Referat af afdelingsmøde 2017

Transkript

1 Referat af afdelingsmøde 2017 Referat af ordinært afdelingsmøde tirsdag den 5. september 2017 kl afholdt i Selskabslokalet, Byengen 230. Til stede: Fra starten: 72 husstande repræsenterende 144 stemmer. Områdeleder Bo Helt Christensen (BOCH). Driftschef Jens Godwin Damgaard (JGDA), Boligkontoret Danmark (BDK). Forretningsfører Torben Hangaard Nielsen (THNI), Boligkontoret Danmark. Marianne Andersen (MLA), formand for AB Hørsholm-Kokkedal (AB H-K) og beboer i Byengen Dagsorden: 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere. 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning. 3. Godkendelse af budget og driftsplan for 2018 samt orientering om regnskabet for Behandling af indkomne forslag. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. 6. Eventuelt. Afdelingens formand Lone Schrøder (LS) bød velkommen. Ad 1 Valg af dirigent, referent og stemmetællere Bjarne Nigaard (BNI) blev foreslået og valgt som dirigent. Annette Worsøe blev valgt som referent. Dirigenten foreslog at vente med at vælge stemmetællere, til det evt. blev nødvendigt. Det blev godkendt. Dirigenten konstaterede mødets lovlighed, og dermed var afdelingsmødet beslutningsdygtigt. Ad 2 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning Beretningen er blevet omdelt før mødet og ligger på hjemmesiden. 1

2 LS, om kommende arbejdsopgaver: Der skal snart gang i opretning/reparation af stikveje og P-pladser. Man starter i Byengen, hvor skurene er færdigrenoverede. Udskiftning af terrassedøre forventes at komme i gang i løbet af efteråret, der er stadig nogle uafklarede detaljer. Hvis budgettet vedtages, skal legepladsen i Nordengen opgraderes i høj grad. Stor tak til de frivillige der har lagt arbejde til diverse arrangementer. Vores flittige flagmand har i vaskeriet etableret en reol med bøger til fri afbenyttelse. Tak til Annette, som har siddet i bestyrelsen i 20 år. Tak til Tommy, som desværre ikke genopstiller, da han ikke mere har tid pga. sit arbejde. Beretningen blev taget til efterretning. Dirigenten foreslog, at man tog pkt. 4, indkomne forslag før pkt. 3 Budget mv., da nogle af forslagene kunne betyde ændringer i budgettet. Det blev godkendt Ad 4 Behandling af indkomne forslag Forslag 1: Bestyrelsen foreslår: I fortsættelse af ekstraordinært beboermøde d. 31/5-2017, hvor der blev tvivl om, det var tilladt at sætte hylder op i niche bag toilettet. Vi har talt med rådgiver, som har godkendt, at venstre side i nichen kan markeres gul på oversigtsplanen i Vedligeholdelsesreglementet. Dvs. at der må bores i væggen, dog ikke ikke særligt langt ind i væggen, men det er nu tilladt på eget ansvar at sætte lette hylder op til ting, der ikke er for tunge. Forslag om mulighed for hylder i niche bag toilet blev vedtaget ved håndsoprækning. Forslag 2 og forslag 9: Dirigenten foreslog, at forslag 2 og forslag 9 blev behandlet samlet, da de begge omhandler postkasser. Det blev accepteret. Forslag 2 Afdelingsbestyrelsen forslår, at der kommer en ur-afstemning om postkasseanlæg. LS, postkasserne i området er i dårlig stand, og det er tydeligt, nu hvor vi er ved at være færdige med renoveringen. Post Nord omdeler kun post højst 2 gange om ugen, og flere og flere benytter sig af digital post. Som en fremtidssikring for bebyggelsen, kan vi få opstilling af postkasseanlæg med ind under byggesagen. Dvs. uden huslejekonsekvens. Hvis vi skal have nye postkasser ved hver bolig, skal dette skal tages over driften. Dvs. betales over huslejen. Forslag 9, Byengen 134 stiller forslag om at beholde/bevare vore postkasser. By 134 mener, at vi skal beholde postkasser ved boligerne, postkasseanlæg ser grimme ud, det kan være problem for gangbesværede, og de kan blive udsat for hærværk. BNI, giver det mening, at et nej ved ur-afstemning, så vil betyde, at forslag 9 er vedtaget? Forslagsstiller nikkede samtykkende. 2

3 Debat: Sp., By 224A, vi trænger i vores blok til et nyt postkasseanlæg. Svar, LS, der er nye postkasseanlæg på vej til blok 1, 2, 3 og 25. Sp., hvordan ser de ud? Svar, LS, som de anlæg der står i Skovengen. Nye individuelle postkasser har indflydelse på huslejen. Den huslejenedsættelse på 4%, der er indregnet i budgettet, vil i stedet blive på 0,8%**, og det gælder for alle husstande. Sp., No 50, kan vi ikke finde billigere løsning, hjælpe hinanden, bruge eksisterende bøjler. Svar, JGDA, de skal kunne holde i mange år, så vi skal have en god kvalitet postkasse med en ordentlig cylinderlås evt. til samme nøgle som til skuret. JGDA, vi har regnet med ca. 24 postkasseanlæg med postkasser i hver, og de vil koste ca kr. betalt over byggesagen. Sp., By 71, kan de eksisterende bøjler bruges? Svar, LS, hvis vi skal skifte de eksisterende postkasser, vil vi gerne have et ensartet udseende. Desuden er der en del postkasser, som hidtil har siddet på skurene. Sp., By 135, vi behøver ikke ens nøgler til skur og postkasse. Sp., By 11A, har allerede nu problem med at komme til postkassen. Svar, LS, der er en del af de eksisterende bøjler, der ikke kan genbruges. Ang. postkasseanlæg ved blok 1, 2 og 3, de nye anlæg kommer til at stå under gangbroen. Sp., By 196, hvor længe står den huslejeforhøjelse der? Svar, LS, der vil blive tale om en mindre huslejenedsættelse på kun 0,8%** i stedet for 4% i Sp., No 55, det bør høre under renoveringssagen. Svar, LS, det er ikke en del af renoveringssagen. Sp., By 37, hvor skal anlæggene stå? Svar, LS, de vil blive placeret ved gavle, så de ikke er til gene. Svar, MLA, forstår godt indlæggene. Fakta er, at hvis der er tale om en fremtidssikring, kan vi få det ind over byggesagen. Sp., dækker indboforsikring ved hærværk og tyveri af/fra postkasser? Svar, MLA, ved hærværk på postkasser, sørger ejendomskontoret for udskiftning. Det er heldigvis længe siden, det har været nødvendigt. Sp., hvor skal de stå ved gavlene? Svar, LS, udenfor haverne på de frie arealer. Sp., By 134, hvad menes med fremtidssikring? Svar, MLA, Vi kan som sagt få udgiften til postkasseanlæg ind over byggesagen, da det kan betragtes som en fremtidssikring. Jeg kan ikke spå, men regner det for sandsynligt, at der om få år vil komme et krav om postkasseanlæg. Sp., No 43, det næste bliver vel fælles skraldebøtter. Forslag om ur-afstemning blev vedtaget ved håndsoprækning, 71 husstande for, 0 imod, 1 undlod Der blev bedt om at tilbudspriser for hhv. postkasseanlæg og individuelle postkasser blev skrevet i referat. På mødet blev følgende priser oplyst: kr.* for postkasseanlæg hhv kr.* for individuelle postkasser. NOTE: *Efterfølgende blev tilbuddene reviderede, da man fravalgte at omstille låse i postkasser, så de passer med låse i de nye skurdøre. De priser, der er udsendt sammen med urafstemningen er: Tilbud på postkasseanlæg ca kr., som finansieres over byggesagen. 3

4 Tilbud på individuelle postkasser ca kr., som finansieres over budgettet for **Med disse ændringer i pristilbud bliver huslejenedsættelsen ved valg af individuelle postkasser ændret fra 0,8% til 1,53%. Efter pause var 67 husstande repræsenteret Forslag 3: No 11 foreslår: Er det muligt at holde høns? Har hørt om uheldige tilfælde med skadedyr. Andre har hund eller kat. Det kunne være for egen regning med skadedyrsbekæmpelse. Debat: By 103, havde engang høns, men de blev taget af ræven. Svar, LS, skadedyrsbekæmpelsen er bebyggelsens ansvar. By 11A, det kan lugte grimt, hvis ikke der bliver renset ud dagligt. Sp., By 71, hvis de ikke overholder reglerne, hvad muligheder har man så? By 193, skal vi ikke bare stemme? Forslag om hønsehold blev nedstemt ved håndsoprækning, 14 husstande for, 45 imod, 8 undlod Forslag 4 og 5: By 98, 102, 103 og 105 foreslår: Forbud mod trampoliner i haverne. By 103, nogen i nærheden af os har været meget støjende under brug af deres trampolin. Det er foregået fra tidlig morgen til sen aften her i sommer. Vi kan ikke opholde os i vores forhaver uden af føle os generet, og hvis man sover i det lille værelse, kan man ikke have åbent vindue pga. støj. Vi foreslår også, at der kunne etableres en kæmpetrampolin på et fællesareal. Svar, LS, vi vil gerne arbejde på, at der skal stå, at man ikke må larme efter et vist tidspunkt af aftenen. I forbindelse med fornyelse af legepladser har vi set på en type nedgravede trampoliner, men ikke en kæmpetrampolin. Svar, JGDA, etablering af en kæmpetrampolin indebærer, at flere myndigheder skal ind over mht. godkendelse, og der skal være tilsyn flere gange om året. Svar, BNI, det er et juridisk svært emne, da trampoliner i private haver som sådan er lovlige. Sp., der er regler for placering af parabolantenner i haverne, hvorfor så ikke for trampoliner? Svar, BNI, en parabolantenne regnes for nagelfast, mens en trampolin er flytbar. Sp., hvis trampoliner skal fjernes, hvad skal så fjernes næste gang? Der står ikke noget, om det er i forhave eller baghave. By 103, vi har kun en sti foran vores forhaver, så næste rækkes baghaver er meget tæt på. Svar, MLA, hvis forbud ikke kan vedtages, kunne man måske opfordre afdelingsbestyrelsen til at arbejde videre med et forslag om tilladt størrelse og afstand til skel? Sp., By 12A, der kunne være bestemmelse om hvor sent, der må støjes. Sp., By 93, hvem betaler skader, hvis en flyvende trampolin lander i en anden have? Svar, BNI, det er et almindelig civilretligt anliggende. Forslag om forbud mod trampoliner i haverne blev vedtaget ved håndsoprækning, 47 husstande for, 12 imod, 8 undlod Forslag 5 om kæmpetrampolin i fællesareal blev trukket tilbage. 4

5 BNI, sagen bør undersøges juridisk før ikrafttræden. By 82, mener at flere boligselskaber har forbud. No 15, skal vi fjerne dem nu? Svar, LS, vi kan ikke vedtage noget bagudrettet. Eksisterende trampoliner kan ikke forlanges fjernet. Svar, LS, vi registrerer, hvor der er trampoliner nu. Forslag 6: By 1B, maskinparken i vaskeriet bør udvides med flere vaskemaskiner. Jeg har flere gange været ude for, at der ikke var en ledig maskine, og der er flere af de små lejligheder, der ikke har egen vaskemaskine. Svar, LS, jeg har set på udnyttelsesgraden. Der har været 366 vaske på 1 måned, hvilket svarer til 3 vaske pr. maskine dagligt, fordelt på hovedsageligt kl. 8-9, kl og kl så det burde være muligt at finde et tidspunkt derimellem. By 1B, sådan opleves det ikke. Svar, bestyrelsen kunne gå videre med evt. at finde et bookingsystem. Forslag om flere vaskemaskiner blev nedstemt ved håndsoprækning, 11 husstande for, 17 imod, resten undlod Forslag 7: By 26A, de nye udendørs lamper på blok 3 er forsynet med sparepærer. De burde skiftes til LEDpærer for at spare yderligere energi. Det samme gælder belysning på gade/sti. Hvis man går ind på DONG s hjemmeside ser det ud som om, man kan spare mange penge. Svar, JGDA, vi har været i dialog med DONG, som har sagt, at vi kun vil spare 250 kr./år, det vil give en tilbagebetalingstid på 16 år. Sparepærer kan udskiftes enkeltvis, og hvad angår LED-armaturer, skal hele armaturet skiftes ved nedbrud. Jens vil gerne spørge DONG igen. Svar, LS, bestyrelsen kan ikke anbefale det ud fra de tal, vi har fra DONG lige nu. Sp., By 135, hvorfor skal vi ikke tro på DONG? BNI, skal vi give den en ekstra tur i manegen, og bede bestyrelsen om at undersøge det nærmere? Forslag om at bestyrelsen undersøger forholdet yderligere blev enstemmigt vedtaget ved håndsoprækning Forslag 8: By 26A, forslag om generel hastighedsnedsættelse i bebyggelsen til 15 km/t. Svar, LS, det drejer sig meget om personlig adfærd, ofte er det travle/stressede småbørnsforældre, der kører for stærkt. 15 km/t er meget langsomt, det føles svært nok, at vi pt. skal holde 20 km/t langs vejarbejdet på Egedalsvej. By 26A, kan godt acceptere at ændre forslaget til 20 km/t. Forslag om hastighedsbegrænsning på 20 km/t blev vedtaget ved håndsoprækning, 65 husstande for, 2 imod Ad 3 Godkendelse af budget og driftsplan for 2018 og orientering om regnskab for 2016 Jens Godwin Damgaard (JGDA) redegjorde. 5

6 Regnskab 2016 Lavere nettokapitalbetalinger pga. byggesag. Lavere offentlige udgifter (ejendomsskatter, renovation, forsikringer). Lavere udgifter til almindelig vedligeholdelse (udenfor driftsplan). Færre udgifter til fællesvaskeri (vedligeholdelse, sæbe). Højere udgifter til selskabslokaler (nye møbler). Underskud på kr. Budget 2018 Fællesdrift i hele AB H-K (udgifter fordeles i forhold til lejemål). Færre penge til almindelig vedligeholdelse (udenfor driftsplan). Der er afsat penge til en sommerfest ( kr.). Der henlægges flere penge til planlagt vedligeholdelse. Renoveringssag betyder større låneydelser og driftsstøtte. Renteindtægter ( kr.). Driftsplan 2018 Udskiftning af døre, dørkarme og vinduer, 1,5 mio. kr. ( kr. i 2017). Opretning af veje, P- pladser og flisearealer, kr. (1,25 mio. kr. i 2017). Udskiftning af legepladsudstyr, kr. ( kr. i 2017). Vedligeholdelse af udeområder, kr. ( kr. i 2017). Antennebudget for 2018 Ombygning af antenneanlæg forventes udført i Der skal i 2018 kun betales for grundpakken via antennebidrag. Antennebidrag i 2017: 336 kr og i 2018: 106 kr. Koda og Copy-dan i 2017: 52 kr. og i 2018: 42 kr. Debat: LS, vedr. vedligeholdelse af udeområder. Der er rundt omkring i bebyggelsen nogle arealer, der ser kedelige ud og trænger til en opfriskning. Deraf flere i Nordengen. JGDA, vedr. antenneanlæg. YouSee bygger vores anlæg om, så der kan leveres individuelle programpakker. Til gengæld binder vi os for 7 år. AB H-K har forhandlet sig til en god pris for hele selskabet. Sp., By 135. Kommer der streger på P-pladser? LS, P-pladserne bliver rettet op, flere steder er der huller/nedsynkninger, som skal jævnes ud. Man kan ikke mere se markeringerne i belægningen fra sidste renovering, så der skal males streger. Budget med en 4% huslejenedsættelse blev under forudsætning af, at der opsættes postkasseanlæg, vedtaget ved håndsoprækning. Hvis individuelle postkasser besluttes ved urafstemningen, er huslejenedsættelsen mindre. Driftsplan blev vedtaget ved håndsoprækning. Antennebudget blev vedtaget ved håndsoprækning, en stemte imod. Ad 5 Valg Valg af formand: Opstillet: Lone Schrøder, Nordengen 21. Lone Schrøder blev valgt til formand for afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Opstillet: Ole Lianee, Byengen 121 og Nicole Ree Norén, Byengen 90 6

7 Ole Lianee blev valgt til afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode. Nicole Ree Norén blev valgt til afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode. Valg af 2 suppleanter: Opstillet: Lis Nielsen, Byengen 78 Lis Nielsen blev valgt som suppleant for en 1-årig periode. Ad 6 Eventuelt Debat: Sp., By 136, skal vi også have nye antennestik, når vi får nyt antennekabel ind? Kan vi få flere antennestik? Svar, JGDA, der er kun indregnet 2 stik pr. bolig, 1 på hver etage. Vi har endnu ikke fået detailprojekt fra Dansk Kabel-tv, så der er en række detaljer, vi ikke kan svare på nu. By 71, intet af det gamle net kan genbruges. Svar, vi regner med, at der skal trækkes nye kabler i krybekældrene. Vi skal ikke grave i stierne igen. Sp., det kan være svært at nå at møde op på ejendomskontoret i den kontortid, der nu er fastlagt. Svar, Bo, du kan ringe eller maile, der vil normalt være folk på kontoret hele formiddagen. Nu er der en sekretær, som kan tage sig af henvendelser. Dirigenten takkede for mødet og afsluttede sit hverv Referent: Annette Worsøe 06. september 2017 Dirigent Formand Bjarne Nigaard Lone Schrøder Afdelingsbestyrelsen - Byengen/Nordengen Byengen Kokkedal Bestyrelsen@by-nordengen.dk 7