Kenn E. Hansen under punkt 2 4, Carsten Brank under punkt 5, Jesper Rasmussen under punkt 5-7, Annesophie Hansen og Tina Jepsen

Transkript

1 Albertslund Boligselskab 11 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 28. august kl september 2014 Deltagere: Karl Neumann, Per Mogensen, Hans Holm, Kirsten Poulsen, Majbritt Brander, Dorte Nejrup, Birthe Lauridsen, Michael Sørensen (Medarbejderrepræsentant), Claus Heje (Albertslund Kommune) Adm.: Afbud: Kenn E. Hansen under punkt 2 4, Carsten Brank under punkt 5, Jesper Rasmussen under punkt 5-7, Annesophie Hansen og Tina Jepsen John Christiansen, Jeannette Nauta-Ridderstrøm og 1. suppleant Winnie Duncan Dagsorden 0. Godkendelse af dagsordenen Lukket punkt Budgetkontrol pr. 30. juni 2014, herunder brug af tillægsydelser Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitalforvaltning 3 4. Økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen Ændring af huslejefordelingen i Etagehusene Ansøgning Helhedsplan i Etagehusene varme i parterrelejlighederne Afd Etagehusene helhedsplan, byggeregnskab, skema C Bestyrelsens forretningsorden Konstituering Valg af kontaktperson til afdelingerne Genåbning af venteliste Resultater fra evaluering af regnskabsprocessen i foråret Mødeplan for Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Opfølgning fra sidste møde Formandens orientering Direktionens beretning Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt Til drøftelse og beslutning

2 0. Godkendelse af dagsordenen Dagsorden blev godkendt. - at bestyrelsen godkender dagsordenen 1. Lukket punkt Bestyrelsen bad efter en drøftelse under et lukket punkt om, at administrationen indkalder til et møde mellem Ulrik Hoffmeyer, Karl Neumann, Hans Holm, Kirsten Poulsen og Majbritt Brander. Bestyrelsen bad desuden om, at administrationen indkalder til et møde om badeværelsesprojektet i Etagehusene, hvor FU, Birthe Lauridsen og en repræsentant fra badeværelsesgruppen skal deltage. Beskrivelse: Der henvises til mailkorrespondance. På mødet vil der være en generel bestyrelsesdrøftelse af roller og forventninger. 2. Budgetkontrol pr. 30. juni 2014, herunder brug af tillægsydelser Økonomichef Kenn E. Hansen gennemgik budgetkontrollen, opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og brug af tillægsydelser. Hans Holm spurgte til, hvad diverse assistance på ejendomskontor i 3770 dækker, da Hans Holm ikke mente, at afdelingerne havde fået oplyst, at den ekstra assistance, der havde været ydet på ejendomskontoret, var en tillægsydelse. Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at administrationen altid skal sørge for, at der er en klar aftale med afdelingen om, at det udføres som en tillægsydelse, samt hvad det forventes, at ydelsen koster. Bestyrelsen tog budgetkontrol pr. 30. juni og brug af tillægsydelser til efterretning. - at bestyrelsen tager den fremlagte budgetkontrol og oversigt over brug af tillægsydelser til efterretning. Beskrivelse På mødet vil økonomichef Kenn E. Hansen gennemgå budgetkontrol. Udgifter og indtægter forventes at balancere i forhold til budgettet. For detaljer henvises til vedlagte bilag Kommentarer til AB budgetkontrol pr Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

3 Bilag - Budgetkontrol pr. 30. juni Kommentarer til budgetkontrol pr. 30. juni Oversigt over brug af tillægsydelser pr. 30. juni Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitalforvaltning Økonomichef Kenn E. Hansen gennemgik dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitalforvaltning, der blev taget til efterretning. Kenn E. Hansen opfordrede bestyrelsen til at se på trækningsretten og anbefalede, at bestyrelsen laver en plan for brug af trækningsretten. Bestyrelsen godkendte endeligt de ansøgninger til trækningsret og dispositionsfond, der blev behandlet og godkendt på tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august. Som opfølgning på sidste møde, hvor bestyrelsen godkendte ansøgning til dispositionsfonden fra Nord omkring udskiftning af hoveddøre, godkendte formanden den endeligt.. - at bestyrelsen tager den fremlagte opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret til efterretning. Beskrivelse På mødet vil økonomichef Kenn E. Hansen gennemgå oversigt over dispositionsfond med nyeste bevillinger, arbejdskapital og trækningsret. Bilag - Opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Albertslund Boligselskab - Dispositionsfondsudvikling , Albertslund Boligselskab - Kapitalrapport pr. 30. juni Økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen Økonomichef Kenn E. Hansen gennemgik økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen. Økonomi arbejder på en forbedring af oversigten, hvor der også vil være estimater på huslejen efter renoveringen. Bestyrelsen bad om, at alle renoveringssager, der kræver byggesags administration fremgår af oversigten. Økonomi vil på et kommende møde fremlægge en ny oversigt. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

4 Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bilag: Økonomisk status over helhedsplaner i organisationen 5. Ændring af huslejefordelingen i Etagehusene Ændring af huslejefordelingen Carsten Brank fremlagde forslag til ændring af huslejefordelingen i Etagehusene. Administrationen har efter ønske fra Etagehusenes afdelingsbestyrelse udarbejdet et forslag til ændring af huslejefordelingen i Etagehusene. Birthe Lauridsen supplerede med afdelingsbestyrelsens kommentarer. Bestyrelsen drøftede oplægget til ændring i huslejefordelingen i Etagehusene. Hans Holm udtrykte en bekymring for, om de nuværende beboere i tilgængelighedsboligerne har råd til at betale en huslejestigning på 680 kr. pr. måned. Bestyrelsen godkendte forslag om ændring af huslejefordelingen i Etagehusene. Ansøgningen fremsendes herefter til Albertslund Kommune. Carsten Brank gjorde opmærksom på, at administrationen forventer, at der skal bruges timer på ændringen, som vil være en tillægsydelse. Anvisning af boliger Bestyrelsen drøftede problematikken med et stigende antal fraflytninger fra Etagehusene, samt kommunens boliganvisning. Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at det er vigtigt, at kommunen anviser bredt, så der også anvises akutboliger til de øvrige boligafdelinger i Albertslund og ikke kun i de afdelinger, hvor der er 100 % anvisningsret. Administrationen har været i dialog med Albertslund Kommune, der fastholder, at de anviser efter de kriterier, der er indgået i aftalen, samt at beboersammensætningen skal afspejle gennemsnittet for kommunen. Det blev drøftet at det kunne være interessant om temaet på efterårets repræsentantskabsmøde omhandlede kommunens anvisning af ledige boliger. : - at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at der skal ske ændring i huslejefordelingen i Etagehusene og i givet fald at administrationen laver indstilling til Albertslund kommunalbestyrelse. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

5 - At organisationsbestyrelsen drøfter problematikken med et stigende antal fraflytninger fra Etagehusene efter renoveringen i Syd og tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: BO-VEST søgte i september 2009 om Albertslund Kommunes (AK) godkendelse, af en ny finansiering og huslejenedsættelse for ældreboligerne (inkl. tilgængelighedsboligerne) i Etagehusene, Kanalens Kvt. og Bæk-Fosgården. Ansøgningen kom på baggrund af en konstatering af, at der havde vist sig betydelige problemer med at udleje især de store 4-rums boliger, som blev indrettet som tilgængelighedsboliger i forbindelse med helhedsplanen. Dette forhold havde BO-VEST gjort AK opmærksom på. AK godkendte både den nye finansiering og den medfølgende nedsættelse af huslejen. Der var tomgangsleje på især tilgængelighedsboligerne, og det var derfor logisk at forsøge så mange tiltag som muligt, for at få dem lejet ud. I dag er der ingen ledige lejemål i tilgængelighedsboligerne. Administrationen har været på besøg i en af dem, og kan konstatere, at den fremstod indbydende. AK har forbehold overfor en lejeregulering på tilgængelighedsboligerne, da de frygter det vil betyde problemer med udlejning fremadrettet. I den forbindelse skal man være opmærksom på, at VA s tilsvarende tilgængelighedsboliger koster ca kr. mere månedligt i ren leje. AK peger på, at lejere skal visiteres til en tilgængeligheds-bolig og retten til frit valg gælder, uanset hvor ansøgeren kommer fra. Når man i dag alene ser på kvm 2 prisen, giver det en lidt skæv huslejefordeling i Etagehusene. Afdelingsbestyrelsen peger især på 1 rums boligerne, der har en forholdsvis høj husleje i forhold til fordelingen og tilgængelighedsboligerne, der jfr. ovenstående har fået nedsat huslejen og dermed fremstår med en betydelig lavere kvm 2 pris. Disse forhold gør, at kvm 2 prisen ikke fremstår logisk i sin nuværende form. Afdelingsbestyrelsen har derfor bedt administrationen om at lave en ny huslejefordeling efter nye principper, hvor kvm 2 prisen får en bedre sammenhæng og der samtidig opereres med tillæg/-fradrag, så lejefastsættelsen bliver mere gennemsigtig. Denne beslutning er vedtaget på beboermøde i november Det nye forslag til huslejefordeling, som er vedlagt, vil betyde et fald i især 1 rums-boligerne og en markant stigning i tilgængelighedsboligerne. Anvisning til boliger i Etagehusene Der er i Etagehusene et stigende antal fraflytninger, i forhold til før renoveringen i Syd, idet en del af Etagehusenes beboere, har ønsket at få tilbudt de nye boliger i rækkehusene i Syd. Afdelingsbestyrelsen i Etagehusene har en bekymring for, om de ledige boliger i Etagehusene også anvises til ressourcestærke beboere og ikke kun til mennesker med et akut behov for en bolig, for at sikre en blandet beboersammensætning. Albertslund Kommune har 100 % anvisningsret i Etagehusene, hvor de via vores aftale er forpligtet til at arbejde for en beboersammensætning, der afspejler gennemsnittet for kommunen. Fraflytningsproblematikken skal derfor håndteres i et samarbejde med kommunen. Administrationen har haft en dialog med Albertslund Kommune, og de fastholder, at de overholder de kriterier og retningslinjer, der er aftalt i aftale om boliganvisning i Kanalens Kvarter. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

6 Administrationen afholder en gang i kvartalet møde med Albertslund Kommune, næste gang den 19. september, hvor der blandt andet er en generel drøftelse af fra- og indflytningsproblematikken. Hvis organisationsbestyrelsen har særlige spørgsmål / emner omkring anvisningen, kan det bringes op på dette møde. Derudover anbefaler FU, at temaet drøftes på et repræsentantskabsmøde, hvor lederen i boliganvisningen på Albertslund Kommune også gerne vil deltage. Økonomi og ressourcer Ændringen i huslejefordelingen vil være økonomisk neutral. Tidsplan Hvis organisationsbestyrelsen vedtager forslag om ændring af huslejefordeling i Etagehusene, sender administrationen en indstilling til kommunalbestyrelsen i Albertslund kommune. Tidsplanen vil være afhængig af kommunalbestyrelsens behandlingstid. Vurdering Ændringen vil medføre en højere grad af gennemsigtighed og logisk opbygning af huslejefordelingen. Kvm 2 prisen vil falde på 1-rums og 3-rums boliger. Kvm 2 prisen på tilgængelighedsboliger vil stige markant, hvilket kan resultere i bekymring fra Albertslund kommune, da de vil frygte for udlejningsproblemer. Kvm 2 prisen er dog fortsat ca. 500 kr. billigere end den tilsvarende bolig i VA. Bilag Forslag til ny huslejefordeling i Etagehusene 6. Ansøgning Helhedsplan i Etagehusene varme i parterrelejlighederne Bestyrelsen drøftede ansøgningen. Birthe Lauridsen gjorde opmærksom på, at der fortsat er tvivl om den foreslåede løsning er god nok, da det er meget individuelt, om radiatoren vil kunne løse hele kuldeproblematikken, da enkelte boliger har store problemer med træk fra vinduesfacader. Bestyrelsen godkendte ansøgning til dispositionsfonden om opsætning af nye radiatorer i parterrelejlighederne indenfor en estimeret økonomisk ramme på kr. med det forbehold, at det skal drøftes med afdelingsbestyrelsen, hvad den endelige løsning skal være, og at der laves forskellige prøveboliger, så det afprøves, om løsningen virker. Administrationen vil i første omgang indeholde udgifterne i byggeregnskabets indeholdte afsætningsbeløb, Såfremt udgiften ikke kan indeholdes der, tages beløbet fra dispositionsfonden. : - at bestyrelsen godkender, at der opsættes nye radiatorer i køkken/alrum i parterreboliger, samt at udgifter indenfor en estimeret økonomisk ramme på kr. afholdes af di- Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

7 spositionsfonden i det omfang, de helt eller delvis ikke kan indeholdes i afsætningsbeløb i byggeregnskabet. Beskrivelse: Bestyrelsen er tidligere orienteret om, at der er problemer med opvarmning af de 16 nye parterreboliger. Ved 5-års eftersynet er det bekræftet, at varmebidraget fra gulvvarmeanlægget i parterrelejligheder ikke kan levere tilstrækkelig varme i forhold til hverken beboernes behov eller de tekniske normer. Den tekniske rådgiver på projektet, Nova 5 Arkitekter A/S med Niras A/S som underrådgiver, har anerkendt ansvaret. Niras er fremkommet med forslag til, hvordan problemet kan afhjælpes ved opsætning af en ekstra radiator på den indvendige væg. Den tekniske rådgiver ved 5-årseftersynet, TNT Arkitekter A/S, har forslaget til vurdering i disse dage. Under forudsætning af, at TNT Arkitekter kan anbefale løsningen, er det planen, at der hurtigst muligt opsættes de ekstra radiatorer. Det er aftalt, at Niras udarbejder projektbeskrivelse og indhenter minimum to tilbud på arbejdet. Endvidere fører Niras tilsyn med udførelsen. Niras udfører disse ydelser uden beregning. Herudover betaler Niras for de ekstraudgifter, der er forbundet med, at arbejdet udføres på et senere tidspunkt end det øvrige helhedsplanarbejde. Bygherren skal selv betale resten. Denne udgiftsfordeling følger af de generelle juridiske principper for opgørelse af tab. Niras har estimeret udgifterne til kr. hvoraf Niras skal betale kr. Den endelige udgiftsfordeling vil ske på grundlag af det laveste tilbud på arbejdet. Placering af den ekstra radiator vil ske under bedst mulig hensyntagen til møblering, varmefordeling og modvirkning af trækgener. De nærmere detaljer vil blive aftalt med afdelingsbestyrelsen. Økonomi og ressourcer: Bygherrens udgift udgør i forhold til det opstillede budget, ca kr. Det er administrationens indstilling, at udgiften forsøges indeholdt i den endelige opgørelse af de i byggeregnskabet indeholdte afsætningsbeløb. I det omfang, at udgiften helt eller delvis ikke kan indeholdes i regnskab for afsætningsbeløb, foreslås det, at udgiften afholdes af dispositionsfonden. Tidsplan: Etablering af de nye radiatorer forventes udført i løbet af september måned Afd Etagehusene helhedsplan, byggeregnskab, skema C Byggeudviklingschef Jesper Rasmussen fremlagde byggeregnskab, skema C for organisationsbestyrelsen. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

8 Bestyrelsen drøftede byggeregnskabet og godkendte administrationens indstillinger. Bestyrelsen opfordrer det fælles byggeudvalg for organisationerne AB og VA til at afholde et temamøde for at samle op på og dele erfaringerne / forudsætninger fra deres helhedsplaner. : - at bestyrelsen godkender byggeregnskab, skema C, for den gennemførte helhedsplan omfattende afhjælpning af byggeskader, sammenlægning af lejligheder samt diverse forbedringsarbejder med en samlet anskaffelsessum på kr. - at bestyrelsen godkender hjemtagelse af restfinansiering med støttet lån på kr. og ustøttet lån på kr. - at bestyrelsen godkender byggeregnskab, skema C, for ældreboliger med en samlet anskaffelsessum på kr. - bestyrelsen godkender hjemtagelse af restfinansiering for ældreboliger med støttet lån på kr. - at bestyrelsen godkender, at der søges om yderligere kommunal grundkapital for ældreboliger på kr. - at bestyrelsen godkender, at der opkræves kr. i yderligere indskud i ældreboligerne. Beskrivelse: Der er udarbejdet samlet byggeregnskab, skema C, for gennemførelse af helhedsplan i afdelingen i perioden De samlede arbejder omfattede både renoveringsarbejder efter Landsbyggefondens renoveringsstøtteordning samt ombygning til ældreboliger i henhold til de særlige regler i Lov om almene boliger (nybyggefinansiering). Arbejderne blev udbudt samlet og er gennemført i en samlet renoveringsproces. Regnskabet viser en samlet anskaffelsessum på kr. fordelt på støttede og ustøttede arbejder i helhedsplanen samt støttede arbejder for ældreboliger. Som det fremgår, er der betydelige merudgifter, der fordeler sig med kr. i AB Etagehusene og kr. i VA Kanalens Kvarter. I vedlagte notat af 5. august 2014 har administrationen redegjort nærmere for merudgifter. I regnskabet indgår afsatte udgifter på i alt kr. Der vil senere blive aflagt selvstændigt regnskab for afsatte beløb. Bestyrelsen er tidligere orienteret om den dialog administrationen har haft med Landsbyggefonden om såvel merudgifter som finansiering af samme. Fonden har tilkendegivet, at merudgifter kan forventes godkendt ved skema C behandlingen under forudsætning af Kommunalbestyrelsens godkendelse. For ældreboligdelen udgør anskaffelsessummen kr. hvoraf der er hjemtaget en samlet finansiering på kr Der er dermed en underfinansiering på kr. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

9 Underfinansieringen dækkes af forøget beboer indskud på kr kr. forøget kommunal grundkapital kr. og hjemtagelse af støttet lån (ældreboliglån) på kr. Den tidligere godkendte huslejestigning, som følge af helhedsplanen, er dels gennemført med 15 % pr 1. januar 2010, dels ved genudlejningen af de ombyggede lejemål. Inddækningen af underfinansieringen jfr. ovenstående forventes ikke at få huslejekonsekvenser for afdelingen, da forholdene er indarbejdet i budgettet for 2014 eller tidligere. Det forøgede indskud i ældreboligerne vil blive opkrævet ved genudlejning. Der henvises i øvrigt til redegørelse for finansiering og de huslejemæssige konsekvenser i vedlagte finansieringsnotat af juli 2014, udarbejdet af administrationen. Økonomi og ressourcer: Ingen økonomiske konsekvenser, da tilskuddene til helhedsplanen er bevilliget tidligere. Huslejekonsekvensen af helhedsplanen er varslet overfor beboerne med ca. 15 % med virkning pr. 1. januar Tidsplan: Umiddelbart efter godkendelse i organisationsbestyrelsen, fremsendes materialet til godkendelse i Albertslund kommune. Efter behandling i Kommunalbestyrelsen fremsender Albertslund Kommune det samlede byggeregnskab til Landsbyggefonden, der herefter realitetsbehandler regnskabet for endelig godkendelse. Bilag: - Byggeregnskab - Finansieringsnotat af juli Notat af 5. august 2014 med redegørelse for merudgifter - Notat fra Nova 5 Arkitekter af 19. august Bestyrelsens forretningsorden Bestyrelsen godkendte forretningsordenen med følgende tilføjelser: - Bestyrelsens antal årlige møder ændres til 7 møder årligt. - Bestyrelsesmedlemmer deltager ikke under punkter, hvor der skal træffes beslutninger om egen afdeling. - Organisationsbestyrelsesmøder slutter senest kl at bestyrelsen tager stilling til og godkender bestyrelsens forretningsorden. Bilag - Forretningsorden for bestyrelsen, senest godkendt den 18. maj 2010 Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

10 9. Konstituering Bestyrelsen valgte Hans Holm som tredje bestyrelsesmedlem i FU. Bestyrelsen ønsker fremover, at konstituering sker på et kort møde efter repræsentantskabsmødet. - at bestyrelsen vælger et tredje medlem til FU. Beskrivelse FU består af formand, næstformand og et tredje bestyrelsesmedlem. På nuværende tidspunkt, er det Hans Holm, som er valgt. FU planlægger og forbereder dagsorden for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøder. 10. Valg af kontaktperson til afdelingerne Det blev besluttet, at organisationsbestyrelsen i forbindelse med jubilæumskonferencen vil kontakte afdelingsbestyrelserne om deres oplevelser med kontaktpersonsordningen. Punktet behandles igen på næste møde, hvor der sættes tid af til at drøfte de første erfaringer, der er gjort. : - at bestyrelsen vælger kontaktperson til afdelingerne Beskrivelse Bestyrelsen valgte i januar 2014 følgende kontaktpersoner til AB s afdelinger: Afdeling Kontaktperson Nuværende Kontaktperson 2014 / 2015 Solhusene Hans Holm Syd Karl Neumann Karl Neumann Vest Per Mogensen Per Mogensen Etagehusene Dorte Nejrup Dorte Nejrup Nord Hans Holm Hans Holm Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

11 Kirsebærgården Birthe Lauridsen Birthe Lauridsen Blommegården Jeannette Nauta-Ridderstrøm Dorte Nejrup / Hans Holm via nirådet Troldnøddegården Kirsten Poulsen Kirsten Poulsen Capellavænget Per Rømer Dorte Nejrup / Hans Holm via nirådet Miravænget Per Rømer Dorte Nejrup / Hans Holm via nirådet Rigelvænget Per Rømer Dorte Nejrup / Hans Holm via nirådet Eskebuen Dorte Nejrup / Hans Holm via nirådet Rimbuen Dorte Nejrup / Hans Holm via nirådet Oldbuen Dorte Nejrup / Hans Holm via nirådet 11. Genåbning af venteliste Bestyrelsen godkendte administrationens indstilling. Administrationen undersøger, hvornår det er muligt, at udleje de 6 prøvehuse i Lærkens Kvarter. - at kommende fraflytningsboliger indtil videre genudlejes, via det normale ventelistesystem, men at dette kan stoppes igen, hvis administrationen vurderer, at det er relevant at stoppe genudlejningen for at sikre det nødvendige antal genhusningsboliger i forbindelse med Helhedsplanen i Syd. Beskrivelse I mailhenvendelse af 16. oktober 2012 godkendte organisationsbestyrelsen, at ventelistesystemet / udlejning af samtlige boliger i AB s afdelinger blev sat ud af kraft, med den præcisering, at såvel kommunal anvisning jf. anvisningsaftalerne og flytning efter de interne ventelister gik forud for genhusningen. Administrationen vurderer nu, at normal genudlejning af fraflytningsboliger kan genoptages i en periode, da der på nuværende tidspunkt er det nødvendige antal genhusningsboliger. Administrationen vil løbende overvåge fraflytningen med henblik på at stoppe genudlejningen igen, når det vurderes relevant i forhold til at sikre det nødvendige antal genhusningsboliger. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

12 12. Resultater fra evaluering af regnskabsprocessen i foråret 2014 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. - at bestyrelsen tager resultatet af spørgeskemaundersøgelsen samt administrationens initiativer til efterretning. Beskrivelse: Som et led i en strategi om at højne kvaliteten af forløbet og samarbejdet om boligafdelingernes regnskaber har administrationen gennem flere år spurgt afdelingsbestyrelserne om deres mening om processen. Også i 2014 er der gennemført en sådan spørgeskemaundersøgelse om regnskabsprocessens forløb. Spørgeskemaet blev mailet ud til afdelingens kontaktperson med en opfordring til, at skemaet blev behandlet på et møde i afdelingsbestyrelsen. Ud af 36 mulige afdelinger har 29 afdelinger svaret på spørgsmålene om regnskabsprocessen i foråret 2014 vedrørende regnskab Det er 5 besvarelser mindre end sidste år, hvor 34 afdelinger besvarede spørgeskemaet. Det er administrationens vurdering, at både regnskab og budgetprocessen går væsentligt bedre, end da vi for tre år siden startede med at udsende evalueringsskemaer. Det er kun i få afdelinger, der har udfordringer, det er nødvendigt at tage hånd om. Nogle af afdelingerne på Damgårdsarealet har oplevet en dårligere regnskabsproces, da de ikke har haft en driftsleder i denne periode. Det skal administrationen være mere opmærksom på fremover. Af andre afdelinger, der ikke er helt tilfredse, kan nævnes VA 4 Syd og AB Etagehusene. Det opleves, at der bliver færre klagepunkter og generelt større tilfredshed med processen. Evalueringerne er med til at sikre, at vi holder fokus på kvalitet og proces. I evalueringen er der ikke indkommet svar fra Banehegnet, Gadekæret, Silergården, Gurrelund/Bjerrelund, Oldbuen, Capellavænget og Troldnøddegården. Disse afdelinger er blevet rykket pr. mail og forsøgt kontaktet pr. telefon. Økonomiafdelingen vil tage kontakt til de afdelingsbestyrelser, der ikke har besvaret spørgeskemaet. De afdelinger, som har kritik til processen, vil blive kontaktet af Økonomiafdelingen. Formålet er, at Økonomiafdelingen ønsker at få uddybet kritikken/besvarelsen og dermed få mulighed for at forbedre de kommende processer for regnskab og budget. Det forventes, at aftalerne med afdelingerne vil være på plads i løbet af sommeren Bilag - Resultatet af evaluering af regnskabsproces for afdelingsregnskab Kommentarer til resultatet af regnskabsproces for afdelingsregnskab 2013 Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

13 13. Mødeplan for 2015 Bestyrelsen godkendte mødeplanen. - at bestyrelsen drøfter og godkender mødeplan for bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøder i Forslag til mødedatoer: Organisationsbestyrelsesmøder: 26. januar marts april maj 2015 (kun i tilfælde af forslag) 10. juni august september december 2015 Repræsentantskabsmøder: 18. maj november Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der er ikke indkommet nogen henvendelser. 15. Opfølgning fra sidste møde Aktionslisten blev taget til efterretning. x Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Bilag Aktionsliste vedlægges. 16. Formandens orientering Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. : - at bestyrelsen tager formandens beretning til efterretning. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

14 AB konference Der er tilmeldt 37 personer til AB s konference den 4. oktober. Der vil i boligen blive skrevet en notis om ABs 70 års jubilæum. Troldnøddegården Afdelingsbestyrelsen består på nuværende tidspunkt kun af en person. Afdelingens kontaktperson Kirsten Poulsen har derfor været kontaktet, og der er indkaldt til et afdelingsmøde i Troldnøddegården, for valg af ny afdelingsbestyrelse. 17. Direktionens beretning Birthe Lauridsen gjorde opmærksom på, at der er endnu et ledigt lejemål, hvor beboerrådgiveren tidligere har haft kontor. Administrationen følger op på dette. Direktionens beretning blev taget til efterretning. : - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Status på ledige lejemål for AB Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. Lejeledighed pr. 31. juli 2014: Boliger: 0 Erhvervslejemål: 1 Institutioner: 0 Status på udsættelser maj 2014 Fordelt på organisationer: VA: 1 udsættelse Tranemosegård: 0 udsættelser AB: 0 udsættelser Status på boligafdelingerne I uge 25 afholdt BO-VESTs lederteam og driftsområdechef Martin Olen statusmøder om alle boligafdelingerne. For hver afdeling deltog ejendomslederen/-mesteren, økonomimedarbejderen, den bygge/renoveringsansvarlige, sagsbehandleren fra Boliggruppen samt en boligsocial medarbejder. Formålet er at opnå en større fælles viden om afdelingernes for at kunne arbejde endnu mere effektivt og yde bedre service. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

15 Boligsocialt arbejde i Albertslund efter 2016 Visionsgruppen for boligsocialt arbejde i Albertslund holder i løbet af efteråret. En arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra KAB, BO-VEST samt Albertslund Kommune præsenterer her et oplæg for fremtidigt boligsocialt arbejde i Albertslund kommune. Præsentationen indeholder dels en beskrivelse af et muligt omfattende strategisk samarbejde med alle boligorganisationer og Albertslund kommune samt 4 modeller for det konkrete arbejde med boligsociale problemstillinger. Visionsgruppen forventes på denne baggrund at pege på mulige udviklingsmuligheder for det boligsociale arbejde i Albertslund. Tove Lading på orlov i et år Projektleder Tove Lading har fået en enestående mulighed for at være med til at påvirke Grønlands boligpolitik i det næste år, og har derfor bedt om og fået bevilliget orlov i et år fra BO-VEST fra den 15. september Vi er glade på Toves vegne, selvom vi kommer til at savne hendes kompetencer, viden og ikke mindst hendes store erfaring. Heldigvis kan vi se frem til, at Tove vender tilbage. Tove har været en stor del af udviklingen af fremtidssikringsanalyserne sammen med Sofie Clemmesen, og løbet af den næste måneds tid vil begge besøge alle involverede afdelinger og derefter færdiggøre analyserne. Tove har heldigvis mulighed for at færdiggøre denne del af arbejdet sammen med Sofie i en periode der strækker sig over august og september, hvor Tove vil finde tiden til dette mellem besøg på Grønland. Efter analyserne er færdigudarbejdet vil dette naturligvis blive præsenteret for alle afdelingerne. I administrationen har vi gjort os en del tanker om forankringen af resultaterne af analyserne og driftsafdelingen samt den lokale drift vil blive tæt inddraget i den videre proces, så vi sikrer os, at analysens forslag og ideer bliver prioriteret af afdelingerne og lagt ind i langtidsplanerne. Erfaringerne fra andre boligselskaber der har udført fremtidssikringsanalyser er, at det er ekstremt vigtigt at holde fokus efter at analyserne er udarbejdet. På denne måde vil både BYG og driften samarbejde om at få omsat rapporternes forslag til konkrete projekter. Tove har ligeledes varetaget en række andre byggeprojekter og vi er i øjeblikket ved at finde projektledere til disse opgaver. De mange store opgaver i BYG i forvejen kombineret med Toves orlov betyder, at vi ansætter en projektleder mere, da vi meget nødig vil gå slække på kvaliteten af vores ydelser. Vi har dog allerede udpeget projektledere til et par af sagerne og det bliver Thomas Helsted, der overtager helhedsplanen i Gillesager, mens Sofie Clemmesen overtager sagen om faldstammer/stigstrenge og eventuelt badeværelser i Banehegnet. Indtil videre bedes henvendelser om byggesagerne i Toften, Gurrelund/Bjerrelund samt Læhegnet rettes til byggeudviklingschef Jesper Rasmussen. Har du nogen spørgsmål er du meget velkommen til at kontakte Byggechef Lisa Fomsgaard Nielsen. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

16 Ansættelse af ejendomsmester i Etagehusene Der er pr. 1. september 2014 ansat en ejendomsmester i Etagehusene, der hedder Henrik Busse. Nomineret til Europæisk boligsocial pris BO-VEST, MT Højgaard og Albertslund Boligsociale Center (ABC) har gjort en stor indsats for at skabe flere praktikpladser til lokale unge i forbindelse med renoveringen af BO-VESTs boliger i Albertslund. Den fælles indsats er nu nomineret til en europæisk pris for socialt ansvar, European Responsible Housing Awards. Bag initiativet til prisen, der uddeles for første gang, står bl.a. sammenslutingen af europæiske almene boligorganisationer CECODHAS. Baggrunden for nomineringen af BO-VEST er, at BL og Dansk Byggeri i 2011 indgik en aftale, hvor man forpligtede sig til at sikre flere praktikpladser til unge som led i deres erhvervsuddannelse. Som opfølgning tog Albertslund Boligsociale Center i efteråret 2013 initiativ til et forum for alle relevante partnere for renoveringen af Albertslund Syd med det formål at skabe flere praktikpladser for lokale unge. Det resulterede i en workshop for mere end 20 underleverandører til renoveringen. Som direkte resultat af arrangementet med underentreprenørerne fik tre af de fire kandidater, der blev præsenteret på mødet efterfølgende henholdsvis en fuld lærerplads, en læreplads for to måneder samt lovning på en læreplads, hvis kandidaten bestod grundforløbet. Der blev endvidere på workshoppen efterspurgt to arbejdsmænd. Her fulgte jobcenteret op med to af deres kandidater. Prisen overrækkes den 6. oktober ved et arrangement i Bruxelles. Almene boligdage BO-VESTs stand er klar til at blive monteret, i overensstemmelse med den tegning, der blev vist på bestyrelsesmødet i juni. Standen er bemandet af medarbejdere fra Byggeadministrationen og fra ledelsen. Bemandingen af T 13-baren varetages af Tranemosegård. Der placeres en skulptur fra Hyldespjældets skulpturbank på standen og desuden to ude i udstillingsområdet. Der vil være en ekskursion til renoveringen i Albertslund Syd. Jesper Rasmussen er turguide. Det vil også være en eksklusion til skulpturparken i Hyldespjældet. 18. Punkter til næste møde - Forventningsafstemning - Kontaktpersonsordning - Repræsentantskabsmøde Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august

17 19. Næste møde og kommende møder Tirsdag den 23. september Onsdag den 3. december AB repræsentantskabsmøder: Torsdag den 6. november 20. Eventuelt Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 28. august