Mission, mål og strategi

Transkript

1 Å r s r a p p o r t / 0 8

2 Mission, mål og strategi InterMail fuldender kommunikation og fremmer dialog - markeds føring. Vi ønsker at være kendt som en innovativ og pålidelig leverandør af kommunikationsløsninger og produkter, der skaber, vedligeholder og udbygger relationer mellem afsendere og modtagere. Vi tilstræber hurtigt at tilpasse os markedets og vores kunders skiftende behov for serviceydelser, grafiske produk ter og it-baserede løsninger, der fremmer nem, hurtig og sikker kommunikation, informationsudveksling og responshåndtering ved anvendelse af den mest moderne teknologi. Vores medarbejdere skal være kendt for deres fleksibilitet og evne til at sætte sig ind i brugernes behov og for sammen med kunderne at etablere værdiskabende løsninger af høj kvalitet og stor pålidelighed. Som enkeltpersoner og som virksomhed vil vi optræde socialt ansvarligt og arbejde for et sikkert arbejdsmiljø og en høj miljøbevidsthed. For løbende at kunne selvfinansiere den fortsatte udvikling af InterMail er det et mål, at virksomheden har en høj soliditet og overskudsgrad. Indhold Dagligt fokus på kunder, drift og likviditet 1 Hoved- og nøgletal 2 Året kort fortalt 3 Ledelsens beretning 5 Aktionærforhold 22 Endnu et skridt i realiseringen af InterMails nordiske strategi 25 Nye løsninger fremmer kommunikationen 27 Regnskabspåtegninger 28 Koncernen Definitioner af nøgletal 30 Resultatopgørelse 31 Aktiver 32 Passiver 33 Pengestrømsopgørelse 34 Egenkapitalopgørelse 35 Noter 36 Moderselskabet Resultatopgørelse 63 Aktiver 64 Passiver 65 Pengestrømsopgørelse 66 Egenkapitalopgørelse 67 Noter 68 Bestyrelse 76 Direktion og nordisk ledelse 77 Summaries: GB/S/SF 78 Financial Highlights 84

3 InterMail i Norden InterMail har aktiviteter inden for de tre hovedområder: Lettershop, der er en af de største udbydere af fulfilment-services, mailhåndtering og it-baserede værktøjer til dialogmarkedsføring på det danske og svenske marked. Konvolut, der er den næststørste aktør på det nordiske marked for konvolutproduktion og -tiltrykning. Graphic, der primært arbejder med salg af og rådgivning vedrørende grafiske totalløsninger til business-to-businesskunder. Med to store akkvisitioner i 2007 og 2008 har InterMail opnået en væsentlig styrkelse af sin position på det nordiske konvolutmarked og på markedet for direct mail. InterMail Graphic Vest Herning Handelsvirksomhed for grafiske produkter I januar 2007 købte InterMail den næststørste producent af konvolutter i Sverige og Finland, OP-Kuvert AB. InterMail dækker herefter omkring en tredjedel af det nordiske konvolutmarked og har stor ekspertise, stærke varemærker og attraktive markedspositioner. I januar 2008 købte InterMail den svenske virksomhed StroedeRalton, en anerkendt udbyder af direct mail-kampagner i Sverige, og tog hermed et nyt og afgørende skridt i realiseringen af sin strategi om fortsat ekspansion i Norden og styrkelse af forretningsområdet Lettershop. Ved at kombinere InterMails eksisterende aktiviteter med aktiviteterne i StroedeRalton tilbydes kunderne brede og mere attraktive services inden for avance - rede kommunikationsløsninger. Konvolut Danmark Hedensted Konvoluttrykkeri InterMail København Moderselskab og hovedkontor for InterMail-koncernen InterMail Graphic Kastrup Grafiske tryksager og directmail produkter Lettershop Mailservice Hvidovre Fulfilment services, mailhåndtering og dialog markedsføring

4 Jansson & Bjelke Oslo Konvoluttrykkeri Turun Kirjekuoritehdas Kuvertfabriken i Åbo Konvolutproduktion, konvoluttryk og papirengroshandel Turun Kirjekuoritehdas Kuvertfabriken i Åbo Helsingfors Salgskontor StroedeRalton Stockholm Hovedkontor SW-Son Huskvarna Konvoluttryk og lettershop-aktiviteter OP-Kuvert Oskarshamn Konvolutproduktion og konvoluttrykkeri Konvolut Danmark Søborg og Hvidovre Konvolutproduktion og konvoluttrykkeri StroedeRalton Göteborg, Kungsbacka og Helsingborg Produktion, administration og it-center

5 Dagligt fokus på kunder, drift og likviditet Med opkøbet af OP-Kuvertgruppen i januar 2007 og StroedeRalton i januar 2008 har InterMail på to år mere end fordoblet antallet af ansatte og omsætning og er blevet en nordisk virksomhed. Resultatmæssigt har 2007/08 været et hårdt år, særligt som følge af udviklingen i lettershopaktiviteterne i Danmark. En ny økonomisk dagsorden også inden for vores forretningsområder har ført til ledelsesskift og ændringer i de underskudsgivende aktiviteter. For InterMail byder den nye større virksomhed både på store udfordringer og nye muligheder. Der sker i øjeblikket en effektivisering på tværs af hele virksomheden for at skabe grundlag for en væsentlig forbedring af indtjeningen. Udviklingen stiller store krav til både ledelse og medarbejdere. Frem for alt skal der fastholdes fokus på kunderne. Det er nærheden og en tæt relation til kunderne, der gør det muligt for InterMail at levere de produkter og den service, kunderne efterspørger. I det forløbne år har vi på den hårde måde lært, at den større gruppe af virksomheder samtidig stiller store krav til opfølgning på driften i hver enkelt driftsenhed, såvel som i den samlede virksomhed. Samtidig betyder udsigten til lavere økonomisk vækst i Norden, at effektive processer og daglig opfølgning på driften vil være afgørende for InterMails evne til at levere tilfredsstillende resultater. InterMail vil derfor konsolidere virksomheden i de kommende år og forfølge en meget operativ strategi med fokus på kunder, drift og likviditet. Den altoverskyggende opgave bliver at bringe Lettershop Mailservice tilbage i god gænge. InterMails kunder kan overordnet segmenteres i to målgrupper, der i et vist omfang i dag betjenes af forskellige virksomheder i InterMail. I konvolut-segmentet er kunderne overvejende professionelle forhandlere og trykkerier. I det grafiske segment og lettershop-segmentet serviceres der primært slutbrugere, som efterspørger samlede løsninger inden for direct mail-services og it-baserede løsninger i forbindelse med kommunikation pr. brev eller elektronisk. For at sikre sammenhæng i kundeløsningerne inden for det grafiske segment og lettershop-segmentet vil InterMail fremover betragte disse aktiviteter som ét segment med udgangspunkt i kundernes behov for kommunikationsløsninger. InterMail vil derfor fremover arbejde i to forretningssegmenter, Konvolut og Kommunikationsløsninger. I konvolut-segmentet er det afgørende at imødekomme kundernes efterspørgsel efter produkter af høj kvalitet, funktionalitet, effektiv produktion, en lav reaktionstid og stor fleksibilitet. Kunderne serviceres af lokale salgsorganisationer, og produktionen foregår på effektive konvolutfabrikker suppleret med en række konvoluttrykkerier, der sikrer den hurtige leveringsevne og fleksibilitet. I segmentet for kommunikationsløsninger er kundernes efterspørgsel efter løsninger meget varieret. InterMails salgsorganisation skal derfor kunne lytte til og afdække kundernes behov og sammensætte den ideelle løsning baseret på InterMails brede palet af produkter og services. Ydelsen til vores kunder er en kombination af produkter, services og rådgivning, og det er derfor afgørende, at InterMails leveranceprocesser og koordinationen mellem medarbejderne internt og med kunderne konstant forbedres. Fælles for de to segmenter og for samspillet mellem dem er vores vision om at gøre det lettere for vores kunder at kommunikere med deres egne kunder og med et bedre resultat. Fastholder vi vores fokus på kunder, medarbejdere, god service og høj kvalitet, kan vi fremover skabe værdi for vores aktionærer og øvrige interessenter. johannes madsen-mygdal 1

6 Hoved- og nøgletal (1.000 DKK) Resultatopgørelse 2003/ / / / /08 Nettoomsætning Resultat før afskrivninger ekskl. andre indtægter (EBITDA) Afskrivninger Resultat før finansielle poster og nedskrivninger (EBITA) Resultat af primær drift (EBIT) Resultat før skat (EBT) Årets resultat InterMail A/S andel af koncernens resultat Balance, ultimo Aktiver Egenkapital koncern, moderselskabets andel Egenkapital koncernen Langfristede forpligtelser Kortfristede forpligtelser Pengestrøm Pengestrøm fra driftsaktivitet (CFFO) Investeringer Inv. i imm. og mat. aktiver, netto Nøgletal Resultat pr.aktie (EPS Basic) Cash flow pr. aktie a 20 DKK (CFPS) Børskurs, ultimo EBITDA-margin EBIT-margin Afkast af investeret kapital inkl. goodwill (ROIC) Egenkapitalforrentning (ROE) Egenkapitaldækning, % 34,5 33,3 34,5 30,3 25,0 Gennemsnitligt antal medarbejdere Payout-ratio, % Udbytte pr. aktie (DPS) Nøgletallene er udarbejdet i overensstemmelse med Den Danske Finansanalytikerforenings Anbefalinger & Nøgletal Regnskabspraksis er ændret i 2004/05 som følge af overgang til IFRS. 2

7 Året kort fortalt Ledelsesfokus Udviklingen inden for de danske lettershop-aktiviteter har været utilfredsstillende i 2007/08 som følge af en for ambitiøs vækststrategi. I løbet af sommeren 2008 er der igangsat en lang række aktiviteter, der skal rette op på udviklingen, og de begynder at have effekt i begyndelsen af det nye regnskabsår. Resultatudviklingen og InterMails fokus på genopretning af de danske lettershop-aktiviteter har medført betydelige ændringer i ledelsen i såvel lettershop-aktiviteten som InterMail. Indkøringen af et nyt fælles it-system blev påbegyndt i Graphic i februar 2008, men der har været væsentlige problemer forbundet med implementeringen. Det er derfor besluttet at afvente afslutningen af implementeringen i Graphic, før der tages stilling til, hvornår de øvrige danske virksomheder skifter til den nye it-platform. Markedssituationen har i årets løb ikke ændret sig meget i forhold til tidligere år. Inden for Lettershop og dialogmarkedsføring er der fortsat stigende interesse for services og ydelser, mens forretningsområderne Konvolut og Graphic oplever vigende efterspørgsel, overkapacitet og skarp konkurrence. Der har i 2007/08 været fokus på at integrere StroedeRalton efter købet af denne virksomhed i starten af Integrationen er forløbet efter planen og var tilendebragt ved udgangen af regnskabsåret. Den økonomiske udvikling Omsætningen i 2007/08 steg fra 490,8 mio. DKK til 645,7 mio. DKK svarende til en fremgang på 31%. Frem gangen kan tilskrives købene af OP-Kuvert i januar 2007 og StroedeRalton i januar Derudover har der været en organisk vækst i det grafiske område i Danmark. Resultat af primær drift, EBIT, blev i 2007/08-5,2 mio. DKK mod 38,1 mio. DKK året før, hvor resultatet var positivt påvirket med ca. 19 mio. DKK som følge af indtægtsførsel af badwill og avance på salg af ejendomme. Årets resultat før skat blev i 2007/08-21,2 mio. DKK mod 26,6 mio. DKK året før. Nedgangen i resultatet kan primært tilskrives en skuffende udvikling inden for de danske lettershop-aktiviteter. Omsætning og resultat i 2007/08 er i overensstemmelse med de senest angivne forventninger (meddelelse af 18. november 2008), men lavere end forventet ved regnskabs årets begyndelse. Egenkapitalen var ved udgangen af regnskabsåret 144,537 mio. DKK svarende til en egenkapitaldækning på 25%. Forventninger til 2008/09 I 2008/09 forventes en faldende økonomisk vækst på de markeder, hvor InterMail opererer, og dette forventes at påvirke efterspørgslen inden for InterMails forretningsområder. InterMail har igangsat initiativer for at være klar til at imødegå denne udvikling. I regnskabsåret 2008/09 vil der være fokus på fortsat optimering inden for Konvolut, og trods forventning om en lavere omsætning som følge af den jævnt faldende efterspørgsel forventes en fortsat god udvikling inden for dette forretningsområde. Inden for Lettershop forventes der efter betydelige ledelsesmæssige ændringer i Danmark, en tilpasning af den danske salgsorganisation og realisering af synergieffekterne mellem de danske aktiviteter og aktiviteterne i tilkøbte StroedeRalton at ske en forøgelse af omsætningen, idet Stroede Ralton nu bidrager i alle årets 12 måneder (i 2007/08 kun ni måneder). Der forventes ligeledes en markant forbedring af resultatet som følge af den gennemførte omstrukturering af lettershop-aktiviteterne i Danmark. Der forventes fortsat at være god interesse på markedet for dialogmarkedsføring i 2008/09. InterMail udbyder en række interessante løsninger inden for dette område, og omsætningen forventes at være stabil i det kommende år. Graphic har i det forløbne år været påvirket af udfordringerne i forbindelse med implementering af et nyt it-system, men i 2008/09 forventes der at kunne realiseres en række fordele ved det nye system, og omsætningen forventes at kunne fastholdes. Fokus vil i det kommende regnskabsår være igen at få driftsresultatet i balance. På denne baggrund forventes InterMails samlede omsætning i 2008/09 at være på niveau med året før, dvs. ca. 645 mio. DKK. Der forventes at positivt cash flow fra driften i niveauet 40 mio. DKK, og et resultat tæt på 0 før skat. 3

8 4

9 Ledelsens beretning InterMail fortsatte i 2008 sin nordiske ekspansion med købet af den svenske virksomhed, StroedeRalton, der er en af de største udbydere af services i forbindelse med direct mail i Sverige. Med købet har InterMail fordoblet sine aktiviteter inden for Lettershop, og omfanget af it-baserede løsninger er mere end tredoblet. Med købet af den svensk/finske virksomhed OP-Kuvert i forrige regnskabsår og derefter StroedeRalton er der sket en markant styrkelse af InterMails position i Norden som udbyder af såvel konvolutter som grafiske produkter og lettershop-services, der kombineres med innovative løsninger inden for databasestyring og dialogmarkedsføring. I regnskabsåret 2007/08 blev omsætningen på 645,7 mio. DKK mod 490,8 mio. DKK året før, svarende til en stigning på 31% (OP-Kuvert gruppen indgår fra 15. januar 2007 og StroedeRalton fra 1. januar 2008). Resultatet før skat blev -21,2 mio. DKK mod sidste års 26,6 mio. DKK. Status for VækstPlanen I de seneste tre år har VækstPlanen været pejlemærket for den overordnede udvikling af InterMail, omend grundlaget har ændret sig markant undervejs som følge af tilkøbet af to store virksomheder. Da InterMail for tre år siden udarbejdede VækstPlan 2008 var hovedelementerne i planen følgende: I de seneste to år er der sket en væsentlig styrkelse af InterMails nordiske position som følge af købet af OP-Kuvert og StroedeRalton. InterMail arbejder målrettet på at udnytte forretningsmulighederne på det samlede nordiske marked og på løbende at udvikle produkter og services, der fremmer og effektiviserer kundernes kommunikation. Den bredere nordiske tilstedeværelse har skabt et godt fundament for den videre udvikling af virksomheden, og dervil i de kommende år blive arbejdet på at styrke InterMails profil og markedsposition, især i Danmark og Sverige. 2007/08 har dog også været udfordrende primært som følge af en stærkt utilfredsstillende udvikling inden for de danske lettershop-aktiviteter og en problematisk implementering af et nyt it-system inden for forretningsområdet Graphic. Begge forhold har krævet en betydelig medarbejder- og ledelsesindsats samt påvirket driftsresultatet negativt. Samtidigt er der gennemført betydelige ledelsesmæssige ændringer, der skal sikre fokus på de operative enheder og den daglige drift. Etablering af fælles it-platform. Etablering af fælles salgsorganisation for betjening og koncept-salg til storkunder. En omsætning på 400 mio. DKK i 2007/08 og et resultat før skat på mio. DKK. Derudover blev der fastsat delmål for hvert af de tre forretningsområder. Ved udløbet af planen er status: InterMail har med købet af OP-Kuvert og StroedeRalton styrket sin nordiske position markant, og der er skabt en stærkere platform for den videre udvikling af virksomheden. 5

10 Lettershop er en af de største udbydere af fulfilment-services, mailhåndtering og it-baserede værktøjer til dialogmarkedsføring på det danske og svenske marked. Nøgletal se i øvrigt note 2, segmenter Resultat Antal Segmentomsætning af primær drift medarbejdere 211,8 mio. DKK -18,9 mio. DKK 272 6

11 Nettoomsætning og EBIT-margin Egenkapital og forrentning af egenkapital Resultat af primær drift (EBIT) og resultat pr. aktie t.kr. % t.kr. kr : : 10 -: : 10 t.kr. % -: : 1 -: : 20 -: : 20 03/04 04/05 05/06 05/06 06/07 07/08 03/04 04/05 05/06 05/06 06/07 07/08 03/04 04/05 05/06 05/06 06/07 07/08 Nettoomsætning (venstre akse) EBIT-margin (højre akse) Egenkapital (venstre akse) Forrentning (højre akse) Resultat af primær drift (venstre akse) Resultat pr. aktie (højre akse) omfanget af it-baserede løsninger InterMail købte svenske StroedeRalton 1. januar 2008 Etablering af en fælles it-platform er igangsat, men implementeringen har ikke fulgt den oprindelige plan. Det nye it-system er under implementering i Graphic, og implementeringen i de øvrige forretningsområder er sat på stand-by indtil videre. Implementeringen i Konvolut og Lettershop genovervejes nu i lyset af tilkøbet af OP-Kuvert og StroedeRalton. Omsætningsmålet for 2007/08 blev indfriet allerede med købet af OP-Kuvert i Omsætningens sammensætning, med en stor konvolutandel til lavere dækningsbidrag, store udfordringer på salgs- og ledelsessiden inden for de danske lettershop-aktiviteter, en større investering i aktiviteterne inden for dialogmarkedsføring og stigende råvarepriser bevirker dog, at indtjeningen slet ikke har nået det målsatte niveau. Efter gennemførelsen af de næste to store opkøb har InterMail et væsentligt anderledes udgangspunkt end ved udarbejdelsen af strategiplanen. Den større volumen giver en stærkere langsigtet position i konvolutindustrien, og med tilkøbet af StroedeRalton er der synergimuligheder mellem virksomhederne i Danmark og Sverige inden for forretningsområderne Lettershop og Graphic. Udarbejdelsen af en ny overordnet strategisk plan vil blive påbegyndt, når de danske lettershop-aktiviteter er i balance. 7

12 InterMail vil i det kommende år, hvor markedet forventes at være svagt, fokusere på at sikre et fornuftigt resultat af den daglige drift og skabe et stærkt cash flow, således at virksomheden står godt rustet, når den økonomiske situation atter bedres. Hovedpunkterne for arbejdet i 2008/09 vil være: Realisering af yderligere omkostningsreduktioner inden for konvolut-segmentet som følge af allerede gennemførte initiativer og investeringer, og identifikation af yderligere synergier i konvolut-segmentet som følge af fortsat samordning af nordisk sortiment, produktion og indkøb. Fortsat kundefokus baseret på produkter af høj kvalitet, fleksibilitet og nærhed til markedet med lokale salgsorganisationer inden for konvolut-segmentet. Forstærket kundefokus inden for Lettershop og Graphic, herunder koordinering mellem de to segmenter og mellem virksomhederne i Danmark og Sverige. Også her er kravene nærhed til kunderne, fleksibilitet, kvalitet og høj leveringsevne. Forbedring af udbuddet af løsninger inden for Lettershop og Graphic, særligt i form af videreudvikling af it-baserede produkter. Konstant forbedring af leveranceprocessen inden for lettershop-området for at sikre optimal kundeservice og høj leverancekvalitet Lettershop Forretningsområdet Lettershop omfatter Lettershop Mailservice med base i København, Danmark, og Stroede- Ralton med base i Helsingborg, Sverige. Efterspørgslen inden for fulfilment-services og mailhåndtering vurderes at være svagt stigende eller stagnerende, mens der er vækst på markedet for dialogmarkedsføring. InterMail købte med virkning fra 1. januar 2008 den svenske virksomhed StroedeRalton, der er en af de største udbydere af services i forbindelse med direct mail i Sverige. Integrationen af de tilkøbte aktiviteter fra StrodeRalton og InterMails eksisterende lettershop-aktiviteter er forløbet som planlagt. Der er blandt andet sket en sammenlægning af InterMails svenske aktiviteter inden for Lettershop med StroedeRaltons aktiviteter, og der er opnået en samlet markedsandel på omkring 15% i Sverige. Sammenlægningen har medført omstruktureringsomkostninger i størrelsesordenen 2,5 mio. DKK. Fremover vil der ske en løbende og sædvanlig optimering af forretningsområdet, herunder en yderligere samordning af produktionen imellem produktionsstederne i Lettershop Mailservice og StroedeRalton og af salgsindsatsen. Indtil udgangen af 2007/08 har Solutions, som omfatter it-baserede løsninger til dialogmarkedsføring været en selvstændig del af Lettershop, men på baggrund af kundernes interesse i løsninger, der kombinerer både on-line- og offline-løsninger er det nu besluttet at samle alle lettershopaktiviteterne i en integreret kundeserviceorganisation. Lettershop Mailservice og StroedeRalton har fortsat fokus på at udvikle såvel produkter som virksomhedernes leveranceprocesser og skabe fælles produkter og services. Den samlede udvikling inden for Lettershop har været skuffende i 2007/08. Udfordringerne inden for dette forretningsområde knytter sig til de danske aktiviteter og kan ikke mindst henføres til ledelsesforholdene samt en fejlslagen vækststrategi, der har ført til for høje omkostninger og en satsning inden for salg og marketing, der ikke har givet de ønskede resultater. 8

13 De danske aktiviteter Der blev i efteråret 2007 ansat en ny ledelse for de danske lettershop-aktiviteter med henblik på at skabe vækst, herunder at igangsætte en fokuseret bearbejdning af markedet og en optimering af processerne for produktion og kundeservice. Resultaterne af de ledelsesmæssige ændringer blev dog slet ikke som forventet, og i løbet af 3. kvartal blev der gennemført flere aktiviteter, der skal bringe de danske lettershop-aktiviteter tilbage i en fornuftig gænge. Aktiviteterne har blandt andet omfattet følgende: Udskiftning af ledelsen. Fokusering af salgsorganisation. Medarbejderstaben i salgsorganisationen blev tilpasset og delvist udskiftet, og der blev sat fokus på at fastholde eksisterende kunder og sikre yderligere tilgang af nye kunder. Udviklingen vendte i løbet af 4. kvartal 2007/08, hvor tilgangen af nye kunder fortsatte, ligesom der ikke længere skete tab af eksisterende kunder. Reduktion af antallet af medarbejdere og omkostningerne. Antallet af medarbejdere blev nedbragt, og samtidig skete der en generel nedbringelse af omkostningerne. StroedeRalton har det seneste år fortsat de aktiviteter, der er igangsat for at øge lønsomheden. Disse aktiviteter omfatter blandt andet øget fokus på salg, udvikling af nye services og løsninger, outsourcing af ikke tilstrækkeligt lønsomme aktiviteter, produktivitetsforbedringer og generelle omkostningsbesparelser. Som følge af disse aktiviteter er der sket en forbedring af indtjeningen. I løbet af sommeren 2008 er der gennemført en omlægning af salgsorganisationen med det formål at få forstærket synligheden i markedet. Omsætningen fra de svenske aktiviteter har udviklet sig stort set som forventet, og den underliggende forretning udvikler sig tilfredsstillende blandt andet har der været tilgang af flere nye store kunder. StroedeRalton har udviklet et standardsystem, Relation Plus, til relations-markedsføring. Systemet tager udgangspunkt i segmentering af kunder ud fra transaktionsdata, således at der sikres fuldstændig sammenhæng mellem markedsføringen og forbrugernes reelle handlinger. De første installationer er færdiggjort, og der er ordrer på leverancer af yderligere installationer. StroedeRalton har i 2007/08 som forventet bidraget med en omsætning på 109,4 mio. DKK og et EBIT på ca. -2,7 mio. DKK. Der arbejdes løbende med udvikling af nye ydelser, og i den sidste del af regnskabsåret blev der introduceret et nyt system til håndtering af e-fakturering. Systemet giver kunderne mulighed for effektivisering og dermed omkostningsbesparelser i forbindelse med den løbende fakturering. Systemet giver mulighed for at følge fakturaen via den udviklede Track & Trace-løsning. Flere store kunder har allerede købt denne service, og der forventes at være et godt potentiale for at udvide kundekredsen. Såvel omsætning som resultater inden for de danske lettershop-aktiviteter har været meget lavere end forventet. Omsætningen blev på 90,8 mio. DKK mod 101,6 mio. DKK året før, og EBIT blev på -12,5 mio. DKK mod -2,8 mio. DKK året før. De svenske aktiviteter Med effekt fra 1. januar 2008 købte InterMail den svenske virksomhed StrodeRalton, og de svenske lettershop-aktiviteter har således indgået i de sidste tre kvartaler af regnskabsåret. Økonomiske resultater Omsætningen inden for Lettershop blev i 2007/08 på 211,8 mio. DKK (hvoraf StroedeRalton bidrog med 109 mio. DKK) mod 126,1 mio. DKK sidste år. EBIT blev på -18,9 mio. DKK mod -3,6 mio. DKK sidste år. Resultatet før skat blev på -24,7 mio. DKK mod -6,0 mio. DKK sidste år. Fokus i 2008/09 I både Lettershop Mailservice og StroedeRalton har der igennem længere tid været fokuseret på produktionen og optimering af produktionsprocesserne. Dette arbejde begynder nu at give resultater, men også i det kommende år vil der fortsat kunne realiseres forbedringer. Det store arbejde omkring virksomhedernes leveranceprocesser i både Sverige og Danmark ventes ligeledes at resultere i bedre kundetilfredshed og dermed evne til at fastholde kunderne. 9

14 InterMail er den næststørste aktør på det nordiske marked for konvolutproduktion og -tiltrykning, og har produktion i Søborg (Danmark), Oskarshamn (Sverige) og Åbo (Finland). Der produceres ca. 1,6 mia. konvolutter om året på de tre fabrikker. Nøgletal se i øvrigt note 2, segmenter Resultat Antal Segmentomsætning af primær drift medarbejdere 404,8 mio. DKK 16,7 mio. DKK

15 faldet 2-4%. InterMail fastholder sin markedsandel i det svagt vigende marked. Denne udvikling er som forventet og ser ud til at fortsætte de kommende år. Derfor arbejder Konvolut fortløbende på at trimme forretningsområdet via effektiviseringer, omkostningsreduktioner samt løbende optimering af samarbejdet med InterMails øvrige nordiske virksomheder vedrørende indkøb, samkøring og sourcing med henblik på at fastholde indtjeningen. I det seneste regnskabsår er der sket en væsentlig effektivisering af produktionen, og efter købet af OP-Kuvert er dette yderligere blevet accelereret med lukningen af konvolutproduktionen i Hedensted samt flytningen af KuvertGrafik (konvoluttiltrykning) til Avedøre, Danmark. Der ses en positiv SkanPack Kreative og skræddersyede emballageløsninger Samtidig vil der ske en yderligere optimering af de to virksomheders samlede produktudbud, og der vil fortsat blive arbejdet på at koordinere aktiviteterne og søge udveksling af best practice mellem virksomhederne i Sverige og Danmark. Primære indsatsområder vil være koordinering af produktion og systemudvikling samt fælles indsats over for nordiske kunder. Endelig forventes det, at InterMails samlede tilbud til kunderne af it-baserede løsninger kan forbedres markant ved i højere grad at samordne og koordinere udviklings- og salgsindsatsen for disse løsninger med StroedeRalton. Disse tiltag kombineret med en omlægning af salgsorganisationerne, større kundefokus og en stærkere målstyring forventes at medføre, at omsætningen med både eksisterende kunder og nye kunder kan forøges. Samtidig forventes der en markant forbedring af resultatet. Det skal bemærkes, at markedet for direct mail-ydelser er påvirket af de økonomiske konjunkturer, og ledelsen i såvel StroedeRalton og Lettershop Mailservice følger markedsudviklingen og reagerer på tegn på afmatning i markedet. Konvolut I det seneste år har postmængden og dermed efterspørgslen efter konvolutter udviklet sig lidt varierende i Sverige, Danmark, Finland og Norge, men som helhed er markedet omkostningsmæssig effekt af lukningen af fabrikken i Hedensted i Endvidere er der sket en generel tilpasning af de tre organisa tioner. Der er i det forløbne år etableret et godt samarbejde mellem de tre konvolutfabrikker, og for at forbedre og optimere dette samarbejde yderligere på tværs af landegrænserne er der igangsat kvartalsvis benchmarking omkring nøgletal for konvolutproduktionen og -tiltrykning. Det seneste effektiviseringstiltag er installation af et nyt automatisk pakkeanlæg i Oskarshamn (Sverige). Installationen blev som planlagt afsluttet i 4. kvartal 2007/08 og forventes at få en positiv effekt på indtjeningen fra starten af 11

16 Aktiviteterne inden for Graphic omfatter primært salg af og rådgivning vedrørende grafiske totalløsninger til business-to-business-kunder. Nøgletal se i øvrigt note 2, segmenter Resultat Antal Segmentomsætning af primær drift medarbejdere 80,4 mio. DKK -4,1 mio. DKK 44 12

17 2009, men især i den sidste del af det kommende regnskabsår. For at kompensere for det gradvise fald i efterspørgslen efter konvolutter søger InterMail at etablere nye aktiviteter, og har nu etableret SkanPack, som omfatter alle former for emballage til postforsendelser. Dette marked er et vækstmarked blandt andet som følge af den stigende aktivitet inden for e-handel. SkanPack-sortimentet er nu lanceret i både Danmark, Sverige og Finland. Økonomiske resultater Omsætningen inden for Konvolut blev i 2007/08 på 404,8 mio. DKK mod 337 mio. DKK sidste år. OP-Kuvert indgik fra 15. januar 2007 og bidrog i 2007/08 For at sikre fortsat fremdrift i omsætningen inden for SkanPack-produkterne er der sket en styrkelse af salgsindsatsen. Der forventes derfor stigende omsætning inden for dette område i det kommende år. Der er i 2007/08 sket en gennemgang af sortimentet af konvolutter i de tre lande, og der sker nu en sanering af produktprogrammet, så der bliver færre nationale brands, færre artikler og dermed en mere effektiv produktion. Det er målet at reducere sortimentet med ca. 20%, og arbejdet ventes tilendebragt i slutningen af På baggrund af de allerede foretagne tilpasninger og de planlagte aktiviteter vurderes Konvolut at være godt rustet til at klare de nuværende, udfordrende markedsforhold, og selv om der forudses en lidt lavere omsætning i 2008/09 som Integreret leverandør af Markedet for Graphics aktiviteter er vigende på visse produktområder. Blandt andet vælges der i stigende omfang digitalt tryk frem for offset-tryk, hvor Graphic har sine primære trykkompetencer. Graphic har dog i regnskabsåret haft tilgang af nye kunder, der vil bidrage til at udvikle virksomheden. Tilgangen af nye kunder er blandt andet et resultat af bestræbelserne totalkommunikation Antal medarbejdere 44 med en omsæning på 277,2 mio. DKK mod 193,5 mio. DKK året før. EBIT blev på 16,7 mio. DKK mod 12,0 mio. DKK sidste år. Resultatet før skat blev på 17,1 mio. DKK mod 12,3 mio. DKK sidste år. Fokus i 2008/09 Der vil i 2008/09 blive gennemført flere aktiviteter for at styrke omsætning og indtjening inden for Konvolut. For at kunne kompensere for de stigende omkostninger til arbejdskraft, materialer og transport er der gennemført prisforhøjelser i oktober følge af den jævnt faldende efterspørgsel forventes en fortsat god udvikling inden for dette forretningsområde. Graphic 13

18 på at positionere Graphic som en integreret leverandør af totalkommunikation, hvor InterMails forretningsområder Lettershop, Graphic samt Konvolut udnytter fælles markedsog kundekontakt, tværgående kompetencer og synergier. Der er hård konkurrence inden for det grafiske forretningsområde, og det er i kombination med den omtalte it-implementering årsagen til det forværrede resultat. Men InterMail Graphic har dog valgt, og er lykkedes med, at foretage generelle reguleringer af priserne i kølvandet på de stigende materialepriser m.v. Der er i regnskabsåret anvendt mange ressourcer på implementering af det nye it-system og driftsmæssige problemer i denne sammenhæng. Ved regnskabsåret udgang var implementeringen stort set afsluttet, og der forventes i det kommende regnskabsår at kunne opnås de forventede driftsmæssige og administrative gevinster. Økonomiske resultater Omsætningen inden for Graphic blev i 2007/08 på 80,4 mio. DKK mod 75,4 mio. DKK sidste år. EBIT blev på -4,1 mio. DKK mod 6,0 mio. DKK sidste år. (inkl. en avance ved salg af ejendom på 6,9 mio. DKK). Resultatet før skat blev -4,3 mio. DKK mod 5,8 mio. DKK sidste år. Resultatet i Graphic er lavere end forventet og ikke tilfredsstillende primært som følge af den problematiske implementering af det nye it-system. Øvrige aktiviteter InterMail ejer erhvervsejendomme til produktionsformål i Søborg, Hedensted og på Avedøre Holme. Disse ejendomme har i årets løb været fuldt udlejet. Erhvervsejendommene i Oskarshamn, Huskvarna og Åbo ejes og anvendes af OP-Kuvert selskaberne. Implementering af nyt it-system Implementering af et nyt fælles it-system var en del af VækstPlan 2008, og efter planlægningsfasen blev indkøringen af det nye system påbegyndt i februar 2008 i forretningsområdet Graphic. Indkøringen har medført store problemer vedrørende designudvikling og leverance, og dette har haft indflydelse på selve implementeringen samt en betydelig afsmittende effekt på driften i Graphic. Der er generelt anvendt langt flere interne ressourcer end forventet og aftalt. Implementeringen af det nye it-system i de øvrige dele af InterMail er sat i bero, indtil systemet fungerer tilfredsstillende i Graphic. Afslutningen af indkøringen af det nye it-system vil derfor blive væsentligt forsinket og medføre større omkostninger end oprindeligt forventet. Forsinkelsen betyder også, at den forventede effektivisering og dermed frigørelse af ressourcer til øget salgsindsats og kundeservice udskydes. Fokus i 2008/09 Graphic vil intensivere salgsindsatsen over for både nye og eksisterende kunder. Der præsenteres samtidig en ny webshop og en web-to-print-løsning, som skal medvirke til at tiltrække nye kunder samt udbygge samarbejdet med eksisterende kunder. Der forventes en markant stigning i indtjeningen i regnskabsåret 2008/09. Incitamentsprogrammer Det er en del af InterMails strategi at etablere incitamentsprogrammer for at sikre fælles mål hos ledelse, medarbejdere og aktionærer. InterMails incitamentsordninger omfatter bl.a. Aktieoptionsprogram for direktion og ledende medarbejdere Bonusprogram for direktion og ledende medarbejdere Medarbejderaktier 14

19 Optionsprogram Bestyrelsen i InterMail A/S besluttede i december 2006 at etablere et optionsprogram for virksomhedens direktion (to personer) og ledende medarbejdere (op til 11 personer). I incitamentsprogrammet kunne der oprindeligt tildeles i alt optioner. Bestyrelsen er ikke omfattet af programmet. Da de opstillede resultater for tildeling af optionerne ikke er opnået, er der i 2007/08 ikke tildelt optioner. Yderligere oplysninger vedrørende programmet fremgår af note 7. Bonusprogram I december 2006 blev det ligeledes besluttet at etablere et nyt bonusprogram for den personkreds, der også er omfattet af optionsprogrammet. Tildelingen af den kontante bonus sker årligt og er principielt baseret på opfyldelse af forretningsspecifikke mål for de enkelte deltagere i programmet. Der er ikke udbetalt bonus under bonusprogrammet i 2007/08. Medarbejderaktier InterMail har løbende udstedt medarbejderaktier senest i april Ved udgangen af regnskabsåret ejede 230 danske medarbejdere aktier. Bestyrelsen vurderer løbende initiativer til at sikre fælles interesser mellem alle de nordiske medarbejderne og InterMails øvrige interessenter. For alle koncernens enheder vurderes det løbende, om en egentlig miljøcertificering vil være nyttig. Alle virksomhederne benytter sig i dag af interne rutiner til at sikre at lovgivningens krav til miljø bliver overholdt. Alle virksomhedens konvolutfabrikker er certificeret efter ISO Endvidere er disse samtidig certificerede efter Kvalitetsstyringssystemet ISO 9001, samt efter de svenske arbejdsmiljøregler AFS Turun Kirjekuoritehdas er som den eneste finske konvolutog papirleverandør godkendt af FSC (Forest Stewardship Council). FSC er det eneste globale certificeringssystem for skovbrug, som har en bred tilslutning fra miljøorganisationerne. FSCs certificeringssystem for sporbarhed, CoC (Chain of Custody) gør det muligt at følge træet fra skov til færdigt produkt. Alle virksomheder som behandler, forædler eller handler med FSC-certificerede træprodukter skal have et sporbarheds-certifikat. Yderligere information om FSC kan findes på organisationens hjemmeside Efterfølgende begivenheder I slutningen af november 2008 fratrådte COO og medlem af direktionen, Søren Ask Nielsen, sin stilling i InterMail A/S. Der pågår en proces med henblik på at genbesætte stillingen. Kvalitet og miljø InterMail søger i udøvelsen af sin virksomhed at vurdere og begrænse de miljømæssige påvirkninger og tilstræber både direkte og indirekte at bidrage til et bæredygtigt miljø. Den direkte miljøpåvirkning fra InterMail er meget begrænset, da selskabets aktiviteter omfatter konvolutproduktion, konvoluttryk, kuvertering, pakning og serviceydelser. Selskabet er ikke involveret i miljøsager. InterMail har alle nødvendige miljøgodkendelser og er ikke omfattet af lov om aflæggelse af grønne regnskaber. 15

20 Forventninger til 2008/09 Der er i 2008/09 udsigt til en faldende økonomisk vækst på de markeder, hvor InterMail opererer, og dette forventes at påvirke efterspørgslen inden for InterMails forretningsområder negativt. På den baggrund er der igangsat konkrete initiativer herunder besparelsesinitiativer for at kunne skabe overskud, idet omsætningen kan risikere at vise en vigende tendens. For at sikre sammenhæng i kundeløsningerne inden for det grafiske segment og lettershop-segmentet vil InterMail fremover betragte aktiviteterne i disse segmenter som ét segment med udgangspunkt i kundernes behov for kommunikationsløsninger. InterMail vil derfor fremover arbejde i to forretningssegmenter, Konvolut og Kommunikations løsninger. I regnskabsåret 2008/09 vil der være fokus på fortsat optimering inden for Konvolut, og selv om der forventes en lavere omsætning som følge af den jævnt faldende efterspørgsel, forventes en fortsat god udvikling inden for dette forretningsområde. Inden for forretningsområdet Kommunikationsløsninger er der igangsat en række aktiviteter for at forstærke kundefokus i både Danmark og Sverige. Inden for lettershop-aktiviteterne forventes der efter de store ledelsesmæssige ændringer i Danmark, en tilpasning af den danske salgsorganisation og fuld realisering af synergieffekterne mellem de danske aktiviteter og aktiviteterne i tilkøbte StroedeRalton at ske en forøgelse af omsætningen og en markant forbedring af resultatet. Der forventes en mindre vækst på markedet for dialogmarkedsføring i 2008/09, og InterMail udbyder en række interessante løsninger inden for dette område. StroedeRalton havde umiddelbart før InterMails køb af virksomheden udviklet et standardsystem, Relation Plus, til anvendelse inden for drift af kundeklubber især rettet mod retail-kunder. Derudover er InterMail Solutions dialogmarketingsystem, CampCon, blevet udviklet i løbet af året, og der er bl.a. udviklet og leveret et dialogportal-system. Der sigtes mod en stabil omsætning inden for dette område i 2008/09. Aktiviteterne inden for det grafiske område har i det forløb ne år været påvirket af udfordringerne i forbindelse med implementering af et nyt it-system, men i 2008/09 forventes der at kunne realiseres en række fordele ved det nye system, og at omsætningen kan fastholdes og indtjeningen blive betydeligt forbedret. På baggrund af ovenstående forventes InterMails samlede omsætning i 2008/09 at være uændret i niveauet 645 mio. DKK. StroedeRalton indgår i hele 2008/09 mod kun ni måneder i 2007/08, og det vil bidrage med en yderligere omsætning på ca. 40 mio. DKK. Derfor vil der i 2008/09 reelt være tale om en omsætningstilbagegang i forhold til 2007/08. I forventningen er virkningerne af et svagt marked i hele 2008/09 således indregnet. Resultatet før skat forventes i niveauet 0 mio. DKK baseret på et forbedret driftsresultat, og cash flow fra driften forventes at blive i niveauet 40 mio. DKK. Udtalelser om fremtidige forhold Ovenstående udsagn om fremtidige forhold, herunder især fremtidig omsætning og driftsresultat, er usikre og forbundet med risici. Mange faktorer vil være uden for InterMails kontrol og kan medføre, at den faktiske udvikling afviger væsentligt fra de forventninger, som indeholdes i rapporten. Sådanne faktorer omfatter blandt andet ændringer inden for InterMails forretnings områder, forandringer i verdensøkonomien og ændringer i valutakurser. Risikoforhold InterMails forretning indebærer en række kommercielle og finansielle risici, som kan have en negativ effekt på virksomhedens fremtidige aktiviteter og resultater. InterMail arbejder løbende med at identificere disse risici, og hvor der er mulighed for det, søger virksomheden i videst muligt omfang at imødegå og begrænse risici. Nedenfor er beskrevet de væsentligste identificerede risici. Beskrivelsen er ikke nødvendigvis udtømmende, og der er ikke tale om en prioriteret rækkefølge, ligesom effekten af den nuværende krise ikke er specifikt omtalt. Kommercielle risici Markedsforhold Den generelle konjunkturudvikling har indflydelse på udviklingen i InterMails omsætning og resultat, og en konkjunkturnedgang påvirker virksomhedens samlede kundegrundlag og 16

21 dermed efterspørgslen efter virksomhedens produkter og serviceydelser i negativ retning. InterMail søger blandt andet at imødegå de generelle konjunkturrisici ved løbende at udvikle sine produkter, sprede kundekredsen over mange brancher og tilbyde virksomhedens kunder løsninger, der bidrager til at skabe besparelser og effektivisere kundens processer. Ved et fortsat fald i traditionel papirbaseret kommunikation kan InterMail blive udsat for øget priskonkurrence som følge af overkapacitet. Gennem proces- og produktionsoptimering søges det derfor løbende at sikre, at InterMail til enhver tid kan fastholde sin konkurrenceevne. InterMails omsætning og indtjening er afhængig af priserne på råvarer (papir) og andre produktionsmaterialer. Som led i at mindske selskabets eksponering inden for papirbaseret kommunikation har InterMail investeret i en række nye produkter inden for andre former for kommunikation. Der er altid risiko for, at sådanne udviklingsprojekter ikke giver det forventede afkast. Dette afhjælpes med en meget stram opfølgning på alle projekter. Kundeforhold InterMail samarbejder med en lang række kunder i Norden, som arbejder inden for mange forskellige sektorer. De ti største kunder udgør ca. 12% af omsætningen, og den største enkeltkunde udgør ca. 2,5% af omsætningen. Bortfald af omsætningen med en eller flere af de største kunder vil kunne få væsentlig betydning for selskabets samlede indtjening. Der er indgået rammeaftaler med en række kunder. Disse aftaler fastlægger de overordnede vilkår for samarbejdet. Forsikringsforhold Det er InterMails forsikringspolitik at afdække alle store risici, hvor det er muligt, og løbende evaluere nye risici og potentielle afdækningsmuligheder. Bestyrelsen gennemgår én gang om året forsikringspolitikken, og denne tilpasses efter behov. De væsentligste risici, der kan forsikres, knytter sig til risikoen for brand og anden tingskade på InterMails produktionsanlæg. De enkelte produktionsanlæg er dækket af en omfattende allrisk forsikring, der blandt andet omfatter brandskade og driftstab. Virksomhedens forsikringer dækker også ansvar i bred forstand, herunder erhvervsansvar. Miljøforhold InterMail søger at vurdere og begrænse de miljømæssige påvirkninger, som virksomhedens aktiviteter medfører. InterMail har opnået alle nødvendige miljøgodkendelser, og derudover er der af egen drift indført en række miljø- og kvalitetsstyringssystemer, der sikrer overholdelse af alle miljømæssige lovkrav. Selskabets direkte påvirkning af miljøet er begrænset for en stor del af selskabets aktiviteter, som omfatter kuvertering, konvoluttryk, pakning og serviceydelser. Selvom InterMail lever op til gældende miljøkrav, har opnået en række miljøcertificeringer og generelt ikke vurderes at have væsentlige miljømæssige risici, kan der ikke gives garantier for, at der ikke ved uheld kan ske påvirkninger af det ydre og det indre miljø. Medarbejdere Vanskeligheder med at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere på alle niveauer i virksomheden kan være en barriere for vækst og effektiv drift. InterMail søger aktivt at imødegå sådanne problemer ved at tilbyde udfordrende jobindhold, en markedskonform grundløn og incitamentsordninger til belønning af en særlig indsats. Finansielle risici Udviklingen i InterMails resultat og egenkapital er påvirket af en række finansielle risici, herunder valuta-, rente-, likviditets- og kreditrisici. InterMail har centraliseret styringen af finansielle risici i koncernens finansfunktion, der samtidig fungerer som servicecenter for alle dattervirksomheder. InterMail anvender afledte finansielle instrumenter, primært valuta- og renteswaps samt termins- og optionskontrakter til afdækning af en række af de finansielle risici, der kan henføres til koncernens kommercielle aktiviteter. Generelt vælges den mindst komplicerede risikoafdækningsmetode. Koncernen foretager ikke spekulative dispositioner. De finansielle risici og styringen heraf er uddybet i note 24, side

22 Corporate Governance InterMail tilstræber at leve op til en høj standard inden for Corporate Governance, og bestyrelsen vurderer løbende, om selskabets overordnede ledelsesforhold er tilrettelagt hensigtsmæssigt. I overvejelserne tages der hensyn til udviklingen i dansk og international god praksis på området. Målet er at sikre, at InterMail ledes på en sådan måde, at virksomheden bedst muligt lever op til sine forpligtelser over for aktionærer, kunder, medarbejdere, myndigheder samt øvrige interessenter, og at den langsigtede værdiskabelse understøttes. NASDAQ OMX Copenhagen har fastlagt anbefalinger vedrørende god selskabsledelse, og InterMail følger generelt disse med undtagelse af længden af valgperioden for generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, ligesom der ikke er fastsat nogen aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmerne. Der redegøres nedenfor for disse undtagelser. Samspil med aktionærer og andre interessenter InterMails ledelse ønsker at opretholde en god og åben kommunikation og dialog med aktionærer og øvrige interessenter. Selskabet mener, at en høj grad af åbenhed i formidlingen af oplysninger om selskabets udvikling understøtter selskabets arbejde og en fair værdiansættelse af selskabets aktier. Dialogen med aktionærer og interessenter finder sted via udsendelse af delårsrapporter og øvrige meddelelser fra selskabet samt via møder med investorer, analytikere og med pressen. Desuden har alle aktionærer ret til at deltage og stemme på generalforsamlingen, der er selskabets øverste besluttende myndighed, hvis de senest fem dage før generalforsamlingen har løst adgangskort. Generalforsamlingen giver aktionærerne mulighed for at stille spørgsmål direkte til bestyrelse og direktion, ligesom aktionærerne inden for en angiven frist kan stille forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling. Via InterMails hjemmeside har interessenterne enkel adgang til information om selskabet. Delårsrapporterne og andre meddelelser er tilgængelige umiddelbart efter offentliggørelsen via NASDAQ OMX Copenhagen. Hjemmesiden indeholder desuden materiale, som anvendes i forbindelse med præsentationer. Aktieklasser og stemmerettigheder InterMails aktiekapital er opdelt i A- og B-aktier. A-aktierne har 10 stemmer pr. aktie a 20 DKK, mens B-aktierne har 1 stemme pr. aktie a 20 DKK. Ifølge selskabets vedtægter kan ingen aktionærer eller aktionærgrupper på B-aktier stemme for mere end 20% af selskabets aktiekapital, uanset ejerandel. A-aktierne er ikke omsætningspapirer og ikke noteret på NASDAQ OMX Copenhagen. Ifølge InterMails vedtægter skal A- og B-aktier afhændes til samme pris ved en eventuel aktieoverdragelse. Bestyrelsen har drøftet ejerstrukturen med selskabets A-aktionærer. Både A-aktionærerne og bestyrelsen har indtil videre fundet, at den nuværende ejerstruktur har været hensigtsmæssig i forbindelse med den omstillingsproces, som virksomheden i disse år gennemgår. Hvis der fremsættes et tilbud om overtagelse af selskabets aktier, vil bestyrelsen i overensstemmelse med lovgivningen formidle tilbuddet til aktionærerne ledsaget af bestyrelsens kommentarer. Bestyrelsens arbejde Bestyrelsen er ansvarlig for InterMails overordnede ledelse og behandler alle forhold vedrørende InterMails overordnede udvikling, herunder mål og strategier, organisation, budgetter, risikoforhold, forslag om fusion, køb og salg af virksomheder samt større udviklings- og investeringsprojekter. De generelle retningslinjer for bestyrelsens arbejde er fastlagt i en forretningsorden, som mindst én gang årligt gennemgås og tilpasses efter behov. Forretningsordenen indeholder blandt andet procedurer for direktionens rapportering, bestyrelsens arbejdsform samt en beskrivelse af bestyrelsesformandens opgaver og ansvarsområder. Bestyrelsen mødes efter en forud fastlagt plan og derudover, når det er nødvendigt. Der har i 2007/08 været afholdt otte møder. Et af møderne blev afholdt i Helsingborg, Sverige, hvor bestyrelsen blev præsenteret for de tilkøbte svenske aktiviteter. Bestyrelsen har været fuldtallig på alle møder på nær et, hvor et bestyrelsesmedlem var fraværende. Bestyrelsen modtager såvel løbende som ad hoc orientering om selskabets forhold herunder en fast månedlig rapportering. Bestyrelsen vurderer mindst én gang årligt de interne kontrolsystemer med henblik på at sikre, at disse er hen- 18