Tid: : HB møde Sted: DUF, Scherfigsvej 5, 2100 København Ø

Transkript

1 Dagsorden for CISV Danmarks HB møde 12. maj 2012 Tid: : HB møde Sted: DUF, Scherfigsvej 5, 2100 København Ø Mi n Start Stop Formalia Valg af Dirigent, godkendelse af 3 11:00 11:03 dagsorden. Kontor/Nationalt Medlemssystem v/ Bitten&Claus 30 11:03 11:30 Servernedbrud (kort orientering) 5 11:30 11:35 CFA v/jesper (kort orientering) 5 11:35 11:40 Gladsaxe v/jesper (kort orientering) 5 11:40 11:45 Budget Opdateret Nationalt Budget tilskud pr :45 12:00 deltagerdøgn sat op fra 85kr til 100kr v/ Bo Taskforces Skabelon v/ DL 5 12:00 12:05 Vedtægtsforberedende v/ Jesper 40 12:05 12:45 Fremtidens Stabe v/winnie og Jesper 5 12:45 12:50 Pause/Frokost 45 13:00 13:45 Taskforces Kommunikationsreglement på danske 15 13:45 14:00 Camps v/winnie Stormøde v/dl 15 14:00 14:15 Tivolidag v/stefan&emilie (kort 5 14:15 14:20 orientering) Internationalt Organzational Review v/ Mette Liebst 30 14:20 14:50 EJBM v/emilie og Stefan 15 14:50 15:05 Opdateret aktivitetsplan 10 15:05 15:15 Pause 15 15:15 15:30 Handleplaner Opfølgning/Visioner v/dl 30 15:30 16:00 Kommunikationsplan v/ Tore 15 16:00 16:15 Lokalforeninger Selvevaluering 15 16:15 16:30 Værktøjer v/ Bitten Warmdahl 15 16:30 16:45 Evt :45 17:00 Tilstede: Winnie Ramsing (Amager), Frederikke Blemings (Amager), Marianne og Zandra Wamberg (Vestsjælland), Alex Hendriksen (Aalborg), Bitten Warmdahl (Hareskov-Værløse), Christina Holm- Larsen (Hareskov-Værløse), Marie La Cour (Nordsjælland/Farum), Poul-Erik Skou Larsen (Roskilde), Jesper Lykking (DL), Emilie Hellesøe (DL), Mette Liebst (DL). Referent: Anders Kristiansen (Nationalsekretær)

2 1. Formalia Bitten Warmdahl blev valgt som dirigent Dagsorden punktet om værktøjer til lokalforeningen blev flyttet op umiddelbart efter medlemssystemet. Dagsordenen blev herefter godkendt. 2. Kontor/Nationalt - Medlemssystem Formand Jesper Lykking gjorde kort rede for IT-specialist Michael Clausens arbejde hos CISV. Michael afsluttede sin udstationering hos os fredag d. 11/5, hvor han, sammen med nationalsekretæren, havde møder med fire potentielle leverandører, ud fra den kravspecifikation han havde udarbejdet. Michael havde efterfølgende sendt en oversigt over de fem potentielle leverandører der har været kontakt med, og hvilke forhold der vil gøre sig gældende ved en evt. aftale med dem. Michael anbefaler at CISV vælger Klubmodul. Jesper lægger op til at HB skal afgøre hvordan processen skal fortsætte, samt hvilke midler der skal afsættes til det, og hvor disse skal komme fra. Claus Warmdahl, der arbejder med IT-systemer til hverdag, præsenterer sammen med Bitten et alternativt bud på en kravspecifikation, og et forslag til hvordan processen skal køres videre. I valg af nyt system skal der især lægges vægt på effektivisering, og mulighed for self-service, så medlemmer selv kan opdatere deres oplysninger, tilmelde sig opgaver og arrangementer, mv. direkte i medlemssystemet. Desuden ønskes det at der kommer et butiksmodul med, hvor CISV butikken kan komme ind. Systemet skal både kunne håndtere de almindelige nyhedsbreve, og kunne bruges ved camps i Danmark, til at udsende mails til alle forældrene til deltagerne. En filteringsfunktion ifm. udtræk af medlemsdata er vigtig. Der lægges også vægt på at man skal starte med noget simpelt, og senere gradvist udbygge funktionaliteten. Derfor skal leverandøren kunne tilbyde tilføjelser af ekstra moduler til systemet. Claus vurderer at et system kan findes og implementeres i løbet af 3 måneder, og at det vil koste ca kr.

3 Processen: Der skal vælges/udarbejdes en endelig kravspecifikation, og denne skal godkendes. Der skal i den forbindelse også afklares ift. håndtering af fortrolige data i et medlemssystem. Når en kravspecifikation er godkendt skal der tages kontakt til mulige leverandører, og der skal udarbejdes tilbud fra disse. Herefter følger en godkendelse, og implementering. Konklusion: Arbejdet tages videre af en taskforce bestående af Bitten, Claus og nationalsekretæren. Evt. input fra LF og andre interessenter skal sendes til Bitten og nationalsekretær senest 1. juni. Systemet skal op at køre hurtigst muligt, og TF bør derfor arbejde hurtigt. TF tager Michaels kravspecifikation og leverandørdialog med som input til dens arbejde. - Værktøjer (Flyttet op) Bitten præsenterede kort to værktøjer. Begge er Excel-ark. Det ene er et opgavestyringsværktøj, det andet et menuplanlægnings- og indkøbslisteværktøj. Opgavestyringsværktøjet gør det nemmere at få et overblik ved opgavefordeling ifm. arrangementer og camps, om hvem der gør hvad og hvornår. Dette værktøj er dog kun relevant for sommerens programmer, da det forventes at et nyt medlemssystem har denne funktionalitet indbygget. Menu/indkøbs-værktøjet har en lang række opskrifter indkodet, så man kan sammensætte en menu, hvorefter det automatisk giver en indkøbsliste. Begge værktøjer kan rekvireres ved henvendelse til Bitten og Claus, som gerne giver hjælp og træning i at bruge dem. - Servernedbrud - orientering Serveren på kontoret er gået ned. På serveren lå en meget stor del data i form af lister, skabeloner, formularer, og meget andet. Serveren er sendt til datagendannelse. Som erstatning for lokal serverløsning undersøger DL pt. muligheden for en cloudløsning. Lokalforeningerne fremsatte her ønske om at en evt. cloudløsning indeholdt mulighed for at lokalforeningerne fik konti på den også. - CFA Mette Liebst (DL) redegør kort for årsagen til at sende CFA i udbud hos lokalforeningerne. Fordelingen tages under aktivitetsplan senere, da der er flere andre arrangementer der også skal omfordeles. - Gladsaxe Gladsaxe Lokalafdeling fremsætter forslag på generalforsamling 6. juli om at lukke generalforsamlingen. Hvis forslaget bliver vedtaget, så skal medlemmerne fordeles ud på andre lokalafdelinger. Gladsaxes midler vil endvidere blive overført til CISV Danmark, hvor de vil blive sat

4 på en separat konto, da pengene er bundet af bestemmelser i lokalforeningens vedtægter. Gladsaxe vil dog tage hånd om de delegationer og forpligtigelser de har for Budget - Opdaterede standardbudgetter Landskasserer Bo Sørensen har sendt opdaterede standardbudgetter ud for Børneby og Summercamp, hvor tilskuddet pr. deltagerdøgn er sat op fra 85kr til 100kr. Han vurderer at dette kan effektueres allerede fra indeværende år, da vi har måttet aflyse en børneby, og derved har færre udgifter end forventet. For 2013 og fremover, skal det indarbejdes i det nationale budget, der skal behandles på HB-mødet i november. HB beslutter: - Tilskuddet per deltagerdøgn for 2012 for Børnebyer, Summer Camp og Youth Meeting hæves til 100kr, resten fastholdes på de 85kr per deltagerdøgn indtil videre. - DL gives mandat til at kunne hæve tilskuddet til Mosaik, hvis dette vil give mening ud fra de samme argumenter der har været brugt ift. BB, SumC og YM. - DL pålægges at opdatere standardbudgetterne så disse bliver retvisende i deres tekster. Der bliver især bemærket at rengøring o.l. skal kunne indgå i stedet for skoleleje i kategori 1, og at visse af de poster der er sat som valgfrie, måske ikke reelt er det. Taskforces - Skabelon DL har lavet en skabelon for hvordan kommisorier for taskforces skal udarbejdes. Her skal indgå tidsplan, konkrete problemer der skal behandles, status og hvilke medlemmer der er i taskforcen. Disse kommisorier skal lægges på hjemmesiden, under ressourcer, og opdateres jævnligt af taskforces. - Fremtidens Stabe På sidste HB-møde blev nedsat en taskforce med formål om på kort sigt at sikre stabe for programmerne i 2013, og på længere sigt gøre stabsrollen mere attraktiv og fremtidssikret. Denne taskforce blev her rekonstitueret, da der var nogen usikkerhed om hvem der egentlig havde meldt sig. Taskforcen består af Jesper Lykking, Marianne Wamberg, Bitten Warmdahl, Winnie Ramsing, og Emilie Hellesøe (dog først efter sommerferien). Desuden beder taskforcen børnebysudvalget og summercampudvalget om at sende mindst en repræsentant hver.

5 - Kommunikationsreglement Winnie Ramsing og Anders Kristiansen har udarbejdet et udkast til et nationalt kommunikationsreglement for de danske camps, der her blev præsenteret. Der var generelt opbakning i HB om at stramme op på det, så der var mere klare regler for brug af telefoner, computere, mv. Udkastet er sendt ud til alle tre danske stabe, og skal afprøves i de tre camps i sommeren, hvorefter det skal evalueres til september, med henblik på at det skal med i infofile i revideret udgave. - Tivolidag Emilie Hellesøe, Trine Blicher og Christina Holm Larsen fra JB står for selve arrangementet på Rådhuspladsen, hvilket der er blevet informeret ud om i updaten d. 11/5, samt i mails til udvalgene. Taskforcen har står på kontakt til pressen, politigodkendelse og en mere bred invitation/information. De kontakter informationsmedarbejderen om at få det bredt ud, og laver et facebook-event. Taskforcen modtager desuden meget gerne feedback og inspiration dette kan sendes til Emilie Hellesøe. Ift. tivolituren efter warm up på rådhuspladsen. Begge børnebyer kommer, og Winnie Ramsing og Zandra Wamberg koordinerer her tilmeldinger og indkøb af billetter. De inviterer desuden interchanges mv. Der skal opfordres til at alle kommer i CISV-tøj på dagen, og der skal findes/laves engelske brochurer. - Frokostpause Winnie Ramsing præsenterede her, på vegne af den danske doris allen fond, en ny T-shirt, der vil blive tilgængelig via CISV butikken snart. Overskuddet vil gå til fonden. Det bemærkes at der både vil være en herre- og en dame-version, men at dameversionen er relativt lille i størrelsen. - Stormøde Kommisoriet for taskforcen præsenteres tf en skal stå for hele arrangementet fra start til slut. HB lægger vægt på at der på stormødet skal være fokus på lokalforeninger og erfaringsudveksling, gerne med møder for de forskellige roller (kasserer, formænd, kontaktpersoner for de enkelte ting, osv.). Det skal føles vedkommende og relevant for lokalforeningerne at deltage. Der bliver desuden lagt vægt på at der også er noget for menige medlemmer, og at der er noget socialt om aftenen evt. med egenbetaling. Taskforcen består pt. af Nanna Beiter, Mette Liebst og Jesper Lykking. Desuden inviteres udvalgsformændene.

6 - Vedtægtsforberedende Jesper Lykking har på TF'ens vegne forberedt et indlæg, med fokus på at finde ud af hvordan vi kan strukturere vores organisation så den bedst understøtter vores kerneydelser. Der blev i diskussionen lagt vægt på hvordan vi får en større sammenhængskraft, og hvordan vi bliver mere effektive, så der skal bruges mindre tid på bureaukrati, og kan bruges mere tid og energi på vores programmer, og vores formål/kerneydelse. TF en tager ideerne med som inspiration, og arbejder videre med dem TF finder ud af hvordan man bedst får inddraget folk i diskussion af ideerne, og sørger for at der er et forslag om organisationsstruktur på HB-mødet i september. International - Organizational Review Trustee Mette Liebst præsenterer kort ideerne i Organizational Review og opfordrer folk til at komme til eftermiddagsmødet d. 14/6, hvor de konkrete motions vil blive diskuteret. Fra HB kom der kommentarer på den nye struktur, hvor der var en udpræget tvivl om værdien i ideen om et Advisory Council der kun mødes hvert tredje år. Det gør at det er usandsynligt at der vil være nogen større grad af kontinuitet i hvem der tager med, og det antager at der er en fra hver lokalafdeling der har interessen, overblikket og kompetencerne til at kunne deltage i et sådant council på en konstruktiv måde. Folk i LF erne har ofte fokus på det der sker lokalt, og har derfor sjældent tiden eller interessen til at gå op i det internationale niveau. Der virker trustee-funktionen bedre, at der er en der har interessen og overblikket over det internationale, og som kan bringe CISV Danmarks interesser med der. Desuden blev der lagt vægt på måden hvorpå Governing Board skal vælges, da der her er bred enighed om at der skal være en geografisk/kulturel spredning. HB opfordrer Mette til at arbejde for en høj grad af diversitet i GB, så der eksempelvis skal vælges regionale repræsentanter. Mette laver en dansk version af strukturtegningen fra PP-showet. Ift. eftermiddagsmødet d. 14/6 sender Mette ud med oversigt over motions og deres betydning. Både til tilmeldte og HB. - Kommunikationsplan Vores informationsmedarbejder har udarbejdet en analyse af vores kommunikations, både internt og eksternt. Denne er forelagt for DL, og blev her præsenteret i kort version mundtligt. Hovedpunkter: - Der er mangel på stringens og målrettethed i vores brug af kommunikation. - Der er ikke tilstrækkelige overvejelser om hvilke målgrupper vi forsøger at ramme, det bliver for mudret og sporadisk.

7 Så der lægges op til en dialog om hvordan vi kan lave en målrettet kommunikation til dem vi vil nå, og få mere dynamik i vores kommunikation, da der ikke er noget liv i vores eksterne kommunikation. Det er, som udefrakommende, trist at se nyheder på hjemmesiden der er måneder gamle. Ideer: - Hver LF kunne have en ansvarlig for presse/kommunikation, der sørger for at der bliver taget billeder og skrevet lidt tekst ved arrangementer, og sender dette til informationsmedarbejderen. - Man kunne oprette en blog, eller et forum, nationalt, hvor man kan diskutere, erfaringsudveksle, mv. - Man kunne lave et officielt CISV DK visitkort, bare med hjemmeside, telefon nr., e.l. på, så man bare kan give det til folk efter man har fortalt dem om CISV. - Man kunne prøve at få JB ere eller andre til at melde sig som frivillige journalister for CISV. Det vil også kunne skrives på CV, og gøres officielt med en anbefaling, e.l., for at gøre det mere attraktivt. - Informationsmedarbejder kan prikke til LF erne når de lige har haft et arrangement, om de lige kan sende lidt tekst eller billeder, da de ellers ofte glemmer det i alt det andet der skal laves. - Hjemmesiden forsøger ligenu at være både til interne og eksterne på samme tid kan man gøre noget ved det? - Har vi kørt Search Engine Optimization (SEO) på vores hjemmeside, så den er nem at finde med google, o.l.? Desuden efterlyses mere initiativ fra centralt og en mere synlig informationsmedarbejder. Det bemærkes desuden at vi skal have noget ud om tivolidagen, og have hørt de tre camps om de vil have hjælp ift. Open Days. Informationsmedarbejderen opfordrer LF er til allerede nu at komme med ideer til hvad der skal i årsskriftet. LF er efterlyser en overordnet plan over hvad man gerne vil have i årsskriftet. - EJBM Emilie Hellesøe aflagde en kort beretning fra EJBM. Delegationen bestod af Zandra Wamberg, Emilie Hellesøe, Stefan Wachmann og Asbjørn Loua. Vi havde meldt os til at kunne tage EJBM 2013, men fik den ikke den gik i stedet til Polen. Dog blev Stefan valgt til det team der står for at facilitere EJBM. Et stort fokus for EJBM er projektgenerering. Her har Zandra og Emilie søsat et projekt om buddychapters på juniorplan, som de vil forsøge. Det er her Vestsjælland fra Danmark og Umeå fra Sverige der er blevet buddychapters. Derudover er Emilie i gang med at skrive en EJBM rapport, hvor det hele vil indgå. Det vil komme ud i løbet af næste 14 dage, formentlig via Update.

8 - Aktivitetsplan Der skete en omfordeling med resultatet: Nationalt - Nykøbing F overtager CFA fra Fyn, Roskilde tager stormødet, og der skal afklares hvem der tager JB træningsweekenden. Internationale aktiviteter Nykøbing F overtager seminarcamp fra Fyn, Amager vil gerne overtage IPP en fra Roskilde, mens Roskilde vil afklare hurtigt om de kan overtage Summercampen fra Nykøbing F. Desuden vil Veststjælland, Roskilde og Nykøbing F, i samarbejde med DL og måske en fra region 1, prøve at få opstartet et region 2 samarbejde. Der mangler desuden nogen til at afholde en BB i 2014, det skal udbydes til LF'erne. Handleplaner - Opfølgning/Visioner Udsat til næste møde LF - Selvevaluering Vestsjælland Bestyrelsen er vokset, det går godt med børnebyen, der efterlyses flere juniorer til buddychapter-projektet Roskilde Stor udskiftning i bestyrelsen, med mange nye kræfter. Det går generelt godt. Nordsjælland Det går godt. Amager Det går godt med Børnebyen. Der har været lidt udskiftninger i kontaktpersoner, leder og deltager i en af delegationerne, men alt fungerer fint. Aalborg Det går fint med summercampen, og generelt. H-V - Det går fint. YM gik godt i Påsken. Man er ved at være kommet sig ovenpå BB sidste år, og klar til næste BB.

9 Evt. Der blev spurgt om der nogensinde er givet tilskud til seminarcampere hos andre LF er, det var der ikke umiddelbart, men der blev henvist til at Doris Allen Fonden stadig modtog ansøgninger. Ift. HB-dagsorden blev der efterlyst mere plads til LF erfaringsudveksling, samt at alle bilag samles i et dokument, og at der skrives små vejledninger til punkterne, om det er meddelelses- eller beslutningspunkter, og hvad der i så fald skal besluttes. Bitten takkede for god ro og orden, og Jesper takkede for et godt møde, og en god ordstyrer.