Dansk Sejlunions bestyrelse

Transkript

1 Referat Møde: Bestyrelsesmøde (Strategi-seminar) Dato: Onsdag den 17. juni kl. 10 torsdag den 18. juni kl Sted: Deltagere: Rørvig Centeret, Nørrevangsvej 49, 4581 Rørvig Jesper Andersen, Mads Christensen, Christian Hangel, Line Markert, Hans Natorp, Christina Nielsen, Jørgen Larsen, Henrik Voldsgaard. Mads Kolte-Olsen, Steen Wintlev, Henrik Blakskjær, Thomas Jacobsen. DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp gennemgik dagsorden og mødets forløb. Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. 2. Godkende referat fra møde Referat for mødet den 27. april 2015 var blevet kommenteret på basecamp og herefter offentliggjort på sejlsport.dk den 18. maj Der var ikke yderligere bemærkninger til referatet. Bestyrelsen godkendte referat fra møde Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Hans Natorp henviste til sin skriftlige rapport. Derudover orienterede Hans Natorp fra samtaler med personer i ISAF om håndtering af risikoen ved de farvande, som de olympiske konkurrencer skal sejles i. ISAF overvejer, at banerne bliver flyttet ud af bugten. Lufthavn i nærheden af sejladsområdet bliver formentlig ikke lukket i løbet af sejladserne, hvilket vil indskrænke mulighederne for at sende levende billeder fra sejladserne. Thomas Jacobsen oplyste, at DIF udstikker retningslinier for håndtering af sejlernes sikkerhed, og at man vil afholde seminarer om forberedelse af OL-deltagelsen. Bestyrelsen besluttede at tage formandens rapport til efterretning Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen henviste til den skriftlige rapport, hvor ledelsens redegør for status i arbejdet med de prioriteter, som er sat for Der er gjort status for 1. halvår og formuleret målsætning for 2. halvår Man spurgte til kapsejladstilmelding. Bedre rammer for at arrangere og deltage i kapsejlads vil være en lettelse for mindre klubber. Klassebådsnetværket bliver inddraget i udarbejdelsen af en kravspecifikation af tilmeldingsmodul. 1

2 Mads Kolte-Olsen redegjorde for kommunikationsindsatsen for sejlsportsligaen. Tiltag er sat i værk ved 2. ligastævne, som har øget eksponering. Det sker ved i højere grad at inddrage sejlere til at fortælle den gode historie. Ambitionen er fortsat vækst i eksponering. Bestyrelsen besluttede at tage ledelsens rapport til efterretning Økonomirapport Henrik Blakskjær gennemgik status for Dansk Sejlunions økonomi. Halvårsregnskabet vil blive lagt på basecamp den 10. juli med estimat for hele året. Henrik Blakskjær redegjorde for, at SKAT har besluttet, at Dansk Sejlunion først kan opnå momskompensation fra Begrundelsen er, at Dansk Sejlunion i 2014 ikke var 8Agodkendt. Revisor bliver bedt om at vurdere, om der er grundlag for at klage og ændret SKATs beslutning. Dansk Sejlunion arbejder aktuelt på at opnå 8A-godkendelse i Det forudsætter mindst 100 gaver på mindst 200 kr. Bestyrelsen besluttede at tage rapport om Dansk Sejlunions økonomi til efterretning Nyt fra netværk Christian Hangel orienterede fra Ungdomsnetværket. Aktivitet i netværket er aktuelt præget af sejlads-sæson. Der har været drøftelse af mulighed for indflydelse på Dansk Sejlunions budget for ungdomsaktiviteter og mulighed for at øge deltagelsen i regionale stævner. Jesper Andersen orienterede fra Klassebådsnetværket. Der har ikke været aktivitet i netværket siden Dansk Sejlunions generalforsamling i marts. Mads Christensen orienterede fra Ligaforeningen. Aktiviteter holder sig inden for den aftalte budgetramme. Der er fortsat en stor opgave med at etablere samarbejde med sponsorer og sikre en økonomisk ramme for Skader på både har gjort det vanskeligt at komme i gang med udlejning af både på denne side af sommeren. Danmark får 3 pladser til Champions League. Der bliver sat en deadline for tilmelding til kvalifikation 2. division (lige efter sommeren) og herefter bliver formatet for kvalifikation afklaret. Perspektivet for udvidelse af ligaen kan være ungdomsliga eller 3. liga. Det er afgørende, at de nuværende aktiviteter er bæredygtige, før ligaen udvider. Størrelse og karakter af bistanden fra Dansk Sejlunion skal også evalueres af Dansk Sejlunions ledelse og bestyrelse som led i forberedelse af sæson Bestyrelsen besluttede at orientering fra DS Netværk til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Gråsten Sejlforening Dansk Sejlunion har modtaget anmodning fra Gråsten Sejlforening om at blive optaget i Dansk Sejlunion. Det fremgår af referat fra stiftende generalforsamling og af sejlforeningens vedtægter, at bestyrelsen for Gråsten Sejlforening bliver valgt af bestyrelsen for Gråsten Sejlklub. 2

3 Kravet i vedtægterne for Gråsten Sejlforening, at medlemmer af bestyrelsen bliver valgt af Gråsten Sejlklubs bestyrelse, giver ikke foreningens generalforsamling mulighed for frit at vælge en bestyrelse. Gråsten Sejlforening er dermed de facto en afdeling i Gråsten Sejlklub. Dansk Sejlunions bestyrelse kan ikke optage Gråsten Sejlforening som en selvstændig sejlklub med denne formulering i vedtægterne. Dansk Sejlunion vil gerne rådgive om etablering af ny sejlklub, som overholder Dansk Sejlunion standardvedtægter. Bestyrelsen besluttede ikke at imødekomme anmodning fra Gråsten Sejlforening om at blive medlem af Dansk Sejlunion Dansk Sejlunions finansiering Mads Kolte-Olsen fremlagde forslag til projektbeskrivelse af Dansk Sejlunions finansiering En af Dansk Sejlunions vigtigste opgaver i 2015 og 2016 er at sikre finansieringsgrundlaget for Dansk Sejlunions aktiviteter fra udgangen af Ekstern finansiering er en forudsætning for, at Dansk Sejlunion kan opretholde sin basisdrift og sikre udvikling af ydelser til sejlklubber og sejlere. Projektet skal tiltrække ekstern finansiering. Dansk Sejlunion kan tiltrække ekstern finansiering ved at være attraktiv for sine strategiske målgrupper (sejlere i bred forstand og sejlklubber) og samarbejdspartnere (kommercielle aktører, private fonde, offentlige puljer og organisationer i idrætten). Projektet har to mål: 1) Dansk Sejlunions indtægter ved ekstern finansiering i 2017-budgettet er større end Dansk Sejlunions indtægter fra ekstern finansiering i 2014-regnskabet. 2) Positiv udvikling i sejlere og sejlklubbers indtægter, som er afledt af et direkte samarbejde med Dansk Sejlunion. Derudover indeholder projektet en række organisationsmål, som er forudsætninger for, at Dansk Sejlunion kan nå projektets overordnede mål. Man drøftede projektets styregruppe. Man foreslog, at man udpeger en gruppe fra bestyrelsen, som følger projektet. Henrik Voldsgaard og Line Markert udgør styregruppe. Bestyrelsen besluttede at godkende projektbeskrivelsen. Bestyrelsen bad om, at styregruppens kompetence bliver beskrevet nærmere Frikøb af formand Line Markert gennemgik skriftlige redegørelse for formandens opgaver og tidsforbrug siden sidste møde i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at godkende frikøb af formanden for uge 17 uge ( kr.). Bestyrelsen besluttede at forhåndsgodkende frikøb af formanden for uge 25 uge ( kr.). 3

4 4.4. DS Strategi 2018 Hans Natorp redegjorde for ambition for bestyrelsens drøftelser om DS Strategi 2018: 1) Afklare, om Dansk Sejlunion skal justere formulering af den vision, som er formuleret i unionens vedtægter; 2) Afklare, hvad det indebærer for en organisation at arbejde med værdier; 3) Afklare, hvad bestyrelsen vil drøfte med interessenter mht. mål og prioriteringer for Dansk Sejlunion Man gennemførte i løbet af seminaret tre adskilte drøftelser om vision og værdier for Dansk Sejlunion. Referatet samler emnerne fra drøftelserne i et samlet afsnit: Klare mål: Under drøftelsen blev det nævnt, at den aktuelle strategi DS Strategi 2011 giver mange muligheder. Man ønsker, at den næste strategi DS Strategi indeholder tydelige valg om mål for fremtiden samt en anvisning på vejen mod målene. Strategi, som involverer: Den næste strategi skal give mening for alle, som man forventer, skal tage del i gennemførelsen af strategien. Strategien skal billedligt talt indeholde håndtag til alle, som man forventer, skal være med til at løfte opgaven. Dele viden og samarbejde: Den danske model i sejlsporten har afgørende betydning for læring og udvikling af sejlerfærdigheder. Den danske model forpligter også til et samarbejde på land. Det sker i foreningslivet og frivillighed, som rummer et stort potentiale for sejlsportens udvikling. Professionaliseringen skal støtte foreningslivet og det frivillige engagement. Regionalt samarbejde: Man drøftede kredsenes potentiale til at løfte en del af strategi-opgaven. Det blev nævnt, at kredsene kan virke, hvis de er fokuseret på udvalgte aktiviteter. Et regionalt fællesskab kan være værdifuldt i områder med mindre klubber. Fællesskabets kan facilitere et samspil og samarbejde om aktiviteter mellem sejlklubber, der ligger inden for en times kørsel fra hinanden. Fokus i et regionalt samarbejde skal være på de aktiviteter og den værdi, som man kan samles om. DS Strategi 2018 kunne indeholde tiltag, som forudsætter regionalt samarbejde og dermed et område, som Dansk Sejlunion skal facilitere udviklingen af. Værdier: Værdier udtrykker, hvad den enkelte og fællesskabet ønsker eller ikke ønsker. Værdier skaber identitet for den enkelte og for fællesskabet. Værdier regulerer vores adfærd: hvad er rigtigt, og hvad er forkert. Værdier er begrundelsen for vores beslutninger og handlinger. Værdier har rod i fortiden og fokus på fremtiden. Værdierne har betydning for, hvordan vi tænker om andre og dermed også hvordan andre opfatter os. Værdierne påvirker den måde vi forhandler på og løser konflikter på. Hvad er acceptabelt? Hvad er uacceptabelt? Værdier er de grundlæggende holdninger, der er så stabile, at de kan gentages fra situation til situation. Værdierne er organisationens idegrundlag, der er udgangspunkt for arbejdet i organisationen: Hvorfor er vi til stede? Hvordan løser vi udfordringerne og kommer tættere på visionen? Hvad er de konkrete handlinger? Værdibaseret ledelse tager udgangspunkt i de værdier, som eksisterer i organisationen. Virksomhedens vision, mission, strategi og ledelse udspringer af virksomhedens værdier. Det overordnede mål med værdibaseret ledelse er, at alle i organisationen eller bevægelsen arbejder med og ud fra det fælles værdigrundlag. 4

5 Værdier er et styringsværktøj. Det er en tilstand vi ønsker. Vi legitimerer værdier ved at finde enkelte eksempler på værdiernes betydning, men de kan sagtens være i mindretal i virkeligheden. Man drøftede Dansk Sejlunions værdier. Man gav bud på værdier, som efter bestyrelsens opfattelse, kendetegner eller bør kendetegne Dansk Sejlunions virke. Dansk Sejlunions DS Strategi 2018 bør således afspejle dele af følgende bruttoliste: Den danske model åbenhed, transparent, synlig, samarbejde og dele viden Sejlerglæde - frihed, nydelse, livskvalitet Idræt som ramme for aktiviteter. Idræt er leg og stræben efter udvikling, nysgerrighed og fortsat læring. Vand som ramme for aktiviteter. Vandet, og de risici, som knytter sig vand, styrker den enkelte til at tage ansvar for sig selv og for andre. Aktivitet på vandet sætter en ramme for udvikling af ansvar og udvikling af kompetence til risikohåndtering. Foreningen, frivillighed, fællesskab - være med i noget, som flytter noget Anerkende eksistensen af forskelligheder og respekt for forskelligheder. Målereglerne giver mulighed for at involvere flere i det idrætslige fællesskab Inspirere og motivere til aktivitet på vandet Bane vejen og flytte forhindringer for aktivitet på vandet Reglerne for konkurrence skal overholdes. Fairness. Venner, sejlerfællesskab, sejlerkundskaber og oplevelser Temaer i det videre arbejde med DS Strategi 2018: Strategien kan med fordel formulere pejlemærker, som angiver en retning for sejlunionens udvikling over fx tre år. Pejlemærker kan indeholde håndtag for alle dele af organisationen til at tage del i gennemførelse af strategien. Sejlsporten udvikler kompetencer, som gør en forskel for samfundet og skaber værdi for andre end sejlsporten selv. Sejlsporten skal skabe rummet, hvor man styrker forståelsen af denne kompetenceudvikling Strategien skal inddrage og involvere unge og give mulighed for at påtage en rolle, hvor man gør en forskel for fællesskabet. Sejlklubben kunne blive en drømmefabrik, hvor man skaber muligheder for at udleve drømmen om oplevelser på vandet. Sejlklubbernes sejlerskoler har et stort indtag af nye mennesker, men koblingen mellem sejlerskole og det øvrige klubliv er generelt svagt. Generelt er det en udfordring i sejlklubber at skabe sammenhæng i aktiviteter og struktur og muligheder for mennesker. Organisering og ledelse af sejlklubber er en strategisk indsats. Den aktuelle vision fremhæver Sejlads - hele livet. Dette tidsperspektiv rummer såvel mulighed som forpligtelse. Man drøftede hvem Dansk Sejlunion skal være attraktiv for. Der var stemning for, at strategien arbejder for at sejlklubber og sejlsporten bliver attraktiv for målgrupper, som søger aktivitet, fysisk udfordring og oplevelser på vand hele livet. Dette aspekt er omfattet af tankerne bag PULS og vand i håret. Man drøftede, om man skulle åbne for 2 i DS vedtægter, som formulerer en vision for Dansk Sejlunion. Man vurderede, at 2 snarere bør være en bred formålsparagraf. Vision og strategi bør være i andre dokumenter og beslutninger og ikke i vedtægterne. 5

6 Bestyrelsen besluttede at udarbejde en arbejdsvision af Dansk Sejlunions vision, mission og værdier. Formuleringerne skal række nogle år frem. Formulering skal give mening for målgrupper, som søger aktiviteter på vand og fællesskabet omkring aktiviteterne. Bestyrelsen besluttede at den nuværende formulering af visionen i vedtægterne fortsætter de næste tre år. Man vil i stedet koncentrere sig om formulering af værdier for Dansk Sejlunion Bestyrelsen besluttede at udarbejde en strategi, som indeholder pejlemærker for udvikling og tydelige prioritering af de handlinger, som skaber forandring over 3-5 år. Strukturen i strategien bliver: 1) Vision/mission/værdi 2) Pejlemærker for de næste 3-5 år 3) Handlinger år 1 ligger fast og handlinger år 2 er skitseret. Den model anviser retning og de første skridt samtidig med, at den giver mulighed for dialog med mennesker i sejlsporten. Dialog sker på grundlag af oplæg fra bestyrelsen. Bestyrelsens udspil baserer sig på den dialog, som har været ført de sidste fem år. Rammen for dialog med mennesker i sejlsporten er at kvalificere oplæg Havets motionister Henrik Voldsgaard redegjorde for resultaterne fra 1. delrapport af undersøgelsen Havets Motionister. Der er færre medlemmer i aldersgruppen år og flere i aldersgruppen 60+. Børn og unge holder sig forholdsvist på samme niveau. 1/3 af klubberne har vækst. 1/3 har mærkbart fald. Der er ikke aktuelt et klart billede af, hvad der forklarer de enkelte klubbers udvikling. De næste dele af undersøgelsen kan styrke den enkelte klubs viden om sig selv. Der er formentlig en del aktive mennesker i aldersgruppen år, som ikke er registreret som medlem. Det ændrer ikke ved, at vi skal have flere unge mennesker ind i sejlsporten. Barriererne for medlemskab skal fjernes. 100 kr. til Dansk Sejlunion pr. medlem er en barriere, men klubber har også udfordringer med at involvere gaster som medlemmer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Dansk Sejlunions relation til myndigheder Steen Wintlev gennemgik Dansk Sejlunion har samarbejde med Forsvaret, Politi, Naturstyrelsen, Miljøstyrelsen, Geodatastyrelsen, Kystdirektoratet, Søfartsstyrelsen, DMI, Energinet.dk, Søsportens sikkerhedsråd og Vandsikkerhedsnetværk. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Landsholdet Thomas Jacobsen præsenterede arbejdet med Sejlerlandsholdet og fremhævede: Fysisk træning og udvikling spiller en væsentlig rolle i forberedelserne. Sejlerlandsholdet deltager som et hold. Meeting point er et mødested for danskere som primært har socialt formål. Morgentræning samler gruppen og giver god start på dagen. Ernæring, fødevarehygiejne, madlavning og kvalitet med præstationsfremmende effekt Forberedelse af OL Rio 2016: sejladsområdet, besætningerne, idrætspsykologi 6

7 Man anerkendte den flotte sportslige udvikling på Sejlerlandsholdet. Man drøftede ledelse af holdet, kriterier for udvælgelsesproces og håndtering af pres på den enkelte sejler. Bestyrelsen tog orienteringen om Sejlerlandsholdet til efterretning Dansk Sejlunion Generalforsamling Mads Kolte-Olsen lagde op til drøftelse af udvikling af Dansk Sejlunions generalforsamling. Generalforsamlingen er det vigtigste formelle møde i Dansk Sejlunion. Generalforsamlingen har en række obligatoriske opgaver, som fremgår af dagsordenen. Generalforsamlingen aflaster bestyrelsen for ansvaret for det forgangne år og giver mandat til det videre arbejde. Derudover kan Generalforsamlingen bidrage til at udvikle sejlunionens demokratiske kultur. Man vil gerne arbejde for, at der kommer flere deltagere på Dansk Sejlunions generalforsamling, og at flere klubber er direkte repræsenteret. Man anerkender fuldmagt som en formel mulighed, men man ser hellere, at flere klubber deltager direkte og aktivt i generalforsamlingen. Man drøftede, hvad det kunne give at samle klubkonference og generalforsamling. Der var stemning for at fortsætte med at holde to større møder. Deltagerkredsen er forskellig. Man foreslog en kortere formel generalforsamling kombineret med mulighed for debat inden mødet. Man kunne godt i højere grad lægge op til at høre forsamlingen om udvalgte emner. Det kunne give større mulighed for at aktivere øvrige medlemmer af bestyrelsen i mødet. Der skal være noget på spil for sejlunionen og for sejlklubberne. Generalforsamlingen kan gerne være kort. Generalforsamling handler om politisk ledelse. Vi arbejder på at udvikle den politiske debat. Det kræver træning. Man kunne forsøge at skabe et politisk rum inden generalforsamlingen, fx i fem steder i løbet af foråret for at drøfte vision, værdier og pejlemærker. Bestyrelsen besluttede, at Dansk Sejlunions generalforsamling bliver afholdt den lørdag 9. april. Der vil være møder i DS Netværk fredag den 8. april om aftenen. Lørdag den 9. april om formiddagen vil bestyrelsen være vært ved en række debatter. Den formelle generalforsamling begynder efter frokost og bliver gennemført i komprimeret form om eftermiddagen DIF økonomiske støttestruktur Hans Natorp orienterede om arbejdet i DIF med at udvikle ny økonomisk støttestruktur. Man stiler mod at have ny model klar i løbet af et år og herefter hurtig implementering. Hans Natorp deltager i arbejdsgruppe, som skal udarbejde oplæg til ny økonomisk støttestruktur for Danmarks Idrætsforbund. Ny struktur skal understøtte gennemførelse af DIF Politisk Program. Arbejdsgruppen vil tage afsæt i en tillid til, at ethvert specialforbund er interesseret i at nå kvalitetsmål. 7

8 Man opfordrede til, at specialforbund får størst muligt råderum til at skabe aktivitet og tiltrække mennesker til idrætten. En ny økonomisk støttestruktur bør desuden operere med såvel en basis som projektbevilling. Begge bør have en flerårig horisont. Man opfordrede til, at DIF i størst muligt omfang skal samarbejde med specialforbund om at udmønte den givne ramme. Hans Natorp tager bestyrelsens bemærkninger med i det videre arbejde med ny økonomisk støttestruktur i DIF TD Støttekoncept Mads Kolte-Olsen orienterede om arbejdet med udvikling af nyt Team Danmark støttekoncept. Nyt koncept træder i kraft januar Man drøftede Dansk Sejlunions linie i arbejdet. Man fremhævede arbejdet med at sikre trænerkompetencer. Talentudvikling på længere sigt skal også tilgodeses. Mads Kolte-Olsen tager bestyrelsens bemærkninger med i det videre arbejde med ny økonomisk støttestruktur i Team Danmark. 5. Eventuelt Hans Natorp, Christian Hangel, Henrik Voldsgaard og Line Markert aftalte skype-møde som opfølgning på strategi-seminar. Man takkede hinanden for at have bidraget til et godt strategi-seminar. 8