Dagsorden. Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 30. maj 2011, kl i Avedøre Stationsby Syds selskabslokaler Trædrejerporten 4, Hvidovre

Transkript

1 #JobInfo Criteria=KABside1# Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 30. maj 2011, kl i Avedøre Stationsby Syds selskabslokaler Trædrejerporten 4, Hvidovre Indholdsfortegnelse Sager til behandling Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referater af møder den 21. september 2010, 30. november 2010 samt 13. april Revisionsprotokol...3 Sager til beslutning Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Regnskab 2010 for boligorganisation og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Budget 2012 for boligorganisationen Overdragelse af varmedistributionsledninger i Avedøre Stationsby Finansiering af nyt affaldssystem i Avedøre Stationsby Syd og Nord Tilgængelighed indberetning handicapbolig.dk Styringsdialog Afskaffelse af opslag af ledige boliger Retningslinjer for organisationsbestyrelsens deltagelse i kurser /31

2 13. Nyt #JobInfo EU udbud Criteria=KABside2# af KAB s fælles forsikringsramme Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor Indstilling til repræsentantskabet om bekræftelse af forretningsfører...17 Sager til orientering Afd. 3504, Avedøre Stationsby Nord Avedøre Tværvej Social vicevært - status Afd. 3504, Avedøre Stationsby Nord Renovering af badeværelser m.v. status Afd. 3503, Store Hus - status på ny helhedsplan Afd. 3501, Avedøre Stationsby Syd Mageskifte med Avedøre Fjernvarme Afd. 3501, Avedøre Stationsby Syd Renovering af badeværelser - status Hvidovre Kommunes godkendelse af årsregnskab Hvidovre Kommunes godkendelse af vedtægtsændringerne Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Vejledning om brug af naboskabet.dk KAB s energiydelser Moms på opnotering Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles elindkøb i Tryg Bolig projektet Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Næste møde...31 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen...3 Bilag 2: Revisionsprotokol...3 Bilag 3: Regnskab Bilag 4: Budget 2012 for boligorganisationen...8 Bilag 5: Beskrivelse af KAB s Tilgængelighedspakke Bilag 6: Årshjul for styringsdialogen...13 Bilag 7: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger...13 Bilag 8: Orientering til boligorganisationerne i Hvidovre Kommune - om forarbejde til en boligpolitik...13 Bilag 9: Skadestatistik...16 Bilag 10: Statusrapport og årsregnskab...19 Bilag 11: Tag pulsen på naboskabet! /31

3 Sager til #JobInfo behandling Criteria=KABside2# 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen 2. Referater af møder den 21. september 2010, 30. november 2010 samt 13. april 2011 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 21. september 2010 er udsendt den 30. september 2010, referat af organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 30. november 2010 er udsendt den 22. december 2010 og referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 13. april 2011 er udsendt den 10. maj at referaterne godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol Der har ikke været indføjelser i revisionsprotokollen siden bestyrelsesmødet den 31. maj Bilag 2: Revisionsprotokol Sager til beslutning 4. Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse godkendte i foråret 2010 strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 blev fællesventelisten præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres fællesventelisten for den enkelte boligorganisations bestyrelse. 3/31

4 Som #JobInfo deltager Criteria=KABside2# i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. På mødet vil en medarbejder fra KAB s udlejningsafdeling præsentere den nye fælles venteliste samt de forskellige modeller. Der vil endvidere blive udleveret en brochure om fællesventelisten. Det anbefales, at boligorganisationen tilslutter sig KAB-fællesskabets nye samlede fællesventeliste. Listen giver fordele for såvel beboere og boligsøgende som for den samlede udlejningssituation for boligorganisationen. Vælger boligorganisationen at tilslutte sig fællesventelisten, skal der yderligere tages stilling til, hvilken af modellerne for beboerfortrinsret, som skal gælde i boligorganisationen fremover. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. at bestyrelsen efter præsentationen af fællesventelisten nærmere drøfter sagen samt træffer beslutning om eventuel tilslutning til fællesventelisten samt valg af model. 5. Regnskab 2010 for boligorganisation og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Boligorganisationen Boligorganisationens regnskab udviser et overskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapital. Overskuddet fremkommer ved opnået nettorenteindtægt forrentning af organisationens egenkapital. Arbejdskapitalen Efter overførsel af årets overskud udgør arbejdskapitalen kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør heraf kr. 4/31

5 Den #JobInfo bundne del Criteria=KABside2# af dispositionsfonden udgør kr., svarende til indskuddet i KAB samt udlån til afdeling Store Hus. Afdelingerne Afdeling 3501 Avedøre Stationsby Syd Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2010, svarende til 174,59 kr. pr. m2. Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 893,87 kr. pr. m² for familieboliger, 1.248,35 kr. pr. m 2 for ungdomsboliger og 1.032,89 kr. pr. m 2 for ældreboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 5,61 %. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet forelægges til behandling på afdelingsmødet den 16. maj Afdeling 3503 Store Hus Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet anvendes til afvikling af underfinansiering. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2010, svarende til 89,01 kr. pr. m2. Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december /31

6 Afdelingens #JobInfo tilgodehavender Criteria=KABside2# hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 797,54 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 2,50 %. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er endnu ikke forelagt afdelingsmødet. Tidligere indkaldt afdelingsmøde er aflyst, da det reviderede afdelingsregnskab ikke lå klar til det aftalte møde med afdelingsbestyrelsen. Nyt møde er endnu ikke fastlagt. Afdeling 3504 Avedøre Stationsby Nord Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2010, svarende til 161,27 kr. pr. m2. Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 834,05 kr. pr. m² for familieboliger og 1.022,57 kr. pr. m 2 for ungdomsboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 6,63 %. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet forelægges til behandling på afdelingsmødet den 23. maj /31

7 Afdeling #JobInfo 3505 Criteria=KABside2# Børneinstitutionen Ræven Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2010, svarende til 238,96 kr. pr. m². Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.096,61 kr. pr. m². Afdeling 3506 Børneinstitutionen Haren Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. underskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2010, svarende til 275,57 kr. pr. m². Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.215,95 kr. pr. m². Afdeling 3507 Børneinstitutionen Pindsvinet Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2010, svarende til 295,67 kr. pr. m². Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.150,99 kr. pr. m². Bilag 3: Regnskab 2010 at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisation og afdelinger med forbehold for afdeling 3503, Store Hus godkendelse på kommende afdelingsmøde, og tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning samt indstiller årsregnskaberne til repræsentantskabets godkendelse med samme forbehold. 7/31

8 #JobInfo Criteria=KABside2# Derudover anmodes bestyrelsen om at godkende nærværende oplæg som bestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i boligorganisationen og dens afdelinger jævnfør bestemmelserne i vejledning om drift af almene boliger m.v. 6. Budget 2012 for boligorganisationen Budget 2012 for boligorganisationen er vedlagt som bilag. I budgettet 2012 er der taget udgangspunkt i de nye produktpakker, som afdelingerne har valgt i foråret Budgettet balancerer med kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Beløbet fremkommer ved en budgetteret nettorenteindtægt svarende til forrentningen af organisationens egenkapital - dispositionsfond og arbejdskapital. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) Samlede administrationsudgifter kr kr kr. Bilag 4: Budget 2012 for boligorganisationen at bestyrelsen godkender budget 2012 for boligorganisationen. 7. Overdragelse af varmedistributionsledninger i Avedøre Stationsby I forlængelse af tidligere dialog mellem KAB s administration og EBO Consult A/S har der været arbejdet videre på at få gennemført en formel overdragelse af varmedistributionsanlægget i Avedøre Stationsby til Avedøre Fjernvarme. 8/31

9 Der #JobInfo er tidligere Criteria=KABside2# udarbejdet en samlet oversigt over, hvilke dele af distributionsnettet der formelt skal overgå til Avedøre Fjernvarme, og der er enighed mellem parterne om afgrænsningen. Der har været afholdt møde i marts 2011 mellem KAB s administration og EBO-Consult, hvor forholdene for overdragelsen blev drøftet nærmere. Der var enighed om, at overdragelsen skal ske snarest muligt, særligt af hensyn til allerede skete brud og heraf følgende regninger, som bør afholdes af Avedøre Fjernvarme, men formelt set først kan ske, når ejerskabet af nettet er overdraget. Der var desuden enighed om, at for at imødegå senere problemer er det vigtigere at få gjort det korrekt nu, end at gøre det meget hurtigt. Det er derfor vigtigt at få klarlagt alle matrikulære, tinglysningsmæssige og juridiske forhold. Planen har herefter været at få indhentet matrikulære oplysninger, og at få udarbejdet et udkast til overdragelsesaftale. I den forbindelse er det bl.a. væsentligt at få klarlagt, på hvilke matrikelnumre fjernvarmerørene løber, således at tinglysning af servitut sker herpå. Herunder vil det være hensigtsmæssigt at få klarlagt, om dele af rørnettet løber under offentlig vej/sti, hvilket kunne være tilfældet ved hovedstien. I princippet ejer boligselskabet hele nettet, men snitfladen til de kommunale ejendomme bør klarlægges. Til belysning af forholdene eksisterer der en oversigt over fjernvarmenettet, som dog kun viser placeringen i forhold til bygninger og veje, men intet andet angives. Det er ikke til dato lykkedes at frembringe historiske kort eller oplysninger om dette fra f.eks. byggesag eller ejendomsarkiv. I forlængelse af mødet i marts 2011 har der derfor været adskillige henvendelser til, og drøftelser med, Kort- og Matrikelstyrelsen med henblik på klarlægning af samtlige matrikler for området. Det endelige resultat heraf blev, at Styrelsen ikke kunne tilbyde matrikelkort, men i stedet henviser til en privat landinspektør, der vil kunne rekvirere kort hvis de eksisterer. Der har desuden været kontakt med Hvidovre Kommunes landinspektør, som vurderer, at for at sikre en korrekt overdragelse vil det være anbefalelsesværdigt at lade en landinspektør foretage opmåling/undesøge rørnettets matrikulære forhold samt foretage tinglysning, således at det sker efter gældende regler. Efter disse undersøgelser, og nærmere juridisk vurdering af de nødvendige tiltag for en korrekt overdragelse af nettet, er det administrationens anbefaling, at der rettes henvendelse til landinspektørfirmaet LE34 A/S og advokat Dorte Ginnerup som forestår mageskiftet ved Varmecentralen for at høre deres vurdering af sagen, herunder om de kan bistå med og sikre korrekt overdragelse samt estimere en pris eller afgive tilbud på deres arbejde. 9/31

10 Det #JobInfo indstilles Criteria=KABside2# at bestyrelsen drøfter sagen, herunder beslutter om der kan gives mandat til administrationen om indhentning af tilbud fra landinspektør og advokat, og om igangsætning af det videre arbejde, eksempelvis inden for et rammebeløb på kr. inkl. moms, som afholdes af organisationen. 8. Finansiering af nyt affaldssystem i Avedøre Stationsby Syd og Nord Avedøre Stationsby Syd I samarbejde med Hvidovre Kommune er Avedøre Stationsby Syd og Avedøre Stationsby Nord begge i gang med at gennemføre omlægningen fra de traditionelle affaldsøer til de nye nedgravede affaldsøer. Ved samme lejlighed skal afdelingen have erstattet de nuværende vippecontainere til stort brændbart affald med mere tidssvarende nærgenbrugsstationer (NGS ere). I Avedøre Stationsby Syd i betyder det praksis, at afdelingen fortsætter omlægningen fra de oprindelige 32 gamle affaldsøer til etablering af 16 nye nedgravede affaldsøer. Afdelingen skal ligeledes have omlagt fire vippecontainere til tre eller fire NGS ere. Den endelige udformning og indretning er endnu ikke kendt i detaljer, men hovedformålet med disse er, at de indeholder sorteringsmuligheder for de fraktioner, som kendes i dag. Da afdelingen på nuværende tidspunkt har etableret to nye affaldsøer, estimeres den resterende omkostning til de 14 affaldsøer og nærgenbrugsstationer til ca. 5 mio. kr. Eventuelle ønsker til belysning og videoovervågning er på nuværende tidspunkt ikke medtaget. For at få en optimal og kontinuerlig arbejdsgang foreslås denne opgave finansieret i en mulig kombination af afdelingens opsparede midler med op til 1 mio. kr. og driftsmidler samt den resterende finansiering op til 3 mio. kroner, via lån af egne midler. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2010 udgjorde , hvoraf kr. udgøres af henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse. For god ordens skyld gøres opmærksom på at ved brug af lån af egne midler, er der en maksimal tilbagebetalingstid på 10 år, med 1/10 hvert år. Ligeledes må der påregnes en mindre renteindtægt, når denne finansieringsform benyttes. Avedøre Stationsby Nord For Avedøre Stationsby Nord betyder det, at afdelingen fortsætter omlægningen af de oprindelige 33 gamle affaldsøer til etablering af 17 nye nedgravede affaldsøer. 10/31

11 #JobInfo Criteria=KABside2# Ligeledes skal afdelingen have omlagt fire vippecontainere til tre eller fire NGS ere. Den endelige udformning og indretning er endnu ikke kendt i detaljer, men hovedformålet med disse er, at de indeholder sorteringsmuligheder for de fraktioner, som kendes i dag. Da afdelingen på nuværende tidspunkt har etableret fire nye affaldsøer, estimeres den resterende omkostning til de 13 affaldsøer og fire nærgenbrugsstationer til ca. 5 mio.kr. Eventuelle ønsker til belysning og videoovervågning er på nuværende tidspunkt ikke medtaget. For at få en optimal og kontinuerlig arbejdsgang foreslås denne opgave finansieret i en mulig kombination af afdelingens opsparede midler med op til 1,5 mio. kr. og driftsmidler samt den resterende finansiering op til 3,5 mio. kr., via lån af egne midler. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2010 udgjorde , hvoraf kr. udgøres af henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse. at organisationsbestyrelsen godkender den foreslåede finansiering for projektet i begge afdelinger. 9. Tilgængelighed indberetning handicapbolig.dk Landsbyggefonden har i Regulativ af 5. februar 2008 om Boligportalen pålagt de almene boligorganisationer at indberette data til en ny Boligportal over alle almene boliger. Formålet er at tilbyde boligsøgende én indgang til den almene sektors boliger. Heri indgår kravet om obligatorisk indberetning om tilgængelighed via en særlig portalafdeling på Det er boligorganisationen, der har ansvaret for indberetningsforpligtelsen. Da indberetning til handicapbolig.dk nu er blevet lovpligtigt for alle almene afdelinger, vil KAB tilbyde at kortlægge de tre afdelinger i : Avedøre Stationsby - Syd Store Hus Avedøre Stationsby - Nord Tilbuddet til omfatter: 1. Kortlægning og indberetning til 2. ABCD-mærkning af afdelingens boliger samt rapport. 11/31

12 #JobInfo Criteria=KABside2# Arbejdets indhold er nærmere beskrevet i bilag. Arbejdets gennemførelse og pris Den hidtidige kortlægning i KAB-fællesskabet er blevet afregnet efter en fast pris pr. bolig og pr. afdeling. Der er imidlertid særlige forhold i, som gør den hidtidige afregningsform ufordelagtig for selskabet, se bilag. KAB tilbyder derfor at udføre arbejdet efter medgået tid med en timeløn i henhold til takstbladet på 932,50 kr. inkl. moms, og med et maksimumsloft på kr. inkl. moms. Heri er indeholdt transportudgifter. Boligorganisationen har mulighed for at finansiere sit bidrag via dispositionsfonden. Ved fremtidige ombygningsprojekter, som KAB står for, vil data i og ABCD-mærkning i KABAS blive revideret som et led i KAB s byggestyring af projektet. Såfremt organisationsbestyrelsen på bestyrelsesmødet den 30. maj 2011 beslutter sig for at tage imod tilbuddet, kan arbejdet forventes afleveret i august Bilag 5: Beskrivelse af KAB s Tilgængelighedspakke 2011 at organisationsbestyrelsen beslutter, om boligorganisationen vil gøre brug af tilbuddet, herunder afregning efter medgået tid, dog samlet til en maksimal udgift på kr. inkl. moms. 10. Styringsdialog Kommunen er forpligtet til årligt at indkalde boligorganisationerne til et dialogmøde. Inden mødet skal boligorganisationen indsende en dokumentationspakke. Den indeholder en styringsrapport, boligorganisationens regnskabsmateriale, årsberetning samt resultater af eventuelle relevante analyser. Styringsrapporten består af fire afsnit et for organisationen og et for hver af de tre boligafdelinger. Rapporten foreligger delvist udfyldt pr. 14. april 2011, og er som sådan udsendt til afdelingsformændene. Rapporten samt Hvidovre Kommunes Årshjul for styringsdialogen vedlægges som bilag. 12/31

13 #JobInfo Criteria=KABside2# Hvidovre Kommune ønsker dokumentationspakken indsendt senest 31. juli Af hensyn til sommerferieperioden bør dokumentationspakken foreligge færdigudarbejdet senest med udgangen af juni måned Der mangler nu udfyldelse af afsnittet for organisationen dette afventer bestyrelsens stillingtagen. Endvidere bør Hvidovre Kommunes standarddagsorden eventuelt suppleres med emner efter bestyrelsens ønske. Bilag 6: Årshjul for styringsdialogen Bilag 7: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger Bilag 8: Orientering til boligorganisationerne i Hvidovre Kommune - om forarbejde til en boligpolitik at bestyrelsen drøfter og tilrettelægger færdigudarbejdelsen af Styringsrapporten, herunder eventuelt nedsætter et udvalg for dette, således at materialet kan indsendes til Hvidovre Kommune senest med udgangen af juni måned Afskaffelse af opslag af ledige boliger Anvendelse af opslag af ledige boliger i organisationens afdelinger anbefales ophørt. KAB s Juraområde er blevet bedt om en redegørelse for lovligheden af at tilbyde en ledig bolig ved opslag. Det har været praksis i organisationen, at oplysning om ledige boliger har været opslået i afdelingerne. Beboere har derved haft mulighed for at ansøge om boligen, hvis de ønskede at flytte. Denne praksis er ophørt i de fleste AKB-organisationer i løbet af første halvår Efter udlejningsbekendtgørelsens 2, stk. 2, skal lejere, som ønsker en anden bolig i en af boligorganisationens afdelinger optages på en venteliste (oprykningsventelisten). Det er således ikke lovligt at tilbyde en ledig bolig i afdelingen ved opslag. Der er risiko for, at dem, der står på oprykningsventelisten, ikke ser opslaget. 13/31

14 Samtidig #JobInfo må Criteria=KABside2# en bolig efter udlejningsbekendtgørelsen ikke udlejes til en beboer i afdelingen, som ikke står på oprykningsventeliste, hvis boligen ikke er tilbudt de personer, der står på den almindelige venteliste. Endvidere bliver en bolig udlejet på et rimeligt grundlag, da udlejning foretages efter ventelisten. Enhver person der er fyldt 15 år, kan optages på den almindelige venteliste jf. udlejningsbekendtgørelsen 3, stk. 1. Hvis boligerne fortsat udlejes på baggrund af opslag, sker udlejning ikke efter reglerne i udlejningsbekendtgørelsen. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning mv. sker i overensstemmelse med de regler, der gælder herfor. Hvis boligorganisationens bestyrelse ikke sørger for, at udlejning sker i overensstemmelse med den gældende lovgivning mv., kan bestyrelsen ifalde ansvar herunder et parlamentarisk ansvar. Administrationen skal derfor anbefale, at boligorganisationens bestyrelse sørger for, at ledelsen af boligorganisationen og dens afdelinger herunder udlejning sker i henhold til lovgivningen, og at anvendelsen af opslag derfor bringes til ophør snarest muligt. Der kan i den forbindelse udsendes en kort beboerinformation om baggrunden for ændringen. I fremtiden vil der blive mulighed for at beboere, der er opskrevet på den interne venteliste, også kan få meddelelse om ledige boliger via . Når KAB er klar med systemet, hvor der kan modtages brev via , vil der blive udsendt meddelelse om dette, så interesserede kan tilmelde sig systemet. at bestyrelsen drøfter sagen og træffer beslutning om afskaffelse af opslag af ledige boliger. 12. Retningslinjer for organisationsbestyrelsens deltagelse i kurser Bestyrelsesmedlemmerne i indbydes med mellemrum til kurser, konferencer og lignende fra KAB og andre. Hvis arrangementet har en særlig relevans for arbejdet i organisationsbestyrelsen, vil udgifter i forbindelse hermed kunne dækkes af boligorganisationens budget. 14/31

15 #JobInfo Criteria=KABside2# Da der ikke tidligere er aftalt klare retningslinjer, og ej heller truffet beslutninger herom, ønsker formand Steen Jørgensen, at bestyrelsen nærmere drøfter og træffer beslutning om retningslinjer for bestyrelsesmedlemmernes deltagelse i kurser m.v. Det indstilles at bestyrelsen drøfter sagen nærmere og træffer beslutning om retningslinjer for kursusdeltagelse m.v. 13. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr. 1. oktober Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration osv. Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker en lang række typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. Fra Codan til Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. 15/31

16 Gjensidiges #JobInfo tilbud Criteria=KABside2# var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næsten alle boligorganisationers vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Frist for accept den 1. september Den 18. juli kendes vinderen af udbuddet og senest den 1. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan nå at gælde fra 1. oktober Alle boligorganisationer bør derfor senest den 1. september enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde med deltagelse af en repræsentant fra vores forsikringsmægler Willis. Alternativet til at acceptere tilbuddet er at købe 4 måneders yderligere forsikringsdækning hos Gjensidige og i denne periode gennemføre et eget udbud. Den fælles forsikringsramme udbydes med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis nul, kr. og kr. For afdelingerne Tåstrupgård og Lundtoftegade og Avedøre Boligselskab udbydes dog med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis kr. og kr. Bilag 9: Skadestatistik at boligorganisationen beslutter at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde i august eller eventuelt nedsætter et udvalg med bemyndigelse til at godkende tilbuddet i august. 14. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2011 skal der foretages valg af revisor. 16/31

17 #JobInfo Criteria=KABside2# at bestyrelsen drøfter valg af revisor. 15. Indstilling til repræsentantskabet om bekræftelse af forretningsfører På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2011 skal der tages stilling til bekræftelse af forretningsfører. I forbindelse med sammenlægningen af Boligselskabet AKB s.m.b.a. og KAB Bygge- og Boligadministration tiltrådte organisationsbestyrelsen en allonge, hvori meddelte samtykke til, at den sammenlagte forretningsførerorganisation KAB - indtræder i forretningsføreraftale af 1. januar 2007, der herefter fortsætter på uændrede vilkår. Forretningsføreraftalen fortsætter uændret, indtil der tages skridt med baggrund i opsigelsesbestemmelsen. På organisationsbestyrelsesmødet den 31. maj 2010 godkendte bestyrelsen afdelingernes valg af driftsmodel og produktpakker gældende fra Der vil på denne baggrund blive udarbejdet en ny administrationsaftale 2011 med aftale om videreførelse af den nuværende administrationsaftale. at bestyrelsen drøfter en indstilling til repræsentantskabet om bekræftelse af forretningsfører. Sager til orientering 16. Afd. 3504, Avedøre Stationsby Nord Avedøre Tværvej 93 Efter aftale med formand Steen Jørgensen gives hermed en kort orientering om lejemålet Avedøre Tværvej 93, idet der tidligere har været tvivl om status i sagen. Huset på Avedøre Tværvej 93 blev overtaget fra Glostrup Boligselskab i 1994 i forbindelse med afdeling Nords overgang fra Glostrup Boligselskab til AKB Avedøre, og det har igennem årene været udlejet til en privat person. Lejemålet er juridisk set en del af afdeling Nord, og i den anledning har lejeren tidligere deltaget i afdelingsmøder i afdelingen, og herunder i en periode opnået valg til afdelingsbestyrelsen. 17/31

18 #JobInfo Criteria=KABside2# I forbindelse med dette valg til afdelingsbestyrelsen har AKB/KAB s juridiske afdeling udtalt, at den pågældende lejer er valgbar til afdelingsbestyrelsen, selv om lejemålet er af en anden karakter end øvrige lejemål i afdelingen. Hvidovre Kommune har endvidere som tilsynsmyndighed behandlet sagen, og har blandt andet på baggrund af daværende By- og Boligministeries udtalelse i sagen, truffet afgørelse om, at boligtager i lejemålet er valgbar på lige vilkår som andre beboere i afdeling Nord. Afgørelsen er endelig, og kan ikke påklages til anden administrativ myndighed. Hvidovre Kommune anmodede i samme forbindelse om, at lejerens lejeforhold om muligt blev bragt i overensstemmelse med de generelle forhold i den almene boligafdeling. Hvidovre Kommune har imidlertid ikke været opmærksom på de generelle bestemmelser i den almene og private lejelov. Det er således ikke muligt at tvinge lejere over fra den ene slags lejekontrakt til en anden slags. Eksisterende lejekontrakt er gældende så længe lejemålet løber, med mindre lejeren frivilligt accepterer at ændre i kontrakten. Da lejeren på Avedøre Tværvej 93 ikke har ønsket at ændre status fra lejer efter den private lejelov til lejer efter den almene lejelov, er det juridisk set ikke muligt at efterkomme Hvidovre Kommunes ønsker. Så længe der ikke er truffet anden beslutning om anvendelse af ejendommen Avedøre Tværvej 93, f.eks. i forbindelse med nedrivning eller salg, vil nuværende lejer derfor kunne blive boende på de vilkår, som gælder i den private lejekontrakt. Senest ved nuværende lejers fraflytning eller død skal der tages stilling til den fremtidige anvendelse af ejendommen, herunder mulig alternativ anvendelse eller nedrivning. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Social vicevært - status Samarbejdsaftalen mellem og Hvidovre Kommune omkring projekt Hybelguide social vicevært i Avedøre Stationsby blev indgået i marts/april Samarbejdet omkring projekt Hybelguide udfoldes herudover i henhold til ansøgningen og Sikringsstyrelsens bevillingsskrivelse af 15. december 2009 og inden for bevillingens økonomiske rammer, herunder den indbyrdes økonomiske fordeling mellem og Hvidovre Kommune med 12,5 % medfinansiering for hver af parterne. Projektet er tidsbegrænset for perioden fra den 1. maj 2010 til og med den 31. december /31

19 Kim #JobInfo Ortmann Criteria=KABside2# blev ansat i stillingen den 1. maj 2010, og de første par uger af ansættelsesforholdet er primært gået med at sikre kontakter til samarbejdspartnere, indretning af lokaler samt at få indblik i Avedøre Stationsby generelt. I forbindelse med selve projektets igangsættelse har det måttet konstateres, at det har været vanskeligt at få skabt kontakt til de unge samt at formidle budskabet om viceværtens tilstedeværelse. Det er vurderingen, at årstiden, hvor projektet er sat i gang, i den forbindelse har haft en negativ virkning. Imidlertid er der i starten af året 2011 tegn på en bedre og positiv udvikling. Der er for året 2010 (1. maj 31. december) udarbejdet en statusrapport samt et revideret årsregnskab til Socialministeriet. Statusrapport og årsregnskab vedlægges som bilag til orientering. De afholdte udgifter for 2010 udgør i alt kr., heraf udgør egenbetalingen kr., som deles ligeligt mellem Hvidovre Kommune og. Boligselskabets andel på kr. vil herefter blive fordelt mellem afdelingerne efter antal boliglejemål, og vil kunne afholdes af afdelingernes henlagte imagemidler. Bilag 10: Statusrapport og årsregnskab at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Afd. 3504, Avedøre Stationsby Nord Renovering af badeværelser m.v. status På bestyrelsesmødet den 31. maj 2010 blev organisationsbestyrelsen orienteret om status på udarbejdelse af ansøgning til Landsbyggefonden om støtte til gennemførelse af en helhedsplan. Projektforhold i ansøgning af 21. juli 2010 Siden organisationsbestyrelsesmødet og på grund af udvidelse af ansøgningen med etagehusenes tage er ansøgningen gennemgået med byggeudvalget, og for at skabe et overblik orienteres samlet om indholdet og økonomien i ansøgningen, fremsendt til Landsbyggefonden den 27. juli Rækkehusene, renovering af badeværelser 2. Etagehusene, renovering af badeværelser 3. Rækkehusene, lejlighedssammenlægning 19/31

20 4. Etagehusene, #JobInfo Criteria=KABside2# opretning af indgangspartier 5. Etagehusene, tagrenovering Med baggrund i tilstandsrapporterne ser den samlede økonomi og huslejekonsekvenser i ansøgningen således ud: Projekter Støttede arbejder Ustøttede arbejder Total Huslejestigning Mdr. Kr. Kr. Kr. Kr. pr. m² pr. år Kr. 1. Badeværelser Rækkehusene , Badeværelser Etagehusene , Lejlighedssam. Rækkehusene , Indgangsparti Etagehusene , Tag Etagehusene , I alt , En huslejestigning og et huslejeniveau i den størrelsesorden vurderes af administrationen at være problematisk i afdelingen, hvor der bor en del pensionister, og der i en længere periode har stået flere tomme boliger. Hvidovre Kommune er kontaktet med henblik på deres vurdering af udlejningssituationen og huslejeniveauet og de har oplyst, at beboerne finder huslejen høj. Dog er der kommet mere flow i udlejningssituationen i den seneste periode. Administrationen vurderer, at smertegrænsen for huslejeniveauet ligger på kr. pr. m² pr. år, hvorfor Landsbyggefonden også ansøges om huslejestøtte i forbindelse med gennemførelse af helhedsplanen. Landsbyggefonden Landsbyggefonden har besigtiget bebyggelsen, og der er afholdt møde den 22. september 2010 vedrørende indholdet af projekterne i ansøgningen. Fonden havde en del bemærkninger til omfanget af forundersøgelserne vedrørende badeværelserne både i etagehusene og rækkehusene, samt fremsendelsen af en uddybende forklaring på de konstruktive forhold på tagene, da de umiddelbart vurderede, at tagrenoveringen er et almindeligt vedligeholdelsesarbejde. Der skulle udføres supplerende forundersøgelser for, at Fonden kunne vurdere om- 20/31

21 fanget #JobInfo af deres Criteria=KABside2# støtte til badeværelsesprojekterne. Specielt er renovering af badeværelserne i etagehusene i søgelyset, da de blev renoveret i med støtte fra Fonden. Fonden stiller krav om, at der skal foretages undersøgelse af yderligere 2 gange 35 boliger, således at der i alt er registreret ca. 10 % af boligerne - både i etagehusene og rækkehusene. 1. Rækkehusene, renovering af badeværelser supplerende forundersøgelser 2. Etagehusene, renovering af badeværelser supplerende forundersøgelser 3. Etagehusene, tagrenovering uddybende forklaring konstruktivt Fonden tilkendegav endvidere, at de ser positivt på støtte til følgende projekter: 4. Rækkehusene, lejlighedssammenlægning 5. Etagehusene, indgangspartier Supplerende materiale til ansøgningen om støtte til helhedsplanen er modtaget af de tekniske rådgivere, og materialet fremsendes til Fonden i maj Ovennævnte forhold som projektindhold, huslejeniveauet m.m. skal drøftes med Fonden, således at der findes en samlet løsning for afdelingen til brug for behandling i byggeudvalget og på et ekstraordinært afdelingsmøde. Økonomi - forundersøgelser Denne udvidelse af forundersøgelserne kræver en udvidelse af den økonomiske ramme. Organisationsbestyrelsen har godkendt en økonomisk ramme til gennemførelse af forundersøgelser m.m. på kr. ekskl. forundersøgelser af taget i etagehusene, som er kommet til senere. Vedrørende forundersøgelser af taget, vurderede administrationen i første omgang, at det kunne holdes inden for den godkendte økonomiske ramme på kr. inkl. moms. Men nu hvor Landsbyggefonden har stillet betydelige større krav til omfanget af registrering af badeværelser, er det desværre ikke muligt. Derudover er det også nødvendigt, at posten til udgifter til administrationen udvides. Dette skyldes den lange sagsbehandlingstid, samt udarbejdelse af de mange økonomiske overslag til alle projekterne. Der er behov for en budgetudvidelse på kr. inkl. moms til udførelse af de supplerende undersøgelser samt udgifter til administrationen til sagsbehandling og den økonomiske afklaring med Landsbyggefonden. Disse udgifter afholdes i første omgang af afdelingens henlagte midler, og når Fondens tilsagn/tilbagemelding på ansøgningen foreligger, overføres udgifterne til sagen. 21/31

22 Tidsplan #JobInfo Criteria=KABside2# Tidsplanen for projekterne har lige fra starten været meget rummelig da Fondens udmelding om et eventuelt tilsagn først kan forventes modtaget i Den samlede tidsplan for projektet med forventet opstart af udførelsesperiode i august 2012 holder fortsat. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, herunder udvidelse af budgetrammen med kr. til supplerende undersøgelser, der midlertidig finansieres af afdelingens henlagte midler, og efterfølgende indgår i budgettet for den samlede helhedsplan. 19. Afd. 3503, Store Hus - status på ny helhedsplan Der er nu iværksat det forberedende arbejde med en ny helhedsplan for afdeling Store Hus. Afdelingen viser behov for en omfattende renovering, og den eneste mulighed for at sikre en forsvarlig fremtid for afdelingen vurderes at være gennemførelse af en ny helhedsplan. På et møde i afdelingen den 21. februar 2011 med deltagelse af ejendomsleder Ali Laroub, servicemedarbejder Torben Groset, formand Steen Jørgensen og forretningsfører Henning Holtov, blev det videre forløb i sagen drøftet. Formålet med mødet var blandt andet også at opliste renoveringsbehovet i afdelingen, og iværksætte det forberedende arbejde til en ny helhedsplan og senere ansøgning til Landsbyggefonden. Renoveringsbehovet er på nuværende tidspunkt følgende: Udskiftning af faldstammer og stigstrenge. Efterisolering af facader. Efterisolering af altangangs-lofter. Facadereparation/-udskiftning (vandskader). Tætning/udskiftning fuger inddækninger. Solcelle-projekt fase 2, facader el-produktion. Udskiftning af altan-vinduespartier (udhæng). Udskiftning vinduer kælderplan og stueplan. Udskiftning indgangspartier nr. 2 og 4 glasdørs-partier. Udskiftning af samtlige hoveddøre til boligerne. Udskiftning af ventilationssystemet (48 strenge/4 motorer). (gennemgang af revnedannelser altangange og bloksammenhæng ). Evt. nyt vand-projekt (regnvand). 22/31

23 Der #JobInfo er nu udpeget Criteria=KABside2# en projektleder fra KAB s Byggeprojektområde Lars Nilsson - og der forventes i nærmeste fremtid indkaldt til det første møde med afdelingsbestyrelsen i Store Hus. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Afd. 3501, Avedøre Stationsby Syd Mageskifte med Avedøre Fjernvarme På organisationsbestyrelsesmødet den 29. maj 2008 godkendte bestyrelsen et mageskifte mellem afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd og Avedøre Fjernvarme. Mageskiftet har til formål at rette op på linjerne for skel, således at de underjordiske anlæg for Avedøre Fjernvarme reelt kommer til at ligge på Avedøre Fjernvarmes grund. De praktiske detaljer omkring mageskiftet varetages af advokat Dorte Ginnerup og Landinspektørfirmaet LE34 A/S. Magelægsskøderne er i juli/august 2010 sendt til tinglysning, og er tinglyst betinget af registrering af de matrikulære forandringer. Advokat Dorte Ginnerup har medio maj 2011 oplyst, at de matrikulære ændringer nu er foretaget, og at det betingede skøde derefter skal tinglyses endeligt. Videre sagsbehandling pågår, og bestyrelsen vil blive orienteret. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Afd. 3501, Avedøre Stationsby Syd Renovering af badeværelser - status På organisationsbestyrelsesmødet den 31. maj 2010 blev bestyrelsen orienteret om status på afslutningen af badeværelsesrenoveringen og den verserende voldgiftssag mod Bent Nygaard Sørensen A/S (BNS), der var hovedentreprenør på byggesagen. Siden seneste orientering er der i marts 2011 gennemført 1-års gennemgang på sidste etape af badeværelsesrenoveringen. Gennemgangen har afsløret problemer med udligningsforbindelser på VVS-installationerne. Dette søges nu afhjulpet af entreprenøren. 23/31

24 #JobInfo Criteria=KABside2# Voldgiftssagen mellem bygherren og entreprenøren blev efter en lang proces afsagt den 8. februar Kendelsen fra Voldgiftsnævnet afgjorde: 1. Nødudgange Arbejdet var ekstraarbejde. Men skønserklæringens beløb lægges til grund. Så BNS får ikke de påståede kr., men alene ,25 kr. plus renter. Beløb er inkl. moms. 2. Rengøring i krybekælder Arbejdet var ekstraarbejde. Voldgiftsretten finder, at der blev indgået aftale om fast pris kr. ekskl. moms for opgang Herudover godkendes regningsarbejde for tidligere opgange med kr. ekskl. moms. Så BNS får ,25 kr. inkl. moms plus renter. BNS havde krævet ,75 kr. 3. Orienteringsbelysning Parterne frifindes gensidigt for hinandens påstande på ca kr. 4. Dagbod/tilbagehold Afdelingen får anerkendt en (opgangs)dagbod på kr. (beregnet efter ibrugtagningstidspunkter med fradrag af 250 genedage udover de allerede godkendte 134 dage). BNS rentekrav reduceres derudover. Så BNS får ikke ,31 kr. plus renter fra 9. september 2010, men alene kr., hvoraf kr. forrentes fra 9. september Indeksregulering Afdelingen frifindes for indeksreguleringskravet på kr. 6. Malerbehandling i opgang 1-15 Afdelingen får tilkendt kr. inkl. moms plus renter fra 10. marts 2010 for mangelfulde malerbehandlinger. 7. Kvalitetssikring af murerarbejdet BNS frifindes for påstanden vedrørende svigtende kvalitetssikring af murerarbejdet for etape Omkostninger Ingen part betaler omkostninger til den anden part. Skønsomkostninger bæres endeligt af den, der har afholdt dem. 9. Voldgiftsrettens omkostninger Betales af Vallø med 1/10 og BNS og os hver med 4,5/10. 24/31

25 Af det #JobInfo samlede Criteria=KABside2# tilbagehold på ca. 13,9 mio. kr. betales ca. 9,4 mio. kr. til entreprenøren. Byggeregnskab er under udarbejdelse og forventes færdiggjort medio at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Hvidovre Kommunes godkendelse af årsregnskab 2009 Hvidovre Kommune har ved brev af 11. oktober 2010 meddelt, at boligorganisationens og afdelingernes regnskaber er taget til efterretning uden bemærkninger. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Hvidovre Kommunes godkendelse af vedtægtsændringerne Hvidovre Kommune har ved brev af 11. oktober 2010 meddelt, at kommunalbestyrelsen på sit møde den 28. september 2010 godkendte vedtægtsændringerne, som vedtaget på repræsentantskabsmødet den 1. juni at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab på fraflyttere til inkasso. Der er opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. 25/31

26 Ved #JobInfo denne arbejdsgangsændring Criteria=KABside2# vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. Budgetlægningspraksis I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Vejledning om brug af naboskabet.dk Der er gennemført flere hundrede naboskabsundersøgelser siden lanceringen af 2. generation af naboskabet.dk i Heriblandt har lidt over 40 boligafdelinger i KAB-fællesskabet fået gennemført en naboskabsundersøgelse med assistance fra KAB. 10 af undersøgelserne blev gennemført på vegne af Københavns Kommune som et led i evalueringen af den fleksible udlejningsordning. KAB har samlet op på erfaringerne med at benytte naboskabet.dk og har udarbejdet en vejledning, som beskriver, hvordan en naboskabsundersøgelse gennemføres samt giver gode råd til at tilrettelægge processen. Der er vedlagt en flyer som bilag, der fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse. Hvad er undersøgelserne blevet brugt til? Der kan være mange formål med at gennemføre en naboskabsundersøgelse. Her er et par af de ting, som boligområderne har fået ud af arbejdet: 26/31

27 #JobInfo Resultaterne Criteria=KABside2# anvendes som et konkret grundlag for samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen, driften og den eventuelle boligsociale indsats. Resultaterne bruges i arbejdet med fremtidssikring af afdelingen. Resultaterne bliver brugt til at fortælle den positive historie om området og sætte fokus på områdets styrker. Undersøgelsen anvendes i samarbejdet med kommunen som et led i styringsdialogen. Flere områder har fået en større forståelse af forskellige gruppers særlige ønsker og behov og bruger det til at prioritere og fokusere i deres daglige arbejde. KAB yder fortsat konsulentbistand til gennemførelse af undersøgelser til nedsat pris. Prisen for konsulentbistand er kr. ekskl. moms i Sparring og hotline til jeres egen undersøgelse koster kr. ekskl. moms. Bilag 11: Tag pulsen på naboskabet! at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. KAB s energiydelser I forbindelse med overgangen til de nye produktpakker er også KAB s energiydelser gennemgået og justeret, så der nu leveres ens energiydelser til hele KAB-fællesskabet. Der er helt grundlæggende tale om de samme ydelser som tidligere, men ydelsernes indhold og prissætning er gjort mere gennemskuelig for både afdelinger og KAB-personale. Energi-ydelserne og priser blev godkendt med det nye ydelseskatalog/prisblad for 2011 af KAB s repræsentantskab i november 2011, og sigtet med justeringen har været: - At ydelserne er klart definerede og at kunderne ved, hvad der leveres. - At ydelserne giver afdelingerne den tryghed og sikkerhed, der generelt er målsætningen med KAB s forvaltningsmodeller. - At prisstrukturen er gennemskuelig og administrerbar. - At der fremover gælder ens vilkår for alle kunder. Forbrugsregnskaber Prisstrukturen og ydelsesindhold er det samme som hidtil, men der er taget højde for, at ydelsen skal kunne tilpasses såvel en lokal driftsmodel, hvor en del opgaver udføres på ejendomskontoret (Pakke L) og en central driftsmodel, hvor flere opgaver udføres i Energiområdet i KAB (Pakke C). Selve forbrugsregnskabsydelsen (grundregnskabet) er lovpligtig og der- 27/31