Tips & Tricks nr. 98 Ungdomsuddannelsesdatabasen SU til fem ungdomsuddannelser

Transkript

1 LUDUS Helpdesk T sc-ludus@dxc.com CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technology P.O. Pedersens Vej Aarhus N T Tips & Tricks nr. 98 Ungdomsuddannelsesdatabasen SU til fem ungdomsuddannelser Version 2 December 2017 CVR Copyright 2017 DXC Technology. All rights reserved.

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt om UUDB - Ungdomsuddannelsesdatabasen Kørslerne Menupunktet SU UUDB-indberetningshistorik Indberetningshistorik for den enkelte kursist Andre indberetninger Kursister med fremtidige kursistuddannelser Kursist udmeldes før kursistuddannelsen starter HF-e og stx-e Slettes en kursistuddannelse Rettelser på kursistuddannelser tilbage i tid Markeringen er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB) Fuldtidskursist skifter skole Fuldtidskursist udmeldt fra skolen og genoptages på et senere tidspunkt Side 2 af 15

3 1. Generelt om UUDB - Ungdomsuddannelsesdatabasen Som en del af SU reformen (juni 2013) indføres der fra den nye regler for kursister, der går på ungdomsuddannelser. En af reglerne er, at en kursist som udgangspunkt fremover højst må få SU til fem påbegyndte ungdomsuddannelser (læs mere om reglerne på SU net). For at kunne håndtere denne regel, har ministeriet i tilknytning til US2000 oprettet UUDB Ungdomsuddannelsesdatabasen. Det er et myndighedskrav, at skolerne kan indberette til UUDB via de studieadministrative systemer. Oplysninger om ungdomsuddannelserne (STX, HHX, HTX, HF, STK, hf-e og stx-e) sendes fra LUDUS Web til UUDB ved hjælp af to kørsler: Indsend UUDB-indberetning til US2000 med historiske data (1/ / ) Denne kørsel skal afvikles én gang i perioden 18/ til 30/ Indsend daglig UUDB-indberetning til US2000 (fra 1/ ) Denne kørsel skal afvikles dagligt fra og med den 1/ Kørslen Indsend UUDB-indberetning til US2000 med historiske data (1/ / ) skal afvikles én gang som den første af de to for at indberette påbegyndte ungdomsuddannelser fra 1. juli 2010, samt tilhørende ophør til 30. november Den anden kørsel Indsend daglig UUDB-indberetning til US2000 (fra 1/ ) benyttes herefter til løbende indberetning. Kørslen til løbende indberetning kan ikke afvikles, før den historiske kørsel er afviklet. Indberetningen til UUDB sker på baggrund at kursistuddannelsen i LUDUS (Kursist>>Uddannelse ). Der indberettes en startdato, så snart uddannelsen er oprettet i LUDUS, og en slutdato, når kursistuddannelsens slutdato er passeret. Hvis kursisten udmeldes, sendes udmeldelsesdatoen minus 1 som slutdato, når udmeldelsesdatoen er passeret. På den enkelte kursistuddannelse i LUDUS kan der sættes to markeringer, der benyttes ved indberetning til UUDB: Udmeldt, ikke påbegyndt (UUDB) denne markering skal sættes på alle relevante gymnasiale kursistuddannelser i LUDUS, hvis kursisten er tilmeldt undervisning, men ikke møder op på skolen. Er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB) denne markering er kun relevant for fuldtidsuddannelser. Den sættes, hvis en kursist overflyttes fra en skole til en anden og der er tale om en fortsættelse af tidligere uddannelse. Se reglerne for denne markering på SU net. For hf-e og stx-e indsendes også dato for udstedelse af eksamensbevis. De to omtalte markeringer på Kursist uddannelsen i LUDUS. Kursist-vinduet>>Uddannelse : Side 3 af 15

4 < Side 4 af 15

5 2. Kørslerne Kørslerne findes under menupunktet Kørsler De to kørsler skal afvikle efter de regler, der er beskrevet på side 3. Når kørslerne er afviklet, sendes der besked til de brugere, der er angivet ved opsætning af kørslen. Efter at den daglige kørsel er afviklet, sendes der besked til de valgte brugere, hvis der er indberettet data til UUDB. Disse to kørsler indberetter gennem den samme snitflade, som bruges når der indberettes til US2000. Side 5 af 15

6 3. Menupunktet SU Det er under dette menupunkt historikken for kørslerne vises. 3.1 UUDB-indberetningshistorik Den samlede indberetningshistorik kan ses under faneblad UUDB-indberetningshistorik. Der kan kun vises 500 indberetninger pr. visning, derfor kan det være nødvendigt at indskrænke visningen via de forskellige filtre. Herunder kan det være nødvendigt at vælge et interval af kursister, som vist ovenfor fra kursist nummer 0 til kursistnummer Læs mere i hjælpen om de enkelte kolonner. 3.2 Indberetningshistorik for den enkelte kursist Indberetningshistorikken for den enkelte kursist kan ses på fanebladet UUDB. Læs mere i hjælpen om de enkelte kolonner. Side 6 af 15

7 Eksempler på historiske indberetninger Det er kørslen Indsend UUDB-indberetning til US2000 med historiske data (1/ / ), der indberetter de historiske data. Nedenfor gennemgås en række eksempler på indberetninger. Eksempel 1 Denne kursists UUDB indberetningshistorik ser således ud i LUDUS Web. Bemærkninger: Kursisten var i gang med en uddannelse den , derfor indberettes: Indskrivning, oprettelse , som er startdatoen på kursistuddannelsen. Ophør, afsluttet , som indsendes efter de samme regler som afslut på SUindberetninger, dvs. når kursistuddannelsen slutter indberettes , hvor kursisten normalt stopper på skolen. Eksempel 2 Side 7 af 15

8 Denne kursists UUDB indberetningshistorik ser således ud i LUDUS Web. Bemærkninger: Kursisten er startet på uddannelsen efter , derfor indberettes: Indskrivning, oprettelse , som er startdatoen på kursistuddannelsen. Ophør, afsluttet , som indsendes efter de samme regler som afslut på SUindberetninger. Når kursistuddannelsen slutter indberettes , hvor kursisten normalt stopper på skolen. Side 8 af 15

9 Eksempel 3 Kursisten er udmeldt den Denne kursists UUDB indberetningshistorik ser således ud i LUDUS Web. Bemærkninger: Kursisten er startet på uddannelsen efter og er derfor indberettet: Indskrivning, oprettelse , som er startdatoen på kursistuddannelsen. Ophør, afbrudt , som indsendes efter de samme regler som afbrud på SUindberetninger. Udmeldes en kursist den er kursisen ikke aktiv i LUDUS på denne dato, derfor sendes slutdato Side 9 af 15

10 Eksempel 4 Kursisten er aktiv på skolen. Denne kursists UUDB indberetningshistorik ser således ud i LUDUS Web. Bemærkninger: Kursisten er startet på uddannelse efter og er derfor indberettet: Indskrivning, oprettelse , som er startdatoen på kursistuddannelsen. Der er ingen indberetning af ophør. Den daglige kørsel Indsend daglig UUDB-indberetning til US2000 (fra 1/ ) vil den indberette et ophør, afslut med slutdato , på tilsvarende måde som i eksempel 2. Side 10 af 15

11 Eksempel 5 Kursisten er aktiv på skolen og er indmeldt og udmeldt over flere gange. Bemærkninger: Kursisten er startet på første uddannelse efter og er derfor indberettet: Indskrivning, oprettelse , som er startdatoen på første kursistuddannelse. Der er ingen indberetning af ophør på sidste uddannelse, da slutdatoen på uddannelsen ikke er passeret. Der er et ophør, afbrud (øverste linje), da kursisten er udmeldt fra HF Side 11 af 15

12 Eksempel 6 Eksempel på en hf-e kursist med flere overlappende kursistuddannelser: Afdeling 1 Afdeling 2 Afdeling Her indberettes der én startdato og én slutdato, når den passeres. At der kun indberettes en periode, skyldes at alle indberetninger til UUDB relateres til det juridiske institutionsnummer. Side 12 af 15

13 4. Andre indberetninger 4.1 Kursister med fremtidige kursistuddannelser Når en kursistuddannelse er oprettet på en kursist, indberettes der en startdato ved næste afvikling af kørslen Indsend daglig UUDB-indberetning til US2000 (fra 1/ ) 4.2 Kursist udmeldes før kursistuddannelsen starter Udmeldes kursisten før kursistuddannelsen starter (udmeldelsesdato på kursistuddannelsen er før kursistuddannelsens startdato), sendes der et slet af indskrivningen. 4.3 HF-e og stx-e Når der er udstedt et fuldt hf-e- eller stx-e-eksamensbevis, indsendes datoen for denne udstedelse. 4.4 Slettes en kursistuddannelse Indsendes der et slet af indskrivning og evt. ophør. 4.5 Rettelser på kursistuddannelser tilbage i tid Rettes der på kursistuddannelser tilbage i tid, indsendes der rettelser til disse. Dette sker ved, at der sendes et slet de gamle oplysninger og derefter opret til de nye oplysninger. 4.6 Markeringen er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB) Ændres denne markering (i LUDUS) efter at der er indsendt en indskrivning, indberettes ændringerne. Side 13 af 15

14 5. Fuldtidskursist skifter skole Når en fuldtidskursist (STX, HHX, HTX, HF, STK) skifter skole, skal den modtagendes skole tage stilling til, om der er tale om en fortsættelse af uddannelsen eller ej. Se SU net for disse regler. Hvis der er en fortsættelse af uddannelsen, skal der i LUDUS på kursistuddannelsen sættes mærke ved Er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB) (se side 4). Kursistuddannelsen skal som udgangspunkt oprettes med en Startdato der afspejler kursistens start på skolen. Se evt. også Tips og tricks: 123 SU for fuldtidskursister der skifter skole. Side 14 af 15

15 6. Fuldtidskursist udmeldt fra skolen og genoptages på et senere tidspunkt Som udgangspunkt skal der oprettes en ny kursistuddannelse, der afspejler kursistens nye startdato. Der skal tages behørigt hensyn til aktivitetsberegning. Som ovenfor skal der tages stilling til, om det er en fortsættelse af uddannelse eller ej. Side 15 af 15