HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø. Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon:

Transkript

1 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Dato: Dagsorden for ekstraordinært møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, onsdag d. 14. december 2016 kl , Fredrik Bajers Vej 7F, ADM F3-42-FB7F 1. Velkommen (AC) 2. Orientering om Fælles Services budget 2017 og efterfølgende drøftelse /Peter Bjørn Bjerre, Økonomi Center Fælles Service Bilag 3.1: Fælles Services budget Orientering om Fælles Services budget 2018 og efterfølgende drøftelse /Peter Bjørn Bjerre, Økonomi Center Fælles Service Bilag 4.1: Fælles Services budget Sprogpraktik for flygtninge på AAU/Stine Damborg Nysum, HR-afdelingen 5. Evt. 1

2 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Klik her for at angive tekst. Dato: Sagsfremstilling til Fælles Service Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) Punkt 2 og 3: Fælles Service budget 2017 og 2018 Anledning: Ud fra udvalgets ønske om at behandle budgetter for kommende to år inden årsskiftet, gives orientering med efterfølgende drøftelse på dette ekstraordinære FSA-møde Bilag: Bilag 2.1: Budget 2017, bilag 3.1: Budget 2018 Sagsfremstilling: - Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA orienteres om budgetterne og har en fælles drøftelse ud fra denne orientering. Peter Bjørn Bjerre, Økonomiafdelingen Side 1 af 1

3 Til medlemmerne af FSA AAU Fællesservice Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: Peter Bjerre Telefon: Dato: Sagsnr.: Endeligt budget 2017 og overslag for 2018 (Fordeling af FS-bidrag) Hermed fremsendes oversigt over budget 2017 og budget 2018 til orientering. Denne orientering indeholder kun de væsentligste ændringer, da budgettet vil blive præsenteret på mødet d. 14. dec. 2017, her vil der endvidere være mulighed for at stille spørgsmål. Vær opmærksom på at CAS budget fremgår separat, budgettet vil ligeledes blive præsenteret på mødet. Indtægtssiden væsentligste ændringer I 2017 er FS bidraget steget til 493,9 fra. 464,2 mio. kr. i Stigningen dækker over, at FS fra 2017 skal finansiere AAU Innovation, AAU Esbjerg Campus og en række tidligere interne handler. Uden disse omlægninger vil bidraget have været steget med knap 1,0 mio. kr. Omkostningssiden væsentligste ændring ITS ramme er opjusteret, hvilket dækker over en investeringsramme på ca. 13 mio. kr. (heraf 8,0 mio. kr. til et muligt nyt datacenter). Driftspåvirkningen af resultatet er dog minimal, da det kun er afskrivningerne, der skal betales for. Stigningen på puljerne dækker især over ekstra omkostninger til de tidligere interne handler. Øvrige poster Øvrige poster dækker over de aktiviteter, der i øvrigt påvirker FS samlede budget. Det drejer sig om et forventet merforbrug på digitalisringspuljen på 5,0 mio. kr. (overførte midler fra 2016), en ny pulje til studieområdet på 10,5 mio. kr., ekstra lønomkostninger på 6,0 mio. kr. pga. afværgeforanstaltningerne ikke har en helårseffekt. Omvendt er der budgetteret med et mindreforbrug på CAS på 1,7 mio. kr. og et forventet mindreforbrug på rektors strategiske pulje på 4,3 mio. kr. Resultat Det ordinære resultat er et underskud på 2,5 mio. kr., hvilket dækker over, at Rektor i sine resultatmål har bevilliget et merforbrug til opgradering til Workzone. Det samlede underskud er på -18,1 mio. kr., når de øvrige poster indregnes. Budget 2018 Budget 2018 er korrigeret med den forventede pris og lønudviklingen samt kendte/budgetterede aktivitetsændringer. (Der er dog ikke indregnet omkostninger til fx nyt HR-system samt driftspåvirkninger af nyt lokalebooking og eksamenssystem). På indtægtssiden bygger FS-bidraget på prognosen fra seneste periodeopfølgning i 2016.

4 Samlet set budgetteres der med 4,5 mio. kr. i overskud i Overskuddet skal ses i lyset af, at FS forventer at få knap 5,2 mio. kr. tilbage på en hensættelse fra 2014 som følge af dimensioneringen af AAUs uddannelser budgettet er med andre ord i balance, hvis der ses bort fra denne ekstraordinære indtægt. (Hensættelserne indgår i indtægtsgrundlaget) Venlig hilsen Peter Bjerre og Michael Sandersen

5 Fordelingen af FS-bidrag (uden CAS) I kr. Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Kommunikation Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m Rektorsekretariatet Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m Økonomi Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m Studieservice Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m HR-afdeling Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m IT-service Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m AUB Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m Fælles Servide CPH Afdelingens drift Projekter, puljer, aktiviteter m.m Fælles Services ESB (efter omlægning) AAU Innovation (efter omlægning) Afdelingerne (vakancer) Afdelinger i alt Husleje og investering Puljer heraf: Direktørens rådighedssum Digitaliseringspuljen IDM (udover forventet videref.) Strategipulje Puljer og husleje i alt Total FS bidrag + øvrige indtægter Manglende besparelser/teknik Resultat før øvrige poster Øvrige poster Underskud på digitaliseringspulje/idm Puljen for studieområdet Rektors strategiske pulje CAS Ekstra løn ½ årseffekt Samlet resultat

6 INDTÆGT OMKOSTNING Campus Service BUDGET i kr. B2016 B2017 B2018 Eksterne indtægter Salg af varer og tj. ydelser Eksterne indtægter i alt Interne indtægter Interne Bidrag Intern Handel Interne indtægter i alt Indtægter i alt Eksterne omkostninger Forbrugsomkostninger, husleje Andre forbrugsomkostninger Personaleomkostninger Andre driftsomkostninger Af- og nedskrivninger Eksterne omkostninger i alt INTERNE BIDRAG OG INTERN HANDEL Bidrag Fak/Inst INTERNE BIDRAG OG INTERN HANDEL I ALT Omkostninger i alt Resultat

7 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Klik her for at angive tekst. Dato: Sagsfremstilling til Fælles Service Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) Punkt 4, Sprogpraktik for flygtninge på AAU Anledning: Rektoratet har fået en henvendelse vedr. sprogpraktik for flygtninge på AAU. Der er i rektoratet enighed om, at AAU som stor arbejdsplads i Aalborg Kommune som udgangspunkt bør tage medansvar for Kommunens udfordringer med at finde sprogpraktikpladser til flygtninge. En eventuel aftale vil derfor udelukkende finde sted på AAU s arbejdspladser i Aalborg Kommune. HR-afdelingen har undersøgt nærmere omkring sprogpraktikaftaler med Jobcenter Aalborg, og indstiller nu til behandling i den administrative ledergruppe. Bilag: Sagsfremstilling: Ingen yderligere bilag Aalborg Kommune betragter nyankomne flygtninge som potentielle ressourcer ift. arbejdsmarkedet og ambitionen er, at flygtningene hurtigst muligt skal blive selvforsørgende gennem arbejde eller uddannelse. Kommunen står dog over for den udfordring, at de senest ankomne flygtninge har et lavere fagligt og sprogligt niveau end de tidligere ankomne, hvilket er en tendens, som formodes at fortsætte. I den forbindelse er Jobcenter Integration i Aalborg Kommune meget interesseret i et samarbejde om sprogpraktik for flygtninge på AAU. Rektoratet er enige i, at AAU som stor arbejdsplads i Aalborg Kommune som udgangspunkt bør tage et socialt medansvar for kommunens flygtningemæssige udfordringer og bidrage til selvforsørgende flygtninge, såfremt der kan findes en god model. HR-afdelingen har haft et møde med Jobcenter Integration, for at undersøge mulighederne for en sprogpraktikaftale, der er tilpasset AAU. Hvad er sprogpraktik? Senest fire uger efter ankomst til kommunen skal flygtninge aktiveres i sprogpraktik, som forløber over en eller to gange 13 ugers virksomhedspraktik. Formålet med sprogpraktik er, at flygtningene udvikler deres faglige, sproglige og personlige kompetencer, som fremmer borgerens tilknytning til arbejdsmarkedet eller uddannelsessystemet. Jobcenter Integration er interesseret i en samarbejdsaftale for en gruppe af flygtninge, som i kombination med virksomhedspraktik vil modtage danskundervisning, deraf navnet sprogpraktik. Praktikkens varighed vil stadig være en eller to gange 13 uger. Sprogpraktik på AAU I forhold til CSR aspektet, har AAU optil flere gange indgået individuelle virksomhedspraktikaftaler med flygtninge, hvilket selvfølgelig vil fortsætte, der hvor det giver mening for såvel borger som AAU. Særligt for sprogpraktikaftaler er, at AAU som minimum skal tilbyde praktik til 12 flygtninge, men med mulighed for løbende optag. Der er mulighed for, at praktikanterne arbejder to dage om ugen og modtager danskundervisning tre sammenhængende dage eller modtager Side 1 af 2

8 danskundervisning om for-/eftermiddagen og arbejder anden halvdel af dagen. Der er ligeledes mulighed for, at danskundervisningen kan foregå lokalt på AAU, hvilket vil være særlig relevant i de tilfælde hvor praktikanternes dage er kombineret arbejde og undervisning. Såfremt undervisningen skal foregå lokalt på AAU er der krav om, at praktikanterne er på samme sproglige niveau. Sprogpraktikaftalens nærmere vilkår aftales mellem AAU og Jobcenter Integration. For at sikre optimal integration og udbytte for praktikanten skal AAU som udgangspunkt stille en dansktalende mentor til rådighed pr. praktikant, dog kan en mentor have flere praktikanter såfremt arbejdsopgaverne er sammenlignelige. Om nødvendigt tilbyder kommunen én times økonomisk kompensation til mentorstøtte, og i særlige tilfælde to timer om ugen. Jobcenter Integration sørger for, at praktikanterne har samme personlige integrationskonsulent, hvilket sikrer, at AAU/mentorerne kun skal have kontakt til en konsulent. Denne integrationskonsulent er ansvarlig for screening og match, således at praktikanten opfylder udvælgelseskriterierne for bl.a. faglighed. Udvælgelseskriterierne fastsættes i dialog mellem den relevante enhed på AAU og virksomhedskonsulenten fra Jobcenter Integration. Jobcenter Integration tilbyder, at AAU får besøg af flere mulige praktikanker, for at alle parter får mulighed for at se hinanden an, inden praktikaftalen endeligt indgås. Der vil være mulighed for opsigelse under praktikperioden, hvilken aftales mellem AAU og Jobcenter Integration ved aftales nærmere udspecificering. På baggrund af erfaringer fra integrationspraktikker, foreslår Jobcenter Integration, at AAU indgår sprogpraktikaftaler inden for håndværksfag, IT-service/-support eller lettere forefaldende administrativt arbejde. På baggrund af ovenstående vurderer HR-afdelingen, at det største udbytte for såvel praktikanten som AAU opnås ved praktikforløb i Fælles Service, særligt Campus Service og ITS. Dog er andre enheder, der kan imødekomme Jobcenter Integrations anbefalinger, meget velkomne til at tage imod praktikanter. HR-afdelingen anbefaler, at det overvejes hvorvidt der er ressourcer til at indgå en sprogpraktikaftale for minimum 12 flygtninge i Fælles Service på nuværende tidspunkt, eller om muligt på et senere tidspunkt. Såfremt AAU ønsker at øge CSR signalerne vurderer HR-afdelingen, at der stort set udelukkende vil være positiv signalværdi forbundet med en større sprogpraktikaftale, såfremt de involverede medarbejdere er indstillet på at agere lærende mentorer. Hertil skal det bemærkes, at AAU allerede sender positive CSR signaler gennem Det Rummelige Arbejdsmarked (DRAM). Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA drøfter hvorvidt AAU skal indgå en aftale med Jobcenter Integration Aalborg om sprogpraktik for en gruppe flygtninge. Stine Damborg Nysum, HR-afdelingen