Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: Dato: Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Fredag, den 28. marts 2014 kl Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Jan Riber Jakobsen Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Poul Rosendahl Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Lars B. Thomsen Jean Brahe Kristine Kaas Krog Søren Rishøj Jakobsen Frode Sørensen Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Afdelingschef Christina V. Andersen Afdelingschef Britta Søndergaard Informationsansvarlig Karen Stoustrup Dagsordenspunkter: 16/14 Godkendelse af dagsorden /14 Sager til orientering /14 Kompetencefordeling vedrørende personalesagers behandling /14 Tidsplan for køreplanlægning /14 Direktør kontrakt lukket punkt /14 Præsentation af Sydtrafik v. afdelingscheferne

2 16/14 Godkendelse af dagsorden J. nr Dato: 11. marts 2014 Indstilling at dagsordenen godkendes. Vedtagelse 27

3 17/14 Sager til orientering J. nr Dato: Sagsresume Der orienteres om: - Ændrede åbningstider i Sydtrafik - Event- og lørdagsbilletter i Sønderborg Kommune Nyt bookingsystem for grupperejser - Mundtlig orientering om køreplanprocessen v. Christina V. Andersen Indstilling Til orientering. Vedtagelse 28

4 18/14 Kompetencefordeling vedrørende personalesagers behandling J. nr Dato: 11. marts 2014 Sagsresume Afdelingen Ledelsessekretariat og HR har udarbejdet en oversigt over beslutnings- og kommunikationsveje i forhold til personalesagers behandling. Heraf fremgår, hvem der har pligt til at tage initiativ, hvem der har beslutningskompetence, hvem der skal medinddrages, hvem der skal gennemføre og hvem der skal orienteres i de forskellige situationer. Oversigten svarer til den praksis, der hidtil har været anvendt, og som bestyrelsen tidligere har godkendt (pkt. 66/2008) dog med de rettelser/tilføjelser, der er markeret med gult. Indstilling at forslag til kompetencefordeling vedrørende personalesagers behandling godkendes. Vedtagelse 29

5 19/14 Tidsplan for køreplanlægning J. nr Dato: 12. marts 2014 Sagsresume På bestyrelsesmøde i maj 2012 blev det besluttet, at iværksætte et 2-årigt forsøg med fleksibel køreplanlægning. Forsøget har kørt siden d. 1. august 2012 og kører frem til 1. august Baggrunden for at iværksætte forsøget var et stærkt ønske fra flere kommuner om at kunne foretage ændringer oftere, end én gang om året, som praksis har været hidtil. I forbindelse med indførelsen af forsøgsordningen, blev der udtrykt stor glæde over den fleksibilitet ordningen indebærer. Siden hen har det vist sig, at kun 2 kommuner reelt har gjort brug af ordningen. Udkastet til en ny tidsplan er telefonisk blevet præsenteret for et udvalg af kommuner. Alle er enige i, at det vil kunne fungere fint i praksis, så længe at der stadig kan foretages akutændringer. Enkelte kommuner udtrykte, at der reelt kun er behov for at kunne skifte på skoleruterne en gang om året ud over evt. akutændringer der måtte opstå. Forsøgsperioden udløber snart og det skal derfor besluttes, om vi skal gå tilbage til tidsplanen fra før maj 2012, gøre forsøget permanent eller finde en anden tidsplan. Den øgede fleksibilitet har i tale være meget populær hos kommunerne. I praksis har kun få kommuner benyttet sig af ordningen. Evalueringen har givet stor viden om det øgede arbejde som ændringerne har medført. Især datasiden har været udfordret med indførelsen af rejsekort. Rejsekort kræver at datakvaliteten er 100% i orden for at kunne billettere. Inden rejsekort kunne ændringer aftales med en vognmand og dagen efter kunne de træde i kraft. Det kan ikke længere lade sig gøre. Data skal ajourføres og lægges på rejsekort. Der kan ikke lægges nye data på rejsekort fra den ene dag til den anden. Det skal aftales på forhånd og det tager ca. 2 uger inkl. obligatorisk test. Det giver bindinger i forhold til at fastholde den samme fleksibilitet 30

6 De tre muligheder er vist i tabellen: Buskategori Oprindelig tidsplan Fleksibel tidsplan Forslag til ny tidsplan (det 2 årige forsøg) Bybusser sommeren sommeren sommeren Regionalruter, fælleskommunale ruter og større lokalruter sommeren + korrespondanceændringer i forhold til tog i december sommeren + mindre ændringer i december inkl. korrespondanceændringer i forhold til tog i december sommeren + korrespondanceændringer i forhold til tog i december Skoleruter sommeren + tilretninger i august/september efter skolestart Ad-hoc ændringer sommeren + 3 datoer fordelt henover året. Dertil kommer, at der altid kan ændres hvis ændringer i trafikale forhold nødvendiggør at bussen kører ad en anden rute eller hvis det viser sig at der er behov for indsættelse af ekstra kapacitet. Målopfyldelse i forhold til visionen Ingen. Lovgivningen Ingen. Økonomi Forsøgsordningen indebar ansættelse af to ekstra planlæggerressourcer. Ved midtvejsevalueringen blev en planlægger afskediget for at tilpasse resoourcerne til ændringsomfanget. Det nye forslag indebærer fortsat ansættelse af en ekstra ressource primært til at sikre datavedligehold. Indstilling at tidsplan for køreplanlægning vedtages at bilag 2 - Tidsplan for køreplanlægning udsendes til bestillerne 31

7 Vedtagelse 32

8 20/14 Direktør kontrakt lukket punkt J. nr Dato:

9 21/14 Præsentation af Sydtrafik v. afdelingscheferne J. nr Dato: 7. februar 2014 Resume Følgende afdeling præsenteres: - Økonomi og IT v. afdelingschef Brtitta Søndergaard Vedtagelse 34

10 Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Jan Riber Jakobsen Poul Rosendahl Preben Friis-Hauge Karsten Uno Petersen I øvrigt deltog Mødet lukket kl. 35