Orientering. Dansk Orienterings-Forbund. Medieplan Delrapport 1/2007. HB møde 5/2007. Punkt B 1

Transkript

1 Orientering Medieplan Delrapport 1/2007 HB møde 5/2007 Punkt B 1 Dansk Orienterings-Forbund

2 Indledning På hovedbestyrelsesmødet den 31. januar 2007 blev det vedtaget at etablere en kommunikations projektgruppe med følgende overordnede formål: At analysere og komme med forslag til en samlet og gennemtænkt struktur for forbundets samlede kommunikation såvel eksternt og internt, herunder at udarbejde en medieplan til godkendelse i hovedbestyrelsen. Projektgruppen har til dato afholdt 5 møder. Dette er gruppens foreløbige forslag til en medieplan for , idet vi hurtigt besluttede at opdele arbejdet i to faser. I 2007 ville vi bruge kræfterne på at skabe et beslutningsgrundlag til hovedbestyrelsen omkring vores forbundsblad og Web. Et foreløbige udkast til medieplanen fremlægges derfor på hovedbestyrelsesmødet den 20. september 2007, med indstillinger på disse områder og indgår i den ordinære budgetbehandling for Arbejdet i projektgruppen vil fortsætte og forventes afsluttet inden repræsentantskabsmødet i marts 2008, med den endelige samlede medieplan. Den vil indeholde en opdatering af den foreløbige plan, men også tage stilling til de eksterne relationer i forbundets kommunikation. Projektgruppen består af: Helge Søgaard, (formand) Jesper Lundsgaard, Kell Sønnichesen, Erling Thisted, Johan Fegar og Preben Schmidt. Analysen I løbet af maj har projektgruppen gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt tre klubber fra hver kreds en stor, mellemstor og lille klub. I alt 434 svarede på en række spørgsmål om deres vurdering af kommunikationen i vores blad og web. Forbundsbladet Spørgsmålene omkring bladet har eksempelvis omhandlet bladets format, papir- og trykkvalitet, billeder, grafik/kort samt indhold. Besvarelsen gav mulighed for tildeling af pointværdier og for enkelte spørgsmål tillige tilføjelse af skriftlige kommentarer. I skemaform kan besvarelserne vises sådan: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Ved ikke Dårligt Mindre godt Nogenlunde Godt Udmærket 20% 10% 0% Format Papir Tryk Billeder Grafik/kort Indhold Medieplan Side 2 af 21 Kommunikations-projektgruppen

3 Selv om de fleste er godt tilfreds med forbundsbladet, som det ser ud nu, er der også en gruppe på omkring %, der direkte mener, at den tekniske kvalitet af bladet er for dårlig. Omkring 20 % mener, at den er nogenlunde. Specielt papirkvaliteten får kritik. Indhold får en lidt bedre vurdering end den tekniske kvalitet, og her er blot 10 % direkte utilfredse. Der er i øvrigt en tæt sammenhæng i bedømmelserne af de tekniske aspekter, idet de fleste bedømmer disse forskellige aspekter (næsten) ens. Der er ikke en samme tætte sammenhæng i mellem de tekniske aspekter og indholdet. Kigger man på kommentarerne til spørgeskemaet, er det tydeligt, at mange dels ønsker et andet format af bladet, nemlig A4, og dels ønsker en bedre papirkvalitet. En del af tilføjede kommentarer til billede og grafikkvaliteten er kritiske. Vi at vurderer at disse bemærkninger hænger nøje sammen med papirkvaliteten. På indholdssiden er der en tendens til at kommentarerne koncentrerer sig om fire kritikpunkter: For meget elitestof. For lidt analytisk/tematisk stof. Nyhedsartikler er ikke interessante i bladet, da de kommer alt for sent Stoffet virker lidt tilfældigt uden egentlig redaktionel linje. Der blev også spurgt mere direkte om, hvad man ønsker sig af forbundsbladet. Her er der en overvægt af besvarelser, der ønsker en udgivelsesfrekvens på 6 numre om året. Samtidig er to ud af tre faktisk tilfredse med den nuværende avisagtige kvalitet, og kun en tredjedel mener, at det skal være i magasinkvalitet. Det er bemærkelsesværdigt, at et lille flertal faktisk er parate til at betale kr. 150,- eller mere om året for bladet. Det er flere end de kritiske røster. Det vil sige også en del af dem, der er udmærket tilfreds med bladet, er villige til at betale noget mere. Villigheden til at betale ekstra er dog klart større, jo flere numre og bedre trykkvalitet, man beder om. Hjemmesiden Spørgeskemaundersøgelsen kiggede også på brugen af Internettet, herunder hvordan forbundets hjemmeside bliver brugt. Næsten halvdelen af de adspurgte besøger hjemmesiden mindst en gang om ugen, så det er en godt benyttet ressource. Der er dog også en ret stor gruppe, der næsten aldrig besøger den. Der er en klar sammenhæng i mellem, hvor ofte man besøger de forskellige o-hjemmesider. Er man bruger Klubbens hjemmeside er man ofte tillige bruger af forbundets hjemmeside, O-service og orientering.dk. Det vil på den anden side sige at der findes en stor gruppe orienteringsløbere, der sjældent eller aldrig får information via nettet. Det er derfor en fejlopfattelse at mene, at information fra forbundet kun behøver at findes på nettet. I så fald er der en pæn gruppe, man ikke når ud til. Det er primært nyheder og information om stævner, der er det der efterspørges. Herefter er forbundsrelevant information om eksempelvis regler, elite m.m. samt links til øvrige o-sider der er populære. Denne brug underbygges også af besøgsstatistikken på Den viser samtidig, at en meget stor del af nyhedsformidlingen efterhånden sker via RSS feeds. Det vil sige, at man får DOF-nyhederne præsenteret på andre websider end på DOF s hjemmeside. Tilfredsheden med hjemmesiden er forholdsvis stor forstået på den måde at der er meget få, der ikke mener, at hjemmesiden lever op til sit formål. Der er til gengæld en stor gruppe, der her er i tvivl, hvilket kan tages som markering af, at formålet med forbundets hjemmeside ikke er tydeligt nok. Medieplan Side 3 af 21 Kommunikations-projektgruppen

4 Undersøgelsen indeholdt også kommentarer og forslag til forbedring af hjemmesiden. På specielt tre områder er der behov forbedringer: Opbygning og struktur. Mange har svært ved at finde den ønskede information. Nyhedsdækning. Både manglende redaktionel linje og skævvredet indhold kritiseres. Generelle artikler og vejledninger af blivende værdi mangler, herunder information om træning, kost, og hjælp til arrangører. Hertil kommer den tidligere nævnte usikkerhed om formålet med forbundets hjemmeside eller sagt lidt anderledes: En tydeliggørelse af den rolle hjemmesiden skal udfylde i mediebilledet. Trykte medier Forbundsbladet Dansk orienterings-forbund har stort set siden stiftelsen i 1950 udgivet et officielt blad. Det har haft til funktion at give information, inspiration og sammenhold. Langt hen af vejen har bladet været forbundets ansigt overfor primært medlemmerne men også overfor omverden, herunder nye og potentielle medlemmer. Endelig har bladet været en del af forbundets historieskrivning og i et vist omfang fungeret som arkiv for forbundet. Ved siden af bladet har forbundets interne kommunikation fundet sted med udsendte breve og udgivelse af andet trykt materiale, samt på møder. Profil af mediet Situation er i dag ændret radikalt, idet forbundets kommunikation har fundet flere nye veje. Ikke mindst de elektroniske midier har åbnet nye muligheder for en hurtigere og især billigere kommunikation og distribution. I projektgruppen er vi enige om, at vi skal arbejde med flere typer af medier, eller informationsplatforme som det også kaldes i medieverden. Vi vil fastholde et trykt blad, men tilpasse det til den nye virkelighed. Det behøver ikke at være en defensiv strategi. Erfaringen har vist at nye informationsplatforme ikke nødvendigvis gør gamle overflødige. De giver derimod de gamle platforme større frihed til at udvikle sig lige præcis i den retning, hvor de er bedst løser opgaven og hvor de står stærkest. Det er således nærmere en bedre rollefordeling, der er brug for. Ser vi på bladet er det et kostbart medie. Papir er dyrt at producere, trykke og distribuere. I hvert fald hvis resultatet skal have høj kvalitet. Derfor bør papir bruges med omhu. Kommer et blad sjældent bør det have lødighed og målrettes direkte imod løsning af den rigtige del af kommunikationsopgaven. Redigering bør ske i et planlagt forløb, og med en klar profil. Billedstof og tekst skal stå stærkt, og kortmateriale bør kunne gengives i høj kvalitet. Det er jo her papiret har sin styrke frem for de elektroniske platforme. Bladet bør ikke løse opgaven som et nyhedsmedie. Det udkommer det alt for sjældent til. Derimod er bladet egnet til rollen som et aktuelt magasin. Det betyder at der skal lægges vægt på stof med baggrund og analyse. Stof der primært retter sig imod medlemmerne i forbundet. Men der skal også gives plads til profilstof, der har nye og potentielle medlemmer samt eksterne læsere som målgruppe. Vi anser en frekvens på 6 numre om året som værende det optimale. Bladet skal udkomme på faste datoer, der er uafhængige af stævnekalenderen. Den frihed har et magasin, der ikke skal formidle dagsaktuelle nyheder eller reportager. Regulariteten og respekt for deadlines skal have høj prioritet. Medieplan Side 4 af 21 Kommunikations-projektgruppen

5 Det er endelig projektgruppens opfattelse at bladet i layout og grafik skal lægger sig tæt opad en fælles linie, som dækker alle medier, der har forbundets som afsender. En debat om navnet må ikke overskygge den væsentlige debat om indhold, struktur og rolle. Erfaringen viser at navnet: O-posten er etableret og står stærkt i medlemmers bevidsthed. På den anden side er vi enige om at det er et lidt naivt navn med indforstået signalværdi. Det gælder især overfor nye og potentiale medlemmer samt andre eksterne læsere. Vi mener O-posten bør legaliseres som et binavn med en tydeligere profil end hidtil. Navnet: OrienteringsPOSTEN er blevet foreslået, men vi vil i stedet indstille at holde os til det helt korte og enkle navn: Orientering sat i tæt kombination med en skærm. De tre elementer der bør indgå vises her Den endelig grafiske udformning tager vi ikke stilling til. Orientering O-posten nr Dette var reelt også resultatet af det arbejde, vi fik udført af reklamebureauet under Forbund i fokus. Her anbefalede man os en enkelt og stærk løsning.. Vi kan således ikke anbefale at fortsætte med orientering.dk. Dels er der brug for en markering af konceptskiftet og dels er et navn på forbundsbladet, som henviser til en hjemmesideadresse vi ikke ejer direkte misvisende. Redaktionen Skal forbundsbladet have en fast redaktionel linie, bør opgaven løses professionelt. Opgaves omfang og forpligtelsens størrelse tilsiger dette. På den anden side er vi udmærket klar over at bladet i sig selv og ej heller forbundet som sådant ikke kan skaffe resurser til en 100 % professionel løsning. Vores opfattelse er derfor en honorarlønnet redaktør, med noget på hjertet - og hjerte for sporten er løsningen. Honorarer skal opgøres pr. nummer, der leveres og aftalen skal være tidsbestemt. Redaktørens opgave er at lægge den redaktionelle linie og sikre at bladet udkommer til tiden. Redaktøren skal også være skrivende. En profil der via i sin egen klumme, har mulighed for at fremsætte egne synspunkter. Det er ikke redaktørens opgave, at stå for administrationen af bladet og ej heller annoncetegning. Layout og montage bør også klares eksternt, men redaktøren har pligt til at læse korrektur og dermed ansvaret for det endelig produkt. Faste bidragydere af tekst og billeder er forbundets ansatte. Formand og medlemmer af hovedbestyrelsen skal dække det idrætspolitiske stof, herunder den faste politiske leder i bladet. Det er herudover redaktørens opgave at opbygge og vedligeholde et netværk af frivillige skribenter og fotografer. Der bør også være et ekspertpanel af frivillige fra forbundet, samt eksterne skribenter fra idræts verden, herunder i regi af Team Danmark, Danmarks Idræts- Forbund etc. Et netværk af regionale observatører bør samme med de ansatte dække lokale begivenheder, profiler og ideer. Ligeledes bør der kunne skabes plads til en ungdomsredaktion samt udpeges Medieplan Side 5 af 21 Kommunikations-projektgruppen

6 en eller flere emneredaktører, der eksempelvis dækker Danmarksturneringen på tværs af blad og hjemmeside. Endelig er vi i projektgruppen enige om at redaktøren ikke bør stå helt alene med sit ansvar for bladet. Skal vi have levende blad, der også giver plads til grundige analyser og debat, bør det ikke være hovedbestyrelsen, som redaktøren referer til. Vi mener der her bør gælde et armslængdeprincip i det daglige arbejde. Derfor foreslår vi at der etableres et rådgivende Advisor Board. Det skal løbende være mod- og medspiller på redigeringen og implementeringen af forbundets samlede kommunikation. I administrative anliggender skal redaktøren referere direkte til generalsekretæren. Indholdet Der stiles imod et gennemredigeret og planlagt indhold i magasinformat, med et hovedtema hver gang og enkelte faste rubrikker: Politiske leder Formanden og andre i HB Klumme Annoncer I begyndelsen af hvert indlæg annonceres stof typen, som kan være: Analyse, Baggrund, TEMA, Debat, Anmeldelse, Tilbageblik, INFO, Portræt, Noter eller et emneområde: Landshold, Bredde, Korttegning, Ungdom, Begynder, Klubber, Arrangør, Projekt Ligesom der benyttes en teknik, hvor hvert indlæg understøttes af billeder, grafik og/eller en faktaboks. Indholdet bør være, - når det beskrives ud fra målgruppe - Medlemmerne Portrætter af personer, klubber og begivenheder Forbundsstof, information om repræsentantskabet, klubledermøder, hovedbestyrelse, udvalg, projektgrupper i kort redigeret form, gerne med www henvisning. Analyse af udvalgte baner, (med kort), resultater, ranglister Baggrund om mesterskaber, stævner, Danmarksturneringen, træning, løbs former, disciplinerne, korttegning, baner, klubtiltag og klubstruktur Analyse af sponsortiltag, partnerskaber, økonomi, medlemmer, afgifter, tilskud og statistikker Opsamling, resume og storytelling ud fra nyhedsstrømmen Foromtale af udvalgte nationale og internationale events, samt stemningsberetninger og stemningsbilleder fra afviklede. Gennemarbejdede oplæg til debat om væsentlige emner, som doping, betalt korttegning. betalt træner, ny kortnorm etc. Annoncer for udstyr og stævner Medlemmerne + Nye og potentielle medlemmer Indlæg med oplæring og ideer til, udstyr, o-teknik, kost, væske og inspiration til nye oplevelser Medlemmerne + Nye og potentielle medlemmer + Eksterne interessenter Holdningsstof - Adgang til naturen, natursyn, foreningstanken, holdninger, sundhed, aktive børn & unge Klumme - Redaktøren Politisk Formanden Billeder og grafik Stemning, dokumentation og instruktion Medieplan Side 6 af 21 Kommunikations-projektgruppen

7 Udstyr og format Resultatet fra vores spørgeundersøgelse udelukker ikke en fortsættelse med avistryk. Det gælder især ikke, hvis det suppleres med indstik i form af kort og små hæfter som Begynderinstruktion, der blev vel modtaget. Skal der ændres trykteknik og format vil et skifte til A4-format i en teknik, der gengiver kort og billeder i god kvalitet, være at foretrække. Hvis der skal tages hensyn til vægten og dermed portoudgiften vil et udstyr i stil med Idrætsliv være det optimale. Altså et omslag i en lidt kraftigere kvalitet og en blød lidt tyndere mat papirkvalitet inde i bladet. Endvidere kunne der tænkes en løsning med et format og udstyr som elitehæfterne. Det er en udgivelse på glittet papir hele vejen igennem. Et udstyr og format, der kendes fra udgivelser som Skogssport og Orienteering Today. Vi har teknisk set reelt 3 muligheder: Avistryk med indstik Let offsetkvalitet Tung offset kvalitet Vi vil indstille en overgang til et blad i let offsetkvalitet og i A4 format. Det grafiske arbejde En vigtig del af et stærkt slutprodukt er det grafiske arbejde med layout, grafik, kortfiler og billeder. Her gælder det at en finere trykmetode glittet papir stiller større krav til kvaliteten i opsætning og grundmaterialerne. Vi har i forbindelse med vores korttegning tradition for høj kvalitet på det grafiske område. Men det forudsætter, at der er tid og resurser til at løse den del af opgaven. Det er ikke nødvendigt, at det er redaktionen eller trykkeriet, der skal løse den del af opgaven. Og det er ej heller sikkert, at den skal løses samme sted. Vi mener således, at al håndtering af eksempelvis kortfiler, skal ske et sted, og helst af den samme person. Herved får vi grundmaterialet optimeret bedst og resultatet bliver ensartet. På samme måde bør det være annoncørens pligt at levere trykfærdigt materiale i forud et beskrevne format. Også her skal opsætning samles et sted. Eksempelvis skal klubber, der ønsker indrykket en stævneannonce være tvunget til at lade deres materiale kvalitetsteste, så det overordnede grafiske indtryk af også annoncesiderne lever op til bladets standard. Billedstoffet skal på tilsvarende vis håndteres konsekvent og kritisk. Når kravet til bladet ikke er nyhedsdækning, er der større frihed og tid til at finde de rigtige billeder. Her gælder det også at billederne bør indgå i det grafiske udtrykt og eksempelvis tones ud under tekster og overskrifter i stedet for altid at benytte skarpe tilskæringer. Omfang Vi indstiller et fast omfang på 24 sider. Fastholdes avistryk med foliering kan et indstik begrunde et lavere sidetal. Distribution Der kan tænkes 3 måder, at distribuerer bladet på. Vi mener kun at løsning 1. er relevant. 1. Magasinpost For det første kan vi fortsætte som hidtil metode med en direkte forsendelse til hver husstand. Det giver en høj grad af sikkerhed for at nå helt ud til alle medlemmer. Vi kan af spørgeundersøgelse se at langt de flest modtager bladet og læser det. Medieplan Side 7 af 21 Kommunikations-projektgruppen

8 Ud af de der sendes ud kommer ca retur på grund af fejl med adressen. Det er en meget lav procent på en masseudsendelse. Vi bruger maskinpost, der forudsætter indlevering af hele oplaget med påtrykte adresser. Hvis levering sker en torsdag, er bladet i postkasserne den følgende uges mandag-onsdag. Altså en distributions tid 5-6 dage. Til denne distributionsform kan der hvert år søges portostøtte. Se herom under økonomi. 2. Pakkepost For det andet kan det tænkes at bladet bliver sendt samlet som en pakke til hver klub. Det vil herefter være klubbens ansvar at få bladet delt ud eller videresendt til egne medlemmer. For forbundet vil det være en enklere fremgangsmåde, men det vil ikke løse opgaven med at sende til skovdistrikter, biblioteker etc. Ligeledes må det frygtes at bladet ikke kommer ud til ganske mange mindre aktive medlemmer og at det vil blive forsinket for rigtigt mange. Vi vil ikke anbefale denne løsning. 3. Elektronisk Endelig kunne vi for det tredje vælge at sende det som en elektronisk fil til printning. Det kunne være som vedhæftet en nyhedsmail eller med et link til download. Som primær distributionsform er denne løsning ikke egnet. Spørgeundersøgelsen viser klart at medlemmerne ikke vil være tilfreds med en rent elektronisk distribution. Økonomi I fremtiden skal ansvar for salg af annoncer ikke være en del af bladets økonomi. Det er vores opfattelse at salget af annoncer skal ses i en langt bredere sammenhæng, som en del af en pakkeløsning eller et større partnerskab. Det gælder såvel i indholdet af aftalerne som i brugen af forskellige de forskellige informationspletforme vi kan udbyde. Redaktion Heri indgår honorarer, kørsel og administration for redaktøren og de frivillige medarbejdere. Ansattes udgifter indgår ikke i bladets budget, men dækkes via den ansattes konti. Layout og montage Den gennemtænkte layout kunne vi tænke os udviklet af Tenna Nørgaard, mod betaling af et engangsbeløb, men den løbende montage indenfor rammerne af denne layout købes billigst muligt og under skyldigt hensyn til tidsfaktoren. En del af montagen er det grundlæggende arbejde med kort og billedfiler. Især kortfilerne bør have særlig opmærksomhed så grundmaterialet er ensartet og af højeste kvalitet. Vi indstiller at opgaven overlades til kortsupervisior, Flemming Nørgaard og indgår i hans ansættelsesaftale Tryk Her ønsker vi en aftale med et dansk trykkeri. De indhente priser er fra Grafiks Trykcenter, Esbjerg, der er sponsor og leverandør. Der bør indhentes en kontroltilbud fra Grafisk i Horsens. Adressering Vælges en offsetløsning vil foliering kun være nødvendig med eventuelle indstik. Det vil være en opgave der løses efter regning, betalt uden om bladet budget. Adresserne trækkes fra O- service af Sekretariatet. Udenlandske adresseres og sendes manuelt af Sekretariatet. Vi indstiller en løsning via trykkeriet og hidtidige procedure adressering fastholdt. Distribution Medieplan Side 8 af 21 Kommunikations-projektgruppen

9 Med 6 numre på en gennemsnitlig side tal på 24 sider vil der kunne hentes i støtte til distributionsudgiften. Puljen er på finansloven og er politisk bestemt til kr. 41 mil. i Der er ikke signaler om at den bliver ændret væsentlig fremover, men vores støtte afhænger hvert år helt af hvem der ellers søger og får del i støtten. Maskinsorteret post kræver samlet levering til Post Danmark af danske modtagere i adresseret og særlig pakket orden. Vi indstiller denne løsning fastholdes. Aktivitet Regnskab 2007 Budget 2008 Budget 2009 Budget 2010 Bladet 6 numre 4 numre 6 numre - Redaktør Administration U redaktion Layout Montage Tryk Adressering 25.o Porto (netto) I alt Pr. stk ,28 18,82 19,39 Breve Det var tidligere almindeligt at forbundet sendte informationer ud til klubber og kontaktpersoner med almindelig post. Dette er nu helt ophørt. Selv indkaldelsen til repræsentantskabsmødet sker i dag via de elektroniske medier. Vi anser ikke længere denne mulighed for at være relevant. Muligheden for at udsende nyhedsbreve, der kan printes, læses og gemmes i hard copy behandles under de elektroniske medier. Vejledninger og småtryk En vigtig del af forbundets kommunikation med medlemmerne er vejledninger og små tryk. Profil af mediet Selvom disse for en meget stor del vedkommende er opslagsstof, der let kan gøres tilgængeligt på nettet og her endda har fordel af søgemuligheder, er der behov for trykte udgaver. Redaktion Det er den enkelte forfatter, projektgruppe eller udvalg der har ansvaret for indholdet, men der udpeges en redaktør, der sikrer en overordnet linie. Som ansvarlig indstilles generalsekretæren. Indhold Indholdet er teknisk og fagligt opbygget tematisk. Fælles overskrift for serien er Værd at vide.. Orientering. Udgivet er Hvad er orientering Begynderinstruktion Postbeskrivelser Alternative træningsformer Organisationsplanen Lovene Reglement 2007 Medieplan Side 9 af 21 Kommunikations-projektgruppen

10 Skolekort O cad Print Ideer til nye i serien Dommer & Jury Kontrollanter Deltagere Banelæggere Landsholdsgrupperne (Elite-INFO) Korttegning Udstyr og format Udgives i A5 format i print eller tryk. Omslag i farver med foto. Der kan medfølge en CD rom til selvstudie eller som oplæg til undervisning. Enkelte vejledninger bør udgives i A4 format Det gælder eksempelvis Stævnevejledning Økonomi Ved udgivelsen får hver klub og frivillige i relevante udvalg gratis eksemplarer. Derefter lægges publikationen til salg og distribution i DOF butikken. Det aftales fra sag til sag, hvordan oplag finansieres. I budget 2008 bør der afsættes midler til udgivelser, der ikke kan udgives i oplag, så de kan sælges med et dækningsbidrag. Der kan søges en sponsor annoncør til serien af småtryk og ske distribution som indstil i forbundsbladet. Aktivitet Regnskab 2007 Budget 2008 Budget 2009 Budget 2010 Småtryk - CD rom Tryk I alt PR-materiale Trykt materiale til støtte for klubbernes PR arbejde er en del af forbundets interne og eksterne kommunikation. Profil af mediet Der lægges med gode forlæg og gennemarbejdede ideer en linie og et fundament, som gør det lettere at være klub. På den anden side skal der være plads til masser af lokal kreativitet. Det giver ejerskab og energi, når man tager ting til sig og sætter sit eget præg. Under Forbund i fokus fik vi udviklet gode materialer, der fortsat har potentiale og som stadig er og skal være tilgængeligt på hjemmesiden og via en CD rom. Redaktion Ansvarlig er breddekonsulenten. Indhold Der findes Oplæg til folder Baggrundsbilleder A3 plakater Flyers A4 Riv af sedler Medieplan Side 10 af 21 Kommunikations-projektgruppen

11 Udstyr og formater Forbundet er bundet af en kontrakt med Canon om farvekopiprinter. Denne udnyttes til grænsen for det betalte forbrug i restperioden indtil udgangen af 2009 med PR materialer. Aktivitet PR-materiale - Udgivelser Kopimaskinen Betjening I alt Elektroniske medier Hjemmesiden Forbundet fik sin første officielle hjemmeside Det er således et forholdsvist nyt medie, set i forhold til forbundsbladet. Webadressen har skiftet lidt, men er nu faldet på plads med der er ved at være godt indarbejdet. Spørgeskemaundersøgelsen afslørede, at det ikke er særligt tydeligt, hvad formålet med hjemmesiden er. Profil af mediet Ideen med forbundets hjemmeside er en passiv spredning af officiel information. Det er et hurtig enkelt og billigt medie, der har sin styrke på to områder. For det første i de flygtige nyheder og for det andet i det tunge opslagsstof. En hjemmeside virker kun, hvis man som bruger er aktiv og selv opsøger informationer. Og lige præcis her er hjemmesiden yderst effektiv med stor kapacitet på sit lager. Er hjemmesiden logisk opbygget, er det let for brugeren at finde de data der efterspørges. Også på tværs er søgning af informationer yderst effektivt. Der kan være etableret enkelte interaktive funktioner på hjemmesiden, som aktiveres når man trykker sig ind på dem. Det gælder eksempelvis audio- og videoindslag, der kun virker, hvis du opsøger dem og sætter dem i gang. En hjemmeside har altså grundlæggende en pull-funktion, (en træk-funktion) idet man som bruger selv skal bevæge dig af sted for at hente dine informationer. Det er vores indstilling at hjemmesiden skal justeres, så det er tydeligt at formålet med den er formidling af nyheder og lette opslag. Disse funktioner skal dens struktur og udseende underbygge. Redaktion Især nyhedsstoffet men også opslagsstoffet bør redigeres ud fra en overordnet linie. Skal der komme tilstrækkeligt med nyheder til at gøre hjemmesiden attraktiv, må der være flere redaktører, der dækker hvert sit emneområde ud fra den overordnede linie. Linien bør lægges og følgers af det tidligere nævnte advisor board. Webmaster er primært den teknisk ansvarlige, men indgår også i rækken af redaktører. Indhold På hjemmesiden vil vi opdele nyhedsstoffet 3 hovedrubrikker, således: Medieplan Side 11 af 21 Kommunikations-projektgruppen

12 1. Nyheder I den fælles rubrik Nyheder gøres der plads til seneste 10 indlæg lægges i datoorden. De til dels en kategori efter type: Pressemeddelelser Under denne overskrift indsættes alene nyheder, der samtidig distribueres via forbundets mailliste til pressen og nyhedsbureauer. Der er typisk tale om resultater og rapporter fra landsholdets eller juniorlandsholdets bedrifter. Nyheder Under denne overskrift indsættes alle andre officielle nyheder, foromtale af sportslige begivenheder, reportage, resultater og andet sportsligt stof som udtagelser, forberedelser, landsholdsaktiviteter, skader og konkrete forventninger i det omfang de ikke kan bære en pressemeddelelse. Radiospots Under denne overskrift indsættes nyheder, der er vedhæftet en lydfil med et interview eller en lyd reportage. Der er typisk tale om indslag fra landsholdets og juniorlandsholdets lejr, men der kan også lægges korte samtaler med eksempelvis forbundets formand eller et spændende mundtligt indlæg med nyhedsværdi. Kun rubrikken nyheder har en RSS Feed. Kategorierne rubrikken nyheder forenkles til de tre nævnte: Pressemeddelelse, Nyhed, Radiospot. Dermed udgår de fagspecifikke kategorier: Elite, Hovedbestyrelsen, Nordkredsen, Sydkredsen, Østkredsen, orienteringsløb.dk og MTB-O. 2. Opslagstavlen Rubrikken Opslagstavlen fastholdes i en selvstændig rubrik med egen RSS feed Under denne rubrik kommer de skæve nyheder, foromtale af stævner med høj afgift set i arrangørvinkel, historier fra dagligdagen i klubberne, udvalg og projektgrupper gerne med et lille glimt i øjet. Der vedhæftes gerne stemningsbilleder, arkivbilleder og billeder med symbolik. 3. RSS rubrikker Hertil kommer nyhedsrubrikker, der hentes fra andre hjemmesider RSS. Det drejer sig om følgende: Andre danske O-nyheder - Nyheder fra IOF Orientering.dk debat Stoffet er eksternt redigeret og viderebringes blot som en overskrift med underliggende link. Forsidebillede Forsidebilledet skiftes med 3-6 dages mellemrum. Temaet er orientering som en bred, smuk og skarp sport. Undersider Redigering af baggrunds- og opslagsstof sker løbende. Den ansatte på området er ansvarlig. Det gælder eksempelvis, data og billeder om landsholdsløberne i løberdatabasen, love, regler, vejledninger, vedtagelser, normer, referater, politikker, adresser, blanketter, kortoversigt, stævnekalender, faste poster og anden forbundsinformation samt idestof og undervisningsmateriale i Idekataloget. Opslagsstof omfatter også et dokumentarkiv, med æresbevisninger, forbundets historie, bevaringsværdige fagartikler, oplæg, rapporter og statistikker. Medieplan Side 12 af 21 Kommunikations-projektgruppen

13 Forsiden Nyheder og information om stævner er de mest efterspurgte informationer. De skal derfor også være de mest fremtrædende elementer på forsiden. Det betyder, at nyhedsmængden på forsiden må indskrænkes for at give plads til flere informationer om stævner, som nu alene kun kan findes under menupunktet Kalender, hvilket ikke nødvendigvis er indlysende. Samtidig samles visningen af nyheder og pressemeddelelser igen, idet opsplitningen har vist sig at betyde et manglende overblik over nyhederne. Hovedmenu Hjemmesiden har udviklet sig meget skævt med utrolig meget opslagsstof liggende under punktet Forbund. Det gælder i høj grad også ting, som ikke har med forbundet at gøre. Punktet var oprindeligt tænkt til referater, reglementer m.m., som var decideret forbundsstof. Det har vist sig at mange har svært ved at finde de relevante informationer i opslagstoffet, hvorfor en større oprydning i menuen og strukturen er på sin plads. Frem for at have en menu, der afspejler forbundets struktur bør den i fremtiden i højere grad sætte fokus på brugernes situation. Det vil sige at fokusere på de roller, man er i når man kommer ind på hjemmesiden. En struktur som eksempelvis DIF og det svenske forbund bruger. Rollerne bør være: For deltagere For arrangører For kortkøbere For klubledere For pressen For NYsgerrige Der skal dog fortsat i hovedmenuen være links, der navigere til væsentlige emneområder, såsom arkiverede nyheder, landsholdsinfo, stævnekalender og forbundsarkivet. Endelig skal der tilføjes et Forside punkt i hovedmenuen. Selv om det efterhånden er normalt at et link under logoet fører til en hjemmesides forside, så er det ikke klart for alle. Opslagsstoffet Opslagsstof præsenteres således for de forskellige roller under deres respektive menu punkter. Det samme stof kan godt præsenteres for flere roller, f.eks. reglementet. Der skal udvikles eller opdateres meget opslagsstof samt udvikles dækning af nye områder. Der efterspørges i vores undersøgelse en række ting. De er her oplistet på en prioriteret liste ud fra, hvor nemt og/eller presserende punktet er: 1. Vejledning for nye løbere 2. Vejledninger til løbere og arrangører 3. Langtidsterminsliste 4. Vejledning i træning 5. Information om skader 6. Uddannelsesoversigt og kursuskalender 7. Danmarksturneringen 8. Profiler af eliten 9. Kortdatabase Den særlige hjemmeside for forbundets blad var et forsøg på at brygge en bro mellem Internettet og bladet. Det er ikke lykkedes. Hjemmeside og bladet deler end ikke længere navn. Eneste i Integration har i lang tid bestået af, at bladet har kunnet hentes der som PDF fil. Medieplan Side 13 af 21 Kommunikations-projektgruppen

14 Besøgstallet er minimalt. I første uge af juli var der 271 sidevisninger, hvoraf en tredjedel blot var til forsiden. Til sammenligning havde i samme tidsrum sidevisninger. Som konsekvens heraf nedlægges hjemmesiden: orienteringsløb.dk. Webudgaven af forbundsbladet skal fortsat ligge som en PDF-fil, der kan søges under Desuden skal enkelte artikler af blivende værdi som f.eks. det tematiske stof udgives som enkeltstående PDF-filer og kan virke som de efterspurgte vejledninger m.m. Aktuelle links Rubrikker med aktuelle links bevares. Stævner med høj afgift tilbydes bannerplads sammen med internationale mesterskaber af dansk interesse. Banner med link til aktuelle undersider bevares i en Fokus rubrik med hyppigere udskiftninger end i dag. Fagudvalg & projektgrupper Undersiderne med hjemmesider for udvalg og projektgrupper bevares og vedligeholdes af de enkelte udvalg. Siderne er primært faglige og målrettet imod udvalgets interne arbejde og de særlige interessegrupper. Væsentlige nyheder af interesse af en bredere kreds lægges tillige på forsiden. Interaktive funktioner Hjemmesiden vil fremover kunne tilføjes nye interaktive funktioner. Der er i øjeblikket en teknisk udvikling på vej, imod større båndbredde og bedre maskiner, som åbner mange nye muligheder. Vi nævner her de mest realistiske. Audio - Video Se selvstændige afsnit Routegadget Interaktiv facilitet der viser kort, baner og deltageres vejvalg sammenholdt med splittider. Er køreklart teknisk, men savner organisation og opfølgning. Enighed om at internationale stævner lagres i Run-O-Way og WinnSplit, mens de tre første i D 21- og H 21- ved danske mesterskaber, søges fastholdt i Routegadet. Tracking Tracking har i flere større løb Spring Cup, WOC og NOC - været gjort med stor succes. Det varetages glimrende af TracTrac, som også løbende har en produktudvikling. DOF s hjemmeside bør ikke i sig selv indeholde tracking, men blot linke til TracTracs. Resultatdatabase - Efter at det ikke længere var et reglementskrav at indsende fysiske resultatlister til forbundets kontor har der ikke været en central indsamling af resultater. Resultatlister lægges i stedet på web og forsvinder ofte efter kort tid i forbindelse med oprydninger, selvom det kræves af reglement at de skal ligge der et år. Denne tingenes tilstand skal der rettes op på. Det mest ideelle ville være en resultatdatabase etableret i O-service, hvor klubberne i forvejen har login. På grund af de for tiden dårlige eksportmuligheder i den eksisterende resultatsoftware er det næppe på nuværende tidspunkt, at lave en rigtig database, hvor man kan lave forespørgsler i stil med: Hvor mange danske mesterskaber har Carsten Jørgensen vundet?. Det er mere realistisk at lave et arkiv, som sikre data for eftertiden. I forbundssammenhæng er det mest relevant ud fra en historisk betragtning at gemme resultaterne fra danske mesterskaber samt eventuelt nogle få yderligere udvalgte stævner. Medieplan Side 14 af 21 Kommunikations-projektgruppen

15 På længere sigt bør en resultatdatabase kunne bruges til opdatering af ranglister, søgninger, handicapberegninger etc. Web-arkiv Enkelte hjemmesider fra internationale mesterskaber bør arkiveres i deres helhed. Aktuelt er hjemmesiden fra EOC 2004, der nu blot tre år efter ikke længere er at finde på nettet ( Forbundet bør sikre tidligere internationale mesterskaber i dansk regi, forbliver på nettet til evig tid. Det kan gøres lettest ved at samle hele siden og flytte den til forbundets server. Her findes allerede hjemmesiden fra JWOC 1995 og fra WOC og Det samme bør gøres for EOC 2004 og NOC Økonomi Se elektroniske medier samlet. O-service O-service løser primært administrative opgaver, men har flere funktioner, der indgår i forbundet kommunikation, som kalender, adresser informationer om Danmarksturneringen. Profil af mediet Det unikke ved O-service er databasen, der er beskyttet af login på flere niveauer. Data kan automatisk overføres hvert døgn til andre hjemmesider, som det sker lige nu sker med stævnekalenderen der hente fra o-service til forbundets hjemmeside en gang i døgnet. Men skal vi bruge O-service optimalt, bør flere funktioner etableres direkte i systemet med link fra DOF s hjemmeside. Redaktion Forbundets kommunikation via O-service bør styres af forbundet. Indhold Følgende kommunikationsfunktioner er allerede i gang Visning af stævnekalender med stævneinfo Tilpasses bedre til nyt reglement. Planlægning af stævnekalender, - Bør gøres mere synlig og tidligere synlig Adresser til nyhedsmails Forbundets adresseliste Bør gøres mere synlig og lettere at printe Kortdatabase med kortinfo Danmarksturneringen Bør udbygges med stilling Nye funktioner kunne være Resultatdatabase arkiv og senere med søgemuligheder og handicap beregning Faste poster - Udvidelse med TKC er, dommerklub, Profiloplysninger med søgemulighed på personer. Økonomi Se elektroniske medier samlet. Nyhedsmails Det fremgår af spørgeundersøgelsen, at langt de fleste hilser nyhedsmails fra klubben velkomne. En pæn del siger også OK til nyhedsmails fra forbundet. Medieplan Side 15 af 21 Kommunikations-projektgruppen

16 Profil af mediet Men det fremgår også klart at ikke må være vedhæftede filer. Nyheden skal fremgå direkte af selve mailen eller henvise via et link til et sted, hvor nyhedsbrevet kan hentes og måske printes. O-service giver muligheder for distribuere nyhedsmails til udvalgte modtagergrupper af kontaktpersoner. Denne kanal har hidtil været brugt men med forsigtighed, idet vi har haft den holdning, at elektroniske informationer skal trækkes (Pull) og ikke påduttes (Push). En uopfordret Push-funktion kommer meget let til at virke som spam. Redaktion Brug af nyhedsbreve kræver stram styring og høj disciplin. Det er derfor vigtigt at det redaktionelle arbejde er gennemtænkt og ansvaret placeret. Flere kan udmærket skrive tekster, men redaktøren bør være den der sikre, at stoffet har en linie og kvalitet, så nyhedsbrevene ikke opleves som spam. Teknisk åbner O-service mulighed udsendelse af mails til afgrænsede grupper af kontaktpersoner og for den sags skyld også alle med en mailadresse i systemet. Det er dog vores opfattelse at alene personer, der har ladet sig registrere i systemet som en kontaktperson, bør modtage noget på mail uopfordret. Skal der sendes ud bredt til alle, bør det være muligt umiddelbart at vælge fra allerede den første gang man modtager en mail af den type. Indhold & udstyr Der kan teknisk tænkes 3 typer af nyhedsbreve eller mails. Mulighederne udelukker ikke nødvendigvis hinanden. 1. Periodisk bredt nyhedsbrev For det første er det muligt at lave et periodisk skrift, der som bladet kommer på bestemte tidspunkter. Skal vi bruge den mulighed bør nyhedsbrevet udkomme 4-6 gange årligt. Selve mailen bør sættes op et html layout, der i selv er læseværdigt og som henviser til at man kan hente hele nyhedsbrevet via link i A4 format til print. Et printet nyhedsbrev er mere læsevenligt og gør det muligt at gemme hele brevet i samme kassette som bladet. Indholdet børl være på linie med forbundsbladet og redigeres af samme redaktør som bladet. Eksempler er: Overblik fra Idan: Event en fra Idrætsfonden Danmark: 2. Lejlighedsvis fagrelateret nyhedsbrev For det andet kan tænkes et lejlighedsvis nyhedsbrev i en enklere udstyr og med et indhold der er begrænset til forbundsstof. Mailen er opsat i html med overskrift og en kort bid af den underliggende nyhed eller artikel som enkeltvis kan åbnes og læses efter ønske og behov. Målgruppen kunne være klubledere, kredsfolk og medlemmer af udvalg og projektgrupper, men med mulighed for at alle andre kan læse med via link på hjemmesiden Et eksempel er DIF@jour, e_klaeder_difajour.aspx 3. Kort lejlighedsvis nyhedsmail For det tredje de helt korte rene tekstmails. De kan alene bruges til en kort nyhed og bør alene tilgå en begrænset grupper af kontaktpersoner. Eksempelvis kunne det være alle korttegnere, kortkonsulenter og andre der i O-service på klub, kreds eller forbundsniveau har krydset sig af som kontaktperson for noget med kort. Den afgrænsede personkreds giver en forventning om at disse personer har interesse for netop dette emne. Indholdet skal være specifikke emner for området. Eksempelvis et korttegningskursus. Medieplan Side 16 af 21 Kommunikations-projektgruppen

17 Eksempel udsendt via O-service til bestemt gruppe på ca. 30 personer af kontaktpersoner med skovkontakt som afkrydset funktion. Fra: Til: Preben Schmidt Emne: Nyhedsbrev fra O-service: Tillidshverv Dato: :48:37 Hej Jeg har dig registeret som værende med i DIF arbejde lokalt, Brugerråd og/eller Friluftsrådet lokalt. Jeg vil gerne vide om det stadig er aktuelt - Send mig en mail, så jeg kan få dig registeret helt rigtigt. Med O-hilsen Preben Schmidt mailto:ps@schm.dk Økonomi Økonomien for elektroniske medier samlet kan sammenfattes således: Aktivitet Hjemmesiden - Administration Hotel DIF O-service - Hotel CMS Udvikling I alt Audio - Radiospots Udviklingen går hurtig i retningen af at sætte lyd og billeder på begivenhederne. Udstyret bliver hele tiden billigere og de tekniske løsninger bedre. Men det er medier der samtidig kræver omtanke, styring samt journalistik håndværk og ide. Vi har allerede i forbindelse med WOC 2006 og JWOC 2007 gjort de første erfaringer med radiointerviews. Det er sket på to måder. Først under WOC 2006 ved optagelser på stævnepladsen, der blev bearbejdet straks og udgivet på en særlig side på stævnets hjemmeside. Dernæst via telefoninterviews over Skype og en mobiltelefon til Australien, som blev distribueret som nyheder på forsiden af DOF s hjemmeside. Der er tale om en billig og yderst effektiv teknik, som kan forfines en smule med baggrunds lyde, musik og jingle, men er ellers køreklar. Økonomisk er der ingen reelle hindringer. Udstyr og software kan erhverves for meget små midler. Video - Web-TV Først og fremmest mener vi, at dette nye tiltag er yderst realistisk at gennemføre, baseret på erfaringer fra det svenske orienteringsforbund, der succesfuldt har gennemført et lignende projekt. De har i løbet af de seneste par år produceret Web-TV-indslag fra svenske mesterskaber og fulgt landsholdet til internationale mesterskaber med stor succes. Se Profil af mediet Ideen er at lave Web-TV fra danske orienteringsbegivenheder. Målgruppen er primært orienteringsløbere, men på sigt også et bredere publikum. Indslag tæt på de danske landsholdsløbere, vil gøre afstanden mellem eliten og bredden mindre, og derigennem skabe en større og bredere opbakning til vores landsholdsarbejde. Medieplan Side 17 af 21 Kommunikations-projektgruppen

18 På længere sigt skal vi gerne blive så dygtige til at lave tv-billeder, at vi kan få nogle af dem bragt på de store tv-stationer. Det vil styrke arbejdet med at få orientering ud til en større gruppe i befolkningen. Redaktion Målet er, at en gruppe på 2-3 personer under de tidligere omtalte advisor board jævnligt skal producere tv-indslag fra væsentlige orienteringsbegivenheder. Her tænkes der på DM er, Spring Cup m.m. men især også muligheden for at følge landsholdet på rejse til internationale mesterskaber, såsom VM og EM. Endelig indslag fra større internationale klubstafetter som Tiomila og Jukola kunne komme på tale. Indslagene skal i udgangspunktet fylde et par minutter, og indeholde reportager og kommentarer. For at TV-indslagene skal blive af seværdig kvalitet, er det ønskeligt at have journalistisk erfaring med i gruppen. Derfor er det glædeligt, at Erling Thisted har sagt ja til at stå for ledelse og instruktion i gruppen. Erling Thisted har allerede med succes under WOC 2006 og senest under JWOC 2007 og WOC 2007 produceret radiosports til hjemmesiden af høj kvalitet. Han har igennem sin journalistuddannelse blandt andet gennemgået en fire-måneders undervisning i TV-journalistisk og har derfor forudsætninger for både at stå for produktion og redigere af WebTV-indslag, så de bliver af høj kvalitet. En del af Web-TV-gruppens indledende arbejde bliver derfor at sætte alle mand ind i håndværket, så hele gruppen er i stand til at producere indslag af god kvalitet. Gruppen er ikke endeligt på plads, men der er tilsagn fra én udover Erling Thisted om at deltage i arbejdet. Distribution Disse tv-indslag skal i første omgang distribueres på nettet, hvor man med enkelte klik kan vælge sig ind på lige nøjagtigt det indslag eller interview man gerne vil se. Denne form har Dansk Floorball-Union haft gode erfaringer med under VM i Floorball som blev afholdt i Frederikshavn i maj måned Se Det var et pilotprojekt på området, som blev evalueret af Idrættens Analyseinstitut. Evalueringen viste, at projektet havde været en stor succes med mange tusinde seere og gav følgende indikationer: Web-TV er den rette vej at gå for smalle sportsgrene idet vejen til de store tv-stationer er præget stor konkurrence og dermed svært og for usikker at satse på. Med en Web-TV løsning bestemmer vi selv længden og hvilke indslag der bliver produceret. Vi kan derigennem skabe en større kontinuitet. De smalle sportsgrene i Danmark bør gå sammen om en fælles Web-TV portal på nettet eventuelt under DIF, som interesserede brugere kan besøge. På den måde sikrer vi os, at det ikke bliver en udenlandsk, kommerciel aktør, der bliver den første og toneangivende på Web-TV markedet for små sportsgrene. Derfor er det vigtigt at DOF s erfaring med egen produktion til Web-TV bliver gjort så hurtigt som muligt. Danmark Idræts-Forbund arbejder på at oprette en Web-TV sted, som vi bør bruge ligesom distribution via World of O vil være relevant for visse indslag, Se: Økonomi En af forskellene på det svenske projekt og det pilotprojekt, som vi ønsker at starte, er at svenskerne arbejder med lønnet arbejdskraft. Vi vil i stedet satse på frivillige. For at sikre at motivationen, skal belønningen ligge i at gruppen kommer gratis med til de store begivenheder Medieplan Side 18 af 21 Kommunikations-projektgruppen

19 som VM og EM. Det er tanken at gruppen skal bestå af unge mennesker, og derfor vil denne belønning være tilfredsstillende. For at kunne igangsætte dette Web-TV-intitativ, skal gruppen have video og redigeringsudstyr til rådighed. Et prisoverslag på det nødvendige udstyr vil ligge i nærheden af kr. inkl. moms og det er tanken at disse midler skal skaffes eksternt gennem en allerede indsendt ansøgning til Spar Nord Fonden og muligvis andre midler via DIF s medieudvalg. Hertil vil kommer et rejsebudget og et budget til dækning af udgifter til møder, vedligehold af udstyr, administration og interne kommunikation, der nødvendigvis skal dækkes over driften i forbundet. På lang sigt vil indslag af kvalitet kunne afkaste indtægter ved salg til råt eller bearbejdet materiale til public service og kommercielle TV kanaler. Video DVD udgivelser Under Forbund i Fokus fik vi adgang til at etablere et samarbejde med Lars Bom om optagelse og redigering af en sekvens på hans DVD om LØB. Der er nu udkommet og vi har via dette samarbejde fået et flot udstillingsvindue. Sekvensen er tillige udgivet af os selv i 200 eksemplarer og fordelt til alle klubber under titlen: I pagt med naturen. Det er meningen at den lokalt indgå i klubbens og PR-arbejdet. Det kan være til en klubaften for nye medlemmer eller via en projektor/skærm på klubbens stand ved en fritidsmesse. Vi har også gode erfaringer med udgivelse af mindre DVD er fra WOC 2006 og nu senest fra NOC Med etablering af en Audio Video projektgruppe kunne det være muligt at få lavet og udgivet yderligere materiale til PR og undervisning. Det vil være en slags mellemarbejde til nyhedsdelen og give vigtige erfaringer med udstyret. Distribution via hjemmesiden vil ikke være særligt omkostningskrævende, hvis DVD indslagene ikke skal streames, men ligger og kan kaldes frem on demand. Udgifterne begrænser sig derfor alene til rejse og ophold for projektgruppens medlemmer og medvirkende. Aktivitet Regnskab 2007 Budget 2008 Budget 2009 Budget 2010 Audio Video - Administration Rejser DVD er I alt Medieplan Side 19 af 21 Kommunikations-projektgruppen

20 Sammenfatning Indstilling Sammenfattende er det projektgruppens indstilling at forbundet fortsat skal kommunikere både med trykte og med elektroniske medier. Vi ser en udvikling der går i retning af at de forskellige medier og kommunikationsplatforme bliver tilpasset hinanden og finder deres egne styrkeområder. Trykte medier Vi indstiller primært at forbundet fortsat udgiver et officielt trykt blad, under navnet: Orientering, med tydeligt angivet binavn: O-posten. Bladet sendes som magasinpost direkte til alle husstande med medlemmer. Udgivelsen skal ske 6 gange årligt på faste datoer og formatet være A4. Tryk i 4 farvet offset - med 24 sider + omslag i G-print teknik på 90 gr. mediumbestrøget og med omslag i 150 gr. silkemat. Bladet redigeres af en honorarlønnet redaktør. Denne har reference til et adviser board og støttes af de ansatte, frivillige bidragydere og et panel af eksperter, der levere tekst og billeder ud fra den af redaktøren lagte linie. Indholdet skal være aktuel baggrund og analyse. Layout, montering, tryk, adressering købes eksternt. Annoncer ikke er redaktørens ansvar. Subsidiært indstilles det at udgivelsen sker 4 gange årligt i samme tryk og format, og sådan at forbundsbladet suppleres af 4 periodiske og bredt sigtende nyhedsbreve via mail. Nyhedsbrevene produceres af samme redaktion og følger tæt bladets redaktionelle linie. Arbejdet med udgivelse og opdatering af småtryk fastholdes. Ansvarlig redaktør for serien er generalsekretæren. Opdatering og vedligeholdelse af PR-materiale, herunder tilbud til klubber og udvalg om tryk af plakater foldere etc. fortsættes. Ansvarlig redaktør er breddekonsulenten. Elektronisk Hjemmesiden omstruktureres og redaktøropgaverne bliver beskrevet mere nøjagtigt og kommunikeres til alle skriveadgang på siden. Bladets særlige hjemmeside lukkes og aktuelle af bladarkiv flyttes til ny struktur. Routegadget bringes i funktion og implementeres som en arrangøropgave snarest. Kommunikationsdelen i O-service videreudvikles, når aftalegrundlaget er på plads. Det indstilles at der nedsætte en Audio - Video projektgruppen, som målrettet arbejder mod følgende succeskriterier Projektgruppen skal inden udgangen af 2007 være i stand til at producere og via hjemmesiden distribuerer radiospots af kvalitet og med regelmæssighed, der gør dem interessante for internetbrugere primært kernemålgruppen: orienteringsløbere. Projektgruppen skal inden udgangen af 2008 være i stand til at producere tv-indslag af en kvalitet og med en regelmæssighed der gør dem interessante for internetbrugere primært kernemålgruppen: orienteringsløbere. Tv-gruppen skal inden udgangen af 2009 have leveret billeder af TV kvalitet mindst én gang til Sportsnyhederne på en af tv-stationerne DR, TV2 eller en af TV2 s regioner. Det er også interessant at indregne DR s nye Internet kanal DR Update, de har brug for mange billeder, da de arbejder på at have nye indslag døgnet rundt. Indtil kommunikations-projektgruppen har afsluttet sit arbejde fungere denne som Adviser Board. Medieplan Side 20 af 21 Kommunikations-projektgruppen