Modeller for konsolidering af bibliotekssystemer. Projekt: Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes

Transkript

1 Projektrapport Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek (DEF) Projekt: Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Dato: 19. november 2004 Kunde: Forskningsbibliotekernes Chefkollegium Forfattere: Claus Olsen IBM BCS, Denmark Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 1 of 50

2 1. Indholdsfortegnelse Modeller for konsolidering af bibliotekssystemer 1. Indholdsfortegnelse Ledelsesresume Formål Målgruppe Samarbejdspartnere Metode Definitioner Outsourcing Hosting Professionel, semiprofessionel hosting Serviceaftale Facility Management Support Driftssupport Brugersupport Udvikling Brugere Primære brugere Sekundære brugere Bibliotekssystemmodel Konsolideringsmodeller for drift af bibliotekssystemer Realistiske konsolideringsmodeller for drift af bibliotekssystemer Model 1. Egen drift af bibliotekssystemet Model 2. Egen drift af bibliotekssystemet + teknisk serviceaftale Model 3. Outsourcet driften af bibliotekssystemet til andet bibliotek. Semiprofessionel hosting partner Model 4. Outsourcet drift af bibliotekssystemet til professionel hosting partner Model 5. Fælles driftscenter for flere biblioteker af bibliotekssystemet Model 6. Facility Management løsning for drift af bibliotekssystemet Konsoliderings modeller fordele, ulemper og omkostning Fordele Egen drift af bibliotekssystemet Drift outsourcing af bibliotekssystemet Fælles driftscenter Facility Management Ulemper Egen drift af bibliotekssystemet Drift outsourcing af bibliotekssystemet Fælles driftscenter Facility Management Omkostninger Egen drift af bibliotekssystem Outsourcing aftale Fælles driftscenter Facility Management Opsummering af modellernes fordele, ulemper og omkostninger Analysemodel for vurdering lokal systemdrift Resultat Bilag Detaljeret bibliotekssystems model Konsolideringsmodeller detaljeret skema over ansvarsområder Fordele, ulemper og omkostninger fra Interview med samarbejdspartnere Fordele for valgt model hos de interviewede samarbejdspartnere Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 2 of 50

3 Ulemper for valgt model hos de interviewede samarbejdspartnere Omkostninger for valgt model hos de interviewede samarbejdspartnere Fordele, ulemper og omkostninger ved hosting/outsourcing Fordele ved outsourcing/hosting Ulemper ved outsourcing/hosting Omkostninger ved outsourcing/hosting Hosting - et par eksempel på ydelse og pris Hosting partner eksempel, DIR A/S, Mejlgade 50, 8000 Århus C: Hosting partner eksempel, UNI-C Kilder Ledelsesresume Projektet har til formål at opstille forskellige modeller for drift af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer samt at udarbejde en praktisk analysemodel, som kan anvendes af de enkelte biblioteker til vurdering af deres systemdrift af bibliotekssystemet. Dette formål udmunder sig i to leverancer. Den første er denne rapport som afdækker forskellige realistiske modeller for drift af bibliotekssystemer, hvor fordele, ulemper og omkostninger afdækkes. Den anden leverance består af en interaktiv analysemodel opbygget i et regneark, som det enkelte bibliotek kan udfylde for at få vurderet deres egen lokale bibliotekssystemdrift. Undersøgelsen har ikke til formål at give anbefalinger og henstillinger. Metoden som er valgt afspejler sig i de to leverancer. Til at belyse forskellige modeller har vi benyttet interviews med samarbejdspartnerne, kontaktet forskellige firmaer som drifter IT-systemer (hosting firmaer), søgt i interne vidensdatabaser samt brugt vores viden inden for bibliotekssektoren. Ved opbygning af analysemodellen valgte vi at udvikle et spørgeskema som tager udgangspunkt i en velafprøvet IBM model (IT Performance Improvement), der blev tilpasset opgaven. Vi valgte at opbygge denne analysemodel med fokus på to hovedområder, en faktuel del samt en vurderingsdel. Besvarelserne af spørgeskemaet udgør analyseresultaterne, som danner grundlag for vurderingen af den lokale systemdrift af bibliotekssystemer. Ved undersøgelse af driftsmodeller er udgangspunktet bibliotekssystemet. Der opstilles en helhedsbetragtning af, hvad vi betegner som et bibliotekssystem og de elementer som indgår. På baggrund af disse tekniske elementer (servere, databaser, interfaces, sikkerhed, driftsrum etc.) opstilles en model, hvor bibliotekssystemet betragtes som flere logiske lag. Med udgangspunkt i disse logiske lag opstiller vi forskellige arkitekturmodeller for drift af bibliotekssystemet. I rapporten opstilles der seks realistiske driftsmodeller for forskningsbibliotekernes drift af deres bibliotekssystem. Disse er: (1) Egen drift af bibliotekssystemet. (2) Egen drift af bibliotekssystemet + teknisk serviceaftale. (3) Outsourcet drift af bibliotekssystemet til andet bibliotek. Semiprofessionel hosting partner. (4) Outsourcet drift af bibliotekssystemet til professionel hosting partner. (5) Fælles driftscenter for bibliotekssystemet, flere biblioteker. (6) Facility Management løsning for drift af bibliotekssystemet. For hver model belyses fordele (direkte og indirekte), ulemperne samt omkostningerne. Disse samles i et oversigtsskema, hvor man kan sammenligne de seks modeller og derved få dannet sig overblik over, hvilken model for drift af bibliotekssystemet som passer bedst ind i de overvejelser, man som bibliotek har vedr. nuværende og fremtidig driftsmodel. Leverance to, analysemodellen, består af to dele. En faktuel del som drejer sig om at få indsamlet faktuelle oplysninger vedrørende det nuværende bibliotekssystem hos det bibliotek, som ønsker at foretage en vurdering. Den anden del drejer sig om vurdering af systemet med hensyn til forskellige aspekter med udgangspunkt i IT-Performance Improvement metoden. Modellen er valgt opbygget i et regneark (MS Excel). Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 3 of 50

4 Det enkelte bibliotek skal indtaste deres relevante data både i den faktuelle del og i vurderingsdelen. Selve modellen er selvforklarende, idet al information og vejledning er en del af regnearket. Man kan således benytte denne analysemodel selvstændig uden at have kendskab til rapporten. Resultatet er en faktuel sammenligning af de direkte omkostninger, som biblioteket har til drift af bibliotekssystemet og som kan outsources. På basis af de indtastede oplysninger foretages endvidere et beregnings- eksempel på, hvad to forskellige hosting firmaer som udgangspunkt kan udfører samme opgave for. Resultaterne sammenholdes således, at biblioteket kan se, hvad deres driftsomkostning er, og hvad den kunne være, hvis man valgte en outsourcing model. Det andet resultat i analysemodellen er en vurdering af, hvor godt biblioteket faktisk performer. Der foretages en afdækning af nuværende, fremtidige kvalitetsønsker samt en vægtning af vigtigheden. Ud fra disse besvarelser opstiller modellen en række områder, som deles op i indsatsområder, alt efter hvor store forskelle i vurdering og vægtning der er for det enkelte bibliotek. Resultatet bliver en oversigt over den samlede vurdering inden for fem primære områder med evt. indsatsområder for det enkelte bibliotek. Med udgangspunkt i både en faktuel økonomisk betragtning og en helhedsvurdering af, hvordan biblioteket performer, udgør analysemodellens resultat et input til ledelsen om, hvilke driftsmodeller man bør benytte for bibliotekssystemet. 3. Formål Projektets formål er at opstille og undersøge forskellige arkitekturmodeller for drift af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer samt at få udarbejdet en praktisk analysemodel, som kan benyttes til at vurdere lokal systemdrift hos de enkelte biblioteker. Undersøgelsen har ikke til formål at give anbefalinger og henstillinger, men at frembringe analyseresultater og modeller som bibliotekerne og moderinstitutionerne kan bruge i vurderingen af deres egen lokale situation. Det er endvidere vigtigt fortsat at sikre, at forskningsbibliotekernes systemer kan fungere i et tæt samspil med moderinstitutionernes informationssystemer, administrative systemer samt andre systemer, hvor datagenbrug vil være relevant. Det vil endelig være relevant, at undersøgelsen er åben for løsninger, som ikke består i store "universalsystemer" men i kombinationer af delsystemer. 4. Målgruppe Rapportens målgruppe er Forskningsbiblioteker og deres moderinstitutioner i Danmark. 5. Samarbejdspartnere Til opgaven er der udvalgt følgende Samarbejdspartnere, som alle har valgt forskellige modeller for driften af deres bibliotekssystem: Danmarks Tekniske Universitetsbibliotek, fremover benævnt DTV (Danmarks tekniske videncenter) DTV har valgt at outsource driften af bibliotekssystemet til Det kgl. Bibliotek, der ligesom DTV anvender Aleph. Dette er sket efter i en årrække at have driftet systemet internt. Fysisk er bibliotekssystemapplikationen og databasen placeret hos Det kgl. Bibliotek. DTV udvikler selv med egne ressourcer services til andre brugergrænseflader, primært WEB, som trækker oplysninger fra bibliotekssystemet. Det Administrative Bibliotek, fremover benævnt DAB Selve biblioteket har valgt at deltage i en fælles driftcentralordning kaldt MiniBib, hvor det valgte bibliotekssystem er Aleph500. DAB har været med til at oprette MiniBib, der drives som en indtægtsdækket virksomhed. Ordningen administreres af DAB, hvor de samme personressourcer fordeles mellem DAB og MiniBib. Servere og database er fysisk beliggende hos DAB. DAB står selv for udvikling (eksterne konsulenter udfører selve programmeringen) af services til primært WEB, som trækker oplysninger fra bibliotekssystemet. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 4 of 50

5 Handelshøjskolens Bibliotek i København, fremover benævnt HBK Driften af bibliotekssystemet, DDElibra, varetages af biblioteket selv. HBK har siden de startede med at bruge et bibliotekssystem selv stået for driften, support og udvikling til deres egne snitflader og systemer. HBK har indgået serviceaftale for deres servere, database og bibliotekssystemet. De står selv for udvikling af services til andre brugergrænseflader, primært WEB, som trækker oplysninger fra bibliotekssystemet. HBK har besluttet at skifte bibliotekssystem inden for den nærmeste fremtid. For disse tre forskningsbiblioteker er der en række fælles træk, som kort bør opridses: Igennem de sidste fem til ti år er der sket et markant skift i bibliotekssektoren og måden hvorpå viden søges og lagres. Før var informationen primært opbevaret fysisk som trykte bøger og faglitteraturtidsskrifter. Disse optog fysisk megen plads på bibliotekerne. I dag er de fysiske trykte bøger på kraftig retur og elektroniske publikationer dominerer. Elektroniske udlån står nu for ca. 80% - 90% af alle udlån mod 10% - 20% for blot fem år siden. I og med at den elektroniske publikation har vundet frem, og den teknologiske udvikling gjort det muligt at få nem adgang, har brugerprofilen ændret sig. Før var den primære bruger af bibliotekssystemer bibliotekarer eller ansatte på forskningsinstitutionen. Nu er der adgang for alle via Internettet. Adgangen via Internettet har betydet en markant ændring fra, at brugerne var lokale brugere til nu at være nationale og globale brugere, med krav om adgang her og nu i alle døgnets timer, alle dage, på en nem og effektiv måde. 6. Metode Den valgte metode tager udspring i de to leverancer (rapport over konsolideringsmodeller for drift af bibliotekssystemer samt en praktisk analysemodel til vurdering af de enkelte biblioteks egen systemdrift), som er resultatet af projektet. Til opgaven vedr. opstilling af forskellige konsolideringsmodeller for drift af bibliotekssystemer med tilhørende fordele, ulemper og omkostninger har vi valgt at inddrage dels samarbejdspartneres erfaring og viden, dels at inddrage vores interne internationale viden inden for sektoren. Den anden leverance omhandler en analysemodel, som det enkelte bibliotek kan anvende til vurdering af egen drift af bibliotekssystemet. Her har vi valgt at udvikle et spørgeskema, hvor besvarelserne af skemaet vil udgøre analyseresultater, som vil danne grundlag for vurderingen af den lokale systemdrift af bibliotekssystemer. Spørgeskemaet tager udgangspunkt i en velafprøvet IBM model, som er tilpasset opgaven. Til afdækning af de valgte driftsmodeller hos samarbejdspartnerne samt deres fordele, ulemper og omkostninger blev der foretaget interviews med forretningsledelse og IT-ledelse (kvalitative). Målet var desuden at få afdækket beslutningsprocessen bag samarbejdspartnerens valg. Indsigten opnået ved disse interviews er blevet benyttet til at opstille de relevante konsolideringsmodeller for drift af bibliotekssystemer. En anden del af vidensopsamlingen er foregået gennem søgning i IBMs interne vidensdatabaser, som er baseret på en række internationale projekter, hvor IBM har været involveret i lignende projekter i bibliotekssektoren (både forskningsbiblioteker og folkebiblioteker). For at få afdækket muligheder og omkostninger ved en hosting/outsourcing model har vi undersøgt mulighederne hos forskellige professionelle hosting/outsourcing partnere i Danmark. Målet har været at afgøre, om det kunne lade sig gøre at outsource driften af et bibliotekssystem, samt afdække fordele, ulemper og omkostninger ved en sådan løsning baseret på deres erfaringer. Endvidere var det målet at indhente konkrete priser på, hvad en hosting/outsourcing aftale vil koste. Denne del indgår i den endelige analysemodel. Udover at have kontaktet IBM Strategisk Outsourcing gruppen i Danmark har vi endvidere kontaktet DIR A/S, CSC og UNI-C med det formål at give en troværdig opstilling af fordele, ulemper og omkostninger samt i analysemodellen at give flere bud på prisen ved en outsourcing. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 5 of 50

6 Ved udarbejdelse af analysemodellen valgte vi, at modellen skulle kunne bidrage med både en faktuel analyse og en mere objektiv vurdering for at få afdækket flere aspekter i en vurdering af bibliotekssystemets drift. Metoden til dataindsamling er et spørgeskema bestående af to dele, en faktuel del og en objektiv del. Den faktuelle del har til formål at indsamle de nødvendige oplysninger til at kunne foretage både en ressourcesammenligning og en økonomisk sammenligning mellem forskellige modeller. Endvidere benyttes disse oplysninger til at udregne konkrete priseksempler på, hvad en hosting aftale for det konkrete bibliotekssystem vil koste. Den objektive del af spørgeskemaet skal give et billede af den lokale systemdrift hos de enkelte biblioteker ud fra en subjektiv vurdering af forskellige aspekter. Den objektive vurdering blev baseret på en kendt og velafprøvet global IBM-model kaldet IT Performance Improvement (IT PI), som har til formål at afdække kvaliteten af forskellige områder inden for informationsteknologi i virksomheder samt hvilke områder, der skal forbedres. Modellen består af 12 hovedområder, der igen er underopdelt. Vi valgte de fem hovedområder "drift, support og sikkerhed", "arkitektur og infrastruktur" som systemet indgår i, kompetenceniveau for "IT medarbejdere", kvaliteten af "systemets funktionalitet" og "systemets tekniske egenskaber". Til hvert af disse områder er knyttet en række supplerende spørgsmål, som vi benyttede i modellen. Spørgsmålene er opbygget, så det enkelte bibliotek skal igennem tre besvarelser. Som led i udviklingen af analysemodellen blev der foretaget en test af spørgsmålene hos samarbejdspartnerne før den endelige model blev opstillet, således at korrektioner kunne indbygges med henblik på at optimere modellens output. Spørgsmålene blev opbygget så det enkelte bibliotek og skal igennem tre besvarelsesskemaer hhv. vurdering af nuværende kvalitet (en "as-is" analyse), herefter en ønsket kvalitet (en "to-be" analyse) og endeligt en angivelse af vigtigheden for de enkelte områder (prioritering). På denne måde sikrer vi os at få en eventuel afstand målt (gab analyse) og mulighed for at holde dette op imod vigtigheden af området for biblioteket. De primære indsatsområder vil således kunne identificeres som områder med en stor målt afstand og høj vigtighed. I modellen skal både de faktuelle oplysninger, beregningerne af driftsomkostninger, prisberegning på en hosting løsning samt den objektive vurdering indgå i det endelige resultat for det enkelte bibliotek som beslutningsstøtte til ledelsen. Som værktøj for analysemodellen er valgt MS Excel, da det formodes, at alle biblioteker har dette kontorprogram eller et program, som kan afvikle MS Excel ark (f.eks. open source programmer som Star Office kontorpakken). 7. Definitioner For at sikre konsistensen i anvendelsen af begreber i nærværende analyse samt undgå unødig tvivl om betydningen af de mest centrale begreber, er der medtaget dette punkt med definitioner af de anvendte begreber. Der har hersket nogen tvivl og delte meninger om, hvad nedennævnte begreber dækker over. 7.1 Outsourcing En generel betegnelse for at en virksomhed eller organisation har valgt at udlicitere dele af dens arbejdsopgaver til løsning som en service fra en anden virksomhed i stedet for selv at udføre opgaverne. Der vil ofte være tale om opgaver, som ikke er primære/kerneområder for virksomhedens drift, men sekundære/perifere opgaver. Dette kunne f.eks. være drift af servere, netovervågning og databaseadministration.. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 6 of 50

7 7.2 Hosting Modeller for konsolidering af bibliotekssystemer Hostning i dette projekt fortolkes som en ekstern partner/virksomhed der tilbyder en sikker opbevaring og overvågning af IT-driften (servere, applikationer, hjemmesider m.m.). Ordet huskes nemt ved at tænke på det engelske udtryk, der kommer fra ordet "to host" - at være vært for Professionel, semiprofessionel hosting Når der tales om professionel hosting eller outsourcing partner så menes virksomheder/organisationer der har hosting som deres primære opgave, og som lever af dette. Ved semiprofessionelle hosting partnere menes der virksomheder/organisationer som ikke har denne opgave som deres kerneområde, men som også tilbyder hosting, da de besidder både evnen og kompetencen. Man skal være opmærksom på, at ordet professionel og semiprofessionel ikke har noget at gøre med kvaliteten af det produkt eller den ydelse, som de to typer hosting partnere tilbyder. Det er blot en måde at kunne skelne disse to typer hosting partnere på i rapporten. 7.3 Serviceaftale En Serviceaftale er en kontraktlig aftale, der indgås med en edb-leverandør eller en tredjeparts serviceleverandør om vedligeholdelse af udstyr og/eller programmelvedligeholdelse. Serviceaftaler oprettes på produktområderne: Maskinel, opgaveprogrammel og basisprogrammel. Kaldes ofte for en SLA Service Level Agreement. 7.4 Facility Management Hvis en outsourcing aftale er mere væsentlig omfattende end blot en teknologisk aftale om drift af systemer men f.eks. også omfatter en hel afdeling (IT, HRM, Finans etc.) og dens arbejdsopgaver, så taler man om, at det er Facility Management. 7.5 Support I forbindelse med dette projekt forbindes supportbegrebet med to typer af support. Den ene er driftssupport, den anden er brugersupport Driftssupport Ved driftssupport menes den støtte, som skal til for at holde et IT-driftssystem og miljø kørende på et aftalt kvalitetsniveau. Typisk driftssupport kunne varetages af personer, som overvåger server, databaser, udfører back-up af data, sikre at antivirussoftwaren er opdateret m.m. Opgavernes karakter er tekniske, og driftssupporten har ikke normalt kontakt til slutbrugerne. De personer, som udfører driftssupport, har ikke nødvendigvis kendskab til bibliotekssystemet Brugersupport Brugersupport dækker her i rapporten over support omkring selve bibliotekssystemet og brugen af dette. Man kan kalde det applikationssupport som vedrører selve funktionaliteten og brugen af det valgte bibliotekssystem. Ofte har producenten eller forhandleren en såkaldt hotline support, som også dækker dette område, og hos de større forskningsbiblioteker har man egen brugersupport ofte i form af et superbrugerkoncept. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 7 of 50

8 7.6 Udvikling Modeller for konsolidering af bibliotekssystemer Når der nævnes udvikling skal det i dette projekt forstås som alle opgaver, som berører programmering, integration til andre systemer, dataudveksling, tilpassede rapporter, tilpassede søgefunktioner, nye web services til Internettet m.m., der ikke er standardfunktion i det valgte bibliotekssystem. 7.7 Brugere For at skelne mellem forskellige typer af brugere og deres adgang til bibliotekssystemet benyttes der i projektet to type af brugere, primære og sekundære, som har følgende forskellige profiler: Primære brugere Ansatte på forskningsbiblioteket eller på moderinstitutionen. Fuld bibliotekssystemadgang via en Windows klient (en såkaldt fuld klientklient adgang), hvor alle funktioner er til rådighed (standard funktioner). Oftest er antallet af disse personer relativt begrænset, typisk mellem brugere, som sædvanligvis er placeret på forskningsinstitutionen. Det er avancerede brugere, som har stor viden inden for bibliotekssystemer f.eks. bibliotekarer. Søgninger er ofte større, komplekse og avancerede Sekundære brugere Typisk en bruger, som har adgang til bibliotekssystemet via Internettet. Det er typisk en studerende eller en ansat, som ikke har de store behov for at udføre større avancerede søgninger. Denne bruger benytter en såkaldt tynd klient (adgang via en web browser) og har ikke en Windows klient installeret lokalt. Der kan derfor kobles op uanset, hvor man befinder sig i verden ved hjælp af en browser, dog forudsat at der er en internetopkobling. Funktionaliteten er begrænset i forhold til den fulde bibliotekssystemklient. Antallet af disse brugere er mange, oftest flere tusinde og kan være placeret globalt. 7.8 Bibliotekssystemmodel Til beskrivelse af driften af et bibliotekssystem benyttes ofte en model, som kun omfatter ét system, som rummer alle informationer vedr. faglitteratur på det enkelte forskningsbibliotek og på øvrige biblioteker i landet. Denne fortolkning er kun brugbar for at få et groft overblik over selve bibliotekssystemapplikationen og dets brugere, men er utilstrækkelig, når vi skal opstille forskellige driftsmodeller for et bibliotekssystem. Den meget forenklede model som er illustreret i nedenstående figur 1. Bibliotekssystem model simpel betragtning Brugere Bibliotekssystem (BS) Drift af bibliotekssystem Figur 1. Simpel driftsmodel af et bibliotekssystem og dets brugere. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 8 of 50

9 Det er derfor en nødvendighed at komme adskillige "spadestik" dybere i bibliotekssystemets opbygning, for at kunne opstille forskellige modeller for driften af dette. For at kunne gøre dette har vi valgt at betragte bibliotekssystemet som bestående af nogle forskellige hovedkomponenter eller logiske lag. Fundamentet udgøres af selve hardwaren, hvorpå der er installeret bibliotekssystemapplikationen, hvorigennem al kommunikation til brugerne og andre systemer foregår. Hardwaren kan yderligere opdeles. Der er først og fremmest en server, hvor alt data håndteres. På serveren skal der være et operativsystem ofte af unix typen. Serveren vil normalt fysisk være placeret i et separat driftsrum (indeholder strømforsyning og nødstrøm til server, brandsikring og brandslukningsudstyr, adgangskontrol til driftsrum f.eks. nøgle, overvågning af serverens tilstand, netværksadgang m.m.). Data lagres og håndteres normalt i en database som enten kan være installeret på selve serveren, hvor bibliotekssystemapplikationen er installeret, eller på en anden server. Sædvanligvis benyttes en af de større kommercielle databaser f.eks. Oracle, DB2, MS SQL og lignende Alternativt benyttes en open source database som f.eks. MY SQL. Sammen med installation af databasen er ligeledes knyttet en administrationsapplikation til at overvåge databasen, allokere diskplads, knytte tabeller sammen osv. og sikre, at man kan optimere denne efter behov, hvilket kunne være en typisk opgave for en databaseadministrator. Disse to logiske lag udgør selve den fysiske forudsætning for drift af bibliotekssystem og kan betragtes som "back-bone". Selve bibliotekssystemapplikationen er næste logiske lag. Ved mindre datamængdetrafik er selve bibliotekssystemapplikationen typisk installeret på samme server som databasen. Alternativt er applikationen installeret på separat server ved stor datatrafik mellem bibliotekssystemet og databasen. Desuden er det logiske lag, som vi kalder bruger interface laget, en del af bibliotekssystemet. Dette lag er ikke synligt for den enkelte bruger, men laget indeholder alle de standardfunktionskald, som bibliotekssystemet understøtter, og som vises på brugerens skærm (hvis det er en fuld klient installation). Men dette lag indeholder også alle de funktionskald, som andre systemer kan bruge til at kommunikere med bibliotekssystemet. Til sidst er der selve brugergrænselaget. Det er her, at brugerne arbejder med bibliotekssystemapplikationen enten via en Windows klient (fuld installation) eller via en web browser. Opsummeret kan man betragte bibliotekssystemet opbygget af følgende logiske lag som vist i nedenstående figur 2. For at få en detaljeret oversigt over hele driftsmiljøet for et bibliotekssystem henvises til de vedlagte bilag. Bibliotekssystem model normal betragtning opdelt i forskellige logiske lag Lokale Web brugere Bruger grænse Internet brugere Andre systemer Interface BS applikation DATABASE Server Figur 2. Drift model oversigt for bibliotekssystem med opdeling i logiske lag. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 9 of 50

10 8. Konsolideringsmodeller for drift af bibliotekssystemer. Der hersker ingen tvivl om, at bibliotekssystemet er et af forskningsbibliotekernes kritiske systemer, men det enkelte biblioteks valg af model til at drifte systemet er meget forskelligt. Dette har flere årsager, blandt andet måden hvorpå bibliotekssystemet er blevet indført, hvornår man tog det i brug, størrelsen af forskningsbiblioteket, kompetencer og ressourcer, som er allokeret samt økonomi og strategiske valg. Man kan betragte de forskellige mulige driftsmodeller for bibliotekssystemer ud fra en simpel model, hvor de to yderpunkter er henholdsvis insourcing og outsourcing. Ved insourcing varetager det enkelte bibliotek alt vedr. at drifte og afvikle et bibliotekssystem, mens biblioteket ved det andet yderpunkt, outsourcing, har udliciteret al drift, support og vedligehold til en ekstern partner. Mellem disse to yderpunkter finder man et bredt spektrum af forskellige kombinationer af de to yderpunkter. Dette "grå zone" område betegner vi som "fælles driftscenter / Shared Service Center" området. Skalaen for outinsourcing er vist i nedenstående figur 3. Out- & insourcing skalaen Outsourcing Alt eksternt Fælles Drift center Insourcing Alt internt Figur 3. Skala for in- og outsourcing. Mellem de to yderpunkter er der en række løsninger som betegnes som en form for "Fælles Drift Center/Shared Service Center" Driftsmiljøet for bibliotekssystemet er blevet langt mere komplekst end for ti femten år siden, hvor de første bibliotekssystemer blev implementeret hos forskningsbibliotekerne i Danmark. Ikke blot er kompleksiteten af systemerne øget, men især de mange integrationer og interfaces til andre biblioteksdatabaser har øget kompleksiteten kraftigt. Oven i dette er der sket en teknologisk udvikling, som har ændret brugeradfærden væsentligt ved, at Internettet er blevet kraftigt udbredt med en stor båndbredde, så svartider ikke længere er et praktisk problem. Forandringen har medført, at de primære brugere fra tidligere at være en mindre gruppe lokalt placeret på forskningsinstitutionerne, nu er blevet suppleret med en ny meget stor brugergruppe, som har adgang til bibliotekssystemet via en web browser. Disse markante ændringer i forhold til drift af bibliotekssystemet har indført nye aspekter, som det ikke var muligt at forudse ved de første implementeringer af en driftsmodel af bibliotekssystemet. Yderligere har der med Internettets åbne adgang rejst sig en kraftig trussel omkring IT-sikkerhed og beskyttelse mod IT-virus, Hacking m.m. Disse nye trusler, åbenheden, øget kompleksitet og integration af bibliotekssystemet samt et nyt brugsmønster har betydet, at billedet af et bibliotekssystems driftsmiljø er blevet meget komplekst (se figur 4 nedenunder), hvilket kræver en stor kompetence og ressourceindsats at vedligeholde. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 10 of 50

11 Det nye verdensbillede for driftmiljø af bibliotekssystemet. Mange sekundære brugere Få primære brugere Intranet System Y System X Firewall Bruger certificering Internet Vedligehold System Z Bruger Bruger grænse grænse Interface Interface Sikkerhed mod hacking overvågning Fysisk Opgradering Operativsystem database Antivirus BS BS Applikation Applikation DATABASE DATABASE Lukket drift rum Adgangskontrol Back-up SERVER SERVER Nødstrøm Brandsikring Figur 4 Aktuelt billede af de nye udfordringer i driftsmiljøet af bibliotekssystemet. 8.1 Realistiske konsolideringsmodeller for drift af bibliotekssystemer Hvis man kigger rundt i den danske bibliotekssektor, finder man mange forskellige løsninger. Men igennem vores interviews og erfaring fra bla. infrastrukturen i den danske forskningsbibliotekssektor, har vi opstillet realistiske modeller for drift af et bibliotekssystem. Der tages udgangspunkt i det enkelte forskningsbibliotek for beskrivelse af de valgte konsolideringsmodeller. For at kunne drøfte en konsolideringsmodel er det nødvendig at se på hvilke ansvarsområder, der er indeholdt i driften af et bibliotekssystem. Vi har før set, at det er et komplekst miljø, der skal til for at drifte et bibliotekssystem med flere tekniske aspekter og logiske lag. Ved at koble de logiske lag med ansvarsområder kan man opstille en model for de elementer, som en konsolideringsmodel indeholder. Ud fra denne model kan det enkelte bibliotek afgøre, hvad der er et kerneområde eller ej. Ansvarsområderne, som biblioteket skal vurdere, om de ønsker at drifte selv eller ej, er: Teknisk infrastruktur & drift Bibliotekssystem applikationen (blot kaldt BS applikation) Brugersupport Udvikling Ved teknisk infrastruktur menes alt vedr. selve det tekniske fundament, der skal til for at drifte et bibliotekssystem. Dette er driftsrum med tilhørende adgangskontrol, brandsikring, overvågning, nødstrøm, netværk, serverne, database, overvågningsværktøjer til server, netværk og databaser, sikkerhedsværktøjer (antivirus, brugeradgangskontrolsystemer, firewalls), back-up systemer samt service og vedligehold af disse komponenter (inkl. opgraderinger af serversoftware, operativsystemer og databaser). Ved bibliotekssystemapplikationen menes selve standard softwaren f.eks. Aleph, DDELibre, Boot-it og lignende, som sælges af leverandører inden for dette marked. Brugersupport og udvikling er de to sidste ansvarsområder, som man kan opdele et bibliotekssystem i. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 11 of 50

12 Dette er gengivet i nedenstående figur 5: Bibliotekssystem model ansvarsområder Bruger support Udvikling Bibliotekssystem applikation Teknisk infrastruktur Figur 5 Ansvarsområde for et bibliotekssystem. Der er opstillet seks realistiske driftsmodeller for forskningsbibliotekernes drift af deres bibliotekssystem: (7) Egen drift af bibliotekssystemet. (8) Egen drift af bibliotekssystemet + teknisk serviceaftale. (9) Outsourcet drift af bibliotekssystemet til andet bibliotek. Semiprofessionel hosting partner. (10) Outsourcet drift af bibliotekssystemet til professionel hosting partner (11) Fælles driftscenter for bibliotekssystemet, flere biblioteker. (12) Facility Management løsning for drift af bibliotekssystemet. De enkelte driftsmodellers karakteristika beskrives i følgende afsnit Model 1. Egen drift af bibliotekssystemet Ved denne model kan det enkelte bibliotek vælge både at have det fulde ansvar, kontrol og drift af deres bibliotekssystem. Begrundelsen for dette valg kunne være, at biblioteket betragter bibliotekssystemet som et kerneområde, og derfor ønsker at have fuldt ejerskab og kontrol over bibliotekssystemet og dets infrastruktur. Der er allokeret ressourcer til at varetage disse opgaver, og de besidder den nødvendige faglige kompetence. Uddannelse af personalet foretages løbende for at sikre kompetencen til at kunne varetage samtlige arbejdsopgaver ved drift af eget bibliotekssystem. Der er etableret eget driftsrum med den nødvendige tilknytning af strømforsyning, nødstrøm, brandslukning og lignende. Kvalitetsniveauet for back-up, datasikkerhed, brandsikring m.m. er tilstrækkeligt, dog uden at være professionelt. De tre store arbejdsområder er selve drift og vedligehold af hele infrastrukturen (servere, databaser, netopkobling, datasikkerhed, back-up, driftsrum, strømforsyning m.m.) inkl. service og vedligehold af denne. Det andet område er selve bibliotekssystemet, hvor man har valgt selv at vedligeholde dette (installere tekniske opgraderinger) og stå for slutbrugersupporten (funktionsspørgsmål til bibliotekssystemapplikationen). Det tredje større område er udviklingen, hvor man selv har et udviklingsteam, der sikrer integration mellem de forskellige biblioteksdatabaser, interne systemer og navnlig udvikler webservices. Dette betragtes som vigtigt, da man differentierer sig i forhold til andre forskningsbiblioteker ved netop at udvikle specielle web-services på institutionens hjemmeside. Det er en nødvendighed, at biblioteket har en vis størrelse både hvad angår interne ressourcer og datamængde, samt har økonomisk råderum for at kunne vælge denne model (figur 6). Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 12 of 50

13 Bibliotekssystem model 1 Egen drift Udvikling Bruger support Bibliotekssystem applikation Kerneområde Teknisk infrastruktur Figur 6. Model 1 egen drift af bibliotekssystem, ansvarsområder Model 2. Egen drift af bibliotekssystemet + teknisk serviceaftale Det enkelte bibliotek ser selve bibliotekssystemet og udnyttelsen af dette som deres kerneområde og ønsker kontrol med dette. Man ønsker at drifte systemet hos sig selv i eget driftsrum, men har besluttet, at selve det tekniske vedligehold (udskiftning af hardware på servere og netværk, opgradering af operativsystemet på server, database m.m.) ikke er forretningskritisk. Derfor har de valgt at indgå en service- & vedligeholdelsesaftale med et eksternt firma (ofte hardware og software leverandørerne af det valgte udstyr). Der er allokeret personaleressourcer med den fornødne kompetence til disse arbejdsområder, dog er personale og kompetence ikke fuldt allokeret til tekniske vedligehold og service af infrastrukturen. En forudsætning for valg af denne model (figur 7) er ligesom ved model nummer 1, at biblioteket har en vis størrelse, både hvad angår interne ressourcer, datamængde samt har økonomisk råderum. Bibliotekssystem model 2 egen drift + teknisk service aftale Udvikling Bruger support Kerneområde Bibliotekssystem applikation Teknisk infrastruktur Ikke kerneområde Men forretningskritisk Figur 7. Model 2 egen dift + serviceafale for bibliotekssystemet Model 3. Outsourcet driften af bibliotekssystemet til andet bibliotek. Semiprofessionel hosting partner Biblioteket vælger, at dets kerneområde er selve brugen af bibliotekssystemet, udvikling og den tætte integration med forskningsinstitutionens internetløsninger. Driften og vedligehold af systemet er ikke et forretningsmæssigt kernefokusområde. Derfor vælges det at lægge drift, vedligehold og service ud til Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 13 of 50

14 andre ved en outsourcing aftale. Valget af partner er et andet større bibliotek, som benytter samme bibliotekssystem og ikke en egentlig professionel hosting/outsourcing partner fra det private erhvervsliv. Årsagen er, at man ønsker en partner, som man både har et fagligt tillidsforhold til, og som man ved, har det nødvendige drift setup til at varetage drift og vedligehold af et bibliotekssystem. Det er altså ikke en ren økonomisk betragtning, som ligger bag ved valg af hosting partner i denne model (figur 8). Udviklingen og tilpasningen af bibliotekssystemets funktioner til f.eks. institutionens hjemmeside står biblioteket stadig selv for, da dette anses som et kerneområde. Biblioteket besidder ressourcer med den rette kompetence internt til at varetage udviklingen. Dette betragtes også i denne model som et vigtigt område, da man kan differentiere sig i forhold til andre forskningsbiblioteker igennem forskellige specielle tilpasninger af søgning i bibliotekssystemet på institutionens Internet hjemmeside. Support af slutbrugerne kan placeres enten hos outsourcing partneren som et fælles supportcenter/helpdisk eller forblive på forskningsbiblioteket. Formodentligt vil man vælge at lave et fælles support center pga. økonomiske overvejelser og samle spidskompetencen et sted. Økonomisk kan der ligge en ikke uvæsentlig besparelse i at flytte driften af bibliotekssystem ud fra biblioteket. Der er ofte en større personale gruppe tilknyttet varetagelsen af drift samt klargøring af faglitteratur til bibliotekssystemet. Denne arbejdsopgave vil tit blive en naturlig del af en outsourcing aftale. Bibliotekssystem model 3 outsourcing af drift til andet bibliotek. Udvikling Bruger support Bibliotekssystem applikation Teknisk infrastruktur Kerneområde Stå selv for tilpasning af klient og web tilgang Ikke kerneområde Men forretningskritisk. Drives af bibliotek X Figur 8. Model 3 outsourcing af bibliotekssystem drift til andet bibliotek Model 4. Outsourcet drift af bibliotekssystemet til professionel hosting partner Som forrige modelløsning har biblioteket i denne model (figur 9) ikke drift, service & vedligehold som et af deres kerneområder, men det er fortsat forretningskritisk. Men her vælges at lægge driften ud til en professionel hosting partner i det private erhvervsliv. Årsagen er, at man ønsker en så driftseffektiv løsning som muligt. Det er ikke vigtigt set med bibliotekets øjne, om hosting partnere har kendskab til bibliotekssektoren for at drifte bibliotekssystemet. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 14 of 50

15 Bibliotekssystem model 4 outsourcing af drift til professionel hosting firma. Udvikling Bruger support Bibliotekssystem applikation Teknisk infrastruktur Kerneområde Ikke kerneområde Drives af eksternt professionelt hosting firma Figur 9. Model 4 outsourcing af bibliotekssystemet til professionel hosting partner Model 5. Fælles driftscenter for flere biblioteker af bibliotekssystemet Ved denne model (figur 10) har flere biblioteker valgt at gå sammen om et egentligt driftscenter / Shared service center som varetager og driver bibliotekssystemet. Baggrunden for dette kunne være, at de enkelte biblioteker ikke ser drift af bibliotekssystemet som et af deres kerneområder. Dette kan være ud fra et strategisk økonomisk- eller driftseffektivt syn, hvor man ikke ønsker at binde ressourcer internt til denne opgave. Risikoen deles ligeledes med de andre biblioteker. Det er ikke et kardinalpunkt, at man benytter samme bibliotekssystemapplikation (f.eks. Aleph eller Boot-it), da det er mindre vigtigt, hvilket system der vælges, i forhold til den infrastruktur der skal etableres i et fællesdriftscenter (om det er den ene applikation eller den anden er sekundært). Selve driftscenteret ligger i biblioteksregi for at opretholde det høje faglige kendskab til forskningsbibliotekssektoren. Fysisk placering, organisatorisk og forretningsmæssigt ejerskab samt den økonomiske model ligger uden for denne opgaves målsætning. Om det fællesdriftscenter skal operere på markedsvilkår, være et profitcenter med fokus på overskud eller drives som en indtægtsdækket virksomhed magen til den model som MiniBib benytter, må afgøres af de biblioteker, der måtte ønske at indgå i dette fællesskab. Der skal opbygges et egentlig driftsteam og den fornødne infrastruktur. Det vil være naturligt at indgå en service & vedligeholdelsesaftale med tredjepart vedr. hardware, database og teknisk vedligehold af bibliotekssystemet. At opbygge intern kompetence til at varetage egentlige hardwareservice vil formodentlig ikke kunne betale sig (kræver høj faglig spidskompetence). Brugersupport varetages ligeledes af det fælles driftscenter, hvor der etableres en help disk funktion, hvorfra slutbrugerne hos de deltagende biblioteker kan få hjælp med spørgsmål og fejl hos en ekspertgruppe. Denne gruppe skal nødvendigvis have et professionelt kendskab til biblioteksverdenen og et højt kendskab til bibliotekssystemet, som de supporterer. Udvikling varetages ikke i det fælles driftscenter, da det er en parameter, de enkelte biblioteker kan benytte til at differentiere sig over for deres brugere i forhold til andre forskningsbiblioteker, f.eks. på institutionernes hjemmesider. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 15 of 50

16 Bibliotekssystem model 5 Fælles driftscenter Udvikling Kerneområde Bruger support Bibliotekssystem applikation(er) Teknisk infrastruktur Ikke kerneområde Fælles driftsinfrastruktur. Drifter et eller flere bibliotekssystemer. Figur 10. Model 5, fælles driftscenter af bibliotekssystem drift og support Model 6. Facility Management løsning for drift af bibliotekssystemet. Målet er at få opbygget en Facility Management model for bibliotekssystemet. Det er den mest omfattende model, hvor flere biblioteker beslutter sig for at etablere et samarbejde, hvor alt vedr. bibliotekssystem drift, brugersupport og størstedelen af udviklingen skal varetages. Baggrunden kunne være, at det ikke er et kerneområde for det enkelte bibliotek at stå for alt dette, da deres kerneområder er at kunne tilbyde services til deres brugere og kunne differentiere sig. Hvordan dette sker, er ikke et forretningskritisk område - blot det sker. Denne model kan opfattes som en yderligere udbygning af det fælles driftscenter fra model fem. Den fysiske drift, service & vedligehold samt infrastrukturen er lagt ud til et professionelt privat hosting firma, mens selve den kontraktuelle opfølgning varetages af det fælles driftscenter. Årsagen er, at dette er det mest driftseffektive valg og giver mest fleksibilitet for fællesløsningen. Ressource bindingen til denne opgave er optimeret, idet der kun er behov for at få højt kompetente personer til at sikre, at hosting firmaet også leverer den aftaleservice til det fælles driftscenter (figur 11). Applikationssupporten til slutbrugerne af bibliotekssystemet vil være beliggende i det fælles driftscenter. Det skal betragtes som et ekspertcenter, som alle brugerne kan kontakte med spørgsmål vedr. bibliotekssystemet døgnet rundt (24 x 7 timers support). For det enkelte bibliotek vil dette blive et "singel point of contact". Udvikling foretages primært af fælles driftscenter, som sikrer integration til andre bibliotekers relevante databaser og systemer. Der udvikles forskellige web services, som alle kan benytte. Specialiseret udvikling f.eks. rapporter, søgefunktioner og web services til egne hjemmesider varetages af de enkelte biblioteker. Forholdet mellem fællesudvikling og egen udvikling forventes at opfylde 80/20 reglen og vil sikre en bedre økonomisk udnyttelse af f.eks. web services til gavn for flere end det er tilfældet med en individuel model. Da dette fælles driftscenter besidder udviklingskompetence, vil det være naturligt at betragte disse som en fælles pulje af udviklere på lige fod med eksterne konsulenter. Det enkelte bibliotek kan ved udvikling af deres egne specialtilpassede services benytte disse udviklere ved ledig kapacitet. Man kan kort sige, at biblioteket laver kravspecifikationen, mens selve programmeringen/udviklingen foregår hos den udviklingsgruppe, som er tilknyttet det fælles driftscenter. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 16 of 50

17 Bibliotekssystem model 6 Facility Management Udvikling Bruger support Bibliotekssystem applikation(er) Ikke kerneområde Teknisk infrastruktur Figur 11. Model 6, Facility Management model for drift, support og udvikling. Der er i nedenstående tabel lavet en kort opsummering af de seks modeller for drift af bibliotekssystemet og fordelingen af kerneområder. For en mere detaljeret oversigt over ansvarsområder og arbejdsopgaver for disse modeller henvises til bilag. Model 1 egen drift Model 2 egen drift + serviceaftale Model 3 Outsourcet til andet bibliotek. Model 4 Outsourcet til prof. hosting firma Model 5 Fælles driftscenter Model 6 Facility Management Kerneområde: Teknisk X infrastruktur bibliotekssystem X X applikation Bruger support X X X - - Udvikling X X X X X - 9. Konsoliderings modeller fordele, ulemper og omkostning De ovenstående seks konsolideringsmodeller har forskellige fordele, ulemper og omkostninger. Disse har vi fundet frem til igennem interviews med samarbejdspartnere, egen intern erfaring samt input fra forskellige hosting firmaer. 9.1 Fordele For de seks opstillede modeller for drift af bibliotekssystemet er der for hver af disse opstillet følgende fordele: Egen drift af bibliotekssystemet Ved valg af selv at drifte sit bibliotekssystem er der en række fordele, som både dækker driftsmodel 1 og 2, der blev beskrevet i forrige afsnit. Den største fordel ved at drive sit eget bibliotekssystem er, at man har fuld kontrol over driften, supporten og udviklingen. Dette giver ofte den anden store fordel nemlig en hurtig responstid ved udvikling og supporthenvendelser. Kommandovejen fra problem til løsning er ofte meget kort, og dette sikrer, at et problem kan løses meget hurtigt. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 17 of 50

18 Biblioteket får opbygget erfaring internt vedr. drift af bibliotekssystemet og får derved et bedre grundlag for at hjælpe deres brugere og give et mere kvalificeret input til fremtidig udvikling. Økonomisk er der ofte den fordel, at moderinstitutionen stiller en række faciliteter til rådighed uden beregning f.eks. fysiske lokaler, strøm, netværk og lignende. De ansattes kompetencer kan udnyttes bedre, da man har større kendskab til de enkelte medarbejderes evner og dygtighed. Man har lettere ved at tilpasse sig forskellige situationer på kort tid. Hvis man vælger at indgå en service og vedligeholdelsesaftale på det tekniske hardware, får man den fordel, at man ikke internt skal have en række spidskompetencer, som løbende skal sikres på et højt fagligt niveau, som ofte kun bliver udnyttet et par gange om året ved f.eks. udskiftning af en disk eller opgradering af operativsoftwaren på serveren. Ved at lade leverandøren stå for dette via en serviceaftale lægger man denne opgave ud til specialister, og lægger ligeledes risikoen ud til andre. Fordele ved egen drift (model 1) Fuld kontrol og ansvar over bibliotekssystemet, kerneområde Økonomi o Optimering af udgift til personale ved bedre udnyttelse af kompetence o Ofte stiller moderinstitutionen faciliteter til rådighed (driftsrum, el, netopkobling mm.) Udvikling og support o Optimeret søgeservices ved egen udvikling i eget driftsmiljø o Hurtigere svartid til brugerne ved udvikling, ændringer og support o Direkte adgang til udviklerne reducerer udviklingstiden o Egen udvikling internt giver bedre tilretning og optimering af bibliotekssystemet o Egen support og viden om bibliotekssystemet internt til at supportere brugerne Fordele ved egen drift med service og vedligeholdelsesaftale (model 2). Som ved model 1 plus o Skal ikke bruge ressourcer på at uddanne og vedligeholde spidskompetence internt vedr. hardware o Risiko ved service på hardware lægges ud til leverandøren Drift outsourcing af bibliotekssystemet Vælges der en outsourcing model for driften af bibliotekssystemet svarende til model 3 og 4 i forrige afsnit er den vigtigste fordel nok, at man som bibliotek kan fokusere på sine kerneområder og undgå, at man spilder unødige ressourcer på områder, der ikke er forretningskritiske. Det at opbygge og drifte bibliotekssystemet er ikke et kerneområde ved modellerne 3 og 4, mens det at bruge et bibliotekssystem og dets søgefaciliteter er et kerneområdet. En anden stor fordel er, at man køber sig til fleksibilitet. Man kan få tilpasset sit behov efter omstændighederne. Ved outsourcing opnås en række økonomiske fordele, hvor den største er, at man kan reducere de ressourcer, der har haft til opgave at varetage driften. Ressourcerne kan enten reallokeres til områder, der er underbemandet eller afvikles. Hvis den fysiske litteratur udgør en stadig mindre andel af bibliotekssystemets faglitteraturudlån/søgning, så er det forholdsvis dyrt at bevare ressourcer internt til support og klargøring af litteraturen. Disse kan med fordel outsources. Hvis man vælger at outsource til et andet bibliotek, som f.eks. også benytter samme bibliotekssystem er den overvejende fordel kendskabet til bibliotekssystemer. Man kan sige, at de "taler samme sprog" og dette kan lette en outsourcing. Det bliver en stor fordel, hvis man også vælger at lægge brugersupporten ud, da man derved kan trække på det andet biblioteks help-disk og yderligere kan reducere personalet, som varetog support. Fordelen for det bibliotek, som hoster bibliotekssystemet er, at de får yderligere en kundegruppe til support og derved opnår større kritisk masse i deres supportcenter. Hvis man vælger at lægge driften ud til et privat hosting firma, vil man opnå en mere professionel håndtering af driften, ide de netop har det som deres kerneområde. Økonomisk vil dette være det mest Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 18 of 50

19 driftseffektive, da der er en meget hård konkurrence på markedet vedr. outsourcing. Teknologisk vil biblioteket få adgang til meget avanceret teknologi (state of the art) som er skalerbar og med meget høj performance (+99,9 %). Der er i nedenstående skema opstillet en mere detaljeret liste over fordele ved valg af en outsourcing løsning: Generelle fordele ved outsourcing af drift af bibliotekssystemet (model 3 og 4): Fokus på kerneområde o Fokusering på kerneområder o Reduktion i "ikke" kerneområder o Fokus på kerneområderne i IT afdelingen (andre områder end drift og support af bibliotekssystemet) f.eks. udvikling/tilpasning af webservices af bibliotekssystemet o Biblioteket skal ikke bruge ressourcer på integration og vedligehold af infrastrukturen o Risikoen ved drift lægges over til udbyderen og væk fra biblioteket o Serviceniveauet aftales i kontrakt og kan ændres efter behov Økonomi o Optimering af ressourcer o Besparelse ved personalereduktion o Frigivelse af ressourcer fra bibliotekssystemet så de kan bruges på andre kerneområder o Ved større opgraderinger/skift af teknologi er det oftest økonomisk fordelagtigt at indgå en outsourcing aftale o Ikke investere i overkapacitet f.eks. nødstrøm, køling, brandsikring da dette deles med flere o Budgetsikkerhed, ingen overraskelser. Cash-flow management o Synlighed med hensyn til bibliotekssystemet driftsomkostninger Personale og organisatorisk o Personale får nye arbejdsopgaver og dermed erfaring (bredere viden, mindre sårbar) Fordele ved outsourcing af drift af bibliotekssystemet til andet bibliotek (model 3): o Brancheviden om bibliotekssystemer "taler samme sprog" o Support og uddannelse af bibliotekssystemet lægges ud til andre. Det er meget dyrt at bevare internt o Klargøring af bøger (registring, indbinding, påsætte mærkning mm) udføres af Det Kgl. Bibliotek som en del af aftalen). Giver økonomisk besparelse. Fordele ved outsourcing af drift af bibliotekssystemet til en professionel hosting partner (model 4): Teknologi o Adgang til avanceret teknologi ofte " State-of-the-art" (både servere, datalagersystemer, back-up systemer, overvågning, sikkerhed mm.) o o Høj system performance ved dedikeret infrastruktur Avancerede serversetup, ofte skalerbart, nyeste teknologi og automatisk belastningsudjævning Personer, ressourcer, organisation o Hosting partnerens personale kan allokeres efter behov og i den nødvendige tid (f.eks. kan man allokere 0,4 personressource i en måned). Kan opfattes som en variable ressource o Hosting partneren har højt kvalificerede og specialiserede ressourcer til netop drift, vedligehold og sikkerhed af IT systemer Drift, support og vedligehold o Garanti for oppetider er ofte meget høje (større end 99,5%) Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 19 of 50

20 o o Driftsstatistikker udarbejdes løbende og stilles til rådighed Hurtig fejlretning døgnet rundt Fleksibelt o Fleksibilitet i valg af den rette teknologi (tilpasses efter behov og teknologiske muligheder) o Kan løbende tilpasse behovet efter omstændighederne o Serviceniveauet aftales i kontrakt og kan ændres efter behov o Har man i spidsbelastninger brug for mere datakraft/lagerkapacitet kan man få dette stillet til rådighed med øjeblikkelig virkning "on-demand", og man betaler kun for forbruget Økonomi o Besparelsen er ofte mellem % på drift og vedligeholdelsesomkostninger af systemer og applikationer i forhold til selv at udføre dette selv i virksomheden o Betaler ofte kun for den datamængde man bruger (trafik og lager) o IT omkostninger kan gøres variable alt afhængigt af datatrafikken og service niveauet. Ikke længere en fast omkostning o Synlighed af udgifter til IT drift o Omkostningseffektivt infrastruktur Sikkerhed, back-up, restore o Høj konfiguration og sikkerheds management o Pålidelig infrastruktur (redundante systemer) o Særligt sikret driftsrum med begrænset personadgang og med personlogning o Avanceret fysisk sikring af driftsrum ved tyverialarm og video overvågning o Avancerede back-up og restore faciliteter o Høj procedure standard f.eks. service log, change log m.m o Afprøvede procedure ved nedbrud og datagenskabelser (discaster revocer procedure/nødplaner) o Stabil strømforsyning ofte med flere indgående kilder (sikret mod større strømsvigt fra en leverandør) o Overvågning døgnet rundt alle dage Fælles driftscenter Den store fordel ved et fælles driftscenter er, at flere biblioteker går sammen for at opnå stordriftsfordele (scale of economy) samt at sikre et solidt driftsmiljø for bibliotekssystemer. Økonomisk er fordelen, at flere mindre biblioteker ikke hver i sær skal opbygge eget driftsmiljø, men kan drage fordel af et fælles set-up. Dette muliggør, at selv mindre biblioteker kan benytte et bibliotekssystem mod at betale en andel af driften, hvorimod de ikke selv har økonomisk mulighed for at opbygge infrastrukturen til dette internt. Ved at mange deles om udgiften bliver det muligt at opnå et driftscenter med en høj teknologisk infrastruktur, og man kan udnytte kapaciteten langt bedre. En fordel er, at der ved et fællesdriftscenter opnås en kritisk størrelse, som gør, at man kan samle et fagligt kompetent team og sikre en løbende uddannelse af disse personer som formodentlig bliver fagligt udfordret og opnår en øget jobtilfredshed. Fordelen er, at det enkelte bibliotek ikke skal afsætte ressourcer til driftsopgaver lokalt. Ved et godt driftsmiljø set-up kan man sikre, at der kan afvikles forskellige bibliotekssystemapplikationer, hvilket har den fordel, at flere biblioteker kan tilsluttes det centrale driftscenter. At der evt. afvikles flere forskellige bibliotekssystemer fra driftscenteret ses blot som en fordel ved support, da man opnår en større specifik funktionalitets- vidden i help-disk (dækker bredere). Fordelen er, at viden omkring sådanne systemer og deres fundamentale funktioner er til stede samt konkret biblioteksviden, således at brugerne opnår en høj kvalitet fra supportcenteret. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 20 of 50

21 Fordele ved fællesdriftscenter af bibliotekssystem (model 5) Fokus på kerneområde o Fokusering på kerneområder o De enkelte biblioteker skal ikke opbygge egne driftscentre o Biblioteket skal ikke bruge ressourcer på integration og vedligehold af infrastrukturen o Risikoen ved drift lægges over til fællesdriftscenter og væk fra det enkelte bibliotek Økonomi o Optimering af ressourcer, stordriftsfordel o Besparelse, da hvert bibliotek ikke skal allokere personale til drift o Optimal udnyttelse af infrastruktur. da flere deler både kapacitet og investeringer o Budgetsikkerhed, ingen overraskelser. Cash-flow management o Synlighed i, hvad drift af bibliotekssystemet koster o Mindre biblioteker får også mulighed for at benytte et bibliotekssystem Personale og organisatorisk o Samle kompetent team centralt til gavn for alle o Opbygge ressourcer, som supportere flere bibliotekssystemer o Bedre kompetence og kapacitetsudnyttelse o Kontrol over bibliotekssystemet "inhouse" o Fordel at være flere biblioteker sammen (større masse/bruger) over for leverandøren ved ændringsønsker o Øget jobtilfredshed ved at være en del af et højt fagligt kompetencecenter i stedet for at være en del af et lille bibliotek Support, drift og udvikling o "Single point of contact" ved support og fejl o Mulighed for support døgnet rundt (24 timer, 365 dage) o Support varetages af personer med faglig ekspertise o Kendskab til flere bibliotekssystemer Teknologi o Følge med tiden (opgraderinger) o Højt teknologisk set-up er opnåeligt for alle biblioteker o Muligt at opbygge et højteknologisk driftscenter som det enkelte bibliotek ikke har ressourcer til Facility Management Den største fordel er, at alt vedrørende bibliotekssystemet, som ikke anses som et kerneområde, er lagt ud til en professionel partner. Det enkelte bibliotek kan fokusere skarpt på netop de ting, som de er gode til, og lade den eksterne partner tage sig af netop de områder som er deres kerneområde (infrastruktur, drift, support og udvikling). Fordelene ved Facility Management er en blanding af fordelene ved en outsourcing løsning til en professionel partner og så fællesdriftsmodellen. Blot er der yderligere en fordel, nemlig at udviklingen ligeledes er fjernet fra det enkelte bibliotek og lagt ud til enten driftscenteret eller andre konsulenter. Det enkelte bibliotek kan således fokusere fuldt og helt på at lave specifikationen til de løsninger, som de ønsker lavet og så lade andre om at programmere disse. Disse fordele er angivet i nedenstående liste. Dog er der kun angivet hovedområderne, idet alle detaljerne er magen til dem, som er angivet for løsningen for model 4 og model 5 (se venligst detaljer herunder) Fordele ved Facility Management løsning for drift af bibliotekssystem (model 6) Fokus på kerneområde o Her er alt lagt ud til en ekstern professionel partner således at biblioteket kan fokusere fuldstændigt på sine services og hvordan de skal differentiere sig o Ellers de samme fordele som for model 4 "outsourcing til professionel partner" og model 5 "fællesdriftsmodel" Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 21 of 50

22 Økonomi o De samme som for model 4 "outsourcing til professionel partner" og model 5 "fællesdriftsmodel" Personale og organisatorisk o De samme som for model 4 "outsourcing til professionel partner" og model 5 "fællesdriftsmodel" Support, drift og udvikling o Udvikling er lagt ud til Facility Management partneren. Biblioteket specificere blot løsningen o Ellers de samme fordele som for model 4 "outsourcing til professionel partner" og model 5 "fællesdriftsmodel" Teknologi o De samme som for model 4 "outsourcing til professionel partner" og model 5 "fællesdriftsmodel" Fleksibelt o De samme som for model 4 "outsourcing til professionel partner" og model 5 "fællesdriftsmodel" Sikkerhed, back-up, restore o De samme som for model 4 "outsourcing til professionel partner" og model 5 "fællesdriftsmodel 9.2 Ulemper Hver model har udover fordelene en række ulemper, som det er nødvendig at kende til ved et valg af model. Derfor er der for hver af de seks driftsmodeller givet en kort beskrivelse af ulemperne efterfulgt at en liste med de mest væsentlige ulemper Egen drift af bibliotekssystemet Ved at vælge at drifte sit eget bibliotekssystem (model 1 og 2) er der en række ulemper, som man skal være klar over. De væsentligste er vist i nedenstående tabel. Den væsentligste er, at biblioteket skal opbygge og vedligeholde et komplet driftsmiljø til bibliotekssystemet. Selv om der i forvejen eksisterer et IT- driftscenter på moderinstitutionen, så er det en stor opgave at vedligeholde og sikre et godt driftsmiljø for bibliotekssystemet. Ulemper ved egen drift (model 1 og model 2) Vedligeholdelse af et driftsmiljø og infrastruktur, for at kunne afvikle bibliotekssystemet Den anvendte teknologi til drift og infrastruktur er ikke så effektiv som eksterne hosting partnere (ikke state of the art) Sikkerhed ved driftsrum er ofte ikke så omfattende som hos hosting partnere Er mindre fleksible teknologisk og ved allokering af ressourcer som ved outsourcing Økonomi o Nødvendigt at have interne ressourcer allokeret til drift o Man kan ikke have mindre end en hel ressource allokeret (en person er minimum i modsætning til hostingpartnere, hvor personen deler sin ressource mellem flere systemer) o Generelt dyrt at drifte IT-systemer samt bibliotekssystemet o Teknologien i infrastrukturen opdateres/udskiftes ikke så hurtig som hos hosting firmaer, og derved er den ikke så cost effektiv Personale og organisation o Skal have kompetence internt til opgaver, selv om disse udføres sjældent o Skal løbende uddanne personale i både drift, udvikling og bibliotekssystem o Ved nedbrud kan manglende erfaring være et problem Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 22 of 50

23 Support, drift og udvikling o Har ofte en mindre professionel back-up procedure end eksterne hosting firmaer o Mindre erfaring med at genskabe data efter et nedbrud (trænes ofte slet ikke) end eksterne hosting firmaer. o Driftsdokumentationen er normalt ikke så omfattende og stringent som hos en ekstern hosting partner Ulemper ved egen drift med service og vedligeholdelsesaftale (model 2). Som ved model Drift outsourcing af bibliotekssystemet. Mange har den opfattelse, at outsourcer man sin drift, så er den "evige lykke gjort". Sådan er det ikke, og der er en række ulemper ved en outsourcing. Hvis man ikke har analyseret disse, vil man få sig en ubehagelig overraskelse. De største ulemper er, at biblioteket kan miste kontrol over driften, samt at det ofte føles som en mere besværlig proces med længere svartider til følge ved supporthenvendelser. I nedenstående tabel er samlet en række af de største ulemper ved valg af outsourcing. Generelle Ulemper ved outsourcing af drift af bibliotekssystemet (model 3 og 4): Kontrol o Risiko for nedsat kontrol med drift af bibliotekssystemet o Risiko for ikke have fuld kontrol over kvaliteten o Risiko for tab af kontrol er til stede, når der er stor forskel på kompetence mellem udbyder og kunden Kvalitet, service niveau og løsningstider. o Afbrydelse af services o Forlængelse af løsninger og svartider o Flere og mere komplekse processer og procedurer, som virker som et forsinkede led Personer, ressourcer, organisation o Kompleks service håndtering af kontrakter, Serviceaftaler m.m. o Alt skal nedfældes i en kontrakt o Der skal udarbejdes serviceaftaler (SLA service level agreements) o Leverandørens personale har ikke de kvalifikationer, som skal til for at løse opgaven o Udbyder holder sig til kontrakten og kun til, hvad der er aftalt o Skift i fokus internt fra konkret løsning af fejl/sager til opfølgning på outsourcing kontrakt (driftstider, vedligehold, fejlretning mm.). o Modstand mod forandring i organisationen o Niveauet af den valgte outsourcing partner (evne og stabilitet) o Ændrede arbejdsopgaver for medarbejdere o Afgivelse af kontrol, idet man ikke selv "trykker på knappen" o Sværere at have kontrol over ændringer i programmet o Kulturchok for ansatte. De er ikke længere i centrum med indflydelse o Magt/indflydelse forsvinder fra bibliotekssystemgruppen Teknologi og sikkerhed o Ved delt hosting f.eks. web server kan performance/svartider blive nedsat, da netopkobling og servere deles af flere o Sikkerhedsspørgsmål, idet firewall og typisk web servere deles med andre o Datasikkerhed kan svækkes, idet kundes data opbevares uden for kundes organisation Økonomi o Der er ikke nogen ændring i licensudgiften o Ikke noget at spare på den fysiske plads ved flytning af server Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 23 of 50

24 Support, drift og udvikling o Support tager ofte længere tid - f.eks at stille et spørgsmål og få det besvaret - end ved egen drift o Der kan være "langt" til hosting partneren, når der er problemer o Interface integrationsproblemer ved at lægge bibliotekssystemet ud i byen Ulemper ved outsourcing af drift af bibliotekssystemet til andet bibliotek (model 3): o Hosting biblioteket har normalt ikke den samme høje driftsprofessionalisme som et rent IT-hosting firma i det private erhvervsliv med hosting som deres kerneområde o Teknologisk er hosting bibliotekerne ikke på samme højde som de private hosting firmaer o Superbrugergruppen bliver opløst o Kraftig reduktion af personale med fokus på bibliotekssystemsystemet. Ulemper ved outsourcing af drift af bibliotekssystemet til en professionel hosting partner (model 4): o Risiko for at hosting partneren forsvinder ud af markedet (specielt de mindre hosting virksomheder) o Hosting/outsourcing partneren har ikke nødvendigvis forstand på bibliotekssystemer. Deres kernefokus er på drift og vedligehold og ikke selve bibliotekssystemapplikationen og de speciel udviklede integrationer (web services, interfaces etc.) Fælles driftscenter Fælles driftscenter modellens ulemper ligner umiddelbart dem, der også er ved outsourcing modellen. Men der er et væsentlig punkt, hvor man formodentlig vil opleve en række ulemper for de enkelte biblioteker. Disse udfordringer er af mere politisk karakter og opstår, når flere biblioteker skal til at samarbejde om opbygning og driftsstruktur for et fælles driftscenter. Der er en række ting, som skal være på plads - lige fra det rent praktiske med opbygning af driftscenter og beliggenhed over til den organisation, som skal ligge bagved, aftalegrundlaget, kontraktindhold, service niveau, prisfastsættelse osv. Dette er en meget stor opgave, og derfor kan man formodentlig ikke få opbygget et fælles driftscenter inden for samme periode som en outsourcing løsning. Der er en større udfordring i, hvordan det økonomiske fundament skal være for et fælles driftscenter. Skal det operere på lige markedsvilkår med priser som hos private hosting firmaer, eller skal det være drevet som indtægtsdækket virksomhed (som kendes fra MiniBib)? De ulemper, som de enkelte biblioteker har ved en outsourcing af bibliotekssystemet, der vedrører reduktion af kontrol af kvalitet og drift, er til stede men dog i mindre omfang, da bibliotekerne selv er med til at opbygge det fælles driftscenter. ulemper ved fællesdriftscenter af bibliotekssystem (model 5) Politisk vanskeligt at opbygge fælles driftscenter organisation Opbygningsfasen af fælles driftscenter er formodentlig lang pga. de mange bibliotekers interesser Økonomi o Man skal blive enige om det økonomiske fundament for et driftscenter. o Ellers de samme ulemper som for model 3 "outsourcing af driften af bibliotekssystem til andet bibliotek" og model 4 "outsourcet driften af bibliotekssystem til professionel hosting partner" Personale og organisatorisk Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 24 of 50

25 o De samme ulemper som for model 3 "outsourcing af driften af bibliotekssystem til andet bibliotek" og model 4 "outsourcet drift af bibliotekssystem til professionel hosting partner" Support, drift og udvikling o De samme ulemper som for model 3 "outsourcing af driften af bibliotekssystem et til andet bibliotek" og model 4 "outsourcet driften af bibliotekssystem til professionel hosting partner" Teknologi o De samme ulemper som for model 3 "outsourcing af driften af bibliotekssystem et til andet bibliotek" og model 4 "outsource driften af bibliotekssystem til professionel hosting partnerl" Facility Management Ved valg af en Facility Management løsning er der umiddelbart de samme ulemper som ved valg af en outsourcing løsning og en fælles driftsløsning. Men den største ulempe er, at der er så få udbydere - hvis overhovedet nogen - i Danmark, som kan tilbyde en facility management løsning for drift af et bibliotekssystem inkl. udvikling/tilpasning. Når et bibliotek vælger denne løsning, gives der afkald på mere end blot ved outsourcing nemlig udviklingen, og dette kan være en ulempe. Risikoen for at kontrol og indflydelse svækkes yderligere er til stede. En ikke ubetydelig ulempe er, at man skal lave en meget omhyggelig kontrakt/aftale med Facility Management partneren, hvor forventninger til kvalitet og service er beskrevet inden for samtlige facetter i driften af et bibliotekssystem. Ulemper ved Facility Management løsning for drift af bibliotekssystem (model 6) Få, hvis overhovedet nogen, udbydere af Facility Management løsning for et bibliotekssystem i Danmark Afgiver endnu mere kontrol og magt end ved en outsourcing model Kontrakten med Facility Management partneren skal være omhyggelig, da alle aspekter ved drift af bibliotekssystem samt udvikling varetages af tredjepart Økonomi o Ellers de samme ulemper som for model 3 & 4 "outsourcing" og model 5 "fællesdriftsmodel" Personale og organisatorisk o Ellers de samme ulemper som for model 3 & 4 "outsourcing" og model 5 "fællesdriftsmodel" Support, drift og udvikling o Ellers de samme ulemper som for model 3 & 4 "outsourcing" og model 5 "fællesdriftsmodel" Teknologi o Ellers de samme ulemper som for model 3 & 4 "outsourcing" og model 5 "fællesdriftsmodel" 9.3 Omkostninger Der er forbundet en række omkostninger til de valgte modeller, men det kan være yderst vanskeligt at få en præcis opgørelse af, hvad de reelle omkostninger er, således at man kan sammenligne modellerne. Det er ikke muligt i dette projekt at få afdækket de præcise omkostninger, men det er muligt at give en indikation af, hvilke omkostninger der indgår, og i hvilket omfang disse har på modellen Egen drift af bibliotekssystem Denne model kan være vanskelig at få et sandt billede af, nemlig hvad reelle omkostninger er ved drift af bibliotekssystemet. Der indgår både en direkte omkostning i form af licenser, personaleudgift (løn, uddannelse), hardware afskrivninger m.m. og en indirekte omkostning f.eks. i form at fysisk plads stillet til Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 25 of 50

26 rådighed fra moderinstitutionen, manglede timeregistrering af faktisk forbrugt tid ved f.eks. udvikling og intern support m.fl. Omkostninger ved egen drift (model 1) Direkte målbare omkostninger o Lønudgift til personale, der er allokeret til drift af bibliotekssystem (typisk mindst en til to fuldtidsansatte) o Licenser til leverandør af bibliotekssystem (normalt en fast procentvis del af den samlede kontraktsum f.eks % årligt) o Udgifter til køb af ny hardware f.eks. datadiske o Udgift til løbende uddannelse af personale (ca % af arbejdstiden) o Udviklingsudgift/konsulentudgift Indirekte svære målbare omkostninger. o Husleje hos moderinstitution (driftsrum og kontorer) o Omkostninger af øvrige faciliteter som moderinstitutionen stiller til rådighed (el, netopkobling, køling, vagt ordning, adgangskontrol m.m.) o Afskrivning af etableret driftsrum med køling, brandsikring, nødstrøm etc. o Timer som forbruges til support, udvikling, ad-hoc opgaver i forbindelse med bibliotekssystemet o Effektivitetsomkostning, hvis medarbejderne ikke er så effektive som hos et privat hosting firma (tid, kvalitet) Omkostninger ved egen drift med service og vedligeholdelsesaftale (model 2). Som ved model 1 samt o Udgift til service og vedligeholdelsesaftale (er typisk mellem % af hardware prisen, betales årligt) Outsourcing aftale Hvis der vælges at drifte bibliotekssystemet efter en outsourcing model, så er de væsentlige omkostningerne synlige. Der indgås en kontakt med udbyderen, hvor ydelserne er nøje beskrevet, og priserne man afregner efter ofte er efter forbrug - f.eks. hvor mange Gb data der skal tages back-up af. Dog vil der være visse omkostninger hos biblioteket som forekommer i større eller mindre omfang. Et eksempel er, at hvis man ikke kan afsætte den fornødne tid hos biblioteket til at følge op på aftalen, så kan det ske, at der opstår omkostninger, som er svære at prisfastsætte - f.eks. svartider på supporthenvendelser øges. Omkostninger ved en outsourcing model (model 3 og 4) Direkte målbare omkostninger o Fast beløb (månedligt/kvartal/år) som dækker alt vedr. drift af bibliotekssystemet o Udannelse, når der er behov i bibliotekssystemet o Den reelle udgift til at få driftet systemet (drift, overvågning, support etc.) o Opstartsbeløb til etablering hos hosting partner o Dataforbrug til og fra systemet (er ofte inkluderet en hvis mængde datatrafik i grundpris) o Datalagerforbrug betales normalt ved en lineær sammenhæng mellem størrelse på datalager og pris o Yderligere krav til serviceniveau tillægges kontrakten o Den typiske direkte omkostning af drift og vedligeholdelse ligger normalt på % af den omkostning, man har hos den enkelte virksomhed ved at drifte systemet selv Indirekte svære målbare omkostninger o Personale og tid til at følge op på aftalen (overholdes driftsoppetider, svartider ved supporthenvendelse og lignende.) o Virksomhedens kapacitet, evne og kompetence kan blive reduceret til en kritisk størrelse Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 26 of 50

27 o o vedr. drift og vedligehold af bibliotekssystemet, hvis dette outsources Personale kan forlade biblioteket pga. outsourcing aftalen og derved mistes kompetence Hvis outsourcing partneren forsvinder fra markedet og driftsmiljøet skal gen-etableres Fælles driftscenter Ved denne model er omkostningerne afhængige af den økonomiske aftale som det fællesdriftscenter er bygget op omkring. Ellers vil omkostningen være af samme karakter som ved outsourcing løsningen. Da der er flere til at udnytte infrastrukturen samt at der er et større volumen forventes det at omkostningen bliver mindre end ved egen drift. Forudsætningen er at man kan udnytte de stordriftsfordele der opstår og kan benytte det til at blive mere omkostningseffektiv. Direkte omkostninger: Udgift til fællescenter modellen efter fastsat aftale (forventes lavere end ved egen drift) Ellers omkostninger som for "outsourcing model" Facility Management De direkte omkostninger ved Facility Management løsningen er indeholdt i den kontrakt man indgår med den partner som varetager opgaven. Hvis partneren er en i forvejen professionel hosting virksomhed, må omkostningen forventes at være den laveste af samtlige modeller, hvis man kun ser på den direkte udgift. Årsagen er, at facility Management partneren har specialiseret sig i netop de services, som indgår i drift af et bibliotekssystem og samtidig udnytter stordriftsfordele (scale of economy). De øvrige omkostninger er forholdsvis lig dem, som er for outsourcing modellen og for fælles driftsmodel. Direkte omkostninger: o Omkostning til drift af bibliotekssystem, support og udvikling fastsættes i kontrakt Ellers omkostninger som for "outsourcing model" og "fælles driftscenter" Opsummering af modellernes fordele, ulemper og omkostninger For overskuelighedens skyld har vi samlet de væsentligste punkter vedr. fordele, ulemper og omkostninger for alle seks driftsmodeller der er gennemgået. Disse er opstillet i følgende skema: Fordele Ulemper Omkostning Model 1 Egen drift Fuld kontrol og ansvar Faciliteter stillet til rådighed af moderinstitutionen Hurtigere svartid ved udvikling, ændringer og support Direkte adgang til udviklerne Har hele risikoen Vedligeholdelse af driftsmiljø og infrastruktur Er mindre fleksible teknologisk Nødvendigt at have interne ressourcer allokeret Uddannelse af personale i drift, udvikling og bibliotekssystem Ved nedbrud kan manglende erfaring være et problem Lønudgift til personale Udgifter til ny hardware Udgift til uddannelse Omkostninger af faciliteter som moderinstitutionen stiller til rådighed Model 2 Egen drift + service aftale Fordele som for model 1 plus: Skal ikke bruge ressourcer på at uddanne og vedligeholde hardware kompetence Risiko ved hardware lægges ud til leverandøren Samme ulemper som ved model 1 på nær: Risikoen dækker alt med undtagelse af hardware service. Samme omkostninger som for model 1 plus: Udgift til service og vedligeholdelsesaftale Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 27 of 50

28 Model 3 Outsourcing af drift til andet bibliotek Fordele Ulemper Omkostning Generelle fordele ved outsourcing valg: Biblioteket skal ikke bruge ressourcer på integration og vedligehold af infrastrukturen Risikoen ved drift lægges over til udbyderen og væk fra biblioteket Optimering af ressourcer. Budgetsikkerhed, ingen overraskelser. Synlighed mht. driftsomkostninger Specielt for denne model: Brancheviden om bibliotekssystemer Generelle ulemper ved outsourcing valg: Risiko for nedsat kontrol Risiko for ikke have fuld kvalitetskontrol Flere og mere komplekse processer og procedure, et forsinkede led Der skal udarbejdes service aftaler Ændrede arbejdsopgaver for medarbejdere Ingen ændring i licensudgiften Support svar tager ofte længere tid "langt" til hosting partneren ved problemer Fast beløb som dækker alt vedr. drift Opstartsbeløb til etablering Betaler for datalager forbrug (pr Mb) Personale skal bruge tid til at følge op på aftalen Model 4 Outsourcing af drift til professionel hosting partner Model 5 Fælles driftscenter Samme generelle fordele som model 3 plus: Adgang til avanceret teknologi " State-of-the-art" Avancerede server set-up, Hosting partnerens personale kan allokeres efter Hurtig fejlretning døgnet rundt Fleksibilitet teknologi Besparelsen er mellem % på drift Betaler kun for den datamængde man bruger Synlighed af IT driftsudgifter Omkostningseffektivt infrastruktur Pålidelig infrastruktur Avancerede back-up og restore faciliteter Afprøvede procedure ved nedbrud Biblioteker skal ikke opbygge egne driftscentre Risikoen ved drift lægges over til fællesdriftscenter Stordriftsfordel Besparelse da hvert bibliotek ikke skal allokere personale til drift Budgetsikkerhed Mindre biblioteker kan også benytte et bibliotekssystem Bedre kompetence og kapacitets udnyttelse Kontrol over bibliotekssystemet "inhouse" Support varetages af Specielt for model 3: Teknologisk er hostingbibliotekerne ikke på samme højde som de private hosting firmaer Samme generelle ulemper som model 3 plus: Risiko for at hosting partneren forsvinder ud af markedet Hosting/outsourcing partneren har ikke forstand på bibliotekssystemer Samme ulemper som ved outsourcing model 3 og 4 men yderligere: Politisk vanskeligt at opbygge fælles driftscenter organisation Man skal blive enige om det økonomiske fundament Omkostningerne er de samme som for model 3 Samme omkostninger som for outsourcing modeller (3 og 4) dog med undtagelse af: Udgift til fællescenter modellen efter fastsat aftale Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 28 of 50

29 Model 6 Facility Management Fordele Ulemper Omkostning personer med faglig ekspertise Højt teknologisk set-up er opnåeligt for alle biblioteker Samme fordele som for model 4 og model 5, plus: Alt lagt ud til en ekstern professionel partner Biblioteket kan fokusere på sine services Udvikling er lagt ud til Facility Management partneren Biblioteket specificerer "kun" krav til udviklingen Samme ulemper som ved outsourcing og fællesdrift (model 3,4 og 5) men yderligere: Få udbydere af Facility Management løsning Afgiver endnu mere kontrol, og magt Samme omkostning som for outsourcing modellerne 3 &4 og fælles driftscenter modellen nr. 5 på nær: Omkostning til drift support,udvikling 10. Analysemodel for vurdering lokal systemdrift Der er udarbejdet en praktisk analysemodel til brug af det enkelte bibliotek til at vurdere deres egen driftsmodel af bibliotekssystemet vs. outsourcing. Formålet er at kunne bidrage med et beslutningsstøtte resultat til ledelsen i bibliotekerne. Analysemodellen består af to dele, hvor den første del drejer sig om faktuelle oplysninger vedrørende systemet, og den anden del drejer sig om vurdering af systemet med hensyn til forskellige aspekter. Modellen er selvforklarende således at dem der skal arbejde med den har beskrivelse og vejledning i samme model. Modellen er valgt opbygget i et regneark MS Excel som de fleste enten har lokalt på deres pc eller også kan arbejde med ved brug af andre regnearks applikationer. Det enkelte bibliotek skal indtaste deres relevante data både i den faktuelle del og i vurderingsdelen. Man skal være opmærksom på at få indtastet så korrekte data som muligt da der ellers vil opstå en fejlkilde i resultatet som det ikke er hensigten ved et beslutningsstøttegrundlag. Man kan benytte denne analysemodel selvstændig uden at have kendskab til rapporten. Analysemodel, faktuelle oplysninger Denne del af analysemodellen omfatter angivelse af faktuelle oplysninger vedrørende systemet. Disse oplysninger drejer sig om kapacitet, produkter, daglig cyklus med hensyn til drift og anvendelse, og omkostninger. Denne del er baseret på IT PI (IT Performance Improvement, en intern IBM metode) og Projekt Digital Forvaltnings estimering af IT-omkostninger. De faktuelle oplysninger benyttes primært i forbindelse med estimering af omkostninger for systemet, men de faktuelle oplysninger kan også sammenholdes med vurderingen af systemet (anden del af analysemodellen) for at komme frem til konklusioner f.eks. om det er bedst at in- eller outsource, eller om en konsolidering af systemet vil være hensigtsmæssig. Analysemodel, subjektiv vurdering Den anden del drejer sig om vurdering af systemet med hensyn til forskellige aspekter. Det omfatter en række udsagn med hensyn til IT hos bibliotekerne. "Udsagnene vedrører håndtering af drift, support og sikkerhed, arkitektur og infrastruktur som systemet indgår i, kompetenceniveau for IT medarbejdere, kvaliteten af systemets funktionalitet og systemets tekniske egenskaber. Her er der angivet nogle påstande, som skal vurderes med hensyn til tre aspekter: Nuværende kvalitet (As Is), ønsket kvalitet (to be) og vigtighed. Denne del er baseret på IT PI (IT Performance Improvement) som er en anerkendt IBM-metode baseret på over 10 års erfaringer med at forbedre processer og effektivitet inden for IT-området hos virksomheder. Der er for opgaven udvalgt relevante områder hvortil der er opstillet en række spørgsmål Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 29 of 50

30 baseret på IT PI metoden. Målet er her at opnå et objektivt billede af den lokale systemdrift hos de enkelte biblioteker ud fra en subjektiv vurdering af forskellige aspekter. Denne objektive vurdering og de faktuelle oplysninger vedrørende systemet vil så danne basis for vurderingen af den systemdrift hos de enkelte biblioteker. Beregningsresultat Efter indtastning og vurdering af en række udsagn beregner modellen selv en score for det enkelte bibliotek. Den faktuelle del benyttes til at beregne de samlede omkostninger (direkte og indirekte) ved driften af nuværende model. Dette sammenlignes med beregning af hvad det ville koste at lægge selve driften ud til et outsourcing firma. Der er valgt at medtage to firmaer DIR A/S og UNI-C (se detaljer i bilag) som de to firmaer hvor et bud på en hosting løsning beregnes ud fra. Den objektive dels resultat består af en beregnet værdi (middelværdi) med angivelse af spredning inden for de fem udvalgte områder. Endvidere er der angivet med farvekode i regnearket hvor der er yderlige vurderinger. Dette danner baggrund for evt. indsatsområder for biblioteket nemlig der hvor der er en stor forskel på nuværende og ønskelig situation og som samtidig vurderes som vigtig. Samtlige resultater vises på en side. De samlede værdier af den vurdering vises grafisk i et søjlediagram (med usikkerheden indtegnet) og som et profil kort (radar chart). Disse to grafiske visninger er valgt for at give et hurtig overblik over bibliotekets drift og det er nemt at sammenligne forskellige resultater ud fra disse. Indsatsområder og antallet af spørgsmål som der skal kigges nøjere på vises i et oversigtsskema. De økonomiske beregninger af nuværende drift og omkostning ved at lade hosting firmaer stå for driftsmiljøet sammenholdes ligeledes i et skema. 11. Resultat Resultat Opstillet i alt seks modeller for drift af bibliotekssystem Fordele, ulemper og omkostninger er opstillet for modellerne Der er udarbejdet en praktisk analysemodel til vurdering af det enkelte biblioteks lokale systemdrift. Der er opstillet seks realistiske modeller for drift af bibliotekssystem. Disse dækker spektrummet lige fra det ene yderpunkt "egen drift" til det andet yderpunkt "Facility Management". Hver af disse har en række fordele, ulemper og omkostninger som gør at det enkelte bibliotek må ind og vurdere sin egen nuværende driftssituation og den fremtidige. De tre samarbejdspartneres nuværende driftsmodelvalg (egen drift, outsourcing og fællesdrift) er indeholdt i de opstillede modeller. Der er en række overvejelser som det enkelte bibliotek skal tage stilling til ved valg af driftsmodel for bibliotekssystemet. Det primære er at få afklaret sine kerneområder som de er nu og hvilke man ser i fremtiden. Herefter skal man ind og vurdere valget ud fra økonomiske aspekter, teknologi og ressourcer hvilket skal ende op med en strategi for valg og hvordan organisationen skal sammensættes for at nå dette mål. Det er en vanskelig proces at få udarbejdet en business case. Man kan have glæde af en forholdsvis simpel beslutningsmodel (se fig. 12) som med fordel kan anvendes bla. til at vurdere hvilken driftsmodel det enkelte bibliotek skal vælge for sit bibliotekssystem. Skal man udfører opgaven selv eller lade andre udføre den (outsourcing)? Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 30 of 50

31 Beslutningsmodellen går i alt sin enkelthed ud på at der er to parameter "hvor vigtig er det for organisationen" og "hvor komplekst/vanskeligt er det at udføre" som man skal vurdere. Disse er Hvilken løsning skal man vælge? Kritisk Gør det selv (forretningsviden) Lad andre Professionelle udføre (SLA er) Ikke Kritisk? Outsouce (Umidelbart) Let Svært Figur 12. Model til støtte ved valg af om man skal lave opgaven selv, underopdelt i hhv. "kritisk, ikke kritisk" for organisationen og "let, svært" for hvor vanskeligt det er at udfører for organisationen. Hvis opgaven er kritisk og det er let at lave så skal organisationen selv udføre denne. Men derimod hvis opgaven er kritisk og svær så bør man lade eksterne professionelle udføre opgaven. Erfaring fra andre lignende projekter Igennem IBMs vidensdatabase over opgaver/projekter og tilbud som er udført globalt har vi søgt efter lignende projekter inden for biblioteksverden. Resultaterne var følgende: Fandt kun få projekter vedr. biblioteker og konsolidering/outsourcing. Der er kun udført få outsourcings opgaver hvor det primært har været konsolidering af datalagring (data stoage). Et konkret projekt som IBM har implementeret er en konsolidering af datalager og drift af servere der håndtere billeder for Washington library image bibliotek i USA. På nordisk plan har der i år 2003 været et udbud fra de finske universiteter. Udbudet vedrørte at samle drift og infrastruktur for en række biblioteker i Finland. IBM vandt ikke tilbudet og projektet. Resultat er ikke kendt. Faldgruber Der er en række faldgruber man skal passe på at undgå ved valg af model for drift af bibliotekssystem. Ser kun på det økonomiske resultat (bundliniebetragtning) uden at se på fordele og ulemper ved valg af driftsmodel. Man betragter ikke bibliotekssystemet som et komplekst system men kun som en applikation. Man tror at bibliotekssystemet er en stor kasse ("black-box") Man betragter ikke bibliotekssystem som et system opbygger af flere logiske lag. Tror at man blot skal vælge mellem intern drift eller lade andre drifte systemet (outsourcing). Glemme at man skal ind og vurdere de enkelte logiske lag i bibliotekssystemet (servere, database, applikation, interface/integration og brugersupport). Man kan godt outsource dele af et bibliotekssystem og beholde andre blot man har vurderet konsekvenserne. Der er ikke nogen tekniske hindringer for at man kan splitte bibliotekssystemet op efter de logiske lag således at selve driften af systemet kan udskilles og drives af andre end biblioteket selv. Indirekte omkostninger er ikke medtaget i regnestykker speciel ved egen drift Man har ikke defineret sine kerneområder og hvilke man ønsker at fastholde. Tiden kan være mere eller mindre optimal for valg af driftsmodel. Står man foran en større infrastruktur opgradering bør man overveje hosting. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 31 of 50

32 Den kritiske masse er for lille (for lille datamængde eks.) til at det kan svare sig at gå fra egen drift til outsourcing. Organisationens modenhed ved evt. valg af outsourcing. Man skal være rede til at kunne håndtere en partner relation i biblioteksorganisationen. Valg af outsourcing partner Valget skal passe med det behov der er både for service, kvalitets og datamæssigt. Der findes adskillige hosting firmaer på markedet i Danmark lige fra små enkeltmandsfirmaer til meger professionelle firmaer (eks. IBM, CSC, HP, DM DATA, Mærsk Data, Siemens med flere). Hosting firmaerne kan drifte løsninger som dækker alt lige fra små firmaer, til små & mellemstore virksomheder (SMB marked) og op til de helt store virksomheder (Enterprice) IBM har sin egen division som varetager al hosting. Det er Strategic Outsourcing (SO). Deres udgangspunkt er at kundens nuværende omkostningssum for driften skal være mindst 1 mio. DKK før at IBM SO ønsker at indgå kontrakt. Der er ikke økonomi i mindre aftaler for IBM grundet den høje omkostning forbundet med sikkerhedskrav, krav til kvalitet m.m. Typiske outsourcing aftaler for IBM SO er de store banker, mobiltelefonselskaber og store internationale industri virksomheder. Der er ikke kritisk volumen i data for et enkelt bibliotek til at der kan laves forretning for et af de store outsourcing selskaber. Kun ved at bibliotekerne går sammen og opnår et større volumen kan det forventes at de store hosting selskaber i Danmark ser en økonomisk interesse i at lave et partnerskab. Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 32 of 50

33 12. Bilag 12.1 Detaljeret bibliotekssystems model I nedenstående model (figur 13) vises en oversigt over det komplekse miljø som et bibliotekssystem typisk afvikles i. Kompleksiteten er øget de seneste år i takt med åbenheden og brugen af Internettet, som har medført en stadig mere kontrol med adgang, sikring mod hacking og virus beskyttelse. Typisk totalt driftsmiljø af bibliotekssystemet. Få primære brugere Intranet Mange sekundære brugere System Y System Z System X Firewall Bruger certificering Internet Vedligehold Fysisk Opgradering Operativsystem database Back-up Antivirus Firewall Back-up Back-up data Bruger grænse Interface BS Applikation DATA DATABASE Operativ system Server Sikkerhed mod hacking Nødstrøm Brandsikring overvågning Adgangskontrol Fysisk driftsrum Figur 13. Et typisk billede af det komplekse driftsmiljø hvor bibliotekssystemet afvikles Konsolideringsmodeller detaljeret skema over ansvarsområder Der er en række opgaver og ansvarsområder som det enkelte forskningsbibliotek påtager sig alt afhængigt af hvilken konsolideringsmodel der vælges. I nedenstående skema er der angivet hvilke disse er fordelt efter de seks driftsmodeller som er opstillet i hovedrapporten. Skema over: Hvilke opgaver og ansvarsområder har det enkelte forskningsbibliotek ved valg af de seks opstillede modeller for drift af bibliotekssystemer? Konsoliderings model (1) (3) Fælles (6) Egen driftscenter. Facility drift Management Emne: (2) Egen drift, & service aftale (4) Outsource til andet bibliotek (5) Outsoure drift til prof. hosting Partner Eget driftsrum X X Etablering/vedligehold X X af køling, strøm, netopkobling Nødstrøm (UPS) X X Document: Rapport modeller for konsolidering af Date: Subject: Projektrapport Modeller for konsolidering af forskningsbibliotekernes bibliotekssystemer Page 33 of 50