Bookning af mødelokaler

Transkript

1 Bookning af mødelokaler Vejledning I opfølgning Udarbejdet af: Rosendahl A/S Slotsmarken Hørsholm Bente Brock Date: 18 november 2016 Document version: 0.1 Internal Use Only

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE FORMÅL BRUG WEB NÅR DU ARBEJDER MED FLERE KALENDERE OG MØDEBOOKING Web tracking funktionen mere simpel RULE NO 1. FØRST TIL MØLLE VINDER ALTID BOOKING AF MØDELOKALER ENKELT MØDER Response, såfremt mødet accepteres af mødelokalet Opfølgning på dit møde (Tracking funktion) Flytning af møde BOOKNING AF RECURRENT MEETINGS GENTAGENDE MØDER... 6 RDG Internal Use Only Side 2 af 7

3 1. Formål Denne vejledning har til formal at hjælpe jer som brugere til at holde styr på Jeres mødebookninger, og ikke mindst at I selv er med til at sikre at der ikke forekommer situationer hvor flere tror de har booket det same 2. Brug web når du arbejder med flere kalendere og mødebooking Når man skal kigge i mange kalendere for at tjekke hvem der er til rådighed hvornår, kan det anbefales at benytte web portalen, da arbejdet med kalendere går væsentligt hurtigere en outlook, og også giver bedre overblik. log på med din mail adresse og vælg iconet Calendar 2.1 Web tracking funktionen mere simpel som for outlooks del er beskrevet under punkt 4.2, er finere i web delen, hvis man blot trykker på sit møde kommer følgende informationer: Her får man en hurtig oversigt over hvem der har accepteret, afvist, eller ikke svaret. Ved at trykke på eksempelvis Decliend i det viste eksempel, får man oplyst hvem der har afvist. Her vel det fremgå at mødelokalet har afvist dit møde RDG Internal Use Only Side 3 af 7

4 3. Rule No 1. Først til mølle vinder ALTID Den første der requester et mødelokal vinder 4. Booking af mødelokaler enkelt møder Når man booker et møde er man selv ansvarlig for at kontrollere at mødelokalet har accepteret mødeindkaldelsen. Når du booker et enkelt møde, bør du altid orientere dig inden du trykker på send kontrollere at mødelokalet er ledigt på det tidspunkt du ønsker at booke. 4.1 Response, såfremt mødet accepteres af mødelokalet Du modtager en mail der ser således 4.2 Opfølgning på dit møde (Tracking funktion) Som Meeting Organizer, har du på et hvilket som helst tidspunkt mulighed for at se status på dit møde ved at åbne mødet og trykke på iconet Tracking RDG Internal Use Only Side 4 af 7

5 Under Tracking, kan du se den status der er for den enkelte møde deltager lige nu. Fra mødelokalt kan Response være None, Accepted, Declined. KUN hvis Response er Accepted, kan du være sikker på mødelokalet er dit. Hvis du er i tvivl, så tag mødelokalet op på din skærm og se om det er dit møde der står anført i det givne tidspunkt. RDG Internal Use Only Side 5 af 7

6 4.3 Flytning af møde Flytter du mødet til et andet tidspunkt, hvor mødelokalet er ledigt, vil du igen få en meddelelse om at mødelokalet accepterer. Flytter du mødet til et tidspunkt hvor mødelokalet IKKE er ledigt, får du en mail med at mødelokalet har Declinet din request. Tracker du mødet nu, vil det se således ud på nuværende tidspunkt 5. Bookning af recurrent meetings gentagende møder Hvis du booker et møde med gentagelser får du ligeledes en mail Bemærk følgende: Er der blot én af gentagelserne, hvor det forespurgte mødelokale er optaget declines/afvises ALLE møde gentagelser fra mødelokalet Du får altså IKKE tildelt mødet en eneste af de forespurgte dage. RDG Internal Use Only Side 6 af 7

7 Mailen ser således ud. I mailen får du oplyst hvilke datoer der konflikter, og hvem der eventuelt har booket, men du får INGEN af de ønskede datoer. Hvis du tracker mødet, vil Response være declined eller None på alle gentagelserne af mødet. RDG Internal Use Only Side 7 af 7