Erfaringer fra 2 års drift med kontrolbud. Britt Bak Odgaard Kontraktholder John Allan Pedersen Afdelingsleder ved Park & Vejservice

Transkript

1 Erfaringer fra 2 års drift med kontrolbud Britt Bak Odgaard Kontraktholder John Allan Pedersen Afdelingsleder ved Park & Vejservice

2 Indlæggets formål og indhold Formål Indhold Dele erfaringer fra et driftsudbud, hvor kontrolbuddet vandt entreprisen Viborg Kommune er næststørste målt på areal Udbudsmaterialet Kontrolbud Erfaringer fra 2 års kontraktstyring Erfaringer fra 2 års entreprise Gode erfaringer side 2

3 Omfanget af udbuddet Opgaver Belægninger undtagen slidlag Beplantning Afvanding Renholdelse Naturpleje og skovdrift Vandløb Offentlige toiletter Vintertjeneste Særlige arrangementer Driftsvagt Kontraktperiode 5 år med option på 3x1 år ha skov 263 ha parker og bynære skove 73 km vandløb ha fredede arealer km vej og 253 km sti 165 kommunale grundejere inkl. boldbaner 105 mand til virksomhedsoverdragelse Materiel for ca. 12 mio. kr. 5 materielgårde og 1 stilleplads side 3

4 Hvad var vores udgangspunkt? Rådhuset Plejeplaner for parker Data i vejman.dk Bestillere uden dagligt tværarbejde Park & Vejservice Mange års erfaring i hovedet Få enhedspriser En organisation, der var i en udviklingsproces Samarbejdet Et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem bestiller og udfører side 4

5 Nødvendige redskaber Rådhuset Park & Vejservice Udbudsplan til politisk behandling Rådgivere til tekst og kort Rådgiver til enhedspriser (Rådgiver til overhead) Godt samarbejde Projektorganisation Projektorganisation Udbudsmateriale Kontrolbud side 5

6 Udbudsplan til politisk behandling Opgaver, der skal udbydes Opgaver, der bibeholdes Myndighed Specialopgaver Kontraktstyring Serviceniveau Entrepriseopdeling Fag? Geografisk? Samlet? Kontraktperiode Tildelingskriterier Medarbejderne Virksomhedsoverdragelse Sociale klausuler Bygninger og materiel Fokus på årshjul i fremtidig drift og få alle opgaver med Samarbejdsform side 6

7 Projektorganisation for udbudsmaterialet Projektgruppe Projektleder Bestiller Udfører Lokal-MED Indkøb og Udbud Serviceniveau og registrering Samarbejde og kontraktstyring Virksomhedsoverdragelse Bygherreoverslag Udbud Bestiller Udfører Niras og Orbicon Projektleder Udfører Niras HR og Jura Udfører Ejendomsmægler og bilhandler (ØK) Bestillere Niras og Orbicon Projektleder Lokal-MED Indkøb og Udbud Niras side 7

8 Procesplan på 18 mdr. Foranalyse og udbudsplan Registreringer af mængder Bygherreoverslag og tilbudsliste Prækvalifikation Serviceniveau på opgaver Udbudsbetingelser og samarbejdsform Udbud Økonomiudvalg side 8

9 Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser Øvrige vilkår Arbejdsbeskrivelse Samarbejdsform Tilbud GIS kort side 9

10 Kontrolbud Tilbudsliste med mange forskellige aktører side 10

11 Organisationsdiagram for kontrolbud Styregruppe Teknisk direktør, Projektejer Økonomi direktør Projektleder (afdelingsleder) Projektgruppe Projektleder (afdelingsleder) Driftsleder Vinterkoordinator Værkføre Sektionsleder i Økonomi Lokal MED COWI Økonomi Priser på mænd og maskiner. Tekniske anlæg Springvand, pumpestationer, toiletter mv. Vej- og belægninger Skilte og afmærkning Særlige arrangementer Grønne elementer Græstyper, hæktyper mv. Vintertjeneste Skov- og naturområder Vandløbsvedligeholdelse side 11

12 Beregning af enhedspriser Mange forskellige elementer indgår i beregningen af enhedspriser side 12

13 Kontrolbud COWI som processtyrer Timepriser beregnede vi selv En belastning for hele organisationen arbejds- og usikkerhedsmæssigt Organisationsplanen holdte ikke helt Meldte ud at ligegyldig hvad ville der ske reduktion af mandskabet side 13

14 Kontrolbud Vent ikke med at få kommunens revisor ind over beregningen af timepriser på mandskab og maskiner. Kommunen forlangte en anmærkningsfri revisionsrapport vedrørende beregning af timepriserne. Kontrolbuddet blev forhøjet med 1,6 mio. kr. til 46,3 mio. kr. side 14

15 Resultat Resultat Kontrolbuddet er økonomisk mest fordelagtig med ca. 46 mio. kr. pr. år Udbuddet annulleres Udbudsmateriale og kontrolbuddet skal holdes fra 1. januar 2014 Konsekvens af resultat 27 mand afskediges i Park & Vejservice 3 materielgårde sælges Årlig besparelse på 7 mio. kr % Antal timer Kr. Udbudsmateriale (3,4 ÅV) 1,53 mio. Kontrolbud (1,4 ÅV) 0,63 mio. Konsulentbistand 2,63 mio. Udgifter i alt 4,79 mio. side 15

16 Efter udbuddet Rådhuset Alle bestillinger koster Bestille opgaver for ca. 23 mio. kr. Føre stikprøve- og fælleskontrol Indrapportere fejl/mangler Periodisering Kontraktstyring med tværgående team og kontraktholder Park & Vejservice Mange faktura Kort/serviceniveau fremfor hukommelse Føre egen- og fælleskontrol Indrapportere fejl/mangler (ellers ingen betaling) Periodisering 27 færre i marken 1 økonomimedarbejder mere side 16

17 Konflikttrappen Kontraktstyring Kontraktejer Styregruppemøde Kontraktholder Afdelings- og driftsleder Park & Vejservice Statusmøde Bestillere Formænd Statusmøde side 17

18 Tværgående kontraktstyringsteam på Rådhuset Kontraktholder Trafik og Veje Natur og Vand Idrætsanlæg Kommunale grundejere side 18

19 Kontrakten Opdateret materiale: Liste over ændringer Arbejdsbeskrivelse Tilbudsliste Kortdata Kort og priser til kommunale grundejere (kontrakten) side 19

20 Årshjul for budgetlægning 1. januar 2016 Tilbudsliste 2016 Kortdata 2016 Arb.beskrivelse december 2015 Nye mængder kendes Budget 2016 dannes 1. september 2015 Slut med indmelding af ændringer i serviceniveau og kortdata 1. september 2015 Start på indmelding af ændringer i serviceniveau og kortdata til november 2015 Budget 2015 kvalitetssikret 1. oktober 2015 Serviceniveau og enhedspriser er opdateret side 20

21 Erfaringer fra kontrolbud Større administrativ byrde end forventet Ansat en økonomimedarbejder mere Konstant ændringer i mængder og tilbudslisten Mere effektiv planlægning på tværs af områderne Færre teams 3 grønne og 1 sort => mere robust overfor ferie, sygdom mv. side 21

22 Virkning af kontrolbuddet Det skulle afskediges 27 medarbejdere påbegyndt juli medarbejdere medarbejdere medarbejdere Sygefraværet 1. kvartal % pga. de afskedigede medarbejdere indtil dato - 2,1 % Kulturændring Piske medarbejderne til kun at lave det, der var på deres kort og bestilling. Lykkes lidt for godt Begynder at indføre lidt helhedstænkning igen side 22

23 Nyt it system Ordrestyring og fakturering i dag Bogholdere Formænd Manuel indtastning Udlevering af opgave i dueslag - Telefon side 23

24 Ordrestyring og fakturering i morgen Titel på mødet kan skrives i dette felt side 24

25 Den gode nyhed 2014 gav et overskud på kr. på trods af engangsudgifter til de 27 afskedigede medarbejdere på ca. 2 mio. kr. I 2015 forventer vi at komme ud med et overskud på ca. 2,5 mio. kr. Heraf skal ca. 1,9 mio. kr. leveres til Rådhuset som 2 % besparelse. side 25

26 Gode erfaringer Hvad har vi lært? Opstil tydelige projektorganisationer Få en politiske vedtaget udbudsplan Tænk kontraktstyring ind fra starten Få fastlagt, hvad driftsopgaverne koster før udbud Kommunens revisor med til beregne timeprisen Kør helt efter udbudsmaterialet Gør opdatering af mængder og serviceniveau nødvendig Formalisere partnering Lagt bedre styr på mængder, kortdata, serviceniveau og økonomi Bestillere har fået indflydelse på den daglige drift Platform der er nem at videreudvikle side 26