Den tværgående HR- og arbejdsmiljøenheds rolle i Aalborg Kommune

Transkript

1 Til Kopi til Fra Sagsnr. Magistraten Jens Kristian Munk Birgitta Sloth Christiansen Indtast sagsnr. HR og Personaleafdelingen Borgmesterens Forvaltning Boulevarden Aalborg Init.: BIC 27. februar 2015 Den tværgående HR- og arbejdsmiljøenheds rolle i Aalborg Kommune Baggrund På Magistratsmøde den 26. maj 2014 drøftede man kort uden for dagsorden den tværgående HR- og arbejdsmiljøenheds rolle i Aalborg Kommune. Magistraten besluttede, at man på et senere tidspunkt ønskede en formel drøftelse med dagsordenspunkt vedr. dette. På baggrund af Magistratens beslutning, har Kommunaldirektør Jens Kristian Munk og HR- og arbejdsmiljøchef Birgitta Sloth Christiansen stillet skarpt på HR- og arbejdsmiljøenhedens rolle via drøftelser i direktørgruppen samt personaleledelsesgruppen også benævnt PL. Her har man drøftet spørgsmål som: Hvordan understøtter og bidrager den tværgående HR- og arbejdsmiljøenheds kerneopgave til forvaltningernes strategi? og Er der kerneopgaver, der skal skrues op eller ned for?. Nærværende notat har til formål at give Magistraten et indblik i den tværgående HR- og arbejdsmiljøenheds rolle (benævnes nu HR og Arbejdsmiljø), organisatoriske tilhørsforhold, indsatser og resultater, der har afsæt i den tværgående HR strategi i Aalborg Kommune. Organisatorisk tilhørsforhold HR og Arbejdsmiljø i Aalborg Kommune er organisatorisk placeret i Borgmesterens Forvaltning. 01. Januar 2014 blev HR og Arbejdsmiljø en del af en ny afdeling - Afdelingen for HR og Arbejdsmiljø, der også har ansvaret for arbejdsskadeadministrationen, HMU sekretariat samt kontorelevområdet i Aalborg Kommune. Formandskabet for PL er placeret i Afdelingen. I HR og Arbejdsmiljøafdelingen er der pr. 01. Marts 2015 ansat 3 HR udviklingskonsulenter, 3 arbejdsmiljøkonsulenter, 2 konsulenter og 1 erhvervsjurist på henholdsvis elev og arbejdsskadeområdet, 1 sekretariatsansvarlig for MED udvalg, herunder HMU og HR og Arbejdsmiljøchefen, der samarbejder om kerneopgaverne i samspil med organisationen Aalborg Kommune. HR og Arbejdsmiljø har i lighed med øvrige tværgående funktioner i Borgmesterens Forvaltning, ansvaret for at koordinere, understøtte og udvikle tværgående HR og Arbejdsmiljø med reference til den tværgående personaleledelsesgruppe PL. HR og Arbejdsmiljø har en særlig rolle med at have fingeren på pulsen og være opdateret på HR og Arbejdsmiljøområdet, så ny viden og udvikling omsættes til gavn for hele Aalborg Kommune. Netværks og relationsskabelse internt og eksternt er vigtige forudsætninger i den forbindelse. HR og Arbejdsmiljøs kerneopgave: Der er formuleret følgende kerneopgave for HR og Arbejdsmiljø: HR og Arbejdsmiljø fremmer, at Aalborg Kommune er en forandringsdygtig og attraktiv arbejdsplads kendetegnet ved høj trivsel og produktivitet. I HR og Arbejdsmiljø udvikles og omsættes tværgående strategier til indsatser i samspil med organisationen med fokus på kommunikation og relationsudvikling. Den tværgående HR strategi Omdrejningspunktet med den tværgående HR og Arbejdsmiljøindsats i Aalborg Kommune, er HR strategien. Tilgangen er, at en tværgående HR strategi udvikles i involverende processer og med et udefra ind

2 perspektiv. Nøgleordene er strategisk sammenhængskraft, helhedstænkning, brobyggende social kapital samt anvendelse af den strategiske kompetence i Aalborg Kommune. Aktørerne i udvikling af den tværgående HR strategi er direktørgruppen, PL, HMU, HR og Arbejdsmiljø og forvaltningernes HR og Arbejdsmiljøkonsulenter. Indsatserne i HR strategien organiseres i projektgrupper, hvor HR og Arbejdsmiljø er projektejer. Projektgrupperne bemandes med HR og Arbejdsmiljøkonsulenter fra Forvaltningerne. Den tværgående HR strategi fokus HR-strategien understøtter og viderefører det lange seje træk med omsætning af ledelsesudviklingsstrategien, hvor målet er udvikling af god ledelse med afsæt i Aalborg Kommunes Fælles Ledelsesgrundlag (politisk vedtaget i 2008). At udvikle og skabe en fælles værdibaseret kultur i en organisation tager tid. I Aalborg Kommune er vi godt på vej, men der er stadig udfordringer i forhold til at styrke forandringskapaciteten samt fastholde og rekruttere de dygtigste ledere og medarbejdere. Nedenfor nævnes de indsatser, der skal bidrage til effektuering af HR strategien. Indsatserne er kategoriseret under fokusområderne i HR strategien, men alle indsatser udgør en helhed og en rød tråd, der bidrager til at skabe en forandringsdygtig og attraktiv arbejdsplads kendetegnet ved høj trivsel og produktivitet. Lederskab og medarbejderskab hånd i hånd: Indsatsen lederskab og medarbejderskab hånd i hånd er fundamentet og omdrejningspunktet for HR strategien. Udvikling af relationen mellem ledere og medarbejdere. At vi fremmer vi tænkning frem for en dem og os tænkning. Indsatsen indeholder udvikling og gennemførelse af fælles kompetenceudviklingsforløb med et særligt fokus på social kapital og strategisk medarbejderskab. TR konferencer: HMU styregruppen for TR konferencer i Aalborg Kommune understøtter formålet med at fremme samarbejdet mellem ledere og medarbejdere. Her prioriterer HMU fælles strategiske indsatser. I 2015 sættes der fokus på Tillidsreformen. Her er HR og Arbejdsmiljø tovholder i samarbejde med styregruppen vedr. udvikling af TR konferencer. Lederudviklingsstrategi: Aalborg Kommunes lederudviklingsstrategi er udviklet i et samarbejde med HR og Arbejdsmiljø, PL, ledere og HR udviklingskonsulenterne. Der arbejdes fortsat på at holde fokus og opnå de tilsigtede forandringer i sprog, adfærd og vaner. Tværorganisatoriske ledernetværk: HR og Arbejdsmiljø faciliterer en bølge af tværorganisatoriske ledernetværk, så netværkene kommer godt i gang. 31 netværk med ca. 200 ledere er sat i gang, ca. 25 kører stadig, mens nye netværk igangsættes. I 2014 har der været et særligt fokus på kommunens niveau 3 ledere med temaer som ledelse, forandringer og innovation. 24 niveau 3 ledere deltager heri. Tværorganisatoriske mentorordninger: HR sammensætter og igangsætter hvert år et antal mentorpar. Ca. 75 par har været etableret. Kompetenceudvikling af ledere og ledere på vej : Flere end 200 ledere har siden 2010 deltaget på Aalborg Kommunes Lederuddannelse AKM for at blive opkvalificeret i forhold til Organisation, styring og strategi. For at skabe endnu større værdi af lederuddannelsen i organisationen iværksættes der fra 2014 nye initiativer til at fremme transfer (omsætte ny viden), hvor både lederens chefer og medarbejdere involveres. HR og Arbejdsmiljø samarbejder med førende forskere og uddannelsesinstitutioner for at øge den organisatoriske gevinst. Ledertalentudviklingen kører på femte år. Hvert år deltager ca. 40 medarbejdere, der er nysgerrige på ledelse og ledervejen. I 2015 har HR og Arbejdsmiljø hjemtaget ledertalentudviklingsforløbene 2/5

3 fra ekstern konsulent. Her har HR og Arbejdsmiljø i samarbejde med forvaltningernes HR konsulenter, revitaliseret ledertalentforløbene. Rekruttering: HR og Arbejdsmiljø tilbyder rekrutteringsforløb for niveau 2. og 3. chefer. HR og Arbejdsmiljø står for gennemførelsen af rekrutteringsprocessen omhandlende analysefase, job-og personprofil, stillingsannonce, screening og test af kandidater, ansættelsessamtaler, indstilling til udvalg/magistrat. I 2014 har HR og Arbejdsmiljø haft ansvaret for 10 rekrutteringsforløb. Ad hoc udviklingsprocesser: HR og Arbejdsmiljø deltager ad hoc som proces- og udviklingskonsulenter i forandringsprocesser i de enkelte forvaltninger. Pt. kan nævnes Værdi- og Kulturproces i Miljø og Energiforvaltningen samt serviceeftersyn af administrative procedure i Sundhed- og Kulturforvaltningen. Aalborg Kommunes Politikere og topledelse mod 2018 Årlig lederkonference: HR og Arbejdmiljø er tovholder og udvikler af den årlige lederkonference i samarbejde med direktørgruppen. Lederkonferencen er et vigtigt strategisk forum, hvor fælles dagsordener og ønskede bevægelser italesættes, styrkes og omsættes. Samtidig er lederkonferencen med til at fremme en fælles ledelseskultur i Aalborg Kommune. Temamøder for lederne: I forlængelse af lederkonference følger 3 årlige temamøder for lederne. Temaerne kobler sig på de fælles organisatoriske dagsordener. I 2015 har temaerne afsæt i Tillidsreformen. Toplederforum: HR og Arbejdsmiljø er tovholder for toplederforum, der består af niveau 1 og 2 chefer i Aalborg Kommune. Her faciliteres udpegede strategiske temaer af direktørgruppen, der har som mål at styrke sammenhængskraften i Aalborg Kommune. Alt afhængig af tema, foretages faciliteringen enten af interne eller eksterne konsulenter. Aalborg Kommunes innovation Mulighedernes land Innovationsbølge 1 og 2: Innovationsindsatsen er i fuldt flor i Aalborg Kommune. Flere forvaltninger har udviklet innovationsstrategier. HR og Arbejdsmiljø har været samarbejdspartner på nogle af tiltagene, herunder de første innovationsspor i Ældre- og Handicapforvaltningen, processer på Mellervangskolen og senest innovatøruddannelsen kaldet Innovationsbølge 1, som er igangsat af HMU på baggrund af KL s initiativ vedr. innovation. Innovationsbølge 2, er udviklet, hvor omdrejningspunktet bliver innovationskraften på den enkelte arbejdsplads. Social Kapital i praksis Social kapital har været et særligt indsatsområde i hele Aalborg Kommune siden Målet har været at skabe bedre produktivitet, trivsel og arbejdsmiljø og minimere stress og sygefravær. HR og Arbejdsmiljø har haft en stor aktie i at bringe social kapital på dagsordenen mange steder i Aalborg Kommune bl.a. gennem tilrettelæggelse og gennemførelse af MED konference med ca deltagere, gennem udsendelse af opgaver til samtlige MED udvalg, gennem arbejdet med social kapital i MED uddannelsen samt gennem oplæg på særlige arrangementer for større personalegrupper i kommunen. MED-uddannelse: Hoved-MED har fastlagt, at MED-uddannelsen skal være bygget op med fokus på social kapital, da begrebet dækker over de væsentligste elementer i MED-aftalen. Indholdet og formen i uddannelserne tydeliggør og træner MED-udvalgene i deres rolle med varetagelse og udvikling af kerneopgaven, arbejdspladsen, samarbejdet og arbejdsmiljøet. I perioden har HR og Arbejdsmiljø gennemført 3 uddannelsesdage for alle medlemmer(ca personer) af de ca. 275 MED-udvalg. OK 13 ændrede grundlaget for MED-uddannelserne. HR og Arbejdsmiljø har netop gennemført første hold med en nyudviklet 2 dages grunduddannelse der i meget vid udstrækning er opbygget med at skabe læring og sætte det lærte i anvendelse både før, under og efter gennemført forløb. I samarbejde med forvaltningerne skal vi i 2015 nyudvikle den supplerende MED-uddannelse efter samme principper. Social kapital i praksis: Indsatsen skal styrke den sociale kapital på de enkelte arbejdspladser med udvikling af metoder og værktøjer til ledere og medarbejdere. Fra først et hovedsageligt strategisk fokus til samtidigt et taktisk og operationelt fokus med at få omsat social kapital i praksis på arbejdspladserne. Forebyggelsesfondsprojektet Ledere som sundhedsambassadører og trivselsfremmere understøtter i FASE 2 specifikke indsatsområder for at styrke den sociale kapital. Projektet deltager endvidere i et forskningsprojekt, der har til formål at styrke organisationen gennem medarbejdernes og ledernes evne til at innovere. 3/5

4 Den robuste arbejdsplads: Der er igangsat tre projekter til forebyggelse af det psykiske arbejdsmiljø og reduktion af sygefravær. Projektet Den robuste Arbejdsplads understøtter udvikling af social kapital den psykologiske kapital. Den robuste Arbejdsplads, der er et tværorganisatorisk projekt, udvikler robuste arbejdspladser. Her udvikles et fælles sprog, redskaber og metoder for ledere og medarbejdere til at håndtere de mange forandringer, der er et vilkår i dag. Der deltager 40 ledere og 600 medarbejdere i projektet. Arbejdsmiljø Ligetil og Enkelt Arbejdsmiljø Ligetil og Enkelt: Denne indsats omhandler udvikling af Aalborg Kommune nye arbejdsmiljøpolitik med strategiske pejlemærker. HR og Arbejdsmiljø har i et samarbejde med den tværgående arbejdsmiljøkonsulentgruppe SAM udviklet strategien, der er godkendt af HMU. Et væsentligt element heri er at udvikle kulturen i alle led i organisationen til at arbejde proaktivt med planlægning, hvorved der kan opnås primær forebyggelse af arbejdsmiljøet i forbindelse med kerneopgavens udførelse. HR og Arbejdsmiljø varetager de koordinerende opgaver i arbejdsmiljøledelsessystemet i samarbejde med SAM. Arbejdsmiljøuddannelse: HR og Arbejdsmiljø har udviklet og gennemfører 3 dages grunduddannelse for alle nye arbejdsmiljørepræsentanter og ledere, ca kollegaer om året. Uddannelsen formidler de primære værdier i MED-aftalen samt de væsentligste opgaver og metoder til arbejdsmiljøgrupperne i deres arbejde med at udvikle et godt arbejdsmiljø på deres arbejdspladser. Med baggrund i de erfaringer vi får fra den nye MED uddannelse i foråret 2015, igangsættes en nyudvikling af arbejdsmiljøuddannelsen i løbet af sommer Det psykiske Arbejdsmiljø: I HR og Arbejdsmiljø tilbydes afklarende, støttende og udviklende samtaler, der understøtter den fælles personalepolitik om sundhed. Det omfatter samtaler med ledere, medarbejdere, personalegrupper, f.eks. på grund af stress, vold, trusler, mobning, konflikter og forandringer i organisationer samt ved afskedigelser. Tidlig indsats: Projekt nummer to hedder Tidlig indsats. Projektet omhandler en særlig indsats på udvalgte arbejdspladser med fokus på uspecifikt sygefravær. En indsats, hvor der sættes tidligt ind med en afklaring, her tilbydes ledere og medarbejdere samtaler med erhvervspsykolog med afklarings- og handlingsplaner for den enkelte. Herudover kompetenceudvikles ledere i at håndtere og forebygge stress på arbejdspladsen. Der er pt. planlagt deltagelse af alle skoler og udvalgte arbejdspladser i Familie-og Beskæftigelsesforvaltningen med en sammenlagt ramme på 100 samtaleforløb. God dialog: Det sidste projekt, hedder God dialog. Projektet har til formål på udvalgte arbejdspladser at styrke relationen og dialogen under sygefravær. Her kompetenceudvikles lederne i at gennemføre den gode dialog under sygefravær. Samtidig understøtter indsatsen en systematik for opfølgning for sygefravær. Her deltager 10 arbejdsplader fra Sundhed-og Kulturforvaltningen, Borgmesterens Forvaltning og Familieog Beskæftigelsesforvaltningen. Med alle tre nævnte projekter (den robuste arbejdsplads, tidlig indsats og god dialog) samt indsatsen vedr. social kapital, arbejder Aalborg Kommune med alle indsatser, der er evidens for, kan nedbringe sygefraværet. Evidens der er offentliggjort i en ny undersøgelse foretaget i udvalgte kommuner, der har reduceret sygefravær eller fastholdt et lavt sygefravær. Alle tiltag, der udgør en helhedsorienteret indsats vedr. forebyggelse af det psykiske arbejdsmiljø og reduktion af sygefravær. Klimamåling: HR og Arbejdsmiljø er projektleder for den tværgående klimamåling. Det er en fælles undersøgelse for hele Aalborg Kommune, der dækker områderne trivsel på arbejdspladsen, psykisk APV og ledelsesevaluering. Klimamålingen bruges som afsæt for en fælles dialog mellem alle parter på kommunens arbejdspladser om klimamålingens resultater. Fremtidens kompetencer Indsatser her er under udvikling. Pt. omhandler indsatsen udviklingen af fremtidens kompetencer for den administrative kerne i Aalborg Kommune. Her arbejdes der pt. ud fra 4 kompetenceprofiler for nutidens og fremtidens administrative medarbejder innovatøren, supporteren, administratoren, specialisten. 4/5

5 Udviklingen af nutidens og fremtidens administrative kompetence er udviklet i en tværgående workshop. En tværgående arbejdsgruppe arbejder pt. på at udvikle kompetenceforløb i samarbejde med eksterne uddannelsesinstitutioner til udbydelse i efteråret /5