Vejledning for sagsbehandlingen Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI)

Transkript

1 Vejledning for sagsbehandlingen Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI) Dette er anden version af sagsbehandlingsvejledningen. Det er muligt, at der kan komme ændringer til vejledningen. Guiden er et opslagsværk og arbejdsredskab for Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI) og MKI s sekretariatet. Det er således ikke hensigten, at vejledningen skal læses fra ende til anden, men at læseren ved hjælp af indholdsfortegnelsen skal kunne slå op og få information om et givent trin i sagsbehandlingen. 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Modtagelse af klager og generelle forhold Hvem kan klage til MKI Sekretariatets generelle opgaver Overblik over sagsbehandlingen Indledende vurdering Mulighed for at løse sagen parterne imellem Forundersøgelse Mægling Undersøgelse Sager af egen drift Vejledende tidsramme for sagsbehandlingen Specifikt om skriftlig sagsbehandling Offentlighed i sagsbehandlingen Hvad er grove krænkelser Parternes udtalelser i medierne under sagsbehandlingen Særlige sagkyndige, bisiddere og repræsentanter Aflønning: Ambassader: Behandling af sager ved parallelle sagsforløb Forholdet til andre nationale kontaktpunkter Årsrapportens udarbejdelse

3 1. Indledning Denne vejledning er udarbejdet til brug for MKI og MKI s sekretariat i behandlingen af sager i mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd. Vejledningen beskriver et generelt sagsforløb samt sekretariatets opgaver. Sekretariatet har overordnet tre funktioner: Vejledningspligt, herunder vejledning til sagens parter Søge sagen oplyst Servicere MKI Mæglings- og klageinstitutionens overordnede ramme for sagsbehandlingen er fastsat i lov nr. 546 om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd af 18. juni 2012 med senere ændringer og tilhørende bekendtgørelse nr. 936 om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd af 18. september Denne vejledning har til formål at supplere og præcisere rammen for sagsbehandlingen i MKI. Den er ikke udtømmende og kan fraviges på baggrund af en konkret vurdering i den enkelte sag. Vejledningen tager udgangspunkt i det danske retsgrundlag og bygger endvidere på OECD-retningslinjernes procedurevejledning for nationale kontaktpunkter (i OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder) samt anbefalingerne fra Rådet for Samfundsansvar (2011). Den første udgave af denne vejledning blev offentliggjort april 2013, og blev revideret i 2. udgave af 3. april 2014 og 3. udgave af 12. september Denne vejledning er således den 4. reviderede udgave. I den praktiske anvendelse af vejledningen kan OECD s procedurevejledning og erfaringer fra andre nationale kontaktpunkter bruges som supplerende grundlag. 2. Modtagelse af klager og generelle forhold Vejledning for indgivelse, herunder en klageformular, og behandling af klager fremgår af MKI s hjemmeside (virksomhedsadfaerd.dk). Der er ikke krav om at anvende klageformularen. Der betales ikke klagegebyr for at få en klage behandlet i MKI. MKI godtgør ikke parternes udgifter i forbindelse med sagsbehandlingen, herunder advokatbistand mv. medmindre der er tale om bisidder/repræsentant udpeget af MKI. Der skal foreligge en af formanden underskrevet aftale herom. MKI kommunikerer så vidt muligt elektronisk. Hvis klager og indklagede således har angivet adresser og kommunikerer til MKI via disse, vil MKI kommunikere til disse mailadresser. Arbejdssproget i MKI er dansk, medmindre der i konkrete sager er behov for andet. Behovet for oversættelser til og fra dansk af fx bilag vurderes løbende og under hensyntagen til MKI s økonomi. De vigtigste dokumenter såsom MKI s forretningsorden 3

4 og andre centrale dokumenter oversættes til engelsk. MKI s hjemmeside udarbejdes også i en engelsk udgave. Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd er et uafhængigt organ og en del af den offentlige forvaltning, jf. MKI-lovens 1, hvorfor lov om offentlighed i forvaltningen og forvaltningsloven gælder for MKI s virksomhed. Det indebærer fx, at reglerne om aktindsigt finder anvendelse med de undtagelser, der er beskrevet i lov nr. 546 af 18. juni MKI kan i løbet af sagsbehandlingen komme med udtalelser, der kan sidestilles med afgørelser. MKI har derfor valgt at følge notatpligten som beskrevet i lov om offentlighed 6. Dette vil dog ikke gælde i mæglingsfasen, da dette ikke findes hensigtsmæssigt i forhold til institutionens formål, og da en mæglingsaftale, som er en aftale mellem to private parter, ikke er en afgørelse i forvaltningslovens forstand. MKI sikrer, at parterne inden mæglingsforløbet er orienteret om de danske regler for aktindsigt, herunder at der efter sagens afslutning er aktindsigt i sagens akter, jf. lov om offentlighed i forvaltningen. Endvidere gælder reglerne om partshøring, hvilket betyder, at MKI under hele sagsbehandlingen sørger for, at hver af parterne får kendskab til oplysninger fra modparten, som er af betydning for sagens løsning, samt mulighed for at kommentere disse. Inden MKI afslutningsvist offentliggør en endelig udtalelse partshøres begge parter efter reglerne om partshøring i forvaltningslovens Hvem kan klage til MKI 1. Alle kan klage til MKI. Alle kan klage til MKI. Enhver, der klager, er dog omfattet af de almindelige gældende krav til klager vedr. skriftlighed, ikke-anonymitet, saglighed og dokumentation (defineres under afsnit 4.1). MKI afgør, hvorvidt en klage lever op til kravene og om den falder inden for MKI s kompetenceområde (OECDretningslinjerne). Fordi alle kan klage til MKI er klager ikke altid direkte involveret i sagens stridspunkt. F.eks. kan en privat person klage over en virksomheds håndtering af oprindelige folks rettigheder. 2. Kan virksomheder klage over fx en NGO, der har kørt en sag i pressen? MKI behandler klager over private og offentlige virksomheder, myndigheder og organisationer, herunder NGO er, der kan have overtrådt OECD s retningslinjer. Det er som udgangspunkt ikke MKI s formål at behandle klager, hvor en virksomhed eller andre føler sig uretmæssigt behandlet i medierne. MKI kan dog i de tilfælde vælge at tage en sag op af egen drift. Se afsnit 4.6 for de kriterier og overvejelser, som MKI gør sig, før en sag tages op af egen drift. 3. Tilbagetrækning af en Hvis en klage trækkes tilbage af klager, kan MKI vælge at 4

5 klage videreføre sagen som en egen drift sag (se afsnit 4.6). 3. Sekretariatets generelle opgaver Sekretariatet har til opgave at besvare skriftlige, telefoniske eller personlige henvendelser til MKI samt at forberede klagesagerne til MKI s behandling. Sekretariatet rådgiver borgere, virksomheder, organisationer, myndigheder m.v. med hensyn til, hvorledes en klage kan indbringes, ligesom sekretariatet rådgiver om MKI s praksis. Sekretariatet forestår den forberedende sagsbehandling, indhenter de nødvendige oplysninger og udarbejder en sagsfremstilling og indstilling om næste trin i sagsbehandlingen, inden sagen behandles af MKI. Sekretariatet udarbejder ligeledes et beslutningsreferat i forbindelse med MKI s møder. Disse offentliggøres på MKI s hjemmeside. 5

6 4. Overblik over sagsbehandlingen Version juni

7 4.1 Indledende vurdering I den indledende vurdering foretager sekretariatet en vurdering af om de formelle kriterier er opfyldt. I forhold til den saglige begrundelse vurderer sekretariatet derfor, om sagen drejer sig om en overtrædelse af OECD s retningslinjer. Sekretariatet tager ikke stilling til, hvorvidt den påståede overtrædelse har fundet sted eller ej. Sekretariatet forholder sig til, om der foreligger den fornødne rimelige dokumentation, men sekretariatet tager ikke stilling til rigtigheden af dokumentationen. Der påhviler ikke MKI en selvstændig oplysningspligt på dette trin i sagsbehandlingen. Sekretariatet indstiller på baggrund af formalitetsvurderingen til MKI eller til formanden, hvis MKI har uddelegeret kompetencen til formanden jf. MKI-bkg. 10, stk. 2 om sagen skal afvises eller accepteres til videre behandling. I den følgende tabel skitseres et typisk forløb for den indledende vurdering, hvor sekretariatets opgaver er beskrevet trin-for-trin i højre kolonne. Indledende vurdering af en sag 1. En klage modtages i sekretariatet over: 1) En dansk privat eller offentlig virksomhed eller virksomhedens forretningsforbindelser Sekretariatets opgaver En journalsag oprettes og sekretariatet sender et kvitteringsbrev til klageren og/eller dennes eventuelle repræsentant med oplysning om, at klagen er modtaget samt oplysning om sagsbehandlingsprocessen ved MKI. 2) danske statslige eller regionale myndigheder eller myndighedernes forretningsforbindelser 3) danske private eller offentlige organisationer eller organisationernes forretningsforbindelser 2. Formelle kriterier Følgende betingelser skal være opfyldt: a) En angivelse af den indklagede part. Den indklagede bør angives så præcist som muligt. Det kan dog ikke være et krav, at klageren fx identificerer den præcise juridiske enhed i en større koncern. b) En beskrivelse af, hvad der klages over. Hvad er situationen eller forløbet? c) Om der klages på egne eller tredje parts vegne. d) Oplysninger om klagerens navn, adresse, og tlf.nr. e) Klagen skal være skriftlig. Der kan fx ikke klages telefonisk til sekretariatet. f) Sagen må ikke være mere end 5 år gammel 7

8 regnet fra den dag hændelsen er ophørt, jf. lovens 6. g) Det vurderes desuden, om klagen skal behandles i Danmark eller i et andet land, jf. afsnit 12. Den indklagede virksomhed/ myndighed/organisation skal være hjemmehørende i Danmark, dvs. at virksomheden normalt er registreret i CVRregistret (undersøg på Ved klager over andre end danske hjemmehørende virksomheder/myndigheder/organisationer sendes klagen til OECD-kontaktpunktet i det pågældende land, hvor krænkelsen er sket eller hvor virksomheden er hjemmehørende. h) Hvis det er en person, der er indklaget, identificeres den virksomhed som personen er ansat i/ejer af. Det afstemmes evt. med klager, hvorvidt det er den korrekte virksomhed. i) Klagen skal vedrøre overtrædelser af OECD s retningslinjer. MKI behandler bl.a. ikke sager, der alene drejer sig om, hvorvidt dansk lovgivning er overtrådt. 3. Saglig begrundelse -hvis de formelle kriterier er opfyldt vurderes det, hvorvidt sagen har en saglig begrundelse Det vurderes, hvorvidt klagen angår forhold, der er beskrevet i OECD s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder. Klager kan evt. henvise til den eller de bestemmelser, som menes overtrådt, men det er ikke et krav. I givet fald foretager sekretariatet denne vurdering ud fra klagerens beskrivelse af sagen. Det vurderes desuden, hvorvidt den konkrete sag, som klagen vedrører, er bona fide, dvs. at klageren handler i god tro og har redelige hensigter. Sager kan afvises såvel ved modtagelsen som løbende under sagsbehandlingen, hvis klageren ikke handler i god tro, herunder: hvis der vurderes at være tale om chikane hvis den fornødne fortrolighed ikke overholdes hvis klageren ikke deltager aktivt i sagsbehandlingen, herunder i mæglingsfasen. 4. Rimelig dokumentation Det vurderes, hvorvidt der foreligger rimelig dokumentation for krænkelsen. Rimelig dokumentation kan fx være en beskrivelse af hændelsesforløbet suppleret af korrespondance mellem klager og indklagede, faglige undersøgelser, billeder, originaldokumenter, videodokumentation eller lignende. En henvisning til fx en dokumentarfilm er som 8

9 udgangspunkt ikke tilstrækkelig dokumentation. Det vurderes, hvorvidt der er en forbindelse mellem de forhold der klages over og virksomhedens aktiviteter. Mæglings- og klageinstitutionen skelner mellem sager, hvor virksomheder/myndigheder/organisationer forårsager eller medvirker til en overtrædelse på de områder, der er dækket af retningslinjerne, og sager, hvor de ikke har forårsaget dem, men hvor overtrædelsen har direkte sammenhæng med deres aktiviteter, produkter eller serviceydelser fx via en forretningspartner. Det har betydning for, hvilket ansvar virksomheder/myndigheder/organisationer har for at forhindre en overtrædelse. Såfremt klagen ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger til, at det kan vurderes, om den rimelige dokumentation foreligger, anmoder sekretariatet klager om yderligere oplysninger/dokumentation. Såfremt klager ikke fremsender dette, kan sekretariatet efter drøftelse med MKI eller formanden afvise klagen (jf. bkg. 10, stk. 2). 5. Konklusion på den indledende vurdering Sekretariatet udarbejder på baggrund af den indledende vurdering et kort notat med indstilling om, at den modtagne sag: a. Afvises, eller b. At parterne opfordres til selv at finde en løsning på spørgsmålet. For at overholde tidsfristen på 2 uger, tager MKI som udgangspunkt stilling til den indledende vurdering skriftligt. Indstillingsnotat samt bilag fremsendes derfor til MKI s medlemmer, der inden 1 uge skal tage stilling til sekretariatets indstilling. MKI kan uddelegere denne kompetence til formanden, jf. bkg. 10, stk. 2. Hvis klagen afvises, sender sekretariatet på MKI s eller formandens vegne en afvisningsskrivelse til klager. Derudover fremsendes kopi af MKI s beslutning til sagens øvrige parter, jf. lovens 5, stk. 2. Den, der klages over, vil blive orienteret om klagen både, når MKI accepterer klagen til videre behandling, og når MKI afviser klagen. Klagens dokumenter vedlægges orienteringsbrevet til indklagede. 9

10 6. Tidsramme MKI skal så vidt muligt have afsluttet den indledende vurdering inden for 2 uger efter klagens modtagelse. 7. Informationsmøde med parterne efter klagen er accepteret til videre behandling Formanden afholder møder med henholdsvis klager og indklagede med henblik på at informere om MKI, OECD s retningslinjer og rammerne for behandlingen af klagen i institutionen. Sekretariatet indkalder parterne til disse møder 4.2 Mulighed for at løse sagen parterne imellem 1Trin i virksomhedsbehandlingen Sekretariatets opgaver 1. Informationsmøder med parterne Hvis sagen opfylder de formelle krav holder formanden indledningsvist et møde med parterne hver for sig med henblik på at orientere om MKI og processen for mægling og klagebehandling. Parterne vil på mødet blive opfordret til at finde en løsning på sagen inden for 2 måneder. Parterne anmodes om at give MKI besked senest 2 uger efter mødet om, hvorvidt de vil forsøge at følge denne opfordring. Parterne skal begge skriftligt meddele MKI, når en løsning er fundet, eller når de ikke længere arbejder på at finde en løsning. Parterne opfordres samtidig til ikke at føre sagen i offentligheden. 2. Parterne finder en løsning Sekretariatet meddeler parterne, når begge individuelt har bekræftet, at de har fundet en løsning på sagen, og MKI har vurderet, at løsningen er i overensstemmelse med OECD s retningslinjer. Sekretariatet tager kontakt til eventuelle parter, der ikke skriftligt har bekræftet, at der er fundet en løsning, inden MKI afslutter sagen. MKI vurderer, hvorvidt løsningen er i overensstemmelse med OECD s retningslinjer. Hvis løsningen ikke er i overensstemmelse med OECD s retningslinjer, forelægges det for parterne. Herefter overgår sagen til forundersøgelse. 3 Klager anerkender ikke, at MKI ikke godkender den fælles løsning. Særlige forhold kan opstå, hvis klager fastholder løsningen, på trods af at MKI ikke har godkendt den, og trækker klagen tilbage: Hvis klager er part i stridspunktet kan klager trække 10

11 klagen tilbage på nuværende tidspunkt. MKI kan herefter, hvis der er særlige grunde til at sagen bør videreføres, vælge at tage sagen op af egen drift. Hvis klager ikke er part i sagens stridspunkt, kan MKI vælge at videreføre klagen (se MKI s afgørelse af 21. januar 2014). 4. Parterne finder ikke en løsning Hvis den indklagede part ikke er fremkommet med en udtalelse inden de 2 måneders udløb, eller parterne har meddelt, at det ikke er muligt at finde en løsning, foretager MKI en forundersøgelse af sagen med henblik på at beslutte, hvorvidt sagen skal viderebehandles i MKI. 5. Tidsramme, herunder fristforlængelse Parterne skal så vidt muligt have afsluttet virksomhedsbehandlingen inden for 2 måneder. Hvis parterne anmoder om fristforlængelse ud over de 2 måneder til selv at løse sagen, kan MKI forlænge fristen, jf. bkg. 11, stk. 4. Sekretariatet vurderer, hvorvidt der skal gives fristforlængelse og fremsender en indstilling til hele MKI eller MKI s formand, der inden 1 uge skal tage stilling til sekretariatets indstilling. 4.3 Forundersøgelse I forundersøgelsen har mæglings- og klageinstitutionen pligt til at sikre sagens oplysning i det omfang, det er nødvendigt for at kunne fastslå, hvorvidt sagen skal behandles eller sagen skal endeligt afvises. Sekretariatet har en selvstændig pligt til at fremskaffe de fornødne oplysninger i sagen med henblik på, at MKI kan beslutte om sagen skal behandles eller sagen skal endeligt afvises. MKI skal høre parterne, inden MKI træffer endelig beslutning. Dvs. at parterne skal have mulighed for at kommentere på MKI s udkast til udtalelse og baggrundsmaterialet. Parterne gives 2 ugers høringsfrist. Herefter tager MKI stilling til parternes kommentarer og afgiver den endelige udtalelse i sagen, der sendes til parterne til orientering. I den følgende tabel skitseres et typisk forløb for forundersøgelsen, hvor sekretariatets opgaver er beskrevet trin-for-trin i højre kolonne. Trin i forundersøgelsen 1. Realitetsvurdering af den fremsendte klage Sekretariatets opgaver Når parterne har haft 2 måneder til at løse sagen på egen hånd, eller hvis sekretariatet får oplyst, at parterne ikke kan løse sagen på egen hånd, foretager sekretariatet en forundersøgelse af sagen. Sekretariatet forholder sig på ny til indholdet af det materiale, som parterne har forelagt og evt. nyt materiale i sagen, og vurderer, hvorvidt det er 11

12 sandsynligt, at der er tale om en overtrædelse af OECD s retningslinjer. Som udgangspunkt foretages forundersøgelsen som desk research. Sekretariatet forsøger udover henvendelse til parterne selv at få yderligere dokumentation for de påståede hændelser fra fx ambassader, eksperter og/eller andre relevante organisationer. Sekretariatet udarbejder et indstillingsnotat med bilag, der forelægges for MKI s medlemmer, der træffer afgørelse på det foreliggende grundlag. 2. Sagen afvises Sekretariatet indstiller, at sagen afvises, hvis det i forundersøgelsen ikke er muligt at underbygge de påstande, som klager fremsætter, og/eller det i forundersøgelsen forekommer usandsynligt, at hændelsen har fundet sted. Hvis MKI på baggrund af forundersøgelsen vurderer, at sagen skal afvises, offentliggør MKI en kort beskrivelse af sagen med henblik på offentliggørelse på MKI s hjemmeside med en begrundelse for afvisningen, men uden at nævne sagens parter. Parterne høres om MKI s endelige udtalelse. Parterne får 2 uger til at kommentere høringen. Når MKI har forholdt sig til eventuelle kommentarer fra parterne, orienteres parterne 1 uge forud for MKI s offentliggørelse af udtalelsen. 3. Sagens parter tilbydes mægling Sekretariatet indstiller til MKI, at parterne tilbydes mægling, hvis forundersøgelsen har underbygget klagens påstande og/eller det forekommer sandsynligt, at hændelsen har fundet sted samt at det vurderes, at mægling vil være hensigtsmæssig (se desuden screeningskriterier i kapitel 4.4 om mægling, punkt 3 screening af mæglingssager ). Hvis der er tale om grove krænkelser, indstilles, at MKI foretager en undersøgelse. Parterne høres om MKI s beslutning, hvis der i forundersøgelsen er fremkommet nye oplysninger om sagen faktiske omstændigheder. Parterne får 2 uger til at kommentere høringen. Når MKI har forholdt sig til eventuelle kommentarer og fastholder at viderebehandle sagen, fremsender sekretariatet et brev til parterne, hvoraf det fremgår, 12

13 at MKI fastholder, at der er belæg for at viderebehandle sagen. I brevet tilbydes parterne mægling og indkaldes til det første mæglingsmøde. Brevet informerer om, hvordan mæglingen vil forløbe; herunder om, at parterne skal mødes og aftale mæglingsmandatet på det første møde. I brevet oplyses, at parterne kan kontakte sekretariatet eller formanden, hvis de ønsker yderligere oplysninger inden det første mæglingsmøde. I brevet vedlægges dagsorden for mødet, MKI s retningslinjer for mægling samt et standard mæglingsmandat med forklaring om, at mæglingsmandatet er en aftale for mæglingen, som parterne og mægler indgår i begyndelsen af mæglingen. Det fremsendte mæglingsmandat er en standardudgave, som parterne kan tage udgangspunkt i, men hvor der også kan foretages tilpasninger til den enkelte mæglingssituation. I brevet oplyses parterne også om, at MKI vil undersøge sagen og komme med en udtalelse, hvis ikke parterne ønsker mægling. Hvis begge parter på det første mæglingsmøde fortsat ønsker at mægle, offentliggør MKI en udtalelse om, at parterne har bedt MKI om at mægle i sagen. MKI kan bistå parterne med at forfatte en tekst til deres hjemmesider, såfremt de har behov for at informere om klagesagen. 4. MKI foretager en undersøgelse Hvis parterne ikke samtykker til mægling, eller der er tale om grove krænkelser, foretager MKI en egentlig undersøgelse af sagen, jf. afsnit 4.5. Der offentliggøres en udtalelse om, at MKI undersøger sagen. Udtalelsen skal indeholde oplysninger om parterne i sagen, hvilken overtrædelse der kan være tale om, og hvornår der kan forventes et resultat af undersøgelsen. Det skal desuden fremgå af udtalelsen, at der ikke er taget stilling til, om der foreligger en overtrædelse eller ej. Parterne høres om udtalelsen over to uger. Når MKI har forholdt sig til eventuelle kommentarer og fastholder at viderebehandle sagen, orienteres parterne om den endelige udtalelse 1 uge inden den offentliggøres. Brevet indeholder oplysninger om, at MKI vil foretage en undersøgelse, og parterne anmodes om at fremsende relevant materiale i sagen. 13

14 Parterne orienteres desuden om, hvornår det endelige undersøgelsesresultat forventes at foreligge. 5. Tidsramme Sekretariatet har som udgangspunkt 2 uger til at afslutte forundersøgelsen. Sekretariatet informerer formanden, hvis fristen forventes overskredet væsentligt. 4.4 Mægling MKI har på dette trin i sagsbehandlingen ikke pligt til at oplyse sagen yderligere, men parterne i sagen kan frembringe yderligere oplysninger. MKI fokuserer på at tilvejebringe en situation, hvor mægling mellem parterne er konstruktiv og løsningsorienteret. I tillæg til dette afsnit om mægling, findes desuden MKI s retningslinjer for mægling, samt et standard mæglingsmandat, hvilket er et eksempel på en aftale, som parterne underskriver på første mæglingsmøde og som udstikker rammerne for mæglingen. Begge dele er tilgængelige på MKI s hjemmeside. På hjemmesiden findes desuden OECD s mæglingsmanual, som er en overordnet retningslinje for, hvordan MKI og andre nationale kontaktpunkter varetager mægling. Trin i mæglingen 1. Det første mæglingsmøde (se desuden i kapitel 4.3 om forundersøgelsen, punkt 3 sagens parter tilbydes mægling ). Sekretariatets opgaver Mæglingsforløbet foregår parallelt med MKI s øvrige møder og tilrettelægges i den enkelte sag efter dennes beskaffenhed. Formanden orienterer på MKI s møder om udviklingen i mæglingsforløbet. Når MKI efter forundersøgelsen beslutter at tilbyde mægling, indkalder sekretariatet på formandens vegne parterne til det første mæglingsmøde. Her deltager foruden parterne, den af MKI s medlemmer, der fungerer som mægler (som udgangspunkt vil dette være formanden). Derudover deltager en sekretariatsmedarbejder, der bistår mægler med at tage noter samt udarbejde det efterfølgende referat fra mødet. Mægleren kan vælge at lade sig bistå af en professionel mægler. Sekretariatet aftaler tid og sted for mødet. Erhvervsstyrelsen foreslås som mødested. Der aftales desuden yderligere 3-4 møder på forhånd, således at dato for fremtidige mæglingsmøder fastlægges fra start. Som udgangspunkt skal parterne på første mæglingsmøde: Blive enige om betingelserne og grundreglerne for mæglingen (mæglingsmandatet) Underskrive mæglingsmandatet Påbegynde selve mæglingsdialogen 14

15 Aftale et tidspunkt for næste møde Derudover er formålet med første møde: At informere om mæglingsprocessen og forløbet, herunder forklare de særlige omstændigheder omkring mægling i regi af MKI (beskrevet i retningslinjer for mægling i MKI) At skabe en tillidsfuld atmosfære At informere om mulighed for at finde konstruktive og innovative løsninger ved mægling At motivere parterne til mægling At parterne påbegynder dialogen med hinanden At høre om resultatet af eventuelle tidligere forhandlinger mellem parterne At sikre at de parter, der møder op til selve mæglingen, har mandat til at træffe afgørelse i sagen At orientere om at sagens parter er mæglingens primære aktører - også når der deltager bisiddere i mæglingsprocessen 2. Specifikt om mæglingsmandatet Mæglingsmandatet er en aftale mellem parterne og mægler om at anvende mægling. Mandatet udstikker spillereglerne for mæglingen, herunder regler om fortrolighed, forhold til pressen, forventninger til hinanden mv. inden for lovens rammer. Som udgangspunkt skal arbejdet med mæglingsmandatet afsluttes på første møde, således at mandatet kan underskrives af parterne på første mæglingsmøde. Hvis det ikke lykkes, kan mægler indgå en individuel aftale med parterne om, hvordan og hvornår mæglingsmandatet færdiggøres. 3. Screening af mæglingssager Nedenstående spørgsmål anvendes til at vurdere, hvorvidt en klagesag egner sig til mægling. Spørgsmålene kan ligeledes bruges under selve mæglingsforløbet: 1. Hvor er parterne på konflikttrappen? 2. Hvilke/n konflikttyper er der tale om? 3. Hvilke værdier eller kultur har parterne? 4. Hvilke ubalancer eksisterer der mellem parterne? 5. Hvad er parternes behov for at blive hørt? 4. Mæglingsreferat MKI fører en mæglingsprotokol, hvor beslutningsreferater fra de afholdte mæglingsmøder 15

16 indsættes. Et beslutningsreferat udarbejdes af mægleren i bullet-form ved afslutningen af hvert mæglingsmøde. Beslutningsreferatet bør afspejle, hvad der er blevet aftalt på mødet, og hvad der skal ske på næste møde. Det parterne har fortalt under mæglingen gengives ikke i referatet. Fortrolige virksomhedsoplysninger og lignende gengives heller ikke i referatet. 5. Mægling lykkes Når parterne har nået en aftale, forelægger mægler den for MKI s medlemmer. Sekretariatet udarbejder et udkast til MKI s udtalelse som forelægges samtidigt. Om mæglingsaftalen: Aftalen skal pege fremad Aftalen skal være i overensstemmelse med OECD s retningslinjer Når formanden har godkendt, at mæglingsaftalen er i overensstemmelse med ovenstående, og MKI s medlemmer har godkendt MKI s endelige udtalelse, høres parterne om udtalelsen med en 2-ugers frist. MKI forholder sig herefter til evt. kommentarer. Den endelige udtalelse sendes til orientering til parterne 1 uge forud for offentliggørelsen. 6. Opfølgning på mæglingsaftalen MKI følger ved henvendelse til parterne op på, om mæglingsaftalen er overholdt 1 år efter sagens afslutning. Hvis parterne har efterlevet mæglingsaftalen, slettes MKI s udtalelse fra hjemmesiden. Hvis parterne ikke har levet op til mæglingsaftalen, forbliver udtalelsen på hjemmesiden endnu 1 år. Sekretariatet udformer en ny udtalelse, der beskriver, hvorfor der ikke er gjort nok/tilstrækkeligt, eller at parten/parterne ikke har svaret, hverken telefonisk eller skriftligt på sekretariatets henvendelse. MKI foretager herefter årligt en opfølgning på udtalelsen. Hvis parterne ikke har efterlevet mæglingsaftalen, forbliver udtalelsen på hjemmesiden i højst 5 år fra datoen for udtalelsens offentliggørelse. 7. Mægling lykkes ikke Hvis ikke mæglingen lykkes, foretager MKI i stedet en undersøgelse af sagen (se afsnit 4.5). 16

17 MKI offentliggør i den forbindelse en udtalelse om, at sagen nu undersøges. Udtalelsen skal oplyse, hvem parterne i sagen er, hvilke(n) overtrædelse(r) der kan være tale om, og hvornår der forventes et resultat af undersøgelsen. Det skal desuden fremgå af udtalelsen, at der ikke er taget stilling til, om der foreligger en overtrædelse eller ej. Parterne orienteres om udtalelsen før den offentliggøres. MKI opfordrer igen parterne til ikke at føre sagen i offentligheden af hensyn til det videre undersøgelsesforløb. 8. Tidsramme Mæglingsforløbet bør som udgangspunkt ikke overskride 3 måneder. Sagsbehandling, der inkluderer mægling faciliteret af MKI, afsluttes så vidt muligt indenfor 6 måneder beregnet fra tidspunktet fra klagens modtagelse. 9. Interne/eksterne dokumenter Der skelnes i mæglingsprocessen mellem interne og eksterne dokumenter. Interne dokumenter er forbeholdt MKI s medlemmer og deles ikke med parterne. Disse har til formål at orientere de øvrige medlemmer af MKI om mæglingsprocessen. Eksterne dokumenter: Invitation til første mæglingsmøde Mæglingsmandat for mæglingsprocessen, herunder relevante bilag, fx MKI s retningslinjer for mægling og OECD s mæglingsguide Mæglingsprotokol (beslutningsreferater fra mæglingsmøderne) Interne dokumenter: Forberedende dokumenter til mægler Evt. orienteringsnotater 10. Brug af særlige sagkyndige sideløbende med mægling 11. Separate møder med en af parterne i mæglingen MKI kan vælge at konsulterer sagkyndige sideløbende med mæglingen til at kvalificere drøftelserne med faktuelle input. Dette kan fx være eksperter, forskere fra højere læreanstalter eller ansatte på danske ambassader. Mægler kan afholde separate møder med part A i mæglingen, hvis mægler skønner, at det kan bidrage til at mæglingen lykkes. 17

18 Mægler aftaler forudgående med begge parter, at et separat møde afholdes med part A. Hvis mægler afholder separate møder med part A, vil mægler ikke videregive information fra sådanne separate møde til part B, uden at part A har samtykket hertil. 4.5 Undersøgelse På dette trin i sagsbehandlingen har mæglings- og klageinstitutionen en pligt til at sikre sagens oplysning også udover det allerede oplyste og udover, hvad parterne i sagen frembringer af oplysninger. MKI skal oplyse sagen i et omfang, der gør det muligt for MKI at udtale sig endeligt om sagen. Det betyder, at der påhviler sekretariatet en selvstændig pligt til at fremskaffe de fornødne oplysninger i en sag, således at MKI kan vurdere, hvorvidt klagen er berettiget eller ej. Der kan afsættes mellem 3 og 6 måneder til undersøgelsen alt efter sagens kompleksitet. I den følgende tabel skitseres et typisk forløb for den egentlige undersøgelse, hvor sekretariatets opgaver er beskrevet trin-for-trin i højre kolonne. Trin i den egentlige undersøgelse Sekretariatets opgaver 1. Iværksættelse af undersøgelsen Sekretariatet udarbejder et forslag til undersøgelsesforløb, som fremlægges for MKI. MKI s medlemmer kan foreslå tilpasninger og ændringer til forløbet, herunder til hvilke eksperter eller institutioner, der bør indhentes viden fra, fx i forhold til et specifikt fagligt eller geografisk område. Sekretariatet anmoder også sagens parter om at tilvejebringe yderligere oplysninger, som de mener, kan være relevante i forbindelse med undersøgelsen. Der fastsættes en tidsfrist for, hvornår undersøgelsen skal forelægges MKI s medlemmer. Som en del af undersøgelsesfasen kan det være nødvendigt, at et eller flere af medlemmerne, sekretariatet eller en tredjemand rejser til det pågældende sted, hvor krænkelsen angiveligt er foregået. Der træffes forudgående aftale herom med de eventuelle parter, MKI vil tale med på det pågældende sted. 2. Hvad forelægger sekretariatet for MKI til beslutning Sekretariatet udarbejder en redegørelse med relevante bilag til MKI s medlemmer med en indstilling om, hvad MKI kan konkludere i den konkrete sag. MKI s medlemmer kan bede om, at undersøgelsen 18

19 uddybes, eller at der indhentes viden fra andre eksperter. Der fastsættes i givet fald en ny tidsfrist for forelæggelse af undersøgelsen for MKI s medlemmer. 3. Undersøgelsen konkluderer, at klagen ikke er berettiget Hvis MKI på baggrund af sekretariatets undersøgelse vurderer, at sagen ikke er berettiget, udformer sekretariatet en udtalelse med henblik på MKI s godkendelse. Udtalelsen skal beskrive konflikten, samt hvorfor MKI vurderer, at klagen ikke er berettiget. MKI kan evt. drøfte udkast til udtalelsen med relevante eksperter forud for offentliggørelse. Parterne høres efterfølgende om MKI s udkast til udtalelse (alt relevant materiale fremsendes). Parterne får som udgangspunkt 2 uger til at melde eventuelle kommentarer tilbage til MKI. Hvis sagen er særligt omfattende, kan MKI forlænge fristen for kommentarer efter anmodning fra parterne. Denne høring forstås som partshøring i henhold til forvaltningslovens 19, idet MKI er en del af den offentlige forvaltning jf. MKI-lovens 1. MKI forholder sig derfor alene til kommentarer fra parterne i forhold til faktuelle fejl. MKI forholder sig herefter til eventuelle kommentarer. Når udtalelsen er godkendt af alle medlemmer, orienteres parterne 1 uge forud for offentliggørelsen af udtalelsen. Parterne orienteres desuden om muligheden for genoptagelse. 4. Undersøgelsen konkluderer, at klagen er berettiget Hvis MKI på baggrund af sekretariatets undersøgelse vurderer, at klagen er berettiget, udformer sekretariatet en udtalelse, som MKI s medlemmer får til godkendelse. Udtalelsen skal beskrive konflikten samt hvorfor MKI vurderer, at klagen er berettiget. Udtalelsen skal desuden indeholde anbefalinger til, hvordan virksomheden/myndigheden/organisationen kan efterleve OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder. MKI kan evt. drøfte udkast til udtalelsen med relevante eksperter forud for offentliggørelse. Parterne høres efterfølgende om MKI s udkast til udtalelse (alt relevant materiale fremsendes). Parterne får som udgangspunkt 2 uger til at fremsende evt. 19

20 kommentarer tilbage til MKI. Hvis sagen er særligt omfattende, kan MKI forlænge fristen for kommentarer efter anmodning fra parterne. Denne høring forstås som partshøring i henhold til forvaltningslovens 19, idet MKI er en del af den offentlige forvaltning jf. MKI-lovens 1. MKI forholder sig derfor alene til kommentarer fra parterne i forhold til faktuelle fejl. MKI forholder sig herefter til eventuelle kommentarer. Når udtalelsen er godkendt af alle medlemmer, orienteres parterne 1 uge forud for offentliggørelsen af udtalelsen. Parterne orienteres desuden om muligheden for genoptagelse. 5. Opfølgning på udtalelser Sekretariatet sørger for, at der følges op på kritiske udtalelser 1 år efter offentliggørelsen ved at tage kontakt til parterne med henblik på at få oplyst, hvad der er blevet gjort for at imødekomme MKI s henstillinger. Sekretariatet fremlægger dette for MKI s medlemmer på førstkommende møde. Hvis parterne har imødekommet henstillingerne, slettes udtalelsen fra MKI s hjemmeside, og sekretariatet orienterer parterne herom. Hvis den indklagede ikke har levet op til MKI s udtalelse om sagen, forbliver udtalelsen på hjemmesiden endnu 1 år. Sekretariatet udformer en ny udtalelse, der beskriver, hvorfor der ikke er gjort tilstrækkeligt, eller at parten/parterne ikke har svaret, hverken telefonisk eller skriftligt på sekretariatets henvendelse. MKI foretager herefter årligt en opfølgning på udtalelsen. Hvis parterne ikke har imødekommet henstillingerne, forbliver udtalelsen på hjemmesiden i højst 5 år fra datoen for udtalelsens offentliggørelse. 6. Tidsramme MKI afslutter så vidt muligt sin undersøgelse 6 måneder efter klagen er modtaget, hvis der ikke forudgående er forsøgt mæglet i sagen. MKI kan beslutte at udsætte fristen, hvis der er behov for at indhente yderligere oplysninger, fx hvis undersøgelsen kræver udlandsrejser. Sekretariatet 20

21 orienterer parterne hvis, at der er behov for mere tid til at undersøge sagen. 4.6 Sager af egen drift Trin i sager af egen drift 1. Hvem kan tage en sag op af egen drift? Sekretariatets opgaver Ethvert medlem af MKI s medlemmer kan foreslå at en sag tages op til undersøgelse af egen drift (jf. lovens 6) Det bør dog i den forbindelse være rimelig sikkerhed for, at der ikke er andre potentielle klagere på vej med en klage, således at MKI ikke afskærer eventuelle direkte berørte klagere muligheden. Hvis MKI tager en sag op af egen drift, skal MKI belyse sagsbehandlingen på alle trin i sagen i det omfang, det er nødvendigt for at kunne afslutte et givent trin i sagsbehandlingen (jf. lovens 15). Loven og bekendtgørelsen opstiller herudover ikke særlige regler for, hvornår MKI kan tage en sag op af egen drift. Lovens 1 gælder således også for sager af egen drift, dvs. sager af egen drift skal vedrøre potentielle overtrædelser af OECD-retningslinjerne. Der gælder samme krav til dokumentationen af den eventuelle krænkelse uanset om det drejer sig om klagesager eller sager af egen drift. 2. Hvilke sager tages op af egen drift? Afsættet for, at MKI tager en sag op af egen drift, kan være: 1. situationer, hvor en krænkelse endnu ikke har taget form af en aktuel konflikt/ uoverensstemmelse mellem den potentielt indklagede og den potentielle klager, 2. situationer, hvor en egentlig konflikt/ uoverensstemmelse er brudt ud. Det kan fx være, at sagen allerede behandles i medierne, eller 3. situationer, der fordrer handling, særligt: 3.1 når der er tale om grove krænkelser 3.2 når der er tale om sager, som kan have principielle implikationer 21

22 3. Vejledende spørgsmål kan benyttes som tjekliste i sager af egen drift: 4. Sekretariatets rolle inden beslutning om, at MKI tager en sag op af egen drift Hvad handler sagen om? a) Er der tale om en potentiel overtrædelse af OECD-retningslinjerne? b) Hvilken dokumentation foreligger der? c) Er den potentielle overtrædelse brudt ud i form af en konflikt mellem sagens parter? d) Hvordan har MKI fået kendskab til sagen? Gennem anonym henvendelse? Ad andre veje? e) Er der tale om en vis urgency, der fordrer, at MKI skrider til handling? Er det en sag, der egner sig til mægling, eller er det en sag, hvor der fx. grundet potentielt grove krænkelser, er behov for en egentlig undersøgelse? f) Fordele og ulemper ved at gå ind i sagen? Kan MKI bidrage til at løse uoverensstemmelsen hurtigere og bedre ved at gå ind i sagen af egen drift? g) Bør MKI tage uformel kontakt til (nogle af) sagens hovedparter inden beslutning om at tage sagen op? Fx uformel henvendelse til virksomheden/ myndigheden/organisationen. h) Pågår sagen i medierne? i) Hvor længe og hvordan har sagen været i mediernes søgelys, og taler det for MKI s involvering? j) Er der indikationer på mulig eskalering af sagen? k) Er der indikationer på, at parterne selv kan løse sagen? l) Har MKI mulighed for at prioritere sagen i lyset af de klager, MKI ellers har til behandling? Initiativet til en egen drift sag kan komme fra enkelte medlemmer af MKI eller fra sekretariatet. Sekretariatet orienterer MKI om sager, som sekretariatet vurderer, kunne have MKI s interesse. Det er MKI, der træffer beslutning om, hvorvidt en sag skal tages op af egen drift. 5. Sagsbehandling i sager af egen drift Hvis MKI efter en indledende drøftelse finder, at der er grund til at formode, at der kunne foreligge en krænkelse, indleder sekretariatet en undersøgelse. Første fase af denne undersøgelse bør være baseret på allerede tilgængelige oplysninger og bør kun undtagelsesvis involvere henvendelse til den mulige krænker. Der kommunikeres ikke eksternt om sagen på dette tidspunkt. Ved afslutningen af denne undersøgelsesfase tager MKI 22

23 stilling til om der er grundlag for at rejse en sag af egen drift. Er dette tilfældet, rettes der henvendelse til den eventuelt krænkende part som i en almindelig klagesag. De sædvanlige regler om ekstern kommunikation følges, dvs. at MKI på sin hjemmeside offentliggør, at MKI har taget en sag op. MKI offentliggør endvidere, hvem parterne er. 6. Tidsramme Tidsrammen for sager af egen drift følger den vejledende tidsramme for øvrige sager. 23

24 5. Vejledende tidsramme for sagsbehandlingen Den samlede sagsbehandling afsluttes så vidt muligt efter 9 måneder fra tidspunktet for klagens modtagelse. Hvis sekretariatet på et hvilket som helst trin i sagsbehandlingen vurderer, at den vejledende tidsramme ikke kan overholdes, orienteres formanden hurtigst muligt herom. Sekretariatet skal begrunde vurderingen og komme med en vurdering af en revideret tidsramme for den konkrete sag. Hvis MKI er enig i vurderingen, orienteres parterne om den forventede tidsramme. Det gælder dog ikke, hvis der er tale om en ubetydelig overskridelse af de vejledende tidsfrister. Figur 1: Vejledende tidsramme: * Fra klagen er modtaget i mæglings- og klageinstitutionen. 24

25 6. Specifikt om skriftlig sagsbehandling Trin i skriftlig sagsbehandling 1. Hvem kan beslutte, at en sag skal behandles skriftligt? Sekretariatets opgaver Formanden kan beslutte, at en sag på et givent trin i sagsbehandlingen skal behandles skriftligt for at lette sagsbehandlingen. Efter aftale med formanden skriver sekretariatet ud til MKI s medlemmer omkring sagen. Sekretariatet fremsender en indstilling om den videre proces med bilag, der beskriver sagen. 2. Forløb for den skriftlige sagsbehandling Sekretariatet udsender efter formandens godkendelse en indstilling med bilag. MKI s medlemmer skal aktivt meddele formanden og sekretariatet, hvis de har indvendinger i forhold til indstillingen. Medlemmerne får en frist på 1 uge til at vende tilbage med indvendinger, ellers betragtes indstillingen som godkendt. Hvis ét medlem har indvendinger, der ikke umiddelbart kan løses med formanden, afgøres sagen ved de almindelige stemmeregler eller overgår til mundtlig behandling. 3. Afstemningsregler Den skriftlige afstemning følger de almindelige regler. Den skriftlige afstemning er derfor ikke hemmelig. Sekretariatet udsender efter afstemningen en oversigt over MKI-medlemmernes stemmer og eventuelle kommentarer. 4. Hvilke sagsbehandlingstrin kan behandles skriftligt? 5. Hvilke sagsbehandlingstrin kan ikke behandles skriftligt? Alle trin i sagsbehandlingen kan principielt behandles skriftligt. Dog egner de første trin i sagsbehandlingen sig bedre til skriftlig behandling fremfor de trin, hvor MKI s medlemmer har behov for at diskutere fx resultatet af en undersøgelse. Møder, hvor sagens parter skal være til stede, som fx mæglingsmøder, kan ikke behandles skriftligt. 6. Afbud til møder Hvis et MKI-medlem er forhindret i at komme til et møde i sidste øjeblik, afholdes mødet alligevel. Hvis MKI-medlemmerne på mødet har stemt om en given beslutning, sender sekretariatet et af formanden godkendt referat ud til medlemmet og anmoder om medlemmets stemme. 25

26 7. Offentlighed i sagsbehandlingen Version juni 2017 Loven om mæglings- og klageinstitutionen pålægger MKI følgende offentlighedskriterier: 1. Undtagelse fra offentlighedsloven MKI s sager er omfattet af offentlighedsloven, når sagen er afsluttet, dog ikke hvor Sagsbehandlingen afsluttes ved, at MKI afviser sagen efter en indledende vurdering Parterne selv finder en løsning og dermed afslutter sagen 2. Udtalelser og offentlighed i forundersøgelse Afvises en sag efter forundersøgelsen, offentliggøres en kort beskrivelse af sagen med en begrundelse for afvisningen, men uden at nævne sagens parter. Udtalelsen vil stå på MKI s hjemmeside i 1 år. I forbindelse med offentliggørelse af udtalelse sker anonymisering af personoplysninger. 3. Udtalelser og offentlighed i mægling Behandles en sag ved mægling, offentliggøres en udtalelse om, at parterne har bedt MKI om at mægle i sagen. Løses en sag ved mægling, offentliggøres en udtalelse med en kort beskrivelse af sagen og mæglingsaftalen. MKI følger op på mæglingsaftalen efter 1 år og udtaler sig på ny. Hvis eventuelle aftaler er imødekommet, slettes udtalelsen fra hjemmesiden. Hvis eventuelle aftaler ikke er imødekommet, forbliver udtalelsen på MKI s hjemmeside indtil udtalelsen er imødekommet, dog højst i 5 år. I forbindelse med offentliggørelse af udtalelse sker anonymisering af personoplysninger. MKI foretager årligt en opfølgning. 4. Udtalelser og offentlighed i undersøgelsen Behandles en sag ved egentlig undersøgelse, offentliggøres, at MKI undersøger sagen. På baggrund af undersøgelsen offentliggøres en udtalelse om sagen. MKI følger op på udtalelsen efter 1 år og udtaler sig på ny. Hvis eventuelle anbefalinger er imødekommet, slettes udtalelsen fra hjemmesiden. Hvis eventuelle anbefalinger ikke er imødekommet, forbliver udtalelsen på MKI s hjemmeside, indtil udtalelsen er imødekommet dog højst i 5 år. 26

27 I forbindelse med offentliggørelse af udtalelse sker anonymisering af personoplysninger. MKI foretager årligt en opfølgning. 8. Hvad er grove krænkelser Mæglings- og klageinstitutionen skal foretage en egentlig undersøgelse af sagen i de tilfælde, hvor der er tale om grove overtrædelser af OECD s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder. Rådet for Samfundsansvar kommer i sine retningslinjer for ansvarlig leverandørstyring (2010) med eksempler på grove krænkelser som: slaveri, tortur eller anden grusom og umenneskelig eller nedværdigende behandling. I rådets anbefalinger til et mæglings- og klageorgan (2011) eksemplificeres grove krænkelser som fx slavearbejde, tortur eller særligt omfattende miljøforurening. MKI tager stilling til, hvorvidt der er tale om grove krænkelser ud fra den enkelte sag. 9. Parternes udtalelser i medierne under sagsbehandlingen Et incitament for mange virksomheder, myndigheder og organisationer til at indgå i behandlingen af en klage er, at de derved undgår, at medierne behandler sagen på en unuanceret måde. Derfor er det en vigtig forudsætning for en vellykket sagsbehandling, at parterne ikke sideløbende med fx mæglingen udtaler sig til pressen. MKI vil derfor opfordre parterne til at undlade at føre sagen i offentligheden ved tilkendegivelser til medier m.v. Det vil indgå som en del af kommunikationen til parterne såvel skriftligt som mundtligt. Det vil ligeledes indgå i mæglingsmandatet, som parterne skal aftale inden mæglingen påbegyndes, og som udstikker retningslinjerne for mæglingen. Såfremt opfordringen tilsidesættes, kan MKI inddrage det i deres vurdering af, om parterne har deltaget konstruktivt i mæglingsprocessen. MKI kan fx afvise mægling, hvis en part modarbejder sagsforløbet offentligt. Det gælder såvel i forhold til nationale som internationale medier. Når MKI foretager en egentlig undersøgelse af en sag, opfordrer MKI ligeledes parterne til ikke at føre sagen i offentligheden af hensyn til undersøgelsesforløbet. 10. Særlige sagkyndige, bisiddere og repræsentanter Sekretariatet udarbejder ikke på forhånd en liste over særligt sagkyndige, da det er vanskeligt at vurdere behovet for særlige sagkyndige, herunder inden for hvilke områder de skal være eksperter. Sekretariatet vil derimod løbende udarbejde en liste baseret på de konkrete sager, MKI behandler, hvor der inddrages eksperter. MKI vurderer behovet fra sag til sag, herunder også behovet for at inddrage andre kontaktpunkter, ambassader, lokale eksperter, m.v. 27

28 Definition Version juni 2017 Kriterier for udpegning 1. Særligt sagkyndige: Er personer, som MKI kan udpege til at bidrage med viden i en konkret sag. Den sagkyndige er således med til at sikre, at MKI kan træffe beslutninger på et tilstrækkeligt oplyst grundlag. Den sagkyndige skal således være objektiv og hverken repræsentere klagers eller indklagedes interesser. Den sagkyndige deltager i MKI s behandling af sagen i det omfang, MKI finder nødvendigt. Den sagkyndige har ikke stemmeret og pålægges samme tavshedspligt som de øvrige medlemmer. 2. Bisiddere: Udpeges af formanden til at varetage den ene eller begge parters interesser i et mæglingsforløb, hvis parten ikke selv på tilstrækkelig vis kan varetage sine interesser. MKI udvælger og betaler efter en fast takst den pågældende bisidder. Parten må gerne stille ønske om en specifik person, men der skal foreligge en skriftlig aftale underskrevet af formanden for, at personen er godkendt. Hvis der er udpeget en bisidder i en sag, skal sekretariatet sørge for at al kommunikation sendes til såvel parten som til bisidderen. En part har derudover lov til at medbringe en bisidder uden godkendelse af MKI, hvis parten selv dækker udgifterne i forbindelse hermed. 3. Repræsentanter: Er personer, der udpeges af MKI for at repræsentere en part, der ikke selv har mulighed for at deltage i sagsbehandlingen. Det kan enten være, fordi vedkommende fysisk befinder sig i et andet land, eller fordi sagen vedrører en ikke-fysisk person, fx miljøet. Personen skal objektivt repræsentere problemstillingen uden at lade sig påvirke af egne interesser. Den sagkyndige udpeges af MKI s medlemmer efter de almindelige stemmeregler. Alle medlemmerne kan foreslå en mulig sagkyndig i en given sag. En bisidder skal godkendes skriftligt af formanden, hvad enten det er sekretariatet, der har indstillet den pågældende person, eller det er parten selv. Bisidderen udpeges, hvis det i mæglingen står klart, at den ene part ikke på tilstrækkelig vis kan varetage sine egne interesser. Formålet er at sikre, at mæglingsaftalen er i begge parters interesse. Tildelingen af bisiddere foretages efter en konkret vurdering af hver enkelt sag. Bisidderen kan være advokat, men det er ikke et krav. En repræsentant udpeges af MKI s medlemmer efter de almindelige stemmeregler. Alle MKI s medlemmer kan foreslå en mulig repræsentant i en given sag. Udpegningen af repræsentanter er særligt vigtig i forbindelse med sager af egen drift. Her kan MKI bede en repræsentant om at forsøge at løse en sag sammen med virksomheden, myndigheden eller organisationen (sagsbehandling på virksomhedsniveau). MKI aftaler tidsforbruget med den pågældende repræsentant og dækker udgifterne. 28

29 10.1 Aflønning: Som udgangspunkt bliver særligt sagkyndige, bisiddere og repræsentanter aflønnet efter mæglings- og klageinstitutionens fastsatte takst. Er der tale om en udenlandsk person, aflønnes denne efter lokal takst. Er det nødvendigt at bede en udenlandsk person rejse til Danmark for at deltage i sagen, skal dennes rejseomkostninger og dagsløn (lokal takst) dækkes Ambassader: De danske ambassader kan være behjælpelige med indhentning af generel information om landet, branchen, den pågældende virksomhed og anden relevant information. Ambassaderne kan også være behjælpelige med at finde særligt sagkyndige, samt stille videokonferenceudstyr og lokaler til rådighed. Udenrigsministeriet formidler kontakten til ambassaderne. 11. Behandling af sager ved parallelle sagsforløb Mæglings- og klageinstitutionen afskærer ikke automatisk en sag fra behandling med henvisning til, at der foregår et parallelt sagsforløb. Hvis en sag om et eller flere af de spørgsmål, som klagen omfatter, er anlagt ved domstol, voldgiftsret eller en anden lignende institution, og klageren ønsker den indbragt for MKI, kan MKI afvise sagen eller sætte sagen i bero, indtil sagen er behandlet af domstolen, voldgiftsretten eller en anden lignende institution. MKI kan afvise at behandle sager, der er afgjort ved endelig dom, retsforlig eller gyldig bindende voldgift. MKI vurderer den konkrete sag med hensyn til, hvorvidt MKI s behandling af sagen kan bidrage positivt til sagens afgørelse, eller om MKI s behandling kan undergrave sagsbehandlingen ved den udenlandske domstol, voldgiftsret eller instans, herunder om MKI s sagsbehandling kan betragtes som manglende respekt for domstolene eller lignende. MKI inddrager i sin vurdering andre nationale kontaktpunkters praksis og erfaring. Sagens parter bør bistå MKI med at tilvejebringe relevant information om sagen. 12. Forholdet til andre nationale kontaktpunkter Mæglings- og klageinstitutionen vil i forholdet til andre nationale kontaktpunkter i konkrete sager følge OECD-retningslinjer. Dette betyder, at sager som udgangspunkt behandles af kontaktpunktet i det land, hvor overtrædelsen angiveligt har fundet sted (værtslandet). MKI vil i den konkrete sag vurdere, hvorvidt det pågældende land lever op til OECD's proceduremæssige vejledning for kontaktpunkter. Hvis det ikke er tilfældet, og MKI vurderer, at parterne ikke garanteres en fair behandling, kan MKI beslutte selv at behandle sagen. 29