Referat Der henvises til analyserapporten,dateret den 6. september 2007, som er udgangspunkt for ledelsesevalueringsmødet.

Transkript

1 Mødereferat Svendborg Kommune Centrumpladsen 7, Svendborg Tlf Fax. xxxxxxxx 2. maj 2012 Ledelsesevaluering den 10. september referat Deltagere: Kjeld Bussborg Johansen (KBJ) Peter Østergaard (POE) Irene R. Andersen (IRA) Birgitte Varming (BV) Referat Der henvises til analyserapporten,dateret den 6. september 2007, som er udgangspunkt for ledelsesevalueringsmødet. Acadresagsnr 06/4079 Notat oprettet af BV Dir. Tlf. xxxxxxxx bu@svendborg.dk Kursiv i teksten markerer opgaver for systemansvarlige/leder 1. Godkendelse af dagsorden: Godkendt 2. Godkendelse af referat fra seneste møde Intet foregående referat første møde 3. Opfølgning på sidste referat Ingen opfølgning første møde 4. Analyse af resultater fra interne og eksterne audit. Der er ikke foretaget interne eller eksterne audit. KBJ ønsker en auditplan for intern audit udarbejdet for 2008, skal foreligge på næste evalueringsmøde. Planen må etableres ud fra de foreliggende procedurer og udbygges efterhånden. KBJ ønsker, at de enkelte team laver plan for udarbejdelsen af procedurer. POE lægger mere vægt på, at der kommer gang i procedureudarbejdelsen. 5. Analyse af brugertilfredsundersøgelser Der er ikke udført brugertilfredsundersøgelser endnu. Er planlagt til 4. kvartal 07. Åbningstider Mandag-onsdag Torsdag Fredag

2 Pga. opgavemængden i Natur og Miljøafdelingen aftaltes det, at det skubbes til 1. kvartal 08. Afvigerapport i forhold til O3 skal laves, hvor udsættelsen er den korrigerende handling. KBJ foreslår, at fx firmaet Tankegang kan bruges til udarbejdelse af spørgsmål til brugertilfredshedsundersøgelser. Der skal være fokus på de servicemål, som politikerne har vedtaget. Der skal være genkendelighed mellem mål og undersøgelser. POE er ansvarlig for valg af metoder. Systemansvarlige hjælper med at udvikle metoder, herunder tager bestik af de politiske signaler. 6. Status for kvalitetsstyringssystemets funktion i forhold til kvalitetsloven og fastsatte kvalitetsmål. a. Procedurer, De overordnede procedurer er vedtaget af Byrådet i dec. 06. De tværgående procedurer er vedtaget af Udvalget for Miljø og Teknik den Byrådet har udlagt kompetencen for T-procedurer til udvalget. IRA forespurgte til om en pixiudgave af O3 er ønsket? KBJ ja, så det aftaltes færdig til både til nyansatte og til hjemmesiden. T-2: IRA er blevet opmærksom på, at afgrænsningen af kvalitetsstyringssystemet (KS) også skal omfatte sekretariatsfunktionen f.s.v. angår modtaget post. Procedurer tilrettes i forbindelse med næste evalueringsmøde. KBJ: Kompetenceforhold for ESDH systemet er udlagt til direktørområderne via styrelsesvedtægten. T-8: KBJ: Vedrørende kompetencestyring og udvikling, så arbejdes der på en Blå bog fra centralt hold, som skal danne grundlag for hele kommunens kompetencestyring/-udvikling. Den skal indgå i T-8. BV: Der kan trækkes en linie fra Byrådets delegering af opgaver jf. den vedtagne kompetencefordelingsplan til Miljø og Tekniks opgaver, der igen er fordelt til team og medarbejdere. I Natur og Miljøafdelingens månedsnotater om opgaveløsningen er tidligere anført, at tilsynsdelen for landbrug og industri er skåret ned til fordel for tilladelser og godkendelser. POE oplyser, at for landbrug er tilsynsfrekvensen med. For industri er det forsat samme prioritering. Side 2 af 5

3 KBJ fastholder denne prioritering. Kendskab til kvalitetsstyringssystemet: KBJ anbefaler, at systemansvarlige holder møder med de øvrige afdelinger/ fællesmøder, fx 2 gange årligt og følger op på procedurearbejdet, herunder snitflader til hinandens opgaver. b. Målopfyldelse, fx af tidsfrister T-11: GeoEnvirons kvalitetsmodul er indkøbt. Behovet for kontrol af sagsbehandlingsprocedurer kontra værdibaseret ledelse blev drøftet. KBJ: Udgangspunktet i værdibaseret ledelse er, at når en procedure er vedtaget, så følges den selvfølgelig. Ved afvigelser laver den enkelte så en afvigerapport. Ved audit kan temaer blive taget op på tværs af procedurer. Det aftaltes, at de systemansvarlige vurderer nærmere på, om og hvordan modulet kan benyttes ud fra en værdibaseret tankegang. Samt undersøger om der via Acadre er en mulighed for tværgående søgning i forhold til tidsfristen for kvitteringsbreve. Endvidere aftaltes, at systemansvarlige sammen med POE/afdelingen skal udarbejde forslag til vurdering af målopfyldelse. 7. Status for korrigerende og forebyggende handlinger Som korrigerende handling skal de øvrige afdelinger omfattet af KSsystemet samles op. Systemansvarlige laver en plan snarest herfor. 8. Væsentlige ændringer, der påvirker kvalitetsstyringssystemet. Fx organisatorisk art, ændringer i lovgivninger eller tekniske ting. Udvalget for Miljø og Teknik har på mødet vedtaget en række servicemål, hvor målet om kvitteringsbreve inden 3 dage på skriftlige henvendelser er den væsentligste her og nu. Skal indarbejdes i T-2. KBJ: Svendborg Affald overvejes at selskabsgøres. Det vil være afklaret ca Har betydning for afgrænsningen af KS-ssytemet. POE sikrer, at der afsættes midler på budgettet for 2009 og fremover til ekstern certificering og audit. Det medfører, at den eksterne audit skubbes til 1. kvartal 2009, hvilket er en justering af tidsplanen. 9. Behov for at ændre den overordnede kvalitetspolitik og mål Der er en konsekvensrettelse jf. opstramningen i forhold til kvitteringsbreve. Foretages til næste evalueringsmøde. Side 3 af 5

4 POE sikrer, at der afsættes midler på budgettet for 2009 og fremover til ekstern certificering og audit. Det medfører, at den eksterne audit skubbes til 1. kvartal 2009, hvilket er en justering af tidsplanen. 10. Ledelsens evaluering og ressourcebehov KBJ vurderer, at kvalitetstyringssystemet er et godt værktøj for ledelsen ti at sikre, at mål og væsentlige procedurer følges. Systemet bidrager til vidensdeling mht. opgaveløsningerne. At det bidraget godt til at vurdere ressourcer og opgaver samt det har en stor nytteværdi i forhold til den forbedringskultur, vi har. Systemet skal være værdibaseret og ikke regelstyret. 11. Eventuelt Der udarbejdes en indstilling til Udvalget for Miljø og Teknik med indstilling om at tage ledelsesevalueringen til efterretning. Efterfølgende skal der ske en offentliggørelse af indsats og resultatre, Lægges på hjemmesiden. 12. Næste møde Fastlægges ultimo marts 08. Irene R. Andersen Systemansvarlig Birgitte Varming systemansvarlig Venlig hilsen Birgitte Varming Titel Side 4 af 5

5 Side 5 af 5