DISTRIKTSVEDTÆGTER for Inner Wheel Danmark Distrikt

Transkript

1 DISTRIKTSVEDTÆGTER for Inner Wheel Danmark Distrikt Vedtaget på Landsmøde nr. 170, oktober 2016 Godkendt af International Inner Wheel Executive Committee, februar 2017 Distriktets navn er distriktets nummer. 1 Navn og hjemsted 2 Distriktets formål Distriktets formål er at hjælpe og støtte Inner Wheel klubberne inden for distriktets geografiske område, samt at være bindeled mellem klubberne, Inner Wheel Danmark og International Inner Wheel. 3 Distriktets medlemskab af organisationer mv Stk.1. Inner Wheel Danmark er opdelt i 5 distrikter. Distriktspræsidenten og pastdistriktspræsidenten er medlem af Inner Wheel Danmarks nationalbestyrelse. Distriktsbestyrelsen er delegeret som følger: A. Delegeret til distriktsmøder er de 6 stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer. B. Delegeret til Landsmøde er de 6 stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer. C. Delegeret til International Convention med 1 stemme. Stk.2. Distriktet er i alle forhold underlagt den til enhver tid gældende Constitution vedtaget på International Inner Wheels Convention, samt de til enhver tid gældende vedtægter og retningslinjer for klubber, distrikter og Inner Wheel Danmark, samt beslutninger vedtaget på Inner Wheel Danmarks landsmøde. Distriktet har derudover mulighed for selv at fastsætte sine egne interne regler, når blot disse vedtægter overholdes. 4 Medlemskreds og kontingent KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 1 af 8

2 Stk.1. Distriktets medlemskreds udgøres af Inner Wheel klubberne inden for distriktets geografiske område. Stk.2. Kontingent Medlemskontingentet fastsættes for et år ad gangen af bestyrelsen og godkendes på forårsdistriktsmødet. Distriktskontingentet forfalder til betaling pr. 31. august og indeholder kontingent til såvel distriktet, Inner Wheel Danmark som International Inner Wheel. Kontingentet opkræves af distriktskassereren hos distriktets klubber og beregnes pr. medlem, den 1. juli. Kontingent skal være indbetalt inden Efterårsdistriktsmødet, for at klubbernes delegerede har stemmeret. For medlemmer optaget i perioden 1. juli december betales fuldt distriktskontingent, mens for medlemmer optaget fra 1. januar maj betales halvt kontingent. Ved udmeldelse har klubben ikke krav på refusion af distriktskontingent. Ved et medlems overflytning til andet distrikt, aftales evt. overførsel af kontingent med det nye distrikt. 5 Distriktskomitémøder Stk.1. Distriktskomitéen er distriktets højeste myndighed, repræsenteret ved 2 delegerede fra hver af distriktets klubber, dog 3 delegerede fra klubber med mere end 50 medlemmer (til efterårsdistriktsmødet medlemstal pr. 1. juli og til forårsdistriktsmødet medlemstal pr. 1. januar), samt distriktsbestyrelsens 6 stemmeberettigede medlemmer. Stk.2. Distriktskomitéens opgaver: a. Godkender den kommende distriktsbestyrelsen på forårsdistriktsmødet. b. Godkender beretninger fra distriktsbestyrelse. c. Godkender distriktets årsregnskab og budget samt fastsætter årskontingent. d. Behandler indkomne forslag. e. Opstiller kandidater til posten som vicenationalpræsident. f. Opstiller kandidater til posterne som officers og board directors til International Inner Wheels bestyrelse samt International Inner Wheel redaktør/media manager. g. Valg af distriktsrevisorer. h. Fremsætter forslag til ændring af Constitution og nationale vedtægter. Stk.3. Der afholdes hvert år 2 distriktskomitémøder. Forårsdistriktsmøde afholdes hvert år i marts måned og efterårsdistriktsmøde i forbindelse med landsmødet i oktober. Begge møder indkaldes med mindst 6 ugers varsel via mail til klubberne. Med indkaldelsen skal følge dagsorden og forslag, der skal behandles på mødet. Indkaldelsen til forårsdistriktsmødet skal være vedlagt budget, og indkaldelsen til efterårsdistriktsmødet skal være vedlagt påtegnet regnskab. KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 2 af 8

3 Stk.4. Forslag, der ønskes forelagt distriktskomitéen, skal være distriktspræsidenten i hænde senest 8 uger før distriktsmødet, for at give distriktsbestyrelsen tid til behandling, før dagsorden udsendes via mail til klubberne. Ændringsforslag til dagsordenens punkter skal være distriktspræsidenten i hænde senest 4 uger før mødet, og revideret dagsorden udsendes senest mindst 2 uger før mødet. Stk.5. På mindst et af distriktskomitémøderne skal der aflægges beretninger. Stk.6. Dagsorden for forårsdistriktsmødet skal indeholde mindst følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Godkendelse af dagsorden. 3. Forslag til budget. 4. Fastsættelse af kontingent. 5. IIW Convention (kun i år med Convention). 6. Godkendelse af distriktsbestyrelse for næste år. 7. Opstilling af kandidater til nationale- og internationale poster. 8. Hvert andet år genvalg af nationalpræsident (lige år) 9. Valg af revisorer. 10. Eventuelt. Stk.7. Dagsorden for efterårsdistriktsmødet skal indeholde mindst følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Godkendelse af dagsorden. 3. Fremlæggelse af regnskab til godkendelse. 4. Forslag til vicenationalpræsident (ulige år). 5. Forslag til vicedistriktspræsident. 6. Forslag til nationalkasserer (lige år). 7. Eventuelt. Stk.8. Forhandlingsregler ved distriktsmøder: 1. Distriktspræsidenten leder valg af dirigent. Dirigenten skal være Inner Wheel medlem med kendskab til mødeledelse. 2. Distriktsbestyrelsen forelægger sine egne forslag. Andre forslag skal forelægges af den klub, der har fremsendt det. 3. Til distriktsmøderne har alle fremmødte taleret under forhandlingerne. Dirigenten kan dog begrænse taletiden. Kun delegerede har stemmeret jf. 5 stk Distriktskomitéen er beslutningsdygtig, når halvdelen af komitéen er til stede. 5. Distriktskomitéens beslutninger indføres i mødereferat, der lægges på distriktets hjemmeside. Stk.9. Distriktskomitéen træffer beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Afstemning sker ved håndsoprækning, dog skal skriftlig afstemning finde sted ved personvalg, samt hvis ét medlem kræver det. Ved lige stemmetal foretages lodtrækning, hvis det gælder KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 3 af 8

4 personvalg, ellers er distriktsbestyrelsens afgørelse endelig. Afstemning ved fuldmagt eller pr. brev/mail modtaget senest 1 time før mødets start er tilladt. Kun klubber, der har betalt distriktskontingent, har stemmeret. Stk.10. Ekstraordinært distriktskomitémøde kan til enhver tid indkaldes af distriktsbestyrelsen med 14 dages varsel via mail, og skal indkaldes inden en måned, når mindst halvdelen af distriktets klubber ønsker dette. Stk.11. Salg af Inner Wheel effekter og godkendte gaveartikler er altid tilladt ved distriktsmøder. Tilladelse til salg af andre gaveartikler kan gives af distriktsbestyrelsen. Tilladelse til indsamlinger og lotterier kan gives af distriktsbestyrelsen. Stk.12. Alle medlemmer kan deltage i distriktsmøderne. 6 Distriktets daglige ledelse Stk.1. Distriktets daglige ledelse udgøres af distriktsbestyrelsen. Distriktsbestyrelsen består af 6 stemmeberettigede medlemmer, som skal dække følgende poster: Distriktspræsident Vicedistriktspræsident Pastdistriktspræsident/Extension Organiser Distriktssekretær Distriktskasserer District International Service Organiser (DISO) Herudover kan der til distriktsbestyrelsen knyttes personer med særlige opgaver f.eks. 2. sekretær, webmaster, presseansvarlig, it-konsulent mv. Disse personer udpeges af distriktsbestyrelsen og har ikke stemmeret, men taleret i bestyrelsen. Et medlem af distriktsbestyrelsen bør ikke samtidig have en post i en klubbestyrelse. Stk.2. Opstilling og valg til distriktsbestyrelsen. Distriktets klubber opstiller kvalificerede kandidater til distriktsbestyrelsen med de opstilledes samtykke. Forslag sendes til distriktssekretæren inden den af distriktet fastsatte dato. Er der mere end én kandidat til en post, skal der være valg. Valget sker ved skriftlig afstemning inden forårsdistriktsmødet. Klubberne tilsendes pr. en stemmeseddel med de opstillede kandidaters navne samt en kort præsentation af kandidaterne. Hver klub har én stemme. Kun klubber, der har betalt distriktskontingent, har stemmeret. Klubberne skal inden stemmeafgivelse behandle valget på et klubmøde. Stemmesedlen sendes til distriktspræsidenten i en neutral kuvert, som derefter lægges i en kuvert mrk. afstemning og klubnavn. Åbning af kuverter og stemmeoptælling foretages af distriktspræsidenten sammen med 2 medlemmer af distriktsbestyrelsen. Ved lige stemmetal foretages lodtrækning. Stemmeantal opgives ikke, men kandidaterne kan få dem oplyst ved henvendelse til distriktspræsidenten. Distriktsbestyrelsen godkendes på forårsdistriktsmødet. KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 4 af 8

5 Et medlem kan fungere i en distriktsbestyrelse i maksimum 6 fortløbende år. Stk.3. Distriktsbestyrelsens opgaver, kan fordeles således: A. Distriktspræsident a. Skal have været vicedistriktspræsident. b. Funktionsperiode 1 år. c. Følger klubbernes arbejde og skal være orienteret om alle væsentlige aktiviteter. Besøger distriktets klubber. Leder distrikts- og distriktsbestyrelsesmøder. Aflægger beretning ved mindst et af de to årlige distriktsmøder. Er medlem af Inner Wheel Danmarks bestyrelse. Kan være medlem af alle udvalg nedsat af distriktsbestyrelsen. Distriktspræsidenten er bestyrelsens delegerede ved Convention og er samtidig stemmeholder (proxy-vote-holder) for de af distriktets klubber, der måtte ønske det. Er distriktspræsidenten forhindret til Convention, udpeger distriktsbestyrelsen en delegeret stedfortræder, som er eller har været medlem af en distriktsbestyrelse, som samtidig er stemmeholder (proxy-voteholder) for de af distriktets klubber, der måtte ønske det. Ved kortvarigt fravær er pastdistriktspræsidenten stedfortræder. Ved varigt fravær skal vice- eller pastdistriktspræsidenten overtage posten. B. Vicedistriktspræsident a. Skal have været klubpræsident, må ikke tilhøre samme klub som distriktspræsidenten. b. Funktionsperiode 1 år. c. Kan træde i distriktspræsidentens sted ved dennes varige fravær. d. I tilfælde af varigt fravær skal distriktsbestyrelsen foreslå en kvalificeret efterfølger. Forslag hertil skal forelægges distriktskomitéen ved førstkommende distriktsmøde. C. Pastdistriktspræsident/Extension organiser a. Funktionsperiode 1 år. b. Er stedfortræder for distriktspræsidenten ved dennes kortvarige fravær. c. Kan træde i distriktspræsidentens sted ved dennes varige fravær. I tilfælde af varigt fravær udpeger distriktsbestyrelsen en tidligere pastdistriktspræsident d. Er medlem af Inner Wheel Danmarks nationalbestyrelse. Aflægger rapport fra Inner Wheel Danmarks nationalbestyrelse på distriktsbestyrelsesmøder. Aflægger beretning ved mindst et af de to årlige distriktsmøder. Informerer nationalbestyrelsen om distriktets arbejde. Danner nye klubber og inspirerer klubberne til extension. Hjælper ved deling, sammenlægning og opløsning af klubber. D. Distriktssekretær a. Udpeges af distriktspræsidenten. b. Skal have været klubsekretær. c. Funktionsperiode max 3 år, men skal udpeges/godkendes årligt. KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 5 af 8

6 d. Skriver og udsender indbydelser og dagsordner til samtlige møder, udarbejder referater, der offentliggøres på distriktets hjemmeside og varetager i det hele distriktets korrespondance i samarbejde med distriktspræsidenten. Ajourfører International Inner Wheels database med nye klubbestyrelsesmedlemmer. e. I tilfælde af varigt fravær udpeger distriktspræsidenten en kvalificeret efterfølger. E. Distriktskasserer a. Skal have været klubkasserer. b. Funktionsperiode max 3 år, men skal vælges årligt. c. Varetager distriktets økonomi, forelægger budget på forårsdistriktsmødet og revideret årsregnskab på efterårsdistriktsmødet, opkræver kontingent fra klubberne. Holder distriktspræsidenten orienteret om ændringer i medlemsantal. Informerer pastdistriktspræsidenten om udmeldelser. d. I tilfælde af varigt fravær udpeger distriktsbestyrelsen en kvalificeret efterfølger. F. District International Service Organiser (DISO) a. Skal have været medlem af en klubbestyrelse. b. Funktionsperiode max 3 år, men skal vælges årligt. c. Varetager korrespondance vedr. distriktets velgørenhedsarbejde, venskabsbesøg og anden international kontakt. Formidler indlæg til Inner Wheel Nyhedsbrev (IWI). Aflægger beretning ved mindst et af de to årlige distriktsmøder. Udarbejder rapport til ledende DISO, kan varetage distriktets PR-opgaver. d. I tilfælde af varigt fravær udpeger distriktsbestyrelsen en kvalificeret efterfølger. Stk.4. Distriktsbestyrelsen kan udpege personer til varetagelse af særlige opgaver, såsom itkonsulent. Stk.5. Distriktsbestyrelsen kan nedsætte udvalg til løsning af specielle opgaver. Stk.6. Distriktsbestyrelsen leder distriktet i overensstemmelse med nærværende vedtægter, distriktskomitéens beslutninger samt vedtægter og beslutninger foretaget af International Inner Wheel og Inner Wheel Danmark. Stk.7. Distriktsbestyrelsen afholder møde efter behov og fastsætter selv sin forretningsorden. Stk.8. Distriktsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk.9. Distriktspræsidenten leder forhandlingerne og i hendes fravær pastdistriktspræsidenten. Stk.10. Distriktsbestyrelsen kan give dispensation vedrørende valg til klubbestyrelser. Stk.11. Distriktsbestyrelsen kan indstille kandidater til såvel distrikt, national og international ledelse. 7 Regnskab og revision KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 6 af 8

7 Stk.1. Distriktets midler skal anbringes i anerkendt pengeinstitut. Stk.2. Regnskabsåret er 1. juli til 30. juni Stk.3. Revisorpåtegnet regnskab fremlægges på efterårsdistriktsmødet til godkendelse. Stk.4. Regnskabet skal underskrives af distriktspræsidenten og distriktskassereren. 8 Tegningsregler Stk.1. Distriktet tegnes af distriktspræsidenten og distriktskassereren i forening eller ved en af disses forfald af distriktspræsidenten eller distriktskassereren i forening med 2 medlemmer af distriktsbestyrelsen. Stk.2. Der meddeles prokura til distriktskassereren til at foretage daglige disponeringer over distriktets bankkonti. 9 Hæftelse Stk.1. Distriktet hæfter kun for sine forpligtelser med den af distriktet til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke distriktets medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse. 10 Vedtægtsændringer Ændringsforslag til nærværende vedtægter, kan stilles af klubber, distriktsbestyrelser og Inner Wheel Danmarks bestyrelse. Ændringsforslag skal være vedtaget på et klubmøde, et distriktsbestyrelsesmøde eller et bestyrelsesmøde i Inner Wheel Danmarks bestyrelse. Datoen for behandling og vedtagelse skal fremgå af forslaget. Klubbernes forslag skal sendes via distriktspræsidenten. Forslag skal være nationalbestyrelsen i hænde senest 15.juli. Forslaget fremlægges derefter på landsmødet, vedtagelse kræver 2/3 flertal. De danske vedtægter skal derefter godkendes af International Inner Wheel. 11 Sammenlægning af distrikter Hvis grundlaget for et distrikt ændres, kan dette lægges sammen med et andet distrikt. Sammenlægning af to eller flere distrikter skal først drøftes på et møde mellem distriktsbestyrelserne og nationalpræsidenten. KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 7 af 8

8 a. Beslutning om sammenlægning af distrikter kan kun tages på de respektive distrikters distriktskomitémøder eller på et ekstraordinært distriktsmøde, hvortil klubberne er indkaldt ved særskilt brev senest 8 uger før. Vedtagelse af sammenlægning kræver 2/3 flertal af hvert distrikts delegerede. Afstemning ved fuldmagt eller pr. brev/mail modtaget senest 1 time før mødets start er tilladt. b. Det nye distrikt skal godkendes af International Inner Wheel. c. De oprindelige distrikter fortsætter indtil 30. juni. Det nye distrikt træder i funktion 1. juli. 12 Opløsning af distrikt Hvis grundlaget for et distrikts fortsatte beståen ikke længere er til stede, kan dette opløses. Opløsningen skal først drøftes på et møde mellem distriktsbestyrelsen og nationalpræsidenten. a. Beslutning om opløsning af et distrikt kan kun tages på et distriktskomitémøde eller på et ekstraordinært distriktsmøde, hvortil klubberne er indkaldt ved særskilt brev senest 8 uger før. Vedtagelse af opløsning af distriktet kræver 2/3 flertal af distriktets delegerede. Afstemning ved fuldmagt eller pr. brev/mail modtaget senest 1 time før mødets start er tilladt. b. Det opløste distrikts klubber kan selv bestemme, hvilket nabodistrikt de søger optagelse i efter drøftelse med nationalpræsidenten. c. Distriktskomitéen skal godkende optagelse af nye klubber. Vedtagelse af optagelse kræver 2/3 flertal af distriktets delegerede. Afstemning ved fuldmagt eller pr. brev/mail modtaget senest 1 time før mødets start er tilladt. d. Klubbens nye distriktstilknytning skal godkendes af International Inner Wheel. Således vedtaget på landsmødet den 2.oktober Dirigentens navn og underskrift: Vibeke Gamst Aalborghus Inner Wheel Klub KM/NP Vedtaget på landsmøde nr. 170, 2. oktober 2016 / ratificeret af IIWs Executive Committee Side 8 af 8