnit også fremadrettet. Det handler typisk om afsnit med selvstændige og komplekse opgaver, men også geografien kan have betydning. Her fremgår eksempler på sådanne med klinikkernes egne forklaringer: Afsnittene i Klinik Medicin, Sygehus Vendsyssel I Klinik Medicin på Sygehus Vendsyssel har man lavet en særlig organisering, som betyder, at opgaverne og ansvaret som afsnitsledende er fordelt på to funktioner. Heraf er den ene ansvarlig for personaleledelsen, mens den anden varetager en række andre opgaver indenfor funktionsbeskrivelsen for afsnitsledende og således har et ledelsesspænd på nul. Ledelsesspændet på nul er dermed ikke udtryk for et afsnit uden medarbejdere men for at hele personaleledelsen i afsnittet hviler på én af to afsnitsledere. Disse afsnits særlige organisering beskrives nærmere senere i rapporten under overskriften Afsnit med udskilt personaleledelse. Kardiologi Trombosecenter, Klinik Hjerte-Lunge, Aalborg UH Den afsnitsledende sygeplejerske i Trombosecentret har personaleledelse for fire sygeplejersker (i fuldtidsstillinger) heraf er de to fondsansatte. Trombosecentret er et videnscenter, der har en bred vifte af funktioner relateret til praksissektoren, internt i Universitetshospitalet og til andre sygehuse i Regionen. Selvstyret AK-behandling er i Region Nordjylland samlet i Trombosecentret, hvor der forventes en betydelig udvikling i funktionen. Trombosecentret udgør sit helt eget arbejdsfelt, det er meget velfungerende, og det vil ikke være hensigtsmæssigt at lade den fusionere med øvrige subspecialer. 11

12 Det palliative team, Klinik Kirurgi, Sygehus Vendsyssel Den afsnitsledende sygeplejerske i det palliative team har personaleledelse for fem medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Det palliative team er et selvstændigt speciale, der servicerer hele Sygehus Vendsyssel og patienter udenfor sygehuset samt Hospice Vendsyssel. Det påtænkes derfor ikke aktuelt at lave omlægninger i forhold til den nuværende struktur. Afsnit for Medicinsk Fysik, Klinik Kirurgi og Kræftbehandling, Aalborg UH Den afsnitsledende radiograf i afsnit for Medicinsk Fysik har personaleledelse for seks fuldtidsstillinger. Afsnittet adskiller sig ikke blot ved sit lille ledelsesspænd. Arbejdsfeltet bestående af patientbehandling under anvendelse af avanceret teknologisk udstyr til billeddannelse, planlægning og behandling er selvstændigt i forhold til de øvrige opgaver i klinikken. Den afsnitsledende radiograf refererer desuden til cheffysikeren i klinikken og ikke til klinikledelsen. Hun er således ej heller en del af den udvidede klinikledelse. Udover at have et meget lille ledelsesspænd, markerer funktionen som afsnitsledende radiograf i Afsnit for Medicinsk Fysik sig dermed også ved at være en Afsnit med afsnitsleder med særlige funktioner, jf. beskrivelserne af afvigelser senere i rapporten. Medicinsk Gastroenterologisk ambulatorium, Klinik Medicin, Aalborg UH Den afsnitsledende sygeplejerske i Gastroenterologisk Ambulatorium har personaleledelse for otte medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Afsnittet er et ambulatorium med en væsentlig aktivitet. Sammenlægning med specialets sengeafsnit der bl.a. rummer en TPN-funktion - vurderes ikke aktuelt som en mulighed, da det i sig selv fremstår som en kompleks enhed at lede. Derfor findes aktuelt grund til at opretholde afsnittet til trods for den lille størrelse. Øre, Næse, Hals audiologiassistenter, Klinik Hoved-Orto, Aalborg UH Oprindeligt var det en audiologi assistent, som varetog ledelsesopgaven af klinikkens audiologiassistenter og ørepropteknikere. Da funktionen var ledig i 2012, og det ikke havde været muligt at rekruttere en ny leder, blev funktionen besat af den tidligere afdelingssygeplejerske i Øre, Næse, hals sengeafsnittet, da dette afsnit fusionerede med Øre, næse, Hals - og neurokirurgisk sengeafsnit. Lederfunktionen for audiologiassistenterne blev efter aftale med koncern HR benævnt afdelingsleder og med reference til den ledende overlæge i Øre, Næse, Hals-specialet. Udover at have et meget lille ledelsesspænd, markerer funktionen som afsnitsledende sygeplejersker i Øre, Næse, Hals sig dermed også ved at være et Afsnit med afsnitsleder med særlige funktioner, jf. beskrivelserne af afvigelser senere i rapporten. Kæbekirurgi OP-afsnit og ambulatorium, Klinik Hoved-Orto, Aalborg UH Den afsnitsledende sygeplejerske i det kæbekirurgiske afsnit har personaleledelse for ni sygeplejersker (i fuldtidsstillinger). Udover ledelse indeholder funktionen som afsnitsleder også mange koordinerende og tværfaglige opgaver i samarbejdet med tandlægerne og i forhold til planlægning af behandling og pleje. Man finder det derfor nødvendigt at opretholde det lille afsnit med selvstændig ledelsesfunktion. Onkologisk Forskningsenhed, Klinik Kirurgi og Kræftbehandling, Aalborg UH Den afsnitsledende sygeplejerske med titlen ledende projektsygeplejerske i den Onkologiske Forskningsenhed er personaleleder for ni medarbejdere (i fuldtidsstillinger) heraf er de fem fondsansatte. Også her er der tale om et helt selvstændigt opgavefelt, og om et afsnit, der på flere måder er særligt hvilket også afspejles i den anderledes titel. Den afsnitsledende sygeplejerske arbejder tæt sammen med den forskningsansvarlige overlæge for enheden i ledelsen af enheden i relation til bl.a. drift og økonomi, idet en del er fondsregnskab. Den afsnitsledende sygeplejerske refererer desuden til den ledende overlæge indenfor det onkologiske speciale. Hun referer således ikke direkte til klinikledelsen, ligesom hun heller ikke er ordinært medlem af den udvidede klinikledelse. 12

13 Udover at have et meget lille ledelsesspænd, markerer funktionen som afsnitsledende sygeplejersker i Onkologisk Forskningsenhed sig dermed også ved at være et Afsnit med afsnitsleder med særlige funktioner, jf. beskrivelserne af afvigelser senere i rapporten. Ambulantsygeplejersker Thy/Mors, Klinik Nord, Psykiatrien De ambulante, psykiatriske sygeplejersker i Thy/Mors området ledes i personalemæssig sammenhæng af en ledende ambulantsygeplejerske. Ledelsesspændet udgør ni fuldtidsstillinger. De øvrige ambulantsygeplejersker i klinikken refererer personalemæssigt til en anden ledende ambulantsygeplejersker. Særligt geografien har betydning for, at man har valgt at opretholde selvstændig ledelsesfunktion i Thy/Mors området. Dertil kommer, at den ledende ambulantsygeplejerske i høj grad indgår i de daglige opgaver ved siden af sin ledelsesopgave. Særligt store ledelsesspænd Afsnit med særligt store ledelsesspænd her forstået som, at den enkelte afsnitsleder har personaleledelse for mere end 45 fuldtidsstillinger fremgår af nedenstående skema. Sektor Klinik Stamafdeling Ledelsesspænd (fs) Aalborg UH Kvinde-Barn & Nyre- og Urinvejskirurgi Pædiatri - Neonatalafsnit 12 og Aalborg UH Hjerte-Lunge Kardiologisk Sengeafsnit S1 58 Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Sengeafsnit Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Sengeafsnit 202 og Diagnostisk Center 55 Sygehus Vendsyssel Klinik Anæstesi Opvågning og Intensivafsnit, Hjørring 53 Aalborg UH Anæstesi Hjerte-Lunge Intensivafsnit TIA 52 Aalborg UH Anæstesi Steril- og Sengeredningscentral 51 Sygehus Vendsyssel Klinik Medicin Sengeafsnit M og Amb. M1, Fr.havn 51 Aalborg UH Medicin Dialyse, Aalborg 51 Sygehus Vendsyssel Klinik Diagnostik Afsnit for klinisk biokemi, Hjørring 50 Aalborg UH Anæstesi Opvågningsafsnit Syd 49 Sygehus Vendsyssel Klinik AKUT Sengeafsnit Sygehus Thy/Mors Kirurgi Sengeafsnit S5/S7 46 Klinikkernes begrundelser for særligt store ledelsesspænd Ligesom med de meget små afsnit, har klinikledelserne også generel opmærksomhed på de meget store afsnit, da det i de fleste tilfælde ej heller opleves som ledelsesmæssigt optimalt. Det skyldes primært, at personaleledelsen kvalitetsmæssigt kan have vanskelige vilkår fx vil alene det, at skulle afholde årlige medarbejderudviklingssamtaler være en rigtig stor opgave. Der er derfor generel bevågenhed i forhold til at reducere ledelsesspændet i forbindelse med fremtidige organisationsomlægninger. En opdeling af store afsnit er dog ikke helt lige til. Dels kan der være merudgifter forbundet med det hvis det eksempelvis betyder oprettelsen af en ekstra stilling som afsnitsleder. Og dels kan det være vanskeligt at adskille beslægtede opgavefelter ligesom det kan resultere i en reduceret fleksibilitet i forhold til fx opgavevaretagelse og arbejdstilrettelæggelse. 13

14 Der er derfor også situationer, hvor klinikledelserne finder konstruktionen med et meget højt ledelsesspænd ønskelig. Typisk har afsnitslederen i de givne tilfælde etableret ledelsesmæssige støttefunktioner såsom en stedfortræder eller en souschef hvilket i øvrigt opleves som et generelt behov, når ledelsesspændet overstiger omkring 30 fuldtidsstillinger. De store afsnit (45 fuldtidsstillinger plus), hvor det høje ledelsesspænd (foreløbigt) ønskes opretholdt, fremgår herunder sammen med klinikkernes begrundelser for de store ledelsesspænd: Pædiatri, Neonatalafsnit, Klinik Kvinde - Barn og Urinvejskirurgi, Aalborg UH Den afsnitsledende sygeplejerske i Neonatalafsnittet har personaleledelse for 69 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Afsnittet er velfungerende og den afsnitsledende sygeplejerske både evner og ønsker at varetage den kompleksitet, som det høje ledelsesspænd medfører. Så længe det er tilfældet, planlægger man ikke med omlægninger. Kardiologisk Sengeafsnit S1, Klinik Hjerte-Lunge, Aalborg UH Den afsnitsledende sygeplejerske i Kardiologisk Sengeafsnit S1 har personaleledelse for 58 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Afsnittet er velfungerende, og man planlægger ikke omlægninger underbygget af eget ønske herom fra den afsnitsledende sygeplejerske. Afsnittene i Klinik Medicin, Sygehus Vendsyssel Den særlige organisering i afsnittene i Klinik Medicin på Sygehus Vendsyssel, hvor opgaverne og ansvaret som afsnitsledende er fordelt på to forskellige ledelsesfunktioner, betyder, at det kun er den ene af de to, der har personaleansvar, hvorimod den anden varetager en række af de øvrige opgaver for afsnitsledende. Den afsnitsledende med personaleansvar benævnt driftsansvarlig sygeplejerske har så til gengæld et større ledelsesspænd, end hun ville have haft, hvis den anden ledelsesfunktion ikke havde været der og derfor er det muligt at varetage det høje ledelsesspænd. Der gøres som nævnt nærmere rede for denne særlige organisering senere i rapporten under overskriften Afsnit med udskilt personaleledelse. Flere afsnit i Klinik Anæstesi, Aalborg UH I Klinik Anæstesi på Aalborg Universitetshospital findes en stor koncentration af meget store afsnit. Udover de tre, der er angivet i skemaet ovenfor, han man yderligere tre med et ledelsesspænd på mere end 40. Og derudover består Alment Intensivt Afsnit af 66 fuldtidsstillinger godt nok fordelt på to afsnitsledere. Tilbagemeldingen fra Klinik Anæstesi er, at man foretrækker de store ledelsesspænd særligt på det intensive område, hvor afsnittene er organiseret ud fra specialer, hvorved man opnår en god sammenhæng og fleksibilitet i opgavevaretagelse og arbejdstilrettelæggelse. Afsnit for Klinisk Biokemi, Hjørring, Klinik Diagnostik, Sygehus Vendsyssel I Afsnit for Klinisk Biokemi i Hjørring varetager den afsnitsledende bioanalytiker et ledelsesspænd på 50 fuldtidsstillinger. Udover det, afprøver man midlertidigt også at lade ham varetage funktionen som afsnitsleder for Afsnit for Kliniks Biokemi i Frederikshavn hvilken giver ham et aktuelt ledelsesspænd på hele 63 fuldtidsstillinger. Den midlertidige ordning hænger sammen med rekrutteringsudfordringer på feltet og at man gennem en fælles organisering af afsnittene oplever større mulighed for at udnytte de tilstedeværende ressourcer optimalt (både personale og udstyr på begge matrikler) og dermed opnå en effektiv drift. Som støttefunktioner til den store ledelsesopgaver er der ansat fagligt ansvarlige bioanalytikere, der fungerer på tværs af matriklerne i Hjørring og Frederikshavn. 14

15 Sengeafsnit 404, Hjørring, Klinik Akut, Sygehus Vendsyssel Den afsnitsledende sygeplejerske i Sengeafsnit 404 har personaleledelse for 50 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Afsnittet er normeret til 32 senge, og det er ikke yderligere opdelt i subspecialer, hvilket betyder, at man modtager både ortopædkirurgiske, kirurgiske og medicinske patienter. Det akutte og brede indtag betyder, at alle personaler skal kunne behandle og pleje patienter fra alle specialer. Man erkender at ledelsesopgaven er for stor for en enkelt afsnitsleder, og arbejder pt. på at uddelegere nogen af ledelsesopgaverne. I første omgang er løsningen blevet en konstitueret stedfortræder. Sengeafsnit S5/S7, Klinik Kirurgi, Sygehus Thy/Mors Den afsnitsledende sygeplejerske i Sengeafsnit S5/S7 har personaleledelse for 46 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Det store ledelsesspænd er et resultat af en tidligere samling af en række små afsnit. Fakta er ifølge klinikledelsen, at det fungere rigtigt godt, og umiddelbart er der derfor ikke planer om at ændre på dette. Det gode ledelsesspænd FLO sætter ikke konkrete tal på forståelsen af Det gode ledelsesspænd hvilket også er vanskeligt at gøre. Som det er fremgået spiller en række forskellige faktorer ind på, hvad der opleves som et godt ledelsesspænd i de forskellige afsnit. Faktorer som fx kompleksitet versus ensartethed i opgaverne, geografisk placering, selvstændig specialisering og behov for fleksibel arbejdstilrettelæggelse. Udvidet Direktion skal forholde sig til nærværende rapport på deres møde om eftermiddagen den 22. oktober først sammen med Hovedudvalget og dernæst i eget selskab med henblik på beslutninger om de enkelte dele af rapporten. Samme dag om formiddagen er der arrangeret en MasterClass om ledelsesspænd, hvor forsker Christina Holm-Petersen fra KORA vil belyse emnet fra en teoretisk vinkel. Udgangspunktet er bl.a. hendes rapport fra 2011 om anbefalinger i relation til ledelsesspænd på baggrund af en undersøgelse af ledelsesspænd i sengeafsnit i Region Midtjylland. Planen er, at repræsentanter fra Region Midtjylland vil supplere oplægget med at fortælle om deres erfaringer med ledelsesspænd i den praksis, der er fulgt efter Holm-Petersens undersøgelse. Ved samme anledning vil præsentationer af fakta og erfaringer vedrørende ledelsesspænd i Region Nordjylland være på programmet. Tanken er, at disse oplæg kan bidrage med inspiration og synsvinkler til de efterfølgende drøftelser og beslutninger i relation til ledelsesspænd. Afvigelser fra FLO I de fleste afsnit på hospital og sygehuse har man fulgt FLOs principper, den generiske ledelsesmodel for afsnit og den generiske funktionsbeskrivelse for afsnitsledere i implementeringen af den nye kliniske ledelsesstruktur. Men på en række områder har man fundet grund til at foretage særlige organisatoriske konstruktioner, der på den ene eller anden måde afviger fra det, der er beskrevet i FLO. De områder, der er blevet identificeret i forbindelse med udarbejdelsen af denne rapport omhandler: afsnit med to sideordnede afsnitsledere, 15

16 afsnit med udskilt personaleledelse, afsnit med koordinerende afsnitsleder, afsnit med afsnitsledere med særlige funktioner afsnitsledere uden direkte reference til Klinikledelsen I denne tabel gives et overblik over, i hvilke klinikker afsnittene med de nævnte afvigelser ses: Afsnit med to sideordnede afsnitsledere Afsnit med udskilt personaleledelse Afsnit med koordinerede afsnitsleder Afsnit med afsnitsledere med særlige funktioner Afsnitsledere uden direkte reference til Klinikledelsen Aalborg UH: Klinik Akut Klinik Anæstesi Klinik Kirurgi og Kræftbehandling Sygehus Thy/Mors: Sygehus Vendsyssel: Klinik Medicin Psykiatrien: Klinik Nord Klinik Syd Aalborg UH: Klinik Diagnostik Aalborg UH: Klinik Medicin Klinik Kirurgi og Kræft Klinik Kvinde-Barn og Urinvejskirurgi Klinik Anæstesi Aalborg UH: Klinik Diagnostik Klinik Hoved Orto Klinik Kirurgi og Kræftbehandling Klinik Akut Klinik Hoved Orto På de følgende sider beskrives hver af afvigelserne nærmere, sammen med klinikkernes begrundelser for, at man har valgt at afvige fra FLO i de enkelte tilfælde. 1. Afsnit med to sideordnede afsnitsledere I flere afsnit på Aalborg UH og et enkelt sted på Sygehus Thy/Mors har man ansat to afsnitsledere i det samme afsnit. De to afsnitsledere varetager begge opgavesæt og ansvar i tråd med den generiske funktionsbeskrivelse for afsnitsledere. Begge afsnitsledere varetager således også personaleledelse i afsnittet. To sideordnede afsnitsledere konflikter med FLO i forhold til princippet om entydig ledelse. Er det eksempelvis tydeligt for medarbejderne, hvem de refererer til hvornår, og hvem har det sidste ord, såfremt der er uoverensstemmelser mellem de to? Afsnit med to sideordnede afsnitsledere omfatter: Sektor Klinik Stamafdeling Samlet ledelses-spænd i afsnittet Aalborg UH Akut Akut Modtageafsnit (AMA) 60 Aalborg UH Akut Skadestue /modtageafsnit 54 16

17 Aalborg UH Anæstesi Almen Intensiv Terapi-afsnit R 66 Aalborg UH Kirurgi og Kræftbehandling Onkologisk Dagafsnit 52 Sygehus Thy/Mors Klinik Akut Akutmodtagelse 77 I det følgende er kort redegjort for hvert af de enkelte afsnit med to sideordnede afsnitsledere, samt begrundelserne for, at man har valgt denne organisering. Det er generelt for afsnittene, at de har store ledelsesspænd, men at det ikke er meningsfuldt at dele dem i to afsnit med hver sin afsnitsleder. Det skyldes sammenhængende opgavesæt internt i de enkelte afsnit, hvis varetagelse i ét afsnit tilgodeser såvel det sammenhængende patientforløb som mulighederne for effektiv arbejdstilrettelæggelse. Skadestue/modtageafsnit, Klinik AKUT, Aalborg UH I Skadestuen/Modtagelsen er der ansat to afsnitsledende sygeplejersker, som varetager den daglige ledelse for i alt 54 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Heraf er de seks ansat i Lægevagten, der organisatorisk er placeret under Primær Sundhed. Men personaleledelsen (såvel den daglige som den faglige) varetages altså af den ene af de to afsnitsledende i Skadestuen/Modtageafsnittet. Alle medarbejdere har en entydig reference til den ene af de to afsnitsledere, og antalsmæssigt er de fordelt nogenlunde ligeligt mellem de to. Begge afsnitsledere arbejder efter samme funktionsbeskrivelse for afsnitsledere og varetager således begge et opgavesæt og ansvar, der svarer til det, der beskrives i den generiske model. Man har valgt at have to sideordnede afsnitsledere i Skadestuen/Modtagelsen af følgende årsager: stort ledelsesspænd, den særlige ledelsesopgave, der påkræves i Lægevagten og som følge af, at Skadestuen/Modtageafsnittet samarbejder med samtlige klinikker og stort set alle specialer på Aalborg UH, ansvar for og ledelse af det plejepersonale, som betjener Traumecenteret samt de retsmedicinske undersøgelser af voldtægtsofre. Akut Modtageafsnit (AMA,)Klinik Akut, Aalborg UH I Akut Modtageafsnit er der ligeledes ansat to sideordnede afsnitsledende sygeplejersker, som varetager personaleledelse for 60 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Fysisk er afsnittet fordelt på to sengeafsnit på to forskellige etager. De to afsnitsledere har fordelt personalet ligeligt imellem sig, og også her har alle medarbejdere en entydig reference til den ene af de to. Begge afsnitsledere varetager begge opgavesættet i henhold til Funktionsbeskrivelse for afsnitsledere, men med særlige ansvarsområder. Den ene har eksempelvis ansvaret for afsnittets IT-udvalg og patientsikkerhed, mens den anden har et særligt ansvar i forhold til MED og arbejdsmiljø. Begrundelsen for de to sideordnede afsnitsledere er dels det store ledelsesspænd, dels den fysiske fordeling på to etager og dels et stort koordineringsarbejde i form af dagligt samarbejde med syv forskellige specialer. Onkologisk Dagafsnit og Ambulatorium, Klinik Kirurgi og Kræftbehandling, Aalborg UH I Onkologisk Dagafsnit og Ambulatorium har man to sideordnede afsnitsledende sygeplejersker med et samlet ledelsesspænd for 52 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Heraf udgør de seks medarbejdere Det Palliative Team, Aalborg, som er beliggende på en selvstændig adresse på Kamilianergaarden. Disse seks har alle entydig reference til den sammen ene af de to afsnitsledere, der anvender svarende til halvanden arbejdsdage ugentligt på denne ledelsesfunktion. 17

18 Onkologisk Dagafsnit og Ambulatorium er derudover placeret i to forskellige bygninger. Medarbejderne arbejder på tværs af de to steder med henblik på at sikre det gode patientforløb og optimal anvendelse af personaleressourcer. Alle medarbejdere refererer entydigt til den ene af de to afsnitsledere og antalsmæssigt er de nogenlunde ligeligt fordelt. Begge afsnitsledere arbejder efter funktionsbeskrivelsen for afsnitsledere med økonomi, kvalitet, uddannelse, udvikling og daglig drift som fællesopgaver. I forhold til arbejdsmiljø og MED er der indgået en tydelig aftale om opgavefordeling imellem de to. Begrundelserne for de to sideordnede afsnitsledere af afsnittet er: stort ledelsesspænd og stor gennemstrømning af patienter en lang række koordinerende opgaver internt såvel som med andre specialer og den primære sektor behov for let tilgængelighed af leder på de forskellige fysiske placeringer man undgår stedfortræder/souschef, idet de to afsnitsledere varetager denne funktion for hinanden Intensivt Afsnit R, Klinik Anæstesi, Aalborg UH I Intensivt Afsnit R har man to sideordnede afsnitsledere, der tilsammen varetager ledelsen af 66 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Begrundelsen for den valgte organisering er det store ledelsesspænd der opgjort i hoveder dækker over 87 personer. Klinikken oplyser, at man aktuelt har opmærksomhed på, hvorvidt den nuværende organisering med to afsnitsledende er den optimale eller hvilke alternativer, der ellers kunne være meningsfulde. Akutmodtagelsen, Klinik Akut, Sygehus Thy/Mors I Akutmodtagelsen på Sygehus Thy/Mors har man to sideordnede afsnitsledere, der tilsammen varetager ledelsen af 77 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Heraf er såvel plejepersonale (sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter) som lægesekretærer. Lægesekretærerne (ca. 19 fuldtidsstillinger, der dækker hele klinikken) refererer entydigt til den ene af de to afsnitsledere. Det samlede ledelsesspænd er nogenlunde ligeligt fordelt mellem de to afsnitsledende og alle medarbejdere har entydig reference til den ene af de to. Begrundelsen for ét stort afsnit med to afsnitsledere skal også her findes i et sammenhængende opgavesæt samt stort ledelsesspænd. 2. Afsnit med udskilt personaleledelse I Klinik Medicin på Sygehus Vendsyssel og i ambulatorierne i Psykiatriens Klinik Nord og Klinik Syd har man valgt at lægge personaleledelsen hos én person, mens hovedparten afsnitslederens funktioner påhviler en anden, der så ikke har personaleledelse. For Sygehus Vendsyssels vedkommende betyder det bl.a., at man får afsnitsledende sygeplejersker uden personaleledelse, mens det i Psykiatrien kan give udfordringer i forhold til entydig ledelse i relation til fx arbejdstilrettelæggelse. Begge områder beskrives her. Klinik Medicin, Sygehus Vendsyssel I Klinik Medicin på Sygehus Vendsyssel er organiseringen bygget op med specialeansvarlige overlæger indenfor hvert grenspeciale/subspeciale og på tværs af sygehusets matrikler. Indenfor hvert speciale er der ansat en funktionsansvarlig sygeplejerske, der sammen med den specialeansvarlige overlæge har ansvaret for fagligheden, aktivitet og kvalitet. Sengeafsnittene i specialet er tilknyttet ambulatorier og samlet til større enheder, som ledelsesmæssigt hører under en driftsansvarlig sygeplejerske. Den driftsansvarlige sygeplejerske varetager personaleledelsen i afsnittet. De tre figurer den specialeansvarlige overlæge, den funktionsansvarlige sygeplejerske og den driftsansvarlige sygeplejerske udgør tilsammen den daglige le- 18

19 delse af specialet. Og de to sygeplejersker varetager tilsammen de opgaver og det ansvar, der er beskrevet i funktionsbeskrivelsen for afsnitsledere. Den funktionsansvarlige sygeplejerske har således ingen personaleledelse, mens den driftsansvarlige har personaleansvar for et højere antal, end det ville have været tilfældet, hvis den funktionsansvarlige ikke havde været der. De omfattede afsnit er: Sektor Klinik Stamafdeling Samlet ledelsesspænd i afsnittet (fs) Sygehus Vendsyssel Medicin Medicinsk Afd Sygehus Vendsyssel Medicin Brønderslev Neurorehabiliteringscenter 44 Sygehus Vendsyssel Medicin Afsnit M4, Frederikshavn 51 Sygehus Vendsyssel Medicin Medicinsk Afd Sygehus Vendsyssel Medicin Medicinsk afsnit Fra Sygehus Vendsyssel side er det ønsket, at man fastholder den valgte organisering til trods for, at den divergerer i forhold til FLO. Argumenterne er, at den særlige organisering bidrager til: at kvaliteten af patientbehandling kommer i fokus høj effektivitet og har bl.a. bidraget til at klinikkens økonomi er genoprettet omlægning af aktiviteter fra indlagt til ambulant behandling og fra akut til planlagt behandling Direktionen og Sygehusledelsen på Sygehus Vendsyssel har derfor aftalt følgende: Med afsæt i de gode erfaringer, som klinikken oplever ved den særlige ledelsesmodel, aftales det, at modellen fortsætter som forsøgsordning. Beslutningen gælder alene for Klinik Medicin, Sygehus Vendsyssel. Modellen evalueres og fremlægges for Udvidet Direktion i løbet af Udvidet Direktion tager i den forbindelse stilling til, om modellen kan fastholdes fra 2016 og frem, eller om den skal ændres fra dette tidspunkt (Aftale mellem Direktion og Sygehusledelse på Sygehus Vendsyssel, juni 2014). Frem til 2016 er den særlige organisering i afsnittene i Klinik Medicin, Sygehus Vendsyssel, dermed undtaget fra de beslutninger vedrørende ledelsesspænd og afvigelser fra FLOs generiske ledelsesmodel, som denne rapport måtte give anledning til. Klinik Nord og Syd, Psykiatrien I hovedparten af ambulatorierne i Psykiatriens Klinik Syd og Klinik Nord (det voksenpsykiatriske område), arbejder man ledelsesmæssigt efter en matrixorganisation. Det omfattede ambulatorier er oplistet her: Klinik Nord Ambulatorium for Angst og Personlighedspsykiatri Psykiatrisk Ambulatorium, Brønderslev Psykiatrisk Ambulatorium, Frederikshavn Klinik Syd Opsøgende Psykoseteam Syd Ambulatorium for Unge med Skizofreni Ambulatorium for Psykoser 19

20 Psykiatrisk Ambulatorium, Hjørring Psykiatrisk Ambulatorium, Thy/Mors, inkl. Opsøgende Psykoseteam Nord. Ambulatorium for Misbrug Ambulatorium for Personlighedspsykiatri Ambulatorium for Angst og tvangssygdomme Ambulatorium for Sexologi Ambulatorium for Voksne med ADHD Personalet i disse ambulatorier er sammensat af flere forskellige faggrupper, herunder sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, socialrådgivere, terapeuter, læger, psykologer og lægesekretærer. Det enkelte ambulatorium ledes af en ambulatorieleder, der i hovedtræk varetager opgaver vedrørende den daglige arbejdstilrettelæggelse, sikring af gode patientforløb og overholdelses af aktivitetstal. Ambulatorielederen har ingen personaleledelse, og er heller ikke ansat på lederoverenskomst. Ambulatorielederen kan være læge, psykolog eller sygeplejerske. Personaleledelsen af de forskellige faggrupper ligger hos en faggruppeleder, der varetager personaleledelse for de ansatte indenfor egen faggruppe og på tværs af de oplistede ambulatorier i den enkelte klinik. I Klinik Nord betragtes det psykiatriske ambulatorium i Thy/Mors i den henseende - grundet geografien - som et selvstændigt område med egen faggruppeleder. Der er således tre sygeplejefaglige faggruppeledere i Psykiatrien; én for ambulatorierne i Klinik Syd og to i Klinik Nord, hvoraf den ene dækker Thy/Morsområdet og den anden klinikkens øvrige ambulatorier. De sygeplejefaglige faggruppeledere har titlen ledende ambulantsygeplejersker, og deres hovedfunktion er som nævnt personaleledelse af de ambulante sygeplejersker, hvilket indbefatter faglig udvikling og faglig koordinering, afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler o.l.. Derudover varetager de selvstændig ambulant sygepleje på linje med de øvrige ambulante sygeplejersker i klinikken en del, der udgør en større del af det samlede opgavesæt for den ledende ambulantsygeplejerske i Thy/Mors, der har et ledelsesspænd blot 9 fuldtidsstillinger, end for de to øvrige, der har ledelsesspænd på henholdsvis 25 og 32, jf. vedlagte organisationsdiagram, hvor de ledende ambulatoriesygeplejerskes områder er benævnt Ambulatorier nederst i diagrammets række af afsnit. Ligesom det er tilfældet for afsnit med to sidestillede afsnitsledere, konflikter den beskrevne matrixorganisation i Psykiatriens afsnit potentielt med FLOs princip om entydig ledelse. Dertil kommer, at de ledendes ambulantsygeplejerskers funktion alene udgør en andel af FLOs generiske funktionsbeskrivelse for afsnitsledende men som skrevet indledningsvis er den overenskomstmæssige indplacering af de ledende ambulantsygeplejersker endnu heller ikke endelig på plads. Fra Psykiatriens side meddeles det da også, at et godt samarbejde mellem den daglige leder og den ledende ambulantsygeplejersker er helt afgørende for matrixorganiseringens succes. Og den generelle opfattelse er, at det gode samarbejde er til stede i praksis. De primære begrundelser for den valgte matrixorganisering er: at man fastholder de traditionelle ledelsesreferencer i forhold til, at alle medarbejdere personalemæssigt og fagligt refererer til en leder fra egen faggruppe at det er (endnu) vanskeligere at rekruttere kvalificerede læger til stillingerne som ambulatorieleder, hvis det samtidig indebærer, at de også skal forholde sig til personaleledelse af andre faggrupper indeholdende bl.a. medarbejderudviklingssamtaler og faglig udvikling. 20

21 I Psykiatriens Klinik Børn og Unge er man gået væk fra matrixorganiseringen, hvor den daglige leder, som er overlæge, er ansvarlig for den daglige ledelse såvel som for personaleledelsen af alt behandlerpersonale uanset faggruppe. 3. Afsnit med koordinerende afsnitsleder I Klinik Diagnostik på Aalborg UH har man ansat to koordinerende afsnitsledere en bioanalytiker og en sygeplejerske. De koordinerende afsnitsledere varetager tværgående og koordinerende opgaver på tværs af afsnittene indenfor henholdsvis Klinisk Biokemi og Radiologi. Og desuden varetager de personaleledelse for afsnitslederne i hver af de respektive underliggende afsnit. De koordinerende afsnitsledere udgør således et ekstra ledelseslag mellem de afsnitsledende i afsnittene indenfor Klinisk Biokemi og Radiologi og Klinikledelsen i Klinik Diagnostik hvilket divergerer i forhold til den flade ledelsesstruktur i FLO, idet de afsnitsledende indenfor områderne ikke har direkte reference til Klinikledelsen. De indgår dog i Den Udvidede Klinikledelse på lige fod med de afsnitsledere, der har direkte reference til Klinikledelsen. Udover at være nærmeste leder for afsnitsledere, er de koordinerende afsnitsledere også personaleledelse for eget personale i de tværgående funktioner. De tværgående opgaver, der ligger i den koordinerende afsnitsleders funktionsbeskrivelse indebærer bl.a.: at være arbejdsmiljøleder på tværs af eget og underliggende afsnit at sikre et velfungerende uddannelsesmiljø for studerende og fast personale i eget og underliggende afsnit at understøtte udvikling og forskning i eget og underliggende afsnit at være sparringspartner for klinikledelse indenfor henholdsvis radiologi og klinisk biokemi og at være garant for at beslutninger, handleplaner, strategier o.l. efterleves i eget og underliggende afsnittene. Afsnittene med koordinerende afsnitsledere er: Sektor Klinik Afsnit Ledelsesspænd (fs) afsnitsledere + "eget personale" Aalborg UH Klinik Diagnostik Radiologi - tværgående funk. 7+5 Aalborg UH Klinik Diagnostik Klinisk biokemi - tværgående funk Fra Klinik Diagnostik begrunder man organiseringen med de koordinerende afsnitsledere således: I forbindelse med etableringen af FLO blev det klart, at både Radiologien og Klinisk Biokemi havde store udfordringer ledelsesmæssigt, da specialerne dels er meget store, dels er meget komplekse og subspecialiserede i opgaveporteføljer. Desuden blev specialerne udfordret på at få sammenhængskraft med de mange geografier. Der blev derfor ansat en koordinerende afsnitsledende sygeplejersker som nærmeste leder for de 6-7 afsnitsledere i hvert speciale. Denne beslutning har vist sig at være ganske fornuftig, idet ledelseskraften på specialeledelsesniveau dermed er blevet sikret. Samtidig er ledelseskraften på klinikledelsesniveau også blevet sikret, idet span-of-control for Viceklinikchefen med HR-ansvar er blevet reduceret fra 30 til 14 (HR-viceansvarlig viceklinikchef, Klinik Diagnostik, Aalborg UH, ). 21

22 De omfattede områder er: Sektor Klinik Titel Afsnit 4. Afsnit med afsnitsledere med særlige funktioner Udover de særlige funktioner blandt afsnitsledere, der er beskrevet i afvigelserne indtil nu, har man på Aalborg UH en række afsnitsledende sygeplejersker ansat i funktioner, der afviger fra den generiske funktionsbeskrivelse. Afvigelsen betyder bl.a., at en del af dem har en anden titel end afsnitsledende sygeplejersker. Ledelsesspænd (fs) Aalborg UH Aalborg UH Aalborg UH Medicin Funktionsansvarlig, afsnitsledende sygeplejerske Nyremedicinsk Ambulatorium 11 Kirurgi og Kræftbehandling Afdelingsradiograf Medicinsk Fysik 6 Kirurgi og Kræftbehandling Ledende projektsygeplejerske Onkologisk Forskningsenhed 9 Aalborg UH Kvinde-Barn og Urinvejskirurgi Funktionsansvarlig, afsnitsledende sygeplejerske Pædiatri - tværgående funktioner 15 Aalborg UH Anæstesi Funktionsleder Tværfagligt smertecenter 10 Aalborg UH Hoved Orto Afsnitsledende sygeplejerske Øre, Næse, Hals - audiologiass. 9 Pædiatri, tværgående funktioner, Klinik Kvinde- Barn og Urinvejskirurgi, Aalborg UH I Klinik Kvinde-Barn og Urinvejskirurgi har man en funktionsansvarlig afsnitsledende sygeplejerske for børneområdet. Hun varetager personaleledelse for de medarbejdere i klinikken, der løser de tværgående opgaver indenfor børnespecialet bestående af diabetessygeplejersker, terapeuter, socialrådgivere, psykologer samt de ansatte i Astmaskolen og i Videnscenter for overvægtige børn og unge, i alt 15 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Den funktionsansvarlige, afsnitsledende sygeplejerske har særligt ansvar for koordination på tværs af børnespecialet i forhold til bl.a.: at være sparringspartner for de øvrige afsnitsledere, ledende overlæger samt ledende lægesekretær på børneområdet at sikre tværfaglige sammenhænge, således at dette understøtter kompleksiteten i alle subspecialer at sikre og udvikle sammenhængende patientforløb af høj kvalitet på tværs af klinikken, hospitalet, regionen og resten af landet forsknings- og udviklingsprojekter at sikre sygefaglige uddannelsestilbud at være ressourceperson for eksterne samarbejdspartnere ansøgninger/fordeling af forskningsmidler 22

23 Begrundelsen for den tværgående, koordinerende funktion ligger i områdets særlige kompleksitet. I første omgang ønskede hospitalsledelsen at løse udfordringen med en ekstra viceklinikchef med forløbsansvar i klinikken. Da dette ikke var nogen mulighed, indgik hospitalsledelse en aftale med Koncern HR om den nævnte funktion. Fra Klinikken er man yderst tilfreds med den særlige funktion, der løser de koordinerende og tværgående udfordringer og man ser ikke et alternativ, der vil kunne gøre det på tilsvarende vis. Nyremedicinsk ambulatorium, Klinik Medicin, Aalborg UH Det nyremedicinske område består af et stort hæmodialyseafsnit i Aalborg og et mindre i Hjørring foruden et ambulatorium. Ved FLO s opstart blev det vurderet, at der var behov for en særlig funktionsansvarlig afsnitsledende sygeplejerske med et koordinerende ansvar i forhold til dialyseområdet. Den funktionsansvarlige afsnitsledende sygeplejerske varetager dels funktionen som ordinær afsnitsledende sygeplejerske, jf. den generiske funktionsbeskrivelse, for eget afsnit bestående af Nyremedicinsk ambulatorium og klinikkens Dialyseværksted med et ledelsesspænd for 11 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Derudover varetager hun en koordinerende funktion på tværs af afsnit på dialyseområdet i forhold til bl.a. at sikre tværgående sammenhæng i forhold til patientforløb, fordeling af personalemæssige og økonomiske ressourcer samt faglig kvalitet. Den særlige organisering med en funktionsansvarlig afsnitsledende sygeplejersker på dialyseområdet har fra begyndelsen af FLO været en god løsning. Imidlertid er funktionen ikke uproblematisk i forhold til entydig ledelse og klare referencelinjer. Endvidere har gruppen af afsnitsledende sygeplejersker generelt gennemgået er stor ledelsesfaglig udvikling siden starten af FLO, ligesom der i området er ansat to nye afsnitsledende sygeplejersker. De afsnitsledende sygeplejersker fremstår nu som en gruppe, der kan og vil tage og have det ledelsesfaglige ansvar, der ligger i deres funktionsbeskrivelse. Funktionen vurderes derfor ikke entydigt fordelagtig. Tværfagligt Smertecenter, Klinik Anæstesi, Aalborg UH Tværfagligt Smertecenter er en del af Klinik Anæstesi. Den afsnitsledende sygeplejerske bærer titlen Funktionsleder og er personaleleder for 15 medarbejdere (i fuldtidsstillinger). Centret er som navnet fortæller tværfagligt, hvilket betyder, at det er sammensat af personale fra flere sundhedsfaglige faggrupper, hvoraf funktionslederen er personaleleder for det ikke-lægefaglige. Funktionslederen er ikke nødvendigvis sygeplejerske, men kan have en anden sundhedsfaglig baggrund. Medicinsk fysik samt Onkologisk Forskningsenhed, Klinik Kirurgi og Kræftbehandling, Aalborg UH Øre, Næse, Hals audiologiassistenter, Klinik Hoved Orto, Aalborg UH Disse tre særlige funktioner er beskrevet tidligere i rapporten under overskriften Særligt små ledelsesspænd. 5. Afsnitsledere uden direkte reference til Klinikledelsen Som det er fremgået løbende gennem rapporten findes der en række afsnitsledere i afsnittene, som ikke refererer direkte til Klinikledelsen. Det er dermed indsat et ekstra ledelseslag på disse områder, som afviger fra FLOs flade organisation. De omfattede områder er: 23

24 Sektor Klinik Afsnit Referenceforhold Aalborg UH Diagnostik De syv radiologiske afsnit De syv afsnitsledende i de radiologiske afsnit referer til en koordinerende afsnitsledende, som refererer til Klinikledelsen. Aalborg UH Diagnostik De syv radiologiske afsnit Aalborg UH Hoved Orto Øre, Næse, Hals, audiologiassistenter Aalborg UH Aalborg UH Kirurgi og Kræftbehandling Kirurgi og Kræftbehandling Onkologisk Forskningsenhed Medicinsk Fysik De syv afsnitsledende i de klinisk biokemiske afsnit referer til en koordinerende afsnitsledende, som refererer til Klinikledelse. Den afsnitsledende sygeplejersker refererer til den ledende overlæge af specialet, som refererer til Klinikledelsen Den afsnitsledende sygeplejerske refererer til den forskningsansvarlige overlæge, som refererer til Klinikledelsen Den afsnitsledende radiograd refererer til cheffysikeren, som refererer til Klinikledelsen Hvert enkelt af disse områder er tidligere beskrevet under de ovenstående afvigelser. Her er de blot samlet for at give et samlet billede af, hvor de ekstra ledelseslag er lagt ind i forhold til de afsnitsledende. De særlige referenceforhold fremgår ligeledes af de vedlagte organisationsdiagrammer for klinikkerne. Ny lederlønsmodel for afsnitsledere Den nye lederlønsmodel med navnet Aftale mellem Lederforeningen DSR og Region Nordjylland om lønmæssig indplacering for afsnitsledende sygeplejersker, afsnitsledende radiografer og afsnitsledende bioanalytiker blev endeligt indgået i april Aftalen indebærer, at de afsnitsledende aflønnes efter deres ledelsesspænd, og den indfases i to steps. Med virkning fra 1. januar 2015 differentieres de afsnitsledende afløning efter følgende intervaller for ledelsspænd: Færre end 16 ansatte Fra 16 og indtil 20 ansatte Fra 20 ansatte og op. Fra 2016 er skillelinjen færre end 20 ansatte eller lig med/flere end 20 ansatte. Aftalen er vedlagt som bilag. I forbindelse med indgåelse af den nye lederlønsmodel, aftalte man i Udvidet Direktion, at de ekstra penge, modellen koster, skulle findes gennem en frigivelse af lønmidler i gruppen af afsnitsledere bl.a. gennem 24

25 sammenlægning af afsnit. Prisen for lederlønsmodelen fordelt på sygehus/hospital fremgår af nedenstående tabel. Prisen er opgjort i 1) kroner og 2) antal stillinger som afsnitsleder. Finansieringen af lederlønsmodellen indebærer således, at der i alt reduceres med svarende til 12 stillinger på regionsbasis fordelt som angivet på det enkelte sygehus/hospital. Frigivelser af lønmidler - reduktioner i antal afsnitsledere I de følgende afsnit redegør hvert enkelt sygehus/hospital kort for realiserede og planlagte frigivelser af af lønmidler i gruppen af afsnitsledere i form af planlagte og realiserede reduktioner af det samlede antal siden indgåelsen af aftalen om den nye lederlønsmodel i april 2014: Aalborg UH På Aalborg UH er tilbagemeldingen, at man har fokus på at tilpasse ledelsesspænd og størrelsen på afsnittene, så man sikrer kvalitet og effektiv drift og i den forbindelse også på at sammenlægge afsnit, så man opnår den nødvendige reduktion i det samlede antal afsnitsleder til at kunne finansiere den nye lederlønsmodel. Man melder således tilbage, at der pt. er reduceret eller planlagt reduceret med cirka seks-syv stillinger som afsnitsledende. Reduktionen er altså en igangværende proces, der sker med inddragelse af MED-systemet. Psykiatrien Psykiatrien har igangsat en involverende proces med henblik på at identificere de lederstillinger, som skal nedlægges for at holde implementeringen af den nye lederlønsmodel omkostningsneutral. Processen vil involvere såvel Sektor MED-udvalg som relevante Klinik-MED. Psykiatrien kan derfor ikke på nuværende tidspunkt sige, præcis hvilke lederstillinger, der nedlægges og hvilke konsekvenser, det får for de berørte enheder. Psykiatrien informerer regionen herom, så snart en beslutning er truffet. 25