Ydelseskatalog fsb s boligafdelinger

Transkript

1 skatalog 2018 fsb s boligafdelinger

2 skatalog 2018 I fsb s ydelseskatalog 2018 kan du se, hvad fsb s administration tilbyder de enkelte boligafdelinger og beboere. Det vil sige, hvilke ydelser og hvor mange man er berettiget til som en del af administrationsbidraget og hvilke ekstra ydelser, man kan købe. Den første del af kataloget beskriver de ydelser, der er indeholdt i fsb-pakken. fsb-pakken består af to dele: basisydelser og tillægsydelser. Basisydelserne er de ydelser, som allerede er betalt via administrationsbidraget. Tillægsydelserne er ydelser, hvor der kan være stor forskel på de enkelte boligafdelingers behov, og hvor man derfor betaler efter det faktiske forbrug. Nogle af ydelserne betales af boligafdelingen, mens andre bliver opkrævet direkte hos den enkelte beboer. Alle ydelser i fsb-pakken skal leveres af fsb. Det betyder, at den enkelte boligafdeling ikke kan vælge at købe dem et andet sted. Det andet afsnit af kataloget er en beskrivelse af de ekstraydelser, fsb tilbyder. Disse ydelser kan boligafdelingerne vælge at købe af fsb, men de kan også vælge at købe af andre end fsb. Sidst i kataloget er der en oversigt over de ydelser, der betales direkte af beboerne. Priserne for de enkelte ydelser fremgår af prisblad

3 sfortegnelse 1. fsb-pakken Basisydelser indeholdt i administrationsbidrag 1. Økonomi side 5 2. Udlejning Administration af boligafdelinger Bygge- og renoveringsarbejder Udearealer Kommunikation og uddannelse Sekretariatsbistand Juridisk rådgivning og assistance 19 Tillægsydelser betales særskilt 9. Økonomi side Udlejning Administration af boligafdelinger Miljø og energi Kommunikation og uddannelse Bygge- og renoveringsarbejder Sekretariatsbistand Juridisk rådgivning og assistance It Udearealer Ekstraydelser (kan købes af fsb, betales særskilt) 1. Økonomi side Udlejning Miljø og energi Kommunikation og uddannelse Juridisk rådgivning og assistance Udearealer Sekretariatsbistand It Bilag Oversigt over ydelser hvor sagsomkostninger er finansieret direkte af beboerne Side 38 3

4 fsb-pakken Basisydelser indeholdt i administrationsbidraget

5 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi Hoved- Område Budget Antal Budgetforslag for boligafdelinger Udarbejdelse af forslag til driftsbudget for boligafdelingen med prisreguleringer af alle budgetposter efter gældende lov samt efter fsb s standardprocedurer. Langtidsplanerne for vedligeholdelse (PPV-planerne) ajourføres. 1 budget årligt Budgetmøde Endeligt driftsbudget Udarbejdelse af endeligt driftsbudget. Udarbejdelse af sammentrængt budget, der sendes ud til samtlige beboere forud for afdelingsmødet. Forelæggelse af afdelingsbudgetter for organisationsbestyrelsen Afholdelse af årligt budgetmøde med afdelingsbestyrelsen - Udarbejdelse og udsendelse af dagsorden til mødet og efterfølgende referat - Gennemgang af administrationens budgetforslag med afdelingsbestyrelse - Tilretning af budget og fastlæggelse af budgetlayout Udarbejdelse af oversigt over samtlige afdelingsbudgetter, herunder huslejereguleringer, huslejeniveauer samt budgetterede henlæggelser og forbrug af henlæggelser. Udarbejdelse af andre relevante tal/beregninger. Forelæggelse for organisationsbestyrelsen med henblik på godkendelse af afdelingsbudgetterne. 1 møde årligt 1 gang årligt 1 gang årligt 5

6 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi fortsat Budget fortsat Antal Varme, vand og el på fællesarealer Udarbejdelse af budget for forbrug af varme, vand og el på fællesarealer. Indarbejdelse af de forventede udgifter i afdelingernes budgetter. 1 gang årligt Budgetopfølgning Økonomistyring i administrationen i form af løbende budgetopfølgning på boligafdelingernes variable udgifter på driftskonti. 4 gange årligt Budgetændringer Budgetopfølgning med analyse og forklaring på afvigelser på driftsresultat. Indarbejdelse af økonomiske konsekvenser i budget som følge af ny lovgivning eller andre forhold. 1 gang årligt efter behov Regnskab bogholderi Varetagelse af alle løbende betalinger, herunder regninger fra håndværkere og øvrige leverandører, afdrag på lån, skatter og afgifter samt udbetaling af løn til afdelingens personale. Årsregnskab for boligafdeling Udarbejdelse af årsregnskaber i henhold til regnskabslovgivningen, driftsvejledning i henhold til almenboligloven og fsb s standarder. Udarbejdelse og udsendelse af sammentrængt regnskab med udvalgte poster til beboerne i de boligafdelinger, hvor der afholdes afdelingsmøde om regnskab. Indberetning af årsregnskabsdata til Landsbyggefondens regnskabsdatabase. 1 gang årligt Budgetafvigelsesforklaringer Udarbejdelse af afvigelsesforklaringer for de konti, der vedrører drift- og vedligeholdelse, og konti der har betydelige afvigelser i forbindelse med udarbejdelse af regnskaber. Afvigelsesforklaring sendes til afdelingsbestyrelsen sammen med regnskabet. 1 gang årligt 6

7 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi fortsat Kapitalforvaltning Antal Forvaltning af boligorganisationens formue Forvaltning af boligorganisationens formue. Det sikres, at boligafdelingens formue investeres i overensstemmelse med den risikoprofil, der er fastlagt af fsb s organisationsbestyrelse. Lån Overvågning af lån Overvågning af boligafdelingens realkreditlån (i samarbejde med kreditforeningerne) med henblik på løbende at vurdere, om der ved en omlægning kan opnås en lavere ydelse på lånene. Ejendomsvurderinger Kontrol af ejendomsvurderinger Gennemgang af alle boligafdelingers ejendomsvurderinger samt vurdering af, om der er grundlag for at klage over vurderingen. 1 gang årligt Refusion Refusion ved B-ordning Modtagelse og kontering af bilag fra beboer ved B-vedligeholdelsesordning. Refusion af udlæg. Forsikringer Administration af forsikringer og skadesager Administration af alle lovpligtige forsikringer for boligafdelingen. I samarbejde med en forsikringsmægler påses, at boligafdelingen har de nødvendige dækninger herunder, at der er tegnet eventuelle nødvendige supplerende forsikringer. Sikring af at alle boligafdelinger er omfattet af en fælles aftale for forsikring af bygninger, løsøre mv. Håndtering af skadesager i samarbejde med forsikringsmægler. Aftaleindgåelse Kontrakter og driftsaftaler Udarbejdelse af udbudsmateriale og indhentning af tilbud på indkøb af varer og tjenesteydelser samt indgåelse og underskrift af aftaler og kontrakter. 7

8 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi fortsat Opkrævninger Antal Huslejeopkrævning Udsendelse af huslejeopkrævninger en gang om måneden. Månedligt Indskudslån Afregning af indskudslån med kommunen (hvor kommunen har ydet lån til beboerens indskud). Månedligt Varsling Anden opkrævning Varsling til beboerne af lovligt vedtagne huslejestigninger i forbindelse med afdelingsmødets vedtagelse af det årlige driftsbudget. Varsling til beboerne af stigninger i forbrugsafgifter mv. i forhold til a conto-indbetalingerne. Varsling til beboerne af regulering af betaling af hjemfaldspligt. Opkrævning af alle øvrige skyldige beløb ud over husleje, der relaterer sig til lejekontraktforholdet. 1 gang årligt 8

9 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi fortsat Husleje- og flytteafregning Antal Påkrav til beboere vedrørende inkasso Fremsendelse af påkrav vedrørende ikke indbetalt husleje til beboerne i henhold til fsb s politik og retningslinjer på området. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Afdragsordning Hæveskrivelse til beboerne vedrørende inkasso Fogedrekvisition vedrørende inkasso Opfølgning på flytteopgørelse Overdragelse af flyttesager til inkasso Indgåelse af afdragsordning for ikke-indbetalt husleje. Om ordningen kan tilbydes, afhænger af en konkret vurdering af den pågældende beboers betalingsevne. Efter overdragelse til inkasso kan der ikke indgås afdragsordning. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Fremsendelse af hæve-skrivelse til beboere, såfremt huslejen ikke er betalt efter fremsendelse af påkrav. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Indbringelse af sager for fogedretten og gennemførelse af udsættelse, såfremt huslejen ikke er betalt efter fremsendelse af hæve-skrivelse. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Fremsendelse af påkrav såfremt flytteopgørelse ikke betales rettidigt. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Overdragelse af restancesager til inkasso i forbindelse med fraflytninger såfremt der ikke er indgået frivilligt forlig, eller der ikke foreligger en underskrevet gældserklæring. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. 9

10 fsb-pakken basisydelser 2. Udlejning Antal Venteliste Opskrivning Opskrivning af boligsøgende på venteliste mod lovpligtigt gebyr i elektronisk register. Vedligeholdelse og ajourføring af både intern og ekstern venteliste, herunder registrering i tilknytning til den fleksible udlejning. Udsendelse af opkrævning for fornyelse af opskrivning til personer på ventelisten. 1 gang årligt Boliggarantibevis Studiekontrol Tilbudsgivning Administration af boliggarantibevisordningen for alle boligafdelinger. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboerne i henhold til taksten i prisblad. Indhentning af den fornødne dokumentation om uddannelsesstatus. Udsendelse af tilbud på ledigt lejemål til boligsøgende på ventelisten senest 5 arbejdsdage efter opsigelsen fra tidligere beboere. Modtagelse og vurdering af dokumentationsmateriale for fleksibel udlejning mv. Ved indflytning og 1 gang årligt Indflytning Øvrig udlejning Lejekontrakt mv. Byttebolig Fremleje Udlejning af erhvervslejemål Udsendelse af lejekontrakt, girokort til indbetaling af indskud, øvrigt informationsmateriale samt vejledning mv. om istandsættelse af lejligheden til kommende beboere. Behandling af ansøgninger om bytte af lejlighed i henhold til gældende lovgivning. Behandling af ansøgninger om fremleje af hele boliger og af enkeltværelser i henhold til gældende lovgivning. Kontrol af grundlaget for fremleje samt gennemgang af fremlejers udkast til kontrakt. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboerne i henhold til taksten i prisblad Varetagelse af almindelig udlejning, fastsættelse af lejens størrelse og øvrige kontraktvilkår samt udfærdigelse af lejekontrakter på erhvervslejemål. Sikring af, at vilkårene i afståelsesretten er opfyldt, såfremt der er afståelsesret. 10

11 fsb-pakken basisydelser 2. Udlejning fortsat Fraflytning Antal Opsigelse, syn og afregning Modtagelse og registrering af opsigelser samt kvitteringsskrivelser for opsigelse til fraflytter. Rådgivning til ejendomskontor om planlægning og gennemførelse af syn. Fremsendelse af synsrapport til fraflytter. Udarbejdelse af samlet fraflytningsregnskab, herunder afregning af eventuel råderet. Behandling af klagesager over fraflytningsregnskab og synsrapporter. Udlejningsaftaler med kommune Fleksibel udlejning Boligsocial anvisning Varetagelse af dialog med kommune om aftaler om fleksibel udlejning, herunder deltagelse i arbejdsgrupper og udvalgsarbejde. Udarbejdelse af oplæg, aftaleudkast mv. i forbindelse med fleksibel udlejning. Samarbejde med kommune om deleboliger, særboliger og boligsocial anvisning. 11

12 fsb-pakken basisydelser 3. Administration af boligafdelinger Politisk betjening Antal Driftsmøder Afholdelse af driftsmøde med afdelingsbestyrelsen, herunder udarbejdelse og udsendelse af dagsorden og referat fra mødet. Administrationen deltager i mødet. Budgetstatus for relevante driftskonti præsenteres, og der orienteres om status på igangsatte vedligeholdelsesarbejder. Orientering om hvad der er sket i afdelingen i relation til drift og vedligehold og andre relevante forhold siden sidste møde. Op til 2 møder årligt Ordinære afdelingsmøder Kollektiv råderet Deltagelse i afdelingsmøder. Administrationen kan deltage i afdelingsmøder og her stå til rådighed for spørgsmål vedrørende den almindelige drift og vedligeholdelse i afdelingen. Administrationen kan efter aftale med afdelingsbestyrelsen præsentere forslag til budget og regnskab på afdelingsbestyrelsens vegne. Kvalitetssikring af materiale til afdelingsmødet, herunder indsendte forslag, forudsat materialet er indsendt til administrationen senest 10 kalenderdage før mødet. Administrationen kan udfærdige referat fra det ordinære afdelingsmøde vedrørende budget. Rådgivning om og i samarbejde med afdelingsbestyrelsen, udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet om gennemførelse af kollektiv råderet i afdelingen. Ordinære afdelingsmøder Præsentation af særlige forslag på afdelingsmødet Præsentation af forslag på ordinære afdelingsmøder efter aftale med afdelingsbestyrelsen eller forslagsstilleren, f.eks. kollektiv råderet. 12

13 fsb-pakken basisydelser 3. Administration af boligafdelinger fortsat Bygningsdrift Antal Planlagte drift- og vedligeholdelsesarbejder Opfølgning på at planlagte drifts- og vedligeholdelsesarbejder igangsættes, og at opgaverne udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Rådgivning Administrationen rådgiver ejendomskontorerne om bygningsdrift, herunder om beboernes brug af installations- og individuel råderet. Bygningsgennemgang Udarbejdelse og udsendelse af dagsorden til og referat fra bygningsgennemgang. Rundgang på boligafdelingen sammen med deltagere fra afdelingsbestyrelsen. Gennemgang og revision af boligafdelingens PPV-plan sammen med deltagere fra afdelingsbestyrelsen. Indskrivning af nye ønsker til vedligeholdelsesprojekter i PPV-planen samt evt. justering af allerede afsatte midler til vedligehold. 1 gang årligt i dagtimerne mellem kl. 7 og 18 Tilstandsrapporter Udarbejdelse af tilstandsrapporter som indarbejdes i PPV-planerne. Hvert 3. år Serviceniveau Servicekoncept Udarbejdelse og vedligeholdelse af servicekonceptet for afdelingen. Serviceniveauet for boligafdelingen planlægges i dialog med afdelingsbestyrelsen. Gennemgås 1 gang årligt (efterår) 13

14 fsb-pakken basisydelser 4. Bygge- og renoveringsarbejder Rådgivning Antal Indledende møde om nye projekter Indledende rådgivning og støtte til fremsættelse af forslag om nye projekter på afdelingsmødet. Første møde Nybyggeri Nye projektmuligheder Identifikation af byggemuligheder bl.a. gennem forhandlinger med kommune om udbud af grundkapital og gennem identifikation af egnede byggegrunde. 5. Udearealer Antal Rådgivning Udearealer Rådgivning fra landskabsarkitekter om almindelig drift af udearealer Sikkerhed Aftale om sikkerhedsgennemgang af legepladser Indgåelse af aftaler med firmaer der tilbyder sikkerhedstjek af legepladser til boligafdelingerne. 14

15 fsb-pakken basisydelser 6. Kommunikation og uddannelse Intern kommunikation Antal Beboerinformation Produktion og udgivelse af årsberetning for fsb til repræsentantskabet. Produktion og udgivelse af fsb beboeren. 1 gang årligt 2 gange årligt Produktion og udgivelse af fsb beboeren Tema. 4-6 gange årligt Produktion af informationsmaterialer, pjecer, plakater mv. samt gennemskrivning af breve o.l.. Ekstern kommunikation Online medier Udvikling og drift af hjemmesiden herunder selvbetjeningsdelen Min Side. Udvikling og drift af intranet til fsb s medarbejdere. Udvikling og drift af fsb s sider på sociale medier. Udvikling og drift af hjemmesider for de enkelte boligafdelinger. Presse Pressekontakt i forbindelse med medieomtale af temaer der berører fsb, boligafdelingerne og/eller den almene boligsektor. Rådgivning af personer der udtaler sig til medierne i fsb-anliggender i forbindelse med medieomtale. Branding Udvikling og produktion af materialer samt gennemførelse af aktiviteter til synliggørelse af fsb og boligafdelingerne. 15

16 fsb-pakken basisydelser 6. Kommunikation og uddannelse fortsat Politisk betjening Antal Kurser mv. Gennemførelse af kurser og aktiviteter for beboere og beboervalgte vedtaget af aktivitetsudvalget eller organisationsbestyrelsen. Medarbejdere Uddannelse Udvikling og gennemførelse af uddannelsesaktiviteter for alle medarbejdere som f.eks. introkurser, kompetenceafdækning af decentrale medarbejdere, videreuddannelse, akademi- og cafémøder samt andre interne kurser. Afdelingsmøder Digitale afdelingsmøder Administration af obligatoriske kurser for decentrale medarbejdere, arbejdsmiljørepræsentanter mv. Administration af tilskudsordninger til uddannelse. I fsb er der forskellige muligheder for at supplere afdelingsmødet med digitale værktøjer: Afdelingsmøde med digital dialog Beboerne kan på boligafdelingens hjemmeside stille op til afdelingsbestyrelsen samt stille og debattere forslag. Afdelingsmødet afvikles på normal vis. Ordinært afdelingsmøde Afdelingsmøde med digital dialog og digital afstemning Som et afdelingsmøde med digital dialog, men beboerne kan også stemme på en hjemmeside. Afdelingsmødet afvikles på normal vis, bortset fra at beboerne ikke stemmer på afdelingsmødet Afdelingsmøde med digital dialog og digital afstemning samt afstemning på det fysiske møde Som et afdelingsmøde med digital dialog, men beboerne kan vælge at stemme enten på afdelingsmødet eller på en hjemmeside i 5 hverdage efter afdelingsmødet. Afdelingsmødet afvikles på normal vis bortset fra afstemningen. Der kan også stemmes pr. brev i 5 hverdage efter afdelingsmødet. 16

17 fsb-pakken basisydelser 7. Sekretariatsbistand Medarbejdere Antal Overenskomster/lovstof Rådgivning om personaleforhold i henhold til gældende lovgivning og gældende overenskomster. Rådgivning om lønforhold i henhold til gældende lovgivning og gældende overenskomster. Personaleadministration Varetagelse af samtlige administrative opgaver inden for en given medarbejders ansættelsesperiode fra stillingen slås op til medarbejderen fratræder. Varetagelse af forhandlinger af lokalaftaler, lønforhandlinger samt forhandlinger vedrørende lønog ansættelsesvilkår. Samarbejde med kommune Lønadministration Kommunal styringsdialog Varetagelse af alle funktioner relateret til lønudbetaling, herunder afregning til offentlige myndigheder. Udarbejdelse af lønbudgetter, afstemninger og lønafstemning. Udarbejdelse af årlig dokumentationspakke med nøgletal for boligorganisationen og hver boligafdeling for, der belyser tilstanden af de opgaver, fsb løser som almen boligorganisation. Deltagelse i årligt styringsdialogmøde med kommunen, hvor der indgås aftale omkring konkrete indsatser det følgende år. Deltagelse i en række fællesmøder med kommunen samt de øvrige boligorganisationer, hvor aktuelle problemstillinger drøftes og behandles. Kontaktperson ordning Ajourføring af lister over boligafdelingernes kontaktpersoner og rådgivning i forbindelse med brug af ordningen. Tovholder for fsb s kontaktpersoner i forhold til blandt andet formidling af ordningen og opdatering. Boligsociale bestyrelser Deltagelse i møder i boligsociale bestyrelser samt deltagelse i aktuelle problemstillinger i relation til samarbejdet mellem kommune og boligorganisation om udsatte byområder. 17

18 fsb-pakken basisydelser 7. Sekretariatsbistand fortsat Politisk betjening Antal Møde- og sekretariatsbetjening Udsendelse af mødeindkaldelser, referater og diverse opfølgning i forbindelse med fsb`s forretningsudvalg, organisationsbestyrelse og repræsentantskab. Udarbejdelse af mødeindkaldelser, referater og diverse opfølgning i forbindelse med aktivitetsudvalget, kommunikationsudvalget, driftsudvalget og udvalget for bolig og udlejning. Udsendelsen sker primært digitalt. Sekretariatsbetjening af sektionerne, herunder udsendelse af mødeindkaldelser og referater samt diverse opfølgning. Interessevaretagelse Deltagelse i udvalgte fora og netværk Varetagelse af boligafdelingernes og boligorganisationens interesser i udvalgte og relevante fora og netværk. Boligsocial indsats Projektopstart Analyse af boligområdets behov og vurdering af mulige indsatstyper. Udarbejdelse af ansøgning om støtte til boligsocial indsats, herunder budgetlægning, forhandling samt indgåelse af samarbejdsaftaler og kontrakter med involverede parter (f.eks. Landsbyggefonden, kommune, de omfattede afdelinger og eventuelt andre boligorganisationer). Rådgivning og støtte til kvalificering af forslag om boligsocial indsats og eventuel støtte til fremlæggelse af forslag på afdelingsmødet. Øvrig sekretariatsbistand Udvikling og administration Øvrige administrationsopgaver i relation til optimering og udvikling af boligorganisationen. 18

19 fsb-pakken basisydelser 8. Juridisk rådgivning og assistance Beboerklager Antal Husorden-/ klagesager Korrespondance med klager og indklagede vedrørende klagen. Behandling af henvendelser vedrørende klagesager. Henvendelser til relevante tredje parter, f.eks. kommune. Øvrig juridisk assistance Konfliktmægling Vejledning Telefonisk og personlig konfliktmægling og rådgivning i husordenssager. Vejledning til organisationen om juridiske spørgsmål inden for det almene regelsæt. 19

20 fsb-pakken Tillægsydelser særskilt betaling 20

21 fsb-pakken tillægsydelser Ejendomsvurdering Opkrævninger Klage over ejendomsvurdering Ankesag til vurderingsankenævnet Ekstra regulering af husleje Individuel el, vand og varme 9. Økonomi Udarbejdelse og fremsendelse af klage over ejendomsvurderingen til vurderingsmyndigheden, såfremt det vurderes relevant. Orientering af afdelingsbestyrelsen når klagen fremsendes, og når det endelige resultat foreligger. Udarbejdelse og fremsendelse af anke af vurderingsmyndighedens afgørelse til vurderingsankenævnet. Opfølgning på, at klagesagen behandles og afsluttes. Orientering af afdelingsbestyrelsen når klagen fremsendes, og når det endelige resultat foreligger. Udarbejdelse af forslag til regulering af huslejen i forbindelse med uforudsete udgiftsstigninger i boligafdelingen. Varsling og implementering af huslejereguleringen efter godkendelse på afdelingsmødet. Opkrævning af acontobeløb for individuel el-, vand- og varmeudgift. Aflæsning af data hvor der ikke er elektronisk aflæsning. Udsendelse af rykkere hvis målerkortene ikke sendes retur. Udarbejdelse af regnskaber for beboernes individuelle forbrug af el, vand og varme. Opkrævning af eventuelle differencer mellem a conto-indbetalingerne og forbrugsregnskabet sker via huslejeopkrævningen. Registrering og fordeling af forbruget efter målertal (aflæsning af målerne, når en beboer flytter og opstilling af det afsluttende forbrugsregnskab). Håndtering af klager i forbindelse med forbrugsregnskaberne. Skal der udarbejdes et skønnet forbrug, hvis fsb ikke modtager målerkort retur, dækkes sagsomkostningerne direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. 21

22 fsb-pakken tillægsydelser 9. Økonomi fortsat Lån Omlægning af realkreditlån Omlægning af lån uden forlænget løbetid, hvis der er økonomisk gevinst herved. Indfrielse af de gamle lån og optagelse af nye hvis der er grundlag herfor. Forelæggelse for organisationsbestyrelsen til godkendelse. Orientering om omlægning til afdelingsbestyrelsen. Omlægning af lån med forlænget lånetid, hvis der er økonomisk gevinst herved. Udarbejdelse af redegørelse for boligafdelingens økonomi, sociale forhold m.m. samt udarbejdelse af udvidet tilstandsrapport til den kommune, der skal godkende optagelse af lån. Indfrielse af gamle lån og optagelse af nye såfremt kommune godkender forslag til omlægning. Forelæggelse for organisationsbestyrelsen til godkendelse. Orientering om omlægning til afdelingsbestyrelsen. Regnskab Support Hjælp til afdelingsbestyrelsen til administration af aktivitetsmidler, rådighedsbeløb o.lign. Der leveres som en del af basisydelsen en kontooversigt. Der kan som tillægsydelse tilbydes hjælp til administration af likvide midler og udarbejdelse af et detaljeret regnskab for aktivitetsmidler, rådighedsbeløb og beboerlokaler. Indkøb Indkøbsaftaler Udbud af varer og tjenesteydelser samt indgåelse af indkøbsaftaler med henblik på at sikre boligafdelingerne indkøb på fordelagtige vilkår. 22

23 fsb-pakken tillægsydelser Fraflytning Registerforespørgsler Øvrig udlejning Lejekontrakt Tillæg til lejekontrakten Særlige udlejningsaktiviteter Udlejningsvanskelighed Fraflytningssyn Folkeregister forespørgsler Erhvervsudlejning 10. Udlejning Hvis boligafdelingens driftsleder er forhindret på grund af for eksempel ferie eller sygdom, kan administrationen iværksætte fraflytningssyn. Indhentning af relevante folkeregisteroplysninger. Boligafdelingen opkræves for de gebyrer, der skal betales for oplysningerne. Indhentning af vurdering af markedslejeniveau hos sagkyndig i tilfælde af tvivl. Udarbejdelse og administration af tillæg til lejekontrakten. Planlægning og igangsættelse af særlige markedsføringsinitiativer f.eks. afholdelse af Åbent Hus-arrangementer, hvis der er udlejningsvanskeligheder i en boligafdeling. Iværksættelse af særlige aktiviteter omkring udlejning af erhvervslejemål, hvis der er problemer med at få udlejet lejemålet, herunder eventuel inddragelse af eksterne mæglere. 23

24 fsb-pakken tillægsydelser 11. Administration af boligafdelinger Råderet Individuelle råderetssager Kollektive råderetssager Rådgivning om individuel råderet. Behandling af ansøgninger om beboernes individuelle råderet i henhold til gældende råderetsordninger. Registrering af godkendte råderetssager. Registreringer af ændringer i lejemål hos BBR. Den pågældende beboer dækker sagens omkostninger i henhold til taksten i prisblad. Beboeren varsles herom ved sagens start. Rådgivning om kollektiv råderet. Behandling af tilbud, tegninger, beskrivelse samt huslejeberegning. Tilsyn med arbejdernes udførelse. Optagelse af lån og udformning af byggeregnskab. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. 24

25 fsb-pakken tillægsydelser 12. Miljø og energi Energiledelse Drift af installationer Hjælp ved driftsproblemer med tekniske installationer og bistand ved mindre renoveringsopgaver i forhold til komponenter ang. varme, brugsvand og ventilation. Kontrol af alle forbrugsdata, kvalitetssikring og kontrol af afvigelser. Udarbejdelse af driftsjournal samt årlig evaluering af journal. Årlig kontrol og vurdering af de tekniske installationer ang. varme, brugsvand og ventilation. Sikring af installationer Uddannelse Oplæring og instruktion af afdelingens driftsleder, varmeansvarlige og nyt personale. Kursusfonden Medarbejdere Kurser for beboere og beboervalgte Særlige uddannelsestilbud 13. Kommunikation og uddannelse Medlemskab af kursusfonden som dækker kursusafgiften for beboere og beboervalgte, der deltager i de af kursusfonden udbudte kurser. Herudover er der mulighed for at få dækket kursusafgiften helt eller delvist til kurser, der afholdes af BL Danmarks Almene Boliger ifølge de af organisationsbestyrelsen vedtagne retningslinjer. Hjælp til tilrettelæggelse og gennemførelse af rekvirerede lokale kurser for medlemmer af kursusfonden. Uddannelse i konflikthåndtering, synskurser, personalejura og andre relevante kurser for driftspersonalet i boligafdelingerne. 25

26 fsb-pakken tillægsydelser 14. Bygge- og renoveringsarbejder Renoveringsog byggeprojekter Opstart af projekter Varetagelse af det administrative arbejde i forbindelse med bygge- og renoveringsarbejder, herunder indgåelse af aftaler med rådgiver vedr. projektering, tilsyn og aflevering. Kvalificering af udbudsmateriale, indgåelse af entreprisekontrakter med entreprenørerne, samt etablering af den krævede sikkerhedsstillelse. Udarbejdelse af budget og sikring af den nødvendige finansiering af byggeriet. Administration af betalingen til entreprenører og andre leverandører samt styring af projektets økonomi. Sikring af at mulige tilskud til byggesagen opnås ved f.eks. CO²-besparelser. Ansøgning om anden mulig finansiering f.eks. energipuljen, egen trækningsret Sikring af overholdelse af lovkrav, de nødvendige myndighedsgodkendelser, herunder ansøgning om ret til optagelse af lån i afdelingen, ibrugtagningstilladelse m.m. Oprettelse af byggelånskreditter. Gennemførelse af projekter Afslutning af projekter Opfølgning på projekter Afholdelse af følgegruppemøder med afdelingsbestyrelsen og varsling af beboerne. Styring af byggeprocessen fra opstart frem til aflevering, herunder inddragelse af afdelingsbestyrelsen samt igangsætning og gennemførelse af eventuelle beboerprocesser. Varetagelse af beboerproces og kommunikation til beboere og øvrige interessenter. Varetagelse af eventuelle genhusningsprocesser. Eventuel indberetning til Bossinf, Landsbyggefonden, Byggeskadefonden samt det centrale Bygnings- og Boligregister (BBR). Udarbejdelse af endeligt byggeregnskab. Aflevering og overdragelse til drift. Afholdelse af 1-års og 5-års gennemgang. 26

27 fsb-pakken tillægsydelser 14. Bygge- og renoveringsarbejder fortsat Projektideer Øvrig teknisk bistand Nybyggeri Rådgivning Teknisk rådgivning Opstart af projekter Gennemførelse af projekter Afslutning af projekter Opfølgning på projekter Rådgivning og støtte til at kvalificere forslag til nye projekter der ønskes fremsat på afdelingsmødet, herunder kvalificering af forslagene gennem økonomiske beregninger, estimater og erfaringer fra andre boligafdelinger etc. Rådgivning, besigtigelse og eventuelt opfølgende møder vedrørende byggetekniske spørgsmål. Udarbejdelse af tilbud til kommune om varetagelsen af byg- og driftsherrerollen ved alment boligbyggeri. Idéudvikling omkring nyt alment byggeri. Gennemførelse af konkurrence og udbud af rådgiver- og entreprenøropgave. Indgåelse af kontrakter med rådgiver og entreprenører. Indgåelse af nødvendige aftaler med kommune. Økonomi- og kontraktstyring af byggeriet frem til aflevering og overdragelse til drift. Udarbejdelse af skema A og B. Udarbejdelse af skema C samt endeligt byggeregnskab. Etablering af grundlaget for den daglige drift i form af driftsplaner o.lign. Markedsføringsaktiviteter i forbindelse med udlejning. Kommunikation til kommende beboere. Synliggørelse af byggeriet i omverdenen. Afholdelse af 1 og 5 års gennemgang. 27

28 fsb-pakken tillægsydelser 14. Bygge- og renoveringsarbejder fortsat Udvikling Udviklingen af helhedsplaner fører på et tidspunkt til gennemførelse af en række renoveringsopgaver ydelser forbundet hermed se under renoverings- og byggeprojekter Fysiske helhedsplaner Indgåelse af rådgiveraftaler med arkitekt, ingeniør og eventuelt proceskonsulenter til beboerprocesser. Varetagelse af beboerproces og kommunikation til beboere og øvrige interessenter. Dette sker i tæt samarbejde mellem sagens parter og afdelingsbestyrelsen/følgegruppen. Udarbejdelse af et overordnet styringsbudget til forhandling med Landsbyggefonden om den endelige finansieringsplan. Styring af økonomien og herunder løbende orientering af afdelingsbestyrelsen/følgegruppen om sagens økonomi. Varetagelse af kommunikation og forhandling med Landsbyggefonden og kommune. Udarbejdelse og indsendelse af skema A, B og C. Koordinering med andre boligorganisationer hvis flere organisationer er involveret i projektet. Sikring af at udviklingen og indholdet i helhedsplanen er i overensstemmelse med kommunale krav og lovmæssige forudsætninger samt fsb s værdigrundlag og målsætninger. 28

29 fsb-pakken tillægsydelser 14. Bygge- og renoveringsarbejder fortsat Hoved- Område Udvikling Udviklingen af opretningsplaner fører på et tidspunkt til gennemførelse af en række renoveringsopgaver ydelser forbundet hermed se under renoveringsog byggeprojekter Opretningsplaner Vurdering af boligafdelingens behov for en opretningsplan eller helhedsplan der sikrer, at afdelingens stand, over en periode, bringes op på et acceptabelt niveau på baggrund af en helhedsplansscreening. Indgåelse af rådgiveraftaler med arkitekt og ingeniør i forbindelse med udarbejdelse af opretningsplanen. Udarbejdelse af overordnet budget for opretningsplanen og udarbejdelse af overslag over huslejekonsekvenser. Sikring af finansieringsmuligheder, herunder egen trækningsret o.lign. Administration af alle betalinger til rådgivere og andre leverandører. Orientering af afdelingsbestyrelsen/følgegruppen om sagens økonomi. Varetagelse af beboerproces og kommunikation til beboere og øvrige interessenter. Dette sker i tæt samarbejde mellem sagens parter og afdelingsbestyrelsen/følgegruppen. 29

30 fsb-pakken tillægsydelser 15. Sekretariatsbistand Politisk betjening Boligsocial indsats Udvidet mødeaktivitet Projektledelse Administrationens deltagelse i møder rekvireret af afdelingsbestyrelsen. Øvrige administrative medarbejderes deltagelse i møder på baggrund af ønske fra afdelingsbestyrelsen. Deltagelse i planlægning og gennemførelse af ekstraordinære afdelingsmøder såfremt afdelingen ønsker det. Projektledelse og administration af boligsociale indsatser i boligafdelinger eller i hele boligområder. Varetagelse af kontakt til kommune og Landsbyggefonden, de involverede boligafdelinger samt eventuelle andre boligorganisationer. Herunder deltagelse i strategisk samarbejde med parterne, f.eks. boligsociale bestyrelser. Udarbejdelse af regnskaber og varetagelse af bogholderifunktion. Organisering af samarbejdet med samarbejdspartnere, herunder eksempelvis kommune. Ledelsesansvar for medarbejdere i den boligsociale indsats. Sikring af udvikling, gennemførelse, evaluering og forankring af den boligsociale indsats. Beboerklager Beboerklagenævnssager Husordenog klagesager Beboerretssager 16. Juridisk rådgivning og assistance Indbringelse af sager for beboerklagenævnet samt varetagelse af korrespondance med nævnet. Deltagelse i nævnsmøder samt skriftlig orientering af afdelingsbestyrelsen om nævnets afgørelse. Klagesagsbehandling som ligger ud over sædvanlig korrespondance, sagsoprettelse, sagsoplysning mv. F.eks. hvis der skal fremsendes advarsler (påmindelser), ophævelser eller opsigelser. Indbringelse af beboersager for retten, varetagelse af sagsforberedelse, korrespondance, herunder opsigelse/ ophævelse og kontakt til tredje parter, bl.a. myndigheder. 30

31 fsb-pakken tillægsydelser It-udstyr i driftsafdelingerne Indkøb og opsætning Drift og support 17. It Indkøb, opsætning og installation af standard it i driftsafdelingerne, herunder pc er, printere, netværk, telefonabonnementer, software m.m., således de er koblet op på fsb s fælles system. Sikring af at de nødvendige software-licenser er anskaffet. Installation af speciel software som f.eks. nøgleadministration, adgangskontrol, videoovervågning eller varmestyring. Support på standard it-udstyr på ejendomskontorerne, f.eks. lokale pc ere, printere, smartphones, IPads o.lign. Brugeradministration i form af oprettelse, ændring og sletning af brugere. Backup af de data som ejendomskontoret har liggende i fsb s systemer. Implementering af den fornødne it-sikkerhed. Backup af alle centralt placerede data, men ikke af lokalt installeret software og tilhørende data til specielle systemer som f.eks. nøgleadministration, adgangskontrol, videoovervågning og varmestyring. Grøn strukturplan Rådgivning 18. Udearealer En grøn strukturplan beskriver de bærende grønne strukturer og fremhæver kvaliteterne i afdelingens udeareal. Planen er et redskab for afdelingsbestyrelsen, driftspersonalet og diverse rådgivere ved drifts-, anlægs- og byggearbejder, der påvirker de grønne områder. En grøn strukturplan skal sikre, at alle arbejder i samme retning, så de gode kvaliteter bevares og nye tilføjes. 31

32 Ekstraydelser (kan købes af fsb) r særskilt betaling 32

33 Ekstraydelser (kan købes af fsb) 1. Økonomi Opkrævninger Lokale systemer Vaskerier It-laug Bolignet Aflæsning af forbruget i vaskerier elektronisk hver måned. Beregning af det beløb som skal opkræves for forbrug sammen med huslejeopkrævningen. Behandling af klagesager i forbindelse med vaskeriforbruget. Fremsendelse/udlevering af nyt vaskekort hvis beboeren har mistet kortet. Opkrævning af afgift for fællesudgifter og signaludgifter for lauget eller afdelingen samt den enkelte beboer. Udarbejdelse af budget og regnskab for it-laug. Boligafdelingen kan herudover indgå en særlig administrationsaftale med fsb, der er tilpasset afdelingens tekniske løsninger og individuelle ønsker. Aftalen kan indeholde elementer som f.eks. valg af tv-pakker, til- og framelding af forskellige internetløsninger, afregning til leverandør m.m. Administration af boligafdelingens bolignet, herunder udarbejdelse af særskilt budget og regnskab. fsb kan herudover varetage opgørelse af antal brugere af de enkelte tv- og/eller internetpakker og afregning med leverandør. Administration Administration af fællesarealer, gårdlaug og driftsfællesskaber Administrationsaftaler tilpasset behovene i de enkelte laug eller fællesskaber. Generel administration og regnskabsførelse med udarbejdelse af budgetforslag, opkrævninger, betaling af driftsudgifter, administration af forsikringer, budgetkontrol og regnskab mv. Andre ydelser kan f.eks. være personaleadministration og -ledelse, renhold af udearealer samt bygningsvedligehold. 33

34 Ekstraydelser (kan købes af fsb) 2. Udlejning Fraflytning Vejledende syn Gennemførelse af vejledende syn på anmodning fra beboeren inden en eventuel opsigelse af lejemålet, så beboeren har en vurdering af omfang og omkostning ved en eventuel fraflytning. n betales af beboeren. 34

35 Ekstraydelser (kan købes af fsb) 3. Miljø og energi Indkøb El Indkøb af el i puljer sammen med andre storkunder på markedsbetingelser, herunder eventuelt tilvalg af grøn strøm samt håndtering af regninger. Udvikling Sundhedstjek Affaldsgennemgang Grønt regnskab Udvidet grønt regnskab Gennemførelse af sundhedstjek på aftalte områder i alle boliger, f.eks. udvalgte installationer og bygningsdele. Udarbejdelse af elektronisk registreringsskema, database og tidsplan for gennemgang af alle lejemål. Udarbejdelse af beboerinformation og varslingsbrev samt afholdelse af opstartsmøder med afdelingsbestyrelse og ejendomskontor. Afholdelse af kurser for ejendomskontorets ansatte i gennemgang af de enkelte lejemål. Udarbejdelse af afsluttende rapport til hhv. ejendomskontor og afdelingsbestyrelse. Optimering af affaldshåndteringen, herunder systematisk gennemgang af nuværende affaldshåndtering. Udarbejdelse af affaldsnøgletal og rapport der redegør for affaldshåndteringen og mulige indsatsområder i forhold til økonomi, miljø, arbejdsmiljø og servicekvalitet for beboerne. Indledende kontakt til myndigheder og affaldstransportører og igangsættelse af aftaleændringer samt udarbejdelse af beboerinformation og skilte. Udarbejdelse af grønt regnskab for boligafdelingen, som sammenfatter boligafdelingens ressourceforbrug, hvad angår forbrug af varme, el, vand, CO²-belastning, afkøling af fjernvarmevand og affaldsmængder i en periode over fem år. Der kommenteres på forbrugsudviklingen og fortælles, hvor der er mulighed for forbedringer. Boligafdelingens forbrug sammenlignes med lignende boligafdelinger i fsb og evt. andre sammenlignelige nøgletal. Udformning af et grønt regnskab med henblik på opslag eller husstandsomdeling, som led i en informationskampagne i afdelingen. Udarbejdelse af oplæg til handlingsplan i forhold til tekniske tiltag og kampagner. Afholdelse af informationsmøde med afdelingsbestyrelse og/eller afdelingens medarbejdere. Afholdelse af evalueringsmøde med afdelingsbestyrelse og/eller afdelingens medarbejdere. 35

36 Ekstraydelser (kan købes af fsb) 4. Kommunikation og uddannelse Rådgivning og udvikling Kontorservice Grafisk design Rådgivning om eller udarbejdelse og/eller gennemskrivning af pjecer, plakater, nyhedsbreve, beboermapper, jubilæumsskrifter og andet kommunikationsmateriale. Etablering og drift af hjemmesider. Grafisk design og produktion af pjecer, plakater, nyhedsbreve, beboermapper, jubilæumsskrifter, hjemmesider og andet kommunikationsmateriale. Rådgivning omkring grafisk design og layout, herunder retningslinjerne for fsb s designlinje. Kopiering og udsendelse af materialer, herunder breve, foldere, informationsmateriale, pjecer mv. Kurser Kurser i afdelingerne Hjælp med planlægning, markedsføring og gennemførelse af kurser i boligafdelingerne. Yderligere juridisk bistand Bistand 5. Juridisk rådgivning og assistance Juridisk assistance i afdelingsrelaterede sager der ikke indgår i basisydelserne eller er omfattet af tillægsydelserne, herunder rådgivning om køb af ekstern juridisk bistand. F.eks. i forbindelse med udarbejdelse og gennemgang af kontrakter og tvister med eksterne parter. Husorden Kommunikationsopgaver Forsendelser Rådgivning Bistand til afdelingsbestyrelserne i form af juridisk og kommunikationsmæssig kvalitetssikring ved udarbejdelse og revidering af husordner. 36

37 Ekstraydelser (kan købes af fsb) 6. Udearealer Hoved- Område Rådgivning Øvrig rådgivning Rådgiverydelser i forbindelse med renovering og fornyelse af udearealer. Udvidet rådgivning om drift af udearealer. Udvidet sekretariatsbistand Særlige Opgaver Plejeplaner Grønt abonnement Udvidet sekretariatsbistand Analyser og projekter Udarbejdelse af plejeplaner for udearealer. Sammen med afdelingsbestyrelsen og driftspersonalet gennemgås afdelingens grønne områder en gang årligt med fokus på beboernes ønsker, den daglige drift og fornyelse af området. Gennemgangen afsluttes med en grøn rapport, der kan anvendes som støtte i den daglige drift og som idekatalog for afdelingsbestyrelsen og beboerne. 7. Sekretariatsbistand Udvidet sekretariatsbistand, herunder eksempelvis referatskrivning til afdelingsmøder ud over budgetmødet, assistance ved planlægning af temaudflugter og andet. Gennemførelse af analyser og projekter i en eller flere boligafdelinger, herunder f.eks. budgetanalyser, tilfredshedsundersøgelser og nøgletalsanalyser. Gennemførelse af sammenlignende analyser og undersøgelser på tværs af boligafdelinger. It-udstyr It-udstyr til afdelingsbestyrelserne 8. It Indkøb, opsætning, installation og udskiftning af it-udstyr og software for afdelingsbestyrelserne. 37

38 Bilag r, hvor sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad Emne Omtalt i dette katalog på side Udlejning Venteliste Opskrivning 11 Boliggarantibevis Ekstra udskrifter og Ekstra kopi af lejekontrakten, udskrift af vaskeriforbrug eller andre ekstra udskrifter kopier Fraflytning Vejledende syn 34 Økonomi Opkrævninger Individuel el, vand og varme skønnet forbrug 21 Husleje- og flytteafregning Påkrav til beboer vedr. inkasso 10 Afdragsordning Hæve skrivelse til beboerne vedr. inkasso Fogedrekvisition vedr. inkasso Opfølgning på flytteopgørelse Overdragelse af flyttesager til inkasso Administration af bolig- Afdelinger Råderet Individuelle råderetssager 24 Kollektive råderetssager 38