Sagsnr Udbudsbetingelser - Offentligt udbud Udbud af brystproteser UDBUDSBETINGELSER. Rammeaftale. Offentligt udbud.

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Rammeaftale Offentligt udbud af brystproteser

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. OM UDBUDDET Indledning Ordregivende myndighed: Kontakt i forbindelse med udbuddet 2 2. UDBUDDETS GENSTAND OG FORM Beskrivelse af kontrakten/rammeaftalen Brugergruppe Kontraktperiode og optioner Kontraktindgåelse og ordretildeling 3 3. FORM- OG PROCEDUREKRAV Elektronisk udbud og tilbudsafgivelse Tilbudsfrist Afgivelse af tilbud og sprogkrav Ejendomsret Vedståelsesfrist 4 4. KRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING OG INDHOLD Udbudsmaterialet Forbehold Mindstekrav Alternative tilbud Afgivelse af deltilbud 6 5. SPØRGSMÅL Spørgsmål og svar Frist for spørgsmål 6 6. UDVÆLGELSE OG EVALUERING AF INDKOMNE TILBUD Vurdering af antagelighed og konditionsmæssighed Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Tildelingskriterium Underkriterier Teknisk afklaring 7 7. PRAKTISKE FORHOLD Åbning af tilbud Orientering om resultatet af udbudsforretningen Fortrolighed Forbrug Tidsplan 8-1 -

3 1. Om udbuddet 1.1. Indledning Køge Kommune inviterer hermed interesserede tilbudsgivere til at byde på Fællesudbud Sjællands (FUS) udbud af brystproteser til borgere med bevilling i henhold til 112 i Serviceloven. FUS er et indkøbsfællesskab, der består af 16 kommuner, der i samarbejde gennemfører fællesudbud og skaber fælles rammer for indkøb. FUS-samarbejdet repræsenterer i alt borgere. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud vedrørende en rammeaftale om vareindkøb i henhold til Udbudsdirektivet. 1 Til gennemførelse af udbuddet anvendes udbudssystemet CTM Ordregivende myndighed: Køge Kommune Torvet 1 DK-4600 Køge CVR Køge Kommune gennemfører udbuddet på vegne af de kommuner i Fællesudbud Sjælland, der har forpligtet sig til at benytte den kommende aftale. Af bilag X fremgår, hvilke kommuner i FUS der har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen/kontrakten Kontakt i forbindelse med udbuddet Kontaktperson: Navn: Pia Blak Tlf.: pia.blak@koege.dk 1 Udbudsforretningen gennemføres iht. reglerne i Udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret senest ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, samt Kontroldirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2007/66/EF af 11. december 2007) som er implementeret i dansk ret ved lov nr. 492 af 12. maj 2010, med senere ændringer, om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (Håndhævelsesloven)

4 Al kommunikation mellem tilbudsgiver og Ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå ved hjælp af beskedfunktionaliteten i CTM. It-support vedrørende udbudssystemet CTM: Tlf.nr support@eu-supply.com 2. Udbuddets genstand og form 2.1. Beskrivelse af kontrakten/rammeaftalen Da Ordregivers nuværende rammeaftaler vedr. brystproteser udløber, ønsker Ordregiver at indgå ny rammeaftale på området. Leverancerne bevilges i henhold til Servicelovens 112. Rammeaftalen vil blive delt op i 4 områder. Område 1: Solrød, Greve, Stevns, Køge Område 2: Vordingborg, Guldborgsund Område 3: Slagelse, Sorø, Ringsted, Næstved, Fakse Område 4: Odsherred, Kalundborg, Holbæk, Lejre, Roskilde 2.2. Brugergruppe Ordregivers brugergruppe er sammensat af repræsentanter fra de enheder, der bevilliger produkterne. Brugergruppen er bl.a. medansvarlig for udarbejdelse af kravspecifikation, fastsættelse af tildelingskriterier og underkriterier samt evaluering af tilbud Kontraktperiode og optioner Ordregiver ønsker at indgå en 4-årig aftale. Kontrakten forventes at træde i kraft den 1. juni Kontraktindgåelse og ordretildeling Rammeaftale med én leverandør pr. delområde. Ordregiver har, iht. Udbudsdirektivets art. 32, stk. 3, til hensigt at indgå rammeaftale med den leverandør, der på baggrund af tildelingskriteriet i punkt 6.3. afgiver det bedste tilbud. Bestilling sker ved brugerens henvendelse til leverandøren på grundlag af en af kommunen udstedt bevilling. 3. Form- og procedurekrav 3.1. Elektronisk udbud og tilbudsafgivelse Køge Kommune benytter udbudssystemet Complete Tender Management (CTM). Udbudsmaterialet er alene tilgængeligt på hjemmesiden Udbuddet gennemføres 100 % digitalt

5 Al kommunikation, herunder spørgsmål og svar vedrørende udbuddet, skal foregå via beskedfunktionaliteten i CTM. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende og senest på den i tidsplanen nævnte frist blive offentliggjort i anonymiseret form på CTM. Såfremt Ordregiver har rettelser og berigtigelser til udbudsmaterialet, vil det tilrettede materiale blive gjort tilgængeligt via CTM. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud i CTM. Tilbuddet skal afgives elektronisk i CTM. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-ROM eller ved brev Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget i CTM senest på det i udbudsbekendtgørelsen eller senere offentliggjorte ændringsbekendtgørelser angivne tidspunkt. Efter dette tidspunkt vil det ikke længere være muligt at fremsende tilbud i CTM. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk, og den endelige rammeaftale vil blive indgået på dansk. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet skal endvidere foregå på dansk. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den angivne frist i CTM. 4. Krav til tilbuddets opbygning og indhold 4.1. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale fremgår af CTM. Svar på kravspecifikationen/spørgsmål skal gives i CTM i de dertil indrettede kasser og skabeloner. Tilbudsgivers henvisninger til dokumenter/bilag som uploades under mine dokumenter er ikke en korrekt svarangivelse og vil ikke blive medtaget i evalueringen af tilbuddet. Et svar der ikke opfylder disse formkrav sidestilles således med, at spørgsmålet - 4 -

6 ikke er besvaret for så vidt angår indholdet i henvisningerne, medmindre der i det enkelte spørgsmål er åbnet for muligheden for at vedhæfte dokumenter direkte som svar under det enkelte krav/spørgsmål. Dette er i CTM illustreret ved en af følgende 2 ikoner: (dokument påkrævet) eller (dokument tilladt). Tilbudsgiver skal tage stilling til det samlede udbudsmateriale, herunder dokumenter, som ikke skal udfyldes af Tilbudsgiveren. I udbudsmaterialet indgår spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se punkt 7). Det er ikke tilladt for Tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes i CTM, og Tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort i CTM forrang Forbehold Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav (MK)/ved angivelsen af en lille tragt ( ) ud for kravet. Ordregiver betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene, som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer. Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at Ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer, herunder kontraktens bestemmelser eller mindstekrav. Såfremt Tilbudsgiver identificerer elementer i udbudsmaterialet, som gør, at Tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet iht. proceduren herfor, jf. punkt 5. Ordregiver fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende da disse ofte kan indeholde forbehold. Såfremt Tilbudsgiver alligevel vedlægger salgs- og leveringsbetingelser, vil Ordregiver se bort fra disse og de vil ikke danne grundlag for det fremtidige samarbejde Mindstekrav Ordregivers behov er klassificeret i nedenstående kategori: Behov formuleret som mindstekrav skal opfyldes af Tilbudsgiver. Opfyldes et mindstekrav ikke fuldstændigt, og er dette ikke dokumenteret klart i Tilbudsgivers tilbud, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt som følge af forbehold overfor grundlæggende elementer og dermed ikke blive taget i betragtning

7 4.4. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte, ikke berettiget til at afgive alternative tilbud 4.5. Afgivelse af deltilbud Det vil ikke være muligt at afgive deltilbud, der skal afgives tilbud på hele aftalen. 5. Spørgsmål 5.1. Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Eventuelle spørgsmål skal stilles ved hjælp af beskedfunktionaliteten i CTM. Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver særligt til at gøre Ordregiver opmærksom herpå. Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for den udbudte ydelse. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar indgår som en del af udbudsmaterialet Frist for spørgsmål Ordregiver er forpligtet til at offentliggøre supplerende oplysninger til udbudsmaterialet senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Herunder falder svar på spørgsmål til udbudsmaterialet. Ordregiver vil besvare alle spørgsmål, der stilles inden det i CTM angivne tidspunkt. Spørgsmål der stilles herefter, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt under hensyn til ovenstående. 6. Udvælgelse og evaluering af indkomne tilbud 6.1. Vurdering af antagelighed og konditionsmæssighed Ordregiver vil indledningsvis vurdere tilbuddenes antagelighed og konditionsmæssighed. Tilbud der af den ene eller den anden grund må betragtes som uantagelige og/eller ukonditionsmæssige, vil blive afvist uden yderligere evaluering. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise Tilbud uden yderligere evaluering såfremt: - 6 -

8 Sagsnr Dokumentation for Tilbudsgivernes egnethed til brug for Ordregivers udvælgelse, jf. udbudsbekendtgørelsens del III.2 ikke er vedlagt tilbuddet Eventuelle minimumskrav angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet ikke er opfyldt Form- og procedurekravene i punkt 3 ikke er overholdt, Kravene til tilbuddets opbygning i punkt 4 ikke er overholdt, Der er taget forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt 4.2, eller Der er mindstekrav (MK), som ikke er opfyldt, jf. punkt 4.3. Tilbuddet ikke lever op til relevant lovgivning 6.2. Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Tilbudsgiver skal leve op til de mindstekrav, som er angivet i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2. Tilbudsgiver skal fremsende oplysninger/ dokumentation for egnethed, som anført i udbudsbekendtgørelsens del III.2. Dette skal ske ved at besvare de relevante spørgsmål og vedhæfte de efterspurgte dokumenter i CTM under overskriften Egnethedsvurdering Tildelingskriterium Konditionsmæssige, forskriftsmæssige og antagelige tilbud fra egnede Tilbudsgivere vil efter den indledende vurdering blive gjort til genstand for Ordregivers evaluering. Tilbud vil blive evalueret i forhold til tildelingskriteriet laveste pris i henhold til udbudsdirektivets art. 53, stk. 1, litra b og art.54 stk Underkriterier Laveste pris vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier, hvor vægtningen af underkriteriet er angivet. Underkriterier Vægtning Økonomi 100 % Priserne vil samlet blive evalueret ud fra Tilbudsgivers oplysninger, på baggrund af besvarelserne i tilbudsskemaet/prislisten i CTM den angivne volumen i tilbudsskemaet er estimeret volumen i kontraktens første år, og det vil være denne der lægges til grund for prisberegningen. Pointtallet for underkriteriet Pris vil blive udregnet matematisk med to decimaler Teknisk afklaring Såfremt Ordregiver i forbindelse med tilbudsevalueringen har behov for præcisering af tilbud eller ønsker supplerende oplysninger hertil, vil Ordregiver gennemføre tekniske dialog møder med de relevante Tilbudsgivere eller skriftlig teknisk afklaring med den eller de relevante Tilbudsgivere. Teknisk dialog møder og skriftlig teknisk afklaring vil kun ske i det omfang, det ikke strider mod forhandlingsforbuddet

9 Sagsnr Praktiske forhold 7.1. Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt at overvære åbningen Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige ilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken Tilbudsgiver Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes via beskedfunktionen i CTM, til den bruger som har afgivet tilbuddet. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakten forventes herefter indgået med den vindende Tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelse til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet, ligesom Ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt Fortrolighed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Forbrug Borgeren har, i henhold til Servicelovens 112, ret til frit valg af leverandør. Det fremgår dog altid af bevillingerne, hvilken leverandør kommunerne har indgået aftale med. Bevillingshaveren oplyses desuden om, at der kan forekomme egenbetaling ved valg af anden leverandør. Ønsker bevillingshaver ikke at gøre brug af det frie valg, vil der altid blive henvist til den leverandør, kommunerne har indgået aftale med. Kommunerne, der er omfattet af udbuddet, er derfor hver især forpligtet til at anvende aftalen, undtaget dog bestemmelserne i SL Tidsplan En del af tidsplanen fremgår af CTM, den øvrige tidsplan fremgår nedenfor: - 8 -

10 Sagsnr TIDSPLAN 11. maj juni juni 2015 Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED Det samlede udbudsmateriale offentliggøres samtidig Frist for spørgsmål, hvor Ordregiver kan garantere svar Frist for Ordregivers fremsendelse af supplerende materiale, herunder svar på modtagne spørgsmål Kommentar [e1]: Tidsplanen er betinget af at fuldmagterne er indkommet til tiden 30. juni 2015 Sidste frist for modtagelse af tilbud Juli 2015 Juli 2015 Evaluering af konditionsmæssighed, egnethed og de indkomne tilbud, med afholdelse af evt. tekniske afklaringer Meddelelse om tildeling af Rammeaftale 10 dages stand still periode iht. håndhævelsesloven 3, nr. 1 Juli 2015 Underskrivelse af Rammeaftale - 9 -