Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 7/2014 Tirsdag den 2. december 2014, kl Malervangen 1, Glostrup. 2.

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 7/2014 Tirsdag den 2. december 2014, kl Malervangen 1, Glostrup. L 2. december 2014 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Bjarke Schilling, deltog under punkt 2 Erik Cederberg, deltog under punkt 3-6 Mads Westberg Steiness, deltog under punkt 3-6 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Varmetekniker ydelser 3. Budgetkontrol pr. 30. september Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 5. Økonomisk status på helhedsplaner 6. Oversigt over underskrevne pantebreve 7. Aktionslisten 8. Afdeling 4 Tranehaven - udskiftning af vandinstallationer 9. Afdeling 6 Moserne - affaldshåndtering 10. Afdeling 13 Silergården - undersøgelser for betonsygdomme og skimmelsvamp samt risiko for betonnedstyrtning 11. Medlemsskab af Foreningen Byggeriets Samfundsansvar 12. Årsberetning m.v. 13. Regnskab for Almene Boligdage 14. Evaluering af Beboerkurset og Tranemosegårdkurset 15. Evaluering af Boligpolitisk Forum

2 16. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer 17. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 18. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen 19. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 20. Orienteringssager fra administrationen 21. Næste møde 22. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen i den foreliggende form. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Varmetekniker ydelser Bestyrelsen tog orienteringen om varmetekniske ydelser til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at forslaget skal forelægges afdelingsbestyrelserne inden der træffes en endelig beslutning. Det blev besluttet at indkalde til et fælles møde mellem organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelserne og varmemestre torsdag den 22. januar kl i Café 13. : at bestyrelsen tager orientering om varmetekniker ydelser til efterretning at bestyrelsen drøfter finansiering af ydelserne Beskrivelse: Med BO-VESTs handlingsprogram for 2014/2015 blev det besluttet, at administrationen skulle opbygge ekspertise inden for energistyring, driftsoptimering og justering af varmeog brugsvandsanlæg. Formålet med en sådan ekspertise er at sikre afdelingerne besparelser på energiforbrug og vedligeholdelse af anlæg. Al erfaring inden for området viser, at det at kende sit anlæg til bunds og systematisk følge forbruget i afdelingen medfører store besparelser - og ofte uden nævneværdige investeringer.

3 På denne baggrund indstilles det, at de tre organisationsbestyrelser drøfter hvorvidt en årlig besigtigelse af tekniske W S installationer er ønskværdig for alle afdelinger. En årlig besigtigelse af tekniske W S installationer forventes, at føre til en betydelig besparelse på varmeregningen for den enkelte beboer i omegnen af 5-15 %. For Tranemosegårds afdelinger vil en besparelse på 5 % betyde en gennemsnitlig besparelse på varmeregningen på 281 kr. pr. lejemål pr. år. Derudover vil det årlige besøg være et væsentligt bidrag til at sænke Co2 udslippet fra Tranemosegårds boligafdelinger. Hvis der regnes med den mest konservative vurdering om en besparelse på 5 %, betyder det en årlig Co2 besparelse for alle Tranemosegårds afdelinger på samlet set 230 ton Co2 om året. Det svarer til forbruget hos 17 danske hustande på et år. Udover at spare på varmeregningen og i Co2 regnskabet vil det årlige besøg fra en varmetekniker også være et væsentligt kompetenceløft for driftspersonalet i afdelingerne. Basispakke Basispakken betyder en årlig besigtigelse og kontrol af tekniske W S installationer samtidig med at fejl i drift rettes op og defekte og nedslidte komponenter identificeres. Derudover sikrer besøget: kontrol af at vedligeholdelsesintervaller og procedurer overholdes vurdering af levetider på komponenter til langtidsplanen rådgivning om tiltag og opfølgning på tidligere driftsrapport samt kompetenceudvikling af den ansvarlige ejendomsleder/mester. Besøget ender ud i en driftsrapport, der sendes til ejendomsleder/mester samt afdelingsbestyrelsen. Afdelingerne tilbydes derudover to tillægspakker. Tillægspakke 1 - Hjælp til at sikre bedre indregulering Med tillægspakke 1 vil ejendomsleder/mester sammen med varmeteknikeren screene tilstanden af indreguleringen i afdelingen og vurdere om eventuelle tilltag kan løses internt eller eksternt hos en rådgiver/entreprenør. Som oftest vil symptomerne på dårlig indregulering i afdelingen være, at fjerneste lejemål fryser, lyd og susen i installation samt en for lav temperatur på varmt brugsvand. Tillægspakke 1 vil således kunne afhjælpe de typiske konsekvenser af dårlig indregulering, som kan være kan være dårlig komfort og indeklima, skimmel, legionella samt et for højt energiforbrug/for dårlig afkøling. 3

4 Bedre indregulering kan give en besparelse på mellem 10-40%. Tillægspakke 2 - Driftsoptimering af varmecentral Med udgangspunkt i driftsrapporten fra basisbesøget tilbyder varmeteknikeren en driftsoptimering af varmecentralen. Optimeringen vil give en forventelig besparelse på varmeregningen på 10-15%. Overstående indstilling vil blive suppleret afen præsentation på bestyrelsesmødet, hvor varmetekniker Bjarke Schilling deltager. Økonomi og ressourcer: Pris for basisdelen af varmetekniker-ordningen er 64 kr. pr. lejemål. Det giver en forventet årlig energibesparelse på 5-15 %. Tillægspakke 1 koster 5.662,50 kr. pr. varmecentral. Tillægspakke 2 koster kr. pr. varmecentral. Markedsprisen for en lignende ydelse er ,00 kr. Tidsplan: Udrulning af basispakken for alle BO-VEST afdelinger kan igangsættes i januar 2015 og prioriteres efter afkølings-og forbrugstal fra MinEnergi. Miljø: Varmetekniker ydelser er beskrevet i BO-VEST miljøhandlingsplan for 2014/2015. Initiativet ligger ligeledes i forlængelse af BO-VESTs grundlæggende værdi om at være ressourcebevidste. At tage ansvar for miljø og klima er også et væsentligt fokus for BO- VESTs ønske om at udvise Alment samfundsansvar. 3. Budgetkontrol pr. 30. september 2014 Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Budgetkontrol inkl. kommentarer pr. 30. september Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. 4

5 Det blev besluttet, at de tilskud der er givet i tidligere år "pakkes i årstal, for overskulighedens skyld, da oversigten ellers bliver for lang. Placering af tilskud tages op på næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 5. Økonomisk status på helhedsplaner Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Oversigt over økonomisk orientering for helhedsplaner i organisationen 6. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 7. Aktionslisten Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Aktionslisten

6 8. Afdeling 4 Tranehaven - udskiftning af vandinstallationer Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at Stig Rasmussen deltager i byggeudvalget og deltager i andre relevante møder samt får mødemateriale, beboerorienteringer og andet materiale tilsendt. Der var enkelte bemærkninger til beboerinformationen: Informationen omkring vandmålere er misvisende, da vandmålerne er fjernaflæste. Der mangler information omkring rengøring af tørklosset. Underskabe er ikke nødvendigvis en råderetssag. Generelt var bestyrelsen enig om, at beboerinformationen var lang, men god. Bestyrelsen opfordrer til, at administrationen sammen med afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg beslutter, om der skal indkaldes til blokmøder i den videre byggesag. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bekræfter, at Stig Rasmussen fortsat deltager i byggeudvalg som bestyrelsens repræsentant. Beskrivelse: Arbejdet i den første blok inkl. prøveopgang er ved at være afsluttet. Arbejderne i næste blok (Tranehaven 1-5) er påbegyndt og er planlagt afsluttet før jul. Der har i prøveopgangen vist sig flere tekniske udfordringer end forventet. Den største har været, at det er konstateret, at der er indstøbt el-kabler i badeværelsesgulvet i det område, hvor de nye lodrette rør skal bores igennem. Det er primært el-kabler til komfuret, men også belysning til badeværelset som er indstøbt. El-kablerne var ikke angivet på tegninger over eksisterende forhold. Rørplaceringerne er nu ændret, således at vi forventer at ramme færrest mulige el-kabler i badeværelsesgulvet. For at reducere risiko for skader og af sikkerhedsmæssige hensyn vil strømmen i lejligheden kortvarigt blive afbrudt mens hullerne bores. Ændringerne i rørføringen har også betydet at vandmålerne nu bliver placeret inde i rørkassen, og ikke under håndvasken, som det oprindeligt var planlagt. Adgangen til afspærringsventiler og vandmålere sker nu via en adgangslem, som sidder omtrent midt på rørkassen. Fjernvarmeforsyningen er færdige med nye stikledninger til de nye varmecentraler. Samtlige ventiler på varmerørene i kælderen er blevet udskiftet, og varmerørene er således klar til sammenkobling med de nye varmecentraler når disse er færdige. Denne omstilling forventes først at ske når varmesæsonen er afsluttet. Der er således ikke planlagt afbrydelser af varmen i vinterperioden. 6

7 Medio november 2014 er der udsendt informationsskrivelse til alle beboere i Tranehaven om status for sagen inkl. revideret tidplan. Informationen vedlægges som bilag til nærværende orientering. Som det er bestyrelsen bekendt, har der igennem foråret og sommeren 2014 været en kreds af beboere, der har fremsendt kritiske mails omkring forhold i projektet. De fleste af disse er tillige stilet til bestyrelsen ved formanden. Henvendelser, hvor der rejses konkrete spørgsmål eller klager har administrationen svaret på med kopi til bestyrelsesformanden. Andre henvendelser har givet anledning til, at der er udsendt generel beboerinformation med supplerende information om projektet. Efter beboermødet den 4. november 2014 er der valgt en ny afdelingsbestyrelse. Administrationen har indledt samarbejdet med afdelingsbestyrelsen ved møde den 18. november 2014, hvor sagen om udskiftning afvandinstallationer blev drøftet. Den nye afdelingsbestyrelse har endnu ikke nedsat et egentligt byggeudvalg i forbindelse med denne sag. Afdelingens kontaktperson i organisationsbestyrelsen, Stig Rasmussen, deltog i det tidligere byggeudvalg, og det indstilles, at han fortsætter med dette i det nye byggeudvalg. Beboerinformation af november Afdeling 6 Moserne - affaldshåndtering Bestyrelsen besluttede, at der skal sendes en information ud til beboerne hvori det forklares, at besparelsen ikke bliver helt så stor, som fremlagt på beboermødet. Arbejdet kan derefter påbegyndes efter tidsplanen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projekt, tidsplan og finansiering af etablering af nyt affaldshåndteringssystem. Beskrivelse: På ordinært afdelingsmøde den 12. september 2013 blev det besluttet, at affaldsskaktene i opgangene skal lukkes og at dagrenovationen herefter, af den enkelte beboer, skal afleveres i delvist nedgravede affaldsbeholdere på ca. 15 steder i bebyggelsen. Forslaget til beboermødet er vedhæftet, og blev vedtaget med 58 stemmer for og 20 stemmer imod. 7

8 Baggrunden for projektet er ønsket om bedre arbejdsmiljø for medarbejderne, besparelser på huslejen og en fremtidssikring i forhold til kommende kommunale sorteringskrav. I forslaget til beboermødet (bilag) er beskrevet, hvorledes affaldet håndteres i dag, og hvordan det vil skulle håndteres fremover. Der er tillige beskrevet en procedure for, hvorledes affald fra handicappede og gangbesværede håndteres. Der har nu været afholdt licitation på nye affaldscontainere, og arbejdet kan igangsættes. Økonomi og ressourcer: Nedlæggelse af skakterne og etablering af nye affaldsøer giver en anlægsudgift efter licitation på ca kr. Den forventede nettobesparelse på driften er ca kr. om året. Den store besparelse opnås, dels ved beskæring af bemandingen (1 fuldtidsstilling) og dels ved besparelser på service og henlæggelser til komprimator, traktorer, servicevogn og 100 liters containere i kældrene mv. Anlægsudgiften er efter licitationen forhøjet med ca kr., hvilket betyder at besparelsen de første 3 år bliver ca kr. mindre end præsenteret for beboerne. Der er dog stadig tale om en nettobesparelse. Arbejderne forventes finansieret ved optagelse af et 3-årigt lån af egne midler med en årlig ydelse på kr. Nettobesparelsen i låneperioden er således kr., hvilket svarer til en besparelse i huslejen på ca. 0,4 %. Når lånet er betalt ud, er besparelsen de kr., hvilket efter de 3 år svarer til en varig huslejenedsættelse på 2,0 %. Tidsplan: Såfremt der opnås kommunal tilladelse til lukning af skaktene, vil de nye affaldscontainere blive etableret i perioden december 2014 til ultimo februar 2015 og kunne forventes taget i brug fra primo marts Miljø: Godkendes projektet betyder det: Bedre arbejdsmiljø for medarbejderne Fremtidssikring i forhold til kommende kommunale sorteringskrav Forslag fra beboermødet den 12. september Afdeling 13 Silergården - undersøgelse for betonsygdomme og skimmelsvamp samt risiko for betonnedstyrtning Bestyrelsen godkendte udgiften på kr. der afholdes af dispositionsfonden. Administrationen bedes vurdere, hvorfor der er forskel på undersøgelserne fra TNT og Ai-gruppen og om man har fået det, der er betalt for i forbindelse med TNSs arbejder. 8

9 Det indstilles, at bestyrelsen godkender udgifter til betonundersøgelser med et samlet budget på kr. der efter sædvanlig fordeling medfører en udgiftsandel for T13 på samlet kr kr. Udgiften foreslås afholdt som udlæg i dispositionsfonden, foreløbig handlingsplan for afværgeforanstaltninger i forbindelse med risiko for nedstyrtning af betonstykker fra betonfacaderne, herunder akutarbejder med afspærring m.v. Udgifter afholdes foreløbig af afdelingens driftsmidler. De samlede udgifter til såvel betonundersøgelser som til afværgeforanstaltninger søges indarbejdet i de støtteberettigede udgifter i renoveringsstøttesagen. Beskrivelse: Tnt Arkitekter har i forbindelse med de generelle bygningsundersøgelser af højhusene registreret betonfacaders tilstand i tilstandsrapport af november LBF har anerkendt disse undersøgelser og vurderet, at der på dette grundlag kan forventes en støtteprocent på ca. 25. LBF har dog peget på, at der kunne være anledning til at undersøge betonen nærmere med henblik på at afdække skadernes reelle omfang, så der muligvis kunne skabes grundlag for en højere støtteprocent. På den baggrund har den administrative projektgruppe og SBS foranlediget, at rådgiverfirma Al har foretaget yderligere undersøgelser. På grund af den hastende karakter af undersøgelser blev disse igangsat efter aftale med formanden Dorthe Larsen. De visuelle undersøgelserne med lifte er nu afsluttet og de destruktive prøver viser sig at være en nødvendighed. Igangsættelse skete på baggrund af et anslået budget på de visuelle undersøgeler for T13s andel på kr. og for den destruktive prøvetagning kr. I alt kr. Ovenstående overslag for den destruktive prøvetagning har vist sig alt for optimistisk og sammenholdt med, at rådgivningsfirma Ai anbefalede øgede antal prøver, er den destruktive prøvetagning steget til kr Således er undersøgelser og destruktive prøver udgiftssat til i alt kr. for T13. Ai s undersøgelser, der er dokumenteret i notat af den er vedlagt. I notatet peges på risiko for nedfaldne betonstykker som følger: "Ved besigtigelsen kunne der konstateres fare for nedstyrtning afafskudte beton stykker fra elementers bundstykker (tå), hvorfor det anbefales, at gennemgå facader, for at sikre mod person/tingskade. Ai pågår med udarbejdelse af handlingsplan for kontroleftersyn af betonfacaderne. 9

10 Vor rådgiver sbs har forespurgt rådgiverne fra Ai om der er et mønster i deres iagttagelser, eller om de løstsiddende dele er tilfældigt spredt ud. Hertil har rådgivere fra Ai svaret: "Vi har ved vores visuelle eftersyn fra lift nedtaget løse betonstykker. Disse skader vurderer vi fortsat er i udvikling, hvorfor løse betonstykker vil opstå indtil facaderne bliver renoveret. Vi må anbefale, at afspærring opsættes straks på alle facader, indtil kontroleftersynet er udført. Da den visuelle registrering har tydeliggjort et væsentligt problem med den eksisterende betonfacade, forventes det jf. Ai's notat, at de destruktive undersøgelser vil afdække og dokumentere et væsentligt større reparationsomfang. LBF har som nævnt vurderet en støtteprocent på ca. 25. De visuelt registrerede dæklagsskader på elementtåen og pilastrene fraviger tidligere undersøgelser ligesom skader på de in-situ (støbt på stedet) vægge ikke indgår i tidligere undersøgelser. Ai forventer, at det nu konstaterede skadesomfang vil medføre, at støtteprocenten vil kunne hæves til minimum 50. Administrationen forventer iht. sbs's udmelding, at om dette holder og accepteres af LBF, så er hele betonfacaden støtteberettiget, da genopretning over 50 % automatisk udløser støtte til følgearbejder for den resterende del af betonfacaderne. Samlet set vurderes det af sbs, at støtteomfanget dermed øges med kr. 3-4 mio. per højhus. Den administrative projektgruppe for de fire administrationer i Brøndby Strand parkerne har anmodet sbs om at udarbejde et oplæg til handlingsplan med baggrund i rådgivningsfirmaet Ai's anbefaling for det akutte afspærringsarbejde og den permanente afdækningsløsning. Det foreløbige oplæg er som følger: Afspærring midlertidigt omkring højhusene vha. kegler, markeringsbånd og over indgangspartier stillads suppleret med tag af krydsfinérplader. HP4 kommunikationsmedarbejder Ditte C. Kristensen sørger for opslag til opgangsdøre med orientering til beboerne. Drift udfærdiger beboerskrivelse til omdel hos alle, samtidigt med afspærring. Sbs fremsender løsning og økonomi for permanent afspærring via erfaringerne i Bellahøj. Sbs udarbejder forslag til hvorledes driften indarbejder en årlig opfølgning af facaders tilstand for sikring mod nedfaldne betonstykker. På baggrund af handlingsplanen er det aftalt, at ejendomskontoret straks iværksætter afspærring af nærområderne omkring højhusene med kegler og markeringsbånd - indtil en mere permanent løsning på afspærring er fundet. 10

11 Det foreløbige forslag til permanent løsning er stilladser med tag overdækning, som skal virke som gangtunnel for beboerne således, at man kan færdes sikkert til indgangspartier og rundt langs højhusene. Hvor det er muligt suppleres med byggepladshegn. Ai notat om betonundersøgelser 11. Medlemsskab af Forening Byggeriets Samfundsansvar Bestyrelsen godkendte med 4 stemmer mod 1, medlemsskab af Foreningen Byggeriets Samfundsansvar under forudsætning af, at BO-VEST bestyrelsen også godkender medlemsskabet. Allan Nielsen valgte at stemme imod. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at BO-VEST bliver medlem af Foreningen Byggeriets Samfundsansvar, underforudsætning af, at BO-VEST bestyrelsen også godkender medlemsskabet. Beskrivelse: BO-VESTs bestyrelse drøftede på bestyrelsesmøde d. 29. oktober en sag om, hvorvidt vi kunne være medstiftere af Foreningen for Byggeriets Samfundsansvar. Byggeriets Samfundsansvar er en forening, der er stiftet på initiativ af Bygherreforeningen og Realdania. Den bygger på en kontrakt for den danske byggebranches samfundsansvar, et såkaldt charter. Charteret, der er vedlagt som bilag, indeholder seks principper for, hvad det vil sige at operere samfundsansvarligt i den danske ejendoms-, bygge- og anlægsbranche. Disse seks principper, som underskrivere forpligter sig til at efterleve er: 1) at vurdere byggeprojekters risiko, 2) at indgå i dialog med samarbejdspartnere om samfundsansvar, 3) at indgå i dialog med interessenter, 4) at arbejder for bæredygtige løsninger, 5) at have ordentlige ansættelses- og arbejdsforhold og 6) at sikre uafhængighed og ikke-korrupt praksis. BO-VESTs bestyrelse besluttede, at BO-VEST ikke kunne meldes ind, førend vi kendte kontingentets størrelse, der først blev vedtaget på den stiftende generalforsamling. Den stiftende generalforsamling blev afholdt fredag den 7/ , og kontingentet blev fastlagt til kr. pr. år for medlemmer med 10 eller flere funktionærer, der beskæftiger sig med byggeri og kr. pr. år for virksomheder, der har mellem 2 og 9 funktionærer ansat, der beskæftiger sig med byggeri. BO-VESTs bestyrelse vil med den nye viden tage medlemskab op til fornyet overvejelse på mødet i december. Et ordentligt fundament, Charter for samfundsansvar i ejendoms, bygge- og anlægsbranchen i Danmark 11

12 Foreningens vedtægter 12. Årsberetning m.v. Bestyrelsen godkendte model 2, som fremtidig fælles årsberetning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen holder fast i en fælles årsberetning men i en reduceret form, dvs. model 2 som beskrevet nedenfor. Beskrivelse: BO-VESTs bestyrelse vedtog på bestyrelsesmøde i marts 2014, at der i forbindelse med spare/indtægtskataloget skulle foretages en undersøgelse af beboernes holdning til årsberetningen og Beboermagasinet. Tilfredshedsundersøgelserne af Beretning og Beboermagasin er nu gennemført og viste en stor tilfredshed med udgivelserne blandt de beboere, der svarede på spørgeskemaundersøgelsen. Resultaterne er uddybet herunder. BO-VEST-bestyrelsen har på baggrund af undersøgelserne besluttet, at bede organisationerne drøfte beretningen for 2014 med en opfordring til, at det drøftes, om der fortsat skal udarbejdes en 58-siders BO-VEST-beretning og to beboermagasiner, eller om der er behov for ændringer. Beretningen koster ca kr. at producere. Heraf betales af BO-VEST. Dette beløb indgår i BO-VESTs sparekatalog som en besparelse i Tilfredshedsundersøgelse: Årsberetningen Læserundersøgelsen af årsberetningen blev foretaget i juni måned og blev drøftet på BO-VEST bestyrelsesmødet den 3. september. Af de 1000 tilfældigt valgte husstande, der fik tilsendt spørgeskemaerne, svarede 81, dvs. 8 %. Den lave svarprocent gør det vanskeligt at konkludere på resultatet, da det ikke kan ses som validt og dækkendende. Det skal snarere ses som et pejlemærke for tilfredsheden med årsberetningen. Hovedkonklusioner vedr. årsberetningen: 47 % bruger mere end 20 minutter på årsberetningen 35 % er meget tilfredse med årsberetningen - 28 % er tilfredse. Topscorer blandt årsberetningens artikler er Kort Nyt om afdelingerne, efterfulgt af siderne om BO-VESTs økonomi og BO-VESTs formandsberetning. Tilfredshedsundersøgelse: Beboermagasinet Læserundersøgelsen blev foretaget midt i oktober, umiddelbart efter udsendelse af oktober-nummeret af Beboermagasinet. Undersøgelsen er dels udsendt til 1000 tilfældigt valgte husstande, dels har den kørt som en åben undersøgelse, hvor alle via en QRkode i beboermagasinet og direkte på hjemmesiden kunne deltage i undersøgelsen. 12

13 I alt har 128 svaret. 110 valgte at angive, hvilket boligselskab de bor i; 47 % er fra VA, 26 % er fra AB og 26 % er fra Tranemosegård, nogenlunde svarende til fordelingen af boliger på de tre organisationer. Aldersmæssigt ligger svarerne i den høje ende med 53 % over 60 år. Hovedkonklusioner vedr. læserundersøgelsen Tilfredshed: 41 % er meget tilfredse med Beboermagasinet - 18 % er tilfredse. Langt den overvejende del af respondenterne er "meget interesserede eller in teresserede (60 %) i emnerne, der behandles i Beboermagasinet. De emner, der vurderes som mest interessante, er renovering og helhedsplaner, beboerdemokrati samt tips og tricks til din bolig. Efterfulgt af miljø/ klima/energi og boligsociale projekter. Respondenterne er tilfredse med både antal af billeder i magasinet, og billedernes kvalitet. I forhold til artiklernes læse-sværhedsgrad, kvalitet og relevans, er tilfredsheden også gennemgående stor. 38 % af respondenterne ønsker at læse Beboermagasinet på en tablet eller mobiltelefon, mens 45 % svarede det modsatte. Respondenter over 60 år, ønsker ikke at modtage og læse magasinet digitalt. Administrationen har desuden den 28. oktober afholdt et fokusgruppemøde om Beboermagasinet og årsberetningen, der underbyggede ovenstående resultater. Tre modeller Hvis BO-VEST skal spare kr. er det muligt ved enten at udgive en reduceret udgave af den nuværende årsberetning eller ved at udkomme med et beboermagasin mere med årsberetningsindhold - evt. som indstik. Når der spares ved denne løsning, er det fordi beboermagasinet er billigere at udgive. I skemaet ses en oversigt over økonomien i den nuværende og de to alternative årsberetnings modeller. Prisen indeholder ikke medarbejdertimer i BO-VEST. Model Udgift Model 1: Den nuværende form med en stor Tranemosegård: kr. fælles årsberetning og to Beboermagasiner BO-VEST: kr. Model 2. En fælles årsberetning, men ca. Tranemosegård: kr kr. billigere og to Beboermagasiner BO-VEST 0 kr. Model 3: Tre Beboermagasiner, hvoraf det Tranemosegård: kr. ene er et årsberetningsnummer BO-VEST 0 kr. 13

14 BO-VEST betaler medarbejdertimerne til udarbejdelse af beretning og beboermagasin. Timeforbruget for den nuværende årsberetning er tidligere blevet vurderet til at være omkring 400 timer. Boligafdelingerne betaler for husstandsomdeling. Tidsplan: Arbejdet med årsberetning 2014 starter hurtigst muligt inden årets udgang og forløber frem til udgivelsen i april. erne fra dette møde lægges straks ind i en tidsplan. Vurdering: Der er generelt stor tilfredshed blandt beboerne med de to typer udgivelser, hvilket er tilfredsstillende. Beboerne foretrækker ikke umiddelbart den ene type udgivelse frem for den anden. Årsberetningen har i den hidtidige udformning være noget dyrere at producere end beboermagasinet, men det er muligt at producere den billigere med stort set det samme indhold. Administrationen anbefaler derfor, at der i en tid med en stram økonomi udgives en kortere og ikke så luksuriøs udgave af den fælles årsberetning, nemlig model 2. Den er uden så mange billedsider og uden så meget tom plads, men indeholder de nødvendige oplysninger til brug for generalforsamling og repræsentantskab og andre interesserede foruden kort om afdelingerne og eventuelt få nøgletal. Denne løsning sikrer besparelsen til BO-VEST i 2015, samtidig med at vi holder fast i den fælles beretning, fordi der signalerer fællesskab, samarbejde og fælles værdier. 13. Regnskab for Almene Boligdage Bestyrelsen tog regnskabet for Cafe 13 baren ved Almene Boligdage til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager regnskabet for baren i forbindelse med Almene Boligdage til efterretning. Beskrivelse: Der blev den 5. og 6. september afholdt Almene Boligdage i Bella Centeret, hvor BO VEST deltog med en stand, hvor der også var opført en Cafe 13 bar, med gratis udskænkning af øl og vand. Standen var velbesøgt både fredag og lørdag. De besøgende var beboerdemokrater fra egne og andre selskaber, rådgivere, studerende, forskere og leverandører. 14

15 Økonomi Bestyrelsen godkendte på deres organisationsbestyrelsesmøde den 26. juni 2014 et budget for baren på kr. Der er forsat ikke modtaget nogen opkrævning fra BL for forplejning i forbindelse med standen. Disse udgifter vil derfor først komme med efterfølgende. Regnskab for baren på standen: Drikkevarer 5.505,12 kr. Løn / parkeringstilladelse 7.045,44 kr. Taxakørsel 439,00 kr. Maling af bar 845,25 kr. Transportudgifter 4.461,00 kr. Udgifter i alt ,81 kr. 14. Evaluering af Beboerkurset og Tranemosegårdkurset Bestyrelsen evaluerede kurserne. Begge kurser var en stor succes, med meget engagerede deltagere. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer kurserne. Beskrivelse: Der blev afholdt Beboerkursus for 20 beboere fra torsdag den lørdag den 20. september På programmet var der om torsdagen et besøg på genbrugsstationen på Sydgårdsvej, hvor emnet var sortering af affald og senere deltog byggeudviklingschef Jesper Rasmussen med et oplæg om Tranemosegårds byggesager. Om fredagen var der et oplæg omkring klimasikring v/ HOFOR og Dorthe Larsen fortalte om arbejdet i beboerdemokratiet. Lørdag deltog kommunikationsmedarbejder Louise Hansen og fortalte om digitalt beboerdemokrati. Kurset sluttede af med en fælles frokost sammen med de afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der skulle deltage i Tranemosegårdkurset. Tranemosegårdkurset blev afholdt fra lørdag den søndag den 21. september Program om lørdagen, bestod af et oplæg ved projektlederne Tove Lading og Sofie Clemmensen om fremtidssikring af boliger. Om søndagen var det afdelingernes tur til at fortælle hvad der var sket hos dem i årets løb og fra administrationen var der besøg af direktør Ulrik Brock Hoffmeyer og Teknik- og driftschef Jeannette Pagh Schiller. Økonomi: Udgifter for Beboerkurset: 15

16 Hotel: ,00 Bustransport: 7.054,69 Udgifter Mogens B. Andersen: 906,00 (transport og gaver til bankospil) Gavekurv til genbrugsstationen: 386,80 Gaver til bankospillet: 539,50 Administrationens udgifter: ,00 (planlægning samt deltagelse) Udgifter i alt Udgifter for Tranemosegårdkurset: Hotel: ,00 Bustransport: 5.429,69 Plancher til fremtidssikrings foredrag: 4.522,14 Administrationens udgifter: ,50 (planlægning samt deltagelse) Udgifter i alt Evaluering af Boligpolitisk Forum Bestyrelsen evaluerede mødet og der var enighed om, at det var et godt møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer afviklingen af Boligpolitisk Forum den 4. november Beskrivelse: Der blev den 4. november afholdt Boligpolitisk Forum i BO-VEST med oplæg fra Bent Madsen, administrerende direktør i BL. Temaet var den kommende boligaftale og effektiv drift. Lokale aviser blev orienteret om arrangementet både forud og efter mødet. Der var i alt 43 beboere og beboerdemokrater tilmeldt arrangementet. Boligpolitisk Forum bliver afholdt igen til foråret. 16. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16

17 VAs Gadekæret har sagt foreløbig ja til at være med. VAs Bæk- og Fosgården samt AB Nord har sagt ja til at være med. Galgebakken har sagt nej tak. Når der fremover sker store ændringer eller omlægninger, vil det være godt med en skrivelse ud til de berørte, så man er orienteret. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Til næste møde, ønskede Allan Nielsen et punkt omkring Virksomhedsskole med på dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Allan Nielsen orienterede kort om det nye Boligforlig, om tilbagekøbsaftalerne samt boliganvisningsaftaler. BO-VEST har søgt om momsfritagelse og har fået udkast til negativt svar. BL har på vegne af BO-VEST og flere andre boligselskaber sendt et brev til skattecenteret med indsigelser. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der skal kigges på tariffer. 17

18 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ulrik Brock Hoffmeyer kunne yderligere informere om, at BO-VEST er blevet bedt om at komme med et bud på administration af Vildtbanegård, der har 2000 boliger. Bestyrelsen ønskede, at når medarbejdere med udadvendt aktivitet fratræder, så skal også afdelingsbestyrelserne orienteres. Ulrik Brock Hoffmeyer kunne meddele, at der allerede er ansat en ny jurist, der starter den 12. januar Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Økonomichef i BO-VEST BO-VEST og økonomichef Kenn Erik Hansen har efter gensidig aftale valgt at stoppe samarbejdet med udgangen af oktober måned Kenn Erik Hansen har gennem sine snart 6 års ansættelse bidraget væsentligt til at bringe BO-VEST til det stade, hvor selskabet i dag befinder sig. Kenn Erik Hansen har nu ønsket at afsøge nye muligheder, hvor han kan benytte de erfaringer, han har fået i BO-VEST og den nyligt afsluttede ledelsesuddannelse, som han har gennemgået. Tranehaven - valg af ny afdelingsbestyrelse Den 4. november blev der afholdt beboermøde i Tranehaven, hvor der blev valgt ny afdelingsbestyrelse der nu består af 5 medlemmer samt 2 suppleanter. Ud over valg til ny afdelingsbestyrelse blev beboerne informeret om status på tagsagen, vandinstallationsprojektet samt orientering om nyt fælleshus. Tranehaven - altaner På mødet den 24. september blev bestyrelsen orienteret om, at modparten havde stillet supplerende spørgsmål til skønsmanden. Disse spørgsmål har skønsmanden nu besvaret i Supplerende skønserklæring nr. 3 af 15. oktober Erklæringen ændrer ikke ved de tidligere erklæringer, og dermed skønsmandens vurdering af nødvendige omkostninger til udbedring. Udbedringsomkostningerne er vurderet til kr inkl. moms. Hertil kommer kr inkl. moms for de 3 manglende altaner. Administrationen har i samråd med advokat Kurt Bardeleben vurderet, at skønser- 18

19 klæringen ikke giver anledning til fremsendelse af yderligere spørgsmål for afklaring af skønsmandens erklæringer. Modpartens advokat har den 24. november fremsendt oplæg til forlig. Oplægget vil nu danne baggrund for en egentlig forhandling. Administrationen vurderer, at forligsmæssig afslutning kan ske inden årets udgang. Det er administrationens opfattelse at et forlig i det mindste skal medføre udbetaling af erstatning svarende til det af skønsmanden vurderede med et vist tillæg for dækning af sagsomkostninger. Såfremt det mod forventning ikke er muligt at opnå en forligsmæssig løsning, kan sagen af begge parter fortsat henvises til endelig afgørelse af Voldgiftsretten. Når der er en endelig løsning med modparten, vil processen se ud som følger: Indgåelse af aftale med teknisk rådgiver, som skal projektere ny løsning for altanbundene Opstilling af budget for afhjælpning af fejl og mangler ved altanerne samt fastlæggelse af endelig finansiering Tilbudsindhentning Gennemførelse af afhjælpningsarbejder inkl. montering af de tre manglende altaner De tre første punkter forventes at kunne løses på ca. 4-5 måneder, og selve monteringen anslås til at vare ca. 4-6 måneder inkl. produktion af altanbunde på værksted. Administrationen afholder snarest muligt et møde med afdelingsbestyrelsen om det videre forløb. Allonge til lejekontrakter på antenner Til bestyrelsens orientering, er der underskrevet allonge til lejekontrakter på antenner i afdeling 3 Maglelund og afdeling 13 Silergården. Allonge til lejekontrakter for afdeling 3 Maglelund og afdeling 13 Silergården. Temamøde om drift På BO-VEST bestyrelsens møde den 29. oktober, blev det besluttet at afholde et temamøde om effektiv drift den 23. februar Mødet afholdes for organisationsbestyrelsesmedlemmer i de tre organisationer samt BO-VEST bestyrelsen. Information om frikøb for kommunale tilbagekøbsdeklarationer Boligselskabernes Landsforening har på vegne af 38 boligorganisationer i de københavnske omegnskommuner indgået aftaler med de berørte kommuner om frikøb af såkaldte hjemfaldsklausuler. 19

20 Boligorganisationerne har længe ønsket at få frikøbt hjemfaldet, fordi det for flere og flere afdelinger er med til at spænde ben for mange renoveringer, når der er færre år til hjemfald end løbetiden på de lån, der skal optages. Samtidig er det sådan, at prisen for frikøb stiger, jo nærmere man kommer hjemfaldstidspunktet. Og endelig har det været muligt at opnå en afgørende reduktion i betalingen ved at indgå en samlet aftale. Det fremgår af informationsskrivelsen, at aftalen skal godkendes i hver af de berørte kommunalbestyrelser og boligorganisationer. For yderligere information henvises til de vedlagte bilag. Frikøb af hjemfald er ikke aktuelt for Tranemosegårds afdelinger, jf. tabel over hjemkøbsbeløb Bestyrelsen er ligeledes orienteret om aftalen på mail den 18. november Information fra BL om tilbagekøbsdeklarationer Brev fra Bent Madsen, adm. direktør BL til bestyrelser Tabel over hjemkøbsbeløb Opfølgning på afdelingernes budgetkontrol pr. 30. september 2014 Ud af 7 afdelinger har bestyrelserne i 6 afdelinger fået gennemgået budgetkontrollen. Undtagelsen er afd. 4 Tranehaven, som har fået ny bestyrelse. Bestyrelsesmedlemmerne har dog fået tilsendt budgetkontrollen med tilbud om en gennemgang. Nedenfor er vist på hvilke datoer budgetkontrollen er gennemgået med afdelingsbestyrelserne. Nr. Afdeling Gennemgået Bemærkning 1 Tranevænget 11. november 3 Maglelund 12. november 4 Tranehaven Den er sendt til den nye bestyrelse den 13. november med tilbud fra Driften om snarlig gennemgang af budgetkontrol 6 Moserne 11. november 12 Gillesager 4. november 13 Silergården 13. november 15 Gurrelund/Bjerrelund 3. november Uddeling af social pris i Bruxelles Mandag den 6. oktober blev den europæiske pris for socialt ansvar på boligområdet "European Responsible Flousing Awards for første gang uddelt. Dagen var ikke tilfældigt valgt, da den er udnævnt til at være lejernes internationale dag. Bag prisen står The Eu- 20